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01 Pedro Zapata 2011
01 Pedro Zapata 2011
Fundamentos
y principios
contables
Inducción La cuenta contable
Inducción
Dirigida a los nuevos estudiantes.
Por el momento, le enseñaremos a escribir la historia económica de los negocios; más tarde, es fac-
tible que usted se inicie emprendiendo negocios a nombre personal o en sociedad, es decir, haciendo
empresa. ¡Qué mejor que hacerlo con los conocimientos contables que irá adquiriendo!
Para esto, necesita dedicar el tiempo suficiente, poner atención a los conceptos y explicaciones, y
obviamente resolver los ejercicios que iremos presentando; pero, sobre todo, necesita disposición y
ánimo para aprender, ya sea con la guía del profesor o por autoaprendizaje.
En realidad, la contabilización de las operaciones es algo sencillo, puesto que:
• Diariamente usted realiza transacciones, de tal manera que vive una realidad económica y em-
presarial.
• El registro de las transacciones es ordenado y sistemático, y responde a un proceso que más adelante
le explicaremos.
Además, aprenderá a procesar la información de manera organizada, desde el reconocimiento de los
hechos económicos, con operaciones por medio de la documentación fuente, hasta la elaboración de
los estados financieros. Comprenderá entonces la utilidad práctica de la contabilidad y tendrá ideas
claras acerca de la situación empresarial, gracias al oportuno y preciso registro contable.
información. Precisamente, los empresarios y administradores han venido expresando ciertos reparos
sobre la forma de valorar los recursos tangibles y la nula presencia de los intangibles en los registros
contables de los entes, pero también se han opuesto a ciertas exigencias documentales o han expre-
sado molestia por los cambios solicitados desde contabilidad en los procedimientos. Asimismo, han
cuestionado las interferencias con actividades operativas, y han llegado a comprender que si se quiere
una contabilidad realmente útil como generadora de información y de un control exigente que le evite
contingencias tributarias, financieras y administrativas a futuro, es necesario incurrir en este costo.
Si bien la dinámica empresarial se debe enfocar sustantivamente en las actividades operativas, no es
menos cierto que determinados procesos auxiliares como la contabilidad ayudan a sustentar y mejorar
las primeras, por lo que es indispensable brindar todo el apoyo político a la contabilidad y aprender a
escuchar las sugerencias y recomendaciones que el profesional contable puede brindarle para que sus
decisiones estén mejor sustentadas y sean exitosas.
Por tanto, los empresarios y sus representantes deberían conocer de forma general la teoría moderna
y el marco de acción de la contabilidad que evidencian las grandes ventajas que obtendrán de ella. A
partir de esto, con seguridad apoyarán las iniciativas de mejora institucional y darán curso a las suge-
rencias que el profesional contable les brinde.
Objetivos generales
1. Identificar el ámbito en el que preferentemente se desenvuelve la contabilidad, así como el marco
teórico fundamental de la ciencia contable.
2. Comprender el efecto de las transacciones en la situación económico-financiera y reconocer con
facilidad las cuentas contables y su potencial uso en el registro de las operaciones.
3. Desarrollar el ciclo que siguen las operaciones desde el reconocimiento hasta la generación de es-
tados financieros (Balances), por medio de explicaciones y aplicaciones secuenciales; comprender
las causas y efectos de las operaciones en la situación económica y financiera de la empresa.
Objetivos específicos
Al terminar el estudio de este capítulo usted podrá:
1. Identificar el ámbito natural de acción de la contabilidad, conocer los fundamentos teóricos más
importantes y un resumen de la normativa técnica vigente, conocida como Normas Internacionales
de Información Financiera (NIIF) y Normas Internacionales de Contabilidad (NIC).
2. Identificar las cuentas que participan en una operación y su condición deudora o acreedora, así
como aplicar el principio de Partida doble.
3. Utilizar el plan de cuentas en el registro de las operaciones, basándose en el Plan modelo.
4. Comprender la naturaleza de las operaciones que ejecuta frecuentemente la empresa y que afectan
su situación económico-financiera.
5. Aplicar el proceso contable, a partir del registro inicial de transacciones de variada índole en que se
puedan evidenciar los cambios en la posición financiera y económica del ente.
6. Mayorizar con seguridad, tanto en cuentas auxiliares como en principales, hasta obtener los saldos
e interpretarlos genéricamente.
7. Elaborar el Balance de comprobación y ejercitar algunas técnicas de verificación de saldos.
8. Ajustar las cuentas que presentan datos erróneos o desactualizados y el procedimiento respectivo
en este aspecto, hasta obtener saldos depurados.
9. Preparar dos estados financieros básicos: Estado de resultados y Balance general, en una empresa
de servicios.
PREPARANDO EL ESCENARIO
La globalización de la economía, el liderazgo político de las empresas que ha llevado al mundo a una
crisis sin precedentes y la velocidad de las comunicaciones son hechos relevantes que caracterizan el
mundo de hoy. En ese contexto las empresas deben competir abiertamente procurando mantenerse,
posicionarse y crecer, cosa por demás difícil si no cuentan con:
• Personal idóneo dispuesto al cambio y que esté comprometido con la misión y visión de la
empresa.
• Información útil y oportuna que guíe la toma de decisiones acertadas.
• Un sistema de control interno que asegure el manejo eficiente de los recursos empresariales.
• Procesos simples que optimicen el flujo de las operaciones y que generen productos y servicios que
satisfagan las expectativas de los clientes.
• Conciencia social de los dueños y administradores de mantener un equilibrio entre la utilidad
económica y la utilidad social.
Objetivo 1
Identificar el ámbito natural de acción de la contabilidad, conocer los fundamentos teóricos más
importantes y un resumen de la normativa técnica vigente, conocida como Normas Internacionales
de Información Financiera (NIIF) y Normas Internacionales de Contabilidad (NIC).
mación clave, tiene poder”; por el contrario, una empresa sin datos oportunos, confiables, completos,
está en desventaja y, con seguridad, destinada al fracaso.
A diferencia de lo que ocurría en el pasado, cuando la contabilidad sólo era una formalidad para
cumplir con el cálculo y pago de impuestos, hoy día la empresa y la contabilidad coexisten desde los
inicios del negocio y su interacción les permitirá su desarrollo mutuo.
La empresa requiere la contabilidad si desea progresar, y la contabilidad no tendría objeto si no
existiera la empresa.
LA EMPRESA
La contabilidad se ha insertado en el sistema de información, por tanto, constituye parte esencial del
mismo, y su ámbito natural es la empresa; además, su aplicación es muy apreciada en toda organiza-
ción que maneje fondos y recursos con propósitos de asistencia social.
EMPRESA es todo ente económico cuyo esfuerzo se orienta a ofrecer a los clientes bienes y/o
servicios que, al ser vendidos, producirán una renta que beneficia al empresario, al Estado y
a la sociedad en general.
• Industriales: transforman materias pri- • Públicas: el capital pertenece al sector • Unipersonales: el capital es el aporte
mas en nuevos productos. Ej.: Textiles público. Ej.: empresa de Correos del de una sola persona.
San Pedro, Pronaca S.A. Estado. • Sociedades: aporte de capital por
• Comerciales: compra y venta de pro- • Privadas: el capital pertenece al sector personas jurídicas o naturales.
ductos, intermediarias entre produc- privado. Ej.: Pintulac Cía. Ltda. Sociedad de personas.
tores y compradores. Ej.: Importadora • Mixtas: el capital es público y privado. Sociedad de capital.
Tomebamba S.A. Ej.: ExploCEM.
• Servicios: generación y ventas de
productos intangibles. Ej.: Banco del
Pichincha, Multicines.
• Agropecuarias: explotan productos
agrícolas y pecuarios.
• Mineras: explotan los recursos del
subsuelo.
La profesión contable
El contador público es la persona que puede cumplir papeles trascendentales en la gestión empresarial
y en la sociedad civil. Su profesión está regida por el Código de ética Profesional, la Ley de Contadores
y su reglamento. Extraemos de estos instrumentos jurídicos los siguientes aspectos importantes:
La información financiera que genera la contabilidad debe tener las siguientes características:
• Entendible. Los registros y reportes informativos deben redactarse en un lenguaje sencillo que facilite
la comprensión del mensaje que se pretende entregar a los usuarios de la contabilidad.
• Relevante. Se preocupará de mostrar los aspectos más significativos, es decir, prima el concepto de
materialidad antes que el de precisión; se debe revelar aspectos importantes presentes y futuros que
pudieran modificar las condiciones actuales.
• Confiable. Los datos y cifras monetarias serán verificables y comprobables y expresarán la esencia
de los hechos económicos.
• Comparable. Para que esta característica se cumpla será necesario preparar la información bajo
normativa estándar y universal a través de prácticas, métodos y procedimientos uniformes.
Las perspectivas de la contabilidad son inmediatas y a corto plazo.
De inmediato, las empresas existentes comerciales, industriales y de servicios tendrán que mejorar,
sustantiva y permanentemente sus sistemas, llegando incluso a descentralizar la información contable para
llevarla en red a un servidor central con un software cuyo acceso final esté permitido al contador general.
Las empresas que emprendan, si desean triunfar y mantenerse en el exigente mercado, deben im-
plantar simultáneamente a la apertura del negocio, un sistema contable que proporcione la información
suficiente para la toma de decisiones.
A corto plazo, no habrá empresa, por pequeña que sea, que no disponga de un sistema de regis-
tro contable automático y sistematizado de sus operaciones, con el fin de obtener de él información
oportuna y suficiente para la toma de decisiones. La forma, metodologías y demás condiciones estarán
regidas por las normas internacionales de contabilidad.
“Contabilidad es un elemento del sistema de información de un ente, que proporciona datos sobre
su patrimonio y su evolución, destinados a facilitar las decisiones de sus administradores y de los ter-
ceros que interactúan con él en cuanto se refiere a su relación actual o potencial con el mismo3.
Para el autor, la contabilidad es la técnica fundamental de toda actividad económica que opera por
medio de un sistema dinámico de control e información que se sustenta tanto en un marco teórico, como
en normas internacionales. La contabilidad se encarga del reconocimiento de los hechos que afectan el
patrimonio; de la valoración justa y actual de los activos y obligaciones de la empresa, y de la presentación
relevante de la situación económico-financiera. Esto se hace por medio de reportes específicos y generales
preparados periódicamente para que la dirección pueda tomar las decisiones adecuadas que apuntalen el
crecimiento económico de manera armónica, responsable y ética en las entidades que lo usen.
De la definición anterior se destacan los siguientes elementos que marcan la importancia real de la
contabilidad:
• Sistema dinámico, pues al procesar de manera sistemática los hechos económicos, la contabilidad
permite establecer controles efectivos de los recursos y generar un conjunto de reportes específicos,
estados financieros y sus notas explicativas.
• Reconocimiento de los hechos que afectan la situación patrimonial, es decir los ingresos, costos y
gastos.
• Valoración justa y actual, se refiere a las inversiones realizadas por la entidad y las obligaciones
contraídas.
• Presentación relevante de la situación económico-financiera, que permita brindar confianza a acree-
dores, inversionistas y autoridades de control fiscal.
• Tomar decisiones adecuadas, a partir de la información confiable que periódicamente ofrece la
contabilidad, con altas probabilidades de éxito.
Algunas decisiones deben tomarse bajo la óptica o los intereses de terceros íntimamente relacionados con
la empresa, como inversionistas, financistas y propietarios; en este caso se habla de contabilidad financiera.
Las decisiones más frecuentes tienen que ver con la gestión, es decir, con el día a día de la empresa
en su largo y difícil camino hacia el éxito. Cuando se dirige a este grupo, se habla de contabilidad admi-
nistrativa, usada por los tomadores internos de decisiones como administradores, gerentes y directores,
de tal manera que facilite las labores de planificación, control y dirección.
A pesar de que la contabilidad financiera y la administrativa emanan de un mismo sistema de in-
formación destinado a facilitar la toma de decisiones de sus diferentes usuarios, tienen las diferencias
y semejanzas que se presentan en los siguientes cuadros.
Diferencias
3. Enrique Fowler Newton, Contabilidad financiera enfoque moderno, Editora Limusa, 1997.
Semejanzas
• Se apoyan en el mismo sistema contable de información, las dos parten del mismo banco de
datos.
• Exigen responsabilidad sobre la administración de los recursos puestos en manos de los
administradores: la contabilidad financiera verifica y realiza dicha labor de manera global, y la
contabilidad administrativa lo hace por áreas o segmentos.
• La responsabilidad por la consistencia de los resultados está tanto en la administración como
en el contador, quienes suscriben los estados financieros que son soportes.
La existencia real de la empresa o de una organización se evidencia en los activos, y a su vez éstos son
financiados o provistos desde dos fuentes:
• En primer lugar, provienen del aporte en dinero o especie de los propietarios en calidad de capital;
por tanto, el patrimonio constituye la primera y más importante fuente de financiamiento de las
empresas, y da a los aportantes la propiedad, control y dirección del ente. El patrimonio se reconoce
cuando:
– Se integra el capital, es decir, al momento de la entrega del dinero o especie en calidad de
capital.
– Se reconoce el resultado económico, es decir, la diferencia entre rentas, costos y gastos del
periodo.
– Por cualquier acción interna o externa que legalmente incremente la propiedad de los dueños
en los activos empresariales.
• En segundo lugar, se pueden incrementar a partir de endeudamientos meditados. Un pasivo será
reconocido siempre que
– sea legalmente adquirido, por tanto, las obligaciones que se reconozcan tendrán como antece-
dente hechos legales y enmarcados en la ley y buenas costumbres;
– produzca erogaciones futuras de dinero o entrega de otra partida del activo, por tanto, será re-
conocido como deuda si existe la certeza de que esto vaya a ocurrir, y
– se pueda medir de manera confiable, por tanto, el precio asignado a la deuda será medible ra-
zonablemente en términos monetarios.
Conclusión
P
A pasivo
activo
Pr
Patrimonio
El Capital Contable
existen inversiones del dueño hay retiros por parte del propietario
Conclusión
Se modifica la composición del capital, mas no el valor total; además, la propiedad de la empresa
es de dos personas, lo que origina la sociedad mercantil.
5. Capital representa el aporte inicial; más adelante aparecerán otros conceptos, como Reservas, Utilidades no distribuidas,
etc., lo cual obliga a reconocer un cambio en la denominación, que se conoce como Patrimonio. Con este nombre le
denominaremos en todas las oportunidades que hablemos del capital.
Conclusión
Con esta transacción, sus activos aumentan en igual proporción que sus obligaciones con los
acreedores.
Conclusión
Con esta transacción, existe disminución tanto de sus obligaciones como de su efectivo.
Conclusión
Conclusión
Si por cualquier motivo durante el ejercicio económico se obtuviese una pérdida, ésta afectará
negativamente la situación financiera, disminuyendo el activo y el capital.
Ejemplo
La empresa no puede pagar la deuda a Inmobiliaria S.A., por lo cual ésta le propone que la acepte como
socio, aportando a Capital el valor restante de la deuda.
ACTIVO PASIVO
Caja $ 2.680,00 Cuentas por pagar $ 360,00
Muebles de oficina $ 360,00 PATRIMONIO
Edificios $ 30.000,00 Capital J. D. $ 26.200,00
Equipos de oficina $ 265,00 Capital P. E. $ 6.550,00
Equipos computación $ 750,00 Capital inmobiliaria $ 800,00
Donación capital $ 265,00
Pérdida-robo $ (120,00)
Total $ 34.055,00 Total $ 34.055,00
Conclusión
Cuando se produce una situación de esta naturaleza, existe un cambio en la composición del
pasivo y del capital, pero no en el valor total de la ecuación.
P
A pasivo
activo
Pr
patrimonio
G
R
gasto
renta
Conclusión
La situación financiera varía como consecuencia de las rentas obtenidas y los gastos incurridos,
existiendo a la vez cambios en el Activo, el Patrimonio o el Pasivo.
CONCLUSIONES GENERALES
• La ecuación contable es la forma matemática de representar la situación financiera de la empresa,
a una fecha determinada.
• A la izquierda suele ubicarse el activo, y a la derecha, el pasivo y el patrimonio; los dos grupos siempre
deben sumar exactamente una misma cantidad.
• Los activos se presentan en varias denominaciones, conocidas como cuentas; entre ellas puede haber
variaciones, mientras unas incrementan otras se reducen; en este caso, la ecuación general no se
modifica, igual puede pasar entre cuentas del pasivo y del patrimonio.
• Pero la ecuación contable puede modificarse en la suma total, sin dejar de mantener el balance si,
por ejemplo, se incrementa un activo con ocasión de haber obtenido un préstamo o por aportes adi-
cionales de capital. También podría ocurrir lo contrario con ocasión de pagar una deuda o devolver
parte del patrimonio. En todo caso, el balance se debe mantener, sea cualquiera la sumatoria total.
Presenta una visión general para una empresa que adopte las NIIF por primera vez como base de
presentación de sus estados financieros anuales con carácter general, correspondientes al ejercicio
terminado el 31 de diciembre de 2005. Exige:
1. Seleccionar sus políticas contables en función de las NIIF, vigentes al 31 de diciembre de 2005.
2. Preparar, al menos, los estados financieros de 2005 y 2004 y rehacer a efectos comparativos con
carácter retroactivo el balance de apertura (primer periodo para que se presenten estados finan-
cieros comparativos completos), aplicando las NIIF vigentes al 31 de diciembre del 2005.
• Dado que la NIC 1 exige como mínimo la presentación de información comparativa del ejerci-
cio anterior al periodo que se presenta, el balance de apertura será el del 1 de enero de 2004.
• Si una empresa que adopte estas normas el 31 de diciembre de 2005 presenta una selección
de datos financieros (sin presentar unos estados financieros completos) conforme a NIIF para
periodos anteriores a 2004, además de los estados financieros completos de 2004 y 2005,
esto no cambia el hecho de que su balance de apertura conforme a NIIF tenga fecha del 1 de
enero del 2004.
Para el caso de Ecuador, los ejercicios correspondientes son los que concluyan en 2009 y 2008.
Establece el tratamiento contable de una operación en la que una sociedad reciba o adquiera bienes
o servicios, ya sea en contraprestación por sus instrumentos de capital, o mediante la asunción de
pasivos de importe equivalente al precio de las acciones de la sociedad o a otros instrumentos de
capital de la sociedad.
Dispone la información financiera que debe presentar una sociedad cuando lleva a cabo una com-
binación de negocios. El método de compra se utiliza para todas las combinaciones de negocios.
(El método de unión de intereses, que se utilizaba en virtud de la NIC 22 en determinados casos,
queda prohibido).
Instituye los requisitos de información financiera aplicables a contratos de seguros, hasta que el
Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB) termine la segunda fase de su proyecto
sobre normas aplicables a los contratos de seguros.
neto realizable, según cuál sea menor. Los costos comprenderán el precio de adquisición, el costo
de transformación (materiales, mano de obra y gastos generales) y otros costos, en los que se hayan
incurrido para dar a las existencias su condición actual, pero no las diferencias de cambio.
Exige a las empresas que suministren información acerca de los movimientos históricos en el efectivo
y los equivalentes al efectivo, mediante la presentación de un estado de flujos de efectivo, clasificados
en el periodo según procedan de actividades de operación, de inversión y de financiamiento. Los
estados de flujos de efectivos deben analizar los cambios en el efectivo y los equivalentes al efectivo
durante un periodo.
Prescribe criterios para seleccionar y cambiar políticas contables, junto con el tratamiento contable
y la información que se ha de proporcionar en cuanto a cambios en políticas contables, cambios
en estimaciones y errores.
Dispone cuándo debe una empresa proceder a ajustar sus estados financieros por hechos posteriores
a la fecha del balance.
Prescribe el tratamiento contable de los ingresos y los costos relacionados con los contratos de
construcción en los estados financieros del contratista.
Dispone el tratamiento contable del impuesto sobre las ganancias. Establece los principios para
facilitar directrices para la contabilización de las consecuencias actuales y futuras, a efectos del im-
puesto sobre las ganancias.
Instituye, para arrendatarios y arrendadores, las políticas contables apropiadas y la información que
debe revelarse en relación con los arrendamientos operativos y financieros.
Dispone el tratamiento contable de los ingresos que surgen de ciertos tipos de transacciones y
eventos. Los ingresos ordinarios deben valorarse utilizando el valor razonable de la contrapartida
recibida o por recibir.
NIC 20 Contabilización de las subvenciones del Gobierno e información a revelar sobre las ayudas
gubernamentales. Vigencia 01-01-1984
Establece el tratamiento contable para las transacciones en moneda extranjera y las actividades en
el extranjero de una entidad.
Prescribe el tratamiento contable de los costos por intereses. éstos incluyen intereses, amortización
de descuentos o primas correspondientes a préstamos, y amortización de gastos de formalización
de contratos de préstamo. Se permiten dos tratamientos contables.
Requiere que en los estados financieros se tenga en cuenta la posibilidad de que la situación financiera
y los resultados de las operaciones puedan verse afectados por la existencia de partes vinculadas.
Especifica los principios de valoración y desglose de información financiera en relación con los planes
de prestaciones por retiro. Establece los requisitos de la información que se ha de suministrar, tanto
en relación con los planes de aportaciones definidas como con las prestaciones definidas, incluyendo
un estado de activos netos disponibles para el pago de prestaciones y un desglose del valor actuarial
actual de las prestaciones comprometidas (detallando las devengadas y las no devengadas).
Prescribe los requisitos para la preparación y presentación de los estados financieros consolidados
de un grupo de empresas, bajo el control de una dominante. Establece los requisitos para el trata-
miento contable de las inversiones en entidades dependientes, entidades bajo control conjunto y
empresas asociadas en los estados financieros individuales de la dominante.
Determina el tratamiento contable que debe adoptar el inversor para las inversiones en empresas
asociadas en las que tenga una influencia significativa. Se aplica a todas las inversiones en las que
el inversor tenga influencia significativa, a menos que el inversor sea una empresa de capital riesgo,
un fondo de inversión o inversión mobiliaria, en cuyo caso debe aplicarse la NIC 39.
Regula el tratamiento contable de las inversiones en negocios conjuntos (joint ventures), con indepen-
dencia de la estructura o forma legal bajo la cual tienen lugar las actividades de la entidad. Se aplica
a todas las inversiones en las que el inversor tenga el control conjunto, a menos que el inversor sea
una empresa de capital riesgo, un fondo de inversión o un fondo de inversión mobiliaria, en cuyo
caso debe observarse la norma NIC 39.
Facilita a los usuarios de los estados financieros la comprensión de los instrumentos financieros
reconocidos dentro y fuera del balance, así como su efecto sobre la posición financiera, los resultados
y flujos de efectivo de la entidad.
Establece los principios para la determinación y presentación de los beneficios por acción (BPA),
con el fin de mejorar la comparación de la rentabilidad entre diferentes sociedades en un mismo
ejercicio y entre diferentes ejercicios para la misma sociedad. La NIC 33 se centra en el denominador
del cálculo del BPA.
Asegura que los activos no están registrados a un importe superior a su importe recuperable y define
cómo se calcula éste.
La NIC 36 es aplicable a todos los activos, excepto existencias (véase NIC Existencias); activos surgidos
de los contratos de construcción (véase NIC 11 Contratos de construcción); activos por impuestos
diferidos (véase NIC 12 Impuesto sobre las ganancias); activos relacionados con retribuciones a
empleados (véase NIC 19 Retribuciones a los empleados); activos financieros (véase NIC 39 Instru-
mentos financieros: reconocimiento y valoración); propiedades inmobiliarias de inversión valoradas
a valor razonable (véase NIC 40 Inmuebles de inversión), y activos biológicos relacionados con la
actividad agrícola, valorados a valor razonable, minorado por los costes en el punto de venta (véase
NIC 41 Agricultura).
Establece los criterios para el reconocimiento, la cancelación y valoración de activos y pasivos fi-
nancieros. Todos los activos y pasivos financieros, incluyendo los derivados financieros y ciertos
instrumentos financieros implícitos, deben ser reconocidos en el balance de situación.
Establece los criterios para la contabilización de la actividad agrícola, que comprende la gestión de
la transformación de los activos biológicos (plantas y animales) en productos agrícolas.
Es importante seguir la regla que a continuación se detalla, con el fin de poder identificar y ubicar
con facilidad las cuentas que afectan las diferentes transacciones.
Preguntas directrices:
• ¿Qué hecho económico sucede realmente?
• ¿Cuáles son las cuentas que intervienen?
• ¿Qué cuenta aumenta y qué cuenta disminuye?
• ¿Por qué valor aumenta?, ¿por qué valor disminuye?
En toda operación, la suma débito debe coincidir exactamente con la suma acreedora. Cada operación
debe ser considerada independientemente de otra, incluso cuando intervengan las mismas cuentas.
Ejemplo
Conclusión
Ejemplo
Conclusión
Debe Haber
Cuentas deudoras:
Caja $ 45,00
Cuentas por cobrar $105,00
Cuentas acreedoras:
Ventas $150,00
Total $150,00 $150,00
Como se puede apreciar en los ejemplos, la fórmula de la partida doble se cumple. Así mismo, usted
nota que la contabilidad usa cuentas contables, tema que veremos a continuación.
Objetivo 2
Identificar las cuentas que participan en una operación y su condición deudora o acreedora, así
como aplicar el principio de Partida doble.
la cuenta contable
Cuenta es el nombre o denominación objetiva usado en contabilidad para registrar, clasificar y resumir en
forma ordenada los incrementos y disminuciones de naturaleza similar (originados en las transacciones
comerciales) que corresponden a los diferentes rubros integrantes del Activo, el Pasivo, el Patrimonio,
las Rentas, los Costos y los Gastos.
Presentación
La cuenta se presenta en forma de “T”, en la cual se identifican cuatro partes:
1. El título o nombre de la cuenta. Ejemplo: Caja.
2. El sector izquierdo en el que se registran los débitos o cargos, que se denomina Debe; aquí se anotan
los valores que incrementan el activo, los valores que representan pérdidas o gastos y la disminución
del pasivo.
3. El sector derecho en el que se registran los créditos o abonos, que se denomina Haber; aquí constan
los valores de aportes de capital (Patrimonio), de deudas contraídas (Pasivos), las rentas o ganancias
y la disminución de los activos.
4. Saldo. Se obtiene de la diferencia entre el Debe y el Haber; si la suma del Debe es mayor que la suma del
Haber, se tiene un saldo deudor; si la sumatoria del Haber es mayor que la del Debe, se obtiene saldo
acreedor; si las sumas son iguales, el saldo será nulo o cero y si es contrario a su naturaleza, será en rojo.
Tipos de cuentas
• Cuentas reales o de balance. Estas cuentas pertenecen al balance general y por su naturaleza no
se cierran al finalizar un ejercicio económico, sino que su saldo al final del periodo se constitu-
ye en saldo inicial para el siguiente. Aquí se encuentran cuentas como: Caja, Bancos, Vehículos,
Cuentas por pagar, etc.
• Cuentas temporales, nominales o de resultado. En este grupo se encuentran cuentas que repre-
sentan rentas, gastos y costos, cuentas que, por su naturaleza, al final de un ejercicio se cierran con
el fin de incrementar o disminuir el patrimonio empresarial con el resultado económico; aquí se
encuentran cuentas como: Ventas, Ingresos por servicios prestados, Gastos generales, etc.
• Cuentas mixtas. Son cuentas formadas por una parte real y una temporal, como es el caso de los
pagos y cobros anticipados, cuyo valor inicial (REAL) será modificado por efectos de los ajustes que
muestre el gasto o renta devengado al final de un ejercicio económico.
Personales. Ej.: Cuentas Activo. Ej.: Bancos Balance general. Débito - Deudoras.
por cobrar Ej.: Muebles de oficina Ej.: Sueldos
De acuerdo con la clasificación anterior, enseguida se describen brevemente las cuentas clasificadas
según el grupo al que pertenecen.
• Cuentas del Activo. Todas las denominaciones contables que representen los bienes, valores y derechos
que una empresa posee en una fecha determinada; estas cuentas pueden ser tangibles, como: Caja,
Documentos por cobrar, Vehículos, etc., e intangibles, como: Franquicias, Marcas, Patentes, etc.
• Cuentas de valuación del Activo. éstas tienen el propósito de presentar el valor de realización de
ciertas cuentas del activo al final de un ejercicio económico, mediante un ajuste que registre la dis-
minución del costo histórico del activo. En este grupo se encuentran cuentas como: Provisión para
cuentas incobrables, Depreciaciones, Amortizaciones, etc.; estas cuentas se presentan en el balance
general con signo negativo; por tanto, su saldo por naturaleza, es acreedor.
• Cuentas del pasivo. Son las denominaciones contables que representan obligaciones y responsabi-
lidades contraídas por la empresa con terceras personas, las mismas que en un plazo determinado
deben ser honradas, pagadas o devengadas. Ejemplo, Documentos por pagar, Ingresos cobrados por
anticipado, etc.
• Cuentas del patrimonio. Representan las denominaciones dadas como aportes de los socios, los
resultados obtenidos por la actividad de la empresa, y las reservas de la empresa. Ejemplo, Capital
social, Reserva legal, Utilidades del ejercicio (del presente año o del año anterior).
• Cuentas de Gastos. Denominación aplicada a los conceptos que denotan uso, consumo, extinción
o devengo de bienes y servicios necesarios para mantener las operaciones de la empresa; estos va-
lores se relacionan con el nivel de ingresos operativos de una empresa. Un ejemplo son los pagos
de remuneraciones del sector administrativo (gasto operativo), ya que, independientemente de
que las ventas aumenten o disminuyan, se deberá cumplir con estos pagos en forma periódica. Los
gastos que no se relacionan con la actividad propia de la empresa se denominan no operativos;
un ejemplo son los gastos navideños.
• Costo de Ventas. Es una denominación especial asignada a la inversión realizada en bienes de
comercio; esta inversión se recupera con la venta del mismo; un ejemplo son los costos de la mer-
cadería, materia prima, insumos para la fabricación de bienes.
• Cuentas de ingresos o Rentas. Denominaciones que representan los beneficios o ganancias de una
empresa; cuando éstas se generan por el giro normal del negocio, se denominan rentas operativas;
por ejemplo, la venta de mercaderías para una empresa comercial. Cuando los ingresos provienen de
actividades ocasionales, se denominan rentas no operativas; por ejemplo, intereses ganados en una
inversión temporal.
• Cuentas de orden. Son cuentas que por su naturaleza no afectan la situación económica ni finan-
ciera de la empresa, pero es necesario mantenerlas para controlar ciertas operaciones que podrían
eventualmente significar derechos u obligaciones empresariales. Estas cuentas se registran al pie del
balance general; en este grupo se encuentran cuentas como: Mercaderías en consignación, Valores
entregados en garantía, etc.
Objetivo 3
El plan de cuentas es un instrumento de consulta que permite presentar a la gerencia estados financieros y
estadísticos de importancia trascendente para la toma de decisiones, y posibilitar un adecuado control. Se
diseña en función de las necesidades de información y el control que desea la gerencia de la empresa y se
elabora atendiendo los conceptos de contabilidad generalmente aceptados y las normas de contabilidad.
Estructura
Se debe diseñar de acuerdo con las necesidades de información presentes y futuras de la empresa, y se
elaborará luego de un estudio previo que permita conocer sus metas, particularidades, políticas, etc. Por
lo anterior, un plan de cuentas debe ser específico y particularizado. Además, debe reunir las siguientes
características:
• Sistemático en el ordenamiento y presentación.
• Flexible y capaz de aceptar nuevas cuentas.
• Homogéneo en los agrupamientos practicados.
• Claro en la denominación de las cuentas seleccionadas.
La estructura del plan de cuentas debe partir de agrupamientos convencionales, los cuales, al ser
jerarquizados, presentan los siguientes niveles:
Primer nivel. El grupo está dado por los términos de la situación financiera, económica y potencial, así:
• Situación financiera
– Activo
– Pasivo
– Patrimonio
• Situación económica
– Cuentas de resultados deudoras, Gastos
– Cuentas de resultados acreedoras, Rentas
• Situación potencial
– Cuentas de orden
Segundo nivel. El subgrupo está dado por la división racional de los grupos, efectuada bajo algún
criterio de uso generalizado, así:
• El Activo se desagrega bajo el criterio de disponibilidad o liquidez:
– Activo corriente
– Activo fijo o propiedad, planta y equipo
– Diferidos y Otros activos
• El Pasivo se desagrega bajo el criterio de exigibilidad:
– Pasivo corriente (corto plazo)
– Pasivo fijo (largo plazo)
– Diferidos y Otros pasivos
• El Patrimonio se desagrega bajo el criterio de inmovilidad:
– Capital
– Reservas
– Superávit de capital
– Resultados
• Las Cuentas de resultados deudoras, Gastos, se desagregan así:
– Gastos operacionales
– Gastos no operacionales
– Gastos extraordinarios
El código de cuentas
Es la expresión resumida de una idea a través de la utilización de números, letras y símbolos; en con-
secuencia, el código viene a ser el equivalente a la denominación de una cuenta.
Con la codificación de cuentas se obtienen las siguientes ventajas:
• Facilita el archivo y la rápida ubicación de las fichas o registros que representan las cuentas.
• Permite la incorporación de nuevas cuentas dentro del plan, como consecuencia de nuevas
operaciones.
• Posibilita, mediante la asignación de código, que se puedan distinguir las clases de cuentas. (Ejemplo: se
asigna el dígito 1 al Activo; una cuenta que lleve el número 1101 indicará que forma parte del Activo).
• Permite el acceso, con relativa facilidad, al procesamiento automático de datos.
El código de cuentas se debe acoger a las siguientes características:
• Ser flexible: capacidad de aceptar la intercalación de nuevos ítems.
• Ser amplio: capacidad de aceptar la intercalación de nuevas categorías o jerarquías.
• Ser funcional: capacidad para funcionar a través de cualquier medio.
Sistemas de codificación
• Alfabético: cuando se asigna a cada cuenta del plan un código formado por una o varias letras.
• Numérico: se basa en la asignación de números como códigos para identificar las cuentas.
• Nemotécnico: se basa en la asignación de códigos que consisten básicamente en las abreviaturas
de los nombres de las cuentas.
• Mixto: cuando se utiliza simultáneamente el número, la letra o la abreviatura.
Métodos de codificación
• Método serial simple: se deben ordenar los datos bajo algún criterio; luego se les asigna un número,
comenzando por el uno (1), respetando la serie numérica. Este método no permite una clasificación
jerarquizada y sería un grupo.
• Método serial simple saltado: ordenando los datos bajo algún criterio, se salta o interrumpe la
serie, con el objeto de intercalar en el futuro nuevos datos. Tampoco permite jerarquizar los datos
y sería cuenta.
• Método serial en bloques: establece un tipo de agrupamiento y de jerarquía al determinar límites,
respetando la serie numérica, para el grupo o la categoría. Generalmente, el límite está dado por el
(0) y sería subcuenta.
Ejemplo
1-10 Activo
1-20 Pasivo
1-30 Patrimonio
Método de dígitos finales: frente a cualquier composición que tenga el dígito, sólo aquellos ubicados
a la derecha del mismo son los que realmente constituyen el código. Este método sirve para discriminar
la información.
Ejemplo
Se utiliza para precios de venta, así:
Ejemplo
Grupo Subgrupo Cuenta Mayor General Cuenta Mayor Auxiliar
1 1.1 1.1.01 1.1.01.002
En el momento en que se entra en una jerarquía inferior, se respeta el código de la jerarquía mayor.
A continuación se presenta el plan general de cuentas de la Compañía Comercial La Rebaja, apli-
cando el sistema de codificación numérico decimal.
Continuación
Continuación
Continuación
Continuación
Las cuentas compras, devoluciones, transportes en compras, propias del sistema denominado cuenta
múltiple, no se presentan por cuanto este sistema está obsoleto.
Importante:
Un plan de cuentas más completo y descrito se encuentra en el CD que acompaña este libro.
Objetivo 4
estados Financieros
(eeFF)
Actos de comercio
Proceso contable y otros reportes
Compra, vende,
deposita, etc.
De todo proceso se esperan productos de calidad, para el caso de la contabilidad, serán los estados finan-
cieros totalmente oportunos y plenamente confiables. Para ello será indispensable:
• Disponer de insumos de calidad, es decir que las transacciones ejecutadas estén debidamente sus-
tentadas y soportadas mediante los documentos pertinentes, suficientes y legales.
• Contar con un proceso contable ágil y seguro, ayudado por un paquete informático versátil, que cuente
con un ambiente laboral agradable, provisto de materiales e insumos a tiempo y principalmente
operado por profesionales contables competentes, que estén dispuestos a constituirse en asesores
financieros de la gerencia.
Reconocimiento de la operación
Documento fuente
1er. paso
• Prueba evidente con soportes
• Requiere análisis
• Se archiva cronológicamente
Libro diario
2do. paso • Registro inicial
• Requiere criterio y orden
• Se presenta como asiento
Mayorización
Libro mayor
3er. paso
• Clasifica valores y obtiene saldos de cuentas
• Requiere criterio y orden
• Brinda idea del estado de cada cuenta
Comprobación
Ajustes
Balance
• Resumen significativo
• Valida el cumplimiento de normas y concepto de general aceptación
Estructuración de informes
5to. paso Estados financieros
Resultados
o productos • Financieros
• Económicos
En los siguientes apartados detallaremos los cinco pasos sucesivos que deben darse a fin de completar
el proceso.
Con respecto a los documentos no regulados se pueden citar comprobantes de pago, recibos de recau-
dación, notas de ingreso a bodegas, actas de sesiones, etc., incluso un oficio o un memorando puede ser
calificado como documento contable; el diseño y la legalización responderán a las necesidades de cada
empresa y podrían estar diseñados en el manual de procedimientos que se elaboran en las empresas.
En la página 37 se presenta el modelo de uno de los comprobantes no regulados.
En cuanto a los documentos regulados, las entidades estatales de control como el SRI y la Superinten-
dencia de Compañías, entre otras, efectúan una síntesis del nuevo Reglamento de comprobantes de venta
y retención, vigente desde agosto del 2010.
De acuerdo con dicho reglamento, están obligadas a emitir comprobantes de venta todas las socie-
dades y las personas naturales, incluso, las sucesiones indivisas que efectúen transferencias de bienes
de manera recurrente o que presten servicios de forma regular.
7. En el libro del mismo autor, titulado Introducción a la contabilidad y documentos contables, se amplía el tema sobre docu-
mentación contable.
Fecha:
Cantidad
DESCRIPCIÓN Código Justificación
requerida
Firma:
Claves: § 1) Reposición stock
§ 2) Nuevos Productos Bodeguero
§ 3) Otros
Facturas
Evidencian la compra y venta de bienes y servicios, generalmente entre productores y comerciantes,
o entre éstos y en general entre contribuyentes que pueden hacer uso del crédito tributario con el IVA
pagado en compras8.
Cliente: RUC
Dirección: Teléfono:
Fecha de emisión: Guía de remisión:
SUB TOTAL
Firma autorizada: DESCUENTO
IVA 0%
Firma del cliente: IVA12%
SUMA USD$
Imprenta Paola, autorización No. 0465, RUC 1794746575001, emisión válida hasta agosto de 2011. Desde 0000001 al 000000500
Objetivo 5
Aplicar el proceso contable, a partir del registro inicial de transacciones de variada índole en
que se puedan evidenciar los cambios en la posición financiera y económica del ente.
• Los comerciantes al por menor pueden llevar las operaciones de su giro en un solo libro, encuadernado,
forrado y foliado, en el que asentarán diariamente, y en resumen, las compras y ventas que hicieren al
contado, y detalladamente, las que hicieren a crédito, y los pagos y cobros que hicieren sobre éstas.
Asiento contable
El asiento contable es la fórmula técnica de anotación de las transacciones bajo partida doble, como se
observa en el siguiente ejemplo:
Los asientos compuestos constan de más de dos cuentas: dos o más cuentas deudoras, y dos o más
cuentas acreedoras, como se ve en el siguiente ejemplo:
Los asientos mixtos constan de una cuenta deudora y dos o más acreedoras, o viceversa, como por
ejemplo:
Libro diario
Es el registro contable principal, en el que se anotan todas las operaciones en forma de asiento.
A continuación se presenta el diseño del Libro diario y ejemplos de los tipos de asiento contables.
EMPRESA ABC
LIBRO DIARIO O DIARIO GENERAL
FOLIO No. 1
FECHA DETALLE CÓDIGO PARCIAL DEBE HABER
200X -1-
Ene. 8 CAJA 700,00
CUENTAS POR COBRAR 700,00
Cliente C 700,00
Ref. Para registrar cobro cuenta pendiente
-2-
Ene. 9 MUEBLES DE OFICINA 1.120,00
EQUIPO DE OFICINA 2.000,00
BANCOS 1.560,00
DOCUMENTOS POR PAGAR 1.560,00
Ref. Para registrar compra
-3-
Ene. 10 CUENTAS POR COBRAR 2.400,00
CAJA 9.600,00
VENTAS 12.000,00
Ref. Para registrar la venta Fact. 003
Total 15.820,00 15.820,00
Nótese que:
• Este libro principal tiene un diseño especial, incluso si se procesara por medio de la computadora.
• Cada operación está fechada y numerada, a fin de conocer de inmediato la cantidad de transacciones
ejecutadas.
• Cada operación se presenta en forma de asiento, el cual contiene cuentas deudoras (o débito) y
cuentas acreedores (o crédito) y sus respectivos valores.
• En caso de requerir información detallada, por ejemplo, Cliente A, Cliente B, etc., se puede utilizar
la columna Parcial.
Conclusión
La jornalización se presenta en forma de asiento contable en uno de los libros de entrada original
(existen otros, además del Libro diario), aplicando el concepto de partida doble.
paso 3. Mayorización
Acción de trasladar sistemáticamente y de manera clasificada los valores que se encuentran jornalizados,
respetando la ubicación de las cifras, de tal manera que si un valor está en el Debe, pasará al Debe de
la cuenta correspondiente.
Libro mayor
Es el segundo registro principal que se mantiene por cada cuenta, con el propósito de conocer su mo-
vimiento y saldo en forma particular.
Para fines didácticos se utiliza la denominada “T” contable, cuyo diseño informal es el siguiente:
Los diseños formales de uso general son los que se observan en seguida:
EMPRESA X
LIBRO mayor principal
Cuenta: Caja general
Código: 1.1.01
No.
FECHA DESCRIPCIÓN MOVIMIENTO SALDO
Asiento
DEBE HABER DEUDOR ACREEDOR
Enero 8 Registro de cobro de cuenta pendiente 1 700,00 700,00
Enero 10 Registro comprobante 3 9.600,00 10.300,00
EMPRESA X
LIBRO mayor AUXILIAR
Subcuenta: Caja No. 1 Cuenta: Caja general
Código: 1.1.01.01 Código: 1.1.01
No.
FECHA DESCRIPCIÓN MOVIMIENTO SALDO
Asiento
DEBE HABER DEUDOR ACREEDOR
Enero 8 Registro cobro de cuenta pendiente 1 700,00 700,00
Enero 10 Para registrar la cuenta de la factura 003 3 9.600,00 10.300,00
Objetivo 6
Mayorizar con seguridad, tanto en cuentas auxiliares como en principales, hasta obtener los
saldos e interpretarlos genéricamente.
4. Obtenga los saldos así: asigne a los valores del Debe el signo (+), y si están en el Haber el signo (–),
y obtenga la diferencia matemática; si el resultado es positivo, se trata de un saldo deudor; por el
contrario, si el valor es negativo, se trata de un saldo acreedor. Existen tres tipos de saldos:
• Saldo deudor (o débito). Se obtiene cuando los valores debitados en una cuenta son mayores
que los valores acreditados. Generalmente, este tipo de saldo es propio de las cuentas de Activo,
Costos y Gastos.
• Saldo acreedor (o crédito). Se obtiene cuando los valores acreditados en una cuenta son mayores
que los valores debitados. Generalmente, este tipo de saldo es propio de las cuentas de Pasivo,
Patrimonio y Rentas.
• Saldo nulo (o en cero). Se obtiene cuando los valores debitados y acreditados en una cuenta
son exactamente iguales. Este tipo de saldo es excepcional; se puede dar en cuentas de Activo,
Pasivo y Patrimonio, pero momentáneamente; y en las cuentas de Costos, Gastos y Rentas, al
final del ejercicio, mediante los asientos de cierre.
Ejemplos
CAJA PROVEEDORES
DEBE HABER DEBE HABER
500,00 100,00 810,00 700,00
200,00 100,00
50,00 10,00
750,00 100,00 810,00 810,00
650,00 SALDO DEUDOR (Db) 0 Saldo nulo o cero
Con el fin de facilitar futuras revisiones, al momento de mayorizar se deben dejar pistas contables refe-
renciando la acción, así:
• En el libro diario se escribirá el código en la columna respectiva (alternativamente se puede situar
una tarja o visto).
• En el libro mayor se indicará el número de asiento del que se toma el valor.
paso 4. Comprobación
Objetivo 7
Mensualmente se debe verificar el cumplimiento del concepto de partida doble y otros relacionados con
la valuación, consistencia, etc.; para esto será necesario elaborar un Balance de comprobación, el mismo
que se prepara con los saldos de las diferentes cuentas que constan en el Libro mayor principal.
Conclusión
Cualquiera sea la razón, causa u origen de saldos incorrectos, éstos deben ser corregidos mediante
ajustes contables, que los trataremos ampliamente en las siguientes páginas.
EMPRESA X
No. IDENTIFICACIÓN
BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SUMAS Y SALDOS EN $
AL _________
TOTAL
letra de cambio a 30 días de plazo. Los documentos habilitadores son la Factura No. 42 de
Artefacta, la Nota de retiro No. 001 y la letra de cambio.
Enero 15 Paga con dinero retirado de la cuenta bancaria la cantidad de $1.000,00 al diario El Universo
por publicidad y propaganda del negocio. Documentos: Factura No. 345 y Nota de retiro
del banco No. 002.
Enero 18 Adquiere muebles de oficina valorados en $3.000,00 a crédito 60 días plazo (no firma
documento exigible), Factura No. 0042.
Enero 19 Paga arriendos correspondientes a enero de 200X, por $800,00, con dinero que retira del
banco. Documentos: Recibo No. 045 y Nota de retiro No. 003.
Enero 20 Compra un lote significativo de materiales: químicos, detergentes, etc., para facilitar su
labor, por $500,00; según Factura No. 045, paga así: 50% con dinero que retira del banco,
con Nota No. 004 y la diferencia, a crédito a 30 días.
Enero 25 Ejecuta su primer trabajo de lavado de la ropa de trabajo de la fábrica Pintulac. El valor del
servicio asciende a $6.900,00, que cobra con cheque a la fecha con Nota de venta No. 001.
Enero 28 Se deposita en el banco (cuenta de ahorro) la cantidad de $6.900,00, según Nota No. 102.
Enero 31 Se pagan sueldos a los empleados de la empresa por $390,00; de este valor, se retiene 9,35%
para aportar al IESS; el valor neto se paga en efectivo retirado del banco según Rol y Nota
de retiro No. 005.
Paso 1. Reconocimiento
De cada operación realizada se debe obtener al menos un documento principal; si aparecen más estarán
mejor respaldadas. Sobre éstos será necesario efectuar el análisis a fin de reconocer:
a) La naturaleza de la operación (compra, venta, etc.).
b) Las cuentas que se afectan (caja, cuentas por cobrar, ventas, etc.).
c) La condición deudora (se recibe) o acreedora (se entrega) de cada cuenta.
d) Los valores que le corresponden a las cuentas.
Nota: no olvide que cada operación dará origen a un asiento, que tiene que cumplir la Partida
doble:
“No habrá deudor sin acreedor por el mismo valor o su equivalente”.
Paso 2. Jornalización
Se oficializa el registro contable, cuando el contador ingresa al Libro diario las operaciones propuestas
y los presentados en asientos así:
lAVAMATIC
lIbRO DIARIO O DIARIO GeNeRAl
FOlIO No. 1
Continúa
Continuación
LAVAMATIC
LIBRO DIARIO O DIARIO GENERAL
FOLIO No. 1
Continuación
LAVAMATIC
LIBRO DIARIO O DIARIO GENERAL
FOLIO No. 1
Nota: el asiento No. 5 se registra erróneamente para ejemplificar posteriormente el ajuste de corrección.
Paso 3. Mayorización
El contador debe trasladar los valores ($) a sus respectivas cuentas, para las que se han destinado unas
tarjetas (archivo), así:
LAVAMATIC
LIBRO mayor principal
Cuenta: CAJA
Código
MOVIMIENTO
FECHA DESCRIPCIÓN No. AS. DEBE HABER SALDO
200X
Enero 10 Por constitución de la empresa 1 50.000,00 50.000,00
Enero 11 Apertura cuenta de ahorros 2 50.000,00 0
Enero 25 Por trabajo de limpieza 8 6.900,00 6.900,00
Enero 28 Depósito realizado No. 102 9 6.900,00 0
LAVAMATIC
LIBRO mayor principal
Cuenta: BANCOS
Código
MOVIMIENTO
FECHA DESCRIPCIÓN No. AS. DEBE HABER SALDO
200X
Enero 11 Apertura cuenta de ahorros 2 50.000,00 50.000,00
Enero 12 Compra Factura No. 42 3 1.500,00 48.500,00
Enero 15 Publicidad y propaganda 4 1.000,00 47.500,00
Enero 19 Pago arriendo mes enero 6 800,00 46.700,00
Enero 20 Compra Factura No. 45 7 250,00 46.450,00
Enero 28 Depósito Nota No. 102 9 6.900,00 53.350,00
Enero 31 Pago sueldos 10 353,53 52.996,47
Con el fin de simplificar y ahorrar espacio, en las siguientes cuentas se utiliza el diseño informal del
Mayor en T.
Paso 4. Comprobación
Lista los saldos de cada cuenta que aparece en el mayor.
LAVAMATIC
No. IDENTIFICACIÓN
BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SALDOS (expresado en US$)
AL 31 DE ENERO DEL AÑO 200X
Ajustar las cuentas que presentan datos erróneos o desactualizados y el procedimiento respectivo
en este aspecto, hasta obtener saldos depurados.
Como se dijo anteriormente, en el proceso contable (manual electrónico) se filtran errores, omisiones y
desactualizaciones que afectan la razonabilidad de las cuentas. Ante estos hechos, las normas contables
han desarrollado la metodología denominada ajustes y reclasificaciones que se resume y ejemplifica a
continuación.
Los ajustes permiten presentar saldos razonables mediante la depuración oportuna y apropiada de
todas las cuentas que, por diversas causas, no presentan valores que puedan ser comprobados y, por
ende, no denotan la real situación económica y financiera de la empresa.
• Desactualizaciones: por uso sistemático de bienes o servicios, por realización de rentas que fueron
precobradas o que no pudieron ser liquidadas en el periodo; por gastos que se pagaron por anticipado
o que aún no se han pagado. Además, por previsión objetiva de situaciones futuras, como es el caso
de posibles incobrables o variaciones significativas del valor original de activos y pasivos. En cualquier
caso, los saldos estarán desactualizados en el momento de preparar el Balance de comprobación.
• Uso indebido: por abusos o exceso de confianza de parte de los custodios de dinero, bienes, etc., se
suelen presentar desfases (faltantes) entre los saldos contables y la presencia física de recursos.
Ejemplo
La empresa realizó una venta de servicios por $150,00, con Factura A-004, el 4 de enero de 200X, a
crédito. Por razones desconocidas esta transacción no fue asentada oportunamente, y el 8 de mayo de
200X el contador se entera de este hecho y lo registra.
El contador deberá realizar la corrección en la fecha en que tiene conocimiento del error, en este caso
suponemos que fue al día siguiente, para lo que debe utilizar las siguientes soluciones:
Solución A
Solución B
Caso 2
El 2 de febrero de 200X, con Factura 001, se compró un archivador metálico para la oficina por $500,00;
se pagó con cheque a la vista.
El error: el contador equivocadamente lo registró así:
Suponemos que al día siguiente, el contador se da cuenta de su error y procede a corregirlo, para lo que
podrá utilizar cualquiera de las dos opciones:
Solución A
Solución B
9. Este tema será ampliado en el estudio del “Activo Corriente” (Capítulo II), en la unidad correspondiente.
Caso 1
La empresa pierde mercaderías por $2.000,00 en el incendio de sus bodegas.
Caso 2
Al tesorero de la empresa le sustrajeron $520,00 que debía depositar en la cuenta corriente de la
empresa.
EMPRESA A EMPRESA B
Inquilino o arrendatario Propietario o arrendador
Conclusiones
atención etc., se estima que habrá un incremento de 20%, el cálculo estimativo será de $360,00
(300,00 + 60,00).
b) La Empresa Eléctrica Latinoamericana, prestadora del servicio, deberá reportar en sus libros, la can-
tidad exacta de consumo (porque esta empresa sí conoce los kilovatios consumidos por la empresa
Y); la registrará así:
El cálculo de la depreciación aproximada de un bien durante un periodo se efectúa por medio de mé-
todos técnicos, entre los cuales se destacan:
• Método lineal
• Método de unidades producidas
• Método acelerado o sumatorias de dígitos
Por el momento trataremos y ejemplificaremos el método lineal, mejor conocido como línea recta;
para ello, se deben conocer, mediante facturas, consultas, etc., los siguientes aspectos:
• Costo de adquisición (histórico) y a partir de los años siguientes el valor actual. Es el valor
efectivamente pagado o a pagar por un bien, en el que se incluyen todos los conceptos legalmente
atribuibles al activo hasta su funcionamiento o puesta en marcha (impuestos, fletes, instalación,
etc.). El valor actual es aquél que tendría el activo luego de un proceso de revalorización o de
deterioro.
• Vida útil. Es el tiempo que se espera que el activo contribuya a la generación de ingresos o que
sea económicamente productivo para la empresa, es estimado de vida, expresado en años, o
meses e incluso en horas. Este dato se obtiene de catálogos o de opiniones técnicas basadas en
experiencias o conocimiento pleno del producto. En este caso, el propio fabricante puede aportar
decididamente a resolver este asunto.
• Valor residual. Valor estimado, de última recuperación, es decir precio en el que se podría vender
el bien cuando éste se encuentre obsoleto o fuera de uso. Puede incluso ser cero.
La fórmula de cálculo para la depreciación es:
Valor de adquisición – Valor residual
Depreciación año =
Vida útil en (años, meses, etc.)
Ejemplo
La empresa AB compró una computadora el 2 de enero de 200X en $2.000,00 (incluye gastos de ins-
talación y puesta en marcha). El 31 de diciembre, calcula y registra el desgaste, suponiendo que la vida
útil es de 4 años y que se podría vender en $200,00 cuando el bien esté totalmente usado.
2.000,00 – 200,00
Depreciación año = = $450,00
4
10. Este tema se estudia ampliamente en el Capítulo II, “Análisis de las cuentas del activo corriente”.
Para prevenir estos hechos, la empresa debe, a través de estudios, técnicos y objetivos, calcular estima-
tivamente los posibles valores que no se podrían cobrar. Estos cálculos se realizan mediante métodos
técnicos, entre los cuales se destacan:
• Método estadístico
• Método de antigüedad de saldos
• Método de calificación de riesgo
Por el momento se desarrollará el método estadístico, por ser uno de los más simples.
Este método toma como referencia los datos de incobrables reales de años anteriores y proyecta
para el año vigente, tomando las fórmulas de tendencias, como:
• Promedio
• Desviación típica
• Mínimos cuadrados
Ejemplo
Si se desea aplicar el promedio simple, para calcular los incobrables del año 4, se suman los valores de
los tres años y se divide entre 3, así:
1.750,00
Provisión año 4 = = $583,33
3
Advertencia
Este método estadístico promedio se utilizó únicamente para ejemplificar el ajuste, pero no es el más
idóneo. Se analiza más adelante el método de antigüedad de saldos, que es más apropiado, pero tam-
bién se abordará el tema tributario sobre el tope reconocido para provisiones de este tipo.
Preparar los dos estados financieros básicos: Estado de resultados y Balance general, en una
empresa de servicios.
InTROduccIón
El ciclo contable se realiza actualmente de manera expedita con la ayuda del computador que, por medio
de programas genéricos o específicos, procesa la información automáticamente; es decir, el contador
sólo tiene que definir las partidas afectadas y digitar los valores que correspondan a las cuentas, y el
programa automatizado de contabilidad se encargará de mayorizar, emitir el balance de comprobación
e incluso emitir los estados financieros. Esta fabulosa ayuda, que simplifica tareas y reduce significati-
vamente el tiempo de proceso, debe ser aprovechada por el contador quien, en compensación, pondrá
toda su atención en los ajustes contables, es decir, en depurar y analizar los saldos de las cuentas, a tal
punto que éstas puedan:
• Reflejar razonablemente la situación económica y financiera.
• Ser verificables y comprobables bajo cualquier prueba.
Cuando se tenga absoluta seguridad sobre la idoneidad de los saldos contables, se puede empezar a
preparar los informes contables, mejor conocidos como estados financieros.
Los estados financieros son reportes que se elaboran al finalizar un periodo contable, con el objeto
de proporcionar información sobre la situación económica y financiera de la empresa, la cual
permite examinar los resultados obtenidos y evaluar el potencial económico de la entidad.
optar por diferentes alternativas para el tratamiento y cuantificación monetaria de las operaciones.
La moneda, por otra parte, no conserva su poder de compra y, con el paso del tiempo, puede perder
su significado en las transacciones de carácter permanente.
De aquí se desprende que los estados financieros no representan valores absolutos; por tanto, la
información que ofrecen no es una medida exacta de su situación ni de su productividad, pero sí pro-
porcionan ideas claras sobre la situación, si las cifras son razonables. La utilidad o pérdida definitiva
no se conoce sino hasta el momento de la venta o liquidación de la empresa.
Reglas de presentación11
En la presentación de cualquier estado financiero se deben proporcionar algunos datos y seguir ciertas
reglas generales como las siguientes:
• Nombre de la empresa o razón social, sea persona natural o jurídica
• Número de identificación tributaria, como por ejemplo el RUC
11. Los estados financieros deben ser elaborados según lo dispone la NIC-1 y adoptados según prescribe la NIIF-1.
Estado de resultados
El Estado de resultados muestra los efectos de las operaciones de una empresa y su resultado final, ya
sea ganancia o pérdida; resumen de los hechos significativos que originaron un aumento o disminución
en el patrimonio de la empresa durante un periodo determinado.
El estado de resultados es dinámico, ya que expresa en forma acumulativa las cifras de rentas (in-
gresos), costos y gastos resultantes en un periodo determinado.
INGRESOS OPERACIONALES
Servicios prestados XXX
(–) GASTOS OPERACIONALES (XXX)
De administración
Sueldos XXX
Beneficios sociales XXX
Servicios básicos XXX
De ventas XXX
Publicidad XXX
=Utilidad operacional (o pérdida) XXX
± OTROS INGRESOS Y GASTOS XXX
Arriendos ganados XXX
Pérdidas ocasionales (XXX)
= Utilidad del ejercicio XXX
(Firma) (Firma)
Gerente Contador
ACTIVO PASIVO
Corriente Corriente
Caja general xxx Cuentas por pagar xxx
Bancos xxx IESS por pagar xxx
Inventarios xxx
Largo plazo
No corriente Hipotecas por pagar xxx
Fijo o propiedad, planta y equipo
Muebles de oficina xxx Patrimonio
Depreciación acumulada (xxx) Capital social xxx
Otros Utilidad del ejercicio xxx
Inversiones L/P. xxx
TOTAL ACTIVO XXX TOTAL PASIVO + PATRIMONIO XXX
(Firma) (Firma)
Gerente Contador
A manera de informe, el estado se presenta en forma vertical: primero el Activo, luego el Pasivo y por
último el Patrimonio, como se observa en el siguiente ejemplo:
ACTIVO
Corriente
Caja general xxx
Bancos xxx
Inventarios xxx
No corriente
Fijo o propiedad, planta y equipo
Muebles de oficina xxx
Depreciación acumulada (xxx)
Otros Activos xxx
Inversiones financieras L/P xxx
TOTAL ACTIVO xxx
PASIVO
Corriente
Continúa
Continuación
Largo plazo
Hipotecas por pagar xxx
PAtrimonio
Capital social xxx
Utilidad del ejercicio xxx
total PASIVO + patrimonio xxx
(Firma) (Firma)
Gerente Contador
b) Las cuentas de gastos y costos (de saldo deudor) se deben acreditar o cerrar contra Resumen
de Pérdidas y Ganancias.
c) La cuenta Resumen de Pérdidas y Ganancias puede reflejar un saldo acreedor (o crédito), que
significa que existe utilidad, o un saldo deudor (o débito), que representa la presencia indeseable
de pérdida.
En caso de saldo acreedor (o crédito), el asiento será:
d) La utilidad, resultado esperado y deseado, dará origen a obligaciones empresariales con trabaja-
dores, socios, fisco y reservas, para lo que será necesario provisionar estos conceptos tomándolos
de la Utilidad (estas provisiones serán tratadas detenidamente en los próximos capítulos).
LAVAMATIC
DIARIO GENERAL
FOLIO No. 2
Paso 3. Mayorización
Sólo de las cuentas que han sido afectadas en los ajustes, las demás mantienen los mismos saldos.
LAVAMATIC
LIBRO mayor principal
Cuenta: CAJA
2.190,00 4.810,00
7.000,00
4.810,00 4.810,00
7.000,00 7.000,00 SALDO: 4.810,00
SALDO: 0
LAVAMATIC
BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SALDOS -$
Al 31 DE ENERO DEL AÑO 200X
LAVAMATIC
ESTADO DE RESULTADOS - USD$
DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 200X
(Firma) (Firma)
Gerente Contador
LAVAMATIC
BALANCE GENERAL - USD$
Al 31 de diciembre de 200X
ACTIVO PASIVO
Corriente 53.596,47 Corriente 4.186,47
Caja 100,00 Cuentas por pagar 3.250,00
Bancos 52.996,47 Documentos por pagar 900,00
Inventarios 500,00 IESS por pagar 36,47
(Firma) (Firma)
Gerente Contador
Cuestionario de evaluación
Señale con un la respuesta correcta.
1. Empresa es:
Todo ente económico que ofrece bienes o servicios que luego de venderlos
producirán una renta.
Todo ente que se dedica a la prestación de servicios públicos, sin ánimo de lucro.
Un ente económico que se dedica a la prestación de servicios, con el objeto
de obtener utilidad, si se puede.
4. La contabilidad empleada por personas que toman decisiones y que es obligatoria, se de-
nomina:
Contabilidad gubernamental.
Contabilidad administrativa.
Contabilidad financiera.
10. Renta es todo beneficio que se obtiene al vender un bien o servicio o dejar que otros usen
nuestros activos.
Verdadero
Falso
Explique:
Marque con “X” la respuesta correcta. En caso de pedido específico, explique o fundamente
la respuesta.
25. Los saldos de las cuentas de gastos y costos, por naturaleza, son:
Deudoras (Débitos)
Acreedoras (Créditos)
26. El cuadre de saldos en el Balance de comprobación, antes de los ajustes, brinda absoluta
seguridad sobre la razonabilidad de saldos. Explique.
Verdadero
Falso