ORGANIZACIÓN DE UNA EMPRESA CONSTRUCTORA

Vamos a exponer la estructura organizativa tipo de las empresas constructoras,

y los procesos que existen dentro de ellas, desde la fase de contratación hasta
la entrega final de la obra construida y su garantía.
Una de las labores de los directivos pasará por la supervisión de los distintos
procesos que estén bajo su mando, para lo cual será absolutamente necesario
un profundo conocimiento de los mismos.
En el ánimo de enmarcar el funcionamiento de una empresa constructora, a
continuación podemos ver un organigrama tipo, pudiéndose presentar múltiples
variaciones en orden a hacer compatible la estrategia de la empresa con su
organización:

Los

Procesos en una Empresa Constructora: Desde la licitación a la

ejecución.

Los principales procesos en cualquier empresa constructora, independientementedel

ámbito de actuación donde desenvuelvan su actividad, y atendiendo a la cadena de
valor del sector, son los siguientes:
Contratación

Dada su importancia, las labores de gestión comercial y contratación

habitualmente quedan englobadas en un departamento con rango de Dirección:
La Dirección de Contratación. Una de las principales diferencias de la
construcción respecto de otros negocios, y que supone cierta analogía con el
sector servicios, es que la fabricación del producto “obra” se realiza bajo
pedido, de modo que la “obra” debe estar vendida antes de su comienzo.
Además de lo anterior, las empresas constructoras, salvo casos muy
particulares, no pueden “almacenar” la fabricación, aspecto que crea
importantes tensiones de adecuación de la oferta a la demanda.
Estas razones son las que hacen que la contratación sea un proceso básico en
cualquier empresa constructora, ya que sin contratación, no existe actividad.
Además, el ritmo de contratación debe permitir una adecuación continuada en
el tiempo de la capacidad de la empresa a la demanda obtenida.
Dentro de la contratación hay que distinguir entre contratación pública y
contratación privada. Las principales características que diferencian una y otra
contratación pueden verse en el siguiente cuadro:

A partir de este momento nos referiremos principalmente a la contratación

pública, debido a su mayor importancia y complejidad.
Dentro del proceso de contratación distinguimos las siguientes fases que
desarrollaremos a continuación:
a) Selección de concursos a ofertar
b) Proceso de licitación
c) Adjudicación
a) Selección de concursos a ofertar
Los concursos de obras y servicios convocados por las Administraciones
Públicas se publican en los distintos Boletines Oficiales: de la Comunidad
Europea (DOCE), del estado (BOE), de las comunidades autónomas y de las
administraciones locales. En algunos casos, determinados organismos públicos
sujetos parcialmente a la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas
(generalmente en cuanto a concurrencia y publicidad), publican sus concursos
en prensa nacional escrita.
Por su parte, los concursos privados pueden o no ser publicados en los medios
de comunicación, en función del interés de organismo privado y de sus normas
internas de compras.
Atendiendo a la información publicada en los medios descritos anteriormente,
el departamento de contratación hace una primera selección de los concursos
a ofertar, atendiendo a los criterios prefijados por la dirección, como pueden
ser: el cliente, tipo de obra o servicio, tipo de concurso, importe de licitación,
localización, etc., etc. Para esta labor, existen en el mercado multitud de
empresas que prestan servicios de localización y filtrado de la información,
principalmente a través de Internet.
La preselección debe obtener los siguientes datos para cada concurso:

- Título del concurso de obra o servicio.

- Importe tipo de licitación y plazo.
- Fecha tope de presentación del concurso.
- Solvencia técnica y económica exigible al contratista.
- Pliego de cláusulas administrativas particulares.

Es especialmente importante comprobar que la empresa cumple los criterios de

solvencia técnica y económica exigibles en el concurso. En las licitaciones de
las Administraciones Públicas, normalmente estos criterios suelen exigirse a
través de la clasificación de contratistas de obras o servicios.
Esta clasificación de contratistas es concedida por la Junta Consultiva de
Contratación Administrativa, organismo del Ministerio de Economía y Hacienda,
con intervención de otros Departamentos (Fomento, Industria, etc.), valorando
especialmente la experiencia de la Empresa en la ejecución de contratos
similares a aquéllos para los que se pretende la clasificación, teniéndose en
cuenta, también, su personal técnico, su maquinaria y sus medios económicos.
En los casos en los que la empresa no tenga clasificación suficiente, y el
concurso tenga un especial interés por cualquier causa, es normal buscar
socios para concurrir en UTE (Unión Temporal de Empresas) de modo que la
suma de las clasificaciones de los socios cumpla con la exigida en el Pliego del
Concurso.
Una vez hecha la preselección, la dirección realiza una selección definitiva de
los concursos a licitar, a partir de cuyo momento comienza el trabajo del
departamento de estudios.

b) Proceso de licitación
Para la preparación de la oferta se tendrá muy en cuenta la documentación
facilitada en el concurso. Es especialmente importante, además de toda la
documentación técnica, el contenido del Pliego de Cláusulas Administrativas
Particulares que rige el concurso, donde se define expresamente, entre otras
cosas,

- La documentación a presentar y la forma de hacerlo.

- Los criterios que sirven de base para la baremación y posterior adjudicación
del concurso.
Los criterios suelen incluir aspectos como el precio ofertado (en el caso de las
subastas éste es el único criterio que se establece), el plazo ofertado,
programa de trabajos, medios materiales y humanos, certificados de
aseguramiento de la calidad, sistema de gestión de la prevención de la
empresa, etc., etc.

Por tanto, una vez estudiado el Pliego, se procede a:

- Estudio económico de la obra.

- Planificación técnica de la obra.
- Preparación de la documentación administrativa exigible: clasificación,
garantía provisional (generalmente aval del 2% del importe de licitación), etc.

Con la documentación anterior, se realiza una reunión de dirección donde se

realiza lo que normalmente se denomina “cierre de la oferta”, momento en el
que se estudian todas las circunstancias que rodean a la misma.

En este momento el directivo deberá considerar los siguientes factores:

- Circunstancias actuales de la empresa

- Circunstancias actuales del sector
- Competencia en el subsector considerado
- Estrategia de la empresa
- Tipo y características del cliente
- Tipo de obra y circunstancias que la rodean
- Condiciones del pliego del concurso, etc.

Una vez estudiados todos los factores anteriores, el directivo debe definir el
riesgo tanto técnico como, sobre todo, económico que es asumible por la
empresa para, de este modo, establecer la oferta definitiva. Por último, se
procede a entregar la oferta en el lugar indicado en el pliego y antes de la fecha
y hora máxima especificada.

c) Adjudicación

Una vez cumplido el plazo máximo para entrega de las ofertas, el órgano de
contratación llevará a cabo los siguientes pasos:

- Apertura de plicas
- Baremación técnica del concurso
- Adjudicación provisional.
- Adjudicación definitiva
- Firma del contrato

Donde en cada uno de ellos se realiza lo siguiente:

c.1 Apertura de plicas:

Se procede a la apertura de la documentación administrativa, la documentación

técnica y la oferta económica. Normalmente la apertura de ofertas económicas
es un acto público al cual suelen acudir representantes de cada una de las
empresas que han participado en la licitación.
En ocasiones la apertura de las ofertas económicas es posterior a la
baremación técnica del concurso.

c.2. Baremación del concurso

Los servicios técnicos del órgano de contratación proceden a baremar cada

uno de los aspectos incluidos en el pliego del concurso de acuerdo con los
criterios marcados.
Este proceso, y el resultado del mismo, solo se hace público en determinadas
ocasiones.

c.3. Adjudicación provisional

A la vista del resultado de la puntuación del concurso (tanto técnica como

económica), la mesa de contratación realiza una propuesta de adjudicación
provisional, la cual es comunicada tanto al interesado como, por lo general, al
resto de empresas licitadoras.

En ese momento, se abre un plazo para que, por un lado las empresas no
adjudicatarias realicen las alegaciones que estimen oportunas; y, por otro, la
empresa adjudicataria presente la documentación que se le haya requerido,
generalmente que acredite estar al corriente de sus obligaciones tributarias.

c.4. Adjudicación definitiva

Una vez comprobadas y resueltas las eventuales alegaciones que pudieran

existir, se procede a notificar la adjudicación definitiva del concurso, abriéndose
un nuevo plazo para depositar la fianza definitiva, generalmente por cuantía del
4% del presupuesto de licitación. En este momento se procede igualmente a la
devolución de las fianzas provisionales depositadas por cada uno de los
licitadores.

c.5. Firma del contrato

Por último, cumplido el trámite anterior, se procede a la firma del contrato

administrativo entre el órgano de contratación y la empresa adjudicataria.
Merece la pena destacar que en el caso de la contratación pública, se trata de
un contrato de adhesión.
2.1.2. Producción
Una vez firmado el contrato, comienza la fase de ejecución de las obras, cuya
responsabilidad recae en la Dirección de Contratación, cuyo proceso puede
resumirse en las siguientes fases:

a) Designación del equipo técnico de la obra

Lo primero a realizar es la designación de las personas que van a conformar el
equipo de obra. Deben proveerse los medios humanos necesarios para llevar a
buen término la ejecución de la obra contratada. A continuación se muestra un
organigrama tipo de una obra:

b) Comunicación a los distintos departamentos de apoyo de la empresa.

c) Estudio previo del proyecto, la oferta y el contrato, en particular las
cláusulas particulares que lo rigen.
d) Redacción con la colaboración del departamento de Prevención del
Plan de Seguridad y Salud y entrega a la propiedad para su oportuna
aprobación
(requisito imprescindible).
e) Apertura del Centro de Trabajo una vez aprobado el plan de
seguridad y firmado el aviso previo.
f) Comunicación a las compañías suministradoras de las obras a
ejecutar, con el fin de recibir información acerca de las posibles afecciones de
servicios existentes.
g) Gestiones para la obtención de los preceptivos seguros que, o bien se
consideren necesarios, o bien se exijan en base al Pliego de Cláusulas
Administrativas del concurso o en la propia normativa en vigor. Estos seguros
son, además de seguro de Responsabilidad Civil, el Seguro todo riesgo
construcción, el Seguro Decenal, etc.
h) Redacción y aprobación del Plan de Calidad y Medio Ambiente.
i) Organización previa de la obra:
- Planteamiento inicial: previsión de recursos para el inicio.
- Gestión y obtención de permisos y licencias.
- Gestión y contratación de las instalaciones generales.
- Organización de áreas y medios para el acopio.
- Definición de instalaciones específicas.
- Organización del suministro y recepción de materiales.
- Planificación técnica y planificación económica.

j) Gestión de compras y subcontratos. Este aspecto es fundamental en la

gestión de obras, ya que los proveedores, subcontratistas e industriales
representan un
75% del coste de una obra, lo que indica la importancia de las compras.

k) Gestión de los contratos con nuestro cliente y colaboradores. En este

sentido, debe conocerse el alcance de los contratos firmados, tanto los
mercantiles con proveedores y subcontratistas, como los que se refieren a la
Ley de Contratos
de las Administraciones Públicas.

l) Ejecución propiamente dicha de la obra.

m) Relaciones con la propiedad o con la Dirección Facultativa de la obra.

2.1.3. Servicio posventa

Por último, dentro del servicio posventa se incluyen las labores de puesta en
marcha y garantía de las obras ejecutadas.
Constituye un proceso más de las empresas constructoras incluido en su
cadena
de valor que, sin embargo, no suele considerarse estratégico. Esta situación,
provoca que este proceso sea desatendido en buena medida por parte de los
directivos de las empresas, lo que provoca a medio plazo graves perjuicios,
tanto
de imagen, como económicos derivados de las reclamaciones de los clientes
y/o
usuarios. Es por tanto importante valorar la importancia de este proceso, del
mismo modo que se pone máximo interés en los procesos de contratación y
producción de las obras contratadas.
Actualmente, y como solución a esta situación, existe una tendencia
encaminada a externalizar este servicio, sobre todo, en lo relativo a edificación
residencial.

2.2. Los Departamentos de Apoyo en una empresa constructora y sus

funciones.

Además de los departamentos operativos incluidos en la cadena de valor del sector de

la construcción a los que nos hemos referido en el punto anterior (los correspondientes
a la Dirección de Contratación y a la Dirección de Construcción – departamentos de
producción-), cualquier empresa constructora debe poseer departamentos de apoyo
que permitan desarrollar sus líneas de negocio.
El desarrollo de estos departamentos dependerá de cada empresa, ya que algunas de
las funciones no estratégicas que se realizan en los mismos pueden perfectamente
externalizarse. Un ejemplo claro al respecto sería el departamento de maquinaria,
cuya existencia está generalmente reservada a empresas especialistas en
determinados trabajos que requieran el empleo de maquinaria
específica para el desarrollo de su actividad, como por ejemplo las empresas
dedicadas a las cimentaciones especiales.
Cabe añadir que estos departamentos son de vital importancia para el
funcionamiento de la empresa, por lo que debe huirse de considerarlos una “carga”
dentro de la cuenta de resultados de la empresa por el único hecho de ser en general
centros de coste y no centros de beneficios como los departamentos de producción.

2.2.1 Dirección de Prevención, Calidad y Medio Ambiente.

La prevención de riesgos en el desarrollo de las obras va tomando cada vez mayor

importancia, si cabe. La prevención se ha convertido en la preocupación más
importante a la hora de desarrollar la actividad de cualquier empresa constructora.
Esta es una de las razones que ha hecho que la mayoría de las empresas con una
estructura moderna integren estos departamentos en una Dirección al máximo nivel,
de modo que se evite que la prevención esté supeditada a la dirección de
construcción.

2.2.1.1. Departamento de Prevención

El Departamento de Prevención debe perseguir la ejecución de las obras con el óptimo

nivel de seguridad como elemento imprescindible, integrando la labor preventiva en el
conjunto de actividades de la empresa y en todos sus niveles jerárquicos.

Las funciones del Departamento de prevención son:

a) Colaborar en la definición de las Políticas Generales de la empresa en cuanto a la

Prevención de Riesgos Laborales.
b) Definir la estructura organizativa de prevención dentro de la empresa.
c) Elaborar el Manual de Gestión de la Prevención de Riesgos Laborables.
d) Elaborar los Procedimientos Generales de Prevención de Riesgos
Laborables.
e) Colaborar con las obras en el asesoramiento y elaboración del Plan de Seguridad y
su implantación.
f) Velar por el cumplimiento de todo lo anterior.

2.2.1.2. Departamento de Calidad

Las funciones del departamento buscan el aseguramiento de la calidad, es decir, la

perfecta adecuación del producto al uso al que se destina.
a) Determinación de los factores de los que depende la calidad.
b) Determinación de la forma de medir la calidad de cada factor.
c) Fijación de estándares de calidad: normalización.
d) Establecimiento de un programa de puntos de inspección.
e) Determinación y corrección de las causas de baja calidad: mejora continua.

2.2.1.3. Departamento de Medio Ambiente

Este departamento debe establecer políticas que persigan la ejecución de las

obras con el máximo respeto al medio ambiente mediante una construcción
sostenible. Deben establecerse políticas tendentes a:
- Satisfacer las necesidades de la sociedad en relación al medio ambiente.
- Buen uso de las materias primas y recursos, reduciendo lo más posible la
producción de residuos y aumentando al máximo su reutilización.
- Evitar o reducir contaminaciones gestionando adecuadamente los residuos
producidos.
- Reducir el impacto sobre las personas y el medio ambiente de la actividad
constructora, estableciendo actuaciones que los eviten o minimicen.
- Hacer lo anterior a un precio competitivo.
- Evitar multas y sanciones.
- Proponer alternativas.
2.2.2. Dirección de Construcción

Dentro de la Dirección de Construcción, además de los departamentos de

producción que forman parte de la línea principal del negocio, existen otros
departamentos de apoyo cuya misión está íntimamente ligada al desarrollo de las
obras. Estos departamentos son:

2.2.2.1. Departamento de compras

Las compras en una empresa constructora es una de las funciones de mayor

repercusión en la cuenta de resultados de una obra. Las compras tienen las
siguientes singularidades:
- El importe de las compras representa cerca del 75 % del coste de las obras, lo que
se traduce en que una mejora de un 3% en las compras representa una mejora del
margen de explotación del 2,25 %.
- Se cumple con cierta frecuencia el principio de Pareto en cuanto que el 20% de los
contratos en una obra representan el 80% de la inversión en la misma (variable en
función del tipo de obra: obra civil o edificación).
El alcance de las funciones de los departamentos de compras varía de unas empresas
constructoras a otras. Así, en algunas empresas son departamentos de asistencia y
apoyo a las obras; y en otras, son las encargadas de realizar efectivamente las
compras.
En cualquier caso, las funciones de los departamentos de compras son:
- Optimizar las condiciones técnicas y económicas de las compras.
- Contratar con el colaborador más apropiado.
- Velar porque los colaboradores cumplan los requisitos establecidos por la
Dirección (calidad, economía, etc.) y los establecidos en la normativa aplicable
referente a la subcontratación (cumplimiento de obligaciones tributarias y de la
seguridad social, organización preventiva, etc.)

2.2.2.2. Departamento Técnico

Funciones de asistencia a la obra que de respuesta rápida a cualquier problema de

tipo técnico que surja durante su ejecución. Además ofrece apoyo al jefe de obra en
los estudios de viabilidad, propuesta de soluciones constructivas, indefiniciones,
optimización de soluciones, etc.

2.2.2.3. departamento de Gestión de Obras

Este es uno de los departamentos mas importantes ya que maneja la información

precisa para la planificación y control de las obras. En este departamento se utilizan
las herramientas informáticas de gestión a través de bases de datos únicas en la
empresa.

2.2.2.4. Departamento de Maquinaria

Como ya hemos indicado anteriormente, este departamento está reservado a
empresas en cuya actividad emplean maquinaria específica. Realiza funciones de
apoyo, colaboración y solución de problemáticas relativas a equipos, ya sean
máquinas o instalaciones auxiliares, usados en la actividad de la construcción.

2.2.3. Secretaría General

Se integran bajo este epígrafe el resto de los departamentos de una empresa, entre
los que podemos destacar los siguientes:

2.2.3.1. Departamento de Recursos Humanos

Las funciones de este departamento son la selección, formación, desarrollo y

consecución del número de personas cualificadas necesarias para conseguir los
objetivos de la organización; así como las actividades necesarias para la consecución
de la máxima satisfacción y eficiencia de los trabajadores, mediante:

a) Planificación de las necesidades de RR.HH.

b) Reclutamiento y selección de personal
c) Orientación, formación y desarrollo.
d) Evaluación del trabajo
e) Remuneración
f) Funciones complementarias

2.2.3.2. Departamento de Administración y Contabilidad

Funciones administrativas en general: control de costes, tramitación de cobros y

pagos, etc.; y contabilidad general de la empresa.

2.2.3.3. Departamento Jurídico

Funciones de asesoría jurídica en la gestión e interpretación de contratos, tanto

públicos como privados.

2.2.3.4. Departamento Financiero

Funciones de planificación y gestión de recursos financieros. Además este

departamento debe procurar la financiación, tanto del activo circulante de la
empresa, como de posibles inversiones necesarias.