LICENCIA PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO N° 1193 /2014

RESOLUCION DEL PROGRAMA N° 1332 SEP 11 DE 2019

TECNICO LABORAL POR COMPETENCIAS

EN AUXILIAR
CONTABLE, DE TESORERIA
Y FINANCIERO

MODULO 5

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CONTROL DE MERCANCIAS Y USO DEL

KARDEX

1. DEFINICION DE INVENTARIOS
2. METODOS PARA LA VALORACION DE
INVENTARIOS DE MERCANCIAS
❖ METODO DEL PROMEDIO PONDERADO
❖ METODO PEPS
❖ METODO UEPS
❖ METODO DE IDENTIFICACION ESPECIFICA
❖ METODO RETAIL
3. KARDEX O AUX DE CUENTA INVENTARIOS
❖ CONCEPTO E IMPORTANCIA
❖ MANEJO DE KARDEX POR METODO
PROMEDIO PONDERADO
❖ MANEJO DE KARDEX POR METODO PEPS
❖ MANEJO DE KARDEX POR METODO UEPS
❖ COMPARACION DE RESULTADOS POR LOS
TRES METODOS
4. QUÉ DICE LA DIAN SOBRE LOS INVENTARIOS
PERMANENTES
5. TALLER
6. RETRO ALIMENTACION

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1. DEFINICIÓN DE INVENTARIOS

Un conjunto de bienes, propiedad de una empresa, que han sido adquiridos con el ánimo
de volverlos a vender en el mismo estado en que fueron comprados, o para ser
transformados en otro tipo de bienes y vendidos como tales.

➔ SOBRANTES EN LOS INVENTARIOS

Los sobrantes en inventarios se subsanan mediante un registro en la contabilidad para

actualizar las existencias en la cuenta de Inventarios, contra la cuenta de Diversos:
excedentes, o mediante la creación de la obligación por pagar al proveedor si se ha
omitido una compra. Algunas situaciones de sobrantes pueden darse por variadas
circunstancias:
➢ Sobrantes por falta de retiro de mercancía vendida.
➢ Sobrantes por falta de registro contable de mercancía recibida.

➔ FALTANTES EN LOS INVENTARIOS

Los faltantes en inventarios pueden investigarse judicialmente o cancelarlos con
la provisión que se haya previsto para proteger la estabilidad de los inventarios.
Los faltantes pueden presentarse por varias circunstancias:
➢ Sustracción de materia prima o artículos terminados
➢ Faltantes por pérdida de mercancías perecederas
➢ Faltantes por pérdida de evaporación

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❖ SISTEMA DE INVENTARIOS PERIÓDICO

El sistema de inventarios periódico, como su nombre lo indica, realiza un control cada

determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer un conteo físico para
poder determinar con exactitud la cantidad de inventarios disponibles en una fecha
determinada.

Con la utilización de este sistema la empresa no puede saber en determinado momento

cuantos son sus mercancías, ni cuanto es el costo de los productos vendidos.

La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de venta, en el
momento de hacer un conteo físico, lo cual por lo general se hace al final de un periodo,
que puedes ser mensual, semestral o anual.

Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso realizar lo

que llamamos Juego de inventarios que consiste en tomar el inventario inicial, y
sumarles las compras, restarle las devoluciones en compras y el inventario final. El
resultado es el costo de las ventas del periodo.

El sistema de inventarios periódico, al no ejercer un control constante, es un sistema

que facilita la pérdida de los inventarios. Solo se pueden hacer seguimientos y
verificaciones al final de un periodo cuando se hacen los conteos físicos, lo cual permite
o facilita posibles fraudes.

A. REGISTRO DE ENTRADAS Y SALIDAS DE MERCANCIAS

Cuando se utiliza este sistema, la cuenta de inventario, denominada mercancías no

fabricadas por la empresa, no se emplea durante el periodo contable; los registros
de entradas y salidas de mercancías se hacen en las cuentas compra y comercio al
por mayor y al por menor, respectivamente. Así mismo las devoluciones se
registran en las cuentas devoluciones en compras o en ventas, de acuerdo con el
catálogo de cuentas.

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El objetivo del control de entradas y salidas del

almacén es reflejar las fluctuaciones de
inventario con la máxima precisión. Gracias a ello,
es posible conocer a fondo los flujos de mercancías
y evaluar si el diseño y el funcionamiento de la
instalación están respondiendo con eficacia.

B. CONTABILIZACIÓN EN EL
INVENTARIO PERIÓDICO.

En el inventario periódico, las compras de mercancía o de Materia prima, no se

contabilizan en el activo (Inventarios), sino que se contabilizan en la cuenta compras
(62 Puc Colombiano). Al finalizar el periodo, con el valor allí acumulado, se realiza el
juego de inventarios para determinar el costo de venta.

Las devoluciones de mercancías compradas se contabilizan también en la cuenta de

compras (6225 Puc Colombiano).

Las ventas se contabilizan en la respectiva cuneta de ingresos (4135 Puc Colombiano),

lo mismo que la devolución en ventas (4175 Puc Colombiano).

Cuando se realiza el juego de inventarios, se hace el conteo físico y se determina el

inventario final, éste inventario final si se contabiliza en la cuenta de activos
(Inventarios).

Ejemplo 1:

El almacén Lucero & Cía. Del Régimen Común, inicio operaciones el 30 de Noviembre
de 2019; en diciembre compra mercancías por $8.200.000; con IVA 19% y retención
en la fuente 3.5%; el vendedor es un gran contribuyente de otra ciudad.

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CODIGO CUENTAS DEBE HABER

6205 De Mercancias $ 8.200.000
2408 Impto sobre ventas por pagar $ 1.558.000
2205 Proveedores Nacionales $ 9.471.000
2365 Retencion en la Fuente por compras $ 287.000
SUMAS TOTALES $ 9.758.000 $ 9.758.000

Ejemplo 2: En diciembre vende mercancías a crédito por $7.000.00 y un IVA de 19%

a Mario Rivas, persona natural, del régimen simplificado

CODIGO CUENTAS DEBE HABER

1305 Clientes
13050570 Mario Rivas $ 8.330.000
4135 Comercio al por Mayor y al por Menor $ 7.000.000
2408 Impto sobre ventas por pagar $ 1.330.000
SUMAS TOTALES $ 8.330.000 $ 8.330.000

Ejemplo 3: Devuelve el 5% de la mercancía comprada en el ejemplo 1

CODIGO CUENTAS DEBE HABER

2205 Nacionales $ 473.550
2365 Retencion en la fuente $ 14.350
6225 Devoluciones en compras $ 410.000
2408 Impto sobre ventas por pagar $ 77.900
SUMAS IGUALES $ 487.900 $ 487.900

Ejemplo 4: los clientes devuelven el 5% de la mercancía vendida en el ejemplo 2.

CODIGO CUENTAS DEBE HABER
4175 Devolucion en Ventas $ 350.000
2408 Impto sobre venta por pagar $ 66.500
13050570 Mario Rivas $ 416.500
SUMAS TOTALES $ 416.500 $ 416.500

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c. CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE INVENTARIO PERIÓDICO:

✓ El costo de la mercancía vendida debe encontrarse por juego de inventarios
CONCEPTO TRATAMIENTO CONTABLE
Se encuentra registrado en la cuenta 1435 al iniciar el periodo
INVENTARIO INICIAL contable. Se cancela al finalizar el periodo contable

(+) COMPRA DE MERCANCIAS Saldo de la cuenta 6205, al final del periodo contable se cancela
(-) DEVOLUCION EN COMPRAS Saldo de la cuenta 6225 al final del periodo se cancela
(=) TOTAL MERCANCIA Valor de la mercancia disponible para la venta
se registra en la cuenta 1435; es e inventario fisico que se toma
al final del periodo contable. Este inventario es el inicial del
(-) INVENTARIO FINAL periodo siguiente
Se registra en la cuenta costo de ventas al finalizar el periodo
(=) COSTO DE VENTAS contable

(inventario inicial, más compras netas, menos devoluciones en compras), para lo

cual se hace necesario conocer los datos referentes a
inventario inicial, compras netas e inventario final.
✓ Mientras no se tenga el dato de inventario final (conteo
físico y valoración de las mercancías existentes), no es
posible determinar el resultado del ejercicio (utilidad o
pérdida).
✓ Cada vez que se desee conocer el dato del inventario final,
de debe proceder a efectuar un conteo físico, lo cual
requiere cerrar el almacén o punto de ventas, contar las
mercancías y posteriormente valorizarlas.
✓ No mantiene actualizado el dato de inventario de mercancías
(cuenta 1435), debido a que las compras se registran en una
cuenta diferente a la del manejo de mercancías no
fabricadas por la empresa, se utiliza entonces la cuenta
6205; en igual forma las devoluciones en compras tampoco
se registran en la cuenta 1435, su registro afecta
directamente la cuenta 6225.
✓ En cuanto al inventario de mercancías que se maneja bajo la cuenta 1435,
solamente trabaja con 2 datos, uno al iniciar el periodo, conocido como inventario
inicial, y otro al finalizar el periodo como inventario final.

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✓ No utiliza tarjetas de kardex discriminadas en costos y cantidades, solamente

lo hace determinando las cantidades.

2. METODO DE VALUACIÓN DE LOS SISTEMAS DE

INVENTARIOS DE MERCANCIAS

La valuación de los inventarios y la determinación del costo de venta por el sistema

permanente, tiene el inconveniente con los valores de las mercancías, puesto que éstas
se adquieren en fechas diferentes con precios diferentes, por lo que es imposible tener
una homogeneidad en los valores de las mercancías compradas.

Para sortear este problema, la valuación de los inventarios se realiza mediante

diferentes métodos que buscan determinar el costo de la forma más real, dependiendo
del tipo de empresa. En el sistema permanente se utilizan diferentes métodos para
valuar los inventarios, y los más utilizados son los siguientes:

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I. MÉTODO DEL PROMEDIO PONDERADO

Método de valuación de inventarios promedio ponderado, utilizado en el sistema

permanente de control de inventarios.

Con este método lo que se hace es determinar un promedio, sumando los valores
existentes en el inventario con los valores de las nuevas compras, para luego dividirlo
entre el número de unidades existentes en el inventario incluyendo tanto los
inicialmente existentes, como los de la nueva compra.

El tratamiento de las devoluciones en ventas por este método, es similar o igual que los
otros; la devolución se hace por el valor en que se vendieron o se le dieron
salida. Recordemos que este valor de venta corresponde al costo del producto más el
margen de utilidad (Precio de venta es igual a costo + utilidad), de modo tal que las
devoluciones en ventas se les vuelve a dar entrada por el valor del costo con que se
sacaron en el momento de la venta y entran nuevamente a ser parte de la ponderación.

En el caso de las devoluciones en compras, estas salen del inventario por el costo en
que se incurrió al momento de la compra y se procede nuevamente a realizar la
ponderación.

Este método consiste en hallar el costo promedio de cada uno de los artículos que hay
en el inventario, cuando las unidades son idénticas en apariencia pero no en el precio de
adquisición, por cuanto se han comprado en distintas épocas y a diferentes precios.

Para fijar el valor del costo de la mercancía por este método, se efectúa la siguiente
operación: valor total de la mercancía del inventario inicial, más las compras del periodo,
dividido entre la cantidad total de unidades del inventario inicial, más las compras del
mismo periodo.

Ejemplo 1:

Inventario Inicial 10 unid x $10.000 c/u $100.000

+ Compras 30 unid x $15.000 c/u $450.000
= Cantidad Total 40 unid $550.000

Costo promedio ponderado:

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Valor total = $550.000 = $13.750

Cantidad total = 40

Ventas en el periodo: 35 unidades

Inventario Final: 40 unid – 35 unid = 5 unid
El valor promedio por artículo: $13.750
El valor inventario Final: 5 unid x $13.750 = $68.750

El inventario queda así valorado al costo promedio de la mercancía en existencia.

II. MÉTODO PEPS PRIMERAS EN ENTRAR PRIMERAS EN

SALIR

Este método consiste básicamente en darle salida del inventario a aquellos productos
que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarán aquellos productos
comprados más recientemente.

En cualquiera de los métodos las compras no tienen gran importancia, puesto que estas
ingresan al inventario por el valor de compra y no requiere procedimiento especial
alguno.

En el caso de existir devoluciones de compras, esta se hace por el valor que se compró
al momento de la operación, es decir se la de salida del inventario por el valor pagado
en la compra.

Si lo que se devuelve es un producto vendido a un cliente, este se ingresa al inventario

nuevamente por el valor en que se vendió, pues se supone que cuando se hizo la venta,
a esos productos se les asigno un costo de salida según el método de valuación de
inventarios manejado por la empresa.

PEPS es el acrónimo de: PRIMERAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS en inglés FIFO

(first-in, first –out) Aplicado a la mercancía, significa que en este método a las salidas
se les asignan precios más antiguos de la mercancía en existencia. De esta manera las
unidades del inventario quedan valorizadas a los últimos precios de las entradas.

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Con los datos del ejemplo anterior el valor del inventario final se determina así:

Ventas del periodo 35 unidades (salieron en orden de entrada) es decir

10 unid del inventario inicial + 25 compradas en el
periodo

Para el inventario final quedaron 5 unid de la última compra.

Valor del inventario final: 5 unid x $15.000 = $75.000

El inventario final queda así valorado al costo de la última mercancía comprada.

III. MÉTODO UEPS ÚLTIMAS EN ENTRAR PRIMERAS EN

SALIR

El método UEPS, es uno de los métodos de valuación de inventarios en el sistema

permanente, que nos permite determinar el costo de venta.

En este método lo que se hace es darle salida a los productos que se compraron
recientemente, con el objetivo de que en el inventario final queden aquellos productos
que se compraron de primero. Este es un método muy útil cuando los precios de los
productos aumentan constantemente, cosa que es muy común en los países con
tendencias inflacionarias.

El tratamiento que se la da a las devoluciones en compras es el mismo que se le da en

el método PEPS, es decir que se le da salida del inventario por el valor de adquisición,
esto debido a que como es apenas lógico, el producto se devuelve por el valor que se
pagó a la hora de adquirirlo. Debemos recordar además que los diferentes métodos de
valuación tienen validez para costear las ventas o salidas, ya que las compras ya tienen
un costo identificado que es el valor pagado por ellas.

En el caso de la devolución en ventas, estas ingresan nuevamente al inventario por el

valor o costo con que salieron al momento de hacer la venta.

Es conveniente utilizar este método cuando los productos aumentan sus precios
constantemente en el tiempo.

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Con el inventario permanente la empresa deberá tener control durante todo el tiempo
del movimiento de sus mercancías para la venta.

Las compras ingresan directamente a la cuenta de inventario (grupo 14 del PUC)

Ajustamos nuestro inventario cada vez que realizamos una VENTA
Registramos las devoluciones en ventas en la cuenta 4175 del PUC

NOTA: En los inventarios nunca manejamos precios de

venta sino que siempre manejamos costos de mercancías
compradas.

UEPS es el acrónimo de ULTIMAS ENTRADAS,

PRIMERAS SALIDAS en ingles LIFO (last-in, first-out)
este método implica que a las últimas salidas del
inventario se les asigna el valor de las últimas compras, en
consecuencia las unidades del inventario quedan
valorizadas a los precios más antiguos.

Con los datos del primer ejemplo, el valor del inventario final se determina así:

Ventas del periodo: 35 unid salieron de las existencias, empezando por las
ultimas que entraron, es decir; 30 unid en la última compra +
5 unid del inventario inicial.

Para el inventario final quedan 5 unid al costo más antiguo.

Valor del inventario: 5 unid x $10.000 = $50.000

El inventario queda así valorado al costo de la primera mercancía en existencia.

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❖ COMPARACION ENTRE LOS METODOS PARA LA FIJACION DE COSTO

El valor de un inventario depende del método utilizado para la fijación de costos.

En el ejemplo mencionado se presentaron tres valores diferentes de costos para
el inventario así:

PROMEDIO PONDERADO $ 68.750

METODO PEPS $ 75.000
METODO UEPS $ 50.000
La valoracion mas alta se obtiene con el metodo PEPS
La valoracion mas baja se obtiene con el metodo UEPS
Una valoracion intermedia se obtiene con el PROMEDIO PONDERADO

IV. METODO DE IDENTIFICACION ESPECÍFICA

Este método es apropiado para las empresas en cuyo inventario cada artículo en
existencia se diferencia de los demás por sus características individuales de número,
marca o referencia y tiene un costo determinado. Los vehículos son un ejemplo típico
de este caso: varios vehículos, aparentemente idénticos, se diferencia por color,
numero de motor, serie y modelo.

Ejemplo 1 Dos vehículos de marca nacional, modelo 2007; el uno serie 234567, color
rojo y motor N° 904050; el otro, serie 894580, color azul y motor N° 209030; tienen
un costo $18.500.000 cada uno

En el inventario deben relacionarse por separado, cada uno con sus datos y el valor
correspondiente a la factura de compra.

V. METODO RETAIL
Este método consiste en manejar las mercancías a precio de venta. Es de uso
corriente en los negocios de venta al detal en grandes volúmenes, como en cadena
de almacenes, ferreterías, droguerías y negocios similares, dada la gran variedad
y cantidad de artículos de los inventarios.

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Este método se basa en la relación entre el costo de la mercancía disponible para

la venta y el precio de venta al detal de las mercancías, que se determinan al
momento de las compras. En el retail se usa el Kardex, al precio de ventas, se
manejan las mercancías lotes, divisiones o referencias, a precios de venta,
clasificadas de acuerdo con los márgenes de utilidad liquidados sobre el costo.

Para garantizar una correcta aplicación de este método, las mercancías deben
clasificarse por grupos homogéneos, a los cuales se les asigna un precio de venta
a partir del costo de compra y del margen de utilidad bruta deseado. El precio
de venta debe marcarse en cada artículo y la etiqueta puede contener clave del
factor de costo.

Para determinar el costo por el método retail de zapatos HM-5, código

14350540, e toman los datos de la tarjeta de kardex.

Mercancía disponible para la venta al costo (inventario inicial+compras-devoluciones en compras)

Mercancía disponible para la venta a precio al detal

= factor de costo
= 150.000+600.000+75.000 = 675.000 = 0.75 x 100 = 75%
50 unidades x $18.000 c/u = 900.000

Valor inventario final = cantidad existente x precio de venta al detal x factor de costo
Valor inventario final =17 unid x 20.000 c/u x 75% = $255.000

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SISTEMA PERIÓDICO SISTEMA PERMANENTE

Se utiliza en empresas que venden al detal grandes Para empresas que venden
cantidades de mercancía a un precio relativamente mercancías por valores
bajo como por ejemplo supermercados. relativamente altos como
almacenes de electrodomésticos.

Al realizar la venta solo maneja información sobre el Al realizar las ventas maneja
precio de venta. Utiliza menos información. información del precio de venta y
del valor del costo de la venta.
Requiere mayor información.
Al finalizar el periodo requiere efectuar el conteo Requiere elaborar conteos físicos
físico de las unidades en existencia. de las existencias al final del
periodo solo con el propósito de
control.
Su operación puede ser menos costosa para la En este sistema puede ser más
empresa. dispendiosa y más costosa la
operación.
Para la compra de mercancía no se utiliza la cuenta Actúa en concordancia con las
de los activos sino las cuentas nominales en este normas contables de compra y
caso cuentan 62. Solo se lleva a la cuenta 14 en el venta de activos. Cuenta 14
inventario final.

No permite tener un control permanente de los Permite tener actualizado el

inventarios. saldo y un mecanismo eficiente de
control sobre las existencias
reales.
En este caso es más práctico esperar hasta la No es necesario esperar hasta la
culminación del periodo para conocer el saldo de la terminación del periodo para
cuenta 62. determinar el saldo de la cuenta
14.
Para conocer el costo de la mercancía vendida se Se conoce el costo de la venta en
debe esperar hasta el final del periodo. el momento de realizar dicha
operación utilizando el Kardex
con cualquiera de sus métodos de
valuación.

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❖ DIFERENCIAS ENTRE EL INVENTARIO PERIÓDICO Y EL

PERPETUO
Las siguientes son las principales diferencias entre los sistemas de inventario periódico
y perpetuo:

– En ambos sistemas se utilizan la cuenta de inventario y la cuenta del costo de

mercancía vendida, pero en el sistema de inventario perpetuo se actualizan
continuamente durante el período, mientras que en el sistema de inventario periódico
se actualizan solo al final del período.

– Las cuentas de compras y de devoluciones de compras solo se utilizan en el sistema

de inventario periódico y se actualizan continuamente. En el sistema de inventario
perpetuo las compras se cargan directamente en la cuenta de inventario y las
devoluciones de compras se abonan directamente a la cuenta de inventario.

– La transacción de venta se registra a través de dos entradas de diario en el sistema

perpetuo. Una de estas registra el valor de la venta del inventario, mientras que la otra
registra el costo de la mercancía vendida. En el sistema de inventario periódico solo se
realiza una entrada: la venta del inventario.

– Los registros de cierre solo se requieren en el sistema de inventario periódico para

actualizar el inventario y el costo de la mercancía vendida. El sistema de inventario
perpetuo no requiere registros de cierre para la cuenta de inventario.

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VENTAJAS

– El sistema de inventario periódico es más útil para las pequeñas empresas que
mantienen cantidades mínimas de inventario; a estas empresas les resulta fácil
completar un recuento de inventario físico. También es sencillo poder estimar el costo
de la mercancía vendida para el intermedio del período.

– No se requiere tener un sistema automatizado para registrar los datos. Se puede

llevar el inventario manualmente, ahorrando el costo del sistema y el tiempo para
registrar continuamente los movimientos de inventario.

➔ DESVENTAJAS

– El principal problema con un sistema periódico es que no proporciona datos en tiempo

real para los gerentes. Siempre se está trabajando con datos antiguos de la última
actualización realizada.

– No ofrece ninguna información sobre el costo de mercancía vendida o los saldos

finales de inventario durante el período intermedio, hasta que se haga un recuento de
inventario físico.

– Consume mucho tiempo en los conteos físicos y puede producir números obsoletos,
que son menos útiles para la gerencia.

– Generalmente el sistema es manual y más propenso a errores humanos. Los datos

pueden extraviarse o perderse.

– Los excedentes y faltantes de inventario quedan escondidos en el costo de la

mercancía vendida. No existe un registro contable disponible para poder compararlo
con el recuento físico del inventario.

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– El costo de la mercancía vendida debe estimarse durante los períodos intermedios, lo

que probablemente resulte en un ajuste significativo en el costo real de los productos
cada vez que se complete un recuento de inventario físico.

– No hay forma de ajustar durante los

períodos intermedios el inventario obsoleto
o las pérdidas por productos defectuosos,
por lo que para estos problemas tiende a
haber un ajuste significativo (y costoso)
cuando se complete finalmente un recuento
de inventario físico.

– No es un sistema adecuado para grandes

empresas que tengan grandes inversiones en
inventarios, dado su alto grado de
inexactitud en cualquier momento (que no
sea el día en que el sistema se actualiza con
el último recuento de inventario físico).

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3. LAS TARJETAS DE KARDEX

Son documentos utilizados para registrar los movimientos del inventario y mantener el
control de las mercancías cuando se utiliza el método permanente en inventarios.

Con este registro podemos controlar

las entradas y salidas de las mercancías
y conocer las existencias de todos los
artículos que posee la empresa para la
venta.

Deben contener los siguientes datos:

❖ Clase y denominación del producto

❖ Fecha de la operación registrada
❖ Número de comprobante que
respalda la transacción
❖ Costo unitario y costo total de las
existencias de lo comprado y vendido
Actualmente los sistemas contables
elaboran automáticamente los Kardex
de inventario, y para los usuarios es muy fácil obtener datos de existencias por
producto o referencia; igualmente, obtener información de precios de compra,
proveedores y fechas.

El inventario no debe ser entendido únicamente como la suma de mercancías que están
almacenadas en una empresa esperando a ser vendidas, sino que también se trata de
todos los artículos adquiridos por una compañía con la intención de utilizarlo para su
objeto social.

De acuerdo a esto, según el tipo de empresa, los mismos objetos pueden ser tratados
de distinta manera y así mismo serán considerados como parte de inventarios
diferentes.

Son estas diferencias las que se deben tener en cuenta a la hora de pensar en los
objetivos de uso del kardex, ya que, como se mencionó, existen varios tipos de

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inventarios y al tener muy claro cuáles son las propiedades materiales de una empresa
y en qué categoría deben estar, será posible controlar los costos.

Dependiendo del tipo de sistema de inventarios, el kardex se utiliza de diferentes

firmas. Por ejemplo, un sistema de inventarios permanente se caracteriza por utilizar
el kardex como parte fundamental de su operación, que como su nombre lo indica, lleva
registro individual y permanente de cada movimiento relacionado con el
inventario. Gracias a esto el kardex contribuye al control, la seguridad y la organización
del inventario de una empresa.

Adicionalmente, permite deducir el costo de la venta en el momento en que se hace, el

saldo exacto de los inventarios e idear estrategias para contribuir a la productividad de
cada área relacionada al distribuir eficientemente los recursos físicos, humanos y
operativos.

Uno de los beneficios de contar con un

software administrativo en una empresa
es que con este es posible manejar y
controlar muchas operaciones de todas las
áreas; y el inventario debe ser uno de los
departamentos más organizados, ya que
muchos aspectos de una compañía
dependen de la optimización de este.

Anteriormente era complicado y

demorado encontrar información
relacionada a un producto, ya que el
kardex se llenaba manualmente en hojas
de papel, lo cual demandaba mayor cantidad de procedimientos, ya que debía hacerse
primero un proceso de conservación de documentos y luego uno diferente para
encontrar datos específicos en determinado momento.

Actualmente, este proceso de control se hace por medio de plataformas digitales

electrónicas en las que se hace el ingreso del inventario en el sistema para que este
mismo sea el que registre los movimiento de los productos automáticamente y así el
empresario podrá visualizarlo en forma de reporte.

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❖ MANEJO DE KARDEX POR EL METODO DE PROMEDIO

PONDERADO
Los movimientos se registran así:

➢ EN ENTRADAS: se anota la cantidad y el costo total de la compra o de

la devolución en compras, restando de estas columnas.
➢ EN SALIDAS: se registra la cantidad de la mercancía vendida; y en la
columna del costo, el resultado de multiplicar la cantidad por el costo
unitario del renglón anterior. Las devoluciones se registran al costo en que
se vendieron, restando en esta columna.
➢ EN SALDOS: para obtener los valores de esta columna, a los valores del
saldo anterior se les adicionan las entradas o se les disminuyen las salidas.
➢ COSTO UNITARIO: para obtener el costo unitario se toma la columna
de saldo y se divide el costo total entre la cantidad total de cada renglón.
El costo unitario varía siempre que se compran mercancías a precio
diferente o hay devoluciones en ventas; cuando se registran las salidas,
se mantiene el último costo unitario.

Costo unitario = costo total

Cant total

Ejercicio 1

La Empresa Comercial Andina presenta los siguientes datos para la tarjeta

de kardex del artículo silla, referencia M-4, código 14350545,
localización: sala de exhibición 2, máximo: 40 mínimo: 10, proveedor:
Indumuebles de Palmira, teléfono 598766

01-04 inventario inicial 20 unid a $12.000 c/u

05-04 Compra a crédito, según fra. 2050, por 10 unid a $15.000 c/u
07-04 Venta a crédito, según fra. 130, por 5 unid a $20.000 c/u
12-04 Compra a crédito, según fra. 2080, por 15 unid a $14.000 c/u
20-04 Devolución en compra de la fra. 2080, nota crédito N°24, por

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5 unid a $14.000 c/u

25-04 Venta, fra. 145, por 25 unid a $ 22.000 c/u
30-04 Devolución de venta, según fra. 130 nota
Crédito N°17, por 5 unid

Nota: en el kardex las devoluciones en compras y en ventas se

registran al mismo costo con que se habían registrado cuando se
compraron o se vendieron.

Se elaboran los asientos, con el IVA y la retención en la fuente

aplicables a la fecha.

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EMPRESA COMERCIAL ANDINA

NIT 860830415- 2

Mercancias METODO: PROMEDIO PONDERADO

Articulo: SILLA

FECHA ENTRADAS SALIDAS SALDOS COSTO

D M A DETALLE C.D. CANT COSTO CANT COSTO CANT COSTO UNITARIO
1 4 Inv inicial 1 20 $ 240.000 20 $ 240.000 $ 12.000
5 4 Compra Fra 2050 3 10 $ 150.000 30 $ 390.000 $ 13.000
7 4 Venta Fra 130 5 5 $ 65.000 25 $ 325.000 $ 13.000
12 4 Compra Fra 2080 8 15 $ 210.000 40 $ 535.000 $ 13.375
Dev compra Fra
20 4 2080 10 -5 $ (70.000) 35 $ 465.000 $ 13.286
25 4 Venta Fra 145 12 25 $ 332.150 10 $ 132.850 $ 13.285
Nota Credito N° 17
30 4 Fra 130 15 -5 $ (65.000) 15 $ 197.850 $ 13.190
SALDO FINAL 40 $ 530.000 25 $ 332.150 15 $ 197.850

Localizacion: Sala de Exhibicion 2 Proveedor: Ciudad Telefono

Existencia: Minimo 10 Indumuebles Palmira 598766
Maximo 40

❖ MANEJO DEL KARDEX POR EL METODO PEPS

Por este método, la tarjeta de kardex se maneja así:

➢ EN ENTRADAS: se registra, igual que en el método promedio ponderado,
cantidad y costo total liquidado, según la factura de compra o la nota crédito
por devolución en compras, disminuyéndola.
➢ EN SALIDAS: para determinar el costo por registrar en esta columna, primero
se traza una línea para conocer los niveles de costos de los saldos anteriores;
luego, se registra el movimiento de ventas, teniendo en cuenta que la primera
mercancía que entro es la primera que sale. La nota debito por devolución en
ventas se registra en el nivel respectivo.
➢ EN SALDOS: a diferencia del método de promedio ponderado, en esta columna
no se acumulan las existencias de cada entrada, excepto cuando tengan el
mismo costo; de lo contrario, se presentan en niveles por cada precio de costo,

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el cual se mantiene hasta que la existencia se agote. Las notas débito o crédito
se suman a los saldos del nivel respectivo.

El valor de la existencia se obtiene al sumar los niveles del último saldo.

➢ COSTO UNITARIO: se determina de igual forma que en el método de
promedio ponderado (se divide el costo total entre la
cantidad total de la columna de saldos) se diferencia
en que esto se hace por cada nivel y se presentan
generalmente varios costos unitarios
correspondientes al último saldo; es decir, un costo
unitario diferente por cada nivel.

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EMPRESA COMERCIAL ANDINA

NIT 860830415- 2

Mercancias METODO: PEPS

Articulo: SILLA

FECHA ENTRADAS SALIDAS SALDOS COSTO

D M A DETALLE C.D. CANT COSTO CANT COSTO CANT COSTO UNITARIO
1 4 Inv inicial 1 20 $ 240.000 20 $ 240.000 $ 12.000
5 4 Compra Fra #2050 3 10 $ 150.000 10 $ 150.000 $ 15.000
7 4 Venta Fra #130 5 5 $ 60.000 15 $ 180.000 $ 12.000
Fra # 2050 10 $ 150.000 $ 15.000
Inv inicial 15 $ 180.000 $ 12.000
Fra # 2050 10 $ 150.000 $ 15.000
12 4 Compra Fra #2080 8 15 $ 210.000 15 $ 210.000 $ 14.000
Inv inicial 15 $ 180.000 $ 12.000
Fra # 2050 10 $ 150.000 $ 15.000
Dev en compras Fra #
20 4 2080 10 -5 $ (70.000) 10 $ 140.000 $ 14.000
Nota Credito #24
devolucion de la Fra
25 4 #2080 12 15 $ 180.000 0 $ -
30 4 Venta Fra #145 10 $ 150.000 0 $ -
Fra # 2050 10 $ 140.000 $ 14.000
Nota Credito #17
devolucion venta de
la Fra #130 15 -5 $ (60.000) 5 $ 60.000 $ 12.000
Fra #2080 10 $ 140.000 $ 14.000
SALDO FINAL 40 $ 530.000 25 $ 330.000 15 $ 200.000

Localizacion: Sala de Exhibicion 2 Proveedor: Ciudad Telefono

Existencia: Minimo 10 Indumuebles Palmira 598766

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❖ MANEJO DEL KARDEX POR EL METODO UEPS

La tarjeta de kardex por este método se registra así:

➢ EN ENTRADAS: Se registra de igual forma que en los métodos promedio
ponderados y PEPS
➢ EN SALIDAS: Igual que el PEPS, se traza una línea para determinar el costo de
las mercancías que se van a registrar en el movimiento. En este método se da
salida a los últimos artículos que entraron hasta agotar existencias de cada
entrada; luego, se comienza a dar salida a los anteriores hasta completar la
cantidad de mercancías vendidas en cada operación.
➢ EN SALDOS: Igual que en el PEPS, se establecen niveles de acuerdo con los
distintos costos de las existencias, sin agrupar distintos precios en un solo nivel.
➢ COSTOS UNITARIOS: Se sigue el mismo proceso utilizado en los métodos
anteriores (se divide el costo total entre la cantidad total de
la columna de saldos en cada nivel).

El valor del inventario final se obtiene con la suma de los

niveles del último saldo de la mercancía en existencia.

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EMPRESA COMERCIAL ANDINA

NIT 860830415- 2

Mercancias METODO: UEPS

Articulo: SILLA

FECHA ENTRADAS SALIDAS SALDOS COSTO

D M A DETALLE C.D. CANT COSTO CANT COSTO CANT COSTO UNITARIO
1 4 Inv inicial 1 20 $ 240.000 20 $ 240.000 $ 12.000
5 4 Compra Fra #2050 3 10 $ 150.000 10 $ 150.000 $ 15.000
Inv inicial 20 $ 240.000 $ 12.000
7 4 Venta Fra #130 5 5 $ 75.000 5 $ 75.000 $ 15.000
Inv inicial 20 $ 240.000 $ 12.000
Fra # 2050 5 $ 75.000 $ 15.000
12 4 Compra Fra #2080 8 15 $ 210.000 15 $ 210.000 $ 14.000
Inv inicial 20 $ 240.000 $ 12.000
Fra # 2050 5 $ 75.000 $ 15.000
Nota Credito #24
devolucion de la Fra
20 4 #2080 10 -5 $ (70.000) 10 $ 140.000 $ 14.000
25 4 Venta Fra #145 10 $ 120.000 10 $ 120.000 $ 12.000
Fra # 2050 5 $ 75.000 0 $ -
Fra #2080 10 $ 140.000 0 $ -
Inv inicial 10 $ 120.000 $ 12.000
Nota Credito #17
devolucion venta de
30 4 la Fra #130 15 -5 $ (75.000) 5 $ 75.000 $ 15.000
SALDO FINAL 40 530000 25 335000 15 $ 195.000

Localizacion: Sala de Exhibicion 2 Proveedor: Ciudad Telefono

Existencia: Minimo 10 Indumuebles Palmira 598766

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❖ COMPARACION DE RESULTADOS POR LOS TRES

METODOS PRESENTADOS

En el ejemplo se observa que al comparar los resultados obtenidos en el registro de

mercancías, el costo de ventas, la utilidad bruta en ventas y el valor del inventario final
varían de acuerdo con el método utilizado.

COMPARACION DE RESULTADOS
PROMEDIO
CODIGOS CUENTAS PEPS UEPS
PONDERADO
4135 Comercio al por Mayor y al por Menor $ 650.000 $ 650.000 $ 650.000
4175 (-) Devoluciones en ventas $ 100.000 $ 100.000 $ 100.000
= Ventas Netas $ 550.000 $ 550.000 $ 550.000
6135 (-) Comercio al por Mayor y al por Menor (costos) $ 332.150 $ 330.000 $ 33.500
Utilidad bruta en Comercio al por Mayor y al por
= Menor $ 217.850 $ 220.000 $ 215.000
SALDO FINAL DE MERCANCIAS TOMADO DE KARDEX $ 197.850 $ 200.000 $ 195.000

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4. QUÉ DICE LA DIAN SOBRE

LOS INVENTARIOS PERMANENTES

En 1995 la DIAN determinó que algunas empresas estarían obligadas a utilizar el

inventario permanente. Las obligadas eran aquellas que requerían la intervención de un
revisor fiscal; sin embargo, una nueva Ley modificó esta obligatoriedad en 2016, por lo
que es permitido que las empresas lleven su inventario en la clasificación periódica.
Se estableció mediante el artículo 42 de la Ley 1819 de 2016.

¿Por qué la exigencia inicial de la DIAN?

Quizá esta es una de las mejores maneras de entender por qué es útil un inventario
permanente: los sistemas de inventario permiten conocer cuánto cuestan las
mercancías que se vendieron. Por hacer una pequeña aclaración, el valor es diferente
del costo y lo que pretendía la DIAN era tener información exacta de los activos de
las empresas, calculado en valores neto, ya que, a pesar de que el registro de la
mercancía a diario mediante el sistema permanente permita un mayor control, puede
llegar a presentar inexactitud.

“para los obligados a llevar contabilidad, el costo en la enajenación de inventarios debe

establecerse con base en alguno de los siguientes sistemas:

1. El de juego de inventarios periódicos.

2. El de inventarios permanentes o continuos.
El inventario de fin de año o periodo gravable es el inventario inicial del año pasado
o periodo gravable siguiente...”

Por lo anterior, la DIAN pretendía superar los excesos de inventario, mediante el

control de su uso y a su vez, considerando a las pequeñas empresas que no contaban con
la maquinaria necesaria para llevar un inventario analítico.

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Las Cuentas
Es importante saber que las cuentas encargadas de los registros son la 1435, así como
también la 4135. A continuación te contamos a qué hace referencia cada una.

1. Cuenta 1435

La cuenta 1435 hace referencia a las mercancías fabricadas por la empresa. Hace
parte del grupo 14: inventarios, y lo más importante de su descripción está en el
segundo valor de los débitos, en donde se registra “el valor de los ajustes por
sobrantes resultantes de la toma física de inventario”; además especifica en su
numeral cuatro: que el registro se lleva a cabo por el valor del inventario final al
cierre del ejercicio, cuando el ente económico utiliza el sistema periódico.

2. Cuenta 4135

La contabilización mediante el sistema permanente

requiere aún más rigurosidad, ya que las compras
de mercancía, así como también los insumos y la
materia prima se registra en el activo de la cuenta
de inventarios por medio de un débito; por otra
parte, cuando se habla de devolución de compra de
mercancías, es necesario afectar la cuenta de
inventarios: 4135 y se contabiliza mediante la
figura crédito en la subcuenta inventarios.
Finalmente, cuando se vende, la contabilidad hace
parte de los ingresos y se debe contabilizar el
costo de la venta, pues, como se mencionó, es
importante saber cuál es el costo real de cada
venta.

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5. TALLER
1. Explique con un ejemplo la diferencia que existe entre la cuenta mercancías no
fabricadas por la empresa en el sistema de inventario permanente y en el sistema
de inventario periódico.

2. Describa una ventaja y una desventaja para la empresa que utiliza el sistema de
inventario permanente y para la empresa que emplea el sistema de inventario
periódico.

3. Registre en tarjeta kardex, utilizando los métodos promedio ponderado y PEPS,

los movimientos de mercancías que se relacionan a continuación: radio marca
Fénix, referencia: E-10 código 14350520, localización: vitrina N°20, Máximo: 20
Mínimo: 3, Proveedor: Distrison de Cali, Teléfono 9645020

a) 01-07 Inventario inicial 15 unid x $20.000c/u

b) 05-07 Compra, según Fra. #450 por 10 unid x $22.000 c/u
c) 07-07 Venta, según Fra. #120 por 5 unid x $28.000 c/u
d) 10-07 Compra, según Fra. #830 por 12 unid x $25.000 c/u
e) 15-07 Venta, según Fra. #121 por 3 unid x $30.000 c/u
f) 20-07 Compra, según Fra. #850 por 8 unid x $26.500 c/u
g) 25-07 Devolución, compras según Fra. #850 unid 2 unid
h) 28-07 Venta, según Fra. #122 por 25 unid x $32.000 c/u
i) 30-07 Devolución ventas según Fra. #122 por 7 unid

4. Elabore la tarjeta Kardex correspondiente al artículo: estufas marca Nova Ref.

4FH, código 14350521, localización: sala 2 Máximo: 10 mínimo: 3 proveedor:
Distrinova, Teléfono 4569030 de Manizales
Registre en tarjeta de Kardex utilizando los métodos promedio ponderado y
PEPS las siguientes operaciones realizadas al contado por el almacén de
electrodomésticos El Hogar.
a) 01-10 Inventario Inicial 3 unid a $720.000 c/u
b) 03-10 Compra 7 unid, Fra. 580 a $750.000 c/u
c) 05-10 Vende 4 unid Fra. 150 a $1.200.000 c/u
d) 07-10 Devuelve 2 unid compradas según Fra. 580

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e) 10- 10 vende 1 unid según Fra. 151 por $1.260.000

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5. RETRO ALIMENTACION
➢ CONTROL INVENTARIOS

https://youtu.be/LlfcgPVnezk
https://youtu.be/BFLlLjFrfHA

➢ TIPOS DE INVENTARIOS

https://youtu.be/UtPCE4Eu4qY
https://youtu.be/0Ay9mE_vtfY
https://youtu.be/1FJMkXQswdk
https://youtu.be/uqdI5Y8NVNo

➢ IMPORTANCIA DE LOS INVENTARIOS

https://youtu.be/0Ay9mE_vtfY
https://youtu.be/x0B2I8_AQz8
https://youtu.be/8S2ZOE-jODs

➢ JUEGO DE INVENTARIOS

https://youtu.be/EfN-GBWCrlc
https://youtu.be/v-T5UJ7Neso
https://youtu.be/Dnulfwnwy4Q

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