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IMPLEMENTACION DE SOFTWARES CONTABLES EN LAS EMPRESAS

ASIGNATURA:

Laboratorio Contable

PRESENTADO POR:

Dayanis Vargas Sulbaran

Kelly Polo Betancourt

Luis Alfredo Cardona Paz

Pamela Rambal de la Hoz

DOCENTE:

Jackeline Esther Ballut Tovar

Barranquilla - Colombia

2021
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Introducción

El software contable ha revolucionado el mundo de la contabilidad, en la actualidad

las empresas, y en especial los gerentes, se enfrentan a una fuerte incertidumbre que

se evidencia al presentarse ambientes cada vez más cambiantes que las obligan a

tomar decisiones rápidas y precisas. Para enfrentar estas situaciones los gerentes se

ven en la necesidad de contar con información de calidad que los oriente y les facilite la

toma de decisiones lo cual les permitan superar diversas adversidades. Esta

recolección y organización de la información relevante para cualquier empresa, ha sido

optimizada durante las últimas décadas por diversos sistemas de información, unos

más complejos que otros y, al mismo tiempo, más útiles, dependiendo de las

necesidades de la empresa. Y es entonces donde se inicia la implementación de los

softwares contables. El uso de un programa así es una de las mejores soluciones que

puede tener una empresa al momento de hacer más eficiente sus procesos contables.
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Palabras claves

Contabilidad: La contabilidad es una disciplina que se encarga de estudiar, medir y

analizar el patrimonio y la situación económica financiera de una empresa u

organización, con el fin de facilitar la toma de decisiones.

Software: El término software es un vocablo inglés que fue tomado por otros idiomas

y designa a todo componente intangible (y no físico) que forma parte de

dispositivos como computadoras, teléfonos móviles o tabletas y que permite su

funcionamiento.

Erp: El término erp se refiere a enterprise resource planning, que significa “sistema

de planificación de recursos empresariales”. estos programas se hacen cargo de

distintas operaciones internas de una empresa, desde producción a distribución o

incluso recursos humanos.

Empresa: El concepto de empresa refiere a una organización o institución, que se

dedica a la producción o prestación de bienes o servicios que son demandados por los

consumidores; obteniendo de esta actividad un rédito económico, es decir, una

ganancia. Para el correcto desempeño de la producción estas se basan en

planificaciones previamente definidas, estrategias determinadas por el equipo de

trabajo. (raffino, 2020, párr.1)

Sistema contable: Un sistema contable contiene toda la información de la empresa

tanto los datos propiamente contables como financieros. gracias a ello, es posible

entender la situación económica de una sociedad de manera rápida y eficaz. mediante

este tipo de sistemas se prevé crear unas normas o pautas para controlar todas las
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operaciones de la empresa, y a su vez clasificar todas aquellas operaciones contables y

financieras del día a día. así pues, como idea principal debéis saber qué se utiliza para

llevar las cuentas de una organización. (navarro, 2015, párr.1)

Marco Teórico

El software contable ha revolucionado el mundo de la contabilidad. mientras que

antes al pensar en contabilidad todos veíamos al clásico contable rodeado de folios,

calculadoras y tablas de excel, hoy nos imaginamos a ese mismo contable sentado

delante de un ordenador con un programa que hace todo eso por él. la necesidad de

tener un programa contable es cada vez mayor, pues las administraciones y la mayoría

de las empresas ya están descartando cualquier método físico o analógico a la hora de

hacer contabilidad. Es lógico, ya que la pérdida de dinero y tiempo que se produce con

esos sistemas ahora mismo es inviable, hablemos un poco del origen de este en la

cuarta era de la evolución de los sistemas informáticos entre (1985 – 2000) donde la

evolución de sistemas informáticos se aleja de las computadoras individuales y da los

programas de computadoras, dirigiéndose al impacto colectivo de las computadoras

individuales y de los programas de computadoras, dirigiéndose al impacto colectivo de

las computadoras y del software. Surgen nuevas tecnologías. Las tecnologías

orientadas a objetos están desplazando rápidamente los enfoques de desarrollo de

software más convencionales en muchas áreas de aplicaciones. Aunque las

predicciones de las computadoras de “quinta generación”” continúan eludiéndonos, “las

técnicas de cuarta generación” para el desarrollo del software están cambiando en

forma en que la comunidad del software construye programas informáticos. Y es

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entonces donde se inicia la implementación de los softwares constables. El uso

de un programa así es una de las mejores soluciones que puede tener una empresa al

momento de hacer más eficiente sus procesos contables. Es impresionante las horas

de tiempo ahorradas en comparación con el manejo manual de los libros; además tener

un software de contabilidad es más eficiente que utilizar una hoja de cálculo. Esto se

debe a que el software contable reduce o elimina en su totalidad la entrada de datos

redundantes o innecesarios.

Implementación de softwares contables en las empresas

La implementación de software en las entidades es de gran ayuda para llevar un

control adecuado de las operaciones. Lo anterior, permite informar de forma oportuna la

situación económica de la empresa y de esta manera tomar las decisiones que

involucren el buen funcionamiento de esta.

El uso de sistemas contables en las empresas resulta muy útil y necesario. Estas,

ayudan a ahorrar tiempo, registrar y proporcionar información de manera rápida y

precisa, sin necesidad de buscar las hojas de registro de transacciones que se realizan.

De manera que, mantiene al día la información para que en el momento que sea

solicitado por la máxima autoridad se encuentre disponible y actualizada.

En consonancia con ello, (evovel, 2016) menciona que la correcta elección de un

software de contabilidad puede determinar en gran medida los resultados de esta. De

ahí que, la información contable y financiera en toda organización es fundamental para

la toma de decisiones, la generación de estrategias y el rumbo que el negocio toma. Por

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esto, la elección correcta de un sistema informático es de vital importancia para el

crecimiento y desarrollo de la empresa.

Que es un software contable.

Un software contable es un programa informático destinado a sistematizar y

simplificar las tareas de contabilidad de una organización. Estas funciones pueden ser

basta de sacar las ediciones desarrolladas internamente por la compañía o la

organización que lo está utilizando o puede ser adquirido a un tercero, existiendo

también una combinación de ambas alternativas, es decir, un paquete de software

desarrollado por un tercero con modificaciones locales.

 Tipos de software contable

Para tener éxito en el funcionamiento de tu negocio o incluso para saber si lo estás

teniendo, necesitas un software de contabilidad. el software de contabilidad te permite

monitorear la salud financiera de tu negocio. Normalmente, te permite incluir todos los

gastos como la nómina y los gastos de equipos, así como los ingresos, por ejemplo, los

de ventas. empresas de todos tamaños utilizan un software de contabilidad.

 Hoja de cálculo

Para llevar la contabilidad, las empresas utilizan programas con hojas de cálculo

como microsoft excel o google spreadsheets. por ejemplo, puedes utilizar los

programas de hojas de cálculo para la lista de gastos, ventas u otros datos financieros

pertinentes, e incluso para manejar las funciones de contabilidad más avanzados.

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 Software para contabilidad comercial

Un software de contabilidad comercial como quickbooks o peachtree puede manejar

a la mayoría, si no todas, de las pequeñas y medianas necesidades contables de un

negocio. El software de contabilidad comercial a menudo incluye gráficas que resumen

datos, así como informes que proporcionan una imagen de la salud de una empresa.

 Software para contabilidad empresarial

Las empresas grandes llevan a cabo operaciones de una complejidad enorme y el

software de contabilidad de la empresa es fundamental para la gestión de esta

complejidad. El software de contabilidad para empresas grandes a menudo integra su

contabilidad con otros servicios prestados por el mismo software como son la gestión

del flujo de trabajo, la inteligencia de la empresa y la planificación de proyectos.

 Software de contabilidad personal

A veces, una empresa crea su propio software de contabilidad. Esto sucede a menudo,

casi por accidente: cuando el negocio crece, el personal capacitado puede pedir o

elaborar un software para manejar diversas situaciones contables, por ejemplo, bajo

condiciones muy específicas una empresa, como el grupo de solución

integrada, inc., crea su propio software debido a que no hay programas de contabilidad

comerciales que cumplan con sus necesidades.

 Software contable en la nube

Los softwares contables en la nube son la evolución de los softwares

tradicionales, ya que fueron creados para manejar toda la información financiera de una

empresa o persona natural desde una sola plataforma, simplificando

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procesos, generando cálculos y automatizando operaciones para quitarle carga

operativa a los usuarios desde la nube, es decir, utilizando internet.

 Erp

Erp, enterprise resource planning en inglés, es un sistema de planificación de

recursos empresariales, utilizado para gestionar y monitorear las tareas de las

diferentes áreas en una empresa; desde la producción hasta la distribución de

productos, pasando por la administración, nómina, etc.

La función principal de una erp es centralizar la información y los procesos, de modo

que se pueda tener mayor control sobre el total de la compañía sin importar la

especialización de cada departamento y trabajador, con lo que se puede lograr mayor

eficiencia y uso acertado de los recursos.

Características del software contable.

 Software de nómina electrónica

Liquidar, aprueba y págales a tus empleados desde cualquier

lugar con a internet cumpliendo con la reglamentación de la

Dian y la ugpp.

 Módulo de seguridad

Robusto módulo de seguridad para controlar el tipo de

información a la que acceden las diferentes personas

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 Facturación electrónica

Facturación electrónica incorporada de manera nativa, que

cumple con los requisitos de la Dian (factura con validación

previa).

 Altamente segura

Su información viaja encriptado y se encuentra respaldada en

múltiples copias de seguridad.

Imágenes de softwares contables

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Ventajas de implementar un software contable

El objetivo principal de los sistemas o software contables es el de automatizar y

simplificar las tareas administrativas dentro de una organización, ya que estos permiten

unificar las operaciones contables y comerciales, permitiéndole así a las empresas

gestionar sus recursos de forma más eficiente. A continuación, mencionaremos algunos

de sus beneficios:

 Permiten ahorrar tiempo y dinero

Uno de los beneficios más importantes al implementar un sistema contable, es que

permite a las empresas ahorra tiempo y dinero en la elaboración de sus registros

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contables, ya que necesitan una cantidad de recursos mucho menor para funcionar y

reducen drásticamente la cantidad de errores.

 Mejoran la gestión del negocio

Al usar un software de contabilidad las empresas no solo tienen todos sus datos

unificados y almacenados en un solo lugar, sino también les facilita la toma de

decisiones y permiten administrar mejor los recursos de la empresa.

 Simplifican los procesos administrativos

Uno de los retos que enfrentan las empresas actualmente es lo difícil que resulta

para ellas mantener todos sus procesos contables al día, sin embargo, con el uso de

estos programas es mucho más fácil automatizar el trabajo y agilizar las tareas del día a

día.

 Mejoran la disponibilidad de tus comprobantes

Al tener todos los comprobantes organizados y unificados en un mismo sistema, las

empresas pueden tener su información disponible en todo momento y se reducen los

tiempos de búsqueda. Otra ventaja que ofrecen estos programas es que muchos están

almacenados en la nube, lo cual permite gestionar la información contable en cualquier

momento y desde cualquier lugar.

 Reducen la cantidad de papel

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Gracias que estos sistemas emiten los comprobantes de forma electrónica, al

implementarlos las empresas pueden reducir drásticamente su consumo de papel,

gastos de impresión y el impacto que tienen sus actividades en el medio ambiente.

Condiciones necesarias

El papel del contador o quienes manipulan los programas es el de buscar el software

contable que soporte el mejor sistema informático financiero que se adapte a su

empresa, en donde la información que surja sea exacta y adecuada para el desempeño

de su organización. El contador se dedicará a producir examinar, manipular y distribuir

la información contable para los usuarios vinculados al negocio y para que el gerente

tome la mejor decisión que favorezca a su empresa; es decir, los programas contables

facilitan que se realice una asesoría de forma útil para la toma de decisiones en la

empresa. Para obtener el mayor beneficio posible de un software se debe:

 Conocer el sistema operativo que se va a instalar y el tipo de negocio

 Analizar el tipo de operaciones que debe de incurrir

 Tener dominio de los equipos a utilizar

 Diseñar los registros necesarios para las operaciones a realizarse

 Estimar los costos del software y hardware a instalar

 Analizar e interpretar el resultado de los reportes, para los directivos sí es

importante

Porque se considera necesaria para realizar transacción

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Las empresas en los actuales momentos están en permanente evolución

tecnológica, necesitan de un sistema de investigación instantáneo que lleve a cualquier

miembro que solicite la referencia económica a obtenerla de una manera rápida, de

este modo se dispone gran cantidad de información, con lo cual los negocios están en

condiciones de realizar notables procesos en materia de eficiencia, crecimiento y

beneficios. El software contable se ha convertido en una herramienta de información

económica necesaria dentro de los negocios. En una organización se puede ver la

información de distintas maneras, según el interés de su departamento.

Así, el gerente pedirá los reportes financieros y de ventas para reconocer la realidad

de la organización y tomar decisiones oportunas; los directores comerciales preferirán

observar las ventas en curso, los valores de las cuentas por cobrar y pagar, determinar

los grupos de clientes rentables o menos rentables. La información solicitada en la parte

contable requiere de un sistema que sea diseñado para servir de una manera fácil y

rápida, pero a la vez que proporcione la información oportuna y detallada sobre la

situación financiera de un negocio.

Hoy en día es muy importante sistematizar y simplificar las operaciones contables

realizadas en una empresa, por tal motivo, debemos utilizar un software contable el cual

nos permita registrar todas las transacciones, como las compras, ventas, cuentas por

pagar, cuentas por cobrar, etc., y el sistema realizará todos los cálculos necesarios y

deberá dar como resultado informes para la toma de decisiones basados en el producto

de un análisis cuidadoso y bajo un soporte tecnológico siempre es mejor que apelar,

únicamente, a la intuición o la experiencia; por lo que existe la necesidad de contar con

herramientas tecnológicas que brinden este soporte.

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Conclusiones
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Lo expuesto anteriormente en el documento permite concluir que los software

contables han marcado de una manera significativa a los contadores, por ende se

evidenció el cambio en las entidades ya que estas se benefician al obtener información

más exacta y rápida; esto también mitiga los errores y los posibles fraudes dentro de las

empresas ya que la información que expide el software es fácil de verificar, con la

comparación del sistema y los libros contables obligatorios, lo cual permitirá saber si la

información es verídica. También observamos que los avances tecnológicos tienen

ciertas desventajas, pues si bien el software contable es una herramienta que nos

ayuda en la profesión, también tiene falencias como lo son el riesgo la información de la

empresa que está expuesta a los robos cibernéticos, la perdida de datos si no se realiza

bien un backup y la perdida de información si no se realiza el mantenimiento pertinente

al software contable, por ello las entidades al actualizarse con software procuran tener

seguridad en los mismos programas, y pocas personas que manejen esta información,

también confiando de la buena fe de los profesionales y su ética profesional.

Si bien es cierto, que son diversas las herramientas de las cuales pueden hacer uso

los administradores para tomar decisiones, una de las principales es el Sistema de

Información Contable, ya que es precisamente quien procesa y relaciona toda la

información económica y financiera de la empresa, lo que permite argumentar que

poseer un Software Contable oportuno, es en realidad el principal apoyo para la toma

de decisiones empresariales, ya que a través del mismo se puede conocer el

dinamismo y estado económico y financiero de cualquier empresa, convirtiéndose esto

en una de las bases principales para identificar el nivel de liquidez, de solidez, de

actividad y de rentabilidad de la empresa.

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Bibliografía:
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 https://loggro.com/caracteristicas/
 https://www.programascontabilidad.com/articulos/161-contabilidad-empresas

 https://concepto.de/software/#ixzz6rDaFhlWJ.

 https://xdocs.net/documents/historia-del-software-contable

 https://www.miskuentas.com/noticias/contabilidad-electronica-blog/software-

contabilidad/

 Medina. A,P ( 2019) “EVALUACIÓN DE LOS DIFERENTE SOFTWARES

CONTABLES EXISTENTES EN EL MERCADO PARA LA IMPLEMENTACIÓN

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PAG, 8.

 Acosta , D.A Navarrete G, ( 2013) Importancia del uso del software contable

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 Morales Vallejo, V., Avilez Merino, R., & Galeas Guijarro, E. (2018).

Minimización del tiempo y recurso con la implementación de un software

contable. Orientaciones metodológicas. Opuntia Brava, 10(4), 107-115.

Recuperado a partir de

http://200.14.53.83/index.php/opuntiabrava/article/view/621