INALTEC CYG LTDA I1.

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APERTURA Y MANEJO DE
SISTEMA DE GESTIÓN Versión 001
CARPETAS DE CONTRATO
DE SSTA 15/07/2015

CONTENIDO

1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. REFERENCIAS
5. DIAGRAMA DE FLUJO
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ANEXOS

1. OBJETIVO
El objetivo de este documento es referir las instrucciones para la apertura y correcto manejo
de la documentación de cada uno de los contratos de la empresa.

2. ALCANCE
Las actividades descritas en este documento deben ser conocidas y aplicadas por todas las
personas de la empresa.

3. DEFINICIONES
Para los fines de este documento, se identificaran dos capítulos:

 Capitulo de Documentos Legales

 Capitulo de Actas y Facturas

4. REFERENCIAS
-Manual de Procedimientos

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5. DIAGRAMA DE FLUJO

APERTURA Y MANEJO DE CARPETAS DE CONTRATOS

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6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

6.1. Documentos Legales

6.1.1. Presentar cotización: el Gerente recibe la llamada del cliente, y registra las
necesidades de este “Determinación de Requisitos de Clientes Directos”, generando
posteriormente una cotización.

6.1.2. Documento Legal: cuando el cliente acepta la propuesta económica (cotización), el

Gerente la entrega al subgerente, quien debe redactar el documento legal, el cual, dados
las características del proyecto o trabajo, puede ser: Oferta Mercantil, Contrato de
Obra, u Orden de Compra.

6.1.3. Asignar Número Interno: el Subgerente debe entregar original del documento legal a
contabilidad, quien procede a asignarle un número interno consecutivo. El consecutivo
de contratos/ofertas mercantiles de INALTEC CYG LTDA, se debe registrar en el
Formato Revisión de Carpetas, en medio magnético, junto con la demás información
solicitada, como es nombre del contratante, objeto del contrato/oferta mercantil y fecha.
El número interno consecutivo consta de la sigla “CON” seguida de un número
consecutivo de tres dígitos, como se presenta a continuación:

CON-XXX

N.B. A partir de este momento, todos los documentos y registros relacionados con el
contrato u oferta mercantil DEBEN ser identificados con este número interno.

6.1.4. Acta de Inicio, Pólizas: de Contabilidad debe entregar la Oferta Mercantil al Gerente;
el Gerente debe iniciar el trámite de adquisición de garantías (pólizas) que exija el
contrato u oferta mercantil. Luego de obtenerlas debe elaborar el Acta de Inicio en
original y copia y entregar todo al mensajero junto con una carta remisoria para su
entrega al cliente o contratante. El Asistente Comercial debe hacer seguimiento al Acta
de Inicio hasta asegurarse de haberla recibido firmada por parte del cliente, junto con
una Orden de Compra del cliente, que legaliza la Oferta Mercantil.

6.1.5. Copia de OM/CO: el Gerente debe entregar los siguientes documentos al Ingeniero de
Gestión de Calidad:
-Fotocopia de la cotización u propuesta económica.
-Fotocopia de la Oferta Mercantil o Contrato.
-Acta de Inicio, firmada por ambas partes.
- Orden de Compra firmada por el cliente.

6.1.6. Plan de Calidad: el Ingeniero de Gestión de Calidad debe redactar el Plan de Calidad,
y diligenciar el registro Condiciones Técnicas Generales del proyecto o del trabajo.
Debe entregar una copia de estos dos documentos a quien sea designado como
Inspector SISO.
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6.1.7. Apertura legajador A-Z: el Ing de Gestión de Calidad debe entregar al Inspector
SISO los siguientes documentos:

-Fotocopia de la cotización o propuesta económica,

-Fotocopia de la Oferta Mercantil o Contrato,
-Acta de inicio,
-Orden de Compra,
-Plan de Calidad,
-Condiciones Técnicas Generales de Proyecto o trabajo,

El Gerente debe abrir e identificar (por el frente y por el lomo) un legajador A-Z
tamaño carta para archivar toda la información durante la ejecución de la obra. Para la
marcación se debe usar los archivos “Modelo Portadas AZ de Contratos.xls” y
“Modelo Lomos AZ de Contratos.xls”, disponibles en las siguientes direcciones de
Internet:

http://h1.ripway.com/concrescol/ModeloPortadasAZdeContratos.xls
http://h1.ripway.com/concrescol/ModeloLomosAZdeContratos.doc

Cabe resaltar que la portada y lomo deben contener además el consecutivo asignado
bajo el cual se identificará permanentemente el contrato. El legajador AZ debe llevar
una primera página de presentación según modelo del archivo “Portada Interna de AZ
de Contratos.doc”, y cada capítulo debe llevar una hoja-separador marcada según
modelo del archivo “Separadores de AZ de Contratos.doc”. Los archivos están
disponibles en los siguientes hipervínculos de Internet:

http://h1.ripway.com/concrescol/PortadaInternadeAZdeContratos.doc
http://h1.ripway.com/concrescol/SeparadoresdeAZdeContratos.doc

6.2. Actas y Facturas

Para INALTEC CYG LTDA., resulta fundamental llevar un registro de las actas y facturas
que genera la celebración de un contrato u oferta mercantil, desde su inicio hasta su total
culminación. Las actividades que se incluyen en este instructivo cumplen con todas las
necesidades de la compañía para conservar la información que permita llevar un control
financiero de cada una de Los proyectos o trabajos.

6.2.1. Cierre del trabajo: el Inspector SISO, hace el Corte de Trabajo y se lo entrega al
Subgerente. El corte debe ir identificado con el número consecutivo interno.

6.2.2. Acta de cierre del mes: con la información entregada por el Inspector SISO se levanta
el Acta de Cierre del mes, la cual debe estar identificada con el número interno
consecutivo (CON-XXX) previamente asignado por contabilidad.

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6.2.3. Desglose de ítems: el Gerente debe entregar el Acta de Trabajo al Subgerente. Es

potestad del Subgerente el rechazar el acta en caso tal que no venga identificada con el
número interno consecutivo del respectivo contrato u oferta mercantil. El Subgerente
procederá a desglosar los ítems y entregar los documentos a contabilidad.

6.2.4. Facturación: en contabilidad se debe elaborar la correspondiente Factura de Venta, la

cual también debe incluir el número interno consecutivo; la factura debe elaborarse en
dos (2) originales y dos (2) copias. El Subgerente tiene la potestad de rechazar la
factura en caso tal de que no esté identificada con el número interno consecutivo del
contrato u oferta mercantil.

6.2.5. Mensajería y Radicación: el Asistente Comercial debe armar tres paquetes (Q1, Q2 y
Q3) con estos documentos:

Q1:
-Original de la Factura
-Copia de la Factura
-Original del Acta de Proyecto o trabajo

Q2:
-Original de la Factura
-Copia de la Factura
-Fotocopia del Acta de Proyecto o trabajo
Q3:
-Fotocopia de la Factura
-Fotocopia del Acta de Proyecto o trabajo

Estos paquetes se reparten de la siguiente forma:

Q1: el Subgerente lo entrega al mensajero para entregar al cliente. Q1 queda en poder
del cliente.
Q2: el Subgerente lo entrega al mensajero para llevar al cliente. Q2 es devuelto al
Subgerente con los sellos de radicación, quien lo guarda en el archivo consecutivo de
Facturación.
Q3: el Subgerente lo archiva en Cartera.

El Subgerente debe sacar una fotocopia de Q2 y entregarla al Gerente.

6.2.6. Archivo en A-Z de obra: el Subgerente recibe copia de Q2 (del Acta del proyecto o
trabajo y de la factura radicada) y la archiva en el A-Z del contrato/oferta mercantil;
finalmente, el contabilidad registra la información de la factura en el Cuadro Oficial de
Contratos Vigentes de INALTEC CYG LTDA.

ANEXOS: - Modelo Carátulas y Portadas A-Z de Planta

- Contrato de Proyecto o trabajo/ Oferta Mercantil
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