DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

1. CONCEPTO:

La palabra documento se puede definir como escrito y otra cosa que prueba o
acredita algo; es decir cualquier cosa que pueda servir de base a un conocimiento
y producir una información o enseñanza, independientemente del soporte en que
se contenga dicha información.
La definición de documentos administrativos podría ser: que son el soporte de
los distintos actos de la Administración Pública, la forma externa de los mismos.
Se puede distinguir entre:
1.1 Entre documentos originales: el documento hecho por voluntad de su autor y
conservado en la materia y forma que se emitió.
1.2 Copia: es una reproducción del original, pudiendo ser copias simples, copias
certificadas y copias compulsadas.
2. FUNCIONES:
Función de constancia: El documento asegura la pervivencia de las actuaciones
administrativas al constituirse en su soporte material, garantizándose la
conservación de los mismos y el derecho de los ciudadanos a acceder a los
mismos.
Función de comunicación: Los documentos administrativos sirven como medio
de comunicación de los actos de la Administración.
La comunicación puede ser:
Interna: Entre las unidades de la misma organización (entre todos los Centros
de Salud).
Externa: Entre unidades de distintas organizaciones.
3. REGLAS DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS:
A la hora de redactar un escrito debe tenerse en cuenta que hay que cumplir una
serie de requisitos, que podrían ser:

 Claridad
 Concisión
 Concreción
 Cortesía
Para que un documento sea calificado como administrativo, tiene que cumplir
una serie de características que son:

 Producir efectos
 Emisión por órgano administrativo
 Su emisión es válida
I. INFORME TÉCNICO

Es la exposición por escrito de las circunstancias observadas en el

reconocimiento de precios, edificaciones, documentos, etc., o en el examen de la
cuestión que se considera, con explicaciones técnicas, económicas, etc.
Un informe técnico es un documento que describe el progreso o los resultados de
una investigación técnica, o el estado de un problema técnico.
Un informe de este tipo debe presentar, sistemática o cronológicamente,
información suficiente para que un lector cualificado pueda juzgar, evaluar o proponer
modificaciones a sus conclusiones o recomendaciones.

1. PARTES: Un informe técnico debe comprender las siguientes partes:

 Parte inicial.
 Cuerpos del informe.
 Anexos.
 Parte final.

1.1 La parte inicial debe contener los elementos siguientes en el orden que se
indica a continuación:
1. Primera y segunda páginas de cubierta, si fuesen necesarias.
2. Portada.
3. Resumen.
4. Índice.
5. Glosario de signos, símbolos, unidades, abreviaturas, acrónimos o
términos técnicos.
6. Prefacio, si fuese necesario. Parte inicial.

1.2 El cuerpo del informe constará de las siguientes partes en el orden que se
indica a continuación:

1. Introducción.
2. Núcleo del informe con ilustraciones y tablas.
3. Conclusiones y recomendaciones.
4. Agradecimientos, si los hubiese.
5. Listas de referencia.

1.3 Los anexos se consideran separadamente de la parte final, debido a que,

aunque no siempre se requieren, pueden formar parte esencial de algunos
informes.

1.4 La parte final debe contener los siguientes elementos en el orden que se
indica a continuación:

1. Hojas de datos del documento.

2. Lista de distribución y disponibilidad, si se requiere.
3. Cubierta posterior (páginas tercera y cuarta de la cubierta), si se
requiere.
                           ING. JANE DOE 
Informe: PERITAJE DE CONDICIONES TERMO HIGROMÉTRICAS DE
DEPARTAMENTO DE UN EDIFICIO.
Mandante: CONSTRUCTORA LOREM IPSUM
Ejecutor: LABORATORIO DE FÍSICA DE LA CONSTRUCCIÓN DE LA
UNIVERSIDAD XXX 
Se informa sobre pericias técnicas realizadas a departamentos de edificios
afectados por problemas de humedad y propuesta de soluciones.
Departamento del edificio M del Conjunto habitacional XXX, ubicado en la
Colonia Lorem Ipsum. Trabajo solicitado por el Departamento de Control de
Calidad de la Empresa Lorem Ipsum.
Se utiliza un método de base experimental para establecer las causas y
magnitud de los problemas de humedad. Se evalúa un departamento ocupado
tipo (departamento No. 303) y otro desocupado (departamento No. 203) a
modo de control. La evaluación constó de tres fases: una de monitoreo de
condiciones termo higrométricas en el recinto afectado, por un periodo de siete
días continuos: otra de diagnosis o examen de signos con el fin de identificar
tipo, magnitud y causas del problema de humedad y; una tercera fase, de
planteamiento de soluciones ajustadas al problema en cuestión.
Las principales conclusiones y recomendaciones aplicables al departamento
No. 303 son las siguientes:
- Los muros se encuentran fuertemente afectados por la humedad de
condensación. La causa principal es el bajo poder aislante del muro; en torno a:
3,5 – 4,0 W/m  °C y debilidades de los sistemas de extracción del edificio.
2

Actúan como elementos agravantes la todavía alta presencia de humedad de

construcción en los muros, que explica entre el 60% y 70% de la mayor
cantidad de agua presente en el aire ambiente y; las condiciones
medioambientales del lugar de emplazamiento del edificio, particularmente
críticas desde el punto de vista de la humedad.
- Se recomienda finalmente proteger térmicamente los muros de la manera en
como explica el informe y corregir los problemas de ventilación cómo también
se detalla en los anexos e ilustraciones adjuntos.
Se extiende el presente informe a las 09:00 hrs. Del día 23 de Noviembre del
2012 en México, Distrito Federal.
ING. JOHN DOE
_______________________
ING JANE DOE
_________________________
II. OFICIO

1. CONCEPTO:

Comunicación escrita, referente a los asuntos del servicio público en las

dependencias del Estado. Correspondencia de carácter interinstitucional,
particular, cultural, social, político, artístico, deportivo la que media entre
individuos de varias corporaciones sobre asuntos concernientes a ellas.

Es un medio de comunicación entre dos o más instituciones. El

intercambio del Oficio se realiza entre una institución particular y una oficial o
viceversa, entre particulares y oficiales. Además una institución particular o
estatal puede remitir un oficio a un individuo, mas no éste a la institución, por
ser documento de carácter institucional.

2. PARTES:

* Membrete (en caso exista)

1. Lugar y fecha
2. Número del oficio
3. Destinatario
3.1 Nombre de la institución o persona
3.2 Título del funcionario (o cargo)
3.3 Lugar del destino
4. Contenido o cuerpo (comienza entre otros)
4.1 Cumplo con poner en su conocimiento.
4.2 Me es grato manifestarle...
4.3 Tengo a bien comunicarle...
4.4 De mi mayor consideración
4.5 Por el presente...
5. Despedida (puede alternar)
5.1 Con deferencia...
5.2 Atentamente
6. Firma y Sello de la entidad que representa.
III. MEMORÁNDUM

1. CONCEPTO:

Del latín Memorándum, cosa que debe tenerse en memoria

comunicación, en que se recapitulan hechos y razones para que se tenga
presente en la realización de un asunto.

Es un documento simple, de validez administrativa, que se utiliza para

breves comunicaciones o notificaciones sencillas de cualquier índole.
Generalmente se usa en hojas impresas. Su uso se efectúa respetando las líneas
de autoridad, vale decir del superior jerárquico a un subordinado y no a la
inversa.

El empleo de este documento permite que un jefe y subordinado, al

mismo tiempo, intercambien comunicación. Es de carácter interno en una
institución, ya sea particular o estatal

2. PARTES:

1. Encabezamiento: contiene
1.1. Membrete de la institución
1.2. Al centro en la parte superior, la palabra memorando Nº
1.3. Luego:
A o AL
De o Del
Asunto: (se expone en pocas palabras la comunicación)
2. Fecha
3. Cuerpo del asunto a tratar y la fundamentación respectiva, exponiendo las
razones
4. Despedida: Se usa la palabra atentamente.
5. Firma y sello del que remite el documento
IV. SOLICITUD
1. CONCEPTO:

Documento en que se solicita algo. Es un documento que se usa en

organismos estatales y privados, podemos señalar que se trata de un recurso,
memorial o petición en que se solicita o se pide una cosa.

Son requisitos de toda solicitud la claridad, naturalidad y precisión.

Entre otros las solicitudes pueden ser:

􀀹 Pidiendo certificados de estudios

􀀹 Pidiendo trabajo
􀀹 Pidiendo fecha para examen
􀀹 Pidiendo rectificación de nombre
􀀹 Pidiendo partida de nacimiento
􀀹 Otros.

2. ESTRUCTURA DE LA SOLICITUD:

La solicitud es un documento que tiene una estructura muy peculiar.

Esta es:

a) La sumilla.- Es el resumen de lo solicitado y se escribe en la parte superior

derecha del papel. La sumilla es importante porque en muchas cosas evita la
lectura de todo el contenido de la solicitud.

Ejemplo:

SOLICITO: Examen de subsanación

SOLICITO: Certificados de estudios del 5to año.

b) Destinatario.- Es la persona o entidad a quien se dirige la solicitud, debe

escribirse después de la sumilla y todo en mayúscula.

Ejemplos:

SEÑOR RECTOR DE LA UNIVERSIDAD JOSÉ CARLOS

MARIÁTEGUI
SEÑOR MINISTRO DE EDUCACIÓN

c) El saludo.- Generalmente se escribe con las iníciales y va inmediatamente

después del destino. Ejemplos:
SD. (Señor Director)
d) Generales de ley.- Consiste en describir todos los datos del solicitante, tales
como:
Nombres y apellidos completos
Ciudadanía
Edad
DNI
Domicilio
Y terminar con la siguiente expresión de cortesía: a usted con toda
consideración expongo lo siguiente:

e) El texto.- Es el cuerpo de la solicitud que consta de 2 partes:

Parte considerativa en la que se hace referencia del motivo a los
dispositivos legales por los que se solicita.
La petición correspondiente que se afianza con la inclusión de los
documentos requeridos para tal efecto.

f) La despedida.- Consta de dos partes:

o Menciona lo expuesto en la solicitud.

Ejemplo: Por lo expuesto,

o Son expresiones de agradecimiento por la atención que se de al

documento y se termina haciendo mención a la justicia.

Ejemplo:
A usted suplico atender por ser de justicia.

g) La fecha.- Se escribe al pie de la despedida y en la parte central derecha.

V. MEMORIAL

1. CONCEPTO:

Etimológicamente proviene del latín MEMORIALIS. Papel o escrito en

que se pide una merced o gracia, alegando los meritos o motivos en que se funda
la solicitud.

Este documento, en nuestro medio se usa para petición colectiva, tiene

los mismos caracteres que la solicitud.
Por tanto se le puede señalar como un recurso, pedido que es usado por los
miembros de la comunidad social, solicitando algo en bien de la colectividad.
Entre otras, mejoras de asfaltado, agua potable, luz eléctrica, etc.

2. PARTES:

 Sumilla: Síntesis de lo que se pide.

 Destinatario: Cargo administrativo del funcionario.

 Datos Generales de los solicitantes:

 Cuerpo o contenido de lo que se pide: Exponer las necesidades,

cuestiones de hecho y de derecho.

 Remate: Ejemplo: Es justicia que esperamos alcanzar, Por estar

conforme a ley.

 Fecha

 Firma de los solicitantes

VI. INFORME
1. CONCEPTO:

(Del latín INFORME; de In, priv, y FORM, figura) “Acción o efecto de

informar o dictaminar. Enterar o dar noticia de una cosa”.
Es un documento mediante el cual se da a conocer al jefe o autoridad inmediato
superior, algún asunto encomendado o que se presenta en forma improvista.

El informe, según el caso, puede ser presentado por una o más personas,
por una comisión especialmente encomendada. Este documento se utiliza con
mucha frecuencia en investigaciones o estudios, ya sea en organismos estatales o
privados.
2. PARTES:
1. Encabezamiento:
1.1 Al centro en la parte superior INFORME
1.2 Luego de dos espacios al centro las palabras
1.2.1 A o AL:
1.2.2 DE o DEL:
1.2.3 ASUNTO:
1.2.4. Fecha.
2. Introducción. (Se estila alguna de las frases)
2.1 Cumplo con informar a su despacho...
2.2 La comisión que suscribe...
2.3 En cumplimiento a lo dispuesto por la
2.4 En mérito a lo dispuesto por resolución suprema, expongo:
2.5 De conformidad con lo solicitado por...
3. Texto del informe o cuerpo.
3.1 Indicar los hechos
3.2 Exponer las razones
3.3 Formular las recomendaciones
3.4 Conclusiones
4. Fórmula de cumplimiento:
4.1 Es cuanto tengo que informar a Ud.
4.2 Pido se sirva resolver de acuerdo a lo expuesto.
4.3 Atentamente.
5. Firma (s) y sello (s) informante (s).
VII. ACTA
1. CONCEPTO:

Etimológicamente proviene del latín ACTA, pl. de ACTUM, acto.

Es un documento donde se deja constancia de lo que se ha tratado une

una reunión o junta. Generalmente el acta se usa en las sesiones, asambleas ya
sea dentro de una institución o también en cualquier organismo estatal o privado
de los acuerdos que se toma en la marcha de dichos organismos. Es por ello un
documento de gran importancia y valor, razón por la cual los libros deben ser
legalizados por un notario público.

2. ESTRUCTURA:

El acta es un documento que por su naturaleza tiene una estructura muy

especial. Sus partes coinciden con las estaciones de una asamblea de socios.

Partes:

Encabezamiento: Día, mes, año, nombre de la sesión.

Parte introductora: Aquí se indica quien preside la sesión, en que hora se
inicia y si es ordinaria o extraordinaria.
Aprobación del Acta Anterior: En esta estación se dará lectura al acta de la
sesión anterior y, anotadas las observaciones que se le hicieron, se procederá a
pedir su aprobación.
Estación de despachos o correspondencia: Se procede a dar lectura de todas
las comunicaciones recibidas por el Consejo Directivo y se discute y aprueba
la contestación que se les debe dar.
Estación de informes: En esta etapa pueden intervenir los señores que piden
la palabra para informa respecto a algún asunto de interés para la institución
que sesiona.
Estación de pedidos: como su nombre lo indica, en esta estación se formulan
pedidos relativos al objeto y marcha de la institución. Estos pedidos relativos
al objeto y marcha de la institución. Estos pedidos se discuten en el orden
conveniente (orden del día) y allí se aprueban o se modifican.
Orden del día o debate: es la parte principal y final de la sesión;
fundamentan, discuten y someten a votación todos los pedidos formulados en
las etapas anteriores. El secretario debe tomar nota de todos los puntos
esenciales de cada debate, de quienes intervinieron en la discusión y cual fue
el resultado de la votación.
Cierre de la sesión: Finalmente, se indica la hora en que se termina la sesión.
El acta debe ser firmada por el presidente y miembros del consejo directivo,
según lo indiquen los estatutos de la institución.
VIII. CONTRATO
1. CONCEPTO:

Del latín CONTTRACTUS. Pacto u convenio entre las partes que se

obligan sobre la materia o cosa determinada y a cuyo cumplimiento pueden ser
compelidas. En sentido estricto un contrato es un convenio o compromiso entre
las partes que se obligan sobre algo en forma reciproca a cumplirlas. En estos
documentos se establecen cláusulas que señalan y explican las condiciones que
acuerden ambas partes.

2. PARTES:

1. Datos de las partes

2. Cláusulas
2.1 Tiempo determinado
2.2 Obligaciones de las partes
2.3 Cantidad si lo hubiese
2.4 Cláusulas especiales
3. Lugar y fecha en que se firma
4. Firma de las partes.

Los contrato pueden ser a titulo gratuito o a título oneroso, lógicamente

en estos hay de por medio contraprestaciones recíprocas susceptibles de
valorarse en dinero como pago de precio. El ejemplo típico es la compra venta.

Sin embargo, hay una diversidad de contratos privados o públicos, que

pueden clasificarse en nominados e innominados,
IX. CURRÍCULUM VITAE
1. CONCEPTO:

Es el conjunto de experiencias (educacionales, laborales y vivenciales) de

una persona. Se aplica comúnmente en la búsqueda de empleo. En la mayoría
de los casos su presentación en forma de documento es requisito indispensable
para solicitar empleo. Es un término de origen latino que en español
significa carrera de la vida es por analogía y contraposición a cursus honorum,
la carrera profesional de los magistrados romanos. Por simplificación se usa el
término currículum, mientras que en ocasiones se puede encontrar currículum
vitae et studiorum (carrera de vida y estudios).

2. TIPOS:

Dependiendo del modo de organización de la información, el currículum

vítae puede ser de tres tipos:

a. Cronológico: consiste en ordenar el currículum vítae del más antiguo al más

reciente. No es recomendable cuando se ha cambiado de trabajo con
frecuencia.
b. Inverso: permite destacar la experiencia laboral reciente. Recomendable si
ésta tiene relación con el puesto de trabajo al que aspiramos.
c. Temático o Funcional: consiste en ordenar el currículum vítae por bloques
temáticos. Recomendable cuando la experiencia es muy dispersa o cuando
hay grandes espacios de tiempo en los que no se ha trabajado.

En algunos casos se puede hablar también de un currículum combinado o

mixto. En este caso, la información se organiza temáticamente aunque mantiene la
distribución cronológica (o cronológica inversa) dentro de cada bloque.

3. SECCIONES DEL CURRÍCULUM VÍTAE:

 Encabezado
Esta sección contiene todos los datos básicos de la persona o algunos de ellos:
nombre, domicilio, número de teléfono, dirección de correo electrónico, edad, estado
civil, número de hijos, fecha de nacimiento. Puede también agregarse disponibilidad
horaria.

Objetivo
El objetivo profesional deberá establecer de forma clara, concreta y precisa
cuál es el tipo de trabajo que se quiere realizar. Es como un resumen del currículum
en un par de líneas quedando claro que es lo que quiere la persona y cuales son sus
puntos fuertes.

Algunos autores opinan que éste es la parte más importante del currículum ya
que no refiere al pasado sino a lo que se pretende conseguir y precisamente en la
empresa a la que se le envió el currículum.

El objetivo puede contener cuatro elementos: tipo de empleo que se desea

conseguir, tipo de empresa en la que le gustaría trabajar, habilidades o puntos fuertes
de la persona en relación con el puesto que se solicita y progreso que desea conseguir
con el transcurso del tiempo.

Historia laboral
Puede ser ascendente o descendente, recomiendan el comenzar por el último
trabajo. Se deberán indicar los datos de nombre de la empresa, fechas de ingreso y
egreso, posición ocupada, principales logros o funciones que haya tenido.

Educación
Desde el último título obtenido y su lugar de realización, año de finalización e
institución educativa.

Los cursos e idiomas suelen ir bajo esta sección; en ellos se deberán agregar
los mismos datos y, en el caso de tener diferentes nivelaciones, como en el caso de los
idiomas, el mayor nivel alcanzado.

Tiene que poner su nombre, su teléfono de contacto, su edad, su correo

electrónico, su hogar, etc.

NOMBRE CEDULA DE
LUGAR Y FECHA DE NACIMIENTO DIRECCIÓN TELÉFONOS (Fijo y Móvil)
 e-mail (Login de carácter profesional)

PERFIL PROFESIONAL

“Solo si usted es egresado puede iniciar de esta manera el perfil profesional”:

Profesional en__________ con experiencia laboral en el área _________, de excelentes
relaciones interpersonales y habilidad para trabajar en equipo o individualmente.
Enfocado (a) en ___________________; con alto grado de responsabilidad y fácil
interpretación de las políticas organizacionales. No olvide que esto es solo un modelo de
hoja de vida, por favor incluya la información más importante de su perfil profesional.

EXPERIENCIA Y LOGROS (experiencia laboral, prácticas empresariales, monitorias,

etc.)

EMPRESA Tel.
CARGO Mes/Año-Mes/Año
Logros y
Funciones

FORMACIÓN PROFESIONAL (Postgrado, pregrado, Bachillerato)

Profesión ________, Universidad del Valle, Santiago de Cali, año.
Incluir promedio acumulado si es mayor a 3.8
Escribir los semestres en los que recibió Estímulos académicos.
Bachiller _________, Colegio __________, Santiago de Cali, año.

CONGRESOS Y FOROS
Nombre, Institución, Ciudad, año

CURSOS Y SEMINARIOS
Por favor incluya las electivas profesionales solo si es estudiante en práctica o recién
egresado.
Ingles, Institución, Ciudad, Nivel Alcanzado, año.
Cursos en Sistemas, (Programas) Institución, Ciudad, año.
Otros cursos (Ejemplo: SENA), Institución, Ciudad, año.

REFERENCIAS (3)
Por favor incluya los datos de personas que lo conozcan y puedan dar referencias suyas.
Nombre, profesión, empresa Teléfono

NOMBRE
CC.
Fecha de elaboración (No es indispensable)