Formulas y Funciones de Uso Recurrente en Excel

SEMINARIO DE EXCEL BASICO - INTERMEDIO
Facilitador: Mg. Fernando Rolon
FORMULAS Y FUNCIONES DE USO RECURRENTE EN EXCEL
Las fórmulas en Excel son el medio por el cual podemos indicar a la herramienta la manera
de realizar un cálculo. Todas la fórmulas en Excel deben iniciar con el símbolo igual (=) o de
lo contrario Excel interpretará la fórmula como un simple texto.
Las fórmulas en Excel siempre están formadas por una combinación de los siguientes cinco
elementos:
 Operadores: Los operadores son los símbolos que representan las operaciones
como la suma (+), la resta (-), la multiplicación o la división (/).
 Valores: Las fórmulas trabajan con valores los cuales pueden ser numéricos o de
texto. Los valores de texto deben estar siempre encerrados por dobles comillas.
 Paréntesis: Los paréntesis nos ayudan a controlar el orden en que se evalúan las
expresiones dentro de una fórmula.
 Referencias de celda: En lugar de especificar los valores en una fórmula podemos
indicar la referencia de la celda que contiene el valor que deseamos incluir en el
cálculo.
 Funciones: Una función es un procedimiento que ya está incorporado en Excel y que
realiza un tipo de cálculo específico. Algunos ejemplos de funciones son: SUMA,
PRODUCTO, PROMEDIO, HORA, etc.
Cómo ingresar fórmulas en Excel.Para ingresar una fórmula será suficiente con introducir
el símbolo igual (=) en la barra de fórmulas y Excel sabrá que hemos comenzado a introducir
una fórmula. Para aquellas fórmulas en Excel que contienen referencias de celda existen
tres maneras de indicar dichas referencias: de forma manual, con el teclado o con el ratón.
 Manual: Si decidimos ingresar las referencias en forma manual seremos

responsables de colocar la dirección correcta de cada celda o de lo contrario
obtendremos un mensaje de error.
 Con flechas del teclado: La otra alternativa que tenemos para ingresar referencias
de celda dentro de las fórmulas es utilizando las flechas del teclado. Cuando llega el
momento de indicar una referencia dentro de una fórmula, en lugar de escribir la
referencia, nos movemos con la flechas del teclado sobre la celda que deseamos
incluir en la fórmula y Excel insertará la referencia en la fórmula.
 Con el ratón: También podemos introducir una referencia utilizando el ratón con
solo hacer clic sobre cada celda que necesitemos incluir en la fórmula.
Sin importar el método que se utilics para ingresar una fórmula será necesario pulsar la
tecla Entrar al finalizar o hacer clic sobre el botón Introducir de la barra de fórmulas. Si por
el contrario quieres cancelar la introducción de la fórmula puedes hacer clic en el botón

Cancelar de la barra de fórmulas o simplemente pulsar la tecla Esc.
Cómo editar las fórmulas en Excel. Si por alguna razón debes hacer cambios a tu hoja de
Excel será probable que necesites modificar tus fórmulas. También es común que después
de realizar algún cambio en la hoja, nuestra fórmula envíe un error por lo que se hará
necesario editar la fórmula para corregir el problema. Para editar fórmulas en Excel
tenemos dos métodos:
 Edición sobre la celda: Podemos modificar una fórmula directamente en la celda si

entramos en el modo de edición de Excel ya sea haciendo doble clic sobre la celda o
pulsando la tecla F2.
 Edición en la barra de fórmulas: Podemos editar una fórmula haciendo clic sobre ella
para convertirla en la celda activa e ir directamente a la barra de fórmulas para hacer
las modificaciones necesarias.
Una vez que acabe la edición de una fórmula debes pulsar la tecla Entrar, o pulsar el botón
Introducir de la barra de fórmulas, para que Excel vuelva a realizar el cálculo tomando en
consideración las modificaciones. Las fórmulas en Excel son el corazón de la herramienta.
Es importante familiarizarse con su uso ya que son el ingrediente principal para obtener el
máximo provecho de Excel. Ellas se pueden clasificar en cuatro grupos principales:
1. Fórmulas aritméticas
2. Fórmulas de comparación
3. Fórmulas de texto
4. Fórmulas de referencia
Cada uno de estos grupos tiene su propio conjunto de operadores que permiten realizar los
cálculos y operaciones específicas de cada grupo así:
Operadores aritméticos. Las fórmulas aritméticas son las más comunes y combinan
números, referencias de celda, funciones y operadores aritméticos para realizar cálculos
matemáticos. La siguiente tabla muestra los operadores aritméticos de Excel:
Aunque el porcentaje no es un operador aritmético, Excel le da un tratamiento como

operador ya que al ingresar un símbolo de porcentaje después de un número provocará que
Excel realice una división entre 100 de manera automática.
Operadores de comparación. Los operadores de comparación nos permiten comparar dos

o más números o cadenas de texto. Si el resultado de la comparación es positivo,
obtendremos como resultado en valor lógico VERDADERO. De lo contrario obtendremos
como resultado el valor FALSO así:
Los operadores de comparación son muy utilizados con las funciones lógicas que permiten
ejecutar una acción al cumplirse la condición establecida.
Operadores de texto. Las fórmulas de Excel también pueden manipular texto y pueden
hacer uso del operador de concatenación para unir el valor de dos cadenas de texto.
Operadores de referencia. Los operadores de referencia nos ayudan a combinar dos o

más referencias de celda para crear una sola referencia.
Nota: Estos pueden cambiar de acuerdo con la configuración regional pudiendo ser el punto
y coma (;) o la coma.
Precedencia de operadores en Excel. Cuando las fórmulas contienen más de un operador,

será necesario conocer el orden en que dichas operaciones serán calculadas por Excel. Por
esta razón existe un orden de precedencia que determina la manera en que Excel hace los
cálculos:
Si dentro de una fórmula hay varios operadores con la misma precedencia, entonces Excel
realizará los cálculos de izquierda a derecha.
Cómo controlar el orden de precedencia. La única manera en que podemos influir en el

orden de precedencia de operadores en Excel es utilizando paréntesis. Al colocar paréntesis
alrededor de un cálculo estaremos diciendo a Excel que deseamos otorgar una alta
prioridad a dicho cálculo y por lo tanto se realizará primero. En la siguiente imagen se puede
observar ejemplos de esto:
Cuando existen paréntesis dentro de una fórmula, Excel comenzará los cálculos con el
paréntesis que tenga el mayor nivel de anidación. Y si dentro de un mismo paréntesis
existen varios operadores, entonces se aplicarán las reglas de precedencia antes vistas. De
esta manera los paréntesis permiten controlar el orden de precedencia de los cálculos es
una fórmula de Excel.
Referencias relativas y absolutas. Las fórmulas de Excel utilizan referencias de celda para
incluir los valores de dichas celdas en los cálculos. Existen dos tipos principales de
referencias: relativas y absolutas las cuales se comportan de una manera muy peculiar
dentro de nuestras hojas de Excel y es importante aprender a distinguir entre ambos tipos.
Referencias relativas en Excel. De manera predetermina Excel utiliza referencias relativas al

momento de insertar una referencia de celda en una fórmula. Las referencias relativas son
actualizadas automáticamente por Excel al momento de copiar la fórmula a otra ubicación.
En el siguiente ejemplo se tiene una fórmula en la celda E6 que realiza la suma de varias
celdas. La imagen tiene habilitado el rastreo de precedentes para poder visualizar las celdas
involucradas en el cálculo.
Al momento de copiar la fórmula una celda hacia abajo, Excel modifica todas las referencias
agregando una fila a todas ellas. Obsérvese el cambio en las referencias después de haber
copiado la fórmula:
Si en lugar de copiar la fórmula hacia abajo, se copia hacia la derecha, entonces Excel
modificará las referencias de celda agregando una columna a cada una de ellas de la
siguiente manera:
De esta manera Excel actualiza las referencias de celdas al momento de copiar una fórmula.
Estas referencias se conocen como relativas porque serán modificadas por Excel en relación
con la celda a donde se copie la fórmula.
Referencias absolutas en Excel. A diferencias de las referencias relativas, las referencias

absolutas no se modifican aunque copiemos la fórmula a otras celdas. Para hacer que una
referencia se convierta en absoluta utilizamos el símbolo de moneda ($) anteponiéndolo a
la columna y fila de la referencia. Tomando el mismo ejemplo anterior, pero con referencia
absoluta se tiene:
Al momento de copiar la fórmula, los resultados varían así:
Toda las referencias has sido modificadas agregando una fila, pero la referencia a la celda
A1 se mantenido fija porque es la única referencia absoluta en nuestra fórmula. Ahora al
copiar la fórmula de la celda E6 a la derecha se tiene:
Todas las referencias se desplazan una columna a la derecha, pero la referencia a la celda
A1 permanece constante aún después de haber copiado la fórmula. Las referencias
absolutas serán de mucha ayuda cuando necesitamos indicar a Excel que considere siempre
el valor de una misma celda sin importar que la fórmula sea copiada a otra ubicación. Un
atajo para convertir una referencia relativa en una referencia absoluta es colocar el cursor
de la barra de fórmulas sobre la referencia que deseamos transformar y entonces pulsar la
tecla F4 para que Excel introduzca los símbolos de moneda a un lado de la columna y de la
fila.
Función CONCATENAR. La función CONCATENAR permite unir los valores de varias celdas
para obtener como resultado una sola cadena de texto. Esta función de Excel permite un
máximo de 255 argumentos.
Sintaxis de la función CONCATENAR. Los argumentos de la función CONCATENAR pueden

ser cadenas de texto como el siguiente ejemplo:
CONCATENAR("Bienvenido a"," ","Excel Total") = "Bienvenido a Excel Total"
También se puede especificar referencias de celda y la función obtendrá los valores de

dichas celdas para concatenarlos:
La función CONCATENAR en Excel será de mucha utilidad cuando los datos se encuentren
en diferentes columnas pero deseamos tener todos los valores como una sola cadena de
texto.
Función EXTRAE. La función EXTRAE en Excel nos devuelve los caracteres del centro de una
cadena de texto con solo proporcionar la posición inicial y el número de caracteres que
deseamos extraer. Esta función es ampliamente utilizada cuando la información importada
a Excel contiene el dato que necesitamos dentro de otra cadena de texto.
IMPORTANTE: Si no has instalado el Service Pack 1 de Office 2010, en lugar de utilizar la

función EXTRAE deberás utilizar la función MED.
Sintaxis de la función EXTRAE
EXTRAE (texto, posición_inicial, núm_de_caracteres)
Texto: La cadena de texto original que contiene el dato que necesitamos extraer.
Posición_inicial: la posición del primer carácter que se desea extraer.
Núm_de_caracteres: número de caracteres a extraer.
Todos los argumentos son obligatorios. Si por alguna razón se indica una posición inicial
mayor que la longitud de la cadena de texto original, entonces la función EXTRAE devolverá
una cadena de texto vacía.
Ejemplos de la función EXTRAE. En el siguiente ejemplo se puede notar que la columna A

contiene cadenas de texto formadas por 5 caracteres. La función EXTRAE obtiene los tres
caracteres de en medio:
Si por el contrario deseamos extraer solamente el carácter ubicado exactamente en el

medio de la cadena de texto, entonces utilizamos la siguiente fórmula:
=EXTRAE(A1,3,1)
Esta función ubica en la tercera posición de la cadena de texto original y solamente nos
devuelve el carácter ubicado en dicha posición. Resultado:
De esta manera la función EXTRAE nos ayuda a extraer uno o varios caracteres que se
encuentren en medio de una cadena de texto.
Función SI. La función SI en Excel evalúa una prueba lógica y devuelve un valor de acuerdo
al resultado obtenido de dicha prueba. Para poder utilizar correctamente la función SI es
necesario saber utilizar correctamente los operadores de comparación de Excel.
Sintaxis de la función SI. La función SI tiene tres argumentos y solo el primero de ellos es
obligatorio:
SI(prueba_lógica, [valor_si_verdadero], [valor_si_falso])
prueba_lógica: La comparación a realizar.

valor_si_verdadero (opcional): Valor a regresar si la prueba lógica es verdadera.
valor_si_falso (opcional): Valor a regresar si la prueba lógica es falsa.
Aunque el segundo y tercer argumento son opcionales, sin ellos la función no sería de
mucha utilidad. El grande beneficio de la función SI radica en poder indicar a Excel el valor que
deseamos obtener en caso de que la prueba lógica sea verdadera o sea falsa.
Ejemplos de la función SI. En la siguiente imagen se puede observar que la función SI hace
una comparación para saber si B1 es mayor que B2. Si el resultado es verdadero, la función
devolverá la cadena de texto “mayor que” en la celda B4:
Con solo cambiar los valores de las celdas B1 y B2 obtendré un resultado diferente de la
misma fórmula:
En el primer caso, la prueba lógica es verdadera y por lo tanto la función SI devuelve el

segundo argumento. Sin embargo, en el segundo ejemplo la prueba lógica es falsa, porque
B1 no es mayor que B2, y por lo tanto se devuelve el tercer argumento de la función.
Es importante mencionar que tanto el segundo y tercer argumento de la función SI no

tienen que ser cadenas de texto sino que pueden ser otras funciones que nos devuelvan el
resultado que necesitamos. Hagamos otro ejemplo. Deseo evaluar el valor de las celdas B1
y B2 y en caso de que B1 sea mayor que B2 quiero sumar ambos valores pero si B1 es menor
que B2 entonces quiero obtener el producto de ambos. Eso se logra con la siguiente
fórmula:
SI(B1>B2, B1+B2, B1*B2)
Al utilizar esta fórmula se obtiene el siguiente resultado:

En este ejemplo B1 es mayor que B2, entonces se tiene la suma de ambos como resultado
de la función. Pero ahora observa lo que sucede al cambiar los valores:
Ya que ahora B1 es menor que B2, la función SI devuelve la multiplicación de ambos valores
tal como se indicó en el tercer argumento de la función SI. Esta misma fórmula se podría
escribir de la siguiente manera:
=SI(B1>B2, SUMA(B1,B2), PRODUCTO(B1,B2))
Esta fórmula se comportará exactamente igual que la anterior pero quiero resaltar el hecho
de que podemos especificar funciones como el segundo y tercer argumento de la función
SI. De esta se ejecutan funciones diferentes de acuerdo al resultado de la prueba lógica que
estemos realizando.
Función SI anidada. La función SI nos permite evaluar una condición y ejecutar una acción
dependiendo el resultado, ya sea verdadero o falso. Esto funciona muy bien cuando solo
estamos comparando dos valores pero ¿Cómo podemos utilizar la función SI al tener más
de dos posibles opciones? La respuesta es utilizar la función SI anidada.
Para utilizar correctamente la función SI anidada se debe utilizar una función SI como el
tercer argumento de la función principal. Por ejemplo, para evaluar si una celda tiene alguna
de las tres letras posibles (A, B, C) se peude utilizar la siguiente fórmula:
=SI(A1="A",100,SI(A1="B",80,60))
Si el valor de la celda A1 tiene la letra A obtendremos el valor 100. Si la celda A1 tiene la

letra B, entonces se obtiene el valor 80, de lo contrario sería el valor 60. En este ejemplo
dos pruebas lógicas ayudan a decidir correctamente sobre las tres opciones posibles.
Además, se observa cómo esta fórmula regresa el equivalente adecuado para cada letra de
la columna A:
Si por el contrario, en lugar de tres opciones se necesitan considerar cuatro, solo sería
agregar r otra función SI anidada a nuestra fórmula de la siguiente manera:
=SI(A1="A",100,SI(A1="B",80,SI(A1="C",60,40)))
Observar el resultado de esta fórmula, especialmente para los valores que tienen la letra
“D”:
Si hubiese una quinta opción, entonces remplazaría el último parámetro de la función SI

que tiene el mayor nivel de anidación para insertar una nueva función SI de la siguiente
manera:
=SI(A1="A",100,SI(A1="B",80,SI(A1="C",60,SI(A1="D",40,20))))
Como se puede ver, con cada función SI que se agregue a la fórmula su complejidad irá en
aumento y es muy común que muchos usuarios de Excel comiencen a tener problemas para
escribir correctamente múltiples funciones SI anidadas. Siempre es recomendable no
exceder el máximo de cinco (5), funciones SI anidadas de manera que se pueda comprender
fácilmente la intención de la fórmula y detectar cualquier error en su escritura. Pero de ser
necesario, o se decide hacerlo, nunca podrá exceder el máximo de 64 funciones anidadas
que permite Excel 2010. Las versiones posteriores admiten hasta 254 caracteres.
Función Y. La función Y en Excel recibe como argumentos una serie de expresiones lógicas. Si
todas ellas son verdaderas, entonces la función Y devolverá el valor verdadero. Si alguna de las
expresiones lógicas es falsa, entonces la función Y devolverá el valor falso.
Sintaxis de la función Y
Y(valor_lógico1, [valor_lógico2], …)
valor_lógico1 (obligatorio): La primera condición a evaluar como VERDADERO o FALSO.
valor_lógico2 (opcional): Las condiciones adicionales que se desean evaluar hasta un
máximo de 255 condiciones.
Argumentos de la función Y
Todos los argumentos de la función Y deben ser expresiones que devuelven un valor lógico,
es decir, VERDADERO o FALSO. Los argumentos pueden ser las expresiones mismas como
se muestra en la siguiente imagen:
También pueden ser referencias a otras celdas que contienen los valores lógicos a
considerar:
Y también pueden ser funciones que devuelven el valor VERDADERO o FALSO como es el
caso de varias funciones de información en Excel por ejemplo la función ES.PAR:
Independientemente del tipo de argumentos que se decida utilizar hay que recordar que
la función Y acepta un máximo de 255 argumentos y cada uno de ellos debe devolver el
valor VERDADERO o FALSO. La función Y devolverá VERDADERO solamente si todos y cada
uno de los argumentos también devuelve el valor lógico VERDADERO. La siguiente tabla
muestra un resumen del comportamiento de la función Y:

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