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INSTRUCTIVO IDENTIFICACION Y ROTACION DE INVENTARIO

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1.OBJETIVO

Establecer los criterios para rotulado de materias primas, empaques e insumos

con el fin de asegurar su rotación en el sistema PEPS.

2.ALCANCE

Este Instructivo aplica para todos los materiales de empaque, materias primas e
insumos que se compran, almacenan y utilizan en ALIMENTOS EL JARDIN.

3.GLOSARIO

EMPAQUES: Todos los materiales que protegen el producto directa o

indirectamente. El empaque primario (tiene contacto directo con el producto), El
empaque secundario (contiene uno o varios productos para su presentación en
vitrina), El empaque terciario (contiene uno o varios productos ya sea
empacados en empaque primario o secundario para protegerlos durante su
almacenamiento, transporte y distribución),

INSUMOS: Todos los demás elementos que se utilizan para los procesos de
fabricación, empaque, almacenamiento y distribución que no hacen parte del
producto ni su envase. Ejemplo (sustancias químicas para limpieza y
desinfección)

MATERIAS PRIMAS: Todos los ingredientes que hacen parte de las

formulaciones de los productos elaborados en las diferentes líneas de
producción

PEPS: PRIMEROS EN ENTRAR PRIMEROS EN SALIR

4.RESPONSABLES Y SUS FUNCIONES

COORDINACION DE COMPRAS:
 Planifica según el plan de producción la cantidad y referencias a comprar
teniendo en cuenta los saldos existentes.

ALMACENISTA:
 Revisa los insumos, empaques y materias primas en el momento que llegan
a la planta.
 Registra el cumplimiento de las condiciones de llegada y los documentos de
ingreso (facturación y calidad) que acompañan los productos.
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 Informa a laboratorio para proceder a muestrear para liberación.

 Ubica el producto de acuerdo con su naturaleza e inventario anterior.
 Rotula el lote del producto teniendo en cuenta el presente instructivo.
 Entrega el producto a producción teniendo en cuenta el presente instructivo
y el sistema de rotación de inventario PEPS.
 Verifica, registra y libera, rechaza o retiene los materiales de envase según
las condiciones físicas acordadas en las fichas técnicas según las
instrucciones dadas por calidad.

COORDINADOR DE LABORATORIO:
 Realiza los análisis microbiológicos al producto que así lo requiera según el
plan de muestreo y libera, retiene o rechaza para su uso o disposición.

OPERARIOS DE PRODUCCION:
 Registran en los documentos de control de producción la trazabilidad de las
materias primas, empaques e insumos utilizados.

JEFE DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD:

 Tramita la queja ante el proveedor en el caso de no cumplimiento de uno de
los parámetros acordados según las fichas técnicas.

5.REFERENCIA NORMATIVA

 Resolución 683 de 2012 (materiales, objetos, envases y equipamientos

destinados a entrar en contacto con alimentos y bebidas para consumo
humano).
 Resolución 4142 de 2012 (envase y equipos metálicos)
 Resolución 4143 de 2012 (envases y equipos plásticos)
 Resolución 5109 de 2005 (rotulado o etiquetado que deben cumplir los
alimentos envasados y materias primas de alimentos para consumo
humano).
 Resolución 2674 de 2013 (requisitos de fabricación, procesamiento,
preparación, envase, almacenamiento, transporte, distribución y
comercialización de alimentos y materias primas de alimentos)
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6.PROCEDIMIENTO

6.1. CONTROL DE INGRESO Y REGISTRO

Toda materia prima, insumo o empaque que ingresa a la compañía debe revisarse
para verificar que cumpla con los requisitos establecidos en la resolución 2674 de
2013. En el formato CONTROL DE MATERIS PRIMAS, se registra fecha de
ingreso, nombre del producto, proveedor, lote , fecha de vencimiento, cantidad,
condiciones de transporte y entrega, rotulado, documentos de soporte de calidad y
estado externo de la mercancía.

CONTROL MATERIAS PRIMAS

PRODUCTO FECHA PROOVEDOR CANTIDAD REFERENCIA LOTE FECHA DE APARIENCIA COLOR (C/N) OLOR (C/N CONTENIDO CERTIFICADO DE MICROBIOLOGIA TEMPERATU VºBº (A/R) OBSERVACIONES RECIBIDO POR
CERTIFICADO DE RA
RECIBIDO VENCIMIENTO (C/N) NETO (C/N) CALIDAD (C/N) CALIDAD (C/N) RECEPCION
VASO OMA GENERICO 07/05/2018 TROFORMAS S,A, 23,800 11524 F.GQ.03/05 NR C C C C C NR C A MARITZA RODRIGUEZ
ACIDO SULFURICO 08/05/2018 BALANCE QUIMICO S.A.S 5 LTS 117 17/12/2393 17/04/2018 C C C C C NR C A MARITZA RODRIGUEZ
CULTIVO DRI-SET 432 09/05/2018 INTENZIMAS 20 SOBRES 11421 2191774 18/02/2019 C C C C C C C A MARITZA RODRIGUEZ
EMULSION FRUTAL TROPICAL 10/05/2018 DISTRIBUCIONES J Y N 5K 1144 122-8 11/08/2019 C C C C C NR C A MARITZA RODRIGUEZ
ESENCIA CITRUS PUNCH TURBIO FC7706-00
10/05/2018 DISTRIBUCIONES J Y N 10 K 1156 18014226 15/10/2018 C C C C C NR C A MARITZA RODRIGUEZ
LECHE EN POLVO 11/05/2018 DYG 2,0000 11329 F18716 04/07/2018 C C C C C NR C A MARITZA RODRIGUEZ
GLUCOSA LIQUIDA 11/05/2018 CIMPA S.A.S. 75 K 11279 18020711 02706/2020 C C C C C C C A MARITZA RODRIGUEZ
GELATINA TIPO A 11/05/2018 CIMPA S.A.S. 150 K 11383 B32,18 10/02/2023 C C C C C C C A MARITZA RODRIGUEZ

6.2. LIBERACION

FR AL 004
INGRESO Y LIBERACION DE VERSION FECHA PAG
MATERIA PRIMA 1 0CT/2017 1 DE 1
RECEPCION E IDENTIFICACION
FECHA DE RECEPCION PROVEEDOR PRODUCTO

LOTE CANTIDAD VENCE

LIBERACION ASPECTO FISICO Y DOCUMENTOS SOPORTE DE CALIDAD

PROVEEDOR
CARACTERISTICAS EXTERNA Y DE ENTREGA CERTIFICADO DE CALIDAD DEL PROVEEDOR
C NC C NC
RECIBIDO RECHAZADO FIRMA ALMACENISTA RESPONSABLE

LIBERACION ESPECIFICA FISICOQUIMICA - OTRO

ANALISIS RESULTADO LIMITE PERMITIDO

LIBERACION MICROBIOLOGICA

ANALISIS RESULTADO LIMITE PERMITIDO

COLIFORMES TROTALES UFC/G

COLIFORMES FECALES UFC/G

RECUENTO MOHOS Y
LEVADURAS UFC/G
LIBERADO RECHAZADO FIRMA Y FECHA CONTROL DE CALIDAD

CODIGO DE LIBERACION:
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Una vez ingresa la mercancía al Almacen, el almacenista diligencia la parte

superior de la ficha adjunta excepto la “LIBERACION ESPECIFICA Y
MICROBIOLOGICA” y la entrega inmediatamente al personal del laboratorio
adjuntando el certificado de calidad con el fin de que el personal del laboratorio
muestree la mercancía y realice los análisis de control según sus características.
SOLO HASTA QUE ESTE DEPARTAMENTO LIBERE LA MERCANCIA SE
PUEDE ENTREGAR A PORDUCCION. Como evidencia el Almacen archiva este
documento diligenciado hasta la liberación con fecha y firma de laboratorio.

6.3. IDENTIFICACION

A cada arrume, estiba o grupo de mercancía que haya ingresado, se le adhiere en

lugar visible un rotulo del color correspondiente según las indicaciones del numeral
“ROTACION” donde se identifica la fecha de ingreso, el nombre de la mercancía,
el proveedor, el lote la fecha de vencimiento y el estado según se ha rechazado,
retenido o liberado en el paso anterior, frente al concepto se registra el código
asignado en el “INGRESO Y LIBERACIONE DE MATERIA PRIMA”

FR AL 005 FR AL 005
IDENTIFICACION DE MATERIAS IDENTIFICACION DE MATERIAS
PRIMAS E INSUMOS VERSION 01 FECHA NOV/2017 PAG 1 DE 1 PRIMAS E INSUMOS VERSION 01 FECHA NOV/2017 PAG 1 DE 1

FECHA DE RECEPCION PRODUCTO FECHA DE RECEPCION PRODUCTO

PROVEEDOR LOTE PROVEEDOR LOTE

RECHAZADO FECHA DE VENCIMIENTO RECHAZADO FECHA DE VENCIMIENTO

RETENIDO RETENIDO

LIBERADO LIBERADO

6.4. ROTACION

Los rótulos de identificación son impresos en papel del color correspondiente al

periodo en que ingresa al Almacen.

Para realizar una efectiva rotación de inventarios en el departamento de compras

se planifican compras semanales de acuerdo al requerimiento de producción y al
pedido mínimo que despacha el proveedor teniendo en cuenta su vida útil.

Se hace el primer rotulado con CODIGO DE COLORES el 30 de abril asignándose

el color amarillo, de igual manera se asigna el código de colores para identificar
los productos según el periodo de ingreso al Almacen como se indica a
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INVENTARIO INICIAL 30
ABRIL DE 2018
MESES MESES IMPARES MESE PARES
Quincena del 01 al 15

Quincena del 15 al 30

Con esta identificación se puede evitar utilizar los insumos de manera cruzada,
siempre y cuando en el momento del ingreso el almacenista verifique que el lote
que esta recibiendo tenga fecha de vencimiento superior a la del producto que
tenga de saldo.

6.4. IDENTIFICACION Y TRAZABILIDAD

Cada vez que el almacenista entrega una cantidad de mercancía que no sea la
cantidad exacta del empaque original (bultos completos de 25 o 50 kilos, cajas
completas, rollos de polietilenos completo etc) marca con sharpic la cantidad
entregada con la siguiente información sobre el empaque:
 Referencia
 Proveedor
 Lote
 Fecha de vencimiento
 Código de liberación
 Firma (almacenista o responsable de la medición y manipulación en
almacén)
Si la mercancía va en envase original, solamente escribe sobre ella el código de
liberación, fecha de vencimiento y lote.

Con esta información, el personal de producción relaciona en el documento de

fabricación la trazabilidad de las materias primas y empaques primarios utilizados.

6.5. CONTROL DE SALDOS

Los saldos que no salen del Almacen deben permanecer rotulados de igual
manera que las cantidades que se entregan a producción.
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Los saldos de empaque primario que sobran en las maquinas envasadoras, ya

sean polietileno, vasos o foill, se rotulan marcando con sharpic sobre el empaque
indicando la siguiente información:
 Referencia
 Lote
 Cantidad sobrante
 Firma (operario que cuenta o pesa, y embala el material evitando su Re-
contaminación).

NOTA: si durante el proceso algún material se comporta o evidencia defectuosa,

se retira de la máquina, se marca como se indico anteriormente y adicionalmente
se escribe el texto “NO CONFORME” y la causa de la no conformidad.
Es devuelto al almacenista y se informa al jefe inmediato y jefe de aseguramiento
de calidad para que tramite la queja ante el proveedor. (el almacenista debe hacer
seguimiento para que estas cantidades sean gestionadas y no afecten los
consumos y costos de producción). BAJO NINGUNA CIRCUNSTANCIA DEBEN
DESECHARSE SIN AUTORIZACION DE CALIDAD.

7.DOCUMENTOS ASOCIADOS

 Registro control de materias primas

 Ingreso y liberación de materia prima
 Identificación de materias primas e insumos