INALTEC CYG LTDA I1.

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ELABORACIÓN DE COPIAS DE
SISTEMA DE GESTIÓN Versión 001
SEGURIDAD
DE SSTA 15/07/2015

CONTENIDO

1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. REFERENCIAS
5. DIAGRAMA DE FLUJO
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

1. OBJETIVO
El objetivo de este documento es brindar instrucciones para realizar copias de
seguridad de los registros electrónicos que se originan en toda la empresa.

2. ALCANCE
Las actividades descritas en este documento deben ser aplicadas por todos los
empleados que manejen registros electrónicos.

3. DEFINICIONES
Para el mejor entendimiento de este documento se definen los siguientes términos:

Registro: herramienta que permite evidenciar el desempeño de una actividad o la

obtención de un resultado. No es modificable.

4. REFERENCIAS:
-Manual de Procedimientos

5. DIAGRAMA DE FLUJO

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SISTEMA DE GESTIÓN Versión 001
SEGURIDAD
DE SSTA 15/07/2015

Elaboración de copias de seguridad para registros electrónicos

R e a li z a r c o p i a P ro g ra m a d e
In ic io
d e s e g u rid a d g ra b a ció n

C o p ia d e s e g u rid a d U s o fin a l d e Id e n tif ic a r d is c o s

d e l s is te m a d is c o s c o m p a c to s co m p a cto s

V a li d a c i o n e s F in

6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

6.1. Inicio: guardar copias de seguridad de los registros electrónicos es importante, ya

que permiten llevar un mejor control sobre los cambios y modificaciones que se le
realicen a los mismos, así como evitar la pérdida de la información por eventuales
fallas de los equipos de cómputo. De igual forma, permiten mantener un correcto
historial del archivo que se debe tener en la compañía.

6.2. Realización de copia de seguridad de registros electrónicos: la conservación de

los registros que se manejen electrónicamente en INALTEC CYG LTDA., debe
realizarse llevando a cabo una copia de seguridad (back up) mensual en discos
compactos. El periodo máximo para hacer copias de seguridad es un mes, el día 14,
no obstante, las diferentes áreas de la empresa están en libertad de adoptar periodos
menores (quincenal, semanal, diario.)

6.3. Programa de grabación: las copias de seguridad se realizaran con cualquier

paquete o programa de grabación de discos compactos (CD) y su ejecución será a
cargo del responsable de la información, esto es, el usuario del equipo de cómputo.

6.4. Identificación de discos compactos: los discos compactos (CD) que se utilicen se
guardarán dándole a cada uno un número consecutivo que permita identificarlo
posteriormente cuando se necesite de la información consignada, este número se

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identificará con las iniciales “CS”, el cargo del usuario del computador, y cuatro
números correspondientes al mes y el año en el que se realiza el procedimiento. P
Ej.: CS-Director Técnico-1105, donde “CS” corresponde a las iniciales de Copia
de Seguridad, del computador usado por el Director Técnico, y 1105 al mes de
noviembre del año 2005.

6.5. Uso final de los discos compactos: los discos compactos (CD) serán utilizados y se
les dará un uso final hasta cuando ya se haya ocupado la capacidad completa de
memoria del disco de tal forma que se considere necesario llevar a cabo una última
copia de seguridad, el cual quedará guardado en un gabinete como copia de
seguridad dándole uso a un nuevo disco compacto.

Nota: también será válido el uso de discos compactos re-escribibles (CD-RW) de tal
forma que siempre se conserve por lo menos dos copias de seguridad, la última y la
penúltima.

6.6. Copia de seguridad del sistema: así mismo, se debe hacer copias de seguridad del
sistema por si el computador presenta alguna falla, se recupere parte de los
programas que se tengan instalados en el equipo para uso de los registros
electrónicos de la compañía.

6.7. Tiempo de retención: de acuerdo con el numeral 6.6 del procedimiento PC-250
Manejo de registros, si se encuentra que el tiempo de archivado de los registros
electrónicos establecido previamente por la persona encargada de realizar la copia
de seguridad ha expirado, se debe proceder conforme a lo establecido en el numeral
6.7 del tal procedimiento.

Apéndice:

A continuación se expone en detalle el procedimiento a seguir para realizar una copia de

seguridad en equipos que tengan plataforma Windows XP, y no tengan instalado software
especial de quemado de discos compactos como Nero o Roxio.

1. Crear una carpeta dentro de la cual se ha de almacenar TODA la información a

copiar. Por defecto, esta carpeta es la carpeta llamada Mis Documentos. Sin
embargo se debe verificar que el contenido a respaldar no sea mayor a 700MB, que
es el espacio de un disco compacto.

2. Seguir esta secuencia de comandos:

Inicio>>Mi PC>> (ubicar la carpeta del punto 1)>>clic derecho en la
carpeta>>Enviar a>> (desplegar menú)>>Unidad CD-RW (D:)

3. Seguir esta secuencia de comandos:

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Inicio>>Mi PC>>Unidad CD-RW (D:); aparece la leyenda “Archivos listos para

agregarse al CD”, y debajo la carpeta a copiar, con una pequeña flecha sobre el
icono.

4. Marcar el icono con el ratón, y seguir esta secuencia de comandos:

Archivo>>Grabar estos archivos en un CD; aparecerá el “Asistente para grabación
de CD” de Windows XP. Haga clic en “Siguiente”. Aparecerá una barra de avance y
al terminar, el mensaje “Finalización del Asistente para grabación de CD”. Haga
clic en Finalizar.

5. El sistema automáticamente expulsa el CD de la unidad de discos compactos. Ahora

se debe ingresar nuevamente el disco en la unidad y verificar que los datos fueron
copiados.

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