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INPE-OSI-MU MANUAL DE USUARIO

INPE-OSI-
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
MU
INPE
Vigencia: 03/05/2020 Estándar para la formulación del Manual de Usuarios V2.0

E
Instituto Nacional Penitenciario
Oficina de Sistemas de Información

Manual de Usuario
SGD-INPE
Modulo; Mesa de Parte

José Mondalgo Rodriguez


ELABORADO
Analista//Desarrollador de Sistemas
POR :

REVISADO
POR :

APROBADO
POR :

Abril / 2021
INPE-OSI-MU MANUAL DE USUARIO
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Vigencia: 03/05/2020 Estándar para la formulación del Manual de Usuarios V2.0

Historial de versiones

Descripción Cargo
Versión Fecha Autor
de la revisión
1.0 09/04/2021 Creacion del Mondalgo Rodriguez, Analista/Desarrollador
documento José de Sistemas
1.0 Revision del
documento
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TABLA DE CONTENIDO

HISTORIAL DE VERSIONES ........................................................................................................2

CAPITULO I: INFORMACIÓN GENERAL .............................................................................5

INTRODUCCIÓN ...............................................................................................................5

OBJETIVO DEL MANUAL ..................................................................................................5

REQUISITOS PREVIOS ....................................................................................................5

CAPITULO II: ENTORNO AL SISTEMA ................................................................................7

2.1 INGRESO AL SISTEMA ...............................................................................................7

2.2 CAMBIO DE CONTRASEÑA .......................................................................................8

2.3 PANTALLA DE INICIO .................................................................................................9

CAPITULO III: MENÚ CONFIGURACIÓN ...........................................................................10

3.1. CONFIGURACIÓN PERSONAL ...............................................................................10

3.2. REGISTRO DE OTROS ORIGENES ........................................................................10

3.2.1. CREAR NUEVO ORIGEN ...................................................................................11


3.2.2. EDITAR ORIGEN ................................................................................................12
3.3. REGISTRO DE PERSONA JURÍDICA ......................................................................13

3.3.1. CREAR NUEVA PERSONA JURIDICA ..............................................................14


3.3.2. EDITAR PERSONA JURIDICA ...........................................................................15
3.4. REGISTRO DE CIUDANOS ......................................................................................16

3.4.1. CREAR NUEVO CIUDADANO ...........................................................................17


3.4.2. EDITAR CIUDADANO ........................................................................................18
3.5. TIPOS DE DOCUMENTOS POR DEPENDENCIA ...................................................19

3.5.1. NUEVO ...............................................................................................................19


3.5.2. ELIMINAR ...........................................................................................................20
3.6. MOTIVOS POR DEPENDENCIA ..............................................................................21

3.6.1. AGREGAR ..........................................................................................................21


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3.6.2. ELIMINAR ...........................................................................................................22


CAPITULO IV: MENÚ MESA DE PARTES .........................................................................23

4.1. REGISTRO DE DOCUMENTOS ...............................................................................23

4.1.1. REGISTRO DE DOCUMENTOS.........................................................................24


4.2 CARGO DE ENTREGA ..............................................................................................27

4.2.1. NUEVO ...............................................................................................................27


4.2.2. EDITAR ...............................................................................................................29
4.3. CONSULTAS DOCUMENTOS EXTERNOS .............................................................29

4.4. SEGUIMIENTO DOCUMENTOS EXTERNOS ..........................................................30

CAPITULO V: MENÚ MENSAJERÍA ...................................................................................31

5.1. GESTIÓN DE DOCUMENTOS .................................................................................31

5.1.1. RECIBIR .............................................................................................................32


5.1.2. ENVIAR ...............................................................................................................32
5.1.3. DEVOLVER ........................................................................................................34
5.2 GESTIÓN DE MENSAJES .........................................................................................34

5.2.1. DESCARGAR .....................................................................................................35


5.2.2. DEVOLVER ........................................................................................................36
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CAPITULO I: INFORMACIÓN GENERAL

INTRODUCCIÓN

El manual de usuario del Sistema de Gestión Documental del Instituto Nacional


Penitenciario SGD-INPE y los módulos que lo componen, pretende dar a conocer
las características y formas de funcionamiento paso a paso del sistema, guardando
la secuencia de acciones sobre las ventanas, para lograr los resultados esperados
en cuanto al ingreso, búsqueda y obtención de información. Sin embargo, más
adelante, al dominar el manejo del Sistema, Ud. podrá seguir el orden que desee
de acuerdo a sus necesidades y recurrir al manual para consultas específicas.
Asegúrese de leer íntegramente el manual.

OBJETIVO DEL MANUAL

El presente manual tiene como objetivo servir al Usuario, como herramienta básica
para el manejo operativo del sistema. El usuario encontrara en este manual, la
descripción detallada de las ventanas de cada módulo, soluciones frente a
problemas que se pudieran presentar en el momento de la operatividad del Sistema
y sugerencias para poder realizar los pasos correctos al momento de registrar la
información respectiva.

REQUISITOS PREVIOS

Conocimientos mínimos del usuario

• Conocimientos informáticos a nivel de usuario.


• Conocimiento básico de las herramientas de Microsoft Office.
• Haber recibido capacitación sobre el uso del sistema SGD -INPE.
• Conocimiento en la Firma Digital con el Programa “Firma ONPE” .

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Requisitos técnicos previos

• Disponer de una cuenta propia del sistema.


• Tener instalados y configurados todos los componentes del SGD-INPE.
• Contar con el certificado digital asociado a la cuenta del usuario .

Software necesario

• Herramientas Microsoft Office Word (versión superior al 2013). Con opción a


guardar en PDF.
• Navegador compatible (Chrome, Firefox, Microsoft Edge)
• Visor PDF (Adobe Acrobat, Foxit Reader, etc)
• Herramienta Java Runtime Enviroment - JRE
• Instalador Firma ONPE
• Instalador Tramite Documentario
• Instalador del certificado de firma digital

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CAPITULO II: ENTORNO AL SISTEMA

2.1 INGRESO AL SISTEMA


Para el ingreso del Sistema de Gestión Documental INPE (SGD-INPE), puede
acceder por una de las siguientes opciones;

a) Por el acceso directo al SGD-INPE

b) Mediante URL: (https://sgd.inpe.gob.pe:8181/sgd/login.do)


Ingresar las credenciales del usuario, luego presionara el botón [Aceptar], el
sistema validará su información ingresada, en caso no sean lo s datos correctos el
sistema no permitirá su ingreso, en caso que los datos sean correctos, ingresará a
la pantalla de inicio principal que le permitirá realizar operaciones de acuerdo al
perfil del usuario registrado.

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Para el uso del sistema necesita contar con un usuario y una clave la cual le será
asignada por la Oficina de Sistemas de Información de la sede central y/o el
Informático de su Sede Regional, según corresponda .

NOTA: La clave es personal e intransferible, por lo cual cada usuar io deberá


cambiar su clave al inicio del uso del sistema y de manera frecuente.

2.2 CAMBIO DE CONTRASEÑA


Para el cambio de contraseña se selecciona la opción “Cambiar contraseña” . uso
del sistema necesita contar con un usuario y una clave la cual le será asignada por
la Oficina de Sistemas de Información de la sede central y/o el Informático de su
Sede Regional, según corresponda.

Aparecerá una ventana donde debe ingresar el usuario, contraseña actual, y se


elige una nueva contraseña. Finalmente se da clic al botón “cambiar”

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2.3 PANTALLA DE INICIO


Al ingresar al sistema nos muestra un resumen de nuestros documentos y las
opciones activas para cada usuario.

• 01.- Menús del Sistema; Son opciones generales del sistema.


• 02.- Icono del estado; Permite indicar si el sistema se encuentra operativo
para el registro de documentos.
• 03.- Resumen de documentos; Tabla de resumen que muestra la cantidad de
documentos agrupados por estados. Asimismo, permite ir directamente al
estado seleccionado del documento.
• 04.- Datos técnicos del sistema; Indica la versión del sistema y la ruta trabajo
donde se encuentran los documentos del sistema .
• 05.- Datos informativos (pie de página); Indica la dependencia y sede regional
de donde se encuentra el usuario.
• 06.- Datos informativos (encabezado de página); Indica la dependencia y sede
regional de donde se encuentra el usuario.
• 07.- Botón salir; Permite cerrar todo el entorno del sistema.

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CAPITULO III: MENÚ CONFIGURACIÓN

3.1. CONFIGURACIÓN PERSONAL


Permite visualizar la configuración actual del usuario ingresado (solo lectura),
muestras los datos como; dependencia del usuario, acceso al módulo de mesa de
parte, etc.

3.2. REGISTRO DE OTROS ORIGENES


Permite realizar la búsqueda, registro y mantenimiento de datos de perso nas
extranjeras. Al momento de abrir la opción, lista los registros ya grabados en la
base de datos.

• 01.- Botones de acción; Son botones que permiten realizar el mantenimiento


del registro.
a) Nuevo origen; permite crear un nuevo registro
b) Editar origen; permite editar el registro previamente seleccionado.
c) Salir; permite cerrar la ventana.

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• 02.- Filtro de búsqueda; permite buscar un registro utilizando el campo


nombres.
• 03.- Tabla de resultados; permite listar los registros después de aplicar los
filtros de búsqueda.

3.2.1. CREAR NUEVO ORIGEN

Para crear un nuevo registro, hacer clic en el botón . Se mostrará la


siguiente ventana.

Registrar los datos solicitado y hacer clic en el botón , y confirmar


guardar los cambios.

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3.2.2. EDITAR ORIGEN


Para editar el registro, debe seleccionar el registro de la grilla de resultados, luego

hacer clic en el botón .

Se mostrará la siguiente ventana, editar los datos que correspondan, luego hacer

clic en el botón , y confirmar guardar los cambios.

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3.3. REGISTRO DE PERSONA JURÍDICA


Permite realizar la búsqueda, registro y mantenimiento de datos de las personas
jurídicas (empresas o instituciones públicas) . Al momento de abrir la opción lista
los registros ya registrados en la base de datos.

• 01.- Botones de acción; Son botones que permiten realizar el mantenimiento


del registro.
a) Nueva Persona Jurídica; permite crear un nuevo registro.
b) Editar Persona Jurídica; permite editar un registro previamente
seleccionado.
c) Salir; permite cerrar la ventana.
• 02.- Filtros de búsqueda; permite buscar un registro utilizando los campos del
nombre de la razón social o el número de ruc.
• 03.- Tabla de resultados; permite listar los registros obtenidos luego de aplic ar
los filtros de búsqueda.

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3.3.1. CREAR NUEVA PERSONA JURIDICA

Para crear un nuevo registro, hacer clic en el botón . Se


mostrará la siguiente ventana.

Registrar los datos solicitado y hacer clic en el botón , y confirmar


guardar los cambios.

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3.3.2. EDITAR PERSONA JURIDICA


Para editar el registro, debe seleccionar el registro de la grilla de resultados, luego

hacer clic en el botón .

Se mostrará la siguiente ventana, editar los datos que correspondan, luego hacer

clic en el botón , y confirmar guardar los cambios.

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3.4. REGISTRO DE CIUDANOS


Permite realizar la búsqueda, registro y mantenimiento de datos de los ciudadanos
(personas naturales). Al momento de abrir la opción lista los registros ya
registrados en la base de datos.

• 01.- Botones de acción; Son botones que permiten realizar el


mantenimiento del registro.
a) Nueva ciudadano; permite crear un nuevo registro.
b) Editar ciudadano; permite editar un registro previamente
seleccionado.
c) Salir; permite cerrar la ventana.
• 02.- Filtros de búsqueda; permite buscar un registro utilizando los campos
como; documento, apellido paterno apellido materno y nombres.
• 03.- Tabla de resultados; permite listar los registros obtenidos luego de
aplicar los filtros de búsqueda.

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3.4.1. CREAR NUEVO CIUDADANO

Para crear un nuevo registro, hacer clic en el botón . Se mostrará


la siguiente ventana.

Registrar los datos solicitado y hacer clic en el botón , y confirmar


guardar los cambios.

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3.4.2. EDITAR CIUDADANO


Para editar el registro, debe seleccionar el registro de la grilla de resultados, luego

hacer clic en el botón .

Se mostrará la siguiente ventana, editar los datos que correspondan, luego hacer

clic en el botón , y confirmar guardar los cambios.

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3.5. TIPOS DE DOCUMENTOS POR DEPENDENCIA


Permite asignar tipos de documentos existentes hacia cada una de las
dependencias registradas en el sistema.

3.5.1. NUEVO
Para asignar tipos de documentos a una dependencia, debe seleccionar la

dependencia en la lista. Luego hacer clic en el botón . Se mostrará la


siguiente ventana.

En esta ventana hacer clic sobre el registro de tipo de documento, que desea
agregar a la dependencia seleccionada previamente.

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3.5.2. ELIMINAR
Para eliminar el registro de tipo documento a una dependencia previamente
seleccionada, haga clic en el registro que desea eliminar, luego hacer clic en el

botón . Y confirmar el registro a eliminar.

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3.6. MOTIVOS POR DEPENDENCIA


Permite asignar los motivos por cada uno de los documentos que tiene asignado
una dependencia seleccionada.

3.6.1. AGREGAR
Para agregar los tipos de motivos por cada uno d e los documentos. Debe
seleccionar la lista dependencia y el tipo de documento . Luego hacer clic en el

botón , se mostrará la siguiente ventana.

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En esta ventana hacer clic sobre el registro de l motivo, que desea agregar al
documento de la dependencia previamente seleccionada.

3.6.2. ELIMINAR
Para eliminar el registro del motivo de una dependencia y tipo de documento
seleccionada previamente, haga clic en el registro que desea eliminar, luego hacer

clic en el botón . Y confirmar el registro a eliminar.

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CAPITULO IV: MENÚ MESA DE PARTES

4.1. REGISTRO DE DOCUMENTOS


En este módulo se registran los documentos externos enviados a la institución
(INPE) por ciudadanos, personas jurídicas u otras instituciones, para luego ser
derivados a las dependencias correspondientes. Al ingresar al modulo nos muestra
una lista de documentos filtrados por el estado “EN REGISTROS”.

• 01.- Botones de Acción; permite interactuar con las opciones para la emisión
de documentos administrativos.
➢ Nuevo; permite crear un nuevo documento.
➢ Editar; permite modificar el documento.
➢ Ver Documento; permite visualizar el documento digital subido.
➢ Ver anexos; permite visualizar el documento(s) anexos digitales subidos.
➢ Seguimiento; permite visualizar el seguimiento del documento.
➢ Exportar; permite exportar el resultado de los registros obtenidos en formato
PDF o Excel.
➢ Salir; permite cerrar la ventana.
• 02.- Filtros de búsqueda; permite buscar el documento por los campos que se
visualizan en el grupo de filtro.
• 03.- Tabla de resultados; Permite mostrar los resultados encontrados por los
filtros aplicados.

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4.1.1. REGISTRO DE DOCUMENTOS

Para ingresar un nuevo documento, haga clic en el botón , aparecerá la


siguiente pantalla:

La ventana muestra secciones que son parte del registro de un nuevo documento.

a) Seccion botones de acción; Permite interactuar en el proceso de creación de


un nuevo documento de mesa de parte.
➢ Grabar; permite grabar el nuevo documento.
➢ Cargar Doc.; permite cargar subir el documento redactado convertido en formato PDF.
➢ Abrir Doc.; permite mostrar el documento digital previa cargado.
➢ Ver/Cargar Anexos; permite mostrar una ventana de anexos en el cual se puede visualizar
los anexos ya cargados o cargar nuevos anexos.
➢ Anular; permite anular el documento siempre y cuando no haya sido enviado a un
destinatario.
➢ Voucher Exp.; permite generar un ticket (voucher) para cargo para la persona, institución
que presenta el documento en la mesa de parte.
➢ Cerrar; permite cerrar la ventana actual y regresar a la ventana anterior.
➢ Salir; permite cerrar todas las ventanas y nos dirige a la pantalla principal (inicio)

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b) Seccion Expediente; Son campos de tipo cabecera que muestran los datos más
importantes del documento, algunos de los campos se registran automáticamente como
Año y Nro Emisión, etc., después de haber guardado el documento.

Asimismo, el campo estado se encuentra en tipo “En Registro” determina que el


documento está en modo edición, aún no ha realizado la verificación. Una vez
finalizado debe cambiar el estado por el tipo “Para Verificar”, cuando el documento
se encuentre listo.

c) Seccion remitente; Son campos que determinan el origen del documento como el tipo de
remitente, razón social, apellidos, dirección etc.

d) Seccion datos del documento y referencia; son campos que permiten indicar el tipo de
documento, datos del tramitador, la dependencia del destino, etc. Así como los
documentos que puedan tener referencia con el nuevo documento.

e) Seccion destinatario; Permite enviar el documento generado hacia las dependencias de


la institución.

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Para la creación de un nuevo documento debemos hacer lo siguiente;

1. Registrar los datos de la sección remitente (nombre, número de DNI y otros),


sección datos del documento (seleccionar tipo de documento, numero
documento, numero folio, asunto, etc., sección destinatario ingresar la
dependencia a la que debe ir el documento.

2. Presionamos el botón .
3. Subir el documento previamente digitalizado en formato PDF.
4. Cargar documentos anexos si corresponde.
5. Adicionalmente puede anular el documento, mientras tenga el tipo de estado
“En Registrado”.
6. Cambiar el estado del tipo de documento de “En Registro” por el estado “Para
Verificar”.

7. Finalmente hacer clic en el botón , para emitir el documento


hacia la dependencia de destino. Se generará los datos del expediente
(correlativo)

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4.2 CARGO DE ENTREGA


Permite llevar un control y registro de los documentos generados desde el áre a de
mesa de parte (cargos de los documentos). Del resultado obtenido se puede
realizar búsqueda y aplicar filtros de los registros. Asimismo, la consulta cuenta
con los botones de acción.

➢ Nuevo; permite generar un nuevo registro de cargo de documentos.


➢ Editar; permite modificar el registro de cargo.
➢ Salir; permite cerrar la ventana.

4.2.1. NUEVO

Para crear un nuevo registro, haga clic en el botón , se mostrará la


siguiente ventana.

En la ventana seleccione uno o más registros de documentos agrupados por

dependencia, luego haga clic en el botón . Se mostrará otra ventana.

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En la ventana debe grabar el registro para generar el cargo, haciendo clic en el


botón “Grabar”, luego podrá visualizar el reporte generado haciendo clic en el botón
“Imprimir”.

Para regresar a la pantalla inicial de “Cargo de entrega”, debe hacer clic en el botón
“Cerrar”, luego ya no se visualizará el registro generado anteriormente.

Nuevamente hacer clic en el botón “Cerrar”, para regresar a la pantalla inicial de “Cargo
de entrega”, ya se visualizará el registro de cargo generado.

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4.2.2. EDITAR

Para modificar el registro, seleccione y luego haga clic en el botón ,


aparecerá la siguiente ventana.

En la ventana, puede imprimir el cargo del documento(s), si desea puede an ular el


registro, haciendo clic en el botón “Anular”. Para guardar los cambios debe grabar
nuevamente haciendo clic en el botón “Grabar”.

4.3. CONSULTAS DOCUMENTOS EXTERNOS


Permite listar los registros de documentos generados por la mesa de parte. Del
resultado obtenido se puede realizar búsqueda y aplicar filtros de los registros.
Asimismo, la consulta cuenta con los botones de acción.

➢ Detalle; permite ver el detalle del documento generado.


➢ Ver Documento; permite visualizar el documento digital subido.
➢ Ver anexos; permite visualizar el documento(s) anexos digitales subidos.
➢ Seguimiento; permite visualizar el seguimiento del documento.
➢ Exportar; permite exportar el resultado de los registros obtenidos en formato PDF o
Excel, según la opción que seleccione el usuario.
➢ Salir; permite cerrar la ventana.

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4.4. SEGUIMIENTO DOCUMENTOS EXTERNOS


Permite listar los registros de los documentos mostrando las fechas de vencimiento
y atención de los documentos emitidos por mesa de parte. Puede utilizarse una
búsqueda avanzada configurando los filtros como número de expediente, tipo de
expediente, etc. Asimismo, la consulta cuenta con los botones de acción.

➢ Detalle; permite ver el detalle del documento generado.


➢ Ver Documento; permite visualizar el documento digital subido.
➢ Ver anexos; permite visualizar el documento(s) anexos digitales subidos.
➢ Seguimiento; permite visualizar el seguimiento del documento administrativo.
➢ Exportar; permite exportar el resultado de los registros obtenidos en formato PDF o
Excel, según la opción que seleccione el usuario.
➢ Salir; permite cerrar la ventana.

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CAPITULO V: MENÚ MENSAJERÍA

5.1. GESTIÓN DE DOCUMENTOS


Esta opción sirve para recepcionar los documentos de las dependencias, y van
hacer enviadas hacia los destinatarios externos (ajenos a la institución) . Al ingresar
al módulo nos muestra una lista de documentos pendientes por recepcionar por
mesa de parte.

• 01.- Botones de Acción; permite interactuar con las opciones para la emisión
de documentos administrativos.
➢ Recibir; permite recibir el documento seleccionado.
➢ Enviar; permite enviar el documento al destinatario externo.
➢ Devolver; permite devolver el documento a la dependencia de origen que ha
generado el documento.
➢ Ver Documento; permite visualizar el documento digital subido.
➢ Ver anexos; permite visualizar el documento(s) anexos digitales subidos.
➢ Seguimiento; permite visualizar el seguimiento del documento administrativo
➢ Salir; permite cerrar la ventana.
• 02.- Filtros de búsqueda; permite buscar el documento por los campos que se
visualizan en el grupo de filtro.
• 03.- Tabla de resultados; Permite mostrar los resultados encontrados por los
filtros aplicados.

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5.1.1. RECIBIR
Para recibir un documento enviado por una dependencia, seleccione el documento
que desea recibir (el registro se resaltara de color amarillo), luego haga clic en el
botón “Recibir”, confirme el mensaje de recepción.

El registro seleccionado desaparecerá de la lista de pendiente.

5.1.2. ENVIAR
Para enviar un documento, debe recibirlo previamente. Cambie el estado de la
ventana a “recibido”, haga clic en buscar y luego seleccione el documento que
desea enviar. Finalmente haga clic en el botón “Enviar”.

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Al hacer clic en el proceso anterior, aparecerá la siguiente ventana. Seleccione el


tipo de mensajería (motorizado o Courier), responsable de envió, tipo de envió ,
seleccione el registro del documento y haga clic en el botón “Enviar”.

Para obtener el reporte de hoja de cargo de los documentos enviados al


responsable del envió o al Courier, haga clic en el botón “Exportar” y seleccione el
tipo de formato para el reporte.

Para regresar a la ventana anterior, haga clic en el botón .

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5.1.3. DEVOLVER
Para devolver un documento, seleccione el documento , luego haga clic en el botón
devolver y confirme el mensaje

5.2 GESTIÓN DE MENSAJES


Permite listar los registros de los documentos que han sido enviados al
responsable del envío o a la empresa Courier, para realizar el registro de la
descarga o la devolución de los documentos según corresponda. Puede utilizarse
una búsqueda avanzada configurando los filtros como número de expediente, tipo
de expediente, etc. Asimismo, la consulta cuenta con los botones de acción.

➢ Exportar; permite exportar el resultado de los registros obtenidos en formato PDF o


Excel, según la opción que seleccione el usuario.
➢ Salir; permite cerrar la ventana.

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INPE-OSIN-MU MANUAL DE USUARIO
INPE-
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
OSIN-MU
INPE
Vigencia: 03/05/2020 Estándar para la formulación del Manual de Usuarios V2.0

5.2.1. DESCARGAR
Para descargar el documento que se envió al responsable del envío, seleccione el
registro del documento y luego haga clic en el botón “Descargar”, se mostrará la
siguiente pantalla.

En la ventana actual, ubicarse en la sección de “Datos de entrega”, registrar los


datos de; estado de entrega (entregado, devuelto), observaciones (si corresponde),
fecha de entrega, fecha de devolución (si corresponde), guía de devolución (si
corresponde) y adjuntar el archivo digital del cargo de entrega o devolución.
Finalizamos con el botón “Descargar”.

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SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
OSIN-MU
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Vigencia: 03/05/2020 Estándar para la formulación del Manual de Usuarios V2.0

5.2.2. DEVOLVER
Para devolver el documento que se envió al responsable del envío, seleccione el
registro del documento y luego haga clic en el botón “De volver”, confirmar el
mensaje y el registro desaparecerá del listado.

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