METODOLOGÍA PARA CUADRAR EL INVENTARIO C ON LA CONTABILIDAD

Palabras claves del documento: Cuadra; Inventario, Contabilidad; Despachos; Stock; Consumo; Venta; pago
Inventario y facturación; Contabilidad
Procesos asociados al documento: Análisis de Cuadratura

Fecha última Actualización: 28/Diciembre/2012

El presente documento sugiere una metodología para el análisis que usted puede
seguir para poder cuadrar el stock valorizado que tiene registrado en su sistema de
Inventario y Facturación versus lo registrado o contabilizado en su sistema de
Contabilidad y Presupuesto.

La primera etapa es tabular la información de Inventario, es decir las entradas se deben tabular
al DEBE y las salidas al Haber, a partir de una fecha determinada. Para tabular la información, se
sugiere agrupar las Entradas y Salidas por concepto, según el recuadro adjunto.

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 MOVIMIENTOS DE STOCK VALORIZADO DEL PERÍODO
Conceptos utilizados Costo
Entradas - DEBE Observaciones
en la Guía de Entrada. Contabilizado.
Si las compras No son automáticas, deben ser ingresadas manual y
Compras 01 y 02 Movimiento
directamente en la Contabilidad.
Cuadra con la Columna Devoluciones de Clientes del Margen de Vtas por
Devoluciones Clientes 04 y 12 Promedio
Producto
Devoluciones Internas 06-09 y 11 Movimiento
Si no hay produccion deben verificar que se hayan Ingresado a la
Desde Producción 10 Movimiento
Contabilidad directamente.
De Ajuste por toma de Estos se deben ingresar Directamente en la Contabilidad. NO es
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Inventario automático.
Transferencia desde otra Es importante que las entradas por este concepto estén calzadas con las
03 Promedio
Bodega salidas por traspaso entre bodega.

Conceptos utilizados
Salidas - HABER Costo Observaciones
en la Guía de Salida.
Se deben Ingresar en la Contabilidad Los movimientos de compra y
Devoluciones Proveedor 05 Promedio devoluciones a proveedores si es que No se marcó el check de
contabilización en Línea.
Consumo OT 07-08-12-13-14 Promedio Cuadra con el comprobante de Centralización de Consumos.
Consumo 09 Promedio
Costo Despachos Margen p/producto Esta información se obtiene a través de la Consulta de Margenes,
Promedio
(Consulta Márgenes) Columna 1 y 2 columna 1 + 2
De Ajuste por toma de Estos se deben ingresar Directamente en la Contabilidad. NO es
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Inventario automático.
Transferencia hacia otra Es importante que las Salidoas por este concepto estén calzadas con las
06 Promedio
Bodega entradas por traspaso entre bodega.

Una vez que se ingresa toda la información según el concepto, tal como indica el cuadro de
arriba, tenemos la información necesaria para poder comenzar a cotejarla.

En otras palabras tenemos la siguiente información:

Stock valorizado al inicio del período (Informe de Stock)
Movimientos del período (diferencia entre las entradas y salidas según cuadro)
Stock al final del período (Informe de Stock)

La primera cuadratura que debemos hacer es:

Stock inicial valorizado

+– Movimientos del período
= Stock Final Valorizado.

Una vez que sabemos exactamente y detalladamente cual es la valorización de los movimientos
del inventario en un período, inferimos que este valor debe coincidir con los movimientos
contables de la cuenta o las cuentas asignadas a los productos que representan contablemente
el valor del inventario. Para ello es necesario que todos los movimientos de Inventario deban
estar contabilizados, de tal forma que lo contabilizado refleje exactamente los movimientos de
Inventario.

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CONSIDERACIONES Y RECOMENDACIONES PARA ANÁLISIS DE CUADRATURA.

A. Revisión de movimientos de Inventario que no se contabilizan, pero si se valorizan en

Inventario, como por ejemplo los Traspasos entre Bodegas, los cuales deben estar calzados,
es decir una salida de bodega por concepto de traspaso entre bodegas, debe estar
respaldada por una entrada en la bodega de destino. Si no es así, habrá descuadre. Para
poder verificar que las transferencias estén cuadradas, se puede apoyar con el informe de
guías de entrada y salida por concepto, según corresponda.

B. Revisión de movimientos de INVENTARIO que afectan contabilizaciones:

 Verificar que no exista ningún stock negativo. (Menú: Procesos – Detecta Stock
Negativo)
 Verificar que todos los productos tengan cuentas contables asociadas para el Activo,
Ventas, Gasto y Costos. Para ello usted puede revisar el informe de productos
Paramétrico.
 Desde INVENTARIO: Podría no estar todo traspasado a Contabilidad. Para saber qué es
lo que no se contabilizó, se recomienda volver a contabilizar todo el período en estudio y
luego revisar el informe de contabilización. Este informe mostrará los documentos ya
contabilizados (no los volverá a contabilizar) además de los documentos que no se
contabilizaron, con las causas de la no contabilización. Realizar esta acción hasta que
queden todos los documentos regularizados. (Ver la siguiente imagen)

C. Revisión de movimientos efectuados directos en Contabilidad:

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  En CONTABILIDAD usted debe verificar que no exista alguna contabilización manual,
es decir que se debe verificar si se contabilizó algún movimiento de Inventario
directamente en el sistema de Contabilidad, ya que cuando se realice el proceso de
contabilización desde el sistema de Inventario y Facturación, esa contabilización se
duplicará.

 Existen movimientos que el sistema de Inventario y Facturación no contabiliza, los

cuales se deben contabilizar directamente en el sistema de Contabilidad. Para saber
cuáles son los movimientos, usted debe seleccionar la opción “Movimientos que NO
se traspasan a Contabilidad”, tal como lo indica la imagen siguiente.

Tal como aparece en el mensaje con fondo amarillo, los movimientos que se deben contabilizar
directamente en el sistema de Contabilidad son las entradas y salidas por concepto de toma de inventario,
y los movimientos de compra y devoluciones a proveedores que no se haya marcado el check de
contabilización en línea.

Nota 1: Es importante señalar que para el Caso de las Devoluciones a Proveedores, el sistema
de Inventario, las valoriza a “costo promedio del día del movimiento”, de manera que pueden
generarse diferencias si esta devolución se contabiliza directamente desde CONTABILIDAD o
desde otro módulo como Proveedores, ya que pudieran estar contabilizadas a un valor distinto.

Nota 2: Tener claro que la contabilización de consumos se efectúa a costo promedio y las
devoluciones al precio ingresado en la guía. Por lo tanto conviene emitir informe de consumos a
Costo promedio para tener la información, con que se contabilizaron los consumos. También se

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pueden listar las devoluciones de consumo (alternativamente al listado de guías) y se solicita a
precio transferencia.

Nota 3: Para el caso de la contabilización de costos de Facturas anticipadas, no se cuenta en el sistema

con un informe que entregue los despachos pendientes a costo del día de la factura. Informe que será
incluido en una futura versión comercial.

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