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Aprobado Mediante Resolución Ministerial N° XXX de XX de XXXX de 2014
Elaborado en el marco de la Resolución Suprema N° 217055 de 20 de mayo de 1997
de las Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa
INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DEL REGLAMENTO ESPECÍFICO
DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA PARA
GOBIERNOS AUTÓNOMOS MUNICIPALES
II. Aquellos Gobiernos Autónomos Municipales (GAM) donde no ejercen la separación administrativa de
Órganos, utilizarán su Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa,
compatibilizado y vigente, o en su caso, deberán elaborarlo en el marco de las Normas Básicas del
Sistema de Organización Administrativa (NB-SOA), emitidas por el Ministerio de Economía y
Finanzas Públicas.
Estas partes serán elaborados de manera separada e independiente, bajo principios de coordinación
y cooperación entre ambas instancias, y unidos en un solo documento denominado “Reglamento
Específico del Sistema de Organización Administrativa RE-SOA”, que será remitido al Órgano Rector
para su compatibilización.
En caso de que el GAM, constituya entidades descentralizadas y empresas municipales, éstas podrán
elaborar su RE-SOA en el marco de la Parte I del presente modelo.
IV. Para el adecuado uso del presente modelo el GAM deberá llenar lo que se encuentra entre paréntesis,
cursivas y negrillas de acuerdo a su especificidad (nombre de la entidad, organigrama,
procedimientos y norma específica).
NOTA. La carátula y el presente Instructivo, no forman parte del RE SOA y deben ser excluidos del
documento.
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ÍNDICE
PARTE I.........................................................................................................................................5
FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA EN EL ÓRGANO EJECUTIVO DEL
GOBIERNO AÚTOMO MUNICIPAL .......................................................................................................5
CAPÍTULO I ....................................................................................................................................5
GENERALIDADES ........................................................................................................................5
Articulo 1. Objetivo .................................................................................................................5
Articulo 2. Ámbito de Aplicación ................................................................................................5
Articulo 3. Base Legal..............................................................................................................5
Articulo 4. Previsión ................................................................................................................6
Articulo 5. Elaboración y Aprobación ..........................................................................................6
Articulo 6. Difusión .................................................................................................................6
Articulo 7. Revisión y Modificación. ............................................................................................6
Articulo 8. Incumplimiento ........................................................................................................6
CAPÍTULO II ...................................................................................................................................6
PROCESO DE ANÁLISIS ORGANIZACIONAL .........................................................................................6
Articulo 9. Definición ...............................................................................................................6
Articulo 10. Etapas para el Análisis Organizacional .........................................................................7
Articulo 11. Formalización y Aprobación del Análisis Organizacional ..................................................8
Articulo 12. Periodo de tiempo para el Análisis Organizacional ..........................................................8
CAPÍTULO III ..................................................................................................................................8
PROCESO DE DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL .........................................................................8
Articulo 13. Definición ...............................................................................................................8
Articulo 14. Criterios para ejecutar las etapas del proceso de Diseño o Rediseño Organizacional ..............9
Articulo 15. Aprobación de los Manuales..................................................................................... 11
Articulo 16. Comunicación Organizacional .................................................................................. 11
Articulo 17. Coordinación Interna .............................................................................................. 12
Articulo 18. Alcance de Control ................................................................................................. 12
Articulo 19. Período y Responsable del proceso de Diseño Organizacional. ........................................ 12
CAPÍTULO IV ................................................................................................................................ 12
IMPLANTACIÓN DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL ................................................................................ 12
Articulo 20. Definición. ............................................................................................................ 12
Articulo 21. Criterios para realizar el proceso de implantación ......................................................... 12
Articulo 22. Periodo y Responsable del proceso de implantación ............................................................. 12
PARTE II ...................................................................................................................................... 14
FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA EN EL CONCEJO MUNICIPAL DEL
GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL ................................................................................................. 14
CAPÍTULO I .................................................................................................................................. 14
GENERALIDADES ......................................................................................................................... 14
Articulo 1. Objetivo ............................................................................................................... 14
Articulo 2. Ámbito de Aplicación .............................................................................................. 14
Articulo 3. Base Legal............................................................................................................ 14
Articulo 4. Previsión .............................................................................................................. 15
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Articulo 5. Elaboración y Aprobación ........................................................................................ 15
Articulo 6. Difusión ............................................................................................................... 15
Articulo 7. Revisión y Modificación. .......................................................................................... 15
Articulo 8. Incumplimiento ...................................................................................................... 15
CAPÍTULO II ................................................................................................................................. 15
PROCESO DE ANÁLISIS ORGANIZACIONAL ....................................................................................... 15
Articulo 9. Definición ............................................................................................................. 15
Articulo 10. Etapas para el Análisis Organizacional ....................................................................... 16
Articulo 11. Formalización y Aprobación del Análisis Organizacional ................................................ 17
Articulo 12. Periodo de tiempo para el Análisis Organizacional ........................................................ 17
CAPÍTULO III ................................................................................................................................ 17
PROCESO DE DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL ....................................................................... 17
Articulo 13. Definición ............................................................................................................. 17
Articulo 14. Criterios para ejecutar las etapas del proceso de Diseño o Rediseño Organizacional ............ 18
Articulo 15. Aprobación de los manuales .................................................................................... 20
Articulo 16. Comunicación Organizacional .................................................................................. 20
Articulo 17. Coordinación Interna .............................................................................................. 20
Articulo 18. Alcance de control ................................................................................................. 20
Articulo 19. Período y Responsable del proceso de Diseño Organizacional. ........................................ 21
CAPÍTULO IV ................................................................................................................................ 21
IMPLANTACIÓN DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL ................................................................................ 21
Articulo 20. Definición. ............................................................................................................ 21
Articulo 21. Criterios para realizar el proceso de implantación ......................................................... 21
Articulo 22. Periodo y Responsable del proceso de implantación ..................................................... 21
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PARTE I
FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA EN EL
ÓRGANO EJECUTIVO DEL GOBIERNO AÚTOMO MUNICIPAL DE (Señalar el nombre
completo de la entidad)
CAPÍTULO I
GENERALIDADES
Articulo 1. Objetivo
f) Resolución Ministerial Nº 726, del 5 de Agostos de 2014, que aprueba las Directrices
para la Separación Administrativa de Órganos de los Gobiernos Autónomos
Municipales;
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Articulo 4. Previsión
II. Una vez declarado compatible el RE-SOA en su integridad por el Órgano Rector, el
Alcalde deberá aprobar la Parte I del presente reglamento mediante Decreto Edil.
Articulo 6. Difusión
Una vez aprobado el presente documento deberá ser difundido deberá ser difundido entre
los servidores públicos del Órgano Ejecutivo del Gobierno Autónomo Municipal de (Señalar
el nombre de GAM), por el (Señalar el cargo) de la (Establecer la unidad organizacional
encargada).
El presente documento como parte integrante del Reglamento Específico será revisado y
actualizado por el (Señalar el cargo) en función de la experiencia institucional resultado de
su aplicación y cuando el Órgano Rector realice modificaciones a las Normas Básicas del
Sistema de Organización Administrativa.
Articulo 8. Incumplimiento
CAPÍTULO II
PROCESO DE ANÁLISIS ORGANIZACIONAL
Articulo 9. Definición
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Articulo 10. Etapas para el Análisis Organizacional
i. Si las funciones de las unidades y áreas organizacionales guardan relación con los
procesos, operaciones y procedimientos que realizan.
ii. Si existe duplicidad de funciones entre dos o más unidades.
iii. Si realizan funciones que no les corresponden.
iv. Si tienen delimitado claramente el límite de su autoridad.
v. Si están ubicadas en el nivel jerárquico que les corresponde.
Las fuentes de información que servirán de base para este análisis pueden ser:
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II. Etapa de análisis prospectivo
Tomando como base los resultados del análisis retrospectivo se realizará un análisis
prospectivo, que consiste en una evaluación de la situación futura que deberá afrontar
el Órgano Ejecutivo del Gobierno Autónomo Municipal para lograr los objetivos
planteados en el POA de la próxima gestión, con el fin de detectar si existe la necesidad
de realizar ajustes a la estructura organizacional.
III. El Documento de Diagnóstico Organizacional deberá ser consensuado con las diferentes
áreas y/o unidades organizacionales y presentado al Alcalde para su aprobación.
CAPÍTULO III
PROCESO DE DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL
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Los ajustes podrán realizarse sobre los procesos y procedimientos, las funciones de las
unidades organizacionales, el sistema de información y otros elementos que modifiquen
parcial o totalmente la organización.
Articulo 14. Criterios para ejecutar las etapas del proceso de Diseño o Rediseño
Organizacional
Los criterios para ejecutar las etapas del proceso del Diseño o Rediseño Organizacional en
el Órgano Ejecutivo son:
Previa su identificación de los servicios, estos podrán ser objeto de ajuste para que
cumplan con las características de calidad, cantidad, oportunidad y frecuencia.
b) Usuarios de los servicios que presta el Órgano Ejecutivo del Gobierno Autónomo
Municipal:
De acuerdo a los procesos diseñados debe establecerse y/o ajustar las áreas y/o
unidades organizacionales, para el desarrollo de sus funciones.
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e) Tipos y Grados de Autoridad:
Toda comunicación hacia la ciudadanía deberá estar aprobada y firmada por el Alcalde
o autoridad delegada para el efecto y la publicación se realizará por los medios y
modalidades de uso convencional en el Municipio.
Las acciones de relacionamiento del Gobierno Autónomo Municipal con otras entidades
que comprometan aspectos jurídicos y económicos, requerirán de la aprobación del
Concejo Municipal.
Los mecanismos para la atención a los reclamos y ayuda a los usuarios deben facilitar
la realización de los trámites a los mismos. Asimismo, se deberán establecer los
mecanismos necesarios para obtener retroalimentación sobre la calidad de los servicios
prestados.
i) Elaboración de manuales:
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Para las Unidades de nivel jerárquico superior:
a. Los objetivos
b. El nivel jerárquico y relaciones de dependencia
c. Las funciones
d. Las relaciones de coordinación interna y externa
a. La relación de dependencia
b. Las funciones
Todos los responsables de las unidades organizacionales del Órgano Ejecutivo del
Gobierno Autónomo Municipal informarán por escrito al Alcalde, de sus respectivas
actividades y resultados una vez al mes mediante informes de avance de la gestión.
Cada unidad organizacional del Órgano Ejecutivo Gobierno Autónomo Municipal informará
sobre las actividades y resultados de su competencia, al responsable de su área, cuando
este lo requiera.
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Articulo 17. Coordinación Interna
El Alcalde mediante Resolución Administrativa Municipal podrá crear dentro del Órgano
Ejecutivo, comisiones y comités de manera temporal o permanente, para la atención y/o
solución de determinados asuntos de su competencia.
CAPÍTULO IV
IMPLANTACIÓN DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL
Para realizar el proceso de implantación, se debe elaborar un plan que deberá contener los
siguientes criterios:
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II. El (Señalar el cargo) es responsable de la ejecución del proceso de implantación del
Diseño o Rediseño Organizacional en el Órgano Ejecutivo del Gobierno Autónomo
Municipal, para lo cual deberá coordinar con las otras unidades organizacionales que
componen la estructura organizacional.
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PARTE II
FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA EN EL
CONCEJO MUNICIPAL DEL GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE (Señalar el
nombre completo de la entidad)
CAPÍTULO I
GENERALIDADES
Articulo 1. Objetivo
El presente documento (Parte II) es de cumplimiento y aplicación obligatoria para las áreas
y unidades organizacionales del Concejo Municipal del Gobierno Autónomo Municipal de
(Señalar el nombre completo de la entidad), así como para todos y cada uno de sus
servidores públicos sin distinción alguna de jerarquía.
f) Resolución Ministerial Nº 726, del 5 de Agostos de 2014, que aprueba las Directrices
para la Separación Administrativa de Órganos de los Gobiernos Autónomos
Municipales;
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Articulo 4. Previsión
II. Una vez declarado compatible el RE-SOA en su integridad por el Órgano Rector, la
MAEC deberá aprobar la Parte II del presente reglamento mediante Resolución Expresa.
Articulo 6. Difusión
Una vez aprobado el presente documento deberá ser difundido entre los servidores públicos
del Concejo Municipal del Gobierno Autónomo Municipal de (Señalar el nombre de GAM),
por el (Señalar el cargo).
El presente documento como parte integrante del Reglamento Específico será revisado y
actualizado por el (Señalar el cargo) en función de la experiencia institucional resultado de
su aplicación y cuando el Órgano Rector realice modificaciones a las Normas Básicas del
Sistema de Organización Administrativa.
Articulo 8. Incumplimiento
CAPÍTULO II
PROCESO DE ANÁLISIS ORGANIZACIONAL
Articulo 9. Definición
15
Articulo 10. Etapas para el Análisis Organizacional
i. Si las funciones de las unidades y áreas organizacionales guardan relación con los
procesos, operaciones y procedimientos que realizan.
ii. Si existe duplicidad de funciones entre dos o más unidades.
iii. Si realizan funciones que no les corresponden.
iv. Si tienen delimitado claramente el límite de su autoridad.
v. Si están ubicadas en el nivel jerárquico que les corresponde.
Las fuentes de información que servirán de base para este análisis pueden ser:
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II. Etapa de análisis prospectivo
Tomando como base los resultados del análisis retrospectivo se realizará un análisis
prospectivo, que consiste en una evaluación de la situación futura que deberá afrontar
el Concejo Municipal del Gobierno Autónomo Municipal para lograr los objetivos
planteados en el POA de la próxima gestión, con el fin de detectar si existe la necesidad
de realizar ajustes a la estructura organizacional.
III. El Documento de Diagnóstico Organizacional deberá ser consensuado con las diferentes
áreas y/o unidades organizacionales y presentadas a la MAEC para su aprobación.
CAPÍTULO III
PROCESO DE DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL
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Los ajustes podrán realizarse sobre los procesos y procedimientos, las funciones de las
unidades organizacionales, el sistema de información y otros elementos que modifiquen
parcial o totalmente la organización.
Articulo 14. Criterios para ejecutar las etapas del proceso de Diseño o Rediseño
Organizacional
Los criterios para ejecutar las etapas del proceso del Diseño o Rediseño Organizacional en
el Concejo Municipal son:
Previa su identificación de los servicios, estos podrán ser objeto de ajuste para que
cumplan con las características de calidad, cantidad, oportunidad y frecuencia.
b) Usuarios de los servicios que presta el Concejo Municipal del Gobierno Autónomo
Municipal:
De acuerdo a los procesos diseñados debe establecerse y/o ajustar las Áreas y/o
unidades organizacionales, para el desarrollo de sus funciones.
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Se deberá limitar al máximo posible la creación de niveles jerárquicos.
Toda comunicación hacia la ciudadanía deberá estar aprobada y firmada por la MAEC
o autoridad delegada para el efecto y la publicación se realizará por los medios y
modalidades de uso convencional en el Municipio.
g) Instancias de relacionamiento interinstitucional:
Las acciones de relacionamiento del Gobierno Autónomo Municipal con otras entidades
que comprometan aspectos jurídicos y económicos, requerirán de la aprobación del
Concejo Municipal.
Los mecanismos para la atención a los reclamos y ayuda a los usuarios deben facilitar
la realización de los trámites a los mismos. Asimismo, se deberán establecer los
mecanismos necesarios para obtener retroalimentación sobre la calidad de los servicios
prestados.
i) Elaboración de manuales:
a. Los objetivos
b. El nivel jerárquico y relaciones de dependencia
c. Las funciones
d. Las relaciones de coordinación interna y externa
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Para otras Unidades:
a. La relación de dependencia
b. Las funciones
Todos los responsables de las unidades organizacionales del Concejo Municipal del
Gobierno Autónomo Municipal informarán por escrito a la MAEC, de sus respectivas
actividades y resultados una vez al mes mediante informes de avance de la gestión.
Cada unidad organizacional del Concejo Municipal del Gobierno Autónomo Municipal
informará sobre las actividades y resultados de su competencia, al responsable de su área,
cuando este lo requiera.
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El número de unidades organizacionales dependientes de las áreas organizacionales del
Concejo Municipal, será de (Definir el número de unidades por área organizacional)
como máximo.
CAPÍTULO IV
IMPLANTACIÓN DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL
Para realizar el proceso de implantación, se debe elaborar un plan que deberá contener los
siguientes criterios:
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