UNIDAD EDUCATIVA PARTICULAR MARIA LUISA LUQUE DE SOTOMAYOR

Comunidad Hijas de los Sagrados Corazones de Jess y de Mara

DESCRIPTOR N 1 MANUAL DE PROCEDIMIENTO La Unidad Educativa Particular Mara Luisa Luque de Sotomayor se encuentra ubicada en General Villamil del Cantn Playas y est regentada por la Comunidad de las Hijas de los Sagrados Corazones de Jess y de Mara desde el ao 1953, en la actualidad contamos aproximadamente con 700 estudiantes. Nuestra Unidad Educativa cuenta con el Ciclo Bsico, y Bachillerato con las especializaciones de Comercio y Administracin y Administracin de Sistema e Informtica. El presente Manual de Procedimiento se lo ha realizado para facilitar la atencin a Autoridades Internas y Externas as como a los profesores, padres, madres y representantes del mismo modo a las personas que por alguna causa necesitan informacin. El Plantel Cuenta con los siguientes Departamentos Administrativos:

Rectorado, Vicerrectorado, Inspeccin General Departamento de Orientacin y Bienestar Estudiantil y Secretara General, cuenta con un personal capacitado y preparado. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS QUE SE REALIZA EN LA SECRETARIA DEL PLANTEL RESPONSABILIDAD En el Departamento de Secretara General se realizan diferentes tipos de actividades administrativas y los documentos que se deben llevar son: Libro de Matriculas Libro de calificaciones trimestrales, finales y promociones

 Libro de Actas de Sesiones del Comit Central de Padres de Familia Actas de sesiones de Consejo Directivo Actas de Sesiones de juntas de Directivos y Profesores. Archivo de Comunicaciones enviadas y recibidas Registro de citaciones Justificaciones de los Estudiantes Actas de Grado Generacin de Planilla del IESS. Para este ao lectivo 2010 2011 iniciamos con las inscripciones gratuitas para los que aspiran ser Luquenses, de esta manera los padres de familia separaron el cupo de matricula para sus representados: se realiz la entrega de una hoja de datos a cada padre de familia la misma que la llenaron con datos exactos, esto dio resultado ya que de esta manera evit la aglomeracin de Padres de Familia que en aos anteriores se realizaba en otro sistema que causaba molestias al representante. Antes de matricular a los estudiantes que vienen de otro establecimiento Educativo se les fij una cita con la Hna. Mnica Abata Rectora del Plantel, para ser evaluados y ver las falencias de los estudiantes. La Institucin se preocupa por la educacin de los estudiantes y brinda

aproximadamente a veinte estudiantes de escasos recursos econmicos la Beca estudiantil con el descuento del 50% del valor de la pensin por un ao lectivo, el costo de la pensin es bastante mdico para el Padre de Familia, ya que la Institucin hace un descuento del valor autorizado. La Institucin cuenta con un programa para el Cobro de Pensiones (Colectura cobro de pensiones y haberes de los estudiantes) donde se ingres la base de datos de todos los estudiantes matriculados para luego ser facturado. Este programa lograr y facilitar el cobro de matricula y pensiones y todos los rubros que sean necesario cobrar.

PROCESO DE MATRICULAS Para el proceso de matriculacin entregamos una hoja de datos a los padres de familia en la culminacin del ao lectivo, para que ellos llenen y el da de la matricula traigan su hoja llena con letra legible y no doblada. En el momento de la matriculacin cada padre de familia entrega la hoja de dato a la secretaria para que revise y verifique los datos, luego la secretaria ingresa esta informacin matriculas. En referente a los alumnos que vienen de otra Institucin se les pide su documentacin completa, en su carpeta debe de traer para los que son del 2 a 7 Ao de Educacin Bsica: partida de Nacimiento original Certificados de Promocin Legalizado por la Direccin de Estudio desde el Ao lectivo 2011 2012 en adelante Certificado de Matricula. a la base de datos para realizar el cobro de las

Para los Alumnos del 8 a 10 Ao de Educacin Bsica su carpeta debe de constar: Partida de Nacimiento original Certificado de Salud Certificados de Matriculas Certificados de Conducta Certificado de Promocin Legalizado por la Direccin de Estudio desde el ao lectivos 2011 2012 en adelante, Para los alumnos del 1 a 3 Ao de Bachillerato deben de traer su documentacin completa como: Partida de Nacimiento Certificado de salud Certificado de Terminacin de Primaria Certificado de Matricula de los diferentes aos lectivos Certificado de Promocin de los diferentes aos lectivos Certificado de Conducta de los diferentes aos lectivos

Diploma de Terminacin de Educacin Bsica Ficha de Seguimiento Psicopedaggico (Con especializacin)

Luego de haber matriculado a los estudiantes de Nivel Bsico y Bachillerato se realiza el Acta de Apertura y Cierre de Matriculas, a estas actas se adjunta la nmina de alumnos matriculados con el N de Matricula y N de Folio; una vez firmado por el Supervisor y habiendo cerrado el Libro de Matrculas no se podr ingresar a ningn estudiante en esta lista. Si ingresa un estudiante nuevo se realiza el alcance de Matriculas, luego estos documentos sern legalizados en la Direccin Provincial de Educacin del Guayas. MANEJO DE LIBROS CALIFICACIONES TRIMESTRALES, FINALES Y PROMOCIONES En el Nivel Primario trimestralmente se entrega una hoja llamada Cuadro de Calificaciones Trimestrales donde el maestro tiene que pasar las notas por asignaturas, luego al finalizar el ao lectivo se hace la entrega del libro de Promociones donde sacarn los promedios de los tres trimestres tanto de Aprovechamiento como de Conducta. En el Nivel Secundario se entrega una hoja llamada Cuadro Trimestrales, esta hoja se entrega mensualmente a cada maestro del rea ya que es calificada por parciales. Cada trimestre y estando llenos los cuadros con todas las notas deben entregarse a Secretara para luego ser pasados al computador unificando todas las reas, estos cuadro son llevados en cada trimestre a la Direccin Provincial de Educacin del Guayas en el Departamento de Rgimen Escolar para que estos sean legalizados. En caso de supletorios se hace la entrega de la Hoja de Supletorio a cada maestro. Esta nmina de alumnos Supletorios es publicada a todos los estudiantes que an no aprobaron el Ao Lectivo. Al finalizar el ao lectivo se recopilan todas las Actas de Calificaciones trimestrales y Supletorios para realizar las Actas Finales o Llamadas Sabanas Finales. Finalmente se realizan las Promociones de cada estudiante que han aprobado el Ao Escolar, estos tambin son llevados a la Direccin

Provincial del Guayas, para ser legalizadas en el Departamento de Rgimen escolar. MANEJO Y USO DE LIBROS DE ACTAS Como Secretaria del Plantel llevo bajo mi responsabilidad los Libros de: Actas de Junta de Directivos y Profesores Actas de Honorable Consejo Directivo Actas de Sesiones del Comit Central de Padres de Familia MANEJO DE ARCHIVOS DE COMUNICACIONES RECIBIDAS Y ENVIADAS Otros de los documentos que estn a mi cargo de los oficios enviados y recibidos los cuales al recibir se coloca el sello de Recibido con la hora, fecha y firma, para luego ser entregada a la Rectora del Plantel. MANEJO DE REGISTRO DE CITACIONES ESPECIALES Se archivan todas las convocatorias citadas por la Hna. Mnica Abata Rectora del Plantel. PROCESO PARA LAS JUSTIFICACIONES DE LAS FALTAS DE LOS ESTUDIANTES Las justificaciones de los estudiantes de la seccin primaria se realizan en la Secretara del Plantel, donde el representante debe presentar el certificado de enfermedad para poder ser justificada. PROCESO PARA ENTREGA DE ACTAS DE GRADOS Una vez elaboradas las Actas de Grado de los estudiantes del Tercer Ao de Bachillerato se procede a realizar los siguientes pasos: Las actas de Grado debern estar firmadas por el Supervisor de Educacin Media y el Honorable Consejo Directivo. PROCESO PARA LA LEGALIZACION Y REFRENDACION DE ACTAS DE GRADO SE PROCEDERA A :

 Presentar en el Departamento de Rgimen Escolar los 200 das laborados firmado por el Supervisor de Educacin Media. Permiso de Funcionamiento del 3 Ao de Bachillerato Copia de la ltima Resolucin del PEI Oficio dirigido al Director Provincial solicitando la compra de Ttulos. Compra de la Suscripcin de Ttulos. Ultima Resolucin del Consejo Directivo. Compra de especies para la Legalizacin y Refrendacin de Actas de Grado por estudiante. Presentar un Disco con la Nmina de Graduados mediante un programa de Rgimen Escolar. Cartula de Graduados firmado por el Supervisor de Educacin Media. PROCESO PARA GENERACION DE PLANILLA DEL IESS Cada mes se generan las Planillas de Aporte al IESS. Anualmente se generan los Fondos de Reserva y cuando amerita el caso se realizan los avisos de Entrada o Salida del Seguro del Personal que labora en el Plantel. PROCESO VARIOS A ms de todo el trabajo antes mencionado se realiza: La entrega de una Ficha de datos a todos los maestros. Mensualmente realizo la entrega de la hoja de asistencia de los estudiantes a la Inspectora General del Plantel. En ao anteriores se ha realizado la estadstica del Formulario FR1P FR2P tanto para el Nivel Pre-Primario, Primario y Medio pero al mediado del mes de Junio del 2008, se empez con el nuevo sistema estadstico a travs del Internet (Archivo Maestro de Instituciones Educativas) para poder ingresar la base de datos se ingresar una clave y el nombre del Usuario.

 Cada Bienio realizamos el Trmite de la Eleccin del Honorable Consejo Directivo en el Departamento de Informacin donde se entregan los siguientes documentos: Acta de eleccin del honorable Consejo Directivo y rbrica de cada uno de ellos. Solicitud dirigida al Director Provincial de Educacin del Guayas. Copia certificada del Cones de cada uno de los integrantes del Consejo Directivo. Todo trmite que debe realizar el padre de Familia lo hace a travs de una solicitud. Como Secretaria del Plantel realizo mi trabajo a entera satisfaccin, colaboro y ayudo en todo lo que este al alcance para con la comunidad Hijas de los Sagrados Corazones de Jess y de Mara, quienes me han brindado su apoyo durante este tiempo, mi trabajo siempre lo he realizado con mucha dedicacin, honradez y prudencia, siempre con ese nimo y predisposicin de seguir sirviendo en bien de nuestro Plantel.

Sra. Rosa Alvarez Anchundia Secretaria General del Plantel

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SECRETARA PROCEDIMIENTOS Responsabilidades Libros de Matriculas Trimestrales Finales Promociones Actas de Junta de Directivo y Profesores Libros de Actas Actas del Honorable Consejo Directivo Actas de sesiones del Comit Central de Padres de Familia Documentos Recibidos y Enviados Manejo de Registro de citaciones especiales PROCESOS

Libro de Calificaciones

Manejo de Archivos

Justificacin de las faltas del estudiante Entrega de Actas de Grado Legalizacin y Refrendacin de Acta de Grados Planillas del IESS Atencin al Cliente Informacin General