IDENTIFICACION DEL CARGO

Denominación del Cargo: Auxiliar Administrativo (Servicio al Cliente)

Cargo del jefe inmediato: Coord. Admón. Nivel 1
Cargos a los que coordina: 0 Dependencia Administrativa
Jornada: Completa    
Propósito Principal:
Apoyar los procesos administrativos de la organización, aportando al cumplimiento de los objetivos
Funciones Específicas del cargo. Rol.
Preparar y organizar la información que requiera la gerencia y la dirección
Responsable
administrativa en lo relacionado con el área administrativa
Coordinar y ejecutar labores relacionados con la gerencia general Responsable
informar y agendar al gerente general sobre sus asuntos, entrevistas, reuniones y
Responsable
temas pendientes.
Recibir llamadas internas y externas, por medio del protocolo de atención al cliente. Responsable
Elaboración de cartas y comunicaciones internas, según instrucciones del área
Responsable
Administrativa
Archivar toda la documentación que se genera en la compañía Responsable
Elaborar las liquidaciones de pedido (Proforma) y trasmitirla al área de facturación. Responsable
Revisar que las facturas correspondan a cada proforma y que se pueda evidenciar las
Responsable
remisiones con las que se despachó el producto
Validar con el Cliente la recepción de la factura de Venta Responsable
Llevar control de los estados de cuenta de los clientes, actualizando constantemente
Responsable
este registro
Solicitar a contabilidad la información de pagos realizados por los clientes y
Responsable
registrarlos en los estados de cuenta de cada uno de ellos
Administrar la papelería y elementos de uso de la compañía, llevando registro de sus
Responsable
elementos
Velar por el orden del archivo. Responsable
Recibir las facturas de todos los proveedores y verificar que lo facturado corresponda
Responsable
a lo realmente suministrado.
Manejo de la caja menor Suplente
Realizar propuestas comerciales según instrucción del área comercial. Responsable
Realizar acompañamiento en el abastecimiento de combustible y llevar registro del
Suplente
mismo
Elaborar y controlar las remisiones de despacho de producto terminado Suplente
Diligenciar documentación solicitada externamente Responsable
Seguimiento y control de la información en los accesos, custodia, realizadas en la
Responsable
planta y oficina administrativa para garantizar su seguridad
Apoyar en las remisiones de despacho de producto Suplente
Solicitar y revisar los estados de cuenta de los clientes y proveedores de manera
Responsable
constante
Resguardar la caja menor y hacer uso de ella responsablemente. Suplente
Las demás asignadas por su jefe inmediato. Responsable
Funciones comunes a todos los cargos
Mantener su puesto de trabajo organizado y aseado
Mantener la documentación ordenada y archivada de manera que sea de fácil acceso
Asistir a las reuniones propuestas por sus superiores de manera puntual y oportuna
cumplir con los procesos, procedimiento y actividades asignadas a su cargo
colaborar a los compañeros de trabajo con el fin de alcanzar las metas y objetivos organizacionales
Hacer buen uso de las herramientas y equipos asignados a su cargo y mantenerlos en condiciones óptimas para
su uso
Mantener un ambiente de trabajo armónico con sus compañeros de trabajo
Ayudar en la solución de problemas
Cumplir con los lineamientos establecidos en el reglamento interno de trabajo
Asistir a las capacitaciones, inducciones y reinducciones programadas en la organización.
cumplir con el reglamento interno de trabajo de la organización
Cumplir con los lineamientos establecidos en el SIG
cumplir y hacer cumplir los procedimientos y políticas de seguridad y salud en el trabajo (SST)
Conocimientos y Experiencia
Nivel de Formación:
Bachiller.   Técnico. x Tecnólogo. x
Estudiante
x Profesional. X Posgrado.  
Universitario.
Área de Formación Bachiller, Técnico, Tecnólogo o Pregrado en curso

Con conocimiento en sistemas de gestión (deseado), Estadios

Conocimientos
complementarios en el área administrativa, contabilidad, archivo, servicio al
complementarios requeridos: cliente

Experiencia requerida. Un (1) año de experiencia como auxiliar administrativo o cargos afines
Competencias requeridas.
Competencia/Nivel Bajo Medio Alto
Liderazgo x    
Capacidad analítica   x  
Negociación     x
Comunicación     x
Mejoramiento continuo     x
Creatividad e Innovación     x
Ética y confidencialidad     x
Trabajo bajo presión     x
Orientación a los resultados     x
Trabajo en equipo     x
Cumplimiento de normas y políticas     x
Planificación     x
Relaciones interpersonales     x
Resolución de conflictos   x  
Orientación al cliente     x
Resistencia a la frustración     x
Elabora: Aprueba:
Felipe Giraldo Ramírez José Ardila
Director Administrativo: Gerente General :

IDENTIFICACION DEL CARGO

Denominación del Cargo: Auxiliar Administrativo (Compras)
Cargo del jefe inmediato: Dir. Admón. Nivel 1
Cargos a los que coordina: 0 Dependencia Administrativa
Jornada: Completa    
Propósito Principal:
Apoyar los procesos administrativos de la organización, aportando al cumplimiento de los objetivos
Funciones Específicas del cargo. Rol.
Coordinar las solicitudes de compras proyectadas y no proyectadas Responsable
Preparar y organizar la información que requiera la gerencia y la dirección
Responsable
administrativa en lo relacionado con el área administrativa
Coordinar y ejecutar labores relacionados con la gerencia general Responsable
informar y agendar al gerente general sobre sus asuntos, entrevistas, reuniones y
Responsable
temas pendientes.

Recibir llamadas internas y externas, por medio del protocolo de atención al cliente. Responsable

Elaboración de cartas y comunicaciones internas, según instrucciones del área

Responsable
Administrativa
Archivar toda la documentación que se genera en la compañía Responsable
Desarrollar los procesos de compras proyectadas y no proyectadas, según su alcance
Responsable
y bajo las instrucciones de su jefe inmediato.
Solicitar cotizaciones a los proveedores Responsable
Desarrollar el proceso de requisiciones, órdenes de compra para los diferentes
Responsable
proveedores, con el fin de alcanzar los objetivos de abastecimiento y compras.
Tener trazabilidad del proceso de compra iniciando por el contacto con el proveedor,
pasando por la requisición, la orden de compra, la recepción de la mecánica, Responsable
almacenamiento e inspección.
Realizar acompañamiento en el abastecimiento de combustible y llevar registro del
Responsable
mismo
Llevar control y verificar los productos adquiridos por la organización y controlar la
Responsable
entra de los mismos para consumo interno
Elaborar las entradas a planta y controlar los documentos relacionados al proceso de
Responsable
compra
Reportar a sus superiores las devoluciones en caso de presentarse irregularidades en
Responsable
los elementos adquiridos.
Elaborar y controlar las remisiones de despacho de producto terminado Responsable
Controlar el Transito de los vehículos en patio 1 Responsable
Seguimiento y control de la información en los accesos, custodia, realizadas en la
Responsable
planta y oficina administrativa para garantizar su seguridad
Las demás asignadas por su jefe inmediato. Responsable
Funciones comunes a todos los cargos
Mantener su puesto de trabajo organizado y aseado
Mantener la documentación ordenada y archivada de manera que sea de fácil acceso
Asistir a las reuniones propuestas por sus superiores de manera puntual y oportuna
cumplir con los procesos, procedimiento y actividades asignadas a su cargo
colaborar a los compañeros de trabajo con el fin de alcanzar las metas y objetivos organizacionales
Hacer buen uso de las herramientas y equipos asignados a su cargo y mantenerlos en condiciones óptimas para
su uso
Mantener un ambiente de trabajo armónico con sus compañeros de trabajo
Ayudar en la solución de problemas
Cumplir con los lineamientos establecidos en el reglamento interno de trabajo
Asistir a las capacitaciones, inducciones y reinducciones programadas en la organización.
cumplir con el reglamento interno de trabajo de la organización
Cumplir con los lineamientos establecidos en el SIG
cumplir y hacer cumplir los procedimientos y políticas de seguridad y salud en el trabajo (SST)
Conocimientos y Experiencia
Nivel de Formación:
Bachiller.   Técnico. x Tecnólogo. x
Estudiante
x Profesional. X Posgrado.  
Universitario.
Área de Formación Bachiller, Técnico, Tecnólogo o Pregrado en curso

Con conocimiento en sistemas de gestión (deseado), Estadios

Conocimientos
complementarios en el área administrativa, contabilidad, archivo, servicio al
complementarios requeridos: cliente

Experiencia requerida. Un (1) año de experiencia como auxiliar administrativo o cargos afines
Competencias requeridas.
Competencia/Nivel Bajo Medio Alto
Liderazgo x    
Capacidad analítica   x  
Negociación     x
Comunicación     x
Mejoramiento continuo     x
Creatividad e Innovación     x
Ética y confidencialidad     x
Trabajo bajo presión     x
Orientación a los resultados     x
Trabajo en equipo     x
Cumplimiento de normas y políticas     x
Planificación     x
Relaciones interpersonales     x
Resolución de conflictos   x  
Orientación al cliente     x
Resistencia a la frustración     x
Elabora: Aprueba:
Felipe Giraldo Ramírez José Ardila
Director Administrativo: Gerente General :