EL CONTROL INTERNO

Definición:
El Sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos
los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de
salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos contables.

El Control Interno en el marco de la empresa:

Cuan mayor y compleja sea una empresa, mayor será la importancia de un

adecuado sistema de control interno, entonces una empresa unipersonal no necesita
de un control interno complejo.

Pero cuando se poseen empresas que tienen más de un dueño, muchos empleados
y muchas tareas delegadas. Por lo tanto los dueños pierden control y es necesario un
mecanismo de control interno. Este sistema deberá ser sofisticado y complejo según se
requiera en función de la complejidad de la organización.

Con la organización de tipo multinacional, los directivos impartes ordenes hacia sus
filiales en distintos países, pero el cumplimiento de la misma no puede ser controlados
con sus participación frecuente. Pero si así fuese su presencia no asegura que se eviten
los fraudes.

Entonces, mientras mas se alejan los propietarios de las operaciones más necesario
se hace la existencia de un sistema de control interno estructurado.

Limitaciones de un Sistema de Control Interno

Ningún sistema de control interno puede garantizar el cumplimiento de los

objetivos en forma amplia, de acuerdo a esto, el control interno brinda una seguridad
razonable en función de:

-Costo Beneficio

El control no puede superar el valor de lo que se quiere controlar.

-La mayoría de los controles hacia transacciones o tareas ordinarias.

 Debe establecerse, bajo las operaciones repetitivas y en cuanto a las extraordinarias,
existe la posibilidad que el sistema no sepa responder.

-El factor de error humano.

-Posibilidad de conclusiones que pueda evadir los controles.

Polución de fraude por acuerdo entre dos o más personas. No hay sistema de
control no vulnerable a estas circunstancias.

Control Interno Administrativo y Control Interno Contable

Existen dos tipos de controles internos (administrativo y contable).

El Control Interno Administrativo: no esta limitado al plan de la organización y

procedimientos que se relacionen con el proceso de decisión que lleva a la
autorización.

El Control Interno Administrativo se relaciona con la eficiencia en las operaciones

establecidas por el ente.

Los controles administrativos se relacionan con normas y procedimientos relativos a

la eficiencia operativa y a la adhesión a las políticas prescritas por la administración.
Estos controles solo influyen indirectamente en los registros contables.

Se entiende por control interno el conjunto de planes, métodos y procedimientos

adoptados por una organización con el fin de asegurar que los activos están
debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad
de la entidad se desarrolla eficazmente de acuerdo con las políticas trazadas por la
gerencia, en atención a las metas y los objetivos previstos.

Las organizaciones deben hacer el máximo esfuerzo para asegurar el Sistema de

control Interno que diseñen e implementen se ajuste a su misión, y generen
efectivamente los resultados esperados.

El ejercicio del sistema de control interno debe consultar los principios de igualdad,
moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de
costos ambientales.

En consecuencia se deberá concebir y organizar de tal manera que su ejercicio sea

intrínseco al desarrollo de sus funciones de todos los cargos existentes en la
organización.

El control interno se expresa a través de las políticas aprobadas por los niveles de
dirección y administración de la empresa, mediante la elaboración y aplicación de
técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de
manuales de funciones y procedimientos de sistemas de información y de programas
de selección, inducción y capacitación de personal.

Control Interno Contable: los controles contables comprenden el plan de

organización y todos los métodos y procedimientos cuya misión es salvaguardar los
activos y la fiabilidad de los registros financieros; y deben diseñarse de tal manera que
brinden la seguridad razonable de que:

-Las operaciones se realizan de acuerdo con la autorización de la administración.

-Las operaciones se registran debidamente para:

a.- Facilitar la preparación de los Estados Financieros.

b.- Logra salvaguardar los activos.

c.- Se logra poner información a disposición, en forma suficiente y oportuna para la

toma de decisiones.

-El acceso a los activos solo se permitirá con la debida autorización de la

administración.

-La existencia contable de los bienes se puede comparar periódicamente con la

existencia física y se pueden tomar medidas oportunas en caso de presentarse
diferencias.

Evolución del Control Interno:

 La importancia del Sistema del Control Interno se manifestó inicialmente en el sector
privado, donde se reconoció como fundamental e indispensable, en virtud del
crecimiento de las organizaciones, el volumen de las operaciones, los niveles de riesgo,
la complejidad de los sistemas de información y el aumento en los niveles de riesgos
reales y potenciales.

De igual manera, las consideraciones con el funcionamiento del control interno de

las organizaciones se constituyo en factor prioritario dentro de las Normas de
Auditoria.

A continuación se realiza un analisis de la Ley 87 aprobada en Colombia:

En el sector público, además de las necesidades y conveniencias existe la obligación

de implantar estos mecanismos y herramientas, ya que la reforma constitucional de
1991 estableció, en sus artículos 209 y 269, el deber de la administración pública de
diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control, cuya calidad y eficiencia será
evaluada por la Contraloría General de la República.

Teniendo en cuenta todos los derechos y deberes constitucionales que le asisten a

todos los organismos que reciben y administran recursos de origen presupuestal y
dada la importancia y conveniencia de implantar, desarrollar y consolidar las auditorias
internas en el sector estatal, el 29 de noviembre de 1993, el Presidente de la Republica
sanciono la ley 87 del mismo año, mediante la cual se reglamenta la doctrina
consagrada en los anteriores artículos de la Constitución en lo referente al ejercicio del
control interno en las entidades u organismos del estado.

Uno de los principales aspectos que consagra la ley 87 de 1993 constituye las
diferencias de significado entre el control interno como estructura o auditoría interna,
y sus alcances; identifica y establece obligaciones a los distintos agentes responsables
del sistema de control interno; define objetivos, características y elementos
fundamentales del control interno, identifica el campo de aplicación de las normas;
fija las funciones de los auditores internos a los cuales les queda prohibida la práctica
del control previo, entendido este como la participación en los procesos
administrativos de las organizaciones a través de autorizaciones o refrendaciones,
igualmente hace referencia al valor probatorio de los informes de control o auditoría
interna en procesos disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscales.
 La filosofía y el enfoque de la ley 87 de 1993 consiste en retomar del sector privado
la práctica de la auditoria, el control interno y otra serie de herramientas de tipo
gerencial, debido a las bondades de esta, y trasladarlas al sector público haciendo
obligatoria su aplicación.

Con la norma en referencia se busca apoyar el cambio esperado de un Estado

desgastado e ineficiente a otro Estado moderno, ágil y eficiente, en el cual se
garantice que cada empleado, sin importar su nivel, desarrolle, desde el inicio hasta el
final, un proceso de calidad, como si se tratara de su propia empresa, a partir de una
optima asignación y aprovechamiento de los diferentes recursos con que cuentan las
organizaciones para permitir el logro de los fines propuestos.

La aplicación de la filosofía de calidad total trae consigo la aplicación del auto

control como sistema básico del control. La concepción moderna es el control
permanente, ejercido por cada persona desde el comienzo de cada proceso, cuyo fin
primordial y compromiso es el mejoramiento continuo.

Para poder ampliar las acciones de control es conveniente y necesario utilizar las
tecnologías modernas disponibles –la informática, el sistema de comunicación e
información-, además de disponer o construir indicadores que nos permitan obtener
los primeros resultados globales para orientar los análisis más detallados.

Las instituciones encargadas del control previo crecieron sin medida, con abultadas
nominas que concentraban un exorbitante y siempre creciente poder político, y cuanto
más intervenían, menos transparencia se obtenía en el desempeño de las entidades
vigiladas.

La nueva Constitución ha modificado significativamente el control fiscal,

devolviéndole plena responsabilidad al funcionario administrativo por la gestión para
la cual fue asignado, al mismo tiempo ha eliminado por completo el control previo.

Esta es una forma natural de actuar que se practica no solo en las empresas
privadas, exitosas, sino también en cualquier actividad humana.

No hay control interno eficiente si la organización no permite, entre otras cosas, una
evaluación continua del personal y si no hay voluntad de realizar los ajustes que se
requieran cuando los objetivos de la organización no se están cumpliendo. Hoy en día
el control interno compromete a todos los empleados con el mejoramiento de la
calidad de gestión.

Este proceso de transformación implica mejoramiento en las organizaciones en:

-El establecimiento de una estructura flexible y dinámica que permita asumir los retos
de la misión organizacional.

-El logro de una gestión administrativa y financiera comprometida con altos niveles de
calidad y racionalidad en la utilización de los recursos.

-Mayores y mejores niveles de la productividad.

-Recurso humano motivado y capacitado, dispuesto a comprometerse con su

organización.

-Diseñó de sistemas de planeación, información, operación, financieros,

contables, control y seguimiento como apoyo a la nueva cultura organizacional.

-Tener al ciudadano (cliente) como el centro de atención y la excelencia en la

prestación de los servicio.

-Simplificación de regulaciones excesivas e innecesarias.

-Transparencia y responsabilidad administrativa.

Los objetivos y planes perfectamente definidos del Sistema de Control Interno se

basan en normas de realización establecidas con anterioridad, que servirán
primordialmente para planificar y controlar de manera adecuada las operaciones con el
fin de disminuir el riesgo de la incertidumbre de la organización. Dichos objetivos y
planes deben poseer las características de ser:

-Posibles y razonables.

-Definidos claramente por escrito.

-Útiles.

-Aceptados y Usados.

-Flexibles.

-Comunicados al personal.

-Controlables.

Estructura solida de la Organización: es aquella que proporciona una separación

apropiada de las responsabilidades funcionales y que sirve de base para facilitar la
lógica delegación de funciones y responsabilidades. Dicha estructura debe poseer las
siguientes características:

- Existencia de una dirección eficaz.

-Asignación o fijación de funciones a cada empleado.

-Segregación apropiada de funciones.

-Establecimiento y delimitación claras de autoridad y responsabilidad.

-Revisión y control de la actuación, los datos y las transacciones.

-Coordinación entre departamento y personas.

-Existencia de un programa permanente de capacitación del personal.

-Existencia de instrumentos de organización adecuados.

Procedimientos efectivos y documentados: sirve para determinar claramente como

realizar las tareas, las cuales debe reunir las siguientes características:

-Diseño y aplicación a nivel de las diferentes operaciones.

-Libros y registros.

-Plan de cuentas.

-Inventario y contabilidad de costos.

-Informes.

-Sistema de información útil y periódica.

Personal competente: que sepa cumplir sus responsabilidades eficazmente. Exige los
siguientes requisitos:

-Selección cuidadosa del personal antes de su contratación.

-Capacitación del personal.

-Evaluación del personal.

-Remuneración de acuerdo con la responsabilidad asumida y con el grado de destreza

demostrado.

-Vacaciones obligatorias anuales y rotación del personal.

-Medidas de seguridad adecuadas.

-Exigencia de acatamiento de las normas establecidas (disciplina).

Sistema de revisión de los controles y de las operaciones: el cual incluye:

-La auditoría interna.

-La auditoría externa.

-La revisoría fiscal.

Sistema protector de activos: el cual incluye:

-Protección física por medio de todos los instrumentos pertinentes.

-Coberturas adecuadas de seguros y provisiones contra posibles contingencias, tales

como responsabilidad civil, incendios, catástrofes, deudores morosos, etc.

Sistema de información útil y periódica: que comprende estados financieros

razonables, información estadística, análisis de presupuesto, etc.

Otros Elementos:

-Planeación estratégica.

-Políticas generales. Especificas para la entidad.

-Presupuesto.

-Sistema de Contabilidad.

-Informes.

Responsabilidad del Control Interno:

El control interno es fundamentalmente una responsabilidad gerencial, desarrolla en

forma autónoma que, para que rinda verdaderos frutos, debe ajustarse a las
necesidades y requerimientos de cada organización. Además el sistema de control
interno difiere entre organizaciones.

La responsabilidad por las actuaciones recae en el gerente y sus funcionarios

delegados, por lo cual es necesario establecer un sistema de control interno que le
permita tener una seguridad razonable de que sus actuaciones administrativas se
ajustan en todo a las normas (legales y estatutarias) aplicables a la organización.

El sistema de control interno debe ser un conjunto armónico, conformado por el

sistema de planeación, las normas, los métodos, los procedimientos utilizados para el
desarrollo de las funciones de la organización y los mecanismos e instrumentos de
seguimientos y evaluación que se utilicen para realimentar su ciclo de operaciones.
 Responsabilidades específicas:

-La responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el sistema de control

interno debe ser competencia de la máxima autoridad de la organización.

-En cada área de la organización, el encargado de dirigirla debe ser el responsable de

acuerdo con los niveles de autoridad y líneas de responsabilidad establecidos.

-La auditoría interna o la unidad de control interno correspondiente debe ser la

encargada de evaluar de manera independiente el sistema de control interno de la
organización, proponiéndole a la gerencia las recomendaciones para mejorarlo.

Las Técnicas Específicas: son aquellas empleadas para ejercer control sobre las
operaciones y recursos varían de una empresa a otra. Según la magnitud, la naturaleza,
las características y la complejidad de las operaciones. En todo caso, existen ciertos
parámetros comunes cuando se trata de poner en funcionamiento un sistema de
control interno, las cuales deben traducirse en:

-Establecimiento de normas, metas y objetivos (criterios).

-Análisis del rendimiento y de los resultados (comparación).

-Toma de acciones correctivas.

Clasificación de los Controles:

De acuerdo con quien lo realiza:

-Externo

-Interno.

De acuerdo con su naturaleza:

-De Legalidad.
-De Conveniencia.

-De Gestión.

-De Resultado.

De acuerdo con el momento en que se realiza:

-Previo.

-Posterior.

-Perceptivo.

De acuerdo con su magnitud:

-Total

-Selectivo.

El propósito final del control es, fundamentalmente, preservar la existencia de

cualquier organización y apoyar su desarrollo.

Los controles son procedimientos y medidas que se aplican a acciones, actividades o

procesos.

El sistema de control interno no es una oficina; es una actitud, un compromiso de

todas y cada una de las personas de una organización, desde la gerencia hasta el nivel
organizacional más bajo.

La evolución de la importancia del sistema de control interno se manifestó

inicialmente en el sector privado, donde se reconoció que este era fundamental e
indispensable, en virtud del crecimiento de las organizaciones, el volumen y la
complejidad de las operaciones y niveles de riesgo. En el sector público, además de las
razones anteriores, su implantación obedece al cumplimiento de un mandato legal.
 Naturaleza y Propósito de la Auditoria Administrativa:

La Auditoria tradicionalmente se ha orientado hacia aspectos financieros,

concentrándose en la corrección de los registros contables y en lo adecuado de las
actividades especificadas en dichos registros. Sin embargo hoy en día, inversionistas,
accionistas, entidades del gobierno y público en general, buscan información con el fin
de juzgar “la calidad de la administración”. Debido a este renovado interés de personas
ajenas a la organización por juzgar los meritos de esta surgió un movimiento similar
dentro de las empresas, tendiente a juzgar los resultados de sus operaciones y de sus
directivos.

Control Interno en el Riesgo de Auditoria:

El propósito de la Auditoría es brindar seguridad razonable de la información en

los estados contables y que esten libres de errores sustanciales y aseveraciones
erroneas.

Al expresar una opinión el Auditor puede tener los siguientes riesgos:

a.- Que exista error sustancial y en el proceso de preparación del Estado Contable

b.- Que los controles internos fallen y no se detecte error.

c.- Que el proceso de Auditoria falle y no se detecte error.

Tal riesgo de Auditoria no debe confundirse con el riesgo profesional, este último se
expresa a través de : Litigios, Sanciones impuestas por organizaciones de Control,
Afección de la reputación profesional.

El Control Interno Relacionado con el Control Interno:

La Auditoria se realiza para obtener elementos de juicio de valor suficiente, que

permita al auditor emitir su opinión o abstenerse e ella sobre los Estados Contables del
ente en cuestión.
 Tales juicios deben estar respaldados por elementos validos y suficientes, que
permitan respaldar su informe.

El Auditor debe determinar mediante su análisis que tan efectivos son los controles
internos del ente.

Tipos de Auditoria:

Auditoria Administrativa:

La auditoría financiera tiene que ver con la apreciación del cumplimiento de los
objetivos organizativos por parte de la gerencia, de sus funciones de planeación,
organización, dirección y control y de lo adecuado de las decisiones y las acciones de
la gerencia en su avance hacia los objetivos establecidos.

Una auditoria administrativa no debe confundirse con “consultoría administrativa” o

con “servicios de asesoría administrativa”, que tienen que ver con el desempeño del
trabajo en todas las aéreas de la organización, incluyendo mercadotecnia,
manufacturas, finanzas, personal y todo el rango de las funciones organizativas. Estas
últimas van dirigidas generalmente a la solución de un problema específico de cuya
existencia se sabe cuando se contrata a la consultoría administrativa.

Tenemos que tener siempre en cuenta los siguientes:

-El propósito de la auditoria administrativa es la de evaluar a la gerencia.

-La orientación es hacia el individuo.

-El método es diseñado para permitir alguna estandarización, como uso de

cuestionarios u otros materiales.

-La repetición frecuente de la auditoria administrativa promueve una evaluación

periódica.

-El objetivo va de lo general o lo especifico.

 La Auditoria Administrativa tiene que ver con la evaluación de la forma en que la
administración está cumpliendo sus objetivos, desempeñando las funciones
gerenciales de planeación, organización, dirección y control, y logrando decisiones
efectivas en el cumplimiento de los objetivos trazados por la organización.

Auditoria Operacional:

Es llamada también auditoria de operaciones, evoluciono a partir de la auditoría

financiera. Va más allá de las funciones contables y trata actividades no financieras que
finalmente se manifiestan en los registros contables de la organización.

El propósito de una auditoria de operaciones es revisar y apreciar operaciones y

procedimientos. Implica también la información a la gerencial de los problemas
operativos que necesitan corregirse para lograr mayor eficiencia y economía de las
operaciones. Como lo expresa Corrine Norgaard:

El examen de la Auditoria operacional cubre una revisión de los objetivos de la

empresa, del medio en que opera, de la estructura organizativa, de los planes y
políticas operativas, del personal y de las instalaciones físicas. Todo esto es revisado en
términos de su contribución (o falta de ella), a la eficiencia operativa o al ahorro de
costo.

De esta manera, una auditoria operacional está orientada hacia la eficiencia de las
actividades operacionales, no a las actividades estrictamente gerenciales.

En este tipo de auditoría no solo se usa el cuestionario de auditoría de operaciones,

sino también se emplean flujogramas de sistema y de proceso para definir las áreas de
operación en las que la atención de la gerencia puede ser provechosa. Los estudios de
tiempo son también útiles para realizar observaciones del área bajo estudio. Por tanto
las herramientas del auditor son los cuestionarios, flujogramas y estudios de tiempo,
junto con los informes tradicionales, tablas graficas y manuales.

El producto final de toda auditoria de operaciones es un informe escrito a la

gerencia (como el documento de control interno de los auditores externos). El enfoque
del informe debe estar en mejorar las prácticas y procedimientos operativos,
subrayando al mismo tiempo las oportunidades específicas de reducción de costos y
de mejoras de resultados. Así, el propósito real de la auditoria, calibrar la efectividad
de las operaciones y descubrir oportunidades para mejorarlas, en beneficio de la
economía o del mejor control, debe formar parte del informe final.

Auditoria para la Dirección:

Es llamada también auditoria de funcionamiento, a causa del surgimiento del

consumismo y de la responsabilidad social, hay una nueva actitud en el sentido de que
el consejo debe estar más a tono con los cambios dinámicos que tienen lugar.

Con objeto de que los directores externos participen más en los consejos de las
compañías a las que pertenecen, parece que se ha formado una corriente para
encargar a los directores externos (es decir, un subcomité de directores no
administrativos) la responsabilidad de realizar auditorías para la dirección o de
funcionamiento.

Aunque el propósito expreso de esta auditoría es la evaluación de resultados en

forma tal que el consejo pueda evaluar con pleno conocimiento los objetivos de
estrategia y funcionamiento que la gerencia propone, su propósito real es crear un
dialogo informado entre el presidente y los directores acerca de los futuros criterios de
funcionamiento de los cuales el presidente será responsable. Dado que la gerencia y el
consejo no pueden predecir ni controlar lo que sucederá en el medio que cambia
rápidamente, es difícil trazar criterio a futuro por ello estos se expresan en términos
relativos.

Las partes principales de la auditoria están relacionadas con la evaluación de la

calidad de la administración, así como la de los ejecutivos de la compañía. Debido a
que los directores que no pertenecen a la empresa nunca podrán saber tanto a cerca
del negocio como los de la compañía, deberá destacar la calidad de la alta gerencia la
calidad individual y colectiva, y la de los procesos administrativos a través de las cuales
el equipo trabaja junto.

El otro aspecto es de la relación de la organización con su medio ambiente, social y

político. A este respecto los auditores externos actúan como una especie de
conciencia de la compañía. Aunque muchos ejecutivos del consejo administrativo de
cada compañía conocen bien los temas de actualidad pueden no darse cuenta de los
temas importantes del futuro que puedan tener un impacto de largo alcance en los
negocios.

Esta auditoría está diseñada para utilizar en forma constructiva la peripecia y

experiencia de los auditores externos.

Podemos decir que esta auditoría es usada para determinar la calidad del más alto
equipo administrativo y que toma las decisiones claves en la organización, así como la
calidad de su cooperación para el logro de los objetivos de la organización.

Auditoría Interna:

La auditoría interna constituye el examen crítico, sistemático y detallado de un

sistema de información de una unidad económica realizado por un profesional con
vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de
emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos
informes son de circulación interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se
producen bajo la figura de la Fe Pública.

Las auditorías internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno
tiene a su cargo la evaluación permanente del control de las transacciones y
operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los métodos y
procedimientos de control interno que redunde en la operación más eficiente y eficaz.
Cuando la auditoria está dirigida por Contadores Públicos profesionales
independientes, la opinión de un experto desinteresado e imparcial constituye una
ventaja definida para la empresa y una garantía de protección para los intereses de los
accionistas, los acreedores y el público.

La imparcialidad e independencia absoluta no son posibles en caso del auditor

interno, puesto que no puede divorciarse completamente de la influencia de la alta
administración, y aunque mantenga una actitud independiente como debe ser, esta
puede ser cuestionada ante los ojos de terceros. Por esto se puede afirmar que el
auditor no solamente debe ser independiente, sino parecerlo para así obtener la
confianza del público.
 La auditoría interna es un servicio que reporta al más alto nivel de la dirección de la
organización y tiene características de función asesora de control, por tanto no puede
ni debe tener autoridad de línea sobre ningún funcionario de la empresa, a excepción
de los que forman parte de la planta de la oficina de auditoría interna, si debe en algún
modo involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la
empresa , pues su función es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta
dirección tome las medidas necesarias para su mejor funcionamiento.

La auditoría interna solo interviene en las operaciones y decisiones propias de su

oficina, pero nunca en las operaciones y decisiones de la organización a la cual presta
sus servicios, pues constituye una función asesora.