IV.

SISTEMAS DE INFORMACION Y CONTROL DE 2019

LOS ELEMENTOS DEL COSTO (Parte 2)

2. Sistemas de información y control del costo de mano de obra.

2.1. Naturaleza de la mano de obra.

La mano de obra de producción se utiliza para convertir las materias primas en
productos terminados. La mano de obra es un servicio que no puede almacenarse y no
se convierte, en forma demostrable, en parte del producto terminado.

Con los años y el avance de la tecnología la mano de obra ha ido perdiendo peso
dentro del costo de producción.

Clasificación de la mano de obra

1. De acuerdo a la función principal de la organización: Se distinguen tres categorías
generales: producción, ventas y administración general. Los costos de la mano de obra
de producción se asignan a los productos producidos, mientras que la mano de obra no
relacionada con la fabricación se trata como un gasto del período.
2. De acuerdo con la actividad departamental: Separando los costos de mano de obra por
departamento se mejora el control sobre estos costos.
3. De acuerdo al tipo de trabajo: Dentro de un departamento, la mano de obra puede
clasificarse de acuerdo con la naturaleza del trabajo que se realiza. Estas
clasificaciones sirven generalmente para establecer las diferencias salariales.
4. De acuerdo con la relación directa o indirecta con los productos elaborados: la mano de
obra de producción que está comprometida directamente con la fabricación de los
productos, se conoce como mano de obra directa. La mano de obra de fábrica que no
está directamente comprometida con la producción se llama mano de obra indirecta. La
mano de obra directa se carga directamente a trabajos en proceso, mientras que la
mano de obra indirecta se convierte en parte de la carga fabril o costos indirectos de
fabricación.

2.2. Administración de la mano de obra y control de costos.

Al igual que el control de materiales, contabilidad de costos también posee el genuino
interés por el control de los costes laborales, pero que no puede controlar la mano de
obra como material de control. Tanto la disminución del número de trabajadores y de
los salarios aumentará el costo de mano de obra, porque no es menos de los
trabajadores con menos salarios se producen menos de salida y su costo será más.
Supongamos, que tiene que hacer su edificio, sin nombrar a sólo dos, pero requieran un
trabajador para el ahorro de los costes laborales, será efecto contrario debido a que el
numero de los días aumentará y también su riesgo de perder otra acción y material,
como el cemento, etc. Por lo tanto, un uso óptimo de los trabajadores es la manera de
controlar el costo de la mano de obra. También hay muchos factores que afectan el
control de los costes laborales.

Factor que afecta los costos de mano de obra:

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1 Una evaluación de las necesidades del hombre de poder : La Correcta evaluación de

las necesidades de mano de obra reducirá el costo de mano de obra, ya que son en
realidad lo que necesitamos, si los trabajadores son más que lo mínimo necesario, Su
costo será el exceso de sufrir por la ausencia de quienes no se contrataron. y el costo
total de mano de obra se incrementará. Para evaluar la necesidad de mano de obra es
el deber del personal del departamento. Por lo tanto, debe cumplir con su deber de la
mejor manera.

2 De tiempo y movimiento de estudio: En este estudio, los registros de supervisor de

tiempo dedicado a cada puesto de trabajo y registro correcto reducirá el exceso de
horas extraordinarias pagadas a los trabajadores.

3 El control de tiempo de inactividad y las horas extraordinarias: El tiempo de

inactividad es el tiempo cuando el trabajador no está haciendo ninguna actividad de
producción debido a la demora de recibir el material cortado o electricidad o cualquier
otra cosa. Se trata de la pérdida de tiempo en el negocio, además de aumentar el costo
de mano de obra. Al continuar el suministro de materia prima, la revisión y reparación
de máquinas y continuar el suministro de electricidad puede reducir la pérdida de
tiempo de inactividad. Pero en algún momento, estos factores no son también bajo
nuestro control. Por lo tanto, tenemos que depender de otros. Costo de las horas
extraordinarias también se puede optimizar al proporcionar buena cantidad para esto.

4 Salarios sistema: Los salarios deben ser a precios competitivos. Tasa alta y la baja de
los salarios no se debe dar para que no se perturbe a los trabajadores y el aumento de
los costos de mano de obra puede ser significativo pero también está en la base de
tiempo o por unidad producida.

5 El control sobre la rotación laboral: Rotación de personal, se pierde de los

trabajadores debido a que no proporciona un buen salario o incentivo o cualquier otra
razón. Se aumentará el costo de la capacitación de nuevos trabajadores y también los
errores en la producción. Así que la rotación laboral se debe reducir al mínimo, tan
pronto como se revela.

2.3. Contabilización de los costos de mano de obra.

Hay dos documentos fuente para la mano de obra en un sistema de costeo por ordenes
de trabajo: "Una tarjeta de tiempo y una boleta de trabajo". Diariamente los empleados
insertan las tarjetas de tiempo en un reloj de control de tiempo cuando llegan, cuando
salen, y cuando regresan de almorzar, cuando toman descanso y cuando salen del
trabajo. Este procedimiento provee mecánicamente el registro del total de horas
trabajadas cada día por cada empleado y suministra, de esta forma, una fuente
confiable para el cálculo y el registro de la nómina. La suma del costo de la mano de
obra y las horas empleadas en las diversas órdenes de trabajo, debe ser igual al costo
total de la mano de obra y al total de horas de mano de obra para el periodo. A
intervalos periódicos se resumen las tarjetas de tiempo para registrar la nómina, y las
boletas de trabajo para cargarlas al inventario de trabajo en proceso o a control de

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costos indirectos de fabricación. Deben conciliarse las horas de las tarjetas de tiempo
con las boletas de trabajo.

2.4. Nomina y su contabilización.

Una vez liquidada la nómina., se debe contabilizar cada uno de los conceptos
determinados. En este ejemplo, se supone que el empleado pertenece a la parte
administrativa, por lo que se utilizara la cuenta 51.

Para la contabilización de la nómina, utilizaremos los valores determinados en la

Liquidación de la nómina.

En el proceso de contabilización se utilizaran los siguientes grupos de cuentas.

1105 (Bancos).b
2370 (Retenciones y aportes de nómina).
2610 (Provisiones para obligaciones laborales).
5105 (Gastos de personal).

Contabilización.

Código Nombre de la cuenta Debito Crédito

250505 Salarios por pagar 833,862.00
237005 Aportes E.P.S 106,250.00
237006 A.R.P 4,437.00
237010 Aportes parafiscales 76,500.00
238030 Fondos de pensión 131,751.00
261005 Cesantías 75,037.00
261010 Intereses sobre las cesantías 9,004.00
261015 Vacaciones 29,190.00
261020 Prima de servicios 75,037.00
510506 Sueldos 700,000.00
510515 Horas extras 50,000.00
510518 Comisiones 100,000.00
510520 Auxilio de transporte 50,800.00
510530 Cesantías 75,037.00
510533 Intereses sobre las cesantías 9,004.00
510536 Prima de servicios 75,037.00
510539 Vacaciones 29,190.00
510568 A.R.P 4,437.00
510569 Aportes E.P.S 72,250.00
510570 Aportes fondo pensiones 98,813.00

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510572 Aportes cajas de compensación 34,000.00

510575 I.C.B.F 25,500.00
510578 Sena 17,000.00
Sumas iguales 1,341,068 1,341,068

Comentarios.
En el caso que haya lugar a practicarle retención a un empleado, el valor de la
retención se deduce del total devengado y se contabiliza con un crédito a la cuenta
236505.

Igual se deduce del total devengado, los embargos judiciales, libranzas, aportes a
Cooperativas y fondos, y demás descuentos que deba hacer la empresa al empleado.
Estos conceptos se contabilizan en la respectiva subcuenta de la cuenta 2370.

No hay que olvidar, que la empresa solo puede retener o deducir del sueldo del
empleado aquellos conceptos o valores autorizados expresamente por el mismo
empleado o por una autoridad judicial.

La parte que le corresponde al empleado por concepto de salud y pensión, se considera

como una retención de nómina (deducciones de nómina.), y como se puede ver se
contabiliza en la cuenta 2370 y 2380, junto con la parte que le corresponde pagar al
empleador.

Al gasto solo se lleva la parte de la pensión y de salud, que le corresponde al

empleador, puesto que el valor restante, es el trabajador quien lo aporta.

Las Prestaciones sociales se contabilizan en la cuenta 2610, que corresponde a una

provisión. Se considera provisión porque es una estimación de lo que se pagara por
ello. Una vez se haya determinado el valor exacto que se debe pagar por Prestaciones
sociales se lleva a la cuenta 25.

Es importante aclarar, que no se debe olvidar a final de año cancelar las respectivas
provisiones y llevarlas a la cuenta 25 como pasivos reales y efectivos, toda vez que los
pasivos estimados no proceden fiscalmente, y esto supondría un aumento del
patrimonio fiscal que es la base para el calculo de la Renta presuntiva y el Impuesto al
patrimonio.

La nómina por pagar se ha causado inicialmente en la cuenta 2505, y luego al

momento de pagarla, se debe debitar esta cuenta y acreditar la cuenta de caja o
bancos, según sea el caso.

Resumen

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Dada la importancia que tiene la mano de obra como elemento esencial de la

producción, así como también por ser el elemento más complejo para su adecuada
administración la cual está a cargo principalmente del departamento de Personal y de
Contabilidad; lleva un control por medio de formas estadísticas, reportes, etc.

Los aspectos más relevantes en el Control de la mano de obra son:

•Contratación
•Registro
•Identificación
•Control de tiempo y de labor
•Análisis
•Valuación
•Pago
•Contabilización
•Medición de eficiencia

CONTRATACIÓN
La selección de la empresa que necesite de personal para el correcto desempeño de
sus labores, debe solicitarlo al funcionario que tenga facultad para autorizar la
contratación de nuevo personal. Una vez recabada la autorización por escrito, es
turnada al Departamento de Personal, con mención de las características que deberá
reunir la persona o personas solicitadas, a fin de que proceda a búsqueda o selección
del o de los individuos que deberán ser contratados.

Los medios para el reclutamiento son variados, puede ser: buscar en el registro de
personal de la misma empresa para ver si alguien tiene el perfil, o la de personas
ajenas a la empresa. Dicha solicitud puede hacerse por el periódico, demandas a las
bolsas de trabajo, empresas de capacitación o alguna otra que presté el servicio de
búsqueda y selección de personal.

Cuando los interesados vayan a la empresa deberán entrevistarse con el jefe de

Personal, a fin de realizarles las pruebas necesarias y elegir al más idóneo para el
puesto y posteriormente elaborarle el contrato individual de trabajo. En éste se plasman
los derechos y obligaciones tanto del trabajador como del patrón, la jornada de trabajo,
salario, vacaciones, entre otros.

Después de firmar el contrato procede inscribirlo en el RFC e IMSS, pero cuando el

contrato es colectivo cada nuevo integrante deberá ser aceptado por el sindicato.

REGISTRO

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Posteriormente, se abre un expediente (Registro de Personal) donde se archiva su

Solicitud de Empleo y el Contrato mismo; éste expediente tiene como finalidad contener
todos los documentos del trabajador en un solo legajo.

IDENTIFICACIÓN
El Departamento de Personal no termina su labor, debe de seguir la actuación del
personal durante el tiempo que labore en la empresa. Debe ir formando un historial del
trabajador con datos que conduzcan a un mejor conocimiento del individuo, así como
los que puedan dar sobre él mismo, pautas de eficiencia, puntualidad, honorabilidad,
etc. Este historial deberá formar parte del Registro Personal.

CONTROL DE TIEMPO Y LABOR

El control de tiempo generalmente se hace con un reloj marcador, donde se registra la
entrada y salida de cada trabajador por medio de tarjetas de tiempo. Con estas tarjetas
se facilita saber qué trabajador se encuentra dentro de la fábrica; además el
procedimiento de pago se establece con los días y horas que han laborado, sirven para
el cálculo de las percepciones individuales de los trabajadores. Cuando se le paga a los
trabajadores bajo la base de unidad de tiempo y se trabaja con un Sistema de Costos
por Órdenes de Producción, es necesario identificar que proporción de tiempo trabajado
corresponde a cada una de las órdenes. Para hacer posible esto, se utilizan las
denominadas tarjetas de Distribución de Tiempo; en los departamentos productivos y
bajo la supervisión del jefe se registran las marcas de tiempo. Las cuotas por hora y los
importes se anotan y calculan en el departamento de Contabilidad de Costos.

En cuanto al control de labor, cuando la retribución a los trabajadores es sobre la

producción que realizan, se debe controlar el trabajo que llevan a cabo para valorar el
rendimiento de cada individuo y ver si es el adecuado. Los trabajadores elaboran
reportes de trabajo ejecutado, mismos que son autorizados por el Departamento
Productivo.

ANÁLISIS
Si el sistema utilizado por la empresa es por órdenes de producción, se necesita contar
con un reporte de la labor ejecutada por los trabajadores, identificada por órdenes, para
determinar el cargo correspondiente a cada una. Esto se logra por medio de un Reporte
de Trabajo Ejecutado.

Si el sistema de costos empleado es el de Procesos, Departamentos, Fases, etc.

Bastará con mencionar en las tarjetas de tiempo el empleo que desempeña cada
trabajador y el Departamento en el que está ocupado, para que el Departamento de
Contabilidad identifique con exactitud a cuál de esas fases, etapas, etc., de la
producción debe cargarse el costo de la Mano de Obra de cada operario.

VALUACIÓN

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Está condicionada al sistema de pago que se haya adoptado dentro de la empresa, así
como al de Contabilidad de Costos que se utilice. Los sistemas más comunes para
remunerar la Mano de Obra toman como base:

•Unidad de tiempo. Basta con establecer las tarjetas de tiempo, en las cuales el
trabajador reporta los días y horas trabajados, y con base en las mismas se calculan
sus percepciones. Cuando el elemento obrero es muy responsable, éste sistema rinde
muchos frutos, pues de otra manera, sabiendo que al trabajador se le pagará lo mismo
si produce mucho o poco, tiende a caer en el vicio del mínimo esfuerzo, en prejuicio del
rendimiento de la producción, sin darse cuenta del daño que ocasiona a la empresa y,
por consiguiente, a sí mismo.

•Unidad producida. Consiste en motivar al trabajador a ganar más dinero, puesto que se
le paga de acuerdo con lo que produce. Una desventaja sería que por querer producir
más, descuide la calidad de lo que hace. Requiere de los Reportes de Trabajo
Ejecutado.

•De incentivos. Trata de hacer una combinación de los dos anteriores, para aprovechar
sus ventajas y eliminar sus inconvenientes; por ello se llama también sistema mixto. Se
cubre un salario determinado al trabajador, a cambio de un mínimo de producción
establecido, y que, por el excelente logrado de éste mínimo, se le bonifique
determinada cantidad, pero a condición de que cada unidad defectuosa hecha por él,
causará una sanción que vendrá en detrimento de su trabajo. Otro incentivo es la
Participación de los Trabajadores en las Utilidades.

PAGO
Después de haber sido valuada la mano de obra, deberá concentrarse para el pago,
que generalmente se hace por semana cuando se trata de Industrias de
Transformación. La concentración se realiza formulando la Lista de Raya Semanal.
Para el cálculo de ésta, deben tomarse en cuenta el salario, el tiempo extra, las
deducciones de ley.

Cuando ésta ha sido elaborada, es conveniente hacer una solicitud de efectivo, a fin de
que el dinero que se retire del Banco para cubrir a los trabajadores sus alcances, sea
en las denominaciones necesarias para la liquidación de raya. Esta solicitud no
procederá cuando se utiliza el servicio de sobres de raya que proporcionan algunos
bancos. Al momento de hacer entrega del efectivo a cada uno de los obreros, se le hará
firmar de recibido en la Lista de Raya, conforme lo previene la LIMSS.

CONTABILIZACIÓN
Por el importe de la solicitud de efectivos, el Departamento de Contabilidad corre un
asiento de:
Mano de obra por Aplicar x

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Bancos x
Con base en la Lista de Raya, en las Tarjetas de Distribución de Tiempo o en los
Reportes de Trabajo Ejecutado, se hará la distribución del importe pagado, que da lugar
a un asiento de:
Producción en Proceso x
(Subcuenta que corresponde según
al sistema de costos adoptado)
Mano de obra por Aplicar x
La cuenta de Mano de obra por Aplicar tiene función de cuenta puente. El asiento
anterior se formulará con base en un Registro de análisis de la Mano de Obra, que se
clasifique y acumule el importe pagado a los trabajadores, por Órdenes de Producción.

Se aconseja que dentro del Departamento de Contabilidad se cuente con un registro de

acumulación de sueldos, que puede llevarse por medio de un tabular o de tarjetas
individuales. El registro sirve de antecedente para el cálculo anual del impuesto sobre
productos del trabajo y del reparto de utilidades a los trabajadores. Este registro debe
afectarse mensualmente por las percepciones de cada trabajador.

MEDICIÓN DE EFICIENCIA
En las industrias de transformación se vuelve necesario el controlar la eficiencia general
de cada departamento de producción y de cada individuo en particular.

Para le medición de eficiencia se hace necesario formular gráficas, relaciones y

estadísticos que muestren el rendimiento y aprovechamiento de cada una de las fases
de trabajo de la empresa.

La interpretación de estos documentos permite determinar en qué puntos existen fallas

y en qué consisten éstas, lo que facilita tomar las medidas adecuadas para corregirlas.
Los reportes de trabajo ejecutado y las listas de raya son fuente de información para
estructurar las gráficas, relaciones y estadísticas de referencia con el fin de hacer una
medición de unidades producidas haciendo una comparación mensual

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