INTRODUCCION

El presente Manual de Procedimientos es para el uso en los capítulos de Los Pipitos que
posean una cuenta bancaria que esté ligada a la contabilidad general de Los Pipitos (cuenta
madre). Tiene el propósito de servir como instrumento de apoyo en el funcionamiento de los
capítulos, al agrupar en forma sencilla, objetiva, ordenada, secuencial y estandarizada las
operaciones realizadas en el manejo del efectivo en las cuentas bancarias. Servirá como un
instrumento de apoyo para la rendición de cuentas clara y transparente.

Constituye una fuente formal, permanente de información y orientación sobre la forma de

ejecutar una actividad determinada, con apego a las políticas y procedimientos establecidos,
con una visión integral del funcionamiento y operación de los capítulos, que permita la
optimización de tiempo y recursos.

Ante los cambios que experimente la Asociación Los Pipitos en su dinámica de trabajo, es
importante que se revise y actualice de forma periódica a fin de que no se transforme en un
documento obsoleto, si no que siempre tenga vigencia y sea de consulta permanente.

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 ASOCIACIÓN DE PADRES DE FAMILIA
CON HIJOS CON DISCAPACIDAD
LOS PIPITOS
Cultivamos la solidaridad, el respeto, la ayuda mutua y el afecto entre los padres, madres de hijos e hijas con deficiencia
y/o discapacidad.

OBJETIVO GENERAL

1. Proporcionar a los capítulos una guía para facilitar las operaciones realizadas
en el manejo del efectivo en las cuentas bancarias.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

1. Definir los procedimientos que deben seguirse en los capítulos para la

administración del efectivo en banco.
2. Definir los formatos únicos para el registro oportuno, consistente y
estandarizado de la Información.

Capítulo 1: APERTURA DE LA CUENTA

La Asociación de Padres de Familia con Hijos con Discapacidad Los Pipitos es una
sola entidad que cuenta con una sola personería jurídica, por lo tanto aunque haga
presencia en el territorio nacional a través de capítulos y estos tengan autonomía,
legalmente es una sola identidad.

XXXX (estatutos)

1. Todos los fondos de la Asociación

de Padres de Familias con Hijos con Discapacidad Los Pipitos deberán
manejarse en cuentas de Ahorro en córdobas, en la sucursal bancaria más
cerca a su domicilio. Se exceptúan de esta condición aquellos capítulos que
gestionen proyectos que establezcan en sus procedimientos la apertura de una
cuenta corriente y/o en dólares.
2. La apertura de cuentas bancarias a nombre de la Asociación Los Pipitos, sólo
podrá ser autorizada por la presidenta de la junta directiva nacional. El
procedimiento para apertura de la cuenta es el siguiente:
a. El/la presidente de la junta directiva municipal o el miembro de la misma
que sea delegado envía carta de solicitud a la presidencia de la junta
directiva nacional para la apertura de la cuenta, especificando el objeto de
la misma, la entidad bancaria, las firmas libradoras propuestas, la fuente
para financiar el saldo mínimo requerido por la entidad bancaria para su
apertura y los responsables de la solicitud de fondos, retiro de efectivo en
banco, ejecución y rendición de cuentas.
b. La presidencia de la junta directiva nacional mediante carta dirigida a la
entidad bancaria o financiera seleccionada la apertura de cuenta, así como
los funcionarios autorizados para librar cheques de la misma.
c. La presidencia de la junta directiva nacional envía la carta y requisitos
establecidos por el banco al capítulo correspondiente, las personas
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involucradas en la apertura de la cuenta se presentan en la entidad

bancaria portando la carta para aperturar la cuenta.
d. Una vez aperturada la cuenta, el capítulo informa a la Sede Central el
número de la misma.
3. Solo podrán abrirse cuentas bancarias a nombre de Asociación Los Pipitos, en
el caso de proyectos el nombre de la cuenta estará compuesto de la siguiente
manera: Asociación Los pipitos / Nombre del proyecto. Las cuentas bancarias no
podrán aperturarse a nombre de funcionarios, empleados o de terceras
personas.
4. Las personas autorizadas para firmar no deberán ejercer funciones de retiro de
efectivo, ejecución de fondos ni rendición de cuentas.
5. El presidente del capítulo deberá notificar por escrito inmediatamente a la
presidencia de la Junta Directiva Nacional de todo cambio relacionado con las
personas autorizadas para firmar.

Capítulo 2: APROBACIÓN DE PRESUPUESTO

1. Cada capítulo elaborará un plan de trabajo anual y su respectivo presupuesto

para la ejecución del proyecto basado en el Plan Operativo Anual, el cual deberá
ser enviado a la unidad de proyectos para ofrecer el acompañamiento o
asistencia técnica necesaria para este fin.
2. Una vez que se cuenta con la revisión técnica de la unidad de proyectos se
presenta a Secretaría Ejecutiva para su aprobación.
3. Con la aprobación de la Secretaría Ejecutiva, el plan es enviado al capítulo.

Capítulo 3: SOLICITUD DE DESEMBOLSO

1. El capítulo remite en físico o electrónico a la unidad de proyectos la solicitud de

desembolso para un periodo máximo de un mes adjuntando a la misma el plan
de trabajo de este periodo desprendido del plan anual.
2. Toda modificación solicitada al plan de trabajo y presupuesto inicialmente
aprobado será analizada en base a los procedimientos establecidos con el
organismo donante.
3. La unidad de proyectos revisa y aprueba la solicitud presentada en base a lo
mencionado en el punto 2 de este capítulo, procediendo a solicitar a contabilidad
el desembolso correspondiente.
4. Contabilidad realiza la transferencia o emisión de cheques.

Capítulo 4: PROCEDIMIENTOS PARA EJECUCIÓN DEL DESEMBOLSO

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1. El efectivo de las cuentas de ahorro se retira mediante minuta firmada por las
dos firmas autorizadas en la entidad bancaria.
2. Las personas autorizadas para realizar retiros no deberán ser firmas libradoras,
ni ejercer funciones de ejecución de fondos ni rendición de cuentas.
3. Se elaborará comprobante de pago y/o retiro por cada retiro efectuado de las
cuentas bancarias. Se llevará numeración y año en cada comprobante utilizado
(ej: 01-2017, 02-2017, etc.)
4. Se deberá elaborar original y copia de la minuta, llevando la original al banco y la
copia debe agregarse al comprobante de pago y/o retiro elaborado.
5. Al comprobante de pago y/o retiro deberá adjuntarse los soportes requeridos
para el tipo de pago o retiro que se está realizando, una factura si es pago de un
servicio realizado, si se trata de un anticipo sujeto a rendición de cuentas el
presupuesto de la actividad, proformas, etc.
6. El mismo día de efectuado el retiro del efectivo, el capítulo enviará un correo a
contabilidad y unidad de proyectos informando el monto realizado y objeto del
mismo.
7. Se hará uso de un auxiliar de banco mensual donde se anotarán todos los
movimientos referentes a la cuenta y la información de referencia (Fecha, No. de
comprobante de cheque y/o retiro, monto del cheque y/o retiro, nombre del
beneficiario, entradas, salidas, saldos, etc.). El auxiliar de banco será la
herramienta de apoyo para que los capítulos verifiquen su disponible en banco.
Si requieren apoyo adicional podrán solicitar a contabilidad el saldo en Banco.
8. Si como resultado de la ejecución de las actividades hubiese un saldo o
sobrante deberá depositarse a la cuenta madre del proyecto. Para esto deberá
confirmarse con contabilidad el número de la cuenta y resguardar minuta de
depósito para presentarse en la rendición de cuentas.

EVITAR:

9. Efectuar préstamos personales para cubrir actividades. Los préstamos a los

capítulos son autorizados por la Sede Central realizando depósitos o
transferencias a la cuenta de los capítulos, nunca a nombre de una persona o en
otra cuenta que no sea la del capítulo.
10. Retirar efectivo mayor a lo depositado por la Sede Central.
11. Retirar el saldo mínimo en las cuentas establecido por las instituciones
bancarias.

Capítulo 5: RENDICION DE CUENTAS

1. Una vez finalizada la ejecución del periodo del presupuesto solicitado, se deberá
mensualmente realizar rendición de cuentas en las oficinas de Contabilidad de la Sede
Central.
2. La rendición de cuentas debe contener (Manual de procedimientos, capítulo 5 y 6)

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3. Para cada retiro de efectivo realizado en el periodo deberá presentarse en original el

comprobante de pago y copia de minuta; así como el documento de retiro emitido por el
banco.
4. Si se realizó un depósito bajo el concepto de sobrante, caja de la Sede Central deberá
entregar al capítulo un recibo oficial y entregar copia del mismo a contabilidad junto a la
rendición de cuentas.

Capítulo 6: CIERRE DE CUENTAS BANCARIAS

1. El capítulo envía a la junta directiva nacional carta solicitando cierre de la

cuenta.

2. La presidenta de la junta directiva nacional autoriza el cierre de la cuenta.

3. Se deberá de realizar arqueo de fondos, al momento de cierre de cuentas

bancarias, el cual deberá de conciliarse con los controles contables
correspondientes.