Excel Intermedio

EXCEL INTERMEDIO
Guía para el estudiante
Elaborado por el formador:

Heladio Polo Castro
INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE

INCAP
EL SIGUIENTE MATERIAL SE PREPARÓ CON FINES ESTRICTAMENTE
ACADÉMICOS, DE ACUERDO CON EL ARTÍCULO 32 DE LA LEY 23 DE 1982,
CUYO TEXTO ES EL SIGUIENTE:
ARTÍCULO 32:
“Es permitido utilizar obras literarias o artísticas o parte de ellas, a título de
ilustración en obras destinadas a la enseñanza, por medio de publicaciones,
emisiones de radiodifusión o grabaciones sonoras o visuales, dentro de los límites
justificados por el fin propuesto, o comunicar con propósitos de enseñanza la obra
radiodifundida para fines escolares, educativos, universitarios y de formación
profesional sin fines de lucro, con la obligación de mencionar el nombre del autor y
el título de las obras así utilizadas.”
(UZ) Excel intermedio

Instituto Colombiano de Aprendizaje
Actualizado por:
Heladio Polo Castro
Editado por:
Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP
Avenida Caracas No. 63-66
© Prohibida la reproducción parcial o total
bajo cualquier forma
(Art. 125 Ley 23 de 1982)
Bogotá – Colombia
Versión 01 - julio 2017
2
CONTENIDO
PRESENTACIÓN .........................................................................................................5
GUÍA METODOLÓGICA ...............................................................................................6
INFORMACIÓN GENERAL Y VALORACIÓN DEL PROCESO DE FORMACIÓN ..............7
RECOLECCIÓN DE EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE ...................................................8
UNIDAD 1 ...................................................................................................................9
FUNCIONES AVANZADAS DE EXCEL ..........................................................................9
1.1 Funciones avanzadas de Excel .........................................................................9
1.1.1 Funciones condicionales ..................................................................................... 9
1.1.1.1 Función Condicional SI () y Anidadas ................................................................ 9
1.1.2 Funciones de agrupación avanzadas .................................................................. 13
TALLER No. 1............................................................................................................15
1.1.3 Funciones de búsqueda en Excel ....................................................................... 15
1.1.3.1 BUSCARH y BUSCARV.................................................................................... 15
1.1.3.2 BUSCAR........................................................................................................ 16
TALLER No. 2............................................................................................................17
1.1.3.3 Función SI.ERROR ......................................................................................... 23
TALLER No. 3............................................................................................................23
TALLER No. 4............................................................................................................24
UNIDAD 2 .................................................................................................................26
MANEJO DE HERRAMIENTAS DE TABLAS DE DATOS EN EXCEL ..............................26
2.1 Manejo de herramientas de tablas de datos en Excel ....................................26
TALLER No. 1............................................................................................................27
2.1.1 Operaciones básicas sobre una tabla de datos ................................................... 28
2.1.1.1 Filtrado de la tabla de datos ........................................................................... 28
2.1.1.2 Autofiltro ...................................................................................................... 29
2.1.1.3 Filtro avanzado ............................................................................................. 30
2.1.2 Subtotales ....................................................................................................... 33
2.1.2.1 Subtotales anidados ...................................................................................... 35
2.1.3 Tablas dinámicas ............................................................................................. 36
2.1.3.1 Partes de una tabla dinámica ......................................................................... 37
TALLER No. 2............................................................................................................37
2.1.3.2 Utilizar un campo de filtro en tabla dinámica ................................................... 43
3
2.1.3.3 Mostrar valores como .................................................................................... 45
2.1.3.4 Formas de trabajar con un informe de tabla dinámica ..................................... 46
2.1.3.5 Informes de gráfico dinámico ......................................................................... 49
UNIDAD 3 .................................................................................................................55
MACROS AUTOMÁTICAS ..........................................................................................55
3.1 Macros automáticas .......................................................................................55
3.1.1 Crear una macro automáticamente ................................................................... 55
3.1.2 Ejecutar una macro .......................................................................................... 57
3.1.3 Cómo asignar macros a botones de control ....................................................... 58
3.1.3.1 Asociar una macro a un botón de comando .................................................... 58
3.1.3.2 Asociar una macro a una imagen control ActiveX ............................................ 58
3.1.4 Aplicar botones de tipo formulario en una hoja de cálculo .................................. 59
TALLER No. 1............................................................................................................61
TALLER No. 2............................................................................................................62
BIBLIOGRAFÍA .........................................................................................................66
4
PRESENTACIÓN
En la actualidad, las empresas en sus diferentes modalidades invierten gran cantidad de dinero
en recursos (mano de obra capacitada, herramientas informáticas, apoyo logístico, etc.) que le
permitan administrar la información derivada de los diferentes procesos generados al interior
de las mismas.
Uno de los recursos más valiosos es el ser humano y por ende la importancia de su preparación
técnica para el adecuado desempeño laboral y la óptima utilización de los recursos informáticos
adquiridos. Es por eso que es necesario preparar al estudiante del programa técnico en el
manejo competente, óptimo y eficaz de las herramientas ofimáticas más utilizadas a nivel
empresarial.
El presente módulo le enseñará de manera práctica y coherente al estudiante sobre el uso

adecuado de Excel, una herramienta tecnológica fundamental en nuestro quehacer empresarial
y que lo ubicará competitivamente en el entorno laboral actual, permitiéndole alcanzar cargos
medios dentro de una organización para brindarle la oportunidad de mejorar su nivel
económico, técnico, social y cultural.
Es importante resaltar que el módulo es solo una guía básica que debe acompañarse de
investigación, trabajo en equipo, ejercicios prácticos extracurriculares, lecturas técnicas y auto
motivación, en aras de alcanzar las competencias requeridas.
GUÍA METODOLÓGICA
La estrategia metodológica del INCAP para la formación técnica del aprendiz mediante
competencias laborales, comprende dos caminos:
1. Las clases presenciales dictadas por el Formador: haciendo uso del método Inductivo –
Activo.
2. El trabajo práctico de los estudiantes: dirigido y evaluado por el Formador, a través de
talleres, desarrollo de casos, lecturas y consultas de los temas de clase, etc. Con esto
se busca fomentar en el estudiante el análisis, el uso de herramientas tecnológicas y la
responsabilidad.
Los módulos guías utilizados por el INCAP, para desarrollar cada uno de los cursos, se elaboran
teniendo en cuenta una metodología con características y recomendaciones de uso:
 A cada unidad de aprendizaje le corresponde un logro de competencia laboral, el cual
viene definido antes de desarrollar su contenido.
 Seguidamente, se definen los indicadores de logro, que son las evidencias de aprendizaje
requeridas que evaluará el Formador.
 Desarrollo de la unidad dividida en contenidos breves y ejercicios, referenciados así:
FDH (Formador Dice y Hace): corresponde a la explicación del contenido y el desarrollo
de los ejercicios por parte del Formador.
FDEH (Formador Dice y el Estudiante Hace): el estudiante desarrolla los ejercicios
propuestos y el Formador supervisa.
EDH (Estudiante Dice y Hace): es el trabajo práctico que desarrollan los estudiantes
fuera de la clase, a través de talleres, desarrollo de casos, lecturas y consultas de los
temas, los cuales deben ser evaluados por el Formador.
 Al final de cada unidad, se puede encontrar un resumen de los contenidos más
relevantes y de los ejercicios generales.
 Glosario: definición de términos o palabras utilizadas en la unidad que son propias del
tema a tratar.
6
INFORMACIÓN GENERAL Y VALORACIÓN DEL PROCESO DE FORMACIÓN
Programe de
Módulo:
Formación:
Regional: Semestre:
Nombre:
Datos del Identificación:
Estudiante Teléfono:
E - mail:
VALORACIÓN GENERAL DEL MÓDULO

JUICIO DE EVALUACIÓN: APROBADO_______ NO APROBADO_______
REQUIERE PLAN DE MEJORAMIENTO: SI_______ NO _______
DESCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO O LOGRO PARA RECUPERACIÓN EXTEMPORÁNEA

____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
RECONOCIMIENTOS ESPECIALES SOBRE EL DESEMPEÑO: SI _______ NO_______

Especificar cuáles:
___________________________________ __________________________________
Nombre y firma del estudiante Nombre y firma del formador
_______________________________
Fecha de elaboración
7
RECOLECCIÓN DE EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE
CONCERTACIÓN PLAN DE TRABAJO

RECOLECCIÓN DE
EVIDENCIAS DE
EVIDENCIAS Y
APRENDIZAJE
VALORACIÓN
ACTIVIDADES A
DESARROLLAR
* APLICA cuando la evidencia tiene: pertinencia, vigencia, autenticidad y calidad.
8
FDH
UNIDAD 1
FUNCIONES AVANZADAS DE EXCEL
1.1 Funciones avanzadas de Excel

1.1.1 Funciones condicionales
En una hoja de cálculo las funciones son herramientas especiales que permiten al usuario
realizar cálculos complejos de manera fácil y sencilla. El resultado de la función se reflejará en
la celda en la que esta se edita.
1.1.1.1 Función Condicional SI () y Anidadas

La función SI permite evaluar una condición y dependiendo del resultado del análisis (que
puede ser falso o verdadero) se retornará un valor por verdadero u otro por falso.
Su sintaxis es:
=SI(Prueba_logica;Valor_por_verdadero;Valor_por_falso)
Prueba_lógica: es la condición que analiza el sistema y cuyo resultado puede ser falso o
verdadero.
Valor_por_verdadero: es el valor que el sistema retorna si el resultado de la condición es
verdadero.
Valor_por_falso: es el valor que el sistema retorna si el resultado de la condición es falso.
Nota: el valor de retorno puede ser un valor numérico, alfabético, alfanumérico o el resultado
de una operación matemática; también se puede incluir otro SI condicional (si anidado) u otra
función (estadísticas, matemáticas, búsqueda, información o lógica).
Ejemplo 1: Abra un libro nuevo y en la hoja 1 introduzca los siguientes datos:
De acuerdo a esta información asigne los valores a los siguientes números en la columna B:
Si es 1 colocar “Azul”
Si es 2 colocar “Rojo”
Si es 3 colocar “Verde”
Desarrollo:
=SI(A2=1;”Azul”;SI(A2=2;”Rojo”;SI(A2=3;”Verde”;”ERROR”))
Verifique que los valores digitados sean de 1 a 3 y cópielos hacia abajo (celdas).
Ejemplo 2:
En una hoja de cálculo nueva
introduzca la siguiente
información.
a) En la columna E calcule la
nota definitiva para cada
estudiante, teniendo en
cuenta que el primer
parcial tiene un valor del
30%, los talleres 20% y el
examen final del 50%.
b) En la columna F indique si el estudiante aprobó o reprobó la asignatura de acuerdo con

la siguiente condición: nota definitiva superior o igual a 3,00 debe colocarse aprobado,
en caso contrario reprobado.
10
c) En la columna G se debe colocar la evaluación en letras de acuerdo con las siguientes
condiciones (utilice SI anidados):
a. Nota definitiva es mayor o igual a 4,5 = excelente

b. Nota definitiva entre 4,0 y 4,4 = sobresaliente
c. Nota definitiva entre 3,0 y 3,9 = aceptable
d. Nota definitiva inferior a 3,0 = insuficiente
d) Introduce las fórmulas correspondientes para calcular los datos de promedio, nota
máxima y nota mínima para la nota definitiva.
Desarrollo:
1. Para resolver el numeral a), ubiquémonos en la celda E3 y en ella digitaremos la
siguiente fórmula:
=(B2*30%)+(C2*20%)+(D2*50%)
Esta fórmula se debe copiar en las siguientes celdas de la columna hasta completar los
resultados para cada estudiante.
2. Para el numeral b) nos ubicaremos en la celda F3 para construir la siguiente función:
=SI(E2>=3,0;”Aprobado”;”Reprobado”)
Explicación:
Esta es otra forma de generar notas académicas por porcentaje de participación, al
final la suma de los productos de las notas dará la definitiva.
11
Al igual que en el punto anterior, la función se debe copiar en las celdas subsiguientes.
Explicación:
El argumento E3>=3,0 corresponde a la Prueba_lógica y en ella se analiza si la nota
definitiva es superior o igual a 3,0; el argumento “Aprobado” corresponde al
Valor_por_verdadero que será el valor que devolverá el sistema si el resultado de la
prueba lógica es verdadero; el argumento “Reprobado” corresponde al
Valor_por_falso que será el valor que retornará el sistema si el resultado del análisis
de la prueba lógica es falso.
3. Para resolver el numeral c) en la celda G3 se debe construir una función más compleja
que la anterior (utilizando la Función SI() anidada), teniendo en cuenta que son cuatro
las condiciones que debe analizar el sistema para emitir el resultado deseado; miremos
entonces como quedaría la función.:
=SI(E2>=4,5;"Excelente";SI(E2>=4;"Sobresaliente";SI
(E2>=3;"Aceptable";"Insuficiente")))
4. El numeral d) se realizará con la asesoría del Formador, teniendo en cuenta que son
funciones ya estudiadas en semestres anteriores.
12
Al final tendremos una tabla como la siguiente:
1.1.2 Funciones de agrupación avanzadas

Se utilizan para generar resultados estadísticos, pero utilizando uno o varios criterios de
selección en ellas.
Ejemplo 3:
Tomando como base el ejercicio anterior vamos a utilizar las siguientes funciones:
SUMAR.SI: se utiliza para generar el total de una columna en un rango numérico dependiendo
de una condición dada.
=SUMAR.SI (Rango Criterio; Criterio; Rango Suma)
CONTAR.SI: se utiliza para mostrar la cantidad de elementos que hay en un rango numérico
o texto dependiendo de una condición dada.
13
=CONTAR.SI (Rango Criterio; Criterio)
PROMEDIO.SI: se utiliza para generar el promedio de un rango de celdas numérico

dependiendo de una condición dada.
CANTIDAD DE ESTUDIANTES POR

EVALUACIÓN - CONTAR.SI
EVALUACIÓN CANTIDAD Aprenderemos las
SOBRESALIENTE funciones estadísticas
EXCELENTE .SI y .SI conjunto.
ACEPTABLE
INSUFICIENTE
PROMEDIO DE NOTAS POR

EVALUACIÓN – PROMEDIO.SI
EVALUACIÓN PROMEDIO
SOBRESALIENTE
EXCELENTE
ACEPTABLE
INSUFICIENTE
SUMAR.SI: se utiliza para sumar sólo los valores de un rango de celdas que cumplen con un
determinado criterio.
 SUMAR.SI.CONJUNTO Se utilizan para aplicar más
 PROMEDIO.SI.CONJUNTO de dos criterios de filtrado
 CONTAR.SI.CONJUNTO a la vez por función.
14
=SUMAR.SI.CONJUNTO (Rango Suma; Rango Criterio1;
Criterio1; Rango Criterio2; Criterio2;…)
EDH
TALLER NO. 1
Realizar los talleres correspondientes a los temas aprendidos en esta unidad en clase,
descargarlos de la plataforma de Moodle.
FDH
1.1.3 Funciones de búsqueda en Excel

Permite buscar información en una lista o en una tabla; en ellas se utilizan los siguientes
argumentos:
 Valor buscado: valor o cadena a buscar. Puede ser un valor, una referencia a una
celda o un texto delimitado por comillas dobles.
 Matriz de búsqueda: rango que contiene los valores que se van a comparar con el
argumento Valor_buscado. Puede ser una referencia a un rango de celdas o a un rango
con nombre.
 Indicador o número de columna o fila: indica en qué fila o columna de la tabla se
debe extraer el valor. Debe ser mayor o igual que 1, pero siempre debe ser menor o
igual que el número de filas o columnas que tenga la tabla matriz.
 Ordenado: por defecto se coloca 0 - para tablas en desorden - (recomendado).
1.1.3.1 BUSCARH y BUSCARV

Permiten buscar información en tablas, estas deben estar ordenadas:
 BUSCARH busca en tablas horizontales.
 BUSCARV lo hace en tablas verticales.
15
Primero la función busca en la fila superior del rango de la matriz de comparación, BUSCARH,
o en la columna de la izquierda del rango de la matriz de comparación, BUSCARV, hasta
encontrar un valor igual al buscado. Luego, en esa fila o en esa columna Excel extrae el
contenido de la celda situada en el argumento indicador.
Los formatos o sintaxis de estas dos funciones son:
=BUSCARH(Valor_Buscado;Matriz_Buscar_En;Indicador_Filas;Ordenado)
=BUSCARV(Valor_Buscado;Matriz_Buscar_En;Indicador_Columnas;Ordenado)
1.1.3.2 BUSCAR
Tiene dos formatos y ambos operan similar a las funciones anteriormente vistas:
=BUSCAR(Valor_Buscado; Vector_De_Comparación; Vector_Resultado)
Vector_resultado: es el rango que va a contener los posibles resultados. Puede ser o no una
matriz paralela al Vector_de_comparación.
Vector_de_comparación: se presta para hallar el valor buscado, si no se encuentra dicho
valor, el sistema utiliza el mayor valor que sea menor al buscado. Luego, Excel devuelve el
contenido de la celda situada en el Vector_resultado.
=BUSCAR(Valor_buscado; Matriz)
Matriz: es el rango en el que se busca el resultado y se extrae de la última fila o columna. Si

por alguna razón la matriz o tabla resulta ser más ancha que alta, Excel trata la tabla como
una tabla horizontal, en el caso contrario, Excel la toma como una tabla vertical.
16
FDEH
TALLER NO. 2
Nuestra empresa se dedica a la distribución y venta de bebidas refrescantes y ha decidido

(como método de promoción y vía de investigación de mercado) premiar a aquellos
consumidores que envíen las etiquetas de los refrescos de dos litros a un determinado apartado
aéreo.
1. Abra un nuevo libro de Excel y llámelo PromociónPremios, a la Hoja1 se le dará el

nombre de Buscar.
La tabla de premios, que se copiará en el rango A1:B5 de la hoja Buscar, es la siguiente:
Nº de puntos Premio
500 Una camiseta y un maletín deportivo.
1000 Un walkman con auriculares.
2000 Un equipo de sonido.
4000 Un computador de escritorio.
Al cabo de un mes se elabora la lista de los primeros ganadores, incluyendo los puntos
obtenidos por cada uno.
2. La lista ocupará el rango A7:C13 de la hoja Buscar.

En la 3ª columna deberá aparecer el premio que corresponda a cada ganador:
Ganador Nº de puntos Premio

Antonio Fernández 600
Catalina Lago Herrera 1200
17
Roberto Suárez Vega 900
Luis Ferrer Manotas 2100
Ana Sánchez Torres 500
José Alonso Parra Oliver 4050
3. Se trata de modificar dicha lista de modo que el premio conseguido por cada ganador
aparezca automáticamente en la tercera columna sólo con introducir el nº de puntos
obtenido.
Desarrollo:
Para esto será necesario recurrir a la función BUSCAR. Esta función busca la correspondencia
con el valor de una tabla en otra tabla matriz. Es útil siempre que en la segunda tabla sólo
haya una correspondencia para cada valor, en nuestro caso, a cada nº de puntos corresponde
un solo premio.
Una vez copiadas las tablas indicadas más arriba, sitúese en la celda C8, active el asistente
para funciones y seleccione, en categorías de funciones, Búsqueda y referencia, y en “Nombre
de la función”, la función BUSCAR. En el cuadro de diálogo "Seleccionar argumentos" y
seleccione los argumentos "Valor_Buscado;Matriz".
En el argumento "valor_buscado", seleccione la celda B8 (que contiene el nº de puntos

obtenido por el ganador).
En el argumento "matriz", seleccione el rango de celdas A2:B5 (donde se establecen las

correspondencias de nº de puntos con premios) y pulsa la tecla F4 (fijar celdas absolutas).
Oprima Enter y en la celda C8 aparecerá el premio correspondiente. Cuando la función no

encuentra en la matriz seleccionada ningún valor coincidente con el que hemos introducido,
18
selecciona el que más se le aproxima por debajo (por ejemplo, considerará que lo más
aproximado a 600 es 500).
Para poder copiar hacia abajo de la tabla la función, el rango de celdas A2 a B5 de la matriz,
es necesario convertir el rango de celdas relativas en una referencia absoluta, por tanto, se
deberá modificar la fórmula para que quede de la siguiente manera:
=BUSCAR (B8;$A$2:$B$5).
Una vez modificada la fórmula, cópiala a las celdas C9 a C13 y observe cómo aparecen
automáticamente los premios correspondientes a cada persona.
Aplicación de las Funciones BUSCARV y BUSCARH

Estas funciones son necesarias en aquellos casos en que la matriz o tabla en la que realizamos
la búsqueda tiene más de 2 columnas o filas. En tales casos, se debe indicar en qué columna
(BUSCARV) o fila (BUSCARH) se debe buscar la correspondencia que queremos.
Función BUSCARV
Supongamos que, en el ejercicio anterior, en la tabla de Premios se incluyen los datos relativos
a tres promociones diferentes:
Nº de puntos Premios prom1 Premios prom2 Premios prom3
Una camiseta y un Una entrada para el Una suscripción a la

500
maletín deportivo. cine. revista "enter".
Un walkman con Una entrada para el El libro "programación
1000
auriculares. teatro. avanzada en java".
19
Un equipo de sonido. Una entrada para el Una vajilla completa.
2000
fútbol.
Un computador de Una entrada para la Un viaje a parís para
4000
escritorio. ópera. dos personas.
Aprovechando los nombres de antes y el nº de puntos, supondremos que, en lugar de participar

en la promoción 1 lo han hecho en la promoción 2.
1. Ubíquese en la Hoja2 del libro activo y colóquele el nombre BUSCARV.

2. Los datos se dispondrán del mismo modo que en el ejercicio anterior, por tanto, copie
el contenido de la hoja Buscar en la hoja BUSCARV. Luego, añada las columnas
Premios prom2 y Premios prom3 en el rango C9:D13 de la hoja BUSCARV. A
continuación, borre el contenido del rango C2:C7 (columna Premio).
3. Sitúese en la celda C2 y active el asistente para funciones.
4. En categorías de funciones, seleccione Búsqueda y referencia. En Nombre de la función,
seleccione BUSCARV.
5. En el argumento Valor_buscado, seleccione la celda B2.
6. En el argumento Matriz_buscar_en, seleccione el rango A10:D13.
7. En el argumento Indicador_columnas, escriba 3 (es decir, la tercera columna de la
matriz).
8. En el argumento Ordenado, no es necesario que se introduzca nada.
9. Pulsa Enter.
10. Una vez más, para poder copiar la fórmula a las celdas contiguas será necesario convertir
la referencia a la matriz en una referencia absoluta (o mixta) del modo ya visto antes.
Función BUSCARH
Funciona del mismo modo y en los mismos casos que BUSCARV. La diferencia radica en que
BUSCARH se utiliza cuando los datos de la matriz están dispuestos de forma horizontal.
20
Ejemplo:
Dé nombre de BUSCARH a la Hoja3 y copie la tabla de Premios situada en el rango A9:D13
de la hoja BUSCARV a la hoja BUSCARH, de forma que los datos se dispongan en horizontal
y no en vertical. Para ello, siga los siguientes pasos:
1. Seleccione el rango A9:D13 de la hoja BUSCARV y pulse el botón copiar.
2. Cambie a la hoja BUSCARH haciendo clic en su pestaña y sitúese en la celda A9.
3. Seleccione la pestaña Inicio, y luego dé clic en la herramienta Pegar ubicada en la parte
superior izquierda del libro de trabajo y elija la opción Transponer la cual aparece en el
menú emergente.
4. Pulse la tecla Esc para que desaparezca el borde intermitente alrededor de las celdas
copiadas.
5. En el rango de celdas A1:C7 de la hoja BUSCARH, copie la tabla situada en estas
mismas celdas de la hoja BUSCARV y borre el contenido del rango C2:C7 (columna
Premio).
6. Sitúese en la celda C2 y active el asistente para funciones, seleccione la función
BUSCARH y proceda de la misma forma que con BUSCARV cambiando la matriz a
seleccionar, que será B9:E12 (en realidad, $B$9:$E$12).
El argumento “Ordenado” en la función BUSCARV

Como ya se ha visto, el cuarto argumento de la función BUSCARV es el de Ordenado. En
este argumento no es necesario introducir nada, siempre que la tabla de correspondencias en
la que se realiza la búsqueda esté ordenada en sentido ascendente (en función del valor de la
primera columna, por ejemplo, en la tabla de correspondencias de premios en la actividad
anterior).
Hay casos en el que la tabla en la que se realizará la búsqueda no está ordenada de esta forma
y es necesario introducir como cuarto argumento de la función la palabra FALSO o colocar el
número 0 (con lo que se indica al programa que la tabla en cuestión no está ordenada).
21
Ejemplo 4:
Inserte una nueva hoja (Hoja4) en el libro Premios y llámela Pedido para crear en ella el
siguiente modelo de pedido (Rango A1:D15):
En la misma hoja, más abajo, crea la siguiente tabla de correspondencias:
A continuación, en las celdas del modelo de pedido correspondientes a los datos de

destinatario, forma envío, forma pago, plazo entrega y lugar entrega introduzca la función
BUSCARV de forma que al escribir el código del destinatario aparezcan automáticamente los
datos correspondientes a dicho código. En este caso, dado que la tabla de correspondencias
no está ordenada, deberás hacer uso del 4º argumento de la función, tal como se ha explicado
más arriba.
22
FDH
1.1.3.3 Función SI.ERROR

Se utiliza para mostrar en la celda el resultado de una función, siempre y cuando no haya un
error, de ser así se muestra una expresión definida por el usuario. Por ejemplo: espacio en
blanco “”.
=SI.ERROR(Valor;Valor_Si_Error)
FDEH
TALLER NO. 3
Ejemplo 5:
En una hoja de cálculo nueva introduzca la siguiente información y complete la tabla:
Desarrollo:
1. Ubíquese en la celda B7 y digite lo siguiente:
=SI.ERROR(Moda.Uno(B2:B6);"")
Esta función se utiliza cuando no hay información en la columna de ventas de un mes

determinado, por lo que se colocará un espacio en blanco en vez de imprimir error, de
lo contrario se generará el valor de ventas más repetido del mes indicado.
23
2. Ubíquese en la celda B8 y digite lo siguiente:
=SI.ERROR(Promedio(B2:B6);"")
Esta función se utiliza cuando no hay información en la columna de ventas de un mes

determinado por lo que se colocará un espacio en blanco en vez de imprimir error, de
lo contrario se generará el promedio de ventas de todos los productos.
3. Ahora copie la fórmula en las columnas siguientes a la derecha.
También se puede aplicar la función Si.Error al momento de utilizar las funciones de búsqueda
BUSCARV y BUSCARH.
EDH
TALLER NO. 4
Abra un libro nuevo y en la hoja1 cree la siguiente tabla:

Asigne el concepto (columna C) teniendo en cuenta la siguiente información:
Entre 1 y 4 INSUFICIENTE
Entre 5 y 7 REGULAR
Entre 8 y 10 EXCELENTE
24
En la hoja2 del mismo libro cree la siguiente tabla y en la columna B (SUMA):
Para los valores iguales a 100, asigne el

resultado de la sumatoria de la columna valores
a los demás para dejar la celda en blanco.
Recuerde fijar el rango de celdas (A2:A7) en

la sumatoria de columnas.
En la hoja3 del mismo libro cree la siguiente tabla:
Coloque todos los datos del carnet del cliente solamente digitando el código de la persona
respectiva.
Valoración de evidencias: ________
25
FDH
UNIDAD 2
MANEJO DE HERRAMIENTAS DE TABLAS DE DATOS EN EXCEL
2.1 Manejo de herramientas de tablas de datos en Excel

Hasta ahora hemos usado Excel básicamente para realizar cálculos con datos numéricos
mantenidos en celdas de las hojas.
En Excel también podemos trabajar con tablas de datos que contienen tablas en las que las
filas son los registros y las columnas corresponden a los campos. Las capacidades de Excel
para el manejo de tabla de datos son mucho más limitadas que las de Microsoft Access, ya que
Access es una aplicación diseñada específicamente para gestionarlas. Sin embargo, si las
necesidades de gestión son sencillas, a menudo Excel puede servir perfectamente. Si las
posibilidades de Excel se quedan cortas, entonces habrá que recurrir a Access u otro sistema
de gestión.
En las tablas normalmente se interpretan conceptos como una lista que es una serie etiquetada
de filas de hoja de cálculo que contienen datos relacionados, como una tabla de datos de
facturas o un conjunto de nombres y números de teléfonos de clientes, en que las filas
corresponden a los registros y las columnas a los campos. La primera fila de la lista tiene
los rótulos de columna.
Todos los registros tienen la misma estructura que viene dada por un conjunto de campos que
se distribuyen en las columnas de la tabla. Cada campo es un atributo o característica del
registro que está compuesto por los datos de los campos que tiene definidos.
FDEH
TALLER NO. 1
Trabajaremos con una lista de ventas de insumos para computador:
27
 Los nombres de los campos ocupan una sola celda, sin filas en blanco.
 La primera fila en blanco indica el final de la lista.
 Se debe dejar una fila en blanco antes de los totales, promedios, etc.
La tabla de datos que se utilizó como ejemplo establece seis campos: fecha, nombre (del
cliente), apellidos (del cliente), artículo, precio y unidades. Esta tabla tiene 25 registros.
FDH
2.1.1 Operaciones básicas sobre una tabla de datos

Hay dos operaciones básicas que se pueden realizar con la tabla de datos:
 Organizar - (ordenar) los registros por medio de un campo determinado.
 Seleccionar - (filtrar) los registros dependiendo de una condición dada con el fin de
localizar cierta información en una lista o tabla de datos fácilmente.
2.1.1.1 Filtrado de la tabla de datos

Siempre es más fácil localizar un dato en un pequeño grupo de registros que en una
interminable lista. Los filtros permiten seleccionar los registros de una tabla que cumplan con
ciertas condiciones, cuando este se aplique en la tabla sólo se verán los registros deseados.
(Por supuesto, el resto de registros siguen estando ahí, aunque ocultos.)
Existen dos tipos de filtrado de datos en Excel:

 Auto filtros o filtros automáticos.
 Filtros avanzados.
28
2.1.1.2 Autofiltro
Los filtros automáticos se aplican dando clic en la herramienta filtro de la pestaña o etiqueta
datos (botón correspondiente de la barra de herramientas). Al dar clic en dicha herramienta
Excel muestra al extremo derecho de cada uno de los encabezados un botón que permite
desplegar una serie de opciones, como se observa en el gráfico de la parte inferior; también
se puede llegar a este filtro oprimiendo las teclas CTRL + SHIFT + L.
El usuario, dependiendo de sus necesidades, da clic en el botón del encabezado por el que
desea filtrar, y luego escogerá la opción que supla sus requerimientos según sea el caso. Por
ejemplo, de manera interactiva, Excel muestra en el menú, la opción filtros de texto, la cual
despliega un submenú con opciones como: Es igual a, No es igual a, Comienza por, Termina
con, etc. permitiendo al usuario seleccionar la alternativa óptima.
29
La tabla permite aplicar rápidamente otros filtros, de forma que, si se está aplicando el filtro
de apellidos y seleccionamos algún artículo, sólo se verán los registros con esos apellidos y ese
artículo.
También podemos personalizar

filtros seleccionando la opción de
filtros de texto y en el submenú que
aparece en pantalla dar clic en la
opción Filtro personalizado.
Aparecerá una imagen como la que observamos en la parte inferior, en donde el usuario editará
las opciones según los requerimientos o necesidades.
2.1.1.3 Filtro avanzado

El Filtro avanzado de Excel permite seleccionar registros por medio de condiciones más
complejas, estas se colocan en otras celdas de la hoja de cálculo, de forma que tenemos mucha
más flexibilidad.
30
Para crear las condiciones primero copiamos la fila en la que aparece el nombre de los campos
en otro lugar de la hoja:
En las filas siguientes se escribirán las condiciones, cuando los criterios se ubican en filas
alternativas, se expresa de manera implícita el conector lógico (Y); mientras que si se ubican
dichos criterios en la fila siguiente a los nombres de los campos se expresa implícitamente el
conector lógico (O).
Por ejemplo, con los criterios de selección expresados en la imagen anterior observamos que
se mostrarán los registros en donde el cliente corresponda a Paola Annear o cuyo artículo
vendido sea una Lavadora LG.
Para aplicar el filtro avanzado se

elige la pestaña o etiqueta (ficha)
Datos y luego en las herramientas
de filtros se debe dar clic en la
opción Avanzadas.
31
Luego, aparece el siguiente cuadro de texto en donde el usuario selecciona las opciones
deseadas, según sus necesidades:
Rango de lista: determina por defecto el

rango de la tabla donde se encuentran los
datos a filtrar.
Rango de criterios: es el rango donde se

encuentran los criterios de selección
(condiciones) que determinan los registros a
mostrar.
Copiar a: es el rango donde se mostrarán

los datos filtrados.
Al final damos clic en el botón aceptar y obtendremos los datos que aparecen en la siguiente
imagen:
32
2.1.2 Subtotales
Se pueden crear subtotales (sumas, cuentas, promedios, etc.) para los campos de la tabla de
datos, pero primero tenemos que ordenar la tabla por el campo sobre el que queramos obtener
los totales, por ejemplo, el campo de fecha como observamos en la siguiente tabla:
Recuerde que ordenar es organizar los registros con un orden determinado aplicándolo a un
campo específico.
33
Luego seleccionamos la
etiqueta o pestaña (ficha)
Datos, ubicamos y damos
clic en la opción Subtotal.
Aparece el cuadro de diálogo en donde el

usuario selecciona y escoge las opciones
deseadas según sus requerimientos.
Al final tendremos un resultado similar al que observamos en la gráfica siguiente, dependiendo

de las opciones editadas por el usuario.
34
2.1.2.1 Subtotales anidados
Ahora, si queremos anexar una función de agrupación - Promedio - para generar la media de
unidades vendidas por fecha, tenemos que realizar lo siguiente:
Dé un solo clic dentro de la tabla con los subtotales, vaya a

la barra de opciones y seleccione menú Datos - Subtotal.
En la opción Usar función, seleccione Promedio.
Luego, desactive el check de la casilla,
Reemplazar subtotales actuales y de clic en aceptar.
Ahora, ya podrá navegar por el informe, observando las

ventas agrupadas por fecha y utilizando las funciones SUMA
y Promedio anidadas en una misma tabla subtotalizada.
35
2.1.3 Tablas dinámicas
Se utiliza para analizar los datos de la tabla de datos por dos campos a la vez. La tabla dinámica
se construye con un campo para las filas y otro para las columnas, en la intersección irán los
valores de los campos numéricos correspondientes.
¿Qué son las tablas dinámicas?

Una tabla dinámica es una tabla interactiva que resume o ejecuta una comprobación cruzada
de grandes volúmenes de datos. Se puede crear a partir de una lista o tabla de datos de Excel,
de una tabla de datos externa, de varias hojas de datos de Excel o de otra tabla dinámica.
La tabla dinámica resume los datos utilizando la función de resumen que se especifique, como
SUMA, CONTAR o PROMEDIO. Además, se pueden incluir automáticamente subtotales y totales
generales o utilizar sus propias formulas agregando campos y elementos calculados.
Un informe de tabla dinámica es una forma interactiva de resumir rápidamente grandes

volúmenes de datos, esta se utiliza para analizar datos numéricos en profundidad y para
responder preguntas no anticipadas sobre los datos.
Un informe de tabla dinámica está especialmente diseñado para:

 Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes y cómodas para
el usuario.
 Calcular el subtotal y agregar datos numéricos, resumir datos por categorías y
subcategorías, crear cálculos y fórmulas personalizados.
 Expandir y contraer niveles de datos para destacar los resultados y desplazarse hacia
abajo para ver los detalles de los datos de resumen de las áreas de interés.
 Desplazar filas a columnas y columnas a filas para ver resúmenes diferentes de los datos
de origen.
36
 Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de datos más
útiles para poder centrarse en la información que le interesa.
 Presentar informes electrónicos o impresos concisos, atractivos y con comentarios.
 Crear informes dinámicos a partir de una consolidación múltiple de rangos.
2.1.3.1 Partes de una tabla dinámica
Campo de Filtro
Campo de Fila Campo de Columna
Campo de Valores
Área de Valores
FDEH
TALLER NO. 2
A continuación se presentarán un par de aplicaciones sencillas con datos de una lista Excel para
ilustrar uno de los posibles usos de esta herramienta.
37
1. Se ilustrará el uso de una tabla dinámica mediante el siguiente caso:
Se dispone de la información en la que aparecen las notas de los estudiantes en 3
talleres, pero en forma de lista simple, como se muestra a continuación:
TAREAS ESTUDIANTES NOTAS

Taller 1 Pedro González 4.5
Taller 2 Martha Osorio 3.3
Taller 1 Hernán Casas 4.6
Taller 3 Nubia Miranda 4.7
Se desea presentar en una nueva tabla la información de notas, pero ordenada por
estudiantes, con las notas de cada uno de los 3 talleres y sus promedios. También, se
desea obtener el promedio del grupo de los estudiantes en cada tarea.
Los promedios individuales y grupales se deben presentar con un decimal.
38
2. Se debe hacer clic en cualquier celda de la tabla de datos de origen que no esté vacía,
seleccionar la pestaña o etiqueta (ficha) Insertar. Luego, damos clic sobre la herramienta
tabla dinámica y en el menú desplegado seleccionamos la opción Tabla dinámica que
presentará el primer paso del Asistente.
3. En el cuadro de diálogo que se abrirá en el paso 2, se tendrá que aceptar las sugerencias
del programa en Rango, en este caso, Ejemplo1!$A$1:$C$13, que indica el área
completa de los datos originales, usando referencias absolutas para las celdas inicial y
final. Luego, hay que seleccionar el rango donde se ubicará la tabla dinámica, en nuestro
caso, Ejemplo1!$A$17 y dar clic en el botón aceptar.
39
4. En el paso siguiente, se abre un nuevo panel a la derecha en el cual nos corresponde
indicar a Excel cómo se desea presentar la información a seleccionar para la tabla
dinámica. En nuestro caso, podríamos utilizar una columna para cada taller, una fila para
cada estudiante y en valores colocaríamos las notas.
40
Para ello se deben arrastrar con el mouse los campos a las áreas respectivas, ubicadas
en la parte inferior del panel de tareas. En nuestro caso arrastrar el campo Estudiantes
al área Fila, el campo Talleres debe ir en Columna y el botón Notas irá en el área
Valores.
Campos
Área columnas
Filtro de tabla
Área
valores
Área filas
5. La tabla dinámica asume por defecto que la operación a realizar con los datos numéricos
es una suma. Sin embargo, si lo que se necesita es el promedio de las notas, basta hacer
clic en la opción Suma de NOTAS para acceder a otras operaciones posibles.
Se debe seleccionar la opción
Configuración de campo de valor, la

cual está ubicada en el menú que
aparece en pantalla.
41
Luego, seleccionamos en el cuadro
de diálogo que aparece en pantalla,
la opción Promedio, ya que es lo

requerido por la aplicación.
Para que los promedios se presenten con 1

decimal, se debe hacer clic en el botón Formato
de Número. En el cuadro de diálogo Formato de
celdas hay que elegir la opción Número y en
Posiciones decimales bajar el indicador a 1 y dar
clic en Aceptar.
Al final podremos observar en la posición

indicada una tabla como se observa a
continuación:
42
FDH
2.1.3.2 Utilizar un campo de filtro en tabla dinámica

A veces por comodidad a la hora de trabajar con datos de una tabla de datos, resulta
conveniente utilizar un campo de filtro de informe, el cual le permitirá cambiar los grupos de
valores que se muestran en la tabla mediante un filtro.
1. Se ilustrará el uso de un campo de filtro en una tabla dinámica mediante el siguiente

caso: se dispone de información de empleados con sus datos personales, pero en forma
de lista simple, como se muestra a continuación:
NOMBRE DEPARTAMENTO CIUDAD EDAD OCUPACIÓN FECHA SALARIO

INGRESO
María Antioquia Medellín 47 Administrativo 04/03/2000 875.000
Manuel Atlántico Barranquilla 40 Gerente 05/07/2004 3.500.000
Eduardo Bolívar Cartagena 42 Administrativo 20/05/2000 3.500.000
Esther Caldas Manizales 30 Abogado 08/09/2004 2.500.000
Pilar Cundinamarca Bogotá 42 Abogado 11/05/2009 2.500.000
Alfonso Nariño Cali 47 Vendedor 29/05/2006 2.400.000
2. Construya una tabla dinámica que muestre la suma de ingresos por departamentos,
ciudades y ocupación, pero el campo departamentos lo utilizaremos como campo de
filtro.
3. Primero que todo, sombree toda la tabla desde los rótulos de columna hasta la última
fila de datos.
4. Vaya al menú Insertar y luego seleccione Tabla dinámica, y otra vez Tabla dinámica.
5. Coloque la tabla en una hoja nueva y luego de clic en Siguiente.
6. Luego, aparecerá una ventana a la izquierda con los nombres de los campos y las áreas
de la tabla dinámica.
7. Seleccione el campo departamento y arrástrelo hasta dentro del área de Filtro de
informe.
43
8. Seleccione el campo ciudad y arrástrelo hasta dentro del área de Rótulos de fila.
9. Seleccione el campo ocupación y arrástrelo hasta dentro del área de Rótulos de columna.
10. Seleccione el campo salario y arrástrelo hasta dentro del área de Valores.
Luego, la tabla dinámica mostrará la siguiente imagen:
11. Dé clic en el área de valores y clic derecho para seleccionar Configuración de campo de
valor.
12. Finalmente, dé clic en la pestaña Mostrar valores como y seleccione el ítem deseado.
44
2.1.3.3 Mostrar valores como
% DE FILA:
A continuación veremos qué porcentaje (%) representa cada una de las ocupaciones por
departamento y a nivel total (en cuanto a salarios).
45
% DE COLUMNA:
A continuación veremos qué porcentaje (%) representa cada una de las ciudades por ocupación
y a nivel total (en cuanto a salarios).
% DEL TOTAL:
A continuación veremos la unión de porcentajes (%) de participación tanto de filas como en
columnas (con respecto a salarios).
2.1.3.4 Formas de trabajar con un informe de tabla dinámica

Después de crear el informe de tabla dinámica inicial definiendo el origen de los datos,
organizando los campos y eligiendo un diseño inicial, a menudo se llevan a cabo las tareas
siguientes:
46
Explorar los datos:
 Expandir y contraer los datos, mostrar los detalles subyacentes de valores.
 Organizar, filtrar y agrupar los campos y elementos.
 Cambiar las funciones de resumen y agregar cálculos y fórmulas personalizadas.
Cambiar el diseño:
 Cambiar la forma de la tabla dinámica: compacta, esquema o tabular.
 Mostrar los subtotales encima o debajo de sus filas.
 Mover un campo de columna al área de filas o mover un campo de fila al área de rótulos
de columnas.
 Cambiar cómo se muestran lo errores y las celdas vacías, cambiar cómo se muestran los
elementos y los rótulos sin datos.
 Cambiar el orden de los campos y los elementos y agregar, reorganizar y eliminar
campos.
 Ajustar el ancho de las columnas al actualizar.
 Activar o desactivar los encabezados de campo de columnas y filas o bien mostrar u
ocultar líneas en blanco.
Cambiar el formato:
 Dar formato a las celdas y rangos manual y condicionalmente.
 Cambiar el estilo de formato general de la tabla dinámica.
 Cambiar el número de formato para campos e incluir el formato de Servidor OLAP.
A continuación, mostramos las barras de herramientas con las cuales se pueden realizar los
procedimientos anteriormente mencionados.
47
Diseño de Tabla Dinámica
Mostrar la Para insertar o Permite

Permite no mostrar Permite activar o
tabla en forma quitar líneas modificar el
subtotales, desactivar los
compacta, en blanco estilo de la tabla
mostrarlos en la totales generales
esquema o después de dinámica en
parte inferior o en la tanto para filas
tabular. cada todos sus
parte superior. como para
elemento. aspectos.
columnas.
Opciones de Tabla Dinámica
Estas opciones me permiten borrar y seleccionar elementos de la tabla dinámica;, generar un gráfico dinámico
basado en la tabla dinámica, mover a otra ubicación dicha tabla;, ocultar o mostrar encabezados de campo y
botones para expandir y contraer elementos de la tabla dinámica.
Opciones que me Opciones que me Opciones que permiten actualizar Esta opción se
permiten modificar el permiten: agrupar, la tabla dinámica, cuando la tabla utiliza para
formato del campo desagrupar y origen ha sido modificada, y crear campos
activo y las opciones ordenar los además, permite cambiar el origen o elementos
de la tabla dinámica. elementos de la de datos o la tabla origen si es calculados.
tabla dinámica. requerido.
48
2.1.3.5 Informes de gráfico dinámico
Un informe de gráfico dinámico representa gráficamente los datos de una tabla dinámica, con
este se puede modificar el diseño y los datos que se muestran en un informe de gráfico
dinámico tal y como se hace con un informe de tabla dinámica.
Un informe de gráfico dinámico siempre tiene un informe de tabla dinámica asociado, que
proporciona los datos de origen a un informe de gráfico dinámico. Este se crea
automáticamente cuando se crea un nuevo informe de gráfico dinámico, si se cambia el diseño
de alguno de los informes, el otro cambia también. Ambos informes tienen campos que se
corresponden o si se modifica la posición de un campo en uno de los informes, también se
modifica el campo correspondiente del otro informe. Ambos informes tienen campos que se
corresponden.
Los informes de gráfico dinámico funcionan de manera similar a un informe de tabla dinámica,
su diferencia radica en la forma de presentar los datos. La tabla dinámica, muestra los datos
de manera tabular mientras que el gráfico dinámico muestra la información de manera gráfica.
Pasos:
1. Dé clic en el menú de Herramientas de tablas
dinámicas.
2. Luego, dé clic en el icono de crear gráfico
dinámico.
3. Después, escoja el tipo de gráfico a presentar y dé
clic en Aceptar.
4. Aparecerá un panel donde se puede filtrar el
campo especificado en la tabla dinámica para poder graficarlo.
5. Por último, veremos el gráfico dinámico de forma automática con los datos
seleccionados.
49
EDH
TALLER No. 3
Cree una tabla de datos de facturas para una tienda de electrodomésticos, cada registro
corresponderá a un electrodoméstico comprado por un cliente en un determinado día. Como
un cliente puede comprar varios electrodomésticos el mismo día, a cada factura le pueden
corresponder varios registros.
Los campos serán los siguientes:

 Número (de factura): año seguido de un guion y de un número entero.
 Fecha.
 Cliente: nombre y apellidos del cliente.
 Artículo.
 Precio.
 Unidades.
 Subtotal, IVA (16%) y Total (campos calculados).
50
Introduzca estos datos en la tabla de datos:
Una vez creada la tabla de datos ordénela de la siguiente forma:

 Por cliente y para cada cliente por artículo (en ambos casos de menor a mayor).
 Por artículo, por cliente y por fecha (de más reciente a más antiguo).
 Por número (de mayor a menor), por cliente y por artículo.
 Por total, por artículo y por fecha.
Para la Tabla de datos de la tienda de electrodomésticos cree los filtros para obtener la siguiente
información:
 Facturas en las que se vendió una "Nevera 19Pies LG".
 La factura 2008-4 (lo que se vendió).
 Las ventas individuales del "microondas" (ventas de sólo una unidad).
 Las cinco ventas de mayor precio.
51
 Las ventas realizadas entre el 5 y el 10 de mayo, de artículos de la marca LG.
 Las ventas realizadas entre el 10 y el 20 de mayo, de artículos que no sean LG.
 Las ventas hechas a Andrés Saldaña o a Nubia Saldaña.
 Las ventas de televisores de 21" LG entre el 5 y el 10 de mayo.
TALLER No. 4
Cree filtros avanzados en la tabla de datos de la tienda de electrodomésticos:

 Compras de Andrés Saldaña superiores a $ 200.000.oo y compras de más de una unidad
con un total mayor de $ 400.000.oo.
 Ventas de electrodomésticos de la marca LG con un valor total superior a $ 1.000.000.oo
y ventas de microondas.
 Ventas con artículos que contengan la letra M, de menos de $ 300.000.oo, una sola
unidad y de alguna Ana o de alguna Nubia.
¿Cuáles de estos filtros se pueden crear con Autofiltro? ¡Inténtalo!
TALLER No. 5
Para la tabla de datos de la papelería La Económica crea los siguientes listados o subtotales:
 Ventas por cliente y por fecha para cada cliente (apellidos), con subtotales por cliente y
por fecha.
 Ventas de cada artículo (orden alfabético) y para cada artículo de cada cliente, con
subtotales por artículo y por cliente.
 Ventas por cliente y por fecha para cada cliente, con subtotales por cliente y por fecha.
Sólo de septiembre.
subtotales por artículo y por cliente. Sólo ventas con un total inferior a $ 600.000.oo.
 Los subtotales sólo para el total de la venta.
52
Para la tabla de datos de la tienda de electrodomésticos crea los siguientes listados o
subtotales:
 Ventas por fecha y por cliente para cada fecha, con subtotales por fecha y por cliente.
 Ventas por cliente y por fecha para cada cliente, con subtotales por cliente y por fecha.
 Ventas de cada artículo (orden alfabético) y para cada artículo de cada fecha, con
subtotales por artículo y por fecha.
 Ventas de cada factura con subtotales.
subtotales por artículo y por cliente.
 Los subtotales para los campos Subtotal, IVA y Total.
TALLER No. 6
Cree la siguiente tabla en donde se involucra el tiempo en minutos que duró cada estudiante
realizando el respectivo taller.
TAREAS ALUMNOS TIEMPO, min NOTAS

Taller 1 Pedro González 25.5 4.5
Taller 2 Martha Osorio 40.0 3.3
Taller 1 Hernán Casas 22.5 4.6
Taller 3 Nubia Miranda 35.0 4.7
53
Use la herramienta de Tabla dinámica para elaborar una tabla que muestre para cada
estudiante sus notas de los 3 talleres, su promedio y el tiempo total (en minutos) que cada uno
empleó. Los promedios individuales y grupales se deben dar con 1 decimal.
TALLER No. 7
Cree una tabla dinámica de la tabla de datos de la papelería La Económica y juegue con las
diferentes opciones para modificar la tabla dinámica.
TALLER No. 8
Cree una tabla dinámica para la tabla de datos de la tienda de electrodomésticos y juegue con
ella cambiando y añadiendo campos en el área de filas, en el área de columnas y en el área de
valores, además cree el informe de gráfico dinámico respectivo.
Valoración de evidencias: ___________
54
FDH
UNIDAD 3
MACROS AUTOMÁTICAS
3.1 Macros automáticas

Las macros son elementos que sirven para simplificar una secuencia de instrucciones repetitivas
durante una sesión de trabajo. La ejecución se puede realizar presionando el botón asignado
en la barra de herramientas y seleccionando la opción correspondiente en el menú o pulsando
una determinada combinación de teclas.
3.1.1 Crear una macro automáticamente

La forma más fácil de crear macros es mediante el grabador de macros del que dispone Excel.
Para grabar una macro debemos ir al

menú Desarrollador y seleccionar el
submenú Código, donde se encontrará la
opción Grabar macro.
En este submenú también podemos

encontrar otros comandos como:
 Visual Basic: por donde tenemos acceso al editor de VBA para programar y editar
macros de Excel.
 Usar referencias relativas: esta opción la utilizaremos para que las macros se graben
con acciones relativas a la celda inicial seleccionada.
Cuando seleccionamos la opción Grabar macro,
lo primero que vemos en el cuadro de diálogo
emergente es que podemos dar un nombre a la
macro (no está permitido insertar espacios en
blanco en el nombre de la macro).
También, podemos asignarle un Método

abreviado: mediante la combinación de la tecla
CTRL + "una tecla del teclado". El problema está
en encontrar una combinación que no utilice
Excel.
En Guardar macro en: tenemos la opción de guardar la macro en el libro activo, en el libro
de macros personal o en otro libro.
En Descripción: podemos describir cuál es el cometido de la macro o cualquier otro dato que
creamos conveniente.
Para comenzar la grabación de la macro pulsamos el botón

Aceptar y si nos fijamos en la barra de estado, encontraremos
este botón con el que tendremos la opción de detener la
grabación.
A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos

grabar, una vez concluidas, presionamos sobre el botón Detener de
la barra de estado o accediendo al menú de Código, hacemos clic en
Detener grabación.
56
3.1.2 Ejecutar una macro
Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos.
Antes de dar la orden de ejecución de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea, será
necesario seleccionar o no las celdas que queramos que queden afectadas por las acciones de
la macro.
Por ejemplo, si hemos creado una macro que automáticamente da formato a las celdas
seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas previamente antes de ejecutar la macro,
otro ejemplo es si ejecutamos una macro que totalice y promedie el contenido de un rango de
celdas, es necesario colocar el cursor en el sitio exacto a generar las operaciones pertinentes.
Para ejecutar la macro debemos acceder al menú

Desarrollador y luego dar clic en Macros, allí
aparecerá el cuadro de diálogo Macro como el
que veremos la lista de las macros creadas.
Seleccionamos la macro deseada y pulsamos

sobre el botón Ejecutar.
Los demás botones que aparecen en el cuadro

son:
 Cancelar: cierra el cuadro de diálogo sin
realizar ninguna acción.
 Paso a paso: ejecuta la macro instrucción por instrucción abriendo el editor de
programación de Visual Basic (VBE).
 Modificar: abre el editor de programación de Visual Basic para modificar el código de
la macro.
57
 Opciones: abre otro cuadro de diálogo donde podemos modificar la tecla de método
abreviado (combinación de teclas que provoca la ejecución de la macro sin necesidad
de utilizar el menú) y la descripción de la macro.
 Eliminar: borra de la lista la macro seleccionada.
3.1.3 Cómo asignar macros a botones de control

Se puede asociar una macro a distintos controles (botones de comando, imágenes, etc.) o a la
barra de herramientas de acceso rápido, para dar al usuario un acceso amigable al momento
de ejecutar las macros.
3.1.3.1 Asociar una macro a un botón de comando
Haga clic en el botón del menú Desarrollador (este se activa en las Opciones de
Excel – Personalizar cinta de opciones), luego, escoja el botón de comando (controles

de formulario) y dibújelo en cualquier celda de la hoja activa, haga clic con el botón secundario
del mouse y seleccione Asignar macro, elija de la lista el nombre de la macro y haga clic en
Aceptar.
3.1.3.2 Asociar una macro a una imagen control ActiveX
Haga clic en el botón del menú Desarrollador, escoja el botón imagen

(controles ActiveX) y dibújelo en cualquier celda de la hoja activa.
58
Si quiere cambiar las propiedades de la imagen dé clic derecho y seleccione (para
colocar una nueva imagen utilice la propiedad Picture), haga clic con el botón derecho del
mouse y seleccione la opción Ver código.
Dentro del procedimiento y el evento asociado a la imagen,

escriba la instrucción Call seguida del nombre de la macro
que desea ejecutar.
Desactive el modo de diseño con un clic en el botón Modo
diseño del menú Desarrollador, luego haga clic en la imagen, para que la macro Formato
se ejecute.
3.1.4 Aplicar botones de tipo formulario en una hoja de cálculo

Un control no es más que un objeto que muestra
datos, realiza acciones o se utiliza como
decoración. Por ejemplo, podemos utilizar un
botón de control de número para seleccionar un
dato numérico, un botón de comando para
ejecutar una macro, un cuadro combinado para
mostrar datos mediante una lista definida o un
botón de Barra de desplazamiento para
seleccionar datos numéricos dependiendo de un
valor mínimo y valor máximo.
Estos se encuentran ubicados en el menú Desarrollador, en el comando Insertar.

Los siguientes controles son los tipos de formulario más importantes:
59
 Etiqueta : sirve para visualizar un texto fijo, que escribiremos directamente
dentro del control o en su propiedad Título.
 Cuadro combinado : se utiliza para que de un modo más rápido y fácil podamos
seleccionar un valor de una lista, en vez de recordar un valor y teclearlo. Para
configurarlo debe dar clic derecho – Formato de control y completar las opciones
pertinentes.
 Grupo de opciones : se utiliza para presentar un conjunto limitado de

alternativas. Un grupo de opciones hace fácil seleccionar un valor, ya que el usuario solo
tiene que hacer clic en el valor que desee, hay que tener en cuenta que solo se puede
seleccionar una opción del grupo a la vez.
 Botón de opción : se suele utilizar para seleccionar una única opción de un

grupo de opciones ya creado. Si el campo contiene el valor 1, el botón tendrá este
aspecto , sino, este otro .
 Botón de comando : permite ejecutar una acción con un simple clic, por
ejemplo: abrir otro formulario, borrar el registro, ejecutar una macro, etc. También,
tiene un asistente asociado que permite crear botones para realizar distintas acciones
predefinidas.
 Botón de casilla de verificación : se utiliza para seleccionar una opción o

varias opciones por escoger, su resultado es verdadero (con un check) y negativo (sin
la presencia de un check).
 Botón de control de número y Barra de desplazamiento : se utilizan

para seleccionar un número dependiendo de un valor mínimo, máximo e incremento.
60
FDEH
TALLER NO. 1
Digite la tabla como se muestra en la gráfica de abajo:
Ejercicio:
Realice las siguientes macros:
1. Para formatear la letra a tipo: Broadway y el tamaño de letra a: 10.
2. Para totalizar los salarios de los vendedores.
3. Asigne las macros a botones de comando.
Desarrollo de la macro 1 de Formato:

Vaya al menú Desarrollador y seleccione Grabar macro, en la casilla de nombre coloque:
Formato y dé clic en Aceptar. Luego, en el menú de Inicio, seleccione el tipo de letra:
BROADWAY y en tamaño de letra: 10. Por último, dé clic en el icono de detener grabación en
la barra de estado.
Ahora vamos a ejecutar la macro ya creada anteriormente, de la siguiente manera:
61
¡Recuerde! Primero tiene que sombrear el área donde va a aplicar el formateo de datos
Vaya al menú Desarrollador –Macros, seleccione macro Formato y dé clic en Ejecutar.
Desarrollo de la macro 2 de Suma:

Vaya al menú Desarrollador y seleccione Grabar macro, en la casilla de nombre coloque: Sumar
y dé clic en Aceptar. Luego, colóquese en la celda D8 y dé clic en el icono y

nuevamente dé clic en Enter. Por último, dé clic en el icono de detener grabación en la barra
de estado.
Ahora vamos a ejecutar la macro ya creada anteriormente, de la siguiente manera:

¡Recuerde! Primero tiene que colocarse debajo de la columna donde va a totalizar la columna
y borre el dato de suma ya hecha allí.
Vaya al menú Desarrollador y seleccione Macros, después seleccione macro Sumar y dé clic en
Ejecutar.
Ahora, usted puede ejecutar las macros tantas veces desee, debido a que ya fue creada en el
libro de Excel.
EDH
TALLER NO. 2
1. Transcriba le siguiente tabla con todas sus filas:
FECHA
NOMBRES APELLIDOS REGIONAL SALARIO SECCIÓN
INGRESO
LUIS TOVAR BOGOTÁ 1520000 25/04/2000 CONTABILIDAD
JUAN PÉREZ CALI 1800000 15/03/2003 SECRETARIA
62
PEDRO RODRÍGUEZ CARTAGENA 2500000 13/02/2004 FACTURACIÓN
JAIME CASTRO B/QUILLA 3548000 20/10/2001 GERENCIA
CAMILO OJEDA MEDELLÍN 1500000 05/08/2007 CAJA
ANDRÉS ACOSTA BOGOTÁ 3560000 15/12/2008 GERENCIA
LORNA PAZ B/QUILLA 850000 10/01/2006 CONTABILIDAD
CARLOS TORRES ARMENIA 985000 27/05/2002 SECRETARIA
MARIO PUELLO PASTO 850000 12/09/2008 FACTURACIÓN
LEIDY MENA NEIVA 4500000 20/03/2006 GERENCIA
LUIS PÉREZ BOGOTÁ 982000 08/07/2009 CAJA
CAMILO VARGAS CALI 3580000 13/06/2004 GERENCIA
PABLO RUIZ MEDELLÍN 689000 20/10/2001 SECRETARIA
TOTAL SALARIOS
2. Colóquele el formato que se muestra en la imagen.

3. Colóquele el título: TALLER DE MACROS AUTOMÁTICAS EXCEL.
4. Cree una macro de nombre: ORDENA_APELLIDO (tabla ordenada por campo apellido)
5. Recuerde seleccionar el rango de la tabla de datos (incluyendo encabezados).
6. No seleccione el total de los salarios.
7. Compruebe el funcionamiento de la macro dirigiéndose al menú Desarrollador – Macro
y seleccione Macro, desde allí se podrán administrar las macros del libro activo y de
todos los libros abiertos.
8. Ordénela por otro campo. Ejemplo: por Nombre (para que puedas ver su ejecución).
9. Asígnele un botón a la macro creada e insértelo.
10. Dé clic sobre el botón de comando: ORDENA_APELLIDO para ver su ejecución.
Nota: Haga otras macros para manejarlas de forma independiente, creando más botones de
comando por macro propuesta.
Ejercicio:
Cree las siguientes macros con botones de comando:
 Ordenar por nombre en forma ascendente.
 Ordenar por fecha de ingreso descendente.
 Ordenar por salario descendente.
63
 Ordenar por regional ascendente.
 Ordenar por sección ascendente.
 Hacer filtro avanzado por regional Bogotá.
 Quitar filtro avanzado.
 Subtotales por regional valorizando los salarios.
 Quitar Subtotales.
TALLER No. 3
Implementación de controles tipo formularios:

Este taller le permitirá implementar y aplicar los diferentes controles de tipo formulario y su
utilización en una tabla de Excel.
Para realizar este taller debe entra a la página virtual y descargar el archivo del ejercicio
correspondiente a esta unidad.
64
TALLER No. 4
Implementación de controles tipo formularios II:

Para realizar este taller debe entra a la página virtual y descargar el archivo del ejercicio
correspondiente a esta unidad.
65
BIBLIOGRAFÍA
Cursos de informática gratuitos online (1999-2017) Aula clic. Valencia (España). Recuperado
de: www.aulaclic.com
Ejemplos y trucos Excel y VBA. Recuperado de: www.xltoday.net
Programas y tutoriales en castellano (1999-2018) ABCdatos. Recuperado de:

www.abcdatos.com
Programación Manuales tutoriales HTML, Bases Datos, PHP, ASP, Visual Basic, Java, VB, SQL,
MySQL, Oracle. Recuperado de: www.programatium.com
SlideShare. Discover. Share. Learn. Recuperado de: www.slideshare.net
66

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EXCEL INTERMEDIO

Guía para el estudiante

Elaborado por el formador:

INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE

(UZ) Excel intermedio

El presente módulo le enseñará de manera práctica y coherente al estudiante sobre el uso

VALORACIÓN GENERAL DEL MÓDULO

REQUIERE PLAN DE MEJORAMIENTO: SI_______ NO _______

DESCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO O LOGRO PARA RECUPERACIÓN EXTEMPORÁNEA

RECONOCIMIENTOS ESPECIALES SOBRE EL DESEMPEÑO: SI _______ NO_______

CONCERTACIÓN PLAN DE TRABAJO

* APLICA cuando la evidencia tiene: pertinencia, vigencia, autenticidad y calidad.

1.1 Funciones avanzadas de Excel

1.1.1.1 Función Condicional SI () y Anidadas

Ejemplo 1: Abra un libro nuevo y en la hoja 1 introduzca los siguientes datos:

b) En la columna F indique si el estudiante aprobó o reprobó la asignatura de acuerdo con

a. Nota definitiva es mayor o igual a 4,5 = excelente

2. Para el numeral b) nos ubicaremos en la celda F3 para construir la siguiente función:

1.1.2 Funciones de agrupación avanzadas

=SUMAR.SI (Rango Criterio; Criterio; Rango Suma)

PROMEDIO.SI: se utiliza para generar el promedio de un rango de celdas numérico

CANTIDAD DE ESTUDIANTES POR

PROMEDIO DE NOTAS POR

 SUMAR.SI.CONJUNTO Se utilizan para aplicar más

 PROMEDIO.SI.CONJUNTO de dos criterios de filtrado

 CONTAR.SI.CONJUNTO a la vez por función.

1.1.3 Funciones de búsqueda en Excel

1.1.3.1 BUSCARH y BUSCARV

Los formatos o sintaxis de estas dos funciones son:

=BUSCAR(Valor_Buscado; Vector_De_Comparación; Vector_Resultado)

Matriz: es el rango en el que se busca el resultado y se extrae de la última fila o columna. Si

Nuestra empresa se dedica a la distribución y venta de bebidas refrescantes y ha decidido

1. Abra un nuevo libro de Excel y llámelo PromociónPremios, a la Hoja1 se le dará el

La tabla de premios, que se copiará en el rango A1:B5 de la hoja Buscar, es la siguiente:

2. La lista ocupará el rango A7:C13 de la hoja Buscar.

Ganador Nº de puntos Premio

En el argumento "valor_buscado", seleccione la celda B8 (que contiene el nº de puntos

En el argumento "matriz", seleccione el rango de celdas A2:B5 (donde se establecen las

Oprima Enter y en la celda C8 aparecerá el premio correspondiente. Cuando la función no

Aplicación de las Funciones BUSCARV y BUSCARH

Nº de puntos Premios prom1 Premios prom2 Premios prom3

Una camiseta y un Una entrada para el Una suscripción a la

Aprovechando los nombres de antes y el nº de puntos, supondremos que, en lugar de participar

1. Ubíquese en la Hoja2 del libro activo y colóquele el nombre BUSCARV.

El argumento “Ordenado” en la función BUSCARV

En la misma hoja, más abajo, crea la siguiente tabla de correspondencias:

A continuación, en las celdas del modelo de pedido correspondientes a los datos de

1.1.3.3 Función SI.ERROR

Esta función se utiliza cuando no hay información en la columna de ventas de un mes

Esta función se utiliza cuando no hay información en la columna de ventas de un mes

3. Ahora copie la fórmula en las columnas siguientes a la derecha.

Abra un libro nuevo y en la hoja1 cree la siguiente tabla:

Para los valores iguales a 100, asigne el

Recuerde fijar el rango de celdas (A2:A7) en

En la hoja3 del mismo libro cree la siguiente tabla:

Valoración de evidencias: ________

2.1 Manejo de herramientas de tablas de datos en Excel

Trabajaremos con una lista de ventas de insumos para computador:

2.1.1 Operaciones básicas sobre una tabla de datos

2.1.1.1 Filtrado de la tabla de datos

Existen dos tipos de filtrado de datos en Excel:

También podemos personalizar

2.1.1.3 Filtro avanzado

Para aplicar el filtro avanzado se

REQUIERE PLAN DE MEJORAMIENTO: SI_ NO _

RECONOCIMIENTOS ESPECIALES SOBRE EL DESEMPEÑO: SI _ NO_