Fecha: 31/08/2019

DOC-ACP 001 ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO Versión: 001

PROYECTO: SISTEMA DE GESTIÓN DE REGALÍAS Código: DOC-ACP 001

Acta de constitución
del proyecto
SISTEMA DE GESTIÓN DE REGALÍAS
Fecha: 31/08/2019
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Tabla de contenido

Información del proyecto...........................................................................................3

Datos......................................................................................................................3

Patrocinador / Patrocinadores................................................................................3

Propósito y justificación del proyecto........................................................................3

Descripción del proyecto y entregables.....................................................................3

Requerimientos de alto nivel.....................................................................................4

Requerimientos del producto.................................................................................4

Requerimientos del proyecto..................................................................................4

Objetivos....................................................................................................................4

Premisas y restricciones............................................................................................5

Riesgos iniciales de alto nivel....................................................................................5

Cronograma de hitos principales...............................................................................5

Presupuesto inicial asignado.....................................................................................5

Lista de Interesados (stakeholders)..........................................................................6

Requisitos de aprobación del proyecto.....................................................................6

Criterios de cierre o cancelación...............................................................................6

Asignación del gerente de proyecto y nivel de autoridad..........................................7

Gerente de proyecto...............................................................................................7

Niveles de autoridad...............................................................................................7

Personal y recursos preasignados............................................................................7

Aprobaciones.............................................................................................................8
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Información del proyecto

Datos

Empresa / Organización POLIU SAS

Proyecto
Fecha de preparación
Cliente
Patrocinador principal
Gerente de proyecto
SISTEMA DE GESTIÓN DE REGALÍAS
31/08/2019
ANH – AGENCIA NACIONAL DE
HIDROCARBUROS
MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA
LIBARDO MEDINA ORJUELA

Patrocinador / Patrocinadores

Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva

División (Vicepresidencia)
MINMINAS - ANH -

Propósito y justificación del proyecto

Propósito:
Este proyecto ayudara a dar seguimiento a la gestión de regalías por medio de
un aplicativo con el cual se tendrán registros sobre las contraprestaciones
realizadas al estado y lograr hacer auditorias sobre estos procesos con el
aplicativo.

Justificación:
Se encuentra respaldado por ANH para lograr tener un control mucho más
detallado sobre la gestión de regalías.

Descripción del proyecto y entregables

El proyecto se realizará para llevar un control y auditoria sobre las regalías que
las empresas petroleras deben hacer al estado.

Inicialmente se deberá realizar la entrega a la ANH de los documentos, formatos

y actas para poder proceder con el desarrollo, luego de esta, se deberá levantar
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requerimientos los cuales, al ser desarrollados y probados en los respectivos

ambientes, dejando constancia de estas actividades, habiendo ejecutado las
anteriores se deberá ver reflejado con actas de entrega que se podrá realizar el
despliegue en producción.

Requerimientos de alto nivel

Requerimientos del producto

Aquellos que serán desarrollados para el mejor funcionamiento del aplicativo.

Requerimientos del proyecto

Aquellos que se soliciten por el usuario para una mejor gestión de las
actividades.

Objetivos
Objetivo Indicador de éxito
Alcance
Se medirán las cantidades de regalías por empresa Dar con la correcta
y las ganancias que tendrá el estado por la medición de las regalías al
obtención de las mismas, dejando registros sobre ser pagadas por las
estos procesos para la respectiva auditoria del empresas petroleras.
MINMINAS.

Cronograma (Tiempo)
6 meses Entrega de requerimientos
ya desarrollados
iterativamente.
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Objetivo Indicador de éxito

Costo
6´000.000.000 Por entregables en
tiempos establecidos

Calidad
Se trabajará con tecnologías actuales. Obtener el menor tiempo
de respuesta sobre las
peticiones realizadas.

Otros

Premisas y restricciones
Se realizarán contratos “Otro sí” con los cuales se podrán desarrollar
requerimientos sobre otra área que no sea correspondiente a la gestión de
regalías para mejorar procesos dentro de la ANH.

Sin este contrato no se podrán atender este tipo de solicitudes en otras áreas.

Riesgos iniciales de alto nivel

Levantamiento de información que no corresponda con lo solicitado por el cliente
y entrega de requerimientos ya desarrollados fuera del tiempo delimitado.

Cronograma de hitos principales

Hito Fecha tope
Entrega inicial de documentación, formatos y actas. 06/09/2019
Levantamiento de requerimientos. Tiempo duración
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del contrato.
Desarrollo de requerimientos Tiempo duración
del contrato.
Pruebas Tiempo duración
del contrato.
Solución de incidentes Tiempo duración
del contrato.

Presupuesto inicial asignado

Por medio del contrato firmado se asignaran recursos con el 20% inicial de pago
por parte del cliente.

Lista de Interesados (stakeholders)

Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva
División (Vicepresidencia)
ANH - REGALÍAS -
MINMINAS - ANH -

Requisitos de aprobación del proyecto

Entrega inicial de la documentación correspondiente a formatos para el manejo
del desarrollo de los requerimientos e incidencias que se presenten dentro del
aplicativo.
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Criterios de cierre o cancelación

No entrega de los requerimientos con sus respectivas pruebas para la puesta en
producción que deben estar establecidos en el contrato.

Asignación del gerente de proyecto y nivel de autoridad

Gerente de proyecto

Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva

División (Vicepresidencia)
LIBARDO MEDINA Gerente de Oficina de -
ORJUELA proyecto Tecnologías de la
Información

Niveles de autoridad

Área de autoridad Descripción del nivel de autoridad

Decisiones de personal (Staffing)
Área administrativa y gerente de
proyecto.

Gestión de presupuesto y de sus

variaciones Área administrativa

Decisiones técnicas
Líder de desarrollo y líder de
pruebas.

Resolución de conflictos
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Líder de desarrollo, líder de pruebas

y gerente de proyecto.

Ruta de escalamiento y limitaciones de Escalamiento: De líderes a gerente

autoridad de proyecto.

Limitaciones: De gerente de proyecto

a área administrativa.

Personal y recursos preasignados

Recurso Departamento / Rama ejecutiva
División (Vicepresidencia)
Líderes desarrollo. Desarrollo -
Líderes pruebas. Pruebas -
Desarrolladores Desarrollo -
Analistas Pruebas -

Aprobaciones
Patrocinador Fecha Firma
ANH
31/08/2019 Presidente.

POLIU SAS
31/08/2019 Gerente General,
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