UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO

CASO: CONTROL ACADEMICO DE UN COLEGIO

El Colegio Privado de Trujillo, es una Institución Educativa que brinda educación en los
niveles primaria y secundaria bajo la supervisión del Ministerio de Educación. La Dirección del
Colegio se ha propuesto innovar el proceso de control de Matrículas y Registro Técnico con el
uso computarizado de un sistema informatizado, para cuyo propósito Ud. desarrollará el
sistema, tal como se indica en la siguiente secuencia de pasos actuales:

A. Proceso de Matrículas

El proceso de matrícula se rige bajo los siguientes procedimientos:

a. La política de los promotores del Colegio es que aquellos alumnos que culminaron sus
estudios primarios en el Colegio, serán promovidos a la Secundaria en forma automática.

b. Toda matrícula comienza cuando el Padre de familia o apoderado presenta en mesa de

partes la Libreta de Notas de alumno, la cuál es analizada por Secretaría del Colegio
confrontando las notas con las Actas de Notas respectivas.

c. Si el alumno ya estaba en secundaria, se procede a verificar su situación académica en el

cuadro Individual de Notas, en cuyo caso el alumno tendrá uno de los siguientes calificativos:

• Promovido Invicto, si aprobó todas las asignaturas

• Promovido Aplazado, si desaprobó hasta un máximo de 2 cursos.
• Repitente, si desaprobó más de 2 cursos.
• Reentrante, si tiene reserva de matrícula. En este caso se tendrá en cuenta una de las
siguientes categorías:

• Reentrante Invicto
• Reentrante Aplazado, con un curso a cargo
• Reentrante Repitente

d. Posteriormente, la comisión confecciona la nueva Libreta de Notas.

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e. Una vez clasificado al alumno según su situación académica, se efectúa el pago por derecho
de Asociación de Padres de Familia (APAFA).

f. En el caso que el Padre de Familia o apoderado matricule a más de 1 hijo, el pago se hará
sólo por uno de ellos.

g. Al finalizar la matrícula se procede a la organización de secciones y a confeccionar la lista de

alumnos por Grado Escolar. Estas listas contienen: el grado, sección, aula, nombre del
docente y relación de alumnos matriculados; luego se envía una copia a Secretaría,
Dirección, Subdirección, Profesores de cursos y Auxiliares de Educación.

h. Cuando la matrícula se efectúa por primera vez, el Padre de Familia o Apoderado presentará
en mesa de partes la solicitud de Vacancia respectiva, en la que consignará la fecha de
solicitud, datos del padre de familia y del niño o niños a matricular.

i. Si la vacancia ha sido otorgada, se presentarán los siguientes documentos:

• Solicitud de Matrícula
• Partida de Nacimiento
• Certificado de Estudios

B. Proceso de Notas

a. Secretaría Académica distribuye la lista de alumnos a todos los Docentes de acuerdo a la

carga académica registrada y la Subdirección distribuye a los docentes los respectivos
Registros de Evaluación.

b. Un Registro de Evaluación debe contener: Nombre del docente, asignatura, número de

horas de teoría, práctica y laboratorio, grado, sección, turno y relación de alumnos
matriculados. Los docentes efectúan el llenado de datos de estos registros de evaluación,
con las listas de alumnos de cada sección y cursos a su cargo.

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c. Las notas registradas por los docentes serán transcritos al Padrón de Notas que se encuentra
en la Subdirección con una copia para los Auxiliares de educación quienes llenarán las
Libretas de Notas que serán entregadas a los Padres o Apoderados.

d. Por política del Colegio, los docentes llenarán 4 notas promedio bimestrales para los
alumnos de primaria y tres notas promedio trimestrales para los alumnos de secundaria.

e. En los meses de Noviembre a Diciembre la Secretaría realiza el registro en Excel de las Actas
consolidadas de evaluación integral y la Dirección Académica nombra las siguientes
comisiones de trabajo:

• Comisión de revisión de Registros de Notas

• Comisión de llenado de Actas Consolidadas de Notas
• Comisión de Revisión de Actas Consolidadas de Notas
• Comisión de Premios de Excelencia

f. La Subdirección recepciona los registros de notas de los docentes y los entrega a la comisión
de revisión de los Registros de Notas quienes determinarán si están conforme con los
promedios calculados por el docente, de ser así; se devolverán dichos registros a la
Subdirección para que las entregue a la comisión de llenado de Actas. En el caso de
disconformidad, los registros serán devueltos al docente para su corrección respectiva.

g. La comisión de llenado de Actas recibe de Secretaría Académica dos Actas en formato Excel
con los nombres de los alumnos por cada sección, además un Acta provisional Aplazado-
Subsanación de las evaluaciones tomadas en el mes de octubre (exámenes de subsanación),
teniendo estos documentos y los registros, esta comisión inicia el llenado de Actas.

h. Una vez preparadas las Actas pasan a la comisión de revisión de Actas, la que determinará
la conformidad o nó de las mismas.

i. Las Actas luego pasarán a Secretaría para su compaginación y entrega a los docentes para
sus firmas respectivas, lo mismo para la firma de la Dirección Académica del Colegio, luego
serán devueltas a Secretaría Académica

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j. Finalmente, las Actas debidamente llenadas, revisadas, corregidas y firmadas son enviadas
a la Dirección Regional de Educación de La Libertad.

k. Las Actas servirán para preparar, organizar y programar el rol de evaluaciones de Marzo y
la relación de docentes por línea de acción educativa.

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