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3 Documentos legales como origen de los registros contables

Uno de los factores más importantes para el registro de las operaciones contables, es el
documento que las respalda, de los cuales se deberán verificar los requisitos legales
propios de cada documento.

Por ejemplo: para efectuar un registro de compra en el Diario se debe tener a la vista la
factura, nunca debe efectuarse un registro de palabras, o realizar una erogación de
dinero sin tener el documento respectivo a la vista.

Un documento que no contenga alguno de los requisitos legales automáticamente no es

válido y si ya se hubiere efectuado el registro contable, éste es nulo.

Cuando se tiene que hacer una estimación para registrar un gasto porque el documento
aún no está en poder de la empresa, debe hacerse un adecuado razonamiento en la
partida contable y en su momento debe agregarse la correspondiente factura u otro
documento legal.

En el caso de erogaciones mínimas y de confianza, se extiende un vale a favor de la

empresa, este documento no posee una larga vigencia, regularmente ésta no excederá de
30 días y al liquidarse se debe sustituir por una factura o por un recibo autorizado de
una entidad pública o no lucrativa, de lo contrario el dinero recibido se tendrá que
reintegrar.

Hay una situación bien importante en relación al Impuesto al Valor Agregado –IVA-, la
ley señala claramente que todos los bienes y servicios pagan IVA. Por lo tanto, si la
empresa realiza un pago a una persona que no emite facturas porque no cuenta con
autorización deberá emitirse una factura especial y practicarse las retenciones
correspondientes (IVA e ISR).

Cuando se trata de importaciones, su documento de soporte es la Declaración Aduanera

de Importación y cuando los productos provienen del área centroamericana es el
Formulario Aduanero Único Centroamericano.

En el caso de los sueldos y salarios pagados, deben documentarse mediante los recibos
firmados por el trabajador o la propia nómina que también debe ser firmada.