Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG): instrumento para la modernización en la gestión

pública, una perspectiva del Distrito Capital

Módulo 2. Política de gestión documental

Funciones de la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá

A nivel nacional es función del Archivo General de la Nación formular y vigilar la política archivística y del
patrimonio documental que se conservan en los archivos públicos y privados de interés cultural.
A nivel distrital según el Decreto 425 de 2016 “Por medio del cual se modifica la Estructura Organizacional de
la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.”, es función de la Secretaría General Formular la
política de gestión documental y archivos, organizar el Sistema Distrital de Archivos y conservar, proteger y
difundir la memoria institucional e histórica del Distrito. Para este fin dentro de la Subdirección Técnica de la
Secretaria General, se encuentra la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá, cuyas funciones más importantes
son:
● Coordinar la formulación de políticas, planes, programas y proyectos de la Subdirección del Sistema
Distrital de Archivos y Subdirección Técnica.
● Proponer a la Secretaría General la formulación de las políticas de gestión documental distrital, para
orientar y coordinar el Sistema Distrital de Archivos.
● Generar los planes y programas del Sistema Integrado de Conservación, para garantizar la
preservación de la historia y la memoria institucional del Distrito Capital y facilitar el acceso a la información.
● Dirigir la ejecución de programas y procesos sobre valoración, acopio, adquisición, organización,
conservación y servicio de los fondos y colecciones documentales históricas producidas por las entidades
distritales y otros de interés patrimonial para la ciudad.
● Diseñar y promover en conjunto con la Alta Consejería para las TIC, los lineamientos para la
administración de documentos electrónicos de archivo y los requerimientos funcionales y técnicos para el
Sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo.
● Promover y desarrollar investigaciones históricas, de memoria histórica y técnicas requeridas para la
identificación, valoración, acopio, adquisición, organización, conservación y servicio de los fondos y
colecciones con valor de patrimonio documental para la ciudad.
● Promover la organización de los archivos del Distrito Capital, para garantizar la eficacia de la gestión
gubernamental y la conservación del patrimonio documental, así como apoyar e impulsar la organización de
los archivos privados que revistan especial importancia cultural, científica o histórica para la ciudad.
Esta Dirección Distrital de Archivo de Bogotá, está conformada por el Sistema de Información Administrativa
del Distrito Capital, que a la vez contiene el Sistema Interno de Gestión Documental y Archivos y como tal
debe ser integrado a sistemas como el de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno, y por
supuesto en la implementación del MIPG. Para la implementación del Sistema Interno de Gestión Documental
y Archivos, toda entidad de la administración Distrital debe contar con un Subsistema Interno de Gestión
Documental y Archivo (SIGA).
Ahora bien, toda entidad de la Administración Distrital debe atender las políticas y reglas formuladas por la
Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., a través del Archivo de Bogotá, para desarrollar los
procesos y procedimientos propios de la función archivística y de la gestión documental.