Prueba de Recorrido del Proceso de Cálculo y Registro de Planillas – Ejercicio 2016

Para: Socio Principal Mg CPC

Compañía: <<EMPRESA>>
Elaborado por:
Fecha:
Proceso: Narrativa del Proceso de cálculo y registro de planillas.
Auditoria al 31 de diciembre de 2016.

P/T _____________

1. Objetivo

 Relevar y comprender las fases y principales actividades que tienen impacto contable en el
proceso de Cálculo y registro de planillas de <<EMPRESA>>.

 Identificar los principales riesgos relacionados con las principales actividades del proceso.

2. General

A continuación mostramos el organigrama de la Gerencia de Gestión de Desarrollo Humano

(GDH):

La compañía, dentro de la planilla de Remuneraciones tiene 4 clases de trabajadores:

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De acuerdo a la clasificación de sus trabajadores, indicamos bajo qué tipo de contrato se

encuentra cada uno de ellos:

3. Identificación de las etapas del proceso de acuerdo a cada sub-área de Gestión y Desarrollo
Humano

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4. Descripción de los sistemas:

 AAAA: Sistema Multiusuario, con interfaz controlada mediante menús y comando CL (control
lenguaje) intuitivos que utiliza terminales y un sistema operativo basado en objetos y
bibliotecas, denominado OS/400.
Para el caso de la compañía el sistema AS/400 realiza la programación en el SQL de los
días y las horas de trabajo de cada uno de los trabajadores.

 BBB: Lenguaje de consulta estructurada (Structured Query Language), es un lenguaje

declarativo de acceso a base de datos relacionados que permiten especificar diversos tipos
de operaciones en ellas. Una vez que el sistema AS/400 tiene programada las horas a
trabajar de los empleados, podemos verificar mediante el SQL la asistencia de los
trabajadores la cual es generada y trasladad por interface del sistema de control de
asistencias (huelleros) al SQL.

 CCCC: mediante su ERP Gestión de Personas, el cual es un sistema empresarial

interfuncional basado en un paquete integrado de módulos de software que provee soporte al
proceso de Gestión de personal (Administración de Personal, Manejo de Legajos, Plan de
Carreras, Administración de Remuneraciones, liquidación de sueldos, ceses).

5. Narrativa del proceso de Cálculo y registro de planillas

A. Recopilación de Información generales.

Contrataciones.- Cada vez que se tenga vacante un puesto el jefe del área enviara un
“Requerimiento de Personal “donde se indique el puesto y las competencias personal como
profesional para ocupar el puesto. Este Requerimiento es enviado al área de Gestión del
Talento Humano con la finalidad de que se realice un proceso de reclutamiento el cual inicia
con alumnos de la universidad así como externos. El proceso tiene 2 entrevistas la primera
con el área de Gestión del Talento Humano y la segunda con el Jefe del área que está
solicitando el nuevo personal.

*** Para el caso de contratación de docentes se realiza el mismo procedimiento pero lo realiza
el área académica y las entrevistas son con las Vicerrectoras de Humanidades e Ingeniería.

A continuación mostramos cuadro de las diversas contrataciones para las 4 tipos de personal
incluido en la Planilla de la compañía:

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Luego que las áreas encargadas seleccionan al personal adecuado para el puesto, en base a
las necesidades de las áreas de la compañía, las personas autorizadas para aprobar la
contratación del personal son las siguientes:

Una vez que se cuenta con la autorización de la orden de ingreso del personal, se envía
correo electronico al nuevo empleado copiando en el correo a la Srta. ………… - Jefa de
compensaciones.
En el correo de bienvenida se solicitan una serie de documentos al nuevo personal los cuales
son entregados a la Asistente de Gestión de Talento Humano, posteriormente los documentos
son enviados a la Asistente de Administración de Personal para realizar el alta en el sistema y
aperturar el file personal del trabajador. El alta es verificada y autorizada por la Jefa de
Compensaciones.

***Para el caso de contrataciones de docentes, se envía un oficio adjuntando una carta con la
firma de la Vicerrectora de Humanidades o de Ingeniería en señal de aprobación.

Ceses.-El Jefe de Gestión y Desarrollo Humano recibe correo de los jefes involucrados al
cese del trabajador, informando la fecha, motivo de la renuncia asimismo adjunta el contrato
de renuncia.

El asistente de Administración de personal registre la baja del personal en el sistema ..... Cabe
señalar que la carta de renuncia debe de contar con la información básica del ex empleado,

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la cual incluye: fecha de cese, nombre del trabajador, código del trabajador y motivo del cese
y el sello y firma del jefe inmediato como aprobación.

B. Procesamiento de planillas

Antes de comenzar con el proceso se debe tener en cuenta que a partir del mes de Marzo la
compañía cuenta con un nuevo sistema denominado ERP Gestión de Personas. Otro cambio
con respecto a la Planilla de Remuneraciones es que ahora se llevan 4 planillas de
remuneraciones (Docentes, Docentes Administrativos, Administrativos y Practicantes).

El cálculo de cada planilla se inicia con la consolidación de toda la información de incidencias;

bonificaciones, promociones, descuentos, aumentos, asistencia, enfermedad, cambio de tasas,
entre otras ocurrencias, tomando en consideración las fechas de corte según el periodo
correspondiente.

Una vez que se tiene la certeza de que la información está debidamente actualizada, la Jefa de
Compensaciones genera los archivos de la planilla, los sustentos de cuadre y movimientos de la
planilla (información de ingresos, de bajas, de licencias, de adelanto vacacional otorgado a los
trabajadores, el reporte consolidado de monto a pagar y el detalle de orden de pago) y corre el
cálculo de la nómina en el sistema ..... Luego, la Jefa de Compensaciones procede a verificar
que el proceso se haya realizado correctamente. Cabe mencionar que los sustentos de cuadre
responden a la siguiente ecuación:

Personal a fin de mes = personal del periodo anterior + altas – bajas

Es importante mencionar que la Compañía maneja el término de Panilla Legal, denominando

así a la planilla consolidada (es decir de unen la planilla de docentes, administrativos,
docentes administrativos y practicantes) la cual será declarada en el PLAME.

Finalmente, la Jefa de Compensaciones envía mediante correo electronico a la Jefa de

Contabilidad los asientos Contables de planilla para que lo ingrese de forma manual al módulo
de contabilidad.

A continuación se detallan los principales reportes que son generados por el sistema ....:

 Resumen de Haberes, Descuentos y Aportes.- Se muestra la información consolidada y

detallada de los diferentes aspectos de la planilla mensual.

 Resumen Contable de Nómina.- El sistema emite automáticamente el asiento contable de la

planilla, para luego enviarlo a la Jefa de Contabilidad. Los asientos Contables son
revisados por la Jefa de Contabilidad y luego ingresados al Sistema Oracle de forma
manual.

A continuación, se muestra el asiento de provisión:

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Cuenta Descripción Debe Haber

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4032000101 DESCUENTO ONP 13% - x

6271000102 ESSALUD x -

4070000104 APORTE OBLIGATORIO - INTEGRA - x

6211000102 REINTEGRO DE BASICO x -

6221000103 BONIFICACIÓN RIESGO DE CAJA x -

6222000102 REINTEGRO DE HORAS EXTRAS x -

6211000102 REMUNERACIÓN O JORNAL BÁSICO x -

4039000101 ESSALUD +VIDA - x

4070000104 COMISION REMUN.AFP - INTEGRA - x

4070000105 COMISION MIXTA AFP - HABITAT - x

6224000102 REFRIGERIO x -

6222000102 HORAS EXTRAS 25% x -

6212000101 COMISIÓN POR VENTAS x -

4111000103 RETENCIÓN JUDICIAL - x

 Reporte de Provisión de CTS, Gratificaciones y Vacaciones.- Las provisiones de igual

manera son calculado mediante el sistema y son de carácter mensual:

 CTS: 1/12 de la remuneración fija y permanente.

 Gratificación: 1/6 de la remuneración fija y permanente.
 Vacaciones: 1/12 de la remuneración fija y permanente.

 Boletas de Pago.- A través del sistema se genera las boletas de pago que se imprimen y
son distribuidas a los trabajadores, quienes las devuelven debidamente firmadas.
Adicionalmente el trabajador puede visualizar sus boletas de pago a través del aplicativo
web en línea.

 Reporte de AFP.- Los reportes de aportes se generan por cada tipo de AFP, tomando en
cuenta la prima y la comisión. Todos estos aportes se pagan por medio de AFP net.
Viene a ser el Reporte 08 de la PLAME.

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6. Conclusión

Como resultado del trabajo realizado, se logró:

- Relevar y comprender detalladamente las fases y principales actividades del Proceso de

Cálculo y registro de planillas de Universidad.

- Identificar los principales riesgos relacionados con las principales actividades del proceso.