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MANUAL DE PROVEEDORES

PRESENTADO POR:
CABRERA ACEVEDO LAURA JULIANA
CARDENAS ALVAREZ PAULA DANIELA
GOMEZ MARTINEZ ROSAURA
MARTINEZ NAVARRO LAURA JANETH

PRESENTADO A:
ND. GLORIA LILIANA MARTINEZ MONTANA
MAGISTER Y ESPECIALISTA

UNIVERSIDAD DE PAMPLONA
FACULTAD DE SALUD
PROGRAMA DE NUTRICIÓN Y DITÉTICA
PAMPLONA
2021

“Formando líderes para la construcción de un nuevo país en paz”


Universidad de Pamplona
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TABLA DE CONTENIDO

Pá g.
1. INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………3

2. OBJETIVOS………………………………………………………………………...4

3. GLOSARIO…………………………………………………………………………5

4. JUSTIFICACIÒN…………………………………………………………………...8

5. DESCRIPCIÒN……………………………………………………………………10

6. ALCANCE…………………………………………………………………………12

7. FLUJOGRAMA……………………………………………………………………13

8. FORMATOS…………………………………………………………………….....14

8.1. Formato histórico de precios…………………………………………………15


8.2. formato de propuesta de minuta patrón………………………………………16
8.3. Carta de aceptación de proveedor……………………………………………17
8.4. Formato de orden de compra de alimentos perecederos……………………..18
8.5. Formato de orden de compra de alimentos no perecederos………………….19
8.6. formato de ficha técnica de los alimentos……………………………………20
8.7. Formato de seguimiento de proveedores…………………………………….21

9. CONCLUSION………………………………………………………………...21

10. BIBLIOGRAFIA…………………………………………………………….22

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INTRODUCCIÓN

El manual de selección y evaluación de proveedores tiene como fin orientar un proceso que
está presente en toda organización, debido a que es necesaria la adquisición de bienes y
servicios tales, como materia prima donde está presente la calidad e inocuidad de los
productos, por lo que este proceso debe ser enfocado a la búsqueda exhaustiva.

Para esta selección y evaluación de proveedores se debe de tener presente el Decreto 1500
de 2007 para las carnes y el Decreto 616 de 2006 para las leches. Las fichas técnicas son
requisito del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) y un insumo administrativo para el
proceso de compras. Contienen los parámetros mínimos que debe tener un alimento para
ser aceptado en la cadena productiva del contratista. Este manual incluye el control a
proveedores en plantas o bodegas, verificando el cumplimiento de las BPM, las HACCP, y
el SGC, si lo tienen (se verifica si el contratista también tiene un SGC). La norma base para
esta actividad es la Resolución 2674 de 2013 y el PAE mediante la resolución 0007 del 16
Abril de 2020 que tiene como fin Contribuir con el acceso y la permanencia escolar de los
niños, niña y adolescente en edad escolar, que están registrados en la matrícula oficial,
fomentando estilos de vida saludables y mejorando su capacidad de aprendizaje, a través
del suministro de un complemento

Los estudiantes de nutrición y dietética de la universidad de pamplona cursando la materia


administración de servicios alimentarios 2, realizaron una cotización de cada menú
suministrado por la docente encargada de curso, donde posteriormente a esta cotización
también realizaron la selección de alimentos perecederos y no precederos de los respectivos
menús, los clasificaron por semana y mes para la compra de cada alimento, con un valor
calórico total de 1572 kcal distribuidos en los tres tiempos de comida (desayuno, almuerzo,
cena) para la población de 9 a 13 años.

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OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Desarrollar un manual de selección de proveedores que permita evaluar por medio de


diferentes criterios como la calidad e inocuidad de los productos mediante entidades de
control, y de esta manera garantizar que los productos que ofertan cumplan con las
necesidades de los usuarios. Se realizará por  los estudiantes de Nutrición y Dietética, de la
asignatura de Servicios de Alimentación II, con el nombre de Barriga llena corazón
contento del año 2021-1.

OBJETIVO ESPECIFICOS

 Determinar la lista de mercado, la lista de producto, y los precios, acorde


con el gramaje de la minuta patrón.
 Publicar convocatoria para la solicitud de proveedores de acuerdo a los
estándares establecidos por el programa PAE y la gobernación o municipio.
 Recibir los documentos de los proveedores seleccionados.
 Establecer los kilogramos a comprar.
 Estipular los costos de la minuta patrón de acuerdo a los tres tiempos de
comida.
 Clasificar los alimentos como perecederos y no perecederos.
 Realizar la compra de los alimentos por semana (perecederos) y los
mensuales (no perecederos).

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GLOSARIO

ALIMENTO: Sustancia nutritiva que toma un organismo o un ser vivo para mantener sus
funciones vitales

ALIMENTO PERECEDERO: El alimento que, en razón de su composición,


características físico-químicas y biológicas, pueda experimentar alteración de diversa
naturaleza en un tiempo determinado y que, por lo tanto, exige condiciones especiales de
proceso, conservación, almacenamiento, transporte y expendio.

ALIMENTO NO PERECEDERO: Radica en aquellos que tienen una larga vida útil y no
se deterioran con factores externos.

AUTORIDAD SANITARIA COMPETENTE: Por autoridad competente se entenderá al


Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA y a las
Direcciones Territoriales de Salud, que, de acuerdo con la Ley, ejercen funciones de
inspección, vigilancia y control, y adoptan las acciones de prevención y seguimiento para
garantizar el cumplimiento a lo dispuesto en el presente decreto.

BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA: Son los principios básicos y prácticas


generales de higiene en la manipulación, preparación, elaboración, envasado,
almacenamiento, transporte y distribución de alimentos para consumo humano, con el
objeto de garantizar que los productos se fabriquen en condiciones sanitarias adecuadas y
se disminuyan los riesgos inherentes a la producción.

CALIDAD: Es entendida como el grado en el que un conjunto de características inherentes


cumple con los requisitos.

CERTIFICADO DE INSPECCION SANITARIA: Es el documento que expide la


autoridad sanitaria competente para los alimentos o materias primas importadas o de
exportación, en el cual se hace constar su aptitud para el consumo humano.

CALIFICACIÓN: Valoración cuantitativa que mide el nivel de cumplimiento de los


proveedores en cada uno de los factores de evaluación, tales como especificaciones
técnicas, aspectos administrativos y de calidad.

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CRITERIO: Se denomina el principio o norma según el cual se puede conocer la verdad,
tomar una determinación, u opinar o juzgar sobre determinado asunto.

CRONOGRAMA: Es una lista de todos los elementos terminales de un proyecto con sus
fechas previstas de comienzo y final.

DECRETO: Se refiere una autoridad sobre la materia en que tiene competencia.

DISEÑO SANITARIO: Es el conjunto de características que deben reunir las


edificaciones, equipos, utensilios e instalaciones de los establecimientos dedicados a la
fabricación, procesamiento, preparación, almacenamiento, transporte, y expendio con el fin
de evitar riesgos en la calidad e inocuidad de los alimentos.

FACTOR: Aspecto relevante que incide en la calidad de un proceso contractual, un


producto o un servicio.

FICHA TÉCNICA: Es un documento en el que se detallan las características o funciones


de un determinado objeto, producto o proceso. Contiene información resumida y de
utilidad, que varía según la finalidad y tipo de ficha.

FORMATO: Es el conjunto de las características técnicas y de presentación de un texto,


objeto o documento en distintos ámbitos, tanto reales como virtuales.

FLUJOGRAMA: Es una herramienta utilizada para representar la secuencia de las


actividades en un proceso. Para ello, muestra el comienzo del proceso, los puntos de
decisión y el final del mismo.

MANIPULADOR DE ALIMENTOS: Es toda persona que interviene directamente y,


aunque sea en forma ocasional, en actividades de fabricación, procesamiento, preparación,
envase, almacenamiento, transporte y expendio de alimentos.

MANUAL: Es un libro o folleto en el cual se recogen los aspectos básicos, esenciales de


una materia.

MATERIA PRIMA: Son las sustancias naturales o artificiales, elaboradas o no,


empleadas por la industria de alimentos para su utilización directa, fraccionamiento o
conversión en alimentos para consumo humano.

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MINUTA PATRÓN: Es el estándar nacional a cumplir en materia de calidad nutricional
de la alimentación.

PRECIO: Cantidad de dinero que permite la adquisición o uso de un bien o servicio.

PRODUCTO: Aquellos bienes y/o servicios tangibles o intangibles que son adquiridos por
las diferentes unidades académico-administrativas para el desarrollo de sus actividades y
proyectos.

PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

PROCESO: Conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que transforman


elementos de entrada en resultado.

PROVEEDOR: Persona jurídica o natural que suministra alguno o algunos bienes y/o
servicios a una o varias Unidades Académico-Administrativas que integran la Institución.

RESOLUCIÓN: Es una condición en la que se busca encontrar la solución de una


determinada circunstancia.

REGISTRO SANITARIO: Es el documento expedido por la autoridad sanitaria


competente, mediante el cual se autoriza a una persona natural o jurídica para fabricar,
envasar; e Importar un alimento con destino al consumo humano.

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD: Está formado por un conjunto de políticas,


procesos y procedimientos documentados. Este conjunto define la forma en que la empresa
elaborará y entregará el producto o servicio a sus clientes, con el fin de asegurarse su
satisfacción.

SELECCIÓN DE PROVEEDORES: Proceso mediante el cual se elige un proveedor con


base a unos criterios de selección específicos.

VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA DE LAS ENFERMEDADES TRANSMITIDAS


POR ALIMENTOS: Es el conjunto de actividades que permite la recolección de
información permanente y continua; tabulación de esta misma, su análisis e interpretación;
la toma de medidas conducentes a prevenir y controlar las enfermedades transmitidas por

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alimentos y los factores de riesgo relacionados con las mismas, además de la divulgación y
evaluación del sistema.

JUSTIFICACIÓN

Dentro de la cadena de suministro, los proveedores juegan un papel muy importante ya que
dependerá de la calidad de sus productos y servicios para que la operación de la empresa
sea exitosa y por supuesto sus productos y servicios también lo sean. Por esto, la selección
y evaluación de ellos es un tema muy importante y que deberá realizarse con los parámetros
más adecuados a sus necesidades, ya que se debe tener en cuenta qué tipo de impacto
tendrán los productos o servicios que ofrecen y si este será un impacto positivo con la
productividad, calidad y competitividad de la organización misma.

La evaluación a proveedores se debe realizar constantemente en una empresa para asegurar


que estos no se desvíen del objetivo que tiene con su cliente, por ello existen varias
herramientas que se pueden considerar, utilizando parámetros que se apegan a las
necesidades de las empresas, por ejemplo, el tiempo de respuesta que solicitan, costos del
servicio, calidad de productos, innovación entre otros. La norma ISO 9001 sugiere que se
instale un sistema de evaluación de los proveedores que permita saber en qué medida
cumplen con los requisitos. Normalmente se suele estructurar la evaluación (en lo que
respecta a la calidad) en 2 ámbitos, evaluación del plazo de entrega (el servicio) y
evaluación de la “calidad” del producto (el producto en sí). Según la norma ISO 9001 2015
“la organización debe determinar y aplicar criterios para la evaluación, supervisión del
rendimiento y la reevaluación de proveedores externos, en función de su capacidad para
proporcionar procesos o productos y servicios de acuerdo a las necesidades. En resumen, se
indica que la gestión de proveedores en ISO 9001 2015 está determinada por un cambio de
enfoque, que, a su vez, está relacionado muy de cerca con el contexto de la organización.
Estos proveedores, pueden generar diversos impactos en la organización, ya que el

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producto o servicio prestado, puede involucrar un alto componente de procesos
externalizados, que tienen una influencia directa en la calidad. La gestión de proveedores
en ISO 9001 2015, no se limita a evaluar una documentación con determinada frecuencia.
El contexto que la norma describe es mucho más complejo, y va desde una primera
selección, pasa por la supervisión del rendimiento del proveedor y termina con la
reevaluación y calificación.

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DESCRIPCIÓN

Criterios para seleccionar proveedores programa de selección y evaluación de proveedores


con el fin de garantizar la calidad y la inocuidad de las materias primas y de los empaques
de los alimentos que se suministran para el consumo en el Servicio de Alimentación, se
debe implementar un programa de selección de proveedores, considerando los siguientes
aspectos:

Establecer los alimentos que se requiere comprar

 Definir las cantidades o volúmenes necesarios por cada alimento, por un periodo de
tiempo ya sea semanal o mensual. Para tal efecto, el proceso se puede apoyar con la
existencia de un formato de lista de mercado.
 Conocer los criterios de calidad de los alimentos a adquirir, acorde con las
especificaciones o fichas técnicas de los alimentos.
 Conocer las necesidades de logística (transporte y entrega de alimentos).
 Conocer los precios actuales e históricos de los alimentos.
 Establecer los criterios de selección de proveedores.
 Criterios Estratégicos: ubicación, experiencia, disponibilidad.
 Criterios Técnicos: cumplimiento, respuesta al incumplimiento, infraestructura,
capacitación del personal, parque automotor, operación, calidad, registros sanitarios,
conceptos sanitarios vigentes y alimentos con normas de rotulado y etiquetado.
 Criterios Comerciales: precio, servicio al cliente, criterios para la selección de
proveedores, crédito.

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 Elaborar la lista o portafolio de proveedores y establecer criterios de aceptabilidad y
de calificación
 Solicitar información o realizar visitas a proveedores y analizando la información
obtenida.
 Determinar el puntaje para cada proveedor de acuerdo a los datos o información
obtenidos y a la ponderación realizada.
 Con los resultados, agrupar a los proveedores en categorías que permitan la toma de
decisiones para la realización de compras.
 El desempeño de los proveedores debe evaluarse constantemente, cada vez que los
productos ingresan a los servicios. Este proceso se conoce como reevaluación de
proveedores.
 Elementos que debe contemplar el programa de control de proveedores:
 Registro de control de materias primas e insumos.
 Registros de rechazos de materias primas e insumos.
 Fichas técnicas de materias primas e insumos, suministradas y/o avaladas.
 Formatos y registros de auditorías de calidad de proveedores en sus instalaciones o
conceptos sanitarios vigentes emitidos por la autoridad sanitaria competente para
establecimientos donde se fabriquen, procesen, preparen o envasen alimentos o
registro sanitario emitido por la autoridad sanitaria competente, para un alimento.
 Seguimiento de la calidad de los productos suministrados por los proveedores.
 Programa de asistencia técnica a proveedores, y registro de asistencia técnica a
proveedores.
 Cronograma de auditorías de supervisión, seguimiento y control a proveedores

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ALCANCE

Mediante la selección de proveedores el cual será el encargado de suministrar la materia


prima cumpliendo con los parámetros específicos o establecidos por las entidades de
control y de esta manera garantizando que los productos que ofertan cumplan con la calidad
nutricional, sensorial y microbiológica de los alimentos.

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FLUJOGRAMA

Inicio

Selección Criterios estratégico,


de técnicos, comerciales
proveedores

Solicitar
información de
Evaluar las
Según los criterios proveedores
propuestas
establecidos

Cumplen con
Garantizar la calidad e las
inocuidad de los expectativas
productos

Escoger al
Regístralo como un
proveedor
posible proveedor

Crear una base de


dato
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Fin

FORMATOS

1. FORMATO DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES

CÓDIGO: FT-ND002

FORMATO DE SELECCIÓN DE VERSIÓN: 001


PROVEEDORES
PÁGINA: 1

DOCUMENTO SI NO
REGISTRO MERCANTIL
CERTIFICADO DE INSCRIPCIÓN EN CÁMARA
DE COMERCIO
ACTA DE VISITA Y/O CERTIFICADO DE
VISITA DE REGISTRO SANITARIO
REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO
CEDULA DEL REPRESENTANTE LEGAL O
PROPIETARIO
CERTIFICADO DE ANTECEDENTE FISCALES,
DISCIPLINARIOS, JUDICIALES
CERTIFICACIÓN BANCARIA
LISTA DE PRECIOS COTIZACIONES
FICHA TÉCNICA DE LOS ALIMENTOS
PUNTUACIÓN SEGÚN HOJA DE VIDA, LISTA DE COTIZACIÓN

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FT-
CÓDIGO
ND003
FORMATO HISTORICO DE PRECIOS
VERSIÓN 002

AÑO: PROVEEDOR: PÁGINA 1


UNIDAD DE VALOR
GRUPO DE ALIMENTOS ALIMENTOS CANTIDAD VALOR Kg
MEDIDA

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CARTA DE ACEPTACIÓN DE PROVEEDORES

Ocaña N/S - 05/04/2021

Administración
Barriga llena corazón contento
Nit.0102030400

Estimados señores_________________

Cordial saludo,

Por medio de la presente me permito informarle que ha sido ACEPTADO como


proveedores para el suministro de alimentos perecederos, a la entidad barriga llena y
corazón contento ubicado en Ocaña norte de Santander.

Esperamos pronta respuesta.

Gracias por su atención,

Atentamente,

____________________________
Directora

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FT-
CÓDIGO
ND004
FORMATO DE PROPUESTA DE MINUTA
PATRON VERSIÓN 003

AÑO: PROVEEDOR: PÁGINA 1


VALOR
GRUPO DE ALIMENTOS PREPARACION FRECUENCIA CANTIDAD VALOR Kg

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FT-ND005
CÓDIGO:
FORMATO DE ORDEN DE COMPRA
DE ALIMENTOS PERECEDEROS 004
VERSIÓN:

FECHA: PROVEEDOR: PÁGINA: 1


CANTIDAD DESCRIPCION REGISTRO VALOR TOTAL
GRUPO DE ALIMENTOS FICHA TECNICAS
EXISTENTE DEL PRODUCTO INVIMA
ALIMENTO PROTEICO
LACTEOS Y DERIVADOS
FRUTAS
VERDURAS Y
HORTALIZAS
TUBERCULOS,RAICES,
PLATANOS

FORMATO DE ORDEN DE COMPRA CÓDIGO: FT-ND006


DE ALIMENTOS NO PERECEDEROS

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005

VERSIÓN:

FECHA: PROVEEDOR: PÁGINA: 1


CANTIDAD DESCRIPCION REGISTRO VALOR TOTAL
GRUPO DE ALIMENTOS FICHA TECNICAS
EXISTENTE DEL PRODUCTO INVIMA
GRASAS
CEREALES Y
DERIVADOS
LEGUMINOSAS
AZUCARES

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FT-
CÓDIGO
ND007
FORMATO DE FICHA TECNICAS DE LOS
ALIMENTOS VERSIÓN 006

FECHA: PROVEEDOR: PÁGINA 1


FICHA REGISTRO
CRITERIOS CARATERISTICAS CUMPLE
TECNICAS INVIMA ESTADO
CALIDAD
REQUISITOS GENERALES
REQUISIT0S ESPECIFICOS
EMPAQUE ROTULADO
CONSERVACION Y
ALMACENAMIENTO
VIDA UTIL
PRESENTACION

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FT-
CÓDIGO
ND007
FORMATO DE SEGUIMIENTO DEL
PROVEEDOR VERSIÓN 007

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ANOMALIAS
N° DE ALBARÁN SUMINISTRO FECHA ESTADO
(SI HUBIESE)

Observaciones: BSERVACIONES

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CONCLUSIÓN

La metodología de evaluación de proveedores, permite al servicio de alimentación


estructurar sus procesos para la calificación y selección de proveedores; a través de la
organización de formatos, que prioriza la verificación de los criterios más relevantes para la
empresa, como precio, calidad, tiempos y personal de los proveedores.

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BIBLIOGRAFIA

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proyectos en alimentación: Herramientas técnicas y jurídicas. [Internet] 2017 [cited  2021  Mar  21] ;
374-380 Available from: https://books.google.com.co/books/about/Manual_de_contrataci
%C3%B3n_de_proyectos_en.html?
id=1TSrDwAAQBAJ&printsec=frontcover&source=kp_read_button&redir_esc=y#v=onepage&q&f
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2021  Mar  21] ; Pagina web Available from:
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 Universidad Industrial de Santander INSTRUCTIVO PARA LA SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y


REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES [INTERNET]. 2008 [cited  2021 Mar  25] 13 (1-3,
Available from:
https://www.uis.edu.co/intranet/calidad/documentos/contratacion/Instructivos/ICO.01.pdf

 Sistema de Gestión de la calidad- Requisitos [INTERNET] 2015. [cited  2021 Mar  29] Available
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 Control de proveedores externos en ISO 9001 [INTERNET] 2019. [cited  2021 Mar  29] Available
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 Gestión de calidad, Plan de control de proveedores APPCC. [Internet] 2016. [cited  2021  Mar  29] ;
Pagina web Available from: http://gestion-calidad.com/plan-de-control-de-proveedores-appcc

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