6 EMAIL

TEMPLATES
TO USE
AT WORK
 CONTENT

Bienvenida

6 EMAIL TEMPLATES TO USE AT WORK:

Introduction: How the guide is structured

Emails
1 Out of office reply
2 Rescheduling a meeting or appointment
3 Apologising for a mistake, delay or problem
4 Follow up / Chaser
5 Sending a quote or proposal
6 Job application cover email

Additional Resources
BIENVENIDA
Mi nombre es Gareth H. Jones y soy Neurolanguage Coach,
hablante nativo de inglés y fluido de español. Soy el creador de
Inglés Naturalmente, el lugar donde los profesionales de habla
española aprenden y mejoran su inglés naturalmente.

Con experiencia previa trabajando en las industrias de servicios

financieros, energía y telecomunicaciones, desde el 2005 ayudo
a profesionales de habla española a dominar el idioma inglés para superar las barreras
lingüísticas y tener éxito en sus carreras profesionales.

A través de mis sesiones particulares de Neurolanguage Coaching por Skype les

proporciono a mis clientes la confianza y capacidad para hacer frente a situaciones
laborales en un mundo de negocios global, en el cual el idioma inglés es la lengua
franca. Entienden que saber inglés hoy en día no es una ventaja sino una necesidad.

Debido a mis conocimientos de la lengua española, entiendo los retos a los que te
enfrentas a la hora de hablar inglés y sé qué hacer para ayudarte a superarlos.

HACER SENCILLO LO COMPLEJO

Para ayudar a que el cliente alcance el máximo dominio del inglés de la forma más
eficiente y eficaz posible, siempre busco desglosar el idioma inglés de tal manera que sea
fácil y lógico de entender.
Si lo entiendes, lo aprendes.

Si lo aprendes, puedes practicarlo.

Si lo practicas, lo dominarás

Como Neurolanguage Coach acreditado por la International Coach Federation (I.C.F.), uso los
últimos descubrimientos de la neurociencia para aprovechar la capacidad de aprendizaje
del cerebro. Esto hace que se aprenda más rápidamente, se hable con más fluidez y se
gane confianza en cuestión de horas en lugar de meses o años.

MOTIVACIÓN

Aprender inglés o cualquier idioma es un reto a largo plazo que requiere compromiso,
motivación y esfuerzo. Es muy importante tener motivación para conseguir cualquier
objetivo en la vida, y el aprendizaje de inglés no es diferente. La motivación puede
deberse a que te apasione el inglés –el idioma, la cultura, la historia, etc.- o a que quieras
realizar mejor tu trabajo, avanzar en tu carrera, conseguir un ascenso o ganar más dinero
para mejorar tu calidad de vida. También puedes encontrar motivación en otros factores.
Sea cual sea tu motivación, una cosa es segura:

“Sin motivación, nadie puede ayudarte. Pero con motivación, nada podrá pararte”.

¿Cuál es tu motivación para mejorar tu inglés?

INGLÉS EN EL TRABAJO

Si has descargado esta guía seguro que necesitas usar inglés en tu trabajo. Quizás sólo lo
necesitas en determinadas situaciones o, por contra, tu trabajo depende de un dominio
importante de inglés.

Muchas personas se comunican hoy en día por email y por eso es necesario saber la
terminología correcta que se usa en los emails en inglés y poder escribirlos con rapidez.

En las próximas páginas encontrarás 6 plantillas de email que puedes usar en el trabajo
y aplicar a diferentes situaciones laborales para enfrentarte a ellas con más seguridad.

Espero que te sean útiles y que te ayuden a desempeñar mejor tu trabajo.

Saludos,
Gareth H. Jones
 INTRODUCTION

HOW THE GUIDE

IS STRUCTURED
This guide to writing effective emails in English is designed to provide you with useful
information that you can apply to typical situations you deal with at work.

The 6 email templates are as follows

1. Out of office reply
2. Rescheduling a meeting or appointment
3. Apologising for a mistake, delay or problem
4. Follow up / Chaser
5. Sending a quote or proposal
6. Job application cover email

For each email, the following will be provided:

• Reason for the email
• Information to include
• Useful language
• Example email

I hope you find this guide helpful.

 EMAIL # 1

OUT OF OFFICE REPLY

Reason for the email
To inform people who contact you that you won’t be able to reply to their email or that
there may be a delay in replying.

Information to include
The dates that you will be out of the office or unavailable
Whom to contact while you are absent or unavailable
That person’s contact details

Useful language
From DATE to DATE Desde … hasta …
To contact NOT to contact with

Example email

Hi,
I will be out of the office from 27th September to 9th October inclusive with limited
access to email. For urgent issues please contact Mike Peters by email at
m.peters@company.com or by phone on +44 207 525 2525.

Best,
David
 EMAIL # 2

RESCHEDULING
A MEETING
OR APPOINTMENT
Reason for the email
To change an appointment that you are unable to attend

Information to include
Refer to the appointment
Explain that you can’t attend
Give a reason (optional)
Offer alternative time / date
Apologise for the inconvenience

Useful language
With regard to En cuanto a
Regarding En cuanto a
With reference to Con referencia a
I refer to Me refiero a
I’m afraid (that) Me temo que / Lo siento pero
To make it asisitir / ir (a una cita)
Unexpected (adj) imprevisto
To come up surgir
To arrange concertar; organizar
To reschedule reprogramar
To suit irle bien / quedarle bien a alguien
[Read more about the verb to suit: The suit suits you – to suit en inglés]
Example email

Hi Sonia,

With regard to our meeting next Tuesday, I’m afraid I won’t be able to make it due to an
unexpected business trip that has come up. Could we reschedule for the following week?
Would Wednesday 17th at 10am suit you?

Please accept my apologies for the inconvenience.

Regards,
Gareth
 EMAIL # 3

APOLOGISING FOR A
MISTAKE, DELAY OR
PROBLEM
Reason for the email
To make an apology and / or placate a customer

Information to include
An apology for the mistake, delay, etc.
Action being taken or to be taken to rectify the problem
Offer of a discount, special offer, etc. (optional)
Show that you are available to listen to any other issues

Useful language
Please accept our apologies for Les rogamos que acepten nuestras disculpas por
We apologise for Les pedimos disculpas por

If* you have any further questions, please do not hesitate to contact us.
Si tiene alguna pregunta más, por favor, no dude en contactar con nosotros.

* For more formality, should can be used instead of if.

Example email

Dear Mr. Davies,

Thank you for your recent email regarding order DL2589. Please accept our apologies for
the delay in you receiving the order and for the mix-up with the colours.

We will be sending out a replacement order this morning which should be with you
tomorrow. Please return the incorrect order to us using the bag provided with the new
delivery.

Should you have any further questions or concerns, please do not hesitate to contact us.

Regards

David Jones
Sales Manager
 EMAIL # 4

FOLLOW UP / CHASER
Reason for the email
To find out what progress is being made with a request or on an issue

Information to include
Refer to the request or issue at hand
Ask is there is any news or update
Stress urgency if necessary
Request a reply

Useful language
With regard to En cuanto a
Regarding En cuanto a
With reference to Con referencia a
I refer to Me refiero a
Further to En relación a (algo anterior)

I was wondering if you had an update for me.

Me preguntaba si tenías alguna novedad para mí.

I look forward to hearing from you shortly.

Espero tus/sus noticias.
Example email

Hi Steve,

Further to the meeting on Monday, I was wondering if you had an update for me
regarding the incompatibility issue.

Please note that the deadline for finalising the prototype is next Friday so we really do
need to start finding solutions quite urgently.

I look forward to hearing from you shortly.

Best,
David
 EMAIL # 5

SENDING
A QUOTE
OR PROPOSAL
Reason for the email
To send a quote or proposal to a prospective client

Information to include
Refer to previous contact
Refer to the attached quote or proposal
Explain how the quote or proposal is structured (optional)
Explain that you are available if they need more information

Useful language
Please find attached Le adjunto
Further to En relación a (algo anterior)

If you require any further information, please do not hesitate to contact me.
Si require más información, por favor, no dude en contactar conmigo.
Example email

Hi Emma,

Further to our recent telephone conversation, please find attached our proposal for the
work to be carried out.

The proposal is divided into three sections:

1. problem
2. solution
3. cost

If you require any further information, please do not hesitate to contact me.

Kind Regards

David
 EMAIL # 6

JOB APPICATION
COVER EMAIL
Reason for the email
To apply for a job

Information to include
1.
State the position being applied for
Refer to your attached CV
2.
Explain briefly why you are suitable for the job.
Refer to relevant experience and qualifications
3.
Explain what you can do for the company
Use practical, quantifiable examples of key achievements
4.
Reiterate your interest in the job and suitability for the position
5.
Thank the person for their time.
State that you would like to meet for an interview.
6.
Formal sign-off

Useful language
Dear Sir / Madam
Please find attached my CV Le adjunto mi CV
I am responsible for Soy el responsable de
[NOT I’m the responsible of]
Yours sincerely if you know the name of the person you are writing to
Yours faithfully if you don’t know the name of the person you are writing to

Example email

Dear Mrs Hughes,

Please find attached my CV in application for the post advertised on Jobs.com on 20th
April.

I have over five years’ experience in the Online Marketing Industry, and I believe the
knowledge and skills gained during this time make me the perfect candidate for this role.

In my current position at Company X Ltd I have been responsible for increasing our B2C
database by 150% in the last 12 months which has contributed to an overall revenue
increase of 77% during the same period.

I am confident I can bring the same level of success to Company Y Ltd. With my
experience of working for large multinationals I believe I can adapt quickly and promptly
start contributing to the improved performance of the Marketing team.

Thank you for considering my application. I would welcome the opportunity to meet you
in person at an interview to further discuss the contribution I can make to your company.

Yours sincerely,

David Jones
 BONUS

ADDITIONAL
RESOURCES
Espero que los emails, el vocabulario útil y otra información te hayan servido de ayuda.

Para más pautas sobre cómo escribir emails en inglés, además de más vocabulario y
expresiones útiles, echa un vistazo a esta entrada del blog de Inglés Naturalmente
Vocabulario y expresiones útiles para escribir emails en inglés.

Si quieres dar un impulso a tu inglés profesional, lee sobre las sesiones particulares de
English Language Coaching por Skype y si te interesan, pide más información sobre mi
disponibilidad, tarifas y cómo te puedo ayudar.

Si la gramática es tu punto débil, o si te lías con los tiempos verbales en inglés, te

recomiendo echar un vistazo a los cursos online para ver si tratan algún tema de tu
interés.

Saludos,
Gareth H. Jones
DA UN IMPULSO
A TU INGLÉS

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