ACTA DE COORDINACIÓN

ACTA NO. 001

NOVEDADES EN LA
EJECUCION DEL
CONTRATO DE
TEMA SUMINISTRÓ NO.014- FECHA 28 07 2021
039-2021 CONFORME
CONDICIONES
PACTADAS

DIRECCION,
SUBDIRECCION,
Regional Suroccidente – Contratos – Administrativa
REGIONAL, GRUPO Y/O
PROCESO
ASISTENTE(S) ID CARGO
Coronel (RA) CARLOS Director Regional
CC.79.383.045
EDUARDO MORA GOMEZ Suroccidente
PD. BLANCA TATIANA
CC. 31.576.264 Coordinadora de Contratos
CADAVID ROCHA
PD. ANGELA FERNANDA
CC. 1.086.359.507 Profesional de Contratos
MARTINEZ
ADOLFO MANJARRES Representante Legal Control
CC. 80.777.737
PIÑACUE Services Engineering S.A.S
TD. MARTHA LUECERO CC. 3.191.640 TD. Técnico de Servicios
DIAR ARBOLEDA Administrativos
TD. YHON JAIRO MEJIA CC. 7.546.962 Administrador de Comedor
Bicis Cisneros
TD. EDGAR TRUJILLO CC. 75.001.696 Administrador de Comedor
LOPEZ Batallón Batalla de Ayacucho
TD. RODOLFO VIVAS CC.16.273.945 Administrador de Comedor
TRIVIÑO Bicod Agustín Codazzi
TD. EDISON PEREA CC. 94.074.769 Administrador de Comedor
TRUJILLO Bapal Palace Buga
TD. EDGAR DARIO CC.1.010.064.566 Administrador de Comedor
PORTILLA Baser 29
TD. EDGAR TORRES CC. 91.218.713 Administrador de Comedor
Bamur 5
TD. JUAN CARLOS CC.18.394.836 Administrador de Comedor
BALLEN Biter 3
TD. FERNANDO CC.10.248.614 Administrador de Comedor
Código: GI-FO-09 Versión:00 Baser 8 Fecha Actualización: 27-02-2018
AGUDELO TABARES
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TD.MIGUEL HUMBERTO CC. 79.987.481 Administrador de Comedor

CRUZ Grupon Mecanizado Jose
Maria Cabal
TD. CRISTIAN EDUARDO CC. 87.219.833 Administrador de Comedor
AUX Baser 23
TD. JUAN PABLO CC.14.607.178 Administrador de Comedor
ARCINIEGAS Baser 3
TD. BERNARDO CC. 14.887.715 Administrador de Comedor
PORTILLA Biter 23
TD. JHON ALEJANDRO CC. 14.252.213 Administrador de Comedor
RINCON Basan
TD. CLAUDIA LORENA CC. 31.711.704 Administrador de Comedor
BUESACO Batallón de Alta Montaña 3
TD. ALFONSO RUIZ CC. 16.881.641 Administrador de Comedor
Biven 23 Cartago
PD. PATRICIA ARANA
BERMUDEZ CC. 66.712.025 Coordinadora
Abastecimientos

ACTA NO. 001

NOVEDADES EN LA EJECUCION DEL CONTRATO DE SUMINISTRÓ NO.014-039-
2021 CONFORME CONDICIONES PACTADAS
ORDEN DEL DIA:

1. Instalación de la Reunión.
2. Verificación de las Partes Convocadas
3. Presentación de los Asistentes
4. Aclaración de las novedades presentadas en el contrato No.014-039-2021, al
Representante Legal de Control Servicies Engineering S.A.S.

El día 28 de julio del 2021, a las 11:00 horas, en la reunión instaurada mediante video
conferencia, programada mediante el enlace:
https://spaces.zang.io/guestjoin?next=https%3A%2F%2Fspaces.zang.io%2Fspaces%2F5
ea3131dc5a358316188abd3, se procede a verificar la asistencia de las partes
convocadas a la reunión, por partes de la PD. ANGELA FERNANDA MARTINEZ,
Profesional de Contratos de la Regional Suroccidente, donde informa que están
conectados los asistentes convocados, por lo cual el Coronel Carlos Eduardo Mora
Gomez, procede a informar a todos los asistentes los motivos por los cuales se lleva a
cabo la reunión, posteriormente se le solicita al Representante Legal de Control Servicies
Engineering S.A.S. manifieste los motivos por los cuales solicito la presente diligencia.

El señor ADOLFO MANJARRES PIÑACUE, Representante Legal de Control Servicies

Código: GI-FO-09 Versión:00 Fecha Actualización: 27-02-2018

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Engineering S.A.S; manifiesta lo siguiente:

1. Que la Entidad está cambiando lo suscrito en el contrato No. 014-039-2021, por

cuanto no se está dando cumplimiento al cronograma establecido, en cuanto a
fechas y servicios en los comedores de tropa.
2. De manera adicional manifiesta que los servicios deben ser programados una sola
visita en cada batallón, ya que una segunda visita genera costos adicionales al
contratista.
3. Que se aclare si se va a ejecutar la totalidad del presupuesto ya que en los
servicios solicitados apenas se ha ejecutado el 50%. Del presupuesto total del
contrato No.014-039-2021.

La PD. BLANCA TATIANA CADAVID, Coordinadora de Contratos de la Regional

Suroccidente, en razón a lo manifestado por el contratista aclara lo siguiente:

En cuanto a “la Entidad está cambiando lo suscrito en el contrato No. 014-039-2021,

por cuanto no se está dando cumplimiento al cronograma establecido, en cuanto a
fechas y servicios en los comedores de tropa”. Es pertinente aclarar al señor
contratista que las obligaciones pactadas en el contrato No.014-039-2021, no han tenido
ningún cambio y por tanto son de obligatorio cumplimiento para las partes y le informa
que los servicios se realizaran conforme al cronograma establecido dado que es una
obligación del contratista prestarlo de manera eficiente y oportuna, cuando sea requerido
por la supervisora del contrato de acuerdo a las necesidades de cada uno de los
comedores de tropa.

En cuanto “a que los servicios deben ser programados una sola visita en cada
batallón, ya que una segunda visita genera costos adicionales al contratista”. La
Coordinadora de contratos se permite aclarar que los servicios se realizaran conforme al
cronograma establecido por la supervisora el cual se tiene previsto realizar de acuerdo a
las necesidades prioritarias informadas previamente por cada administrador de comedor
de tropa, razón por la cual se aclara que no es procedente realizar servicios no
autorizados previamente por la supervisora del contrato dado que el mismo contrato en
su clausulado en la nota 3 del numeral 4 establece lo siguiente:

“Los mantenimientos serán realizados a partir del mes de junio de 2021 previa
autorización y coordinación con el supervisor del contrato, de acuerdo con las
necesidades de la Agencia Logística de las Fuerzas Militares”

Aunado a lo anterior aclara que el contratista no puede prestar servicios no convenidos

previamente por el supervisor del contrato conforme el cronograma estipulado, lo anterior
teniendo en cuenta que de acuerdo a lo informado por la supervisora del contrato, se
programan las actividades a ejecutar de acuerdo a lo requerido por cada comedor de
tropa, iniciando con los mantenimientos preventivos pero al momento de ejecutar las
actividades por parte del proveedor éste procede a realizar mantenimientos no
contemplados en las actividades programadas previamente conforme al cronograma,
Código: GI-FO-09 Versión:00 Fecha Actualización: 27-02-2018

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razón por la cual se aclara que el contrato es claro al enunciar que solo se deben ejecutar
mantenimientos autorizados por el supervisor, dado que esto no es potestativo del
administrador y menos del contratista.

En cuanto “a si se va a ejecutar la totalidad del presupuesto ya que en los servicios

solicitados apenas se ha ejecutado el 50%. Del presupuesto total del contrato No.014-
039-2021”. La Coordinadora aclara que el contrato fue adjudicado por la suma de
$20.328.825 el cual se ejecutará en su totalidad hasta el plazo de ejecución señalado, por
lo tanto, su ejecución dependerá de las necesidades de cada comedor dado que el
presupuesto asignado no es suficiente para realizar en su totalidad todos los
mantenimientos preventivos y correctivos contenidos en el clausulado del contrato.

El ordenador del Gasto le informa al señor contratista que la presente reunión se llevó a
cabo con el fin de acordar y estipular compromisos que garanticen la normal ejecucion del
contrato No.014-039-2021, y en caso de no cumplirse con las estipulaciones de este se
dará aplicación al procedimiento establecido para declarar los incumplimientos en ocasión
al contrato No.014-039-2021.

Se procede a dar la palabra a la Supervisora la TD. MARTHA LUCERO DIAZ

ARBOLEDA, la cual manifiesta que los servicios solicitados al contratista se realizaron
acorde a lo establecido en el contrato y a las necesidades de cada comedor, razón por la
cual el contratista ni los administradores de los comedores están autorizados para realizar
mantenimientos que no estén incluidos en el cronograma de servicios realizado por la
supervisora.

Se solicita a los administradores de los comedores informar el estado de los

mantenimientos realizados en cada uno de los comedores, y estos informan lo siguiente:

El TD. JUAN PABLO ARCINIEGAS, Administrador del comedor de tropa del Baser 3,
informa que el proveedor lleva realizando mantenimiento preventivo y correctivo de los
equipos del comedor Catering 0401, hace 27 días según cronograma programado para el
09 de julio en los cuales ha entregado los siguientes equipos:

Limpieza:
Licuadora industrial
Freidora industrial
Estufa industrial

Mantenimiento Correctivo:
Pela papa Industrial

Mantenimientos Pendientes:
Horno Industrial
Hielera Industrial
Procesador de Vegetales
Código: GI-FO-09 Versión:00 Fecha Actualización: 27-02-2018

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Refrigeradores Inducol

El TD. EDISON PEREA, Administrador del Comedor BAPAL 0403, informa que el
proveedor Control Services Engineering S.A.S, no cumplió con el cronograma en los
tiempos establecidos para el 14 de julio del año en curso afectando la operación y el
servicio del comedor al no tener los equipos en óptimas condiciones de funcionamiento.

El TD. BERNARDO EFRAIN PORTILLA, Administrador del Bíter 23, informa que el
proveedor Control Services Engineering S.A.S, iniciaron mantenimiento de equipos donde
fueron relacionados en el plan de trabajo. Peladora de papa y licuadora industrial los
cuales se recibieron a satisfacción estos trabajos fueron realizados por el señor EDWIN
ALEJANDRO MORALES, CC. 1.024.464.858.

El TD. EDGAR TORRES PINZON, Administrador del comedor Bamur 5, informa que los
mantenimientos se realizaron así:

En el comedor Bamur 8 de la ciudad de Armenia, hicieron presencia y se aprovechó para

hacer mantenimiento en la estufa industrial que lo requería en su momento.

Para el comedor Bamur 5 estaba programado el mantenimiento de equipos de cocina

Estufa industrial y pela papa para el día 23 de julio, pero a la fecha no han hecho
presencia todavía.

El TD. CRISTIAN EDUARDO AUX OSEJO, Administrador del Baser 23, informa las
novedades presentadas con relación al mantenimiento de, material de cocina así:

Para el comedor de tropa es de vital importancia contar con equipos de cocina en perfecto
estado, tanto para la preparación como para la recepción de los productos, con relación a
esto quiero mencionar que de acuerdo al cronograma y contrato de mantenimiento 014-
039-2021, se tenía previsto para el 28 de julio, debería haber llegado a realizar respectivo
mantenimiento, pero a la fecha de hoy no se ha realizado mencionado mantenimiento,
tampoco se ha comunicado para la coordinación y aislamiento del material para el
proceso ordenado.

El TD. JHON ALEJANDRO RINCON LAVERDE, Administrador del Caterin 0410, informa
que el mantenimiento y a la fecha no presentan novedad.

El TD. EDGAR TRUJILO LOPEZ, Administrador del Comedor Biaya, informa que los
mantenimientos preventivos y correctivos realizados a los equipos de cocina por la
empresa Control Services Engineering S.A.S, a estufa industrial seis y dos puestos, se
reciben a satisfacción.

El TD. YOHN JAIRO MEJIRA ROBLED, Administrador del Comedor Bicis 0407, informa la
situación del congelador Zinga así: se reporta en enero daño de la unidad, se le programa
mantenimiento, el proveedor Control Services Engineering S.A.S, se presentó el 13 de
Código: GI-FO-09 Versión:00 Fecha Actualización: 27-02-2018

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julio del 2021, reviso el equipo, retiro unas piezas para pasar el informe del congelador
por daño y fuera de servicio en unidad y no se realizó mantenimiento, se coloca en
conocimiento a la supervisara TD. MARTHA LUCERO DIAZ, por lo cual se está a la
espera de que el proveedor en mención envié cotización para su reparación.

El TD. JUAN CARLOS BALLEN RAMIREZ, Administrador del Comedor Catering 0405,
informa que el mantenimiento de equipos de cocina a la fecha no se ha realizado, el
personal no se ha presentado en el batallón el mantenimiento estaba programado para el
día 16 de julio del 2021, solo se ha recibido una llamada para coordinar la visita.

El TD. EDGAR DARIO PORTILLA CAMELO, Administrador del Baser 29, informa que el
mantenimiento a la licuadora industrial, no se ha realizado por qué se necesita
mantenimiento correctivo y no preventivo, por lo cual se requiere autorización para que el
equipo pueda ser reparado. La freidora industria no se ha recibido con el respectivo
mantenimiento, se recibieron el procesador de vegetales, estufa industrial 3 boquillas,
peladora de papa, congelador industrial se recibieron en correcto funcionamiento y sin
novedad.

El TD. MIGUEL HUMBERTO CRUZ BELTRAN, Administrador del Catering 0415, informa
el mantenimiento realizado a los equipos de cocina así:

PELADOR DE PAPAS: se realizó mantenimiento y se recomienda cambio de polea de

lija.

REFRIGERADOR VERTICAL: Le realizaron mantenimiento y quedó funcionando sin

problema.

El TD. ALFONSO RUIZ BENITEZ, Administrador comedor Biven, informa las siguientes
novedades en el mantenimiento de los equipos así:

 Pela papa: se instaló en el botón de encendido.

 Licuadora industrial: se instaló en el botón encendido
 Procesador de jugos: está en funcionamiento
 Refrigerador Zingal: La temperatura se encuentra en temperatura 15 grados y no
es la adecuada.
 Maquina procesadora de hielo: No está funcionando.

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El ordenador del gasto teniendo en cuenta estas novedades solicita a la supervisora

verificar cada uno de los mantenimientos de acuerdo al cronograma y comparado con
cada uno de los informes presentados por los administradores y solicita no dar acta de
recibo a satisfacción hasta que el contratista no cumpla con los servicios en su totalidad.

La señora MELISSA, supervisora del contrato por parte de la empresa encargada de la

empresa Control Servicies Engineering S.A.S; manifiesta que los servicios solicitados se
realizaran en su totalidad y en los plazos establecidos, ofreciendo excusas por los
inconvenientes presentados.

En razón a lo anterior se informa al contratista que la Entidad dará cumplimiento a lo

establecido en el contrato No.014-039-2021, y se agotará el presupuesto por el valor total
del presupuesto asignado, la supervisora del contrato, realizará solicitud de los servicios
faltantes conforme a la necesidad de los comedores de tropa y de acuerdo al cronograma
establecido, dentro de los plazos pactados en el contrato.

No siendo otro el objeto de la presente reunión, se da por terminada y en constancia

firman los que en ella intervienen.

___________________________________ _________________________________
Asistente: CORONEL (RA) CARLOS Asistente: PD. BLANCA TATIANA
EDUARDO MORA GOMEZ CADAVID ROCHA

ANGELA FERNANDA Firmado digitalmente por ANGELA

FERNANDA MARTINEZ DELGADO
MARTINEZ DELGADO Fecha: 2021.08.09 10:27:29 -05'00' _________________________________
__________________________________
Asistente: PD. ANGELA FERNANDA Asistente: TD. MARTHA LUECERO
MARTINEZ DIAR ARBOLEDA

__________________________________ ________________________________
Asistente: PD. ADOLFO MANJARRES Asistente: PATRICIA ARANA
PIÑACUE BERMUDEZ

__________________________________ _________________________________
Asistente: TD. YHON JAIRO MEJIA Asistente: EDGAR TRUJILLO LOPEZ

Código: GI-FO-09 Versión:00 Fecha Actualización: 27-02-2018

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__________________________________ ______________________________
Asistente: TD. RODOLFO VIVAS Asistente: TD. EDISON PEREA
TRIVIÑO TRUJILLO

__________________________________ _________________________________
Asistente: TD. EDGAR DARIO Asistente: TD. TD. EDGAR
PORTILLA TORRES

____________________________________ ________________________________
Asistente: TD. JUAN CARLOS BALLEN Asistente: TD. FERNANDO
AGUDELO TABARES

____________________________________ _________________________________
Asistente: TD. MIGUEL HUMBERTO Asistente: TD. CRISTIAN
CRUZ EDUARDO AUX

_________________________________
Asistente: TD. JUAN PABLO _________________________________
ARCINIEGAS Asistente: TD. BERNARDO
PORTILLA

_______________________________ _________________________________
Asistente: TD. JHON ALEJANDRO Asistente: TD. CLAUDIA LORENA
RINCON BUESACO

Código: GI-FO-09 Versión:00 Fecha Actualización: 27-02-2018

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