TEMA N° 2

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

2.1. El proceso administrativo.

Las diversas funciones del administrador, en conjunto, conforman un
proceso administrativo, es así, que el “proceso administrativo es un
conjunto de funciones o elementos sucesivos a través de las cuales se
efectúa la administración, o se da solución a un problema administrativo,
mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral; entonces
conociendo estas estas funciones, como: planeación, organización,
coordinación, dirección, control e integración; se pueden aplicar métodos,
principios y técnicas en la disciplina de la administración”.
Las funciones de la administración, en la práctica son utilizadas u
organizadas de diferentes formas:
a) Las funciones del administrador, como un proceso sistemático o
secuencial; se entiende de la siguiente manera.
PLANIFICAR ORGANIZAR DIRIGIR CONTROLAR

b) El desempeño de las funciones del administrador, constituye el llamado

ciclo administrativo, como se observa a continuación:

PLANIFICACIÓN

ORGANIZACIÓN
CONTROL

DIRECCIÓN

c) Las funciones del administrador, también se encuentran relacionadas en

una interacción dinámica, por lo tanto, el proceso administrativo es
cíclico, dinámico e interactivo, como se muestra en el siguiente gráfico.
 PLANIFICACIÓN

CONTROL ORGANIZACIÓN

DIRECCIÓN

La planeación. Implica que los administradores piensen con

antelaciónen sus objetivos y acciones, y que basen sus actos en algún
método, plano lógica y no en corazonadas.
Por tanto, “la planeación es la primera función administrativa porque
sirve de base a las demás funciones. Esta función determina por
anticipado cuales son los objeticos que debe cumplirse y que debe
hacerse para alcanzarlos; por tanto, es un modelo teórico para actuar en
el futuro. La planeación comienza por establecer el objetivo y detallar los
planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible”.
Planear y determinar los objetivos consiste en seleccionar poradelantado
el mejor camino para lograrlo. La planeación determina donde se pretende
llegar, qué debe hacerse, cómo debe hacerse, cuándo debe hacerse y
dónde o en qué orden debe hacerse. Ejemplo: en todo negocio y toda
organización deben ser capaces de realizar cambios, para ello se debe
planificar o para crear un negocio se deben cambiar.
a) Etapas de la planeación. Para entender mejor como se ejecuta una
planeación, es conveniente descomponerla en tres fases secuenciales:
determinación de los objetivos por alcanzar, toma de decisiones respecto
de las acciones futuras, elaboración de planes.
➢ Establecimiento de objetivos. Los objetivos que se pretenden
alcanzar deben ser el punto de partida de la planeación. La fijación
de objetivos es la primera actividad que debe realizarse. Por lo tanto
“los objetivos, son resultados establecidos de antemano, que deben
conseguirse en cierto periodo; que reflejan la manera de pensar de la
organización, orienta el desempeño empresarial y permiten evaluar
la continuidad del negocio”. Ejemplo: De una institución pública
(Gobiernos Municipales), ejecutar 3 proyectos de Unidades
Educativas y “proyectos de Centros de Salud. De una empresa
privada ingresar a nuevos mercados (Provinciales).
 Existen tres tipos de objetivos para lograrlos, pueden serinmediatos,
mediatos y remotos, estas a su vez se convierten en jerarquía de
objetivos, desde los objetivos de la empresa, pasando por los objetivos
de las divisiones o direcciones, y hasta los objetivos de los
departamentos o de cada unidad.
➢ Toma de decisiones. Como los objetivos son el camino entre la
situación actual y la situación proyectada o futura, entre ellos existan
alternativas diferentes para recorrer ese camino, entonces eso es lo
que debemos comprar y elegir. Es así que “la toma de decisiones, es
la consecuencia directa de la existencia de varioscaminos o curos de
acción alternativos, de los cuales solo debe escogerse uno. Decir y
seleccionar, es escoger la alternativa más adecuada o conveniente
en determinada situación. Ejemplo: Cuando los Gobiernos
Autónomos Municipales licitan un proyecto, como la construcción de
una Unidad Educativa, existen varios proponentes, de los cuales
deben elegir una para que se adjudique y ejecute el proyecto,
tomando en cuenta los precios, el tiempo de ejecución y los
materiales que van a utilizar los proponentes.
➢ Elaboración de planes. Todos los planes tienen un propósito común:
la previsión, programación y coordinación de una secuencia a la
consecución de objetivos. Por tanto “un plan es un curso
predeterminado de acción, durante determinado periodo, que
representa anticipada en el tiempo para conseguir un objetivo fijado.
Ejemplo: para construir un hospital, se debe tomar en cuenta: formas
de ejecución, recurso, tiempo y normas de trabajo.
Clases de palanes. Son: Procedimiento, son planes relacionados con
los métodos de trabajo o la forma de ejecución de tareas representados
por diagramas. Presupuesto, son planes relacionados con dinero, sean
por ingresos o gastos. Programas, son planes relacionados con el
tiempo, o sea, los tiempos en los que deben ejecutarse o cumplirse las
tareas. Normas, son planes relacionados con reglas de
comportamientos de las personas o reglas de cumplimiento de tares o
actividades.
2.2. Organización. Como parte o miembro del proceso administrativo, se
define, “la organización como el acto de organizar, integrar y estructurar
recursos y los órganos o cargos involucrados en su administración,
designando funciones o tareas al personal y coordinando esfuerzos”.
Sin embargo una organización como una institución, es una entidad social
porque está constituido por personas. Es así que “la organización,
significa cualquier ente o empresa humana conformada intencionalmente
para conseguir determinados objetivos, esta pudiendo ser o no lucrativa”.
Ejemplo: fabricas, bancos, hospitales, clubes, iglesias y otros.
 2.2.1. Naturaleza de la organización. Esencialmente, la organización nació de
la necesidad humana de cooperar. Los hombres se han visto obligados a
cooperar para obtener sus fines personales, por razón de sus limitaciones
físicas, biológicas y sociales. En la mayor parte de los casos, esta
cooperación puede ser más productiva o menos costosa si se dispone de
una estructura de organización.
2.2.2. Enfoque de la organización. Que podemos mencionar y escribir, las que
nos ayudan a entender a una organización, como:
2.2.2.1. Enfoque estructuralista. A la cabeza de Max Weber de nacionalidad
alemana, nos muestra una estructura básica en los dos aspectos
fundamentales. La teoría de la burocracia y la teoría estructuralista.
Donde la teoría de la burocracia, es una forma de organización humana
que se basa en la racionalidad, en el orden: es decir, la adecuación de los
medios (fines) pretendido, con el fin de garantizar la máxima eficiencia
posible en la consecución de esos objetivos”.
Y la “teoría estructuralista, es la disposición de un conjunto de recursos
humanos, reunidos mediante una red de relaciones de dependencia o de
cooperación”. Constituyéndose, inicialmente grupos elementales qie a
medida que estos se han ido desarrollando, han permitido que los mismos
tengan un cambio en su propia conformación de tamaño y, así
sucesivamente se han ido formando conjuntos más complejos que hasta
hoy los llegamos a conocer como empresas propiamente dichas.

TEORÍA DE LA BUROCRACIA Y ESTRUCTURALISTA

TEORÍA DE LA ÉNFASIS EN LA
BUROCRACIA ESTRUCTURA DE LA
ORGANIZACIÓN

ENFOQUE
ESTRUCTURALISTA

ÉNFASIS EN EL
TEORÍA ESTRUCTURAL
HOMBRE Y EL
ENTORNO

2.2.2.2. Enfoque sistémico. Cuya relación establece un determinado insumo con

un determinado proceso para dar un resultado, en el que se conjuga los
recursos desde una entrada hasta una salida, por lo tanto “el enfoque
sistémico, es donde la estructura de las Organizaciones es considerada
como conjunto de elementos (recursos humanos, económicos, materiales,
 técnicos y de información), todos estos, interrelacionados entre sí conforman
un todo empresarial, que constituya la empresa en un enfoque macro, cuyo
aporte fundamental está dado por Ludwing Bertanlanfy. (Ángel Armando
Pacheco Gamarra, Organización).

DIFERENCIA ENTRE LA TEORÍA CLÁSICA Y SISTÉMICA

Enfoque clásico Enfoque sistémico

1.- Reduccionismo 1.- Expansionismo
2.- Mecánica (rutina) 2.- Tecnología, innovación.
3.- Pensamiento 3.- pensamiento sintético.
analítico

2.2.2.3. Organización Formal. Basado en la división racial del trabajo que

especializa órganos y funciones en determinadas actividades. Es la
organización planeada o definida en el organigrama, consagrada por la
dirección y comunicada en todos los manuales de la empresa, es la
organización formalizada de modo oficial. Ejemplo: Las Universidades
(Universidad Autónoma Tomas Frías). Ministerios del Estado
Plurinacional de Bolivia (Ministerio de Educación).
2.2.2.4. Organización Informal. Surge del modo natural y espontánea, debido a
las relaciones humanas que establecen las personas que desempeñan
cargos en la organización formal. Se basa en relaciones de amistad (o de
antagonismo) y el surgimiento de grupos que ni aparecen en el
organigrama ni en ningún otro documento formal. Ejemplo: el personal
que trabaja en las Universidades o en los Ministerios, crean grupos
deportivos, grupos culturales o grupos religiosos que por supuesto no
aparecen en la estructura organizacional.
2.3. Coordinación. La coordinación consiste en integrar todas las actividades
y departamentos de la empresa, facilitando su trabajo y sus resultados.
Sincronizar acciones y adapta los medios a los fines.
Es importante porque asume el proceso más trascendente de la empresa,
permite evaluar. “el grado de integración de sus miembros en el espíritu
de cuerpo, la disciplina social que tienen, su estabilidad”.
2.4. Dirección. Es el elemento de las administraciones e que se logra la
realización efectiva de lo planificado, por medio de la autoridad del
administrador, ejercida a base de decisiones. Se trata por este medio de
obtener los resultados que se hayan previsto y planeado.
Por lo tanto “la dirección implica mandar, influir y motivar a los
empleados para que realicen tareas esenciales, eso es poner en
funcionamiento la empresa y dinamizarla, mediante las personas en sus
cargos y funciones, entrenadas y guiadas para lograr los resultados como
 los objetivos, dándoles a las personas orientación, dirección mediante, la
comunicación, capacidad de liderazgo y motivación adecuada”.
Existen dos estratos para obtener resultados de dirección. Las cuales son:
a) En el nivel de ejecución. Están los obreros, empleados y aún técnicos, se
trata de hacer ejecutar, llevar acabo, aquellas actividades que habrán de
ser productivas.
b) En el nivel administrativo. Es el todo aquél que es jefe, y precisamente
en cuanto lo es, se trata de dirigir, no de ejecutar. El jefe como tal no
ejecuta, sino hace que otros ejecuten. Tienen no obstante su hacer propio.
Actividades importantes de la ejecución. Son las siguientes:
➢ Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados
por la decisión.
➢ Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.
➢ Motivar a los miembros
➢ Comunicar con efectividad.
➢ Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien
hecho.
➢ Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en
el trabajo.
➢ Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del
control.

PROCESO ADMINISTRATIVO, CONSOLIDADO COMO EJEMPLO

EMPRESA
ADMINISTRACION
O
R D C
G I O
A R N
N E T
I C R
Z C O
A I L
C O
I N
O

PLANIFICACION
 2.5. Control.

Es el proceso de asegurar que las actividades reales

se ajustan a las actividades planificadas, y se
conduzcan hacia los objetivos establecidos.Se puede
definir “control” como el proceso de vigilar
actividades que aseguren que se están cumpliendo
como fueron planificadas y corrigiendo cualquier
desviación significativa. Un sistema de control
efectivo asegura que las actividades se terminen de
manera que conduzcan a la consecución de las metas
de la organización. Mientras más ayude a los
gerentes a alcanzar de su organización, mejor será el
sistema de control”
Todos los gerentes deben participar de la función de
control, aun cuando sus unidades estén
desempeñándose como se proyectó. Los gerentes no
pueden saber en realidad si sus unidades funcionan
como es debido hasta haber evaluado qué
actividades se han realizado y haber comparado el
desempeño real con la norma deseada.
La función de control, consta de tres elementos los cuales son:
• Establecer las normas de desempeño.
• Medir los resultados del desempeño y
compararlos con las normasde desempeño.
• Tomar medidas correctivas cuando no se cumplan con las
normas

2.6. Integración.

La integración es la obtención y el agrupamiento de

los elementos materiales y humanos que la
organización y la planeación señalan como
necesarios para el adecuado funcionamiento de un
organismo social.
La integración es el medio a través del cual el
administrador y losfuncionarios de la empresa eligen
y se ponen en contacto con los recursos necesarios
para poner en marcha las decisiones previamente
establecidas para ejecutar los planes de dicha
organización.
 Función de la integración

La función de la integración consiste en dotar al organismo social de los diversos

recursos que requiere para lograr la eficiencia en el desempeñoal momento de
planear y organizar. Pare esto debemos tener en cuenta los recursos con los que
cuenta la empresa (materiales, tecnológicos, financieros, humanos