PAPELES DE TRABAJO

El auditor externo deberá documentar los asuntos que son importantes para
apoyar la opinión de auditoría y dar evidencia de que la auditoría se llevó a cabo
de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría. En los papeles de
trabajo el auditor tiene las bases para preparar su informe, la evidencia del
alcance de su examen y la prueba de la responsabilidad profesional tenida en el
curso de su investigación.
Objetivos de los papeles de trabajo
Los papeles de trabajo constituyen una compilación de toda evidencia obtenida
por el auditor y cumplen los siguientes objetivos fundamentales:
*Facilitar la preparación del informa de auditoría y revisoría fiscal.
* Comprobar y explicar en detallelas opiniones y conclusiones resumidas en el
informe.
*Proporcionar información para la preparación de las declaraciones de impuestos
y documentos de registro para la Comisión Nacional de Valores y otros
organismos de control y vigilancia del Estado.
*Coordinar y organizar todas las fases de trabajo de la auditoría
Proveer un registro histórico permanente de la información examinada y los
procedimientos de auditoría aplicados.
*Servir de guía en exámenes subsecuentes. Estos objetivos son aplicables en el
caso de papeles de trabajo preparados para auditorías y revisorías fiscales
anuales recurrentesy adaptables, tanto para auditorías no recurrentes como para
investigaciones especiales.
Características de las cédulas y hojas de análisis
Siempre existen caminos alternativos en la preparación de un tipo
determinado de papel de trabajo. Normalmente es conveniente estudiar la forma
de la cédula u hoja de análisis utilizada en la auditoría anterior. En algunos
casos la forma utilizada con anterioridad puede ser copiada sin introducir
cambio alguno; en ocasiones, la oportunidad para su perfeccionamiento
resultará evidente, y en otras, la antigua forma podrá considerarse totalmente
inapropiada.
Expedientes de auditoría o archivo permanente (permanente file)
Los papeles de trabajo contendrán los legajos o archivos necesarios de acuerdo
con el tamaño de la compañía que se examina, pero regularmente, el auditor
tiene para cada cliente dos clases de expediente.
* Expediente de la auditoría anual, o archivo corriente A/C.
* Expediente de archivo permanente.
Igual que un libro que está paginado, cada planilla o cédula de auditoría debe
llevar un índice o referencia que la identifique o clasifique por medio de letras
sencillas o dobles, las cuales deben ser anotadas con lápiz de color,
preferiblemente rojo, en el vértice superior derecho. Las planillas principales
normalmente llevarán la letra del número; no obstante, las auxiliares
Se identificarán por el sistema alfanumérico. Existen muchas alternativas en
cuanto a la inclusión de los índices. A continuación presentamos una de ellas. Las
cédulas sumarias. Se pueden considerar como aquellas que se clasifican con una
sola letra sencilla o doble. Las cédulas submarinas. Son las que resumen una
parte de la cédula sumaria, llevaría igualmente a las analíticas, el sistema
alfanumérico, es decir A1, A2, A3, A4, etc., para el disponible. Para inventarios
B1, B2, B3, B4, etc., o para cuentas por pagar BB1, BB2, BB3, etc. Estas
referencias deberán ser escritas con lápices de color en el margen superior
derecho de cada papel de trabajo. Siempre que en un papel de trabajo se haga
referencia a otro, deberá existir un adecuado índice cruzado.
Reglas para la preparación de papeles de trabajo
Un auditor puede ser juzgado por sus papeles de trabajo y cuando estos son
preparados con la debida anticipación a la planeación, concepción y legibilidad,
con títulos completos y explicación en cuanto a la fuente de información y el
trabajo de verificación efectuado,produce confianza en el auditor que los preparó.
Los papeles de trabajo deben dar una impresión de metodología y orden, de
consciente atención al detalle aunada a una clara distinción entre lo importante y
lo trivial. Los siguientes procedimientos deben observarse en la preparación de
papeles de trabajo.
1) Cada hoja de trabajo debe ser adecuadamente identificada con el nombre del
cliente, una descripción de la información presentada, el período cubierto y la
fecha correspondiente.
2) Debe utilizarse una o varias hojas por separado para cada asunto. Cualquier
información de valor suficiente para requerir su inclusión en los papeles de
trabajo, amerita una hoja completa sobre su título descriptivo. Solo debe utilizarse
el anverso de cada hoja para evitar pasar por alto información registrada en el
reverso.
3) Cada papel de trabajo deberá contener el nombre o iniciales del auditor que los
preparó, la fecha en que fue preparado y el nombre o iniciales del encargado de la
auditoría y del supervisor que lo revisó. Regularmente se imprimen, con esta
finalidad, espacios en los papeles de trabajo. La completa y específica
identificación de las cuentas analizadas,los empleados entrevistados y los
documentos examinados, es indispensable para lograr un buen trabajo de
auditoría. Existe con frecuencia, la tentación de omitir detalles tales como el
nombre completo y jerarquía de un empleado mencionado en los papeles de
trabajo o la fecha y fuente
A medida que avanza la auditoría debe elaborarse una hoja o lista de asuntos
pendientes de investigación. En el curso del examen surgen muchos problemas
que no pueden ser solucionados de inmediato y por medio del listado de esos
puntos, en una hoja destinada a esa finalidad, el auditor puede interrumpir el
trabajo que se está efectuando sin correr el riesgo de que el problema se olvide;
antes de concluir la auditoría, la lista de pendientes debe ser revisada y cada
punto satisfactoriamente resuelto. Se podrá lograr un ahorro considerable de
tiempo utilizando los servicios del personal de cliente. El cliente está
normalmente gustoso en proporcionar esta cooperación ya que el costo de la
auditoría se verá reducido y su eficiencia se incrementará al liberar al auditor
de tanto trabajo de detalle como sea posible. Sin embargo, el sentido
común nos indica que tales arreglos deben convenirse previamente entre el
auditor y el cliente. Las cédulas preparadas para el auditor por empleados del
cliente, deberán sujetarse a verificaciones y pruebas selectivas y nunca
aceptarse sin previa comprobación.
Naturaleza confidencial de los papeles de trabajo
Para realizar una auditoría satisfactoriael auditor debe tener acceso irrestricto a
toda la información concerniente a las operaciones del cliente, y mucha de esta
información es confidencial. El cliente no estaría dispuesto a proporcionar al
auditor información a la cual no tienen acceso sus propios empleados y menos los
competidores, a menos que pudiese confiar en el secreto profesional que deberá
mantener el auditor según lo establecido por las normas de ética y las
disposiciones legales que regulan la profesión de contador público. Gran parte de
la información obtenida por el auditor, con carácter confidencial, se registra en sus
papeles de trabajo, por lo tanto los papeles de trabajo son de naturaleza
confidencial.
Si el cliente desea que determinados empleados no tengan acceso a la nómina de
sueldos de sus ejecutivos, fusiones u otros aspectos del negocio, obviamente el
auditor no deberá violar esta política exponiendo sus papeles de trabajo ante
empleados no autorizadospor el cliente. La política de establecer un estrecho
control de los papeles de trabajo de auditoría, es también necesaria, debido a que
si los empleados estuviesen tratando de encubrir un fraude o engañar por alguna
razón al auditor, tratarían de alterar los papeles de trabajo.