MANUAL DEL SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO (SITRADOC)

El sistema de Trámite Documentario tiene como finalidad mejorar sus procesos de

trámite, beneficiando y mejorando la gestión de trámites que son realizados por el
ciudadano.

 Para ingresar al Sistema de Trámite Documentario (SITRADOC), el usuario deberá

ingresar Usuario y Contraseña. (Asignado por el Administrador).

 Al iniciar sesión se visualizará las opciones que tiene el sistema SITRADOC.

1. MÓDULO DE TRÁMITE DOCUMENTARIO

1.1 INGRESO DE DOCUMENTOS:

La opción “Ingreso de documentos”, mostrará todos los documentos ingresados por

los ciudadanos.

Esta ventana tiene opciones para la búsqueda de documentos por fecha (actual o
predeterminada), ingreso de nuevos documentos, agregar anexo a un expediente,
limpiar, poner cargo a un documento o retornar documentos.
  BUSQUEDA DE DOCUMENTOS:

En la parte superior de la página ingresaremos la fecha (desde y hasta), o también el asunto

del documento, al hacer clic en el botón buscar nos mostrará todos los documentos
similares con la fecha o asunto ingresado.

 CREACIÓN DE NUEVO DE DOCUMENTO:

Daremos clic en el botón “Nuevo” dónde se visualizará una pantalla con “Registro de
Documentos” donde se ingresará tipo de documento, número del documento y tipo de
trámite.
Datos del administrado:
1- Si es un ciudadano remitente y se ha guardado sus datos en la opción “remitentes”,
con ingresar su DNI o RUC se autogenera sus Datos Personales.
2- Si es un ciudadano nuevo, se deberá ingresar sus Datos Personales manualmente.
Datos del Expediente:
Se elegirá al área que se derivará el documento, el motivo del trámite, fecha en que fue
ingresada el documento, cantidad de folios (número de hojas que hay en el documento a
adjuntar), elegir la prioridad del documento, ingresar el asunto del documento (según el
trámite a realizar), derecho de trámite (según el tipo de trámite a realizar), cantidad de días
de plazo que se dará al documento para que sea atendido.
Requisitos del Tupa:
Esta opción derivará como copia del documento original a otras áreas.
1.2 SEGUIMIENTO DOCUMENTARIO:

Documentos por Recibir: Mostrará todos los documentos que otras áreas nos han
enviado o derivado y aún están pendientes por recibir.
Documentos Recibidos: Mostrará todos los documentos ya recepcionados, pero aún
están pendientes por atender.
Documentos Derivados: Mostrará todos los documentos que hemos derivados a otras
áreas, un documento puede ser derivado a un área o varias.
Documentos Enviados: Mostrará todos los documentos que han sido atendidas a las
diversas áreas.
Documentos Archivados: Son documentos que ya han completado el ciclo de trámite.
Cada una de ellas se puede buscar eligiendo, la fecha (desde y hasta), por el asunto del
documento, nombre del remitente o ciudadano, tipo de documento, número de
documento adjuntado, y se podrá imprimir el reporte completo de cada opción

mencionada.
2. MÓDULO MANTENIMIENTO DE TABLAS

2.1 REMITENTE:

Esta opción permite agregar, modificar y eliminar datos personales del ciudadano que
ingresa por mesa de partes los documentos. Esta información quedará almacenada y será
utilizada automáticamente para un próximo trámite que el contribuyente desee realizar,
solo indicando su DNI o RUC.

3. MODULO DE CONSULTAS VARIAS

3.1 HOJA DE RUTA:

Al escoger la opción Hoja de Ruta del ítem Consultas Varias, se despliega una ventana
la cual se debe ingresar el número de expediente, año y hacer clic en el botón buscar.

Esa acción generará un reporte del expediente en consulta donde podrás verificar a
detalle el origen, destino, días en oficina, estado, fechas (derivación y recepción),
documentos adjuntos, observaciones (al enviar y al recibir) y ubicación del expediente.
3.2 REPORTE DE DOCUMENTOS:

Esta opción Reporte de Documentos del ítem Consultas Varias, despliega una ventana
donde deberás ingresar la oficina, el estado del expediente, rango de fecha (inicio y fin),
el tipo de documento y el remitente (interno o externo).

Esa acción cumple la función de generar un reporte de expedientes por el estado en el

que se encuentra, dentro de un rango de fecha establecido.
3.3 ESTADÍSTICA DE DOCUMENTOS POR ESTADO:

Al escoger la opción Estadística de Documentos por Estado del ítem Consultas Varias,
se despliega una ventana donde deberás ingresar un rango de fecha (desde y hasta) y
hacer clic en buscar.

Esta acción te generará un reporte general de todos los expedientes ingresados al

sistema. Mostrará cantidad de expedientes y lo clasificará por Oficina y estado.
3.4 REPORTE DE DOCUMENTOS RECIBIDOS:

Al escoger la opción Reporte de Documentos Recibidos del ítem Consultas Varias, se

despliega una ventana donde deberás ingresar un rango de fecha (inicial y final), tipo de
documento, área/oficina y hacer clic en buscar.

Esta acción te generará un reporte general de todos los expedientes recibidos por área
dentro del rango de fecha establecida.
En dicho reporte visualizarás fecha, número de expediente, remitente, folios, oficina
gestora y detalles.
3.5 ESTADO DE DOCUMENTOS POR OFICINA:

Al escoger la opción Estado de Documentos por Oficina del ítem Consultas Varias, se
despliega una ventana donde deberás ingresar un rango de fecha y hacer clic en buscar.

Esta acción te generará un reporte general de todos los Documentos recibidos al sistema
por oficina/área. Detallará los tipos y cantidad de documentos recibidos de acuerdo a la
fecha ingresada.
3.6 ESTADO POR TIPO DE DOCUMENTO:

Al escoger la opción Estado por Tipo de Documento del ítem Consultas Varias, se
despliega una ventana donde deberás ingresar un rango de fecha y hacer clic en buscar.

Esta acción te generará un reporte general de todos los Documentos recibidos y

subidos al sistema. Detallará cantidad general de documentos clasificado por tipo de
Documento, de acuerdo a la fecha ingresada.
3.7 RELACIÓN DE EXPEDIENTES:

Al escoger la opción Relación de Expedientes del ítem Consultas Varias, se despliega

una ventana donde deberás ingresar un rango de fecha (desde y hasta), tipo de
expediente (tupa, no tupa o ambos), en caso de ser tupa, seleccionar tipo de tupa y hacer
clic en buscar.

Esta acción te generará una relación general de todos los expedientes ingresados al
sistema. Se podrá clasificar en Expedientes con TUPA, expedientes SIN TUPA o
ambos. Detallará fecha, tipo de documento, folios, remitente, asunto, estado y área
dentro del rango de fecha ingresada.
 3.8 REPORTE DE DOCUMENTOS POR TIPO DE TRAMITE:

Al escoger la opción Reporte de Documentos por Tipo de Tramite del ítem Consultas
Varias, se despliega una ventana donde deberás ingresar un rango de fecha, tipo de
trámite y hacer clic en buscar.

Esta acción te generará una relación general de todos los documentos recibidos de acuerdo
al tipo de trámite seleccionado y dentro del rango de fecha ingresado.
3.9 REPORTE DE PARTE DIARIO

Al escoger la opción Reporte de Parte Diario del ítem Consultas Varias, se despliega
una ventana donde deberás ingresar un rango de fecha, área u oficina y hacer clic en
buscar.

Esta acción te generará un cuadro general de todos los documentos ingresados

al sistema cGGlasificado por área u oficina y dentro del rango de fecha
ingresado.