POLÍTICA DE VENTANILLA ÚNICA

DIRECCIÓN SECCIONAL DE
ADMINISTRACIÓN JUDICIAL DE BOGOTÁ -
CUNDINAMARCA

Elaborado por:
Dario Cañón
Lady Hernández
John Ramírez
Jania Torres
Contenido
1. INTRODUCCIÓN.......................................................................................................2
2. OBJETIVO...................................................................................................................3
3. LEGISLACIÓN...........................................................................................................4
4. ALCANCE...................................................................................................................5
5. CONTENIDO...............................................................................................................5
5.1. FUNCIONES DE LA VENTANILLA ÚNICA.........................................................5
5.2. SERVICIOS DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA.....................................5
5.3. REGISTRO Y RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES..................5
5.4. FORMATO DE COMUNICACIONES RECIBIDAS...............................................6
5.5. FORMATO DE COMUNICACIONES ENVIADAS................................................7
5.6. DESPACHO DE COMUNICACIONES OFICIALES..............................................7
5.7. RECEPCIÓN DE COMUNICACIONES MEDIANTE CORREO ELECTRONICO7
...............................................................................................................................................8
5.8. SEGUIMIENTO A LA SOLICITUD RADICADA MEDIANTE QR.......................8
TIEMPO DE RESPUESTA PARA DIFERENTES PETICIONES.......................................9
5.9. USO DE METADATOS PARA LA VENTANILLA ÚNICA...............................9
5.10. ROL Y FUNCIÓN DE LOS METADATOS.......................................................10
5.11. VENTAJAS DE LA ADMINISTRACIÓN DE LOS METADATOS..............11
6. DEFINICIONES............................................................................................................13
6.1. COMUNICACIONES OFICIALES....................................................................13
6.2. COMUNICACIONES INTERNAS.....................................................................13
6.3. CONTROL DE COMUNICACIONES OFICIALES...........................................13
6.4. COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS...............................................13
6.5. COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS...............................................13
6.6. COMUNICACIONES OFICIALES POR CORREO ELECTRÓNICO...............14
6.7. IMAGEN CORPORATIVA................................................................................14
6.8. HORARIOS DE ATENCIÓN AL PÚBLICO......................................................14
6.9. IDONEIDAD SERVIDORES VENTANILLA ÚNICA......................................14
6.10. ORIGINALES DE CONSECUTIVOS INTERNOS Y EXTERNOS...............14
6.11. FIRMAS RESPONSABLES............................................................................14
6.12. CORREO CERTIFICADO..............................................................................14
6.13. ARCHIVO ELECTRÓNICO...........................................................................15
7. CIBERGRAFIA.........................................................................................................15
 1. INTRODUCCIÓN
Con este manual se pretende mejorar y agilizar los procedimientos en cuanto al
manejo de las comunicaciones oficiales, con el fin de facilitar una metodología clara,
en el desarrollo y cumplimiento del acuerdo 060 de 2001, que se implementara en la
DIRECCIÓN SECCIONAL DE ADMINISTRACIÓN JUDICIAL DE BOGOTÁ –
CUNDINAMARCA (DESAJ), las cuales son recepción, distribución y tramite; las
comunicaciones juegan un papel vital en la administración y es fundamental para
complementar el programa de gestión documental en la entidad y poderle brindar al
ciudadano una respuesta oportuna a cualquier requerimiento, con el fin de garantizar
los derechos constitucionales y respetar los principios archivísticos.
 2. OBJETIVO
Establecer los lineamientos, políticas y procedimientos para la administración de las
comunicaciones oficiales, de funcionamiento de la ventanilla única de
correspondencia, cumpliendo con el programa de Gestión Documental para la
recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.
 3. LEGISLACIÓN

Que la LEY 594 de 2000, “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos”,
consagró en su artículo 4 los principios generales que rigen la función archivística,
como son: “Fines de los archivos, Importancia de los archivos, Institucionalidad e
instrumentalidad, Responsabilidad, Dirección y coordinación de la función
archivística, Administración y acceso, Racionalidad, Modernización, Función de los
archivos, Manejo y aprovechamiento de los archivos e Interpretación”, los cuales
resultan aplicables respecto de los archivos de la Rama Judicial.
Que la LEY 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del
Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”,
definió la gestión documental como: “el conjunto de actividades administrativas y
técnicas tendientes a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por los sujetos obligados, desde su origen hasta
su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación” y estableció
como principios de la misma los de: Máxima publicidad para titular universal,
transparencia, buena fe, facilitación, no discriminación, gratuidad, celeridad, eficacia,
calidad de la información, divulgación proactiva de la información y responsabilidad
en el uso de la información, los cuales resultan aplicables a dicha gestión en la Rama
Judicial.
Que el decreto 491 de 2020 “Por el cual se adoptan medidas de urgencia para
garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades
públicas y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la
protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades
públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica, social y ecológica.”
Que el acuerdo 003 de 2015 “Por el cual se establecen lineamientos generales para las
entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados
como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en
el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de
2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012”.
Que el acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación “Por el cual se
establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las
entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas” señala en su
artículo 3. “Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad
de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios
de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que
estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y
los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los
archivos de gestión, centrales e históricos. Cuando existan regionales, deberán contar
con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes (…)”
 4. ALCANCE

Administrar toda la documentación recibida o enviada de manera controlada

cumpliendo las directrices de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y
privadas estipulado en el acuerdo 060 de 2001.
5. CONTENIDO

5.1. FUNCIONES DE LA VENTANILLA ÚNICA

- Recibir, radicar, registrar, conservar, distribuir y brindar el servicio de
información sobre todas las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de
la entidad y vigilar que la labor se cumpla dentro de los tiempos estipulados
por la ley, con oportunidad y orden consecutivo.
- Guardar estricta reserva sobre los documentos, la información a la cual se tiene
acceso y a los asuntos de su competencia.
- Proponer métodos, procedimientos e incorporación de nuevas tecnologías, que
permitan modernizar y agilizar los procesos en las unidades de
correspondencia.
- Prestar asesoría en materia de administración de las comunicaciones oficiales a
las dependencias que lo requieran.
- Informar con oportunidad a las dependencias competentes, sobre el
vencimiento de términos para dar respuesta a los trámites y solicitudes por los
usuarios.
- Radicar y tramitar las comunicaciones con celeridad, imparcialidad y
respetando el derecho de turno.

5.2. SERVICIOS DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Las comunicaciones que recibe la DESAJ se someterán a un proceso de selección
antes de legalizar su recibimiento en medio físico o electrónico, con fecha, hora o
sello, para determinar si son de carácter oficial o personal, si ameritan su registro y
radicación, igualmente, se comprobara si la información recibida está completa, cuenta
con anexos y se encuentra en buen estado de conservación, luego de estos
procedimientos, se registra en SIGObius, y se escanea el documento o documentos en
caso de ser entregado en medio físico y se envía al interesado en medio electrónico y
físico para ir agilizando el trámite.
En caso de que la comunicación que se reciba no sea competencia de la entidad se
devuelve al usuario informando los motivos de la devolución.

5.3. REGISTRO Y RADICACIÓN DE COMUNICACIONES

OFICIALES
Este proceso se realiza mediante el ingreso de sistemas manuales o automatizados, las
comunicaciones producidas o recibidas, registrando los siguientes datos:
- Nombre de la persona
- Entidad y/o remitente o destinatario
 - Nombre o código de las dependencias competentes
- Numero de radicado
- Nombre del funcionario responsable del tramite
- Anexos
- Tiempo de respuesta (Si lo amerita) entre otros.
La radiación de las comunicaciones oficiales de la DESAJ, consisten en agregar un
numero consecutivo a las comunicaciones oficiales recibidas o producidas dejando
constancia de la fecha y hora de su recibido o de su envío, una vez radicado el
documento en el aplicativo con su respectivo sticker para el original y las copias, se
distribuyen las comunicaciones diligenciando el “ libro control y recibo de entrega de
correspondencia, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir los términos de
vencimiento que establezca la ley, estos términos empiezan a contar a partir del día en
que se realiza el radicado, de acuerdo con el acuerdo 060 de 2001
Nota: “Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno,
utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados” (Acuerdo 060 de 2001,
Pág 4).
Para el registro y radicación de las comunicaciones recibidas es el siguiente: todas las
unidades de correspondencia, tienen horario de atención al público de 8:00 a.m. a 1:00
p.m. y de 2:00 p.m. a 5:00 p.m. de lunes a viernes, en días hábiles.

5.4. FORMATO DE COMUNICACIONES RECIBIDAS

 5.5. FORMATO DE COMUNICACIONES ENVIADAS

5.6. DESPACHO DE COMUNICACIONES OFICIALES

Una vez registradas las comunicaciones en el sistema, se imprimirá la planilla para
cada una de las dependencias destinadas y se hará la distribución por parte de la
persona responsable, estas comunicaciones se entregaran y recibirán en las diferentes
dependencias según corresponda su clasificación en los siguientes horarios, salvo las
solicitudes urgentes como lo son tutelas o derecho de petición, su respuesta debe estar
entre (8, 24, 48 horas), el tiempo estipulado para dicha entrega es entre 9:00 a.m. y
10:00 a.m. y entre 3:00 p.m. y 4:00 p.m..
Una vez recibida se verificara la información contenida en la planilla de registro,
donde este firmara en el renglón correspondiente con fecha y hora de recibo, en caso
no de recibir las comunicaciones en la primera hora de recorrido se entregaran en la
siguiente hora de recorrido

5.7. RECEPCIÓN DE COMUNICACIONES MEDIANTE

CORREO ELECTRONICO
La DESAJ, dada la emergencia sanitaria que dificulta la radicación física de
solicitudes y peticiones, dispuso de un correo electrónico que opera en el horario
establecido anteriormente en el trámite de documentos físicos, se trata de un correo
electrónico en el que sin salir de casa, los usuarios pueden radicar sus peticiones,
donde podrán anexar documentos los cuales soporten la solicitud.
Los usuarios realizan el envío de las comunicaciones al correo Desaj111@gmail.com
el cual será remitido a la ventanilla de la entidad para su debido trámite, se puede
realizar desde cualquier computador o teléfono, en este caso se debe tener presente lo
siguiente ya que el correo que se genere debe contener:
- Encabezado: en este podemos encontrar la información sobre la transmisión del
mensaje, tales como la dirección del remitente, la dirección del destinatario, o fechas y
horas.
- El pre encabezado: podemos encontrar nombre del remitente y dirección de correo, la
dirección de respuesta.
- Cuerpo de mensaje: donde estará el contenido del mensaje y se especificara de
acuerdo a la escritura del usuario el contenido del mismo también los anexos
correspondientes de la solicitud en caso de ser necesario.
La respuesta automática que se envía al usuario al momento de recibir la solicitud es la
confirmación de recibido y se genera el número de radicado correspondiente, se podrá
verificar el estado de la solicitud mediante la página de la entidad, cumpliendo los
tiempos establecidos por ley, de acuerdo a la solicitud.

5.8. SEGUIMIENTO A LA
SOLICITUD RADICADA
MEDIANTE QR
Cómo funciona

Debido a la emergencia sanitaria que se vive

actualmente se creó el siguiente código QR
(Quick Response) para uso de usuarios y
funcionarios, es de uso gratuito al momento
de realizar la consulta, es importante tener
en cuenta que para su uso se debe contar con
una conexión a internet al momento de
realizar la consulta, a continuación se
especifica el paso a paso para el debido uso
del mismo:
Se debe descargar el lector de códigos QR en los dispositivos, se utiliza la cámara para
escanear el código. La decodificación de la información se puede hacer con cualquier
teléfono con cámara móvil que disponga de un lector de QR, que es libremente
accesible en línea para la mayoría de los dispositivos. Una vez que se carga el
software, el usuario apunta la cámara del teléfono móvil hacia el código y lo analiza.
El software interpreta el código y el teléfono celular o bien se mostrará el texto o pedir
permiso para lanzar un navegador para mostrar la página web especificada con el
contenido de la solicitud y estado actual en el que se encuentra su proceso agilizando y
evitando las filas y asistir de manera presencial a la entidad, siendo esta una manera
más rápida para el seguimiento de las solicitudes.
Beneficios
- Ahorra tiempos de consulta en las entidades de manera presencial.
 - Garantiza la seguridad de los usuarios como los funcionarios frente a la
emergencia sanitaria.
- Evita el intercambio de papeles, únicamente se necesita el teléfono móvil.

Nota: El código QR que se evidencia puede ser verificado en tiempo real y se puede
acceder a él siguiendo los pasos que se mencionan anteriormente, para la consulta del
estado de las comunicaciones.

TIEMPO DE RESPUESTA PARA DIFERENTES PETICIONES

A continuación se cita el artículo 5 del decreto 491 de 2020, Para las peticiones que se
encuentren en curso o que se radiquen durante la vigencia de la Emergencia Sanitaria,
por el cual se amplían los términos señalados en el artículo 14 de la LEY 1437 de
2011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo.”:
Salvo norma especial toda petición deberá resolverse dentro de los treinta (30) días
siguientes a su recepción.
Estará sometida a término especial la resolución de las siguientes peticiones:
(i) Las peticiones de documentos y de información deberán resolverse dentro de los
veinte (20) días siguientes a su recepción.
(ii) Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en
relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta y cinco
(35) días siguientes a su recepción.
Cuando excepcionalmente no fuere posible resolver la petición en los plazos aquí
señalados, la autoridad debe informar esta circunstancia al interesado, antes del
vencimiento del término señalado en el presente artículo expresando los motivos de la
demora y señalando a la vez el plazo razonable en que se resolverá o dará respuesta,
que no podrá exceder del doble del inicialmente previsto en este artículo.

5.9. USO DE METADATOS PARA LA VENTANILLA ÚNICA

La definición más concreta de los metadatos es qué son “datos acerca de los datos” y
sirven para suministrar información sobre los datos producidos. Los metadatos
consisten en información que caracteriza datos, describen el contenido, calidad,
condiciones, historia, disponibilidad y otras características de los datos.
Los Metadatos permiten a una persona ubicar y entender los datos, incluyen
información requerida para determinar qué conjuntos de datos existen para una
localización geográfica particular, la información necesaria para determinar si un
conjunto de datos es apropiado para fines específicos, la información requerida para
recuperar o conseguir un conjunto ya identificado de datos y la información requerida
para procesarlos y utilizarlos.
Los Metadatos proveen un inventario estandarizado de los datos georreferenciados
existentes en una organización, proveen un gran potencial para usuarios que buscan
cerciorarse si un dato o conjunto de datos georreferenciados son apropiados para su
necesidad o si necesitan localizar datos en bases de datos de diferentes organizaciones.
La generación de Metadatos no solo es aplicable a la información digital, también
debe aplicarse a cualquier conjunto de datos independientemente del soporte en el cual
se encuentren, ya que ello puede facilitar su localización, y así, agregarle un valor
añadido a la información histórica con la que cuenta una entidad.
Los metadatos de información georreferenciada con que cuenta una organización o un
País, constituyen elementos centrales de sus Infraestructuras de Datos Espaciales, pues
solo a través de éstos es posible conocer las características de los datos
georreferenciados existentes, buscarlos y seleccionar los datos que se necesitan.
A través de los metadatos, se pueden responder las siguientes preguntas para saber si
un conjunto determinado de datos se ajusta a nuestras necesidades:
¿Dónde se originó?
¿Qué pasos se siguieron para crearlo?
¿Qué atributos contiene?
¿Cómo están proyectados los datos?
¿Qué área geográfica cubre?
¿Cómo obtener la información completa?
¿Cuánto cuesta?
¿Con que persona se puede contactar para obtener una copia?, etc.

5.10. ROL Y FUNCIÓN DE LOS METADATOS

Las funciones principales de los metadatos según los autores Gayatri y Ramachandran
(2007) y Kate Beard (1996) son:
Búsqueda: los metadatos deben proporcionar suficiente información, bien para
descubrir si existen datos de interés dentro de la colección de datos disponibles, o
simplemente, para saber que existen.
Recuperación: los metadatos deben proporcionar información a los usuarios para que
puedan adquirir la información que sea de su interés. La analogía con una biblioteca
consistiría en el procedimiento a seguir para sacar un libro.
El componente que recupera los datos desde el metadato puede ser tan simple como
proporcionar un URL que identifique la localización de un conjunto de datos digitales,
o tan complejo como para cubrir cuestiones de seguridad o realizar una transacción
financiera para poder acceder a la información (compra en línea).
En este sentido, también se considera la “función recuperación” a aquella información
que describe cómo localizar fuera de línea los datos, la persona de contacto, los
formatos de distribución de los datos o cualquier restricción de acceso a los datos, así
como la información sobre los costes.
Transferencia: los metadatos deben facilitar la información necesaria para que los
usuarios hagan uso de los archivos recuperados en sus máquinas. Este componente
incluiría información sobre el tamaño del conjunto de datos (y sus metadatos), la
estructura tanto lógica como física de los datos y metadatos.
Evaluación: los metadatos deben considerar información que asista a los usuarios a
determinar si los datos van a ser útiles para una aplicación.
Archivo y conservación: los metadatos son una pieza clave para garantizar que los
recursos de información se documenten, se definan sus responsables y continúen
siendo accesibles en el futuro.
Interoperabilidad: los metadatos facilitan la interoperabilidad, puesto que se han
definido estándares de metadatos y existen protocolos compartidos para el intercambio
de esta información. Protocolos como el Z39.50 o el CSW han ayudado en búsquedas
simultáneas de datos en sistemas distribuidos.

5.11. VENTAJAS DE LA ADMINISTRACIÓN DE LOS

METADATOS
Facilita búsquedas y análisis: Los metadatos ayudan a buscar y ubicar datos. Una
buena gestión de metadatos también facilita el análisis del curso de los datos desde la
fuente, facilitando la auto-documentación, así como funciones de transformación,
análisis y reporting.
Facilita la estandarización: Al eliminar errores e inconsistencias, la estandarización
de datos mejora la calidad de los mismos a lo largo de su ciclo de vida. Con la gestión
de los metadatos en un repositorio centralizado conseguiremos una visión más
completa del ciclo de vida del dato, desde que se crea hasta que se consume, además
de ventajas en el control de procesos.
Gestión del cambio: Sobre todo, en entornos complejos, pues la gestión de metadatos
proporciona la visibilidad y el control necesarios para hacerlo en un entorno de
integración de datos empresariales. A través de una automatización de los análisis de
impacto detectaremos los cambios en las aplicaciones y podremos intervenir para
subsanar conflictos.
Más seguridad: En caso de haber cambios, una adecuada gestión de metadatos
protegerá los datos críticos del negocio y, en general, facilitará el cumplimiento de la
normativa.
Mejora los informes: Gracias a esa facilidad de intervención datos serán de calidad y,
los procesos no presentarán incidencias y, lógicamente, el reporting ganará en
confiabilidad. En general, una correcta gestión de metadatos permitirá entregar datos
seguros y confiables.
Mejor gobernanza de datos: Los metadatos gestionados en un entorno estandarizado
mediante un repositorio centralizado son esenciales para implementar un exitoso
programa de gobierno de datos. Entre otras ventajas, la gestión de los metadatos
aumenta la visibilidad de las distintas ejecuciones de patrones y gestión de diferentes
fuentes de datos, propiciando una gobernanza centralizada, así como las mejores
prácticas.
Pero, tan importante como entender qué son los metadatos es llevar a cabo una
adecuada gestión de los mismos.

6. DEFINICIONES

6.1. COMUNICACIONES OFICIALES

Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las

funciones asignadas legalmente al Consejo Superior de la Judicatura e ingresadas al
Sistema de Gestión de Correspondencia SIGOBius, independientemente del soporte y
medio utilizado.

La radicación de las comunicaciones oficiales de la DESAJ, velaran por la

trasparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar
números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o
tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los
documentos.

Al comenzar cada año, se iniciara la radicación consecutiva a partir de uno.

Nota: Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar
constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del líder de gestión
documental.
6.2. COMUNICACIONES INTERNAS
Para las comunicaciones internas de carácter oficial, la entidad establece por medio del
aplicativo SIGOBius controles y procedimientos que permiten realizar un adecuado
seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración
consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente.
6.3. CONTROL DE COMUNICACIONES OFICIALES
Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales
o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de
los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a
los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.
6.4. COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS
Las comunicaciones oficiales que ingresen a la entidad deberán ser revisadas, para
verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o
entidad que el remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto
correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del
mismo.
NOTA: Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del
responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser
remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las
acciones a seguir.
 6.5. COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS
Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y
máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie
respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos
correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de
correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental. En los
casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias
adicionales.

6.6. COMUNICACIONES OFICIALES POR CORREO

ELECTRÓNICO
La entidad dispondrá de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentando su
utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas
habilitadas. En todo caso, las unidades de correspondencia tendrán el control de los
mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y
enviadas.

6.7. IMAGEN CORPORATIVA

Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, la DESAJ se apoya en
sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y
otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes para el efecto.
La leyenda de pie de página debe contener, la dirección, el número del conmutador, la
dirección de la página web y la dirección del correo electrónico de la entidad.
6.8. HORARIOS DE ATENCIÓN AL PÚBLICO
Todas las unidades de correspondencia, tienen horario de atención al público de 8:00
a.m. a 1:00 p.m. y de 2:00 p.m. a 5:00 p.m. de lunes a viernes, en días hábiles.

6.9. IDONEIDAD SERVIDORES VENTANILLA ÚNICA

La ventanilla única deberá contar con personal suficiente debidamente calificado, de
confianza y dotado de los medios necesarios que permitan recibir, enviar y controlar
oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios
de mensajería externa e interna, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de
las solicitudes presentadas por los usuarios.

6.10. ORIGINALES DE CONSECUTIVOS INTERNOS Y

EXTERNOS
Todos los consecutivos que elabore en razón de sus funciones la DESAJ estarán bajo
custodia de la ventanilla única, será responsabilidad de los productores de la
información hacer llegar este documento en original en un plazo máximo de 10 días.

6.11. FIRMAS RESPONSABLES

La DESAJ establece en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios
autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere. La
unidad de correspondencia velará por el estricto cumplimiento de estas disposiciones,
radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido.
 6.12. CORREO CERTIFICADO
Sera obligación de las personas que utilizan el servicio de correo certificado llevar a la
ventanilla única el sobre rotulado y debidamente marcado con los datos completos del
destinatario y del remitente en el horario de atención.

6.13. ARCHIVO ELECTRÓNICO

Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente,
siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso
natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.
Todos los archivos electrónicos presentes actualmente en la red de la DESAJ, deberán
pasar por un proceso de selección documental en el cual se determinen el periodo del
documento electrónico identificando como cualquier documento su ciclo de vida.
 7. CIBERGRAFIA
https://www.geoidep.gob.pe/conoce-las-ides/metadatos/que-son-los-metadatos
https://normativa.archivogeneral.gov.co/
https://madridnyc.es/codigos-qr-en-marketing/
https://blog.powerdata.es/el-valor-de-la-gestion-de-datos/que-son-los-metadatos-y-
cual-es-su-utilidad