Actividad de aprendizaje 7

Evidencia 5
Manual “Procesos y procedimientos logísticos”

Presentado por:

Juan Gabriel Ardila Prieto

Tecnólogo en Gestión Logística

FICHA 2104779

Servicio Nacional de Aprendizaje.

SENA

Bogotá D.C 2020

 Introducción

En esta ocasión elaboraremos un manual de procedimiento de la empresa EMPACOR,

para conocer un poco mejor su organización, estructura operacional y elaboración de
nuestros productos.
 • Seleccione una de las áreas de la empresa expuestas en la Evidencia 1, junto
con su respectivo subproceso de la gestión logística (aprovisionamiento,
producción o distribución).

• Elabore un diagrama de flujo de los procesos del área seleccionada, según las
técnicas y métodos de programación y las herramientas de control
involucradas en el proceso. Para trazar el diagrama puede utilizar el software
sugerido en el material de formación “Procesos y sistemas de información” o
el de su preferencia.

• Plantee el diseño del manual de procesos y procedimientos, de manera

estandarizada y contemplando los servicios, costos, espacios, factores
internos y externos y tecnologías de la información involucrados.

• Realice el perfil del manual, para esto defina un diseño de presentación de

acuerdo a las indicaciones suministradas en el material de formación
mencionado.

Finalmente, construya el manual de procesos y procedimientos incluyendo la

información obtenida del desarrollo de cada uno de los ítems de la evidencia, al
igual que la documentación de soporte requerida.

El almacén es un área muy fundamental para toda industria en el cual se desarrollan

procesos como:
✓ Recepción de mercancías
✓ Almacenamiento
✓ Gestión y control de existencias
✓ La ejecución de un control de calidad inmediato
✓ Preparación de los pedidos con destino a las bodegas regionales, clientes o a
ambos
✓ El despacho rápido del pedido
Como subproceso se elegiremos compra de repuestos para el área de mantenimiento y
así conoceremos las actividades que se realizan en dicha área.
Contamos con personal idóneo y capacitado para brindar soluciones exactas a nuestros
clientes y proveedores, nuestro almacén cuenta con buenas instalaciones, cumplimos
con las 5S para una organización efectiva de nuestros materiales. Nuestros controles
en el stock de la mercancía se realizan con inventarios cíclicos para evitar posibles
roturas e inconvenientes futuros.
 Diagrama de flujo del proceso de compra de repuestos para los preventivos del área de mantenimiento.

Mantenimiento revisa las

Se inicia el proceso de Se entregan los repuestos
actividades previas al Llega el repuesto al
cotizaciones de los a los mecánicos en el
preventivo y realiza un almacén
proveedores preventivo, se firma el
inventario de las existencias
vale de almacén y se
reciben los repuestos
usados

El jefe de almacén verifica

en el software Makola, las Mantenimiento
Se revisa el repuesto con
existencias, revisa las selecciona la cotización
la remisión o la factura
requisiciones del más adecuada en calidad,
mantenimiento para su precio y entrega
respectiva compra

Efectividad en
la parada de
Se genera la orden de
El planeador de
mantenimiento
Se verifica si existe compra con aprobación
proveedor, autorizado mantenimiento revisa las
de compras y
según el listado de características del
mantenimiento de
proveedores repuesto
acuerdo al medio de pago

El proveedor Se realiza el ingreso de los Se radica las órdenes de

El auxiliar de almacén
está repuestos al software de compra con las facturas
envía la orden de compra
autorizado Makola en contabilidad
por correo al proveedor
 Funciones del cargo auxiliar de almacén
Área Operativa
Cargo Área Funciones Procedimientos
Auxiliar almacén • Almacenamiento de ➢ Cumplir las órdenes
las materias primas del jefe de almacén
• Organización del ➢ Utilizar los
almacén elementos de
• Verificación de las protección personal
órdenes de compra ➢ Cumplir con los
• Custodia de procedimientos de la
repuestos de empresa
mantenimiento ➢ Realizar un reporte
• Actualización del sobre las novedades
archivo del almacén evidenciadas
• Realizar 5S

Funciones del cargo jefe de almacén

Área Logística
Cargo Área Funciones Procedimientos
Jefe almacén • Supervisar a los ➢ Controlar la
auxiliares organización del
• Presentar almacén
indicadores ➢ Explicar los
semanales procedimientos a los
• Ingresar los datos auxiliares
de facturación en el ➢ Efectuar las
software de Makola correcciones a los
• Llevar el control auxiliares
general de las ➢ Reporte diario al
entradas y salidas grupo de gerencia
• Planificar con ➢ Encontrar mejores
producción las estrategias para un
cantidades de trabajo más eficaz
materiales ➢ Asistir a las
destinadas para reuniones del
cada área Copaso
Manual de procedimientos
personal área de almacén

Presentado por
Jefatura de producción
Coordinador de operación logísticas

noviembre de 2020
 Manual de Fecha 10 de noviembre de 2020
procedimiento personal
área de almacén Pagina 2 De 8

Tabla de contenido
Introducción……………………………………………………………………………………3
Antecedentes………………………………………………………………………………….4
Objetivos de la empresa……………………………………………………………………...5
Definición de cargos………………………………………………………………………….6
Diagrama de flujo almacenamiento de materia prima…………………………………7
 Manual de Fecha 10 de noviembre de 2020
procedimiento personal
área de almacén Pagina 3 De 8

Introducción

El área del almacén es muy importante ya que gestiona la compra todas las mercancías
que se utilizan en la compañía, su personal debe tener una capacidad de criterio para
solucionar decisiones que permitan la adquisición de productos de calidad a costos
razonables.
Por tal razón se realiza este manual de procedimiento para seguir los parámetros
establecidos por la compañía, los cuales son de vital importancia para la ejecución de las
labores diarias del personal.
 Manual de Fecha 10 de noviembre de 2020
procedimiento personal
área de almacén Pagina 4 De 8

Antecedentes
La función principal de este Manual es el correcto procedimiento del personal nuevo en
capacitación del área del almacén, para tener pleno conocimiento de las labores a
realizar.
La jefatura de producción y logística diseñaron estas pautas para un desarrollo efectivo
en las operaciones diarias del área el cual de debe modificar cada año o al crear
nuevas directrices para una mejor ejecución de las labores.
 Manual de Fecha 10 de noviembre de 2020
procedimiento personal
área de almacén Pagina 5 De 8

Objetivos de la empresa
Los objetivos de la empresa EMPACOR S.A son elaborar productos de calidad, basados
en la promesa de utilizar productos reciclables para tener una mejor calidad de vida para
nuestros colaboradores, proveedores y nuestro principal meta el cliente.
Misión
Es fundamental cumplir con las necesidades de nuestros clientes, nos mantenemos a la
vanguardia en la fabricación y comercialización de cajas de cartón, single face y
productos de embalaje brindando soluciones integrales e innovadoras en cartón
corrugado.
Visión
Para el 2022 Empacor S.A, se posicionará como la empresa líder en el desarrollo de
cartón corrugado y con una alta calidad en empaques, mejoramiento en procesos,
entregas, ajustándonos a la exigencia de nuestros clientes en todo el territorio nacional
 Manual de Fecha 10 de noviembre de 2020
procedimiento personal
área de almacén Pagina 6 De 8

Definición de los cargos

1.Indentificación del cargo por funciones y procedimientos

Nombre del cargo Jefe de almacén
Dependencia Logística y producción
Numero de cargos 1

Objetivos principales del cargo

Planificar, dirigir y coordinar las actividades de abastecimiento, reposición,
almacenamiento y distribución de los materiales y productos de la compañía.
Proceso:

Descripción de procedimientos
Numero
1 Controlar la organización del almacén
2 Explicar los procedimientos a los auxiliares
3 Efectuar las correcciones a los auxiliares
4 Reporte diario al grupo de gerencia
5 Encontrar mejores estrategias para un trabajo más eficaz
6 Asistir a la reunión de Copaso
7 Analizar la optimización del espacio del almacén
 Manual de Fecha 10 de noviembre de 2020
procedimiento personal
área de almacén Pagina 7 De 8

1.Indentificación del cargo por funciones y procedimientos

Nombre del cargo Auxiliar de almacén
Dependencia producción
Numero de cargos 1

Objetivos principales del cargo

Apoyar las actividades del almacén, recibir, revisar y organizar los materiales y
equipos recibidos, cuya finalidad es despachar a tiempo y con la mejor calidad las
unidades de la compañía
Proceso:

Descripción de procedimientos
Numero
1 Cumplir con la ordenes del jefe de almacén
2 Utilizar los elementos de protección personal
3 Cumplir con los procedimientos de la empresa
4 Realizar el reporte semanal sobre las novedades evidenciadas
5 Reserva sobre los repuestos de mayor valor del almacén
6 Organización del archive general del almacén
7 Colaboración al personal de auditoria
 Manual de Fecha 10 de noviembre de 2020
procedimiento personal
área de almacén Pagina 8 De 8

Diagrama de flujo almacenamiento de materia prima

El auxiliar llena el
Llegada del El jefe ingresa los
vale de almacén y se
producto datos en Makola y
entrega la copia al
alista la facturación
coordinador de
producción

Revisión de la orden
de compra por el jefe
de almacén El auxiliar lleva en el
trascurso del día las El jefe ingresa los
datos en Makola e Entrega
ordenes de compra
envía el reporte a de
con la factura
producción y producto
El auxiliar ubica el
proveedor en el área logística
de descargue

Producción llega con

una remisión para Tipo de
retirar los productos producto
para el proceso
Tipo de
producto

Área de
almacenaje
El auxiliar marca el
producto con código,
fecha de ingreso y
lote