Desarrollo actividad 2: Paralelo clases de documentos

Curso. Administración documental en el entorno laboral

PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS

Su raíz lingüística proviene del latín documentum, un documento es una carta, diploma o escrito que ilustra
acerca de un hecho, situación o circunstancia. También se refiere al escrito que presenta datos susceptibles
de ser utilizados para comprar algo. A parte de la anterior definición, también encontramos que los
documentos se clasifican en dos gran des grupos: En primer lugar, encontramos los documentos textuales,
los cuales son los realizados en papel, y en segundo lugar encontramos aquellos documentos no textuales,
que son aquellos que utilizan cualquier otro tipo de soporte para guardar una información concreta.

Por otra parte tenemos los archivos los cuales constituyen la garantía de la evolución jurídica y administrativa
de la sociedad, puesto que posibilitan mantener la continuidad institucional e integración de todos sus
procesos que contribuyen a su planificación y control, teniendo en cuenta que la delimitación entre los
históricos y los administrativos es convencional, y que los documentos son los mismos desde que se
producen en la oficina , como soporte físico de una gestión determinada hasta que son depositados en los
archivos históricos donde son considerados, además de testimonio como fuente primaria para la investigación
y conforman el patrimonio histórico documental del país.

CLASES DE DOCUMENTOS

Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez medio y comunicación de información y

conocimiento, de manera que su principal caracterización lo configura en las siguientes dimensiones: su
soporte físico o material, el mensaje e información que conlleva y la facultad intrínseca de transmitir y difundir
ese conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se pueden identificar y resumir dos clases de
documentos.

Documento de Archivo: determinado por el lugar donde se encuentra toda la información producida o
recibida por una entidad pública o privada, en razón de sus actividades o funciones.

Documento Electrónico: toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o acumulada por
medio electrónico. También se encuentran documentos electrónicos de archivo que cumplen su acción
durante todo el ciclo vital documental, como son los archivos: de gestión, central e histórico.
CLASE DE
DEFINICI U DIFERENCIA SIMILITUDES
DOCUMEN
TO ÓN S
O
Según el artículo 3 de la ley 594 de 2000, se Son el Pueden hacer parte de
conoce como documento de archivo, el conjunto de ellos los documentos
registro de información producida o recibida documentos electrónicos, pero
por una organización pública o privada, en que se usan también hacen parte los
razón de sus funciones y/o actividades. de manera documentos textuales que
También podemos decir que el documento frecuente se trasmiten a través de
de archivo se refiere al resultado de una por la medios magnéticos o
acción y es definido por distintos autores organizació evidencias fisicas.El valor
como aquel que el producido y/o recibido n emisora documental se determina
por institución o individuo durante la y/o de acuerdo a su
trayectoria de su comisión o actividad para receptora y autenticidad y el
el cumplimiento de sus objetivos y por las contenido de los
conservado como prueba e información, es entidades documentos debe Comparten los
DOCUMEN decir, su finalidad es cumplir con alguna públicas, permanecer con sus mismos objetivos,
TO DE gestión. privadas y/o soportes, esto permite los cuales son el
ARCHIVO Los Documentos de Archivo nacen debido a personas que se mantenga la mantener y
los procesos administrativos. Esto ocurre naturales integridad de la preservar la
porque los autores de dichos procesos han interesadas. información que reposa información de
de justificar documentalmente sus en el documento. manera
decisiones, expresando el cumplimiento de organizada y
la ley, la oportunidad del criterio adoptado y preservada.
la lógica, y coherencia del procedimiento
seguido. En ambos casos
Parte importante de los documentos de se debe contar
archivo son sus valores documentales con el personal
mismos que tienen una estrecha relación idóneo para su
con la teoría del ciclo vital, estos valores manipulación al
denominados primarios y secundarios se igual que con los
deben identificar durante una equipos para su
valoración documental que se da en el mantenimiento.
archivo de concentración.
Se conoce como documento electrónico, el Su diseño y Puede ser que no todo El proceso de
conjunto de la información generada, creación se documento electrónico se clasificación
enviada, recibida, almacenada o acumulado realiza, en convierta en un documental se
por una organización pública o privada, por la mayoría documento de archivo, desarrolla de
medio magnético, los cuales pueden hacer de los casos además que no son igual forma
parte a su vez del archivo de gestión, para ser físicos, si no que se para ambos
archivo central o archivo histórico. interpretado hacen visibles u oídos a tipos.
Debe ser entendido como el conjunto de s visual, través de herramientas
documentos producidos, recibidos o auditiva e como pantallas Se deben
reunidos por una persona física o jurídica de incluso (computadores, Tablet, realizar
modo involuntario, natural y espontáneo manualment iPhone, tv) o de audio archivos para
En el transcurso, y como apoyo, de su e y como (grabadoras, celulares, su
DOCUMENT actividad de la que es testimonio, haciendo reflejo y/o computadores, entre clasificación.
O uso de la electrónica, que se conservan y prueba de lo otros). Su contenido solo
ELECTRÓNI transmiten también mediante medios plasmado puede ser leído mediante
CO electrónicos en depósitos de conservación de manera un dispositivo electrónico,
permanente tras efectuar una selección a escrita. ya sea iPad, ordenador o
partir de la identificación y valoración de las móvil. Su autenticidad
series, con medidas de autentificación y de depende del hardware o
preservación adecuadas y con una software utilizado para su
organización respetuosa con su modo de creación, además que
producción, con el fin de garantizar su valor solo se podrá mantener si
informativo, legal y cultural así como de se conserva en su
permitir su acceso y uso también mediante estructura original.
las tecnologías de la información.