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PROPUESTA ORGANIZACIONAL PARA IMPLEMENTAR ARCHIVOS DE GESTIÓN

Conference Paper · January 2014

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Maurice Martínez Cabrejas

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 TALLER INTERNACIONAL SOBRE INTELIGENCIA EMPRESARIAL Y GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO EN LA
EMPRESA

TÍTULO: PROPUESTA ORGANIZACIONAL PARA IMPLEMENTAR ARCHIVOS DE GESTIÓN

Autores:

Ing. Madelis Pérez Gil1*

Graduada de Ingeniera en Ciencias Informáticas 2008, Profesora Instructora. Actualmente Jefa de Disciplina
de Práctica Profesional y Jefa de Asignatura de Comercio Electrónico/ Facultad 2 de la UCI. Maestrante en
Gestión de Información en la Facultad de Economía /Universidad de La Habana/ Cátedra UNESCO en
Gestión de Información en las Organizaciones. Diplomante de Inteligencia Empresarial en su 6ta edición en
la Consultoría Biomundi /IDICT. Línea de investigación: Gestión de Información y Conocimiento.

MSc. Maurice Cabrejas Martínez1

Graduado de Ingeniero en Ciencias Informáticas 2008, Analista de software principal del proyecto
Configuración Departamento de soluciones para la aduana. Profesor Asistente, Máster en Gestión de
Información por la Facultad de Economía /Universidad de La Habana/ Cátedra UNESCO en Gestión de
Información en las Organizaciones. Línea de investigación: Gestión de Información y Conocimiento.

Ing. Isabel María Higuera Igarza1

Graduado de Ingeniera en Ciencias Informáticas 2009, diplomante de Inteligencia Empresarial en su 6ta
edición en la Consultoría Biomundi /IDICT. Analista de software en el “Centro de informatización de la
seguridad ciudadana (ISEC)”. Profesora Instructora. Actualmente Jefa de Asignatura de Gestión de Software
/Facultad 2 de la UCI. Línea de investigación: Gestión de Información y Conocimiento. Línea de
investigación: Inteligencia Empresarial.
1
Universidad de las Ciencias Informáticas, Carretera a San Antonio de los Baños km 2 ½, Reparto Torrens.
Correo Electrónico de contacto: mgil@uci.cu

Resumen

Debido al rápido crecimiento del volumen de información y con el auge de las tecnologías se han
desarrollado sistemas especializados en el manejo de la misma. De esta forma el análisis de la
información en cada una de las organizaciones y su comportamiento en los sistemas de gestión
documental y archivística los cuales se encargan de facilitar la administración de la información que
se almacena en ellos. El presente trabajo plantea un conjunto de fases y etapas en conjunto a un
plan de acción, con el objetivo de elaborar una propuesta organizacional para implementar archivos
de gestión.

Palabras claves: archivística, archivos de gestión, gestión de información.

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EMPRESA

Introducción

La actual sociedad de la información y el conocimiento se caracteriza por el uso intensivo de la

información, así como por la necesidad de identificar y utilizar el conocimiento y la información
existente en las organizaciones en función de su misión, objetivos y desarrollo en general.

El archivo de gestión o archivo de oficina es dentro del ciclo vital de los documentos, el que reúne
la información en trámite o sometida a continua utilización y consultas administrativas por las
oficinas. En el ambiente empresarial cada día es más común la incertidumbre de directivos para
tomar decisiones adecuadas y proporcionales en eficiencia y eficacia.
En las organizaciones existe una dispersión de datos e información que, en ocasiones, duplica
tareas y hace imposible su recuperación por parte de quienes la necesitan en el momento
oportuno. Un buen número de empresas presentan estructuras obsoletas e inadecuadas para
atender, con suficiencia, los requerimientos actuales.
Las empresas cubanas no están al margen de esta situación. Con la implementación del proceso
de perfeccionamiento empresarial, se requiere que las organizaciones lleven implícito un archivo de
gestión. El objetivo del mismo será conservar los documentos sometidos a continua utilización y
consulta por las propias oficinas, transfiriéndolos, al término de los plazos establecidos, al archivo
central correspondiente.
La práctica revela que las empresas que poseen archivos de gestión, son más eficientes en el uso
y manejo de la documentación (1). Esta es una de las nuevas formas organizativas que permite
gestionar la información, por lo que se necesita de acciones encaminadas a asegurar y facilitar el
acceso a los documentos. Además, no sólo recuperarlos como objetos individuales, sino también
encontrar los que son verídicos y fiables, los que tienen relación entre ellos y los que se han
generado dentro de una actividad específica.
Organizar el archivo de una empresa no solo significa ordenar los documentos. Los principales
problemas que pueden originarse en las organizaciones que utilizan o que requieren de archivos
de gestión se deben en gran parte a (5):

 las empresas no cuentan con lineamientos que normen los procedimientos archivísticos para
el correcto tratamiento de la documentación existente en los archivos de gestión de la
institución
 no tienen definidos los requisitos a tener en cuenta a la hora de implantar un sistema de
archivos de gestión
 la institución no cuenta con personal capacitado en el área que pueda solventar las
vicisitudes que se presenten y que conozcan las diferentes operaciones archivísticas que se
utilizan en los archivos
 el archivo de gestión se manipula sin criterios unificados de organización y, por lo tanto, no
existen estudios de la tipología, valoración y retención documental
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El propósito de un archivo de gestión es la organización de la documentación que se encuentra en

continua formación para atender las necesidades de información de las propias oficinas de cada
institución. En función de estos objetivos el archivo debe permitir organizar y conservar la
documentación, además de impedir la dispersión o eliminación de documentos en caso que lo
requiera. El presente trabajo tiene como objetivo: sugerir una propuesta organizacional para
implementar archivos de este tipo.
Desarrollo
El archivo de gestión se ha convertido en una solución para atender las necesidades de
información y organización de las oficinas. Investigaciones realizadas en este tema aseguran la
existencia de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas (FODA) que presentan los
archivos de gestión, (Ver Tabla 1). La importancia de esta matriz radica en hacer un diagnóstico
real de la empresa o institución, en función de saber cómo estamos y cómo vamos. Una vez
identificados estos elementos se genera una visión global e integral de la verdadera situación en la
que se está.
Fortalezas Oportunidades
 Asegurar la transferencia periódica al archivo, de  Mejora en la valoración general de la gestión
los documentos que no son de uso corriente por documental a partir de su aporte a la mejora de
parte de las oficinas procesos
 Uso consolidado de la intranet del archivo como  La integración informática y documental marcará el
herramienta de comunicación interna camino de la línea esencial de futuro de la gestión
 La digitalización de este proceso no consume documental
grandes recursos presupuestarios  El éxito de implantar este sistema servirá de guía
 Una aplicación informática como herramienta de para futuras instalaciones.
integración de documentos digitalizados  Soporte a la difusión y sostenimiento de las tareas a
 Posibilidad de inicio de proyectos de llevar a cabo por las unidades administrativas en
digitalización de series documentales materia de gestión documental
 La colaboración con los archivos de gestión abre
cauces de comunicación y difusión de las tareas de
gestión documental llevadas a cabo por el archivo
general (en el caso de que existiera)
 Proceso de cambio de la institución
Amenazas Debilidades
 Desconocimiento de las funciones establecidas  Escasa integración del archivo general en el conjunto
reglamentariamente para los archivos de gestión de los servicios administrativos de la institución
 Falta de formación del personal que organiza el  Falta de personal técnico que se pueda hacer cargo
archivo de gestión de la redacción de manuales para los trabajadores
 Falta de compromiso suficiente por parte de las nuevos en estos temas de gestión documental
unidades administrativas en su papel de apoyo a  Falta de compromiso de los responsables de
las tareas de análisis de documentación por unidades administrativas en la designación de
parte del personal de archivo responsables de archivo de gestión
 Falta de hábito en el desarrollo de este tipo de  Falta de formación del personal de archivos de
actividades de gestión archivística gestión
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Los archivos se deben organizar pensando no sólo en el presente sino también en el futuro. Esto
quiere decir que el sistema que se desarrolle debe ser lo más genérico posible e intentar cubrir las
necesidades futuras de la institución.
Las organizaciones al no archivar el mismo volumen documental no tienen las mismas necesidades
de consulta de documentos. Hay entidades, que mantienen muchos expedientes abiertos o en
trámite durante un largo período de tiempo, siendo además muy consultados por los propios
interesados.
Implementar un archivo de gestión no solo significa fijar las bases para recoger y ordenar los datos
necesarios en función de comenzar a desarrollar un software. Se necesita realizar un
levantamiento de la documentación existente en las oficinas, para conocer los caracteres internos y
externos de los documentos, además de los tipos de documentos que se generan en la empresa,
es por tal razón que el objetivo de esta investigación responde a proponer fases y etapas a llevarse
en cuenta a la hora de implementar un archivo de gestión.
Fase 1: Investigación Preliminar
En esta primera fase se realiza un estudio para conocer de forma global las funciones y actividades
que se realizan en el área donde se va a actuar. Se considera una excelente base para,
posteriormente, definir el diseño de la implementación del sistema, ya que una vez finalizada deben
quedar identificadas las posibles áreas a informatizar.
Etapa I: Determinar el alcance de la investigación
En esta etapa se estudia el alcance del sistema que se desee implementar, para ello es necesario
conocer cada una de las características de la empresa además de la documentación y técnicas
archivísticas con las que trabaje.
Objetivo de la etapa
Identificar y documentar la estructura de la empresa, así como el contexto administrativo, legal,
comercial y social en los que opera.
Plan de acción
El plan de acción en esta etapa está encaminado a dar respuesta a cuestiones que a continuación
se relacionan:
Identificar la organización y su contexto administrativo.
1. ¿Cuál es el nombre de la organización? (incluir todos los nombres por los que la
organización es conocida).
2. ¿De qué tipo de organización se trata?
3. ¿Cuál es su historia? (proporcionar una visión cronológica del establecimiento de la
organización y los principales cambios producidos)
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4. ¿Cuál es su estructura? ¿Dónde están sus distintas unidades, si las hay, y cuál es la
actividad llevada a cabo por cada una de ellas?
5. ¿Tiene la organización algún tipo de enlace administrativo con otras organizaciones?

Identificar el contexto legal y normativo.

1. ¿Qué legislación afecta a las operaciones que realiza la organización?
2. ¿Existen normas archivísticas impuestas o adoptadas por la organización?
Identificar el contexto comercial
1. ¿Qué operaciones realiza la organización?
2. ¿Quiénes son las principales partes implicadas (principales participantes) en la
organización?
Identificar la cultura corporativa.
1. ¿Cuál es el objetivo de la organización?
2. ¿Cómo es la gestión de documentos en la organización?
3. ¿Cuál es la tecnología utilizada en la organización?
4. ¿Existe alguna aplicación informática para la gestión de archivos? ¿Cómo se gestionan los
archivos?
Etapa II: Recolección de información
Objetivo de la etapa
Acumular la mayor cantidad de información para conocer la organización en la que se va a trabajar.
Plan de acción
Recuperar información tanto de fuentes internas como externas.
Algunos ejemplos de estas fuentes documentales son:
Internas:
1. página web de la organización (en caso de existir). La gran mayoría de organizaciones ya
poseen un sitio web donde se recoge información que puede ser de interés; como las
actividades que realiza, la estructura organizacional, la historia administrativa, etc.
2. informes anuales. Estos proporcionan un resumen de la estructura actual de la organización
y de sus actividades
3. planes corporativos para identificar los objetivos que reflejan las principales funciones de la
organización
4. políticas y procedimientos internos. Las políticas internas reflejan por qué la organización
lleva a cabo determinadas actividades y de forma general, cómo debería hacerlo.
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Externas:
1. legislación relacionada con la gestión de documentos
2. legislación relacionada con las funciones administrativas
3. regulaciones, normativas o directrices que afecten de forma significativa a la organización
4. informes y directrices emitidas por una auditoria, atención de quejas o reclamaciones u otras
entidades de investigación
5. normas relevantes para la organización. Un ejemplo de ellas pueden ser los códigos de
prácticas, las normas técnicas, los protocolos, entre otros. El cumplimiento de este tipo de
normas puede venir impuesto por ley o ser adoptada de manera voluntaria por la
organización.

Validar la información recogida de las fuentes documentales de la organización mediante la

aplicación de algunas técnicas de recopilación de información (entrevista, encuestas, entre
otras) con el personal de la misma.
Etapa III: Documentar la investigación
Objetivo de la etapa
Reunir un registro que identifique todas las fuentes consultadas en la investigación preliminar y un
conjunto de notas relacionadas con cada una de éstas.
Plan de acción
Analizar las actividades de la organización.
Este paso pretende establecer un modelo conceptual que, mediante el estudio de las actividades y
procesos de la organización, identifique qué es lo que hace ésta y cómo lo lleva a cabo. El
resultado de este análisis va a indicar la relación existente entre las actividades de la organización
y los documentos que son productos y evidencias de las mismas.
Para que este análisis cumpla objetivo deben asumirse muchos de los resultados obtenidos en el
paso anterior (recolección de información) es decir, se debe:

 tener un conocimiento general de la organización y los contextos en los que opera

 tener una apreciación general de los puntos débiles y fuertes de la organización en materia
de archivo
 determinar si la organización ha analizado y documentado previamente las actividades y
proceso necesarios para poder desarrollar el sistema informático
 establecer un modelo o representación de las actividades llevadas a cabo en la organización
(por un sistema de clasificación de cada actividad o por un mapa de procesos de la
organización)
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Identificar requerimientos en materia de gestión de documentos.

 identificar los requerimientos que debe cumplir la organización para crear, recibir y guardar
los registros de cada una las actividades pertenecientes a cada área. Aquí se pueden
apoyar en la norma archivística (en caso de existir) por la que se rijan en la institución.
 documentar estos requerimientos de forma estructurada y fácilmente entendible
Elaborar un informe donde quede plasmado el resultado de toda la investigación preliminar
realizada.
La Tabla # 2 resume los pasos para realizar el estudio preliminar
¿Qué hacer? ¿Por qué hacerlo? ¿Cómo se hace?
Investigación Para identificar y documentar el fin y Compilación de la Solicitar reseña histórica de la
preliminar sobre cometido de la organización, su información institución.
la institución estructura, su entorno legal, institucional Solicitar el acto administrativo relativo
normativo, económico y político, los a la creación y cambios estructurales
factores críticos y debilidades en de la institución
relación con la gestión de Solicitar el manual de funciones y
documentos de archivo procedimientos actualizado
Solicitar el organigrama vigente y
actos administrativos de creación de
oficinas y asignación de funciones
Identificar la normativa específica que
regula las funciones de la institución.
Recolección, Para analizar las actividades de la Entrevista a las Elaborar cronograma por
análisis e organización, identificando y dependencias y dependencias para la aplicación de la
interpretación de documentando cada función, funcionarios encuesta - estudio documental
la información actividad y operación, estableciendo generadores de Programar y convocar reunión de
recolectada. una jerarquía entre ellas. documentos sensibilización para la aplicación de la
(Encuesta - encuesta - estudio documental
Estudio Generar y aplicar material (encuesta)
Documental que permita al entrevistado identificar
y definir las funciones/actividades que
generan tipos y series documentales,
así como jerarquizarla.
Analizar la producción y trámite de
documentos, teniendo en cuenta los
manuales de procedimientos.
Análisis, Documentar cada función, actividad y
sistematización y operación, estableciendo una
validación de la jerarquía entre ellas
información Validar el informe elaborado con las
recolectada. jefaturas de las dependencias
encuestadas. Realizar las
modificaciones correspondientes
cuando sea el caso.
Para identificar los requisitos de Valoración de Identificar y definir agrupaciones
gestión de documentos y archivos, agrupaciones documentales
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identificando las necesidades de documentales Definir tiempos de retención,

evidencia e información relativas a disposición final o respaldo
cada una de las funciones, Validar tiempos de retención en cada
actividades y operaciones de la uno de los ciclos de archivo
organización que se deben satisfacer (dependencias y archivo central,
mediante documentos archivísticos cuando corresponda.
Análisis Para diagnosticas los sistemas Análisis Elaborar y completar matriz de
situación actual existentes, identificando y analizando comparativo de comparación, identificando
los sistemas de gestión de los requisitos claramente para cada agrupación
documentos y archivos existente y identificados, documental su situación en relación a
otros sistemas de información, con respecto de los procesos archivísticos que le
objeto de medir el grado de situación actual aplican.
cumplimiento de los requisitos respecto de su
identificados. cumplimiento

Fase 2: Diseño
Corresponde a la fase previa de las primeras acciones o actividades del sistema. En esta etapa
corresponde la elaboración de los mecanismos y documentación del diseño de las actividades a
desarrollar. Es el despliegue de todos los documentos necesarios para la operación del sistema,
así como los controles necesarios para medir su eficiencia. En términos prácticos se refieren a las
condiciones o instrumentos pre-implementación como:

 contar con manuales de procesos y procedimientos

 compilación de formas o formatos regulados por la organización
 cuadros de clasificación
 tablas de retención documental
 adopción de normas técnicas y normativa en general
Objetivo de la fase
Analizar la situación actual de los documentos que tiene la organización, con la finalidad de diseñar
el archivo de gestión, acorde a las características y a las funciones de cada área.
Plan de acción

 Establecer con las personas con conocimientos del tema la política en materia de gestión de
archivos con la que trabaja la organización, es decir definir en caso de no existir con qué
norma archivística se va a trabajar.
 Diseñar un plan de difusión de la misma, en función de garantizar su conocimiento e
internalización por parte de todos los niveles de la organización
 Definir roles y responsabilidades del personal asignado a funciones de archivo, así como la
definición de responsabilidades que todo el personal tiene frente a la producción documental
de la institución (esta información es clave para apoyar el desarrollo de la tabla de acceso y
uso o los perfiles de acceso al sistema de gestión de archivos).
 Identificar y modelar los procesos de negocio que permitan visualizar claramente los flujos
de documentación e información de las diferentes áreas de la institución.
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 Describir la forma de realizar las actividades del sistema, a través de procedimientos que
definan claramente quién, cuándo y cómo se realizan cada una de ellas.
 Definir el soporte en que se plasmará cada documento según las condiciones reales de cada
oficina.
 Analizar el volumen de producción de documentos y la situación organizativa y tecnológica
en la que se encuentra la empresa.
 Identificar los recursos de información ya realizados por cada una de las oficinas de la
empresa (tipo de fuentes, servicios y sistemas de información)
 Definir los tipos de documentos en que los que se plasman las funciones de la organización,
por ejemplo:
1. cuadro de clasificación (en caso de ya existir, entonces debe analizarse), base para la
adecuada organización de los documentos que garantice su recuperabilidad.
2. plazos de transferencias de cada uno los documentos.
3. roles, responsabilidades y permisos administrativos del personal de cada área en
función de ver el nivel de acceso que se le será otorgado en el sistema.
4. expedientes (definir cómo se lleva en la institución su gestión y control).
5. políticas de conservación, eliminación, almacenamiento de la documentación en
cualquier soporte.
 Elaborar un informe que recoja los requerimientos necesarios para el archivo de gestión por
cada una de las oficinas implicadas.
Fase 3: Implementación
En esta fase las acciones de formación y motivación de los implicados en el nuevo concepto de
archivos de gestión deben completarse con una adecuada comunicación de los beneficios a
obtener por el sistema. Este proceso requiere una estrecha colaboración entre los directivos
organizativos de la empresa, los encargados de la gestión de archivos de cada organización y el
personal seleccionado para implementar el software.
Objetivo
Materializar el diseño propuesto en la etapa anterior siguiendo la concordancia entre la estrategia y
planificación realizada por la institución.
Plan de acción

 Elaborar los procedimientos de trabajo y asignar responsabilidades en materia de gestión

archivística.
 Establecer una política adecuada de comunicación de objetivos del proyecto y de formación.
 Planificar el día a día y tomar decisiones respecto a la documentación patrimonial de la
empresa.
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Conclusiones
La propuesta organizacional que se elaboró en dicho trabajo deja claro que un buen diseño e
implementación de un archivo de gestión asegura la existencia de información objetiva
demostrando así que la organización gestiona los documentos necesarios en función de cada labor
que realiza.

Trabajos futuros

 Formular requisitos funcionales guiados por las fases y las etapas propuestas en este
trabajo con el objetivo de implementar un software genérico que facilite el trabajo con los
documentos que forman parte de los archivos de gestión.

 Difundir los resultados de esta investigación con el propósito de que resulte de ayuda a los
investigadores de temas archivísticos.

Bibliografía

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5. Mendoza, Miguelangel y Zerpa, Fernando. Propuesta para la organización de los Archivos de Gestión de la
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6. UNA PROPUESTA ORGANIZACIONAL DE UN ARCHIVO DE GESTIÓN PARA ORGANIZACIONES EMPRESARIALES, CON

ENFOQUE SISTÉMICO INTEGRAL. Torres, Irima Campillo. 2009.

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España.

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