Documento Fase II UEC I Notarios

1
FASE DOS: PROYECTO DE INNOVACIÓN EN EL NOTARIADO COLOMBIANO
RESULTADOS Y CONCLUSIONES DE LA ITERACIÓN CON LOS EQUIPOS
EMPRENDEDORES DEL NOTARIADO
Acuerdo Especial para la formulación del plan de acción – normativo y técnico - de
innovación de los servicios del Notariado Colombiano a través de las TIC y la Ciencia
de los Datos
Bogotá D.C. mayo de 2020

2
TABLA DE CONTENIDO
I. INTRODUCCIÓN .............................................................................................................. 4
II. LOS RETOS DEL NOTARIADO ............................................................................................ 9
PRIMER RETO: ESCRITURA PÚBLICA ELECTRÓNICA .......................................................................................... 12

1.1. Los integrantes del Equipo Emprendedor ................................................................................................ 12
1.2. El Reto del Notariado ................................................................................................................................ 13
1.3. El Problema que será resuelto .................................................................................................................. 13
1.4. Arquetipo de usuarios con mayor potencial de ser primeros usuarios ................................................... 16
1.5. Propuesta de valor diferencial .................................................................................................................. 17
1.6. Solución digital .......................................................................................................................................... 17
SEGUNDO RETO: MASIFICACIÓN DE LA FIRMA ELECTRÓNICA ........................................................................... 23

2.1. Los integrantes del Equipo Emprendedor ........................................................................................................ 23
2.2. El Reto del Notariado ....................................................................................................................................... 23
2.3. Problema que será resuelto ............................................................................................................................. 24
2.4. Arquetipo de usuarios con mayor potencial de ser primeros usuarios ........................................................... 25
2.5. Propuesta de valor diferencial ......................................................................................................................... 26
2.6. Solución digital ................................................................................................................................................. 26
TERCER RETO: DESCONCENTRACIÓN DEL TRÁMITE REGISTRAL EN LAS NOTARÍAS ............................................. 39

3.3. El Problema que será resuelto ......................................................................................................................... 40
CUARTO RETO: ANALÍTICA APLICADA A ESCRITURACIÓN ................................................................................. 44

4.3. El Problema que será resuelto ......................................................................................................................... 45
III. PROPUESTA DE AJUSTE NORMATIVO PARA EL USO DE MEDIOS ELECTRÓNICOS EN LA

GESTIÓN NOTARIAL .............................................................................................................. 49
1. Principio del Equivalente Funcional ........................................................................................................ 50

3
2. Principio de Inmediación ....................................................................................................................... 57
3. Escritura Pública Electrónica .................................................................................................................. 75
4. Copias Electrónicas ................................................................................................................................ 86
IV. OPORTUNIDADES DE DESARROLLO DE NUEVAS LÍNEAS DE NEGOCIO .................................. 93
1. Servicios Ciudadanos Digitales ............................................................................................................... 94
2. Analítica de Datos ............................................................................................................................... 102
V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................................................ 126
VI.GLOSARIO ...................................................................................................................... 147
VII. ANEXOS........................................................................................................................ 156

4
I. INTRODUCCIÓN
La Universidad Externado de Colombia y la Unión Colegiada del Notariado Colombiano
suscribieron un acuerdo general para el desarrollo de actividades académicas en
febrero de 2018. En desarrollo de este acuerdo se suscribió un convenio especial para
la formulación en tres fases como se muestra en la imagen del plan de acción
normativo y técnico de innovación en los servicios del Notariado Colombiano a través
de las TIC y la Ciencia de los Datos, teniendo en cuenta tanto el marco Constitucional y
legal del Notariado Colombiano y el papel insustituible del Notario en el proceso de
dación de fe pública.
Imagen 1. Fases del Proyecto de Innovación del Notariado

5
Fuente: elaboración propia.
A partir de los resultados de la Fase Dos del Proyecto o Etapa de diagnóstico de
mejores prácticas nacionales e internacionales para la formulación del plan de acción
de innovación en los servicios del Notariado, se identificaron cuatro problemas o retos
que el Notariado colombiano debe superar frente a los avances, normatividad y
procesos asociados con las tecnologías de la llamada Cuarta Revolución Industrial -
como internet de las cosas, el cloud computing, el blockchain, la robótica y la
inteligencia artificial - y se diseñó la primera iteración o proceso de descubrimiento de
negocios digitales del sector notarial en Colombia.
Los objetivos de la iteración fueron dos: el primero, validar los retos, problemáticas,
hipótesis y suposiciones que el sector notarial tiene para innovar en su operación y
servicios utilizando las tecnologías de la Cuarta Revolución Industrial y segundo, una
vez identificados los problemas reales, generar valor a partir de la construcción de
soluciones digitales para resolver cada uno de los retos identificados durante la
iteración.
6
Para alcanzar estos dos objetivos la Universidad definió tres ejes principales para el
desarrollo de la iteración con los equipos de emprendimiento del Notariado:
1. Metodologías de emprendimiento: Utilizar la metodología de la Fase de
Descubrimiento de Negocios Digitales del Programa Apps.co del Ministerio de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para la identificación de los
problemas reales o retos del Notariado y la construcción de soluciones digitales
que tengan un impacto innovador en el Notariado colombiano.
Cabe precisar que al aplicar metodologías de emprendimiento en el sector notarial e
independientemente de las dinámicas o políticas de uso de la tecnología dadas en el
gremio, debe considerarse que, de manera general, toda idea de negocio debe
contemplarse como empresa emergente o startup.
2. Normatividad: definir las propuestas de norma durante la iteración, que permita
la implementación de las soluciones digitales que resuelven los retos
identificados.
7
3. Tecnología: definir soluciones digitales que respondan de manera eficiente y
confiable para atender los retos de innovación identificados durante la iteración.
En este contexto, en el presente documento se desarrollan los resultados y
conclusiones de la primera iteración con los equipos de emprendimiento del Notariado
colombiano. Esta iteración tuvo una duración de doce semanas como se muestra en la
imagen:
Imagen 2. Hoja de ruta de la iteración de los equipos de emprendimiento del Notariado

8
Las siguientes fueron las etapas de la iteración de emprendimiento digital realizadas
con los equipos emprendedores del Notariado:
1. Etapa de ajuste del problema y la solución
Esta es la etapa en la que se descubre una solución válida para un problema que vale
la pena resolver para una población considerable. En esta etapa se hacen entrevistas
con los usuarios y se validan las diferentes hipótesis de manera correcta sobre el
problema y una posible solución.
2. Etapa de ajuste del producto
En esta etapa se define un producto que el mercado quiere y necesita. Además, es un
producto que ha validado un modelo de negocio. En esta etapa el equipo emprendedor
trabaja en la apropiación del producto con los primeros usuarios a partir del feedback
que estos generen y se recauda información con respecto a la satisfacción de la
necesidad o solución del problema con este producto.

9
3. Etapa de ajuste de la escalabilidad del producto
En esta etapa se realiza el escalamiento del producto en el mercado objetivo de
manera más contundente y se obtienen nuevos usuarios aplicando métricas y técnicas
como growth hacking y content marketing.
En el desarrollo de la iteración se orientaron los esfuerzos en obtener la mayor
información posible de los retos de innovación que tiene el sector notarial, por este
motivo la etapa de ajuste del problema y la solución fue la exigió más profundización.
II. LOS RETOS DEL NOTARIADO
En esta sección del documento se presentan los problemas o retos que el Notariado
colombiano debe superar frente a los avances de las tecnologías de la llamada Cuarta
Revolución Industrial y los resultados de cada equipo de emprendimiento del Notariado
que desarrolló cada reto.
Cada uno de estos retos como se muestra en la imagen se desarrolla a partir de los
ejes o componentes de emprendimiento, normatividad y tecnología y se adiciona un

10
componente financiero para cada reto como insumo para definir las acciones y
estrategias para la implementación de las soluciones digitales en la Fase Tres del
Proyecto de Innovación del Notariado.
Imagen 3. Componentes de análisis de los retos de innovación del Notariado
Para cada uno de los retos y como desarrollo de los citados componentes se definieron
los siguientes hitos en el marco de las etapas mencionadas anteriormente:
1. El problema o necesidad por resolver en cada reto.
2. Arquetipo de usuarios con mayor potencial de ser los primeros usuarios o
clientes en relación con cada reto.

11
3. La propuesta de valor diferencial de las soluciones identificadas.
4. La solución digital asociada con cada reto.
5. Modelo financiero para la sostenibilidad de la solución.
6. Propuesta de norma para el desarrollo de la solución.
En la imagen a continuación se muestran los retos que abordaron los equipos de
Notarios durante la primera iteración de descubrimiento de negocios digitales del
Notariado colombiano:
Imagen 4. Retos de los equipos de emprendimiento del Notariado

12
A continuación, se presentan los resultados de cada reto de la primera iteración de
descubrimiento de negocios digitales del Notariado colombiano:
PRIMER RETO: ESCRITURA PÚBLICA ELECTRÓNICAI

1.1. Los integrantes del Equipo Emprendedor
Escritura Pública
Electrónica
Articulador: Luis
Robayo
Álvaro Hernando Solano Claret Antonio Perea

Alirio Virviescas Calvete Carlos Abed Toro Ortiz
Vergara Figueroa
Notario Cuarenta y uno (41) Notario Diecisiete (17) del
Notario Único de La Calera, Notario Treinta y seis (36)
del Círculo de Bogotá Círculo de Bogotá
Cundinamarca del Círculo de Bogotá
Edilberto Rodríguez José Miguel Robayo Juan Fernando Tolosa

Calderón Piñeros Suárez
Notario Único de Agua Notario Dieciocho (18) del Notario Cincuenta y tres
Círculo de Bogotá (53) del Círculo de Bogotá
de Dios, Cundinamarca
13
1.2. El Reto del Notariado

El siguiente es el reto del Notariado con relación a la escritura pública electrónica:
¿Se puede facilitar a los usuarios el procedimiento legal de escritura pública,
garantizando la seguridad jurídica con la mediación del Notario y con la ayuda de las
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones?
1.3. El Problema que será resuelto

En la actualidad los usuarios de las Notarías manifiestan estar inconformes con los
requisitos y trámites previos a la rogación de la función notarial que se requiere para el
perfeccionamiento de la Escritura Pública (EP).
Con frecuencia, al momento de llegar a la Notaría para solicitar la prestación del
servicio de escrituración, faltan los documentos y requisitos previos para iniciar el
procedimiento o están incompletos o realizados de forma no adecuada. Esta situación
obliga a los usuarios a volver a las entidades u oficinas públicas o privadas que
originaron los documentos y requisitos para que se expidan, se hagan correctamente o
se corrijan, generando mayores costos y tiempos no presupuestados, el malestar de los

14
usuarios y una injusta y negativa percepción del servicio notarial, sin haber iniciado el
procedimiento de escrituración.
Debido a que el procedimiento de Escritura Pública (EP) se divide en etapas o pasos
(rogación, recepción o radicación, extensión, otorgamiento, autorización y protocolo),
se hace indispensable subdividir el problema antes mencionado en subgrupos, con el
fin de identificar por separado oportunidades de mejora.
Grupo A - Rogación: De acuerdo con el principio de rogación II los Notarios sólo
procederán a ejercer sus funciones a solicitud de los interesados, quienes tienen el
derecho de elegir libremente el Notario ante quien deseen acudir. En la actualidad y en
desarrollo del derecho de rogación, los usuarios se acercan presencialmente a las
Notarías para averiguar temas básicos como requisitos para realizar una escritura
pública o completar la documentación asociada que se debe presentar. En muy
contados casos la consulta en el sitio web de las Notarías les sirve a los usuarios para
resolver sus dudas, y aun así deben comunicarse o acercarse a la Notaría para poder
terminar de aclararlas.
15
Grupo B – Recepción y Extensión: En el procedimiento de escrituración, la recepción
consiste en percibir las declaraciones que hacen ante el Notario los interesados y la
extensión es la versión escrita de lo declaradoIII. Para la radicación y recepción de los
documentos, los usuarios encuentran que no existe la unificación de requisitos por
parte de todas las Notarías. Adicionalmente, en la etapa de extensión, manifiestan,
identifican y sugieren que se puedan disminuir los tiempos asociados por medio de las
TIC. De igual manera, demandan formas alternativas a la radicación y entrega de las
copias de la escritura de manera presencial. Todo lo anterior se traduce para los
usuarios en diversos desplazamientos hasta las Notarías. Una persona puede ir más
de cuatro veces a la Notaría para completar el procedimiento de escrituración.
Grupo C – Otorgamiento y Autorización: En el procedimiento de escrituración, el
otorgamiento es el asentimiento expreso que los interesados prestan al instrumento
extendido, y la autorización es la fe que imprime el Notario a este, en vista de que se
han llenado los requisitos pertinentes, y de que las declaraciones han sido realmente
emitidas por los interesadosIV. Si bien estos dos momentos del procedimiento de
escrituración, son los pasos más delicados, dado que es aquí en donde radica la
esencia de la escritura (identificación de las partes y del Notario como dador de fe), se
16
evidencian oportunidades de mejora traducidas en no tener que acercarse a las
Notarías a revisar y firmar en la escritura en papel. De igual manera para el Notario, el
firmar a mano cada una de las escrituras es un proceso que puede estar mediado por
métodos de firma electrónica y firma digital.
1.4. Arquetipo de usuarios con mayor potencial de ser primeros usuarios

Debido a la gran cantidad de tipos de escrituras públicas que existen, el equipo
emprendedor desarrollo el reto con la escritura pública de compraventa con hipoteca,
debido a su alta demanda a comparación con las demás escrituras.
Teniendo en cuenta lo anterior, se identificó que el arquetipo de usuario con mayor
potencial de una adopción temprana de la solución del reto eran los representantes
legales de las constructoras o gerentes de bancos, entre otros.
Este tipo de usuarios son personas que permanecen ocupadas todo el tiempo y para
los cuales destinarle tiempo inicialmente no presupuestado a la realización del
procedimiento de la escritura, se traduce en altos tiempos y costos periféricos
(asociados a desplazamientos, tiempos de espera, parqueadero, costos de
oportunidad, etc.). Son usuarios para los que la eficiencia y eficacia es el día a día de
17
su trabajo, ya que todo es urgente porque de no ser así, se corre un alto riesgo de
perder un cliente o una oportunidad. Para ellos, es mejor invertir menos tiempo en
desplazamientos, y de esta forma atender otros compromisos.
1.5. Propuesta de valor diferencial

Como solución al reto se propone una plataforma digital en línea (sitio web), que facilite
el procedimiento de escrituración para los usuarios en cada uno de los pasos antes
mencionados - rogación, recepción, extensión, otorgamiento y autorización -
garantizando la seguridad jurídica con la mediación del Notario como dador de fe.
1.6. Solución digital

La plataforma digital en línea (sitio web), que facilita el procedimiento de escrituración
para los usuarios de las Notarías en las etapas de rogación, recepción, extensión,
otorgamiento y autorización tiene las siguientes características:
1. Ingresar como usuario registrado y consultar de una manera fácil y puntual qué
documentos necesita para adelantar el procedimiento de una escritura pública y
así no tener que acercarse a la Notaría o llamar allí para obtener información.
18
2. Subir la documentación solicitada al sitio web, el cual le indicará el estado de
avance de la documentación requerida para realizar la radicación de
documentos de manera no presencial. La plataforma podrá enviar notificaciones
al correo electrónico o al teléfono móvil del usuario recordándole si le falta algún
documento por subir (documentos base para iniciar el proceso de elaboración de
la minuta).
3. Revisar el estado de avance de la elaboración de minuta, conociendo quién es el
digitador y revisor asignado.
4. Estar en permanente comunicación con los funcionarios de la Notaría asignados
para la elaboración de la minuta con el objetivo de aclarar dudas, completar la
información o subsanar algún requisito.
5. Revisar y aprobar la minuta para posteriormente acercarse a la Notaría y
proceder con la etapa de otorgamiento y autorización de la misma.
6. Permitir interoperabilidad con las todas las plataformas que actualmente
funcionan en las Notarías y las que entren en el futuro en operación.
7. Realizar capacitaciones tanto para el tipo de usuario “usuario notarial” como
para el “usuario funcional de la Notaría”, dependiendo con el perfil que se
ingrese. Esto se puede hacer por medio de videos o demos explicativos.

19
8. Almacenar en una base de datos privada, información que después podrá ser
utilizada de manera automática, por ejemplo, para realizar reportes o análisis de
información estadística (analítica de datos), generar informes resumidos para
otras entidades como la Superintendencia de Notariado y Registro y para
realizar el registro de la escritura de una manera mucho más práctica, rápida y
ágil.
Con el objetivo de diseñar y probar la solución digital propuesta se realizaron una serie
de mockups (que son utilizados por los diseñadores principalmente para recaudar
comentarios por parte de los usuarios sobre el alcance de la solución), los cuales
ayudaron a ir mejorando la idea de solución digital, de la mano de los Notarios, los
asesores y mentores de la Universidad Externado de Colombia y los mismos usuarios.
A continuación, se presentan algunos pasos de la solución digital de manera visual:

20
Imagen 5. Ingreso del usuario Imagen 6. Selección del tipo de escritura.
registrado.
Imagen 7. Listado de documentos para Imagen 8. Estado de avance del proceso
iniciar la elaboración de la minuta. de escrituración. Mensaje al correo
electrónico y/o móvil.

21
Imagen 9. Datos de radicación, avance Imagen 10. Revisión de la minuta por
de procedimiento y personal de la parte de usuario para su aprobación.
Notaría asignado.
22
Imagen 11. Programación de la fecha y Imagen 12. Datos generales y de
hora para la firma de la Escritura en la ubicación de la Notaría escogida por el
Notaría. usuario para la firma de la Escritura.

23
SEGUNDO RETO: MASIFICACIÓN DE LA FIRMA ELECTRÓNICA

Masificación de la
Firma Electrónica
Articulador:
Andrés Baena
Ricardo Cubides Eugenio Gil
Notaría Cuarenta y Siete (47) Notaría Cincuenta y Dos (52)

del Círculo de Bogotá del Círculo de Bogotá
El siguiente es el reto del Notariado con relación a la masificación de la firma
electrónica:
¿Cómo crear un ecosistema de innovación alrededor del ejercicio de la función notarial
utilizando firmas electrónicas y firmas digitales, así como para el desarrollo y
apropiación de las capacidades para su masificación?

24
2.3. Problema que será resuelto
En la actualidad los ciudadanos, empresarios y agencias estatales, acceden a los
servicios notariales sin los adecuados niveles de eficiencia, eficacia, seguridad y
confianza que ofrecen las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y sin la
posibilidad de aprovechar la conectividad, ubicuidad y acceso desde cualquier lugar del
mundo a partir del entorno digital.
De otra parte, se ha evidenciado que los actuales servicios notariales no cuentan con
la capacidad de articulación con los actores de la sociedad que los utilizan - sector de
la construcción, sector financiero, academia, firmas desarrolladoras de tecnología,
Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Ministerio de
Agricultura, Ministerio de Hacienda, Ministerio de Vivienda, etc. – que permita el
desarrollo de un ecosistema de innovación a través del cual se logren mejoras
sustanciales en su prestación y de un portafolio de nuevos servicios notariales
soportados en las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

25
En este contexto y como garantía de seguridad y confianza de los servicios notariales
en el entorno digital, se requiere contar con desarrollo de las capacidades para el
ejercicio de la función notarial utilizando firmas electrónicas y firmas digitalesV, en
diversos ámbitos como los llamados servicios ciudadanos digitales VI que comprenden
los servicios de carpeta ciudadanaVII y autenticación electrónicaVIII y la generación de
certificaciones copias, constancias de los documentos que reposan en el archivo de
las Notarías y que autoriza la Ley 588 de 2000IX.
En las Notarías la elaboración y procesamiento de documentos como las escrituras
publicas, la generación de copias de documentos y las autenticaciones, se pueden
hacer de manera más eficiente utilizando firmas electrónicas y firmas digitales.
Este es el caso de actores del sector de la construcción, que podrían lograr ahorros de
tiempo y dinero si el procedimiento de escrituración fuera más breve, eficiente, seguro y
confiable utilizando mensajes de datos y firmas electrónicas.

26
Como solución al reto, se propone una plataforma unificada de servicios notariales que
se derive de una estrategia planeada, concertada y coordinada para el desarrollo de
las capacidades de la firma electrónica y firma digital en el Notariado, generando
alrededor de su operación un ecosistema de innovación que garantice en el corto y
mediano plazo la generación de certificaciones, copias y constancias digitales de los
documentos que reposan en el archivo de las Notarías, la provisión de servicios
ciudadanos digitales, la elaboración y gestión de escrituras públicas electrónicas, la
autenticación electrónica de documentos, la analítica y explotación de los datos
generados en toda la operación notarial y en el futuro la completa integración de los
servicios notariales y el desarrollo de nuevos modelos de negocio a partir de la función
notarial.
La plataforma unificada de servicios notariales (sitio web) tiene las siguientes
características:
27
1. Acceso de los usuarios externos a los actuales servicios notariales a través de
una única herramienta digital.
2. Habilitación del servicio de firma electrónica y firma digital a los usuarios internos
y externos de los servicios notariales conforme a lo dispuesto en la Ley 527 de
1999X, el Decreto 2364 de 2012XI y el Decreto 333 de 2014XII y las demás
normas que las desarrollen o modifiquen. Las firmas electrónicas son el género y
las firmas digitales son la especie. Las firmas digitales son las más seguras y
confiables: gozan de la presunción de no repudio de acuerdo con lo dispuesto en
el artículo 28 de la Ley 527 de 1999 como se muestra en la imagen 13:
Imagen 13. Firma Electrónica, Firma Digital y Firma Digitalizada

28
ALERTA
La firma digitalizada es la conversión del trazo de una firma en una imagen. Para
obtener la firma digitalizada se realiza sobre un papel y se escanea o través de algún
tipo de hardware que permiten guardar la imagen de la firma en el ordenador en
formato .jpg o .png.
La firma digitalizada se considera firma electrónica simple, con lo cual es legal. Pero no
ofrece ninguna garantía respecto a la identidad del firmante (que es una característica
de las firmas simples).
Además, las firmas digitalizadas se pueden falsificar muy fácilmente. Con lo que resulta
paradójico que este tipo de firmas sea de las más utilizadas por la mayoría de las
personas para firmar, y dar su consentimiento, en muchos documentos y contratos.
29
Imagen 14. Cómo funciona una firma digital
ALERTA
30
La firma digital consiste en aplicar mecanismos criptográficos al contenido de un mensaje o

documento con el objetivo de demostrar al receptor del mensaje que el emisor del mensaje es
real (autenticación), que éste no puede negar que envió el mensaje (no repudio) y que el
mensaje ha sido alterado desde su emisión (integridad).
3. Integración de otras tecnologías para la creación y gestión confiable de
documentos como blockchain o cadena de bloques.
Con el objetivo de diseñar y probar la solución digital propuesta se realizó una prueba
de concepto con el siguiente alcance:
1. Se identificaron las plataformas digitales de firma electrónica y firma digital
disponibles en el mercado.
2. Se dio preferencia a plataformas con almacenamiento de documentos soportado
en tecnología blockchain como se muestra en la imagen.
Imagen 15. Cómo funciona la tecnología Blockchain

31
3. Se seleccionó la plataforma en línea Signatura porque integra funcionalidades y
características relevantes para la prueba de concepto.
4. Se realizó la apertura de una cuenta de usuario en Signatura, para emular y
probar la facilidad de acceso y registro en la herramienta tecnológica de firmado.
5. Posteriormente se accedió a la plataforma para hacer la carga de los
documentos de prueba, así como la preparación de los datos de los firmantes y
del garante de la firma digital del documento.

32
6. Surtido este paso, se realizaron los procedimientos indicados por el sitio web de
Signatura para el firmado por parte de cada una de las partes y la verificación de
la integridad y almacenamiento de los documentos firmados.
7. Para la verificación del almacenamiento en la blockchain pública de Bitcoin
sobre la cual esta soportado la gestión de la seguridad del almacenamiento de la
plataforma tecnológica de firma digital de Signatura, se debió esperar 24 horas,
tiempo después del cual se pudo descargar el documento técnico comprobante
de la transacción.
8. Se concluyó que la plataforma brindaba características requeridas para superar
el reto y el problema propuesto por los Notarios, sin embargo, se formularon
observaciones de posibles mejoras tales como: la posibilidad de tener acceso a
una trazabilidad mas precisa del estado de firmado de los documentos o si se
utiliza una blockchain privada o federada.
9. Estos interrogantes fueron remitidos a la compañía Signatura, cuyas respuestas
fueron: a) La trazabilidad de la plataforma brinda una completa información
sobre el proceso de firmado, cuando el documento esta firmado por cada una de
las partes interesadas, cuando el documento es cargado al sistema y finalmente
cuando este es almacenado en la blockchain y b) Frente al interrogante de

33
porque emplear una blockchain pública y no una blockchain privada o federada
como se muestra en la imagen, la respuesta de Signatura fue que esta elección
se debe a que la cantidad de nodos conectados a una blockchain pública reduce
considerablemente los riesgos de seguridad.
Imagen 16. Los tipos de Blockchain

34
Fuente: elaboración propia a partir del Blog del Banco Interamericano de Desarrollo
BID.
A continuación, se presentan algunos pasos del proceso de Signatura de manera
visual:
35
Imagen 17. Ingreso a la platafoma Imagen 18. Culminación del proceso de
firma
10. Una vez realizada la prueba de concepto con Signatura, se procedió a realizar
una segunda prueba de concepto que permitiera integrar las capacidades de la
firma electrónica y firma digital aplicadas al proceso de escrituración en una

36
única herramienta tecnológica de servicios notariales soportada en la plataforma
“Wufoo”, como se muestra en las imágenes:
Imagen 19. Selección de la Notaría
Imagen 20. Registro del vendedor y
comprador
37
Imagen 22. Tipo de Escritura.
Imagen 21. Descripción del inmueble y pago
de impuestos
38
Imagen 23. Imagen 24.

39
TERCER RETO: DESCONCENTRACIÓN DEL TRÁMITE REGISTRAL EN LAS

NOTARÍAS
Desconcentración del
trámite registral
Articuladora: Claudia
Jiménez
Jazmín Castellanos Bonilla Janeth Patricia Rodríguez Daniel Bautista Guillermo Chávez
Notaría Quince (15) del Círculo Notaría Once (11) del Círculo
Notaría única de Villapinzón, Notaría Setenta y uno (71)
de Bogotá de Bogotá
Cundinamarca del Círculo de Bogotá
Andrés Arévalo Daniel Palacios

Notaría Quinta del Notaría Veintinueve
Círculo de Bogotá del Círculo de Bogotá
El siguiente es el reto del Notariado con relación a la masificación de la
desconcentración del trámite registral en las Notarías:

40
¿Cómo podemos apoyar con Tecnologías de la Información y las Comunicaciones el
proceso de desconcentración del trámite registral en las Notarías?
El registro de las escrituras públicas debe ser ágil, eficiente y oportuno por su
relevancia económica para actores como los compradores, los constructores, las
empresas inmobiliarias, el sector asegurador y el sector financiero.
Sin embargo, el registro de la escritura pública actualmente toma aproximadamente
dos semanas en condiciones normales, pero puede ser más prolongado debido a las
devoluciones por diferentes interpretaciones jurídicas u otras razones.
Las siguientes son las consecuencias de estas demoras en el proceso de registro:
1. A los compradores en algunos casos les toca pagar arrendamientos (por no
poder vivir en su vivienda) o incluso pagar intereses de subrogación por la
demora en el desembolso.
41
2. A las constructoras e inmobiliarias les toma asumir el costo financiero de la
demora en la recepción de los recursos de las ventas de sus inmuebles.
3. A las entidades financieras les toma más tiempo hacer el desembolso de su
parte de financiación a la enajenación de los inmuebles.
4. Este problema repercute de manera exponencial en la economía.
5. Afecta a los actores relacionados con los sectores del tráfico inmobiliario del país
como el sector de la construcción y el sector financiero, que impactan los
indicadores macroeconómicos del país.
Entre los actores más afectados por el problema identificado en este reto, encontramos
a los vendedores y compradores de inmuebles, constructores, entidades financieras
(como bancos, fiduciarias, leasing habitacional, entre otros) e inmobiliarias. Estos
actores intentan reducir los tiempos del proceso aprovechando las alternativas de pago
electrónico y haciendo seguimiento constante; no obstante, eso no les garantiza la
agilidad del trámite.

42
Los Notarios, se ven afectados por las demoras en el registro y las devoluciones,
porque estas inciden en la percepción de sus usuarios sobre el servicio de la Notaría.
Como solución al reto se propone agilizar sustancialmente la inscripción de la escritura
pública en las oficinas de registro a través de una plataforma digital que tenga el
siguiente alcance funcional:
1. Estará integrada con la plataforma de “Radicación Electrónica REL” de la
Superintendencia de Notariado y Registro (o la plataforma de la
superintendencia que corresponda), para la generación automática del “formato
notarial para la calificación” que contenga los datos básicos y esenciales de
cada escritura pública.
2. Permitirá la validación de la realidad jurídica de los inmuebles.
1. Facilitará la interoperabilidad entre las plataformas de registro y cada una de las
gobernaciones departamentales para los pagos correspondientes.

43
2. Incorporará los datos biográficos de la Registraduría Nacional del Estado Civil
para evitar errores en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos.
3. Facilitará la información crítica a los calificadores.
4. Integrará mecanismos para no incurrir en las causales de devolución.
5. Promoverá la interoperabilidad de las plataformas.
La plataforma digital para la inscripción de la escritura pública en las oficinas de registro
(sitio web) tiene las siguientes características:
1. Extraerá automáticamente la información más relevante de las escrituras
públicas (a partir de la información de la escritura pública digital o de la
tecnología de Reconocimiento Óptico de Caracteres OCR). El calificador de la
oficina de registro comparará esta información para hacer más eficiente la
calificación.
2. El Notario se concentrará en la validación de la realidad jurídica de los
inmuebles
44
3. Promoverá la interoperabilidad de las plataformas en el marco de la
normatividad vigente.
CUARTO RETO: ANALÍTICA APLICADA A ESCRITURACIÓN

Analítica aplicada a la
escrituración
Articulador: Wilfredo
Gómez
Natalia Perry Oscar Martínez
Notaria setenta (64) del Notaría veintiséis (26)

Círculo de Bogotá del Circulo de Bogotá

El siguiente es el reto del Notariado con relación a la aplicación de la analítica en el
proceso de escrituración:
¿Cómo podemos mejorar el proceso escrituración utilizando herramientas analíticas?

45
En la actualidad existen los siguientes problemas con relación a la gestión de
información asociada con el proceso de escrituración:
1. Los Notarios asumen riesgos por no realizar de manera rigurosa el
procedimiento de verificación de las fuentes de información requeridas para
asegurar la legalidad de sus actos y la confianza de los usuarios.
2. Los Notarios realizan reprocesos a la hora de generar el reporte de la
información a otras entidades, pues terminan haciendo el proceso manualmente
varias veces para distintas entidades con solicitudes similares, los
requerimientos no están estandarizados y la información no cuenta con una
herramienta para su gestión.
3. Los Notarios desaprovechan la información producto de los diferentes procesos
que realizan diariamente dentro de sus notarias y no cuentan con herramientas
para explotar la información y de esa manera ampliar las oportunidades de
prestar un servicio más eficiente a los usuarios.

46
Esta situación problemática deriva en que los Notarios tengan una alta carga de
trabajo, y lleva a que muchos procesos de las Notarías por la falta de herramientas
informáticas y analíticas no se estén realizando de manera estandarizada y rigurosa, lo
que puede generar consecuencias legales y disciplinarios para ellos, y adicionalmente
impactar en la calidad del servicio para los usuarios.
Entre los actores más afectados por el problema identificado en este reto, encontramos
a:
1. Los Notarios y su equipo de trabajo operativo que desean prestar un mejor
servicio y aliviar su carga de trabajo.
2. Entidades del Estado que desean mejorar el recaudo tributario y tener mayor
control.
3. Los otorgantes en una escritura publica que desean realizar el proceso con
confianza, agilidad y seguridad.

47
Como solución al reto se propone desarrollar una solución de analítica para el apoyo en
la consulta, procesamiento y generación de informes relacionados con el procedimiento
de la escritura pública que permitirá a los Notarios la prestación de un mejor servicio,
disminución de la carga de trabajo, la reducción de costos y a un servicio a los usuarios
más confiable y eficiente.
El valor diferencial de esta propuesta es la mejora de la toma de decisiones dentro del
procedimiento de escrituración a partir de la utilización eficiente de información validada
y accesible en tiempo real, que aumenta la rigurosidad y seguridad para los Notarios,
así como brinda a los usuarios un servicio más confiable, seguro, eficiente y enfocado a
mejorar su experiencia.
48

La plataforma de analítica para apoyar el proceso de escrituración tiene los siguientes
componentes:
1. Reportes Estandarizados que permitan dar cumplimiento de manera ágil y
homogénea a los requerimientos que realizan entidades externas
2. Análisis de Información que permita abstraer e inferir patrones de
comportamiento de los clientes y de los procesos realizados en las notarias, así
como sirvan como una fuente de información valiosa para entidades externas
asociadas a los procesos de escritura pública
3. Interoperabilidad que permita conectar en un mismo lugar a las diferentes
fuentes externas e internas que se requieren en los procesos de validación de
las personas como de los inmuebles y bienes que van a utilizarse en un proceso
de escrituración.
49
III. PROPUESTA DE AJUSTE NORMATIVO PARA EL USO DE MEDIOS

ELECTRÓNICOS EN LA GESTIÓN NOTARIAL
En esta sección, como se muestra en la imagen, se desarrollan los principales desafíos
jurídicos de transformación digital del Notariado colombiano identificados en la iteración
con los equipos de emprendimiento y se presentan propuestas de ajuste normativo
para superarlos.
Imagen 25. Desafíos jurídicos y Transformación Digital del Notariado
Fuente:
Elaboración propia.
A continuación, se desarrollan cada uno de los desafíos citados:

50
1. Principio del Equivalente Funcional
La Ley 527 de 1999 o Ley de Comercio Electrónico se elaboró a partir del texto de la
Ley Modelo de Comercio Electrónico de la Comisión de las Naciones Unidas para el
Derecho Mercantil Internacional CNUDMI o UNCITRAL XIII y tiene como objetivo central
el reconocimiento legal a las tecnologías de información equivalentes al documento de
papel y que cumplan la misma función.
Este objetivo lo cumple la Ley 527 de 1999 a partir del llamado criterio del equivalente
funcional, mediante el cual analiza la función básica de los requisitos de forma de los
documentos físicos o sobre papel - escrito, original, firma y conservación -, con el
objetivo de establecer si la misma función se puede cumplir con tecnologías de la
informaciónXIV o con técnicas del llamado comercio electrónicoXV.
La Ley 527 de 1999 de acuerdo con los principios de la Ley Modelo de Comercio
Electrónico establece cuatro funciones básicas o equivalentes funcionales del
documento electrónico: escrito, original, firma y conservación XVI, para que sea
equivalente al documento en papel. Estas funciones se cumplen a través de mensajes

51
de datos que conforme al artículo 2 de la Ley 527 es la información generada, enviada,
recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como
pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo
electrónico, el telegrama, el télex o el telefax XVII.
La Corte Constitucional en Sentencia C-831 de 2001XVIII, sobre la aplicación del criterio
del equivalente funcional definido en la Ley 527 de 1999 expresó: “[...] ha de
entenderse que la aplicación de la ley no se restringe a las operaciones comerciales,
sino que hace referencia en forma genérica al acceso y uso de los mensajes de datos,
lo que obliga a una comprensión sistemática de sus disposiciones con el conjunto de
normas que se refieren a este tema dentro de nuestro ordenamiento jurídico [...]”
Resulta pertinente precisar que la Ley 527 de 1999 no desarrolla en particular el
concepto de documento electrónico o documento digital, porque estos se integran en
la noción mensaje de datos que es el genero y abarca conceptos vinculados con el uso
de las tecnologías de la información como documento electrónico XIX, documento
electrónico de archivoXX y escritura pública electrónicaXXI- entre otros- que son la

52
especie y que están sometidos a los requisitos de validez legal y probatoria definidos
en la Ley 527 de 1999.
A continuación, vamos a explicar como se aplican los equivalentes funcionales de
escrito, original, firma y conservación definidos en la Ley 527 de 1999 como se muestra
en la imagen para cumplir los requisitos de forma simple definidos en cualquier norma
relacionado con la función Notarial.
Imagen 26. Equivalentes Funcionales y de Validez del Documento Electrónico Notarial

53
Como caso de estudio vamos a aplicar el criterio del equivalente funcional al
reconocimiento de documentos privados establecido en el artículo 68 del Decreto 960
de 1970 o Estatuto NotarialXXII. El artículo 68 define los siguientes requisitos de forma
con relación al documento que emite el Notario para formalizar el reconocimiento del
documento privado :
- La firma del documento por parte del Notario (en el mismo documento privado o en la
hoja adicional).
-La firma del documento por parte de los declarantes.
- El sello de la Notaría.
A continuación, se realiza un análisis de los requisitos de forma establecidos en el
artículo 68 del Estatuto del Notariado con relación a la aplicación del criterio de
equivalencia funcionalXXIII.
54
a) La Firma del Notario y la firma de los Declarantes
El requisito de la firma autógrafa del Notario y los Declarantes se podrá cumplir con
mensajes de datosXXIV y firmas electrónicasXXV o firmas digitales si se observan los
requisitos del artículo 7 de la Ley 527 de 1999XXVI :
- Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de
datos.
- Se ha utilizado un método que permita indicar que el contenido cuenta con la
aprobación del iniciador de un mensaje de datos.
- Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual
el mensaje fue generado o comunicado.
Para establecer la confiabilidad del método que sustituye las firmas autógrafas del
Notario y de los declarantes, se podrán aplicar criterios como los siguientesXXVII:
− La perfección técnica del equipo utilizado por cada una de las partes.
− El tipo y la magnitud de la operación.

55
− La función de los requisitos de firma con arreglo a la norma legal o reglamentaria
aplicable.
− La capacidad de los sistemas de comunicación.
− La observancia de los procedimientos de autenticación establecidos por
intermediarios.
− La gama de procedimientos de autenticación que ofrecen los intermediarios.
− La observancia de los usos y prácticas comerciales.
− La existencia de mecanismos de aseguramiento contra el riesgo de mensajes no
autorizados.
− La importancia y el valor de la información contenida en el mensaje de datos.
− La disponibilidad de otros métodos de identificación y el costo de su aplicación.
− El grado de aceptación o no aceptación del método de identificación en la
industria o esfera pertinente, tanto en el momento cuando se acordó el método
como cuando se comunicó el mensaje de datos.
− Cualquier otro factor pertinente.

56
b) El Sello de la Notaría
En relación con el requisito del Sello de la Notaría antes de reemplazarlo con mensajes
de datos se debe establecer: 1) Si hace parte del requisito de firma (firma del Notario)
y definir el método tecnológico (sello electrónico o digital) equivalente que permita
reemplazar el sello físico y que cumpla su misma función XXVIII y 2) Definir conforme a
lo establecido en la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012, un Acuerdo de
Comunicaciones mediante el cual se estipulen las condiciones jurídicas y técnicas a las
cuales se someterán los declarantes que intervienen en el reconocimiento del
documento privado y que utilizan el método que sustituye las firmas autógrafas y el
sello físico de la NotaríaXXIX.
Cabe precisar que la Ley 527 de 1999, no restringe que el método de firma electrónica
sea utilizado para firmar uno o más mensajes de datos o que un mensaje de datos sea
firmado por diferentes personas. Lo relevante conforme a lo señalado en el literal b) del
artículo 7 de la Ley 527 de 1999 es que el método de firma electrónica utilizado sea
tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o
comunicado. Esta norma fue desarrollada por el artículo 3 del Decreto 2364 de 2012,
así:
57
“Cuando se exija la firma de una persona, ese requisito quedará cumplido en relación
con un mensaje de datos si se utiliza una firma electrónica que, a la luz de todas las
circunstancias del caso, incluido cualquier acuerdo aplicable, sea tan confiable como
apropiada para los fines con los cuales se generó o comunicó ese mensaje.”
2. Principio de Inmediación
La comparecencia personal de los otorgantes ante el Notario ha sido un principio
fundamental del sistema Notarial del derecho latino. La comparecencia personal y física
de los interesados y la inmediación entre el Notario y estos en un lugar y tiempo
determinados con contacto visual directo y próximo entre ambos soportan la
autenticación por el Notario de la identidad y del consentimiento, lo que constituye,
junto con el juicio de legalidad, la esencia de la función del Notario con relación a los
negocios o actos jurídicos que se someten a su conocimiento XXX.
El valor jurídico del documento elaborado con el concurso del Notario radica en que
esté da fe que una persona determinada ha consentido en su presencia sobre un
determinado contenido negocial.

58
En este contexto, surge la pregunta ¿es posible ejercer la función Notarial con el mismo
alcance jurídico sin la inmediación física entre el Notario y los otorgantes? “La
respuesta es afirmativa y se fundamenta en estas dos consideraciones: i) La
inmediación física no es un fin en sí misma, sino un instrumento para el logro de lo que
realmente importa: la autenticación por el Notario de la identidad y del consentimiento
de los otorgantes del negocio; y ii) La tecnología ofrece hoy medios que hacen posible
que el Notario, sin inmediación física, pueda afirmar con una seguridad razonable y
suficiente tanto la identidad personal como la realidad del consentimiento. De manera
que no se pretende dejar de lado la inmediación, como fundamento último de los
efectos jurídicos del documento Notarial, sino entender de otra forma la inmediación y
la presencia, una forma adaptada a un contexto social en que las formas de
comunicación e interacción a distancia cada día están más generalizadas y
normalizadas, y además proporcionan una experiencia cada vez más presencial” XXXI.
En otras palabras, la inmediación Notarial se puede realizar a distancia haciendo uso
de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones que proporcionan al Notario la
suficiente garantía para su definitivo juicio de identificación y la interacción del Notario

59
con los otorgantes en tiempo real con sonido e imagen, es decir, mediante
videoconferencia.
El principio de inmediación propio de la función Notarial se puede cumplir por el
ciudadano en el entorno digital como se muestra en la imagen mediante la inmediatez
temporal y la visualización informática por medios electrónicos- como la
videoconferencia u otro medio análogo de transmisión de la voz o de la imagen-
separándolo de la necesidad de contactarse físicamente con el Notario cuando es difícil
o imposible.
Imagen 27. Principio de Inmediación en el Entorno Digital

60
Con el auxilio de una tecnología de este tipo es posible que el Notario desarrolle
respecto del negocio documentado las mismas funciones que ha venido hasta ahora
ejerciendo de forma presencial: identificación real de los otorgantes, juicio de su
capacidad natural en ese momento, control de legalidad del negocio, asesoramiento
jurídico, verificación de la realidad del consentimiento, etc.
Cabe precisar que la Unión Internacional del Notariado ha recomendado que los
Notarios utilizando medios electrónicos faciliten la contratación sin desplazamiento de
los otorgantes situados en lugares distantes y que desarrollen plataformas
centralizadas con este propósito como es el caso de Estonia y Francia XXXII.
En Estonia el Centro de Registro y Sistemas de Información RIK administra el sistema
de información del Notariado estonio e-Notary o Notario ElectrónicoXXXIII.
El e-Notary es un entorno que ayuda a los Notarios en su trabajo diario y permite la
comunicación electrónica entre los Notarios y el Estado. Los siguientes son los
objetivos principales de e-Notary:

61
− Ser el medio para llevar a cabo todas las operaciones necesarias en la oficina
del Notario.
− Establecer un registro de actos Notariales en un entorno unificado de alta
seguridad.
− Minimizar la duplicación de datos, papeleo e impresión tanto para los Notarios
como para los titulares de los registros.
− Contribuir al desarrollo y actualización de otros sistemas electrónicos.
− Evitar a los usuarios de las Notarías presentar un gran número de documentos
en papel por adelantado al Notario.
− A través de e-Notary, el Notario puede acceder a la información que requiere
para hacer su trabajo.
Mediante e-Notary, un Notario estonio puede hacer consultas en distintos registros
públicos (como el registro de matrimonios, avisos oficiales, registro catastral, registro
de tráfico, sucesiones, índice de población y el registro empresarial, entre otros) como
se muestra en la imagen:
62
Imagen 28. Registros y Sistemas de Información vinculados con e-Notary.
Fuente: e-Notary.
e-Notary le ofrece a los Notarios los siguientes servicios y valores agregados, utilizando
procesos uniformes, documentos y firmas electrónicas:
− e-Notary adquiere datos sobre las partes de una transacción y el objeto de una
transacción desde otros registros.
− Ayuda al Notario a gestionar la conservación de los actos Notariales.
− Registra los actos Notariales.

63
− Ayuda al Notario a firmar digitalmente escrituras Notariales.
− Ayuda a calcular tarifas del servicio Notarial y tarifas estatales.
− Compila las facturas para el pago de las tarifas Notariales y las órdenes de pago
precargadas para el pago de las tarifas estatales.
− Envía datos sobre transacciones a otros registros nacionales.
− Almacena la transacción con los datos relacionados en el archivo Notarial digital.
− Ayuda al Notario a registrar apostillas.
− Compila las estadísticas Notariales.
− e-Notary es una herramienta virtual para los Notarios que les ayuda a adquirir
información de diferentes bases de datos para elaborar contratos en línea.
− e-Notary permite enviar los contratos a varios registros públicos y supervisar el
proceso de ejecución de los contratos.
− e-Notary integra plantillas de contratos y se pueden solicitar todos los datos
necesarios de diferentes registros con solo unos pocos clics y como se muestra
en la imagen.
64
Imagen 29. Sistema para la elaboración de contratos en e-Notary.
Fuente: e-Notary
− e-Notary ha aumentado la eficiencia del trabajo de los Notarios.
− En e-Notary todos los usuarios pueden obtener de forma segura y gratuita una
copia electrónica legalmente valida de sus contratos.
− Una vez que se ha firmado el contrato, el Notario realiza una copia digital del
contrato firmado digitalmente y lo guarda en el archivo digital del sistema.

65
− Los contratos en el archivo digital o ciertos datos relacionados también se
envían electrónicamente por el sistema de información e-Notary a otros registros
relevantes.
− e-Notary usa tarjetas de identificación (PKI) para autenticación y X-road (capa de
intercambio de datos segura) para consultas seguras.
− El sistema e-Notary permite a los Notarios enviar consultas a 17 registros
diferentes.
− Toda la información se recibe y se envía a los registros de forma electrónica.
En el caso de Francia, con respecto a los actos electrónicos, el Consejo Superior de
Notarios gestiona de manera centralizada a nivel nacional todos los actos
desmaterializados (minutas) en el MICEN donde se mantiene una copia de cada minuta
como se muestra en la imagen:

66
Imagen 30. Registro de documentos en el MICEN

67
Todas las escrituras firmadas por el Notario francés -actos auténticos electrónicos- son
guardadas en el MICEN durante 75 años para que los clientes de las Notarías y sus
descendientes puedan acceder a la información en cualquier momento.
Por otro lado, y siguiendo la recomendación de la Unión Internacional del Notariado
en los últimos años, algunos países han comenzado a diseñar y utilizar medios
tecnológicos de actuación remota para la celebración de actos jurídicos como se
muestra en la tabla a continuación:
Tabla 1. Casos de cumplimiento del principio de inmediación de manera remota
Caso Alcance del principio

LituaniaXXXIV En Lituania los Notarios pueden realizar de forma remota
escrituras de aceptación de bienes inmuebles, aprobación
de solicitudes de cancelación de hipoteca o prenda,
poderes, certificación de firmas en documentos, emisión
de certificados de derecho de herencia, validación de
documentos presentados al registro de entidades legales
y documentos que formalizan sociedades, protestos de
letras de cambio y cheques, ejecución de cheques
protestados y no objetables, redacción de asesoramiento
legal, certificados de autenticidad, declaraciones juradas,
68
emisión de transcripciones electrónicas de documentos y

extractos de los mismos, entre otros actos
QuebecXXXV La Cámara de Notarios de Quebec emitió el Decreto
2020/10, que le permite a los Notarios que lo deseen,
ofrecer servicios Notariales a distancia de manera normal
y segura.
ArgentinaXXXVI El Colegio de Escribanos de la Ciudad de Buenos Aires
reglamentó el Certificado Notarial Remoto, en el que
consta aquello que el Notario percibe en forma remota a
través de medios audiovisuales, mediante
videoconferencia u otro medio análogo de transmisión de
la imagen.
El ordenamiento jurídico en Colombia ha desarrollado el principio de inmediación en el

ámbito judicial y arbitral, como se muestra en la tabla, pero no con relación al desarrollo
de la función Notarial:
Tabla 2. Normas legales que desarrollan el principio de inmediación
Temática Norma Alcance de la Norma

Práctica judicial de Artículo 171 de la Ley El juez practicará personalmente
pruebas 1564 de 2012XXXVII todas las pruebas. Si no lo
pudiere hacer por razón del
territorio o por otras causas podrá
69
hacerlo a través de
videoconferencia, teleconferencia
o de cualquier otro medio de
comunicación que garantice la
inmediación, concentración y
contradicción.
Audiencias y Artículo 107 de la Ley Las partes y demás intervinientes

diligencias judiciales 1564 de 2012 podrán participar en la audiencia
a través de videoconferencia,
teleconferencia o por cualquier
otro medio técnico, siempre que
por causa justificada el juez lo
autorice.
Utilización de Artículo 23 de la Ley En el proceso arbitral podrán
medios electrónicos 1563 de 2012XXXVIII utilizarse medios electrónicos en
en el proceso todas las actuaciones y, en
arbitral particular, para llevar a cabo
todas las comunicaciones, tanto
del tribunal con las partes como
con terceros, para la notificación
de las providencias, la
presentación de memoriales y la
realización de audiencias, así
como para la guarda de la versión
de las mismas y su posterior
70
consulta.
La notificación transmitida por
medios electrónicos se
considerará recibida el día en que
se envió, salvo que se trate de la
notificación del auto admisorio de
la demanda, caso en cual se
considerará hecha el día que se
reciba en la dirección electrónica
del destinatario.
Los árbitros, las partes y los
demás intervinientes podrán
participar en las audiencias a
través de videoconferencia,
teleconferencia o por cualquier
otro medio técnico, bajo la
dirección del tribunal arbitral.
La formación y guarda del
expediente podrá llevarse
íntegramente a través de medios
electrónicos o magnéticos.
Los centros de arbitraje prestarán
la debida colaboración a los
árbitros y a las partes, y con tal fin
pondrán a disposición de sus
usuarios recursos tecnológicos
71
idóneos, confiables y seguros.
2.1. Propuestas de Norma
Las siguientes son las propuestas de norma sobre el principio de inmediación en el
entorno digital que pueden apoyar el desarrollo de los retos de innovación del
Notariado:
Principio de Inmediación. El principio de inmediación del Notario con el solicitante se
cumple en el entorno digital mediante la inmediatez temporal y la visualización
informática por medios electrónicos, como la videoconferencia u otro medio análogo de
transmisión de la voz o de la imagen y que permiten constatar mediante vista y oído por
parte del Notario lo acontecido durante la sesión virtual con el interesado y hacer el
control de legalidad, tanto de la identidad como del consentimiento de los intervinientes.
Certificación Notarial Remota. Los Notarios deberán poner en funcionamiento métodos
de videoconferencia u otro medio análogo de transmisión de la imagen para realizar

72
cualquier acto Notarial sin la comparecencia física del interesado y emitirán
certificaciones de los hechos, declaraciones y negocios jurídicos que el Notario perciba
de forma remota.
Los siguientes son los requisitos que deberá cumplir un acto Notarial realizado a través
de videoconferencia para que la certificación Notarial tenga plena validez y alcance
probatorio:
a) La existencia y uso de la sede electrónica de la Notaría como punto de acceso al
servicio de videoconferencia.
a) El Notario debe dejar constancia que se ha comunicado por videoconferencia
con el solicitante y del nombre, identificación y domicilio del solicitante.
b) El Notario debe utilizar todos los medios que estén su alcance para verificar la
identidad del solicitante a los efectos de la certificación y conforme al artículo 7
de este Decreto.
c) El Notario debe dejar constancia de la presencia del solicitante que se da
plenamente, aunque no sea de forma inmediata sino mediata, es decir, a
distancia y por medios electrónicos.

73
d) El Notario podrá estar en su domicilio o en cualquier otro lugar.
e) Todos los solicitantes firmantes deben estar dentro de los límites territoriales del
respectivo Círculo de la Notaría.
f) El solicitante firmante deberá mostrar el anverso y el reverso de su documento
de identidad a la cámara de video. Las personas que usan un pasaporte como
identificación deben mostrar la portada del pasaporte, las páginas que contienen
una imagen del rostro y la página que contiene la firma del interesado.
g) Además de mostrar el documento de identidad al Notario durante la
videoconferencia, el firmante debe proporcionar al Notario una copia digital en
formato pdf o un formato equivalente de los lados o páginas relevantes del
documento de identidad y antes de la realización de la firma del documento.
h) El Notario debe dejar constancia que el documento de identidad fue autenticado
de manera remota con su firma digital.
i) El Notario debe dejar constancia que el solicitante ha escaneado y firmado el
documento y que se lo ha enviado por medios digitales al Notario en un formato
que pueda ser transformado a formato pdf o un formato equivalente, con copia
del documento de identidad con el cual se ha identificado durante la
videoconferencia.
74
j) La firma de los documentos se realizará mediante la firma digital certificada del
Notario y la firma electrónica o digital de cada solicitante.
k) El Notario debe hacer una grabación de audio y video de la ejecución del acto
Notarial y debe conservar una copia de estas grabaciones por un período de
diez (10) años.
l) La certificación que emite el Notario debe integrar la hora y el lugar de la misma,
la firma digital del Notario, el sello electrónico de la Notaría y cualquier otra
información que se requiera.
m) La certificación que emite el Notario tendrá validez y alcance probatorio a partir
de la fecha de expedición.
Parágrafo Uno. - El documento original firmado por el solicitante y la copia escaneada
del mismo ligada a la certificación Notarial, deberán coincidir totalmente. De no coincidir
la certificación carecerá́ de eficacia jurídica como documento Notarial.
Parágrafo Dos. - El Notario podrá contratar con un tercero la conservación de las
grabaciones de las videoconferencias, siempre y cuando se garantice la integridad y
seguridad de los datos.

75
Sistema de información del Notariado. Conforme a lo dispuesto en el parágrafo del
artículo 3 del Decreto Ley 960 de 1970, se crea el sistema electrónico de información
de los Notarios administrado por la Unión Colegiada del Notariado Colombiano y que
contendrá los archivos Notariales digitales de todas las Notarías del país y soportará
progresivamente el desarrollo y ejecución de las competencias y actuaciones
Notariales realizadas a través de medios electrónicos.
Parágrafo. - El diseño y desarrollo del sistema electrónico de información de los
Notarios será coordinado entre la Superintendencia de Notariado y Registro y la Unión
Colegiada del Notariado Colombiano y deberá estar operando en un plazo de seis (6)
meses contados a partir de la fecha de vigencia de este Decreto.
3. Escritura Pública Electrónica
El artículo 18 del Decreto Ley 960 de 1970 señala que las escrituras se extenderán por
medios físicos, digitales o electrónicos, en caracteres claros y procurando su mayor

76
seguridad y garantizando su perduración. Se realizarán en forma continua y sin dejar
espacios libres o en blanco, escribiendo en todos los renglones o llenando los vacíos
con rayas u otros trazos que impidan su posterior utilización. No se dejarán claros o
espacios vacíos ni aún para separar las distintas partes o cláusulas del instrumento, ni
se usarán en los nombres abreviaturas o iniciales que puedan dar lugar a confusión.
La misma norma dispone que la escritura pública podrá realizarse en documento físico
o electrónico, siempre que se garantice la autenticidad, disponibilidad e integridad del
documento. En todo caso, la firma digital o electrónica tendrá los mismos efectos que la
firma autógrafa para la autorización y otorgamiento de escrituras públicas.
A continuación, vamos a revisar si el principio del equivalente funcional definido en la
Ley 527 de 1999 aplica a las etapas de perfeccionamiento de las escrituras públicas
electrónicas y establecidas en los artículos 13, 14, 15, 20, 35 y 40 del Decreto 960 de
1970 o Estatuto Notarial, como se muestra en la tabla:
Tabla 3. Etapas de perfeccionamiento de la escritura pública
Etapas Alcance de la Etapa Requisitos de forma Aplicación del

definidos en el principio del
77
Decreto 960 de 1970 equivalente

funcional
Recepción La recepción consiste En esta etapa no se En esta etapa no
en percibir las exige un requisito de se cumple el
declaraciones que forma para el principio del
hacen ante el Notario perfeccionamiento equivalente
los interesados (Art. de la escritura. funcional porque
14). no se exige un
requisito de forma
para el
perfeccionamiento
de la escritura.
Extensión La extensión es la En esta etapa el El requisito de
versión escrita de lo instrumento debe forma de escrito
declarado por los constar por escrito. que debe cumplir
comparecientes (Art. el instrumento se
14). puede observar
con mensajes de
Al extender el datos conforme a
instrumento velará lo señalado en el
porque contenga los artículo 6 de la Ley
elementos esenciales 527 de 1999.
y naturales propios de
aquel, y las
estipulaciones
especiales que los
78
interesados acuerden
o indique el
declarante único,
redactado todo en
lenguaje sencillo,
jurídico y preciso. (Art.
15).
Otorgamiento El otorgamiento es el En esta etapa el El requisito de

asentimiento expreso instrumento debe ser forma de firma que
que aquellos prestan firmado por los debe cumplir el
al instrumento otorgantes. instrumento se
extendido (Art. 14). puede observar
con mensajes de
Extendida la escritura datos conforme a
será leída en su lo señalado en el
totalidad por el artículo 7 de la Ley
Notario, o por los 527 de 1999.
otorgantes, o por la
persona designada
por estos, quienes
podrán aclarar,
modificar o corregir lo
que les pareciere y al
estar conformes,
79
expresarán su
asentamiento. De lo
ocurrido se dejará
testimonio escrito en
el propio instrumento
y la firma de los
otorgantes demuestra
su aprobación (Art.
35).
Autorización Autorización es la fe En esta etapa el El criterio de la
que imprime el instrumento debe ser equivalencia
Notario a este, en firmado por el funcional definido
vista de que se han Notario. en la Ley 527 de
llenado los requisitos 1999, no resulta
pertinentes, y de que aplicable a
las declaraciones han requisitos de forma
sido realmente complejos como es
emitidas por los la utilización del
interesados (Art. 14). papel de seguridad
para la elaboración
Las escrituras de las escrituras
originales o matrices originales o
se escribirán en papel matrices.
autorizado por el
Estado y al final de
cada instrumento,
80
antes de firmarse, se
indicarán los números
distintivos de las hojas
empleadas, si los
tuvieren (Art. 20).
El Notario autorizará
el instrumento una
vez cumplidos todos
los requisitos formales
del caso, y
presentados los
comprobantes
pertinentes,
suscribiéndolo con
firma autógrafa en
último lugar (Art. 40).
En el contexto de aplicación del principio de equivalencia funcional y del
reconocimiento expreso que hace el artículo 18 del Decreto Ley 960 de 1970 de la
validez de la escritura pública electrónica y de la equivalencia entre la firma autógrafa y

81
los métodos de firma electrónica y digital para el otorgamiento y autorización de las
escrituras, podría resultar recomendable actualizar algunas normas del estatuto
Notarial como las siguientes que fueron pensadas para la gestión de las escrituras
públicas en papel:
− Formato de la Escritura Pública. (artículo 20 del Decreto 960 de 1970)
− Firma de la escritura por los otorgantes (artículo 38 del Decreto 960 de 1970)
− Autorización del instrumento por parte del Notario (artículo 40 del Decreto 960
de 1970)
En Francia, los Notarios fueron los primeros en contar con una herramienta de firma
electrónica con un nivel máximo de confiabilidad. Los siguientes son los requisitos
mínimos para que una escritura pública electrónica y tenga valor legal:
- La escritura Notarial puede crearse y firmarse en forma electrónica, con una
firma electrónica calificada.
- La escritura electrónica tiene la misma fuerza probatoria que la escritura en
papel (Artículo 1366 del Código Civil).

82
- El usuario se va con un certificado en papel de la escritura como ocurre con una
firma clásica.
- El instrumento se registra, encripta y se envía a través de la red del Notariado al
sistema de Notariado electrónico central (MICEN) al que solo tiene acceso el
Notario.
Resulta relevante citar las recomendaciones de la Unión Internacional del Notariado
sobre la escritura pública realizada a través de medios electrónicos XXXIX:
- Se observan en la actualidad tres posibles formas de autorización y archivo de
las escrituras públicas:
a) Soporte en papel y firma manuscrita.
b) Soporte electrónico con firma de los otorgantes por firma electrónica simple o
cualificada y firma del Notario cualificada.
c) Soporte electrónico con firma de los otorgantes en tablilla electrónica y
encriptación mediante la firma electrónica cualificada del Notario.

83
- En todo caso, la actuación presencial del Notario es esencial en cualquiera de
las tres modalidades para desarrollar plenamente el procedimiento de
autenticación del documento (identificación de las partes, juicio de capacidad,
calificación de las facultades representativas, información del consentimiento,
depuración de vicios del consentimiento, control de la legalidad material o de
fondo, control de licencias y autorizaciones administrativas, prevención del
blanqueo de capitales, recogida y comunicación de datos a efectos fiscales,
catastrales, urbanísticos, de política de vivienda y ocupación de suelo, de
protección de la agricultura, de protección del medio ambiente, de ejercicio de
los derechos de adquisición preferente de carácter público o privado, etc.) y la
dación de fe de su contenido.
- Se recomienda que para la redacción de las escrituras matrices se utilicen
aquellos soportes que fomenten la presencia física del Notario y los otorgantes
como son el soporte papel y el soporte electrónico por el procedimiento de firma
sobre tablilla y encriptación mediante la firma electrónica del Notario.
- Se recomienda además, en la línea apuntada por la Asamblea de los Notariados
miembros de la UINL celebrada en Budapest el 10 de octubre de 2014, rechazar

84
todos los sistemas de otorgamiento y autorización que no comporten
inmediación del Notario en el lugar y momento de la celebración del negocio.
- Se recomienda adicionalmente que en los países en que se opta por el soporte
papel, se forme otro archivo o protocolo en soporte electrónico que sea reflejo de
aquel y facilite la expedición de copias, la remisión de datos parametrizados, la
consulta y, en su caso, la verificación de la vigencia del documento mediante la
técnica del Código Seguro de Verificación, CSV.
Las siguientes son las propuestas de norma sobre la escritura pública electrónica o
basada en mensajes de datos que pueden apoyar el desarrollo de los retos de
innovación del Notariado:
Validez de la Escritura Pública Electrónica. Conforme a lo dispuesto en el artículo 18
del Decreto 960 de 1970, la escritura electrónica o basada en mensajes de datos
tendrá la misma validez y fuerza probatoria que la escritura en papel, siempre que los
otorgantes estén debidamente identificados por el Notario y firmen los documentos
conforme a lo establecido en los artículos 7, 8 y 9 de este Decreto.

85
Formato de la Escritura Pública. El artículo 20 del Decreto 960 de 1970, quedará así:
“Las escrituras originales o matrices se escribirán en un formato físico y digital definido
por la Superintendencia de Notariado y Registro y al final de cada instrumento, antes
de firmarse, se indicarán los números distintivos de las hojas empleadas, si los
tuvieren”.
Firma de la Escritura. El artículo 38 del Decreto 960 de 1970, quedará así:
“La escritura concluirá con la firma autógrafa o el método de firma electrónica o firma
digital de los otorgantes conforme a lo establecido en el Artículo 8 de este Decreto y de
las demás personas que hayan intervenido en el instrumento. Si alguna firma no fuere
completa o fácilmente legible se escribirá, a continuación, la denominación completa
del firmante”.
Autorización del Instrumento por parte del Notario. El artículo 40 del Decreto 960 de
1970, quedará así:

86
“El Notario autorizará el instrumento una vez cumplidos todos los requisitos formales
del caso, y presentados los comprobantes pertinentes, suscribiéndolo con firma
autógrafa o su firma digital certificada en último lugar”.
4. Copias Electrónicas
El artículo 113 del Decreto Ley 960 de 1970 dispone que el archivo de la Notaría se
llevará en formato físico y que se deberá guardar copia en medio electrónico que
permita su conservación segura, íntegra y accesible.
Esta norma también señala que cuando los documentos se originen y se gestionen de
forma electrónica, se archivarán por el mismo medio, garantizando su seguridad,
autenticidad, integridad, accesibilidad, inalterabilidad, disponibilidad y actualización de
la información, que a su vez se integrará con la copia electrónica del archivo generado
en formato físico, en los términos establecidos por la ley.
El artículo 16 del Decreto 2106 de 2019 establece que las autoridades que realicen
trámites, procesos y procedimientos por medios digitales deberán disponer de sistemas

87
de gestión documental electrónica y de archivo digital, asegurando la conformación de
expedientes electrónicos con características de integridad, disponibilidad y autenticidad
de la información. La emisión, recepción y gestión de comunicaciones oficiales, a
través de los diversos canales electrónicos, deberá asegurar un adecuado tratamiento
archivístico y estar debidamente alineado con la gestión documental electrónica y de
archivo digital.
También señala la norma citada que las autoridades deberán generar estrategias que
permitan el tratamiento adecuado de los documentos electrónicos y garantizar la
disponibilidad y acceso a largo plazo conforme a los principios y procesos archivísticos
definidos por el Archivo General de la Nación en coordinación con el Ministerio de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
En este contexto normativo, el artículo 79 del Decreto Ley 960 de 1970 establece que
el Notario podrá expedir copia total o parcial de las escrituras públicas y de los
documentos que reposan en su archivo, por medio de su reproducción mecánica,
digitalizada o electrónica. La copia autorizada dará plena fe de su correspondencia con
el original.
88
La Unión Internacional del Notariado emitió las siguientes recomendaciones sobre la
gestión de copias electrónicas en el ámbito Notarial XL:
- Se recomienda fomentar el uso de la copia en soporte electrónico y procurar, en
su caso, las oportunas modificaciones legislativas en aquellos países en los que
no se halle reconocida.
- Para evitar la posibilidad del multiplicar ad infinitum las copias de la copia
electrónica, lo que, lejos de aportar seguridad al tráfico, generaría un caudal
incontrolado de copias en manos de personas que pueden no ser el titular de las
facultades o derechos que de las mismas resultan, se recomienda que las
copias electrónicas con valor jurídico de documento auténtico equivalente a las
correspondientes en soporte papel solamente puedan ser remitidas a otros
Notarios, autoridades judiciales o funcionarios de la Administración y que tales
copias electrónicas solamente puedan pasarse a soporte papel por el propio
Notario autorizante, el Notario destinatario o formando parte de los extractos de
los expedientes administrativos.
- Para las personas con derecho a copia se recomienda la copia simple
electrónica, acompañada del Código Seguro de Verificación.

89
- Se recomienda la implantación del sistema de Código Seguro de Verificación
como complementario del archivo o protocolo electrónico o del reflejo electrónico
del protocolo en soporte papel, para acreditar la existencia y vigencia de un acto
auténtico.
- Se recomienda, como se muestra en la imagen, el empleo de los Códigos
Seguros de Verificación de los actos auténticos contenidos en el protocolo
electrónico o en el reflejo electrónico del protocolo en soporte papel para
establecer la trazabilidad de la vida de los derechos o facultades contenidos en
los mismos a fin de facilitar y mejorar la seguridad jurídica indispensable que
debe proporcionar el Notario.
Imagen 31. Código Seguros de Verificación

90
- Se recomienda el empleo de la copia parametrizada de las escrituras y la
integración de los datos en los registros correspondientes, bajo la
responsabilidad exclusiva del Notario, respetando las normas nacionales.
En el caso de Francia, el Decreto del 5 de diciembre de 2016 que desarrolla el artículo
1379 del Código Civil, que establece el mismo valor probatorio a un documento original
escrito y su copia digital, define siete requisitos para que una copia electrónica se
considere confiableXLI:
− La copia debe incluir metadatos contextuales (artículo 2).
− El proceso de escaneo debe ser probado y sujeto a controles (artículo 2).
− La integridad de la copia electrónica debe estar garantizada por medio de un
sello de tiempo, o una firma o un sello electrónico calificado en el sentido del
reglamento (artículo 3).
− Las condiciones de conservación de la copia electrónica deben evitar cualquier
alteración de la forma o contenido del documento (artículo 4).

91
− La trazabilidad de todo el proceso debe garantizarse a lo largo de todo el
período de conservación de la copia (conservación de huellas dactilares y
posibles operaciones de migración) - (artículo 5).
− La seguridad del control de acceso a los dispositivos de digitalización y
preservación debe proporcionarse (artículo 6).
− Realizar la documentación completa del proceso (artículo 7).
Las siguientes son las propuestas de norma sobre copias electrónicas que pueden
apoyar el desarrollo de los retos de innovación del Notariado:
Copias, Certificaciones y Constancias. Conforme a lo definido en el parágrafo 2º del
artículo 1 de la Ley 588 de 2000, los Notarios deberán emitir y transmitir como
mensajes de datos, a otros Notarios, cónsules, entidades públicas y a los usuarios;
copias, certificaciones y constancias de los documentos que tengan en sus archivos.
Estos documentos para cualquier efecto tendrán la misma validez y alcance probatorio
del documento original a partir de la fecha del instrumento público.

92
Parágrafo Uno. - Las copias electrónicas sólo serán válidas para la concreta finalidad
para la que fueron solicitadas, lo que deberá hacerse constar expresamente en cada
copia indicando dicha finalidad.
Parágrafo Dos. - Las copias, certificaciones y constancias podrán ser solicitados por el
interesado en forma remota y digital, a través de la sede electrónica de la Notaría,
asegurando en todos los casos la identificación del requirente.
Copia de las Escrituras Públicas. Conforme a lo dispuesto en los artículos 79 y 80 del
Decreto 960 de 1970, los Notarios deberán habilitar un mecanismo electrónico en línea
para que los ciudadanos puedan solicitar, consultar, pagar y obtener copias de las
escrituras públicas que reposan en el protocolo de cada Notaría. Estas copias para
cualquier efecto tendrán la misma validez y alcance probatorio del documento original.
Códigos Seguros de Verificación. Conforme a lo dispuesto en el artículo 79 del Decreto
960 de 1970, la emisión de copias por los Notarios se hará utilizando Códigos Seguros
de Verificación de los actos auténticos contenidos en el archivo electrónico de la

93
Notaría, con el fin de establecer la trazabilidad de los derechos contenidos en los
mismos y garantizar la seguridad jurídica asociada con la función Notarial.
IV. OPORTUNIDADES DE DESARROLLO DE NUEVAS LÍNEAS DE NEGOCIO
Basados en el diagnóstico de prácticas nacionales e internacionales, en el marco
normativo actual y en el desarrollo tecnológico, se han identificado oportunidades
potenciales en donde las Notarías pueden desarrollar líneas de negocio, a partir de los
servicios que prestan y la información que tienen. Dichas oportunidades implican
cambios estructurales en cuanto a los modelos e infraestructura tecnológica, la
gobernabilidad y coordinación y los procesos notariales, pero pueden tener beneficios
para el gremio y para los usuarios de los servicios notariales y para otros actores
públicos y privados.
94
A continuación, se describen las dos oportunidades principales:
1. Servicios Ciudadanos Digitales
El Decreto 620 de 2020, establece que los Servicios Ciudadanos Digitales son el
conjunto de soluciones y procesos transversales que brindan al Estado capacidades y
eficiencias para lograr una adecuada interacción con el ciudadano, garantizando el
derecho a la utilización de medios electrónicos ante la administración pública.
Dichos servicios se clasifican en servicios base y servicios especiales y dentro de los
primeros se encuentra la autenticación digital. Siguiendo el artículo 2.2.17.2.1.1. del
mencionado Decreto, el servicio de autenticación digital “es el procedimiento que,
utilizando mecanismos de autenticación, permite verificar los atributos digitales de una
persona cuando adelanten trámites y servicios a través de medios digitales. Además,
en caso de requerirse, permite tener certeza sobre la persona que ha firmado un
mensaje de datos, o la persona a la que se atribuya el mismo en los términos de la Ley
527 de 1999 y sus normas reglamentarias, o las normas que la modifiquen, deroguen o
subroguen, y sin perjuicio de la autenticación notarial.”

95
El artículo 2.2.17.2.2.3. establece que dicho servicio será prestado de conformidad con
las disposiciones sobre firma electrónica y digital contenidas en la Ley 527 de 1999 y
sus normas reglamentarias y siguiendo los lineamientos que para tal efecto señale el
Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
De acuerdo con lo anterior, se abre la posibilidad de que empresas públicas y privadas
puedan prestar el servicio de autenticación digital, siguiendo las disposiciones sobre
firma electrónica y firma digital consagradas en la Ley 527 de 1999. Así las cosas, las
notarias podrían convertirse en uno de los proveedores de este servicio, no solo para
las actividades notariales, sino para otros sectores públicos y privados.
La recomendación en este caso es desarrollar esta línea de negocio, teniendo en
cuenta que las notarias tienen las siguientes ventajas y facilidades:
• Tienen usuarios enrolados a través de mecanismos biométricos, es decir, ya
tienen un avance importante frente a otros actores que quieran ingresar.
• Algunos Notarios tienen relación con una de las Entidades de Certificación
Digital habilitadas por la ONAC (Andes). Dichas empresas son uno de los
actores relevantes en el ecosistema planteado en el Decreto 620 de 2020.

96
• Adicional a lo anterior, tienen alianza con otra Entidad de Certificación Digital
que les provee los servicios para la autenticación biométrica (Certicámara).
• Tienen alianza con la Registraduría Nacional del Estado Civil lo cual facilita la
interlocución y coordinación de acciones, en especial para la cédula de
ciudadanía digital, el intercambio de información de identidad de las personas y
los nuevos proyectos que está adelantando dicho ente.
Estas ventajas y alianzas pueden ser aprovechadas para generar una nueva línea de
negocio, a la luz de lo señalado en el Decreto 620 de 2020 y de esta manera, generar
recursos que permitan apalancar otros proyectos y actividades tecnológicas. Se
observan entonces dos actividades que pueden generar ingresos a los Notarios y se
resumen a continuación:
1.1 El registro de los usuarios de los Servicios Ciudadanos Digitales, en caso de
que dicho registro sea presencial
El artículo 2.2.17.4.8. del Decreto 620 señala como un deber de los usuarios de los
Servicios Ciudadanos Digitales el registrarse ante un prestador de dichos servicios.

97
Aunque no queda claro el mecanismo de registro, este pude ser presencial o virtual. En
caso de que sea presencial, la organización notarial puede disponer de las 908
Notarías para que las personas que quieran registrarse a los Servicios Ciudadanos lo
puedan hacer en estas sedes.
En este caso, las Notarías pueden establecer una alianza con un prestador del servicio
de Autenticación Digital, por ejemplo, en la cual las Notarías hacen el registro de los
usuarios en cada una de sus sedes y cobrar una tarifa por ello a los otros operadores
de los Servicios Ciudadanos Digitales.
Aquí vale la pena señalar que las Notarías ya han adelantado parte de esta tarea pues
tienen registrados y autenticados a los usuarios de sus diferentes servicios. De acuerdo
con cifras publicadas, las Notarías atienden al mes cerca de 4 millones de personasXLII,
es decir que este número podría vincularse ahora a los Servicios Ciudadanos Digitales.
1.2 Convertirse en Operador de los Servicios Ciudadanos Digitales
Una segunda oportunidad que se presenta con el Decreto 620 de 2020 es convertir las
Notarías en operador directo de los Servicios Ciudadanos Digitales, en este caso, del
servicio de Autenticación Digital. Aquí se observan dos mecanismos: el primero, que se

98
constituyan en Entidad de Certificación Digital o segundo, que efectúen una alianza con
una Entidad ya constituida.
a) Creación de una Entidad de Certificación Digital
La inversión para crear una Entidad de este tipo puede oscilar entre 1.500 millones a
2.500 millones de pesos, dependiendo del tipo de tecnología a usar y del tipo de
servicios a prestar. El tiempo para obtener la certificación por parte del Organismo
Nacional de Acreditación puede tardar entre 12 y 18 meses, aunque si ya se tienen los
insumos listos, podría hacerse en menor tiempo.
Económicamente, esta alternativa implica disponer de un volumen fuerte de recursos
financieros, tecnológicos y de conocimiento sobre el proceso de acreditación. Los
socios pueden ser los Notarios o también podrían apelar a inversionistas interesados
en entrar al mercado.
b) Alianza con una Entidad de Certificación Digital

99
La opción anterior requiere movilizar recursos de todo tipo, tiempo y puede ser
riesgosa, por lo cual se requiere hacer un análisis financiero juicioso y con toda la
información detallada para determinar la viabilidad. Si no se cuenta con lo anterior, se
puede optar por hacer alianzas con quienes ya tienen la infraestructura y los servicios,
es decir otra Entidad de Certificación ya constituida.
La recomendación aquí es que la organización notarial busque algún aliado en el
mercado. El modelo de negocio puede ser aquel en el cual la organización notarial
provea y venda dos tipos de servicios:
i. Ofrecer a otras organizaciones públicas y privadas el servicio de autenticación
digital, incluyendo la firma digital, es decir la validación de la identidad de las
personas, y la firma de documentos o mensajes de datos.
ii. Ofrecer a los usuarios de los servicios notariales otro tipo de servicios. Si las
Notarías se convierten en operador de los Servicios Ciudadanos Digitales,
pueden aprovechar el número de sus usuarios para ofrecer servicios adicionales
de valor agregado (Servicios Ciudadanos Digitales Especiales), ya que existe

100
esta posibilidad, de acuerdo con lo señalado en el artículo 2.2.17.2.1.1 del
Decreto 620 de 2020. Estos últimos podrían ser cobrados.
En esta alianza, el aporte de las Notarías puede valorarse por el mercado de usuarios y
transacciones que tienen en este momento. Además de las cifras mensuales de
usuarios ya mencionada (4 millones), se debe valorar también el hecho de que las
Notarías realizan mensualmente 550.000 cotejos o validaciones de identidad a través
de biometríaXLII. Esta última cifra es de 14 millones al año, es decir que este es el
potencial de mercado que pueden poner las notarias a la alianza.
El resumen de lo anterior se plasma en la siguiente tabla:

101
Tabla 4. Oportunidades de Negocio para las Notarías a partir del Decreto 620 de 2020
Oportunidad Modelo de Negocio Potencial

Registro presencial Las Notarías hacen el Número de usuarios de los servicios
de usuarios de los registro y cobran por notariales (4 millones de acuerdo con
Servicios dicho servicio a un las cifras públicas).
Ciudadanos operador de Servicios
Digitales Ciudadanos Digitales.
Operador de los Creación de una Requiere una inversión cuantiosa, ajuste
Servicios Entidad de en procesos de la organización notarial,
Ciudadanos Certificación Digital decisiones gerenciales y riesgo.
Digitales
(Autenticación Alianza con una Ofrecer a otras organizaciones públicas
Digital) Entidad de y privadas el servicio de autenticación
Certificación Digital digital, incluyendo la firma digital, es
decir la validación de la identidad de las
personas y la firma de documentos o
mensajes de datos.
Ofrecer a los usuarios de los servicios
notariales, otro tipo de servicios. Si las
Notarías se convierten en operador de
los Servicios Ciudadanos Digitales,
pueden aprovechar el número de sus
usuarios para ofrecer servicios
adicionales de valor agregado
102
2. Analítica de Datos
El objetivo del reto de analítica de datos aplicada al proceso de escrituración parte de la
siguiente pregunta: ¿Cómo se puede mejorar el proceso escrituración utilizando
herramientas analíticas? Se trata entonces de un objetivo que encierra, por un lado, el
aprovechamiento de la información que se desprende del proceso de escrituración y,
por el otro, la optimización del proceso a partir de una mejora de la gestión de los
datos. Todo lo anterior, mediante el uso de tecnologías emergentes como la
Inteligencia Artificial o el Big Data.
Cuando se trata de problemáticas como la planteada, una de las primeras preguntas
que surgen es si esto lo puede hacer una organización con la infraestructura, las
herramientas tecnológicas y capacidades humanas que tiene, o si es mejor hacerlo con
el apoyo de un tercero. La experiencia muestra que cuando se trata de implementar
proyectos que involucran tecnologías emergentes como las descritas, es mejor hacerlo
de la mano de expertos en el tema y en términos de infraestructura, lo ideal es hacerlo
utilizando esquemas y herramientas tecnológicas tipo Cloud, ya que dicho esquema

103
permite mayor flexibilidad, escalabilidad, innovación, agilidad, seguridad y menores
costos.
2.1. Estudio de Mercado
Partiendo de la premisa anterior, es decir, asumiendo que el proyecto se va a
desarrollar haciendo uso de los esquemas, herramientas y facilidades que tiene la nube
actualmente, se hace necesario analizar en el mercado algunas experiencias similares
de manera que se pueda dimensionar un monto para la implementación de un proyecto
de este tipo.
Para esto, se apela a casos del sector público ya que su naturaleza y condiciones
legales y operativas son similares a las del sector notarial. Existen experiencias en el
sector público que permiten tener una idea de los costos asociados a este tipo de
proyectos. Por ello, en el siguiente aparte se presentan dos procesos de contratación
que fueron diseñados por entidades estatales del orden nacional, los cuales tienen
similitud con la realidad notarial en general y con el trámite de escrituración, en
particular.
104
Dicha similitud está dada por lo siguiente:
- Los proyectos involucran gestión de documentos.
- Los proyectos involucran la extracción, procesamiento y análisis de un gran
volumen de datos.
- Los proyectos buscan mejorar procesos y servicios estratégicos mediante el uso
de Inteligencia Artificial, disminuyendo cargas operativas y reemplazando
labores humanas por la automatización.
- Los proyectos buscan desarrollar modelos predictivos a partir de los datos, para
optimizar las decisiones asociadas a determinados procesos.
De acuerdo con lo anterior, se presentan a continuación dos ejemplos concretos:
i. Caso Agencia Nacional de Tierras (ANT)
Año 2018
Objeto Desarrollar e implementar una herramienta de aprendizaje
automatizado que permita consolidar, validar y mejorar la calidad
de las bases de datos relacionales de la Agencia Nacional de
Tierras, a partir de la revisión, clasificación y extracción de
105
información del proceso de titulación de baldíos contenida en los

archivos documentales digitalizados de la ANT.
Alcance El proyecto se organiza en torno a cuatro fases de trabajo:
- ALISTAMIENTO: Incluye, entre otras, las actividades de:

a. Diagnóstico de la calidad de los archivos digitalizados, con
el fin de determinar la confiabilidad del insumo sobre el cual
se aplicará la herramienta de aprendizaje automatizado y
del cual se espera extraer la información del proyecto.
b. Elaboración del plan operativo y construcción de
indicadores de éxito.
c. Parametrización de las reglas de clasificación de los
archivos documentales digitalizados.
d. Clasificación y caracterización de los archivos
documentales digitalizados correspondientes al proceso de
titulación de baldíos.
e. Definición de las variables a extraer de los archivos
documentales digitalizados, adicional a aquellas que hoy se
levantan a través de la elaboración de hojas de vida de los
expedientes. En la actualidad la hoja de vida de los
expedientes tiene 43 variables a saber:
Variables hoja de vida del expediente

Dependencia Departamento Fecha Informe
Inspección
Ocular
106
Proceso Municipio Pruebas

Aclara
Procedimiento/Proceso Vereda/Corregimiento Formato
Revisión
Tema Área Del Predio Fecha
Revisión
No. Expediente/No. FMI Decisión
solicitud
Fecha revisión Tramite Apertura FMI Tipo Decisión
Solicitante1 Número FMI Fecha Acto
Administrativo
1
Tipo_ID_solicitante_1 Cédula Catastral Notifica R1 Sol
No_ID_Solicitante_1 Fecha Solicitud FMI Recurso
Solicitante2 Levantamiento Resolución
Topográfico final
Tipo_ID_solicitante_2 Informe Técnico Fecha
Resolución
Final
No_ID_Solicitante_2 Auto Acepta Ejecutoria
Dirección de Oficio Comunicación Remite
Notificación Automático Registro
Teléfono/Celular Publica Aviso
Nombre Predio Informe Inspección
Ocular
107
- DESARROLLO: Esta fase incluye, entre otras, las actividades

relacionadas con el desarrollo y entrenamiento de la
herramienta de aprendizaje automatizado que permitirá la
extracción de las variables requeridas por el proyecto.
- IMPLEMENTACIÓN: En esta fase se adelantan, entre otras,

las actividades de:
a. Extracción de información, haciendo uso de la herramienta
desarrollada (Construcción de una base de datos
alfanumérica que contenga, de forma estructurada, la
información extraída y construcción de una base de datos
espejo que sugiera los cambios a realizar en la base de
datos original de la ANT).
b. Afinamiento e integración de la herramienta a los sistemas
de información de la ANT.
- EVALUACIÓN Y CIERRE: Esta fase comprende, entre otras,

las actividades de:
a. Verificación, con base en la información extraída de los
archivos documentales digitalizados, de la completitud y
consistencia de las bases de datos relacionales asociadas
al proceso misional analizado (titulación de baldíos),
indicando el número, tipo y porcentaje de inconsistencias
encontrado.
b. Desarrollo, configuración y presentación de la interfaz
gráfica que permitirá la vista tanto de los datos y metadatos
108
de cada proceso y de las variables extraídas, así como una

vista de gestión que permita identificar los posibles cambios
a ser realizados en las bases de datos misionales.
c. Elaboración de manuales, instructivos y procedimientos
para el uso de la herramienta.
d. Transferencia de conocimiento al equipo de la ANT.
e. Cálculo de indicadores de éxito del proyecto.
Entregables PRODUCTO 1:
a. Plan de trabajo que contenga cronograma, actividades e
indicadores de éxito del proyecto.
b. Documentos de arquitectura, propuesta de algoritmos y
metodología de aprendizaje automatizado (machine learning) a
utilizar.
c. Reglas de parametrización que permitirán la clasificación y
caracterización de los archivos documentales digitalizados,
contenidos en cada una de las fuentes.
d. Documento que detalle los criterios utilizados para determinar
qué tipos documentales están asociados a cada campo de la
base de datos. Esto se debe presentar como el conjunto de
reglas del proceso que permiten asociar una información
identificada en un tipo documental con campos de la base de
datos.
e. Archivos documentales clasificados y caracterizados en
términos de su contenido y estructura.
PRODUCTO 2:
109
a. Herramienta software de aprendizaje automatizado y de

procesamiento de lenguaje natural que permita la extracción y
clasificación de la información priorizada por la ANT (variables
hoja de vida de los expedientes y las demás que sean
acordadas por las partes).
b. Prueba piloto de la herramienta sobre una cantidad de
expedientes donde se pueda verificar que la información se
está identificando correctamente. Esta prueba debe garantizar
que cada variable asociada a cada tipo documental se está
leyendo con un 100% de confiabilidad en por lo menos en el
80% de los casos de la prueba piloto, la cual se realizará sobre
aproximadamente 7.000 expedientes, los cuales ya han
pasado por el proceso de revisión manual en la ANT.
PRODUCTO 3:
a. Productos instalados en ambiente de producción en
infraestructura de ANT que sean totalmente compatibles de
acuerdo con el anexo de componentes tecnológicos, una vez
surtida las etapas de pruebas y afinamiento.
b. Documento de arquitectura de software, de instalación, de
pruebas según TOGAF.
c. Entrega de manuales de utilización de las aplicaciones,
incluyendo un instructivo técnico y un instructivo funcional.
d. Bases de datos alfanuméricas o bodega de datos con su
respectiva metadata, obtenidas como resultado del análisis de
la información documental con las tecnologías de inteligencia
110
artificial con las mismas estructuras de datos de la ANT. Se

deben entregar dos bases de datos: Una que contiene toda la
información extraída producto de la aplicación de las
tecnologías a los archivos digitalizados y otra base de datos
que debe tener las mismas estructuras de la base de datos
misional de la ANT para identificar con total precisión los
cambios sugeridos.
e. Vista con interfaz gráfica con datos y metadatos de cada
proceso, listos para ser consultados a manera de hoja de vida
y con las variables acordadas.
f. Entrega de proceso AS-IS y TO-BE de verificación y corrección
de información a partir de expedientes documentales,
elaborado en alguna herramienta de levantamiento de
procesos.
g. Informe con el resultado de la comparación de la información
obtenida a partir del proceso de revisión y extracción
automatizada y la información de las bases de datos
misionales de la ANT detallada a nivel de tablas y campos.
Presupuesto $763.458.763, incluido IVA y demás impuestos, tasas,

contribuciones, costos directos e indirectos a que haya lugar.
Volumen de El proceso de aprendizaje automatizado se aplica a la extracción
los datos de información contenida en 1.730.926 archivos digitalizados
correspondientes al proceso de titulación de baldíos provenientes
del Memex y a 8.000 archivos digitalizados provenientes del
gestor documental actual – ORFEO. Esto con el objetivo de
111
impactar los registros de la base de datos correspondiente, así

como la información de sus respectivos metadatos. Estos archivos
están contenidos en aproximadamente 16 Teras.
Fuente de https://community.secop.gov .co/Public/Ten dering/Contra
información ctNoticeMana gement/Index ?currentLangu age=es-
CO&Page=log in&Country=C O&SkinName =CCE
Búsqueda realizada: “Inteligencia artificial” – CM-003-2018
ii. Caso Superintendencia de Sociedades
Año 2019-2021
Objeto Contratar la prestación de los servicios de un proveedor de tecnología en la
nube pública para la creación de modelos de inteligencia artificial y robótica
con el fin de clasificar, predecir y optimizar información estructurada y no
estructurada en los procesos misionales de la superintendencia de
sociedades.
Alcance Contratar los servicios de un proveedor de tecnología en la nube pública
para:
1. Que la Entidad cuente con el número de créditos necesarios en la nube
pública para almacenar, procesar, analizar, consumir y desplegar la
información suministrada por la Entidad por el término de al menos un
año, para efectos de la primera fase del proyecto.
2. Extraer, transformar y cargar de manera segura la información
suministrada por la Entidad a la nube pública y la almacene en un lago
de datos o data lake que permita el procesamiento y análisis de grandes
volúmenes de información estructurada y no estructurada de forma
112
rápida para la resolución de las preguntas de negocio.

3. Generar una interfaz gráfica que permita realizar una vista de 360° de
cada una de las sociedades de las cuales se ha recibido información.
4. Generar una interfaz gráfica y tableros que permitan tanto al usuario
interno como externo desplegar información estadística con base en los
datos recibidos por la Entidad y procesados en la nube pública.
5. Generar modelos automáticos para la creación de alertas tempranas a
través de un sistema de información y modelos de automatización
inteligente que apoyen la decisión de admisión en los procesos
jurisdiccionales e investigaciones administrativas.
6. Generar módulos de consulta y visualización web del listado de
sociedades por tipo de acción a realizar, recomendada por el modelo.
7. Generar modelos de automatización inteligente que apoye la decisión de
admisión en los procesos jurisdiccionales e investigaciones
administrativas.
Entrega Fase I - 2019:
bles 1. Créditos en la nube pública que permitan el debido funcionamiento de
todos los entregables por el periodo de un año. 
2. Extracción, transformación y cargue de manera segura de la información
suministrada por la Superintendencia de Sociedades a la nube pública.
3. Almacenamiento de la información suministrada en un lago de datos o
data lake que permita el procesamiento y análisis de grandes volúmenes
de información estructurada y no estructurada de forma rápida para la
resolución de las preguntas de negocio.
4. Interfaz gráfica de usuario que permita realizar una vista 360° de cada
una de las sociedades de las cuales se ha recibido información contable
113
y financiera, así como de las sociedades que llevan procesos en las

delegaturas con funciones jurisdiccionales.
5. Interfaz gráfica de usuario que despliegue comparativos de analítica
avanzada financiera, incluyendo:
• Sociedades vs sociedad
• Sector vs sector
• Sociedad vs sector
• Resumen sociedades por región
6. Interfaz gráfica de usuario con tableros de indicadores financieros,
incluyendo:
• Tablero de indicadores de rentabilidad
• Tablero de indicadores de liquidez
7. Sistema de información generador de reportes de datos de identificación
de las sociedades.
8. Modelo automático de generación de alertas tempranas a través de un
sistema de información que permita la:
• Generación de las alertas tempranas de acuerdo con el catálogo de
alertas tempranas de la Superintendencia de Sociedades.
• Priorización automática de las sociedades en mapas de riesgos.
• Priorización de acciones preventivas para la supervisión de las
sociedades.
• Clasificación de acciones a tomar de acuerdo con la información
histórica y a las  políticas de supervisión preventiva de la
Superintendencia de Sociedades, que permita iniciar las actuaciones
administrativas como: visitas, inicio de investigaciones
administrativas, etc.
114
• Consulta y visualización web del listado de sociedades por tipo de

acción a realizar, recomendada por el modelo.
• Generación de reportes y archivos con el listado de sociedades con
alertas tempranas que se integre con los sistemas de la entidad
(BPM, Post@l, entre otros).
9. Modelos de automatización inteligente que apoye la decisión de
admisión en los procesos jurisdiccionales e investigaciones
administrativas a través de un sistema de información que permita la:
• Clasificación automática de documentos para la etapa de admisión
en las  investigaciones administrativas, que permita convalidar la
información contra  las políticas definidas por la entidad.
• Clasificación automática de documentos para la etapa de admisión
en los  procesos de las delegaturas de insolvencia y procedimientos
mercantiles, que  permita convalidar la información contra las políticas
definidas por la entidad.
10. Transferencia del conocimiento funcional y técnica sobre las soluciones
 desarrolladas:
• Catálogos, videos y manuales de usuario que instruyan al usuario
funcional en el uso de las herramientas construidas en la nube
pública, generando una cultura autodidacta y de gestión del
conocimiento. 
11. Acompañamiento al usuario funcional en la construcción de nuevos
recursos y en la administración del sistema en la nube pública.
Fase II - 2020:
1. Extractor inteligente de entidades dentro de los textos de los documentos
115
cargados en la nube pública para la creación de una red neuronal.

2. Procesamiento y análisis de la jurisprudencia proferida por las
delegaturas para Procedimientos Mercantiles e Insolvencia para la
construcción de un modelo que permita:
• Estructurar la información contenida en las providencias proferidas
por las  delegaturas para la construcción de fichas con la metadata
definida por los usuarios funcionales, que constituirá los insumos
para la creación de un Tesauro u Ontología Jurídica.
• Visualizar las líneas jurisprudenciales de acuerdo con las decisiones
tomadas por la Superintendencia de Sociedades en el pasado.
• Generación automática de borradores de autos y sentencias.
3. Migración de los sesenta (60) reportes del Portal de Información
Empresarial.
4. Construcción de formularios web para estructurar y procesar la
información en los  siguientes documentos:
• Solicitud de admisión para el proceso de reorganización.
• Solicitud de admisión para el proceso de insolvencia.
• Solicitud de admisión para el proceso de liquidación judicial.
• Demanda de Procedimientos Mercantiles.
• Solicitud de Medidas Cautelares en el proceso de Procedimientos
Mercantiles.
5. Clasificación automática de documentos para las demás etapas
procesales en las investigaciones administrativas, que permita convalidar
la información contra las políticas definidas por la entidad.
6. Clasificación automática de documentos para las demás etapas
procesales en los procesos de las delegaturas de insolvencia y
116
procedimientos mercantiles, que permita convalidar la información contra

las políticas definidas por la entidad.
7. Modelo de aprendizaje para la delegatura para procedimientos de
insolvencia que permita:
• Confrontar el plan de negocios en la solicitud de admisión.
• Estudio de pruebas para la resolución de objeciones.
• Estudio sobre términos de los acuerdos en ejecución.
• Seguimiento información financiera de deudores con acuerdo en
ejecución.
• Inteligencia artificial para consulta de jurisprudencia en acciones
revocatorias.
8. Automatización de las actuaciones de calificación de créditos y
confirmación de acuerdos en los procesos de reorganización e
intervención.
9. Generación automática de oficios y de respuestas a derechos de
petición.
10. Incorporación de herramientas de transcripción para las audiencias.
11. Sistema transaccional de registro para interoperar con el portal de
información del Gobierno de Colombia gov.co y con al menos los
siguientes sistemas de la Superintendencia de Sociedades:
• Interoperabilidad con el BPM
• Interoperabilidad con el SIGS
• Interoperabilidad con Post@l
Fase III - 2021:

1. Optimización, mejoramiento y automatización de las actividades
117
priorizadas de los siguientes procesos:

• Actuaciones y autorizaciones administrativas
• Régimen cambiario
• Gestión de información empresarial
• Análisis económico y de riesgos
2. Creación de líneas de precedentes de los conceptos proferidos por la
Oficina Asesora Jurídica.
3. Aplicación de inteligencia artificial y robótica en los demás sistemas
operantes en la nube pública.
Presupu De acuerdo con los estudios previos publicados por la Superintendencia de
esto Sociadades en el SECOP, el valor es de $ 6.791.456.140. Sin embargo, el
valor al cual fue adjudicado este proceso, a través del Acuerdo Marco de
Nube Publica III fue de $ 5.467.877.202.
Volumen • El tamaño en disco de los archivos contenidos en el servidor de
de los documentos, en los que se contempla el documento principal y los
datos anexos de cada radicado, corresponde a 6.13 TB.
• El número de archivos contenidos en el servidor de documentos, en los
que se contempla el documento principal y los anexos corresponde a
9.887.765 archivos.
• La suma total del número de folios para el documento principal de los
radicados corresponde a 45.513.749 folios.
• El promedio mensual de radicados manuales en Post@l es de 229.884 y
de folios digitalizados es de 2.650.452.
Estado El proyecto fue contratado en 2019 y se encuentra actualmente en
actual ejecución.
Fuente SECOP II
118
de https://community.secop.gov.co/Public/Tendering/ContractNoticeManageme
informac nt/Index?currentLanguage=es-
ión CO&Page=login&Country=CO&SkinName=CCE
Búsqueda realizada: “Inteligencia artificial” – Superintendencia de
Sociedades
Tienda Virtual del Estado Colombiano

https://www.colombiacompra.gov.co/tienda-virtual-del-estado-
colombiano/ordenes-compra/43474
Aunque el proceso de contratación de la Superintendencia de Sociedades es más
completo, su fase I es similar al proceso publicado por la Agencia Nacional de Tierras.
En esta primera etapa lo que se busca es consolidar una gran base con los datos
provenientes de documentos u otras bases, y a partir de allí, comenzar a hacer cruces,
análisis y visualización de información sobre variables y fenómenos y patrones
relevantes para la organización.
Según las cifras, el proceso de la Agencia Nacional de Tierras tenía un costo de
$763.458.763 y la fase I del proyecto de la Superintendencia de Sociedades a
desarrollarse en 2019 se estimaba en $970.130.500. Por supuesto, que el valor

119
depende de variables como el volumen de las bases de datos, la cantidad de archivos y
de folios y los servicios en la nube que se requieran. Sin embargo, es un buen punto de
partida.
Observando el presupuesto completo inicialmente definido por la Superintendencia de
Sociedades, se tiene lo siguiente:
Es decir, que la segunda fase que incluye la automatización inteligente de procesos de
negocio está estimada en 3.752 millones de pesos. Dicha automatización comprende la
implementación de modelos predictivos de análisis jurídico, la construcción de
formularios inteligentes, la clasificación y elaboración automática de documentos y
hasta la respuesta automática a solicitudes de los usuarios. Todos estos procesos
pueden resultar similares a los de las notarias y por ello, la información presentada es
un buen referente.
El proceso de la Superintendencia se hizo a través de Acuerdo Marco de Precios y el
valor final fue de 5.467 millones de pesos, es decir que esta cifra sirve de referente
120
para el costo de un proyecto de optimización del proceso de escrituración que incluya
la optimización de todas las etapas, la mejora en la calidad de la información y la
explotación de esta, con el fin de desarrollar nuevos modelos de negocio alrededor de
los datos.
Otra manera de mirar los costos es por unidad de análisis. Asumiendo que el proyecto
incluye la extracción de información de los documentos, la disposición en un lago de
datos, el análisis y procesamiento de la información y la automatización de procesos, el
costo promedio por folio es de $130. Así mismo, si se analiza por volumen de
información, con el mismo alcance descrito, un terabyte puede costar en promedio
$45.000.000.
2.2. Componentes
Un proyecto de explotación de datos y automatización, similares a los anteriores
incluye dos componentes fundamentales, bajo un esquema de nube:

121
i. Infraestructura y servicios tecnológicos: Comprende herramientas para la
extracción, almacenamiento, procesamiento, análisis y visualización de la
información. Así mismo, herramientas de Machine Learning para hacer modelos
de procesamiento de lenguaje natural, árboles de decisiones u otras tareas más
complejas. El costo de este componente depende del volumen de la información
y se paga únicamente la infraestructura efectivamente usada.
Gráfica 32. Arquitectura tecnológica para un proyecto de analítica y automatización
Cloud
Documentos en Almacenamiento Extracción y Transformación Nuevos

las Notarías de Documentos e Modelamiento de Datos Servicios
Información de Datos
Automa zación de Proceso Automá co

tareas con IA de Escrituración
Data Lake Herramientas para
Sistemas de extracción y lectura
Información de datos a par r de
de las Notarías los documentos
Herramientas Tableros y
cogni vas de IA Aplicaciones de
Analí ca
Fuente: Elaboración propia.
ii. Consultoría: Los proveedores de nube tienen, dentro de sus partners, equipos
de profesionales con conocimientos en tecnologías emergentes como Cloud,

122
Inteligencia Artificial, Machine Learning, Internet de las Cosas, Analítica y otros.
Finalmente, los proveedores de nube también pueden hacer el desarrollo de
servicios o componentes web que se requieran. El costo de estos servicios es
por horas, tal como se muestra a continuación para el tipo de perfiles requeridos
para un proyecto como el de la Superintendencia de Sociedades:
Tabla 5. Perfiles requeridos para un proyecto de analítica y automatización

Senior Junior
Nombre del servicio
Presencial Remoto Presencial Remoto
Experto en Seguridad en
la Nube $ 323,508 $ 268,174 $ 229,724 $ 182,927
Experto en Bases de
Datos $ 284,349 $ 228,622 $ 197,077 $ 150,757
Arquitecto en Nube
Publica $ 302,486 $ 247,991 $ 217,743 $ 168,310
Experto en Manejo de
Datos $ 299,242 $ 243,792 $ 223,953 $ 177,346
Experto en Inteligencia de
Negocios $ 290,822 $ 234,761 $ 224,972 $ 178,884
Experto en Big Data $ 343,663 $ 287,740 $ 245,167 $ 196,199
Experto en Almacén de
Datos $ 303,662 $ 248,499 $ 218,785 $ 169,733
Experto en Aplicaciones $ 332,221 $ 274,160 $ 246,065 $ 197,474
123
Empresariales
Experto en Inteligencia
Artificial $ 373,848 $ 315,057 $ 249,102 $ 196,348
2.3. Etapas de Ejecución
Para la ejecución de un proyecto de este tipo se recomienda hacerlo en tres fases:
i. Prueba piloto: Esta puede ejecutarse en un mes y puede tener un alcance
específico así:
a. Identificar un problema puntual actual y a partir de este, probar una
solución.
b. Identificar el volumen de documentos e información existente.
c. Identificar la infraestructura requerida para desplegar posteriormente un
proyecto más grande.
d. Identificar el equipo humano requerido para un proyecto más grande.
e. Resolver unos casos de uso específicos (Extracción de datos,
clasificación de documentos, automatización de un proceso, generación
automática de formularios, entre otros).

124
Esta prueba piloto puede hacerse de forma gratuita si se trabaja con los proveedores
de servicio de nube pública ya que dentro de su esquema comercial contemplan este
tipo de soluciones.
ii. Primeros casos de uso: Luego del piloto se puede desarrollar una etapa de
mayor alcance donde se delimiten varios casos de uso y se use parte de la
información disponible. Esta puede tener un plazo de un año y se pueden ir
probando modelos, herramientas y ajustando la calidad de los datos.
Asumiendo un volumen de datos de 1 terabyte (Entre 300.000 y 350.000 documentos),
el valor de esta etapa puede estar alrededor del siguiente valor:
Tabla 6. Costos de ejecución de un proyecto de analítica y automatización (Fase
primeros casos de uso)
Nombre del Cantidad Tiempo Unida Valor Precio Total IVA Total
Servicio d Unitario
Máximo
Servicios en la $ $
Nube 1 12 Meses 19,600,000 235,200,000 $- $ 235,200,000
Servicio de
Preparación para
la migración 1 2 Horas $ 244,000 $ 488,000 $ 92,720 $ 580,720
125
Experto Senior en
Nube Pública - $ $
Remoto 1 160 Horas $ 247,991 39,678,560 7,538,926 $ 47,217,486
Experto Senior en
Manejo de Datos $ $
-Remoto 1 320 Horas $ 243,792 78,013,440 14,822,554 $ 92,835,994
Experto Senior en
Inteligencia $ $
Artificial -Remoto 1 320 Horas $ 315,057 100,818,240 19,155,466 $ 119,973,706
Experto Junior en
Inteligencia $ $
Artificial -Remoto 1 320 Horas $ 196,348 62,831,360 11,937,958 $ 74,769,318
Total $ 570,577,224
iii. Masificación: La tercera etapa es la automatización completa del proceso de
escrituración, mediante el uso de herramientas de inteligencia artificial. Esta
puede tener un valor cercano al del proyecto de las Superintendencia de
Sociedades, pero dependerá del volumen de toda la información que manejan
las Notarías del país. Esta etapa puede plantearse en un horizonte a tres años.
126
V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
A continuación, se presentan las principales conclusiones derivadas del proceso de
acompañamiento a los equipos de emprendimiento del Notariado y de la labor de
investigación y acompañamiento realizada por la Universidad y una serie de
recomendaciones a partir de cada conclusión que pueden ser aplicadas al notariado
colombiano, como mecanismos para fortalecer su capacidad institucional para la
innovación:
Conclusión 1: Se requiere realizar un mayor esfuerzo y una apuesta permanente y de
alto nivel asociada a la innovación y a la transformación digital del Notariado.
Recomendación 1: Se recomienda incorporar y adoptar un enfoque, modelo o
estrategia formal de innovación del notariado que involucre los componentes de
liderazgo, cultura, procesos y estructura y personas conforme a las buenas prácticas
definidas en la Guía de Liderazgo para la Innovación y la Transformación Digital de las
Notarías elaborada por la Universidad. Dicho modelo debe ser liderado desde la Unión
Colegiada del Notariado Colombiano que congrega a los Notarios y en su construcción
e implementación debe haber participación de todos los Notarios, de manera que se

127
conozca y se adopte con el entendimiento, formalidad y legitimidad de todos los
actores.
Igualmente, se recomienda que se incluyan a las diversas instancias del gobierno que
tienen participación en la actividad notarial, de forma directa, al igual que con los
diversos stakeholders de las Notarías.
Conclusión 2: Las diferentes instancias alrededor de las cuales se organiza el
notariado tienen un fuerte énfasis en la generación de capacidades, el posicionamiento
internacional y la representatividad del cuerpo notarial. En tal sentido, existe una red
robusta de colaboración entre los Notarios que facilita el intercambio de prácticas y
conocimientos que, a su vez, favorece el desarrollo de la actividad notarial al
mantenerse constantemente actualizado de los desarrollos normativos y prácticas
notariales, principalmente. A pesar de ello, no se observa una apuesta de innovación
explícita e integrada a la estructura organizativa del Notariado. Los elementos de
innovación se observan más en un segundo nivel de organización, es decir, en grupos
de trabajo o comisiones en donde la incorporación de la tecnología es uno de los temas
que se discuten.
128
Recomendación 2: Se recomienda incorporar dentro de la visión del quehacer de la
Unión Colegiada del Notariado Colombiano, su estructura, su discurso, sus proyectos y
sus acciones concretas la innovación y la transformación digital. Esto, de manera
formal, es decir en los diferentes estatutos, documentos de planeación, iniciativas y
acciones, de forma que todos los actores se sientan inmersos y comprometidos en
dicho propósito.
Conclusión 3: Se observa en países como Francia y España que las sociedades
comerciales vinculadas con los Colegios de Notarios y las Cámaras de Notarios son las
instancias corporativas en donde se tienen las mayores fortalezas para incorporar
proyectos o crear cultura de innovación en el notariado. En el caso de las sociedades,
estas tienen una visión mucho más estratégica de la organización y de la actividad
notarial y han procurado un relacionamiento mucho más efectivo con los gobiernos,
centrado en la generación de valor.
Recomendación 3: Se recomienda revisar si la Unión Colegiada es la mejor forma de
organización para desarrollar los proyectos de innovación del Notariado o si se requiere
pensar en una estructura mucho más técnica y flexible. Cualquiera que sea la forma de
129
organización, es imperativo que se modifiquen sus competencias y funciones
incluyendo la de desarrollar actividades y proyectos de innovación, transformación
digital o desarrollo, vigilancia, adopción, uso y aprovechamiento de las tecnologías
emergentes.
Conclusión 4: Otra conclusión importante es que la actividad notarial puede ser vista
como un modelo de transformación digital. En países como Francia y España, existen
elementos que permiten orientar al notariado como una empresa tecnológica que
presta servicios notariales. Se trata de modelos donde, sin dejar de lado las actividades
tradicionales de los Notarios, han comenzado a explotar la tecnología de una mejor
forma a tal punto que lo que venden las Notarías son servicios tecnológicos, no solo a
los miembros de su organización, sino también al Gobierno nacional y a otros
gobiernos. De esta forma, la actividad notarial se ha venido transformando hasta ser
vista como varias unidades de negocio autosostenibles.
Recomendación 4: Complementario a la recomendación anterior sobre la mejor
organización del notariado colombiano, se sugiere la creación de una estructura técnica
encargada de la innovación o la transformación digital. Esta organización debe tener

130
dentro de su estructura un centro o laboratorio de innovación o de transformación
digital de la actividad notarial, con capacidad para desarrollar estrategias y proyectos
que generen valor a todo el notariado.
Esta estructura debe ser vista y abordada como una unidad de negocios que cree,
desarrolle e implemente proyectos, alianzas y nuevos modelos de negocio y servicios
de valor agregado que permitan a los Notarios diversificar su portafolio de servicios y
obtener ingresos adicionales por la monetización de dichos proyectos.
Conclusión 5: Desde el punto de vista de las relaciones y redes del notariado con otros
actores, a pesar del fuerte relacionamiento entre los diferentes cuerpos y sistemas
notariales, no se observan relaciones fuertes con actores públicos y privados alrededor
de la innovación. Así mismo, el relacionamiento con actores privados como los bancos,
las empresas de telecomunicaciones o la industria TI, favorece el desarrollo innovador
de la actividad notarial, en un escenario cada vez más integrado y complementario.
Recomendación 5: Se recomienda al notariado colombiano explorar mecanismos que
permitan encontrar nuevos modelos de negocio para la monetización de servicios de

131
valor agregado que se pueden crear o desarrollar alrededor de las relaciones o
intermediaciones que tiene las Notarías con diversos actores.
Una primera idea es la de comenzar a ver la información como una fuente de
innovación y nuevos servicios. Las Notarías, por ejemplo, tienen datos relacionados
con el mercado inmobiliario, los matrimonios, el lavado de activos o el pago de
impuestos. Con esta información y haciendo uso de tecnologías emergentes como la
analítica o el Big Data es posible identificar patrones, características, correlaciones y
otra serie de conocimiento sobre el cual se puede crear servicios de valor agregado
para la población que demanda este tipo de servicios, respetando siempre la privacidad
de las personas.
Para ello es necesaria la digitalización de los procesos y la información de las Notarías,
pero también es necesario cambiar la forma de abordar la actividad notarial y pensar
que, sobre su función básica de guarda de la fe pública se pueden construir nuevas
formas de ofrecer servicios.

132
Recomendación 6: También la organización notarial debe cambiar su enfoque frente a
diversos desarrollos o proyectos que desarrolla el sector público o el privado y pasar de
ser consumidores a ser prestadores de estos. Como ejemplos vale la pena mencionar
la Ventanilla Única de Registro, la factura electrónica, la certificación digital, el registro
civil, entre otros, en donde se debe revisar la posibilidad de que los Notarios sean los
operadores o prestadores directos de estos servicios y no únicamente intermediarios o
usuarios de estos.
Para que los proyectos puestos como ejemplo o los nuevos modelos de negocio sean
posibles, es necesario revisar la forma en que se está usando hoy en día la tecnología.
Las experiencias internacionales muestran que hay un mayor avance y eficiencias allí
donde existe conectividad, plataformas tecnológicas y servicios únicos para todos los
Notarios y en donde su desarrollo, administración y mantenimiento está a cargo de una
sola instancia que dependa de quienes toman las decisiones. Esto facilita la
integración, el control y seguimiento y genera economías de escala. Igualmente,
permite el desarrollo e integración con otras plataformas de gobierno o privadas a nivel
central o local al igual que la existencia de una red organizacional más robusta.
133
Conclusión 6: Los casos de Estonia y Francia evidencian que el notariado gana en
eficiencia y desarrollo de nuevos servicios cuando utiliza plataformas centralizadas que
permiten que los procesos de negocio y la gestión de la información sean uniformes y
estandarizados. Si todos los actores del sistema notarial generan, consultan y utilizan la
misma información, con el mismo formato y creada a partir de las mismas plantillas, se
ahorra tiempo y costos en la operación de las Notarías, se reducen los errores
humanos en la elaboración de los documentos, se disminuye la exposición y comisión
de actos de corrupción y se logra dotar de mayor seguridad jurídica las actividades
notariales. Para el usuario los beneficios son evidentes en la medida que su relación
con el Notario será en gran medida digital, ahorrará tiempo de desplazamientos a las
dependencias públicas y lo más importante tendrá la garantía de sus derechos a partir
de la calidad de la información.
Recomendación 7: A partir de esta conclusión se recomienda que la Unión Colegiada
del Notariado Colombiano promueva con el concurso de otros actores que hacen parte
del sistema notarial, la creación por mandato legal del sistema o plataforma única de
información notarial, iniciativa que sería liderada por la Unión con el apoyo del
Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y del Ministerio

134
de Justicia. Este sistema puede recoger las mejores prácticas jurídicas y tecnológicas
de países como Estonia y Francia para crear sistemas centralizados de información
que permitan estandarizar y automatizar los procesos de negocio de las Notarías del
país.
Conclusión 7: Colombia, fue el país pionero en América Latina en adoptar normas
sobre documentos y firmas electrónicas. Desde que se promulgo la Ley 527 de 1999i
que reconoce el valor legal y alcance probatorio de los documentos electrónicos que
generan las entidades públicas y las empresas, se han adoptado diversas normas
legales y reglamentarias orientadas a hacer más eficientes los servicios de la
administración pública utilizando mensajes de datos y firmas electrónicas. Es el caso
de la Ley 588 de 2000ii que autoriza a los Notarios a prestar servicios de entidad de
certificación de firmas digitales y electrónicas, El Decreto 2016 de 2019iii que permite
realizar las actuaciones notariales a través de medios electrónicos y el Decreto 620 de
2020iv sobre Servicios Ciudadanos Digitales. Es posible que para hacer los servicios
notariales más eficientes, seguros y llegar a más audiencias utilizando las Tecnologías
de la Información y las Comunicaciones, se requieran hacer algunos ajustes o
desarrollos al Estatuto Notarial v y a otras normas legales, teniendo en cuenta las

135
tendencias y mejores prácticas jurídicas de uso de las tecnologías emergentes en el
ámbito notarial. Sin embargo, en estas prácticas se evidencia un conocimiento previo,
profundo y probado de las tecnologías de información y de cómo estas pueden ayudar
a mejorar la función notarial. La innovación en el marco legal asociado con el uso de
las tecnologías en los servicios notariales puede partir de la aplicación de las
tecnologías en pruebas piloto y sandboxes o areneras regulatorias que generen
aprendizajes que se pueden concretar en nuevas normas que promuevan eficazmente
la innovación en las actividades del notariado.
Recomendación 8: A partir de esta conclusión se recomienda que la Unión Colegiada
del Notariado Colombiano promueva con el concurso de otros actores que hacen parte
del sistema notarial, el desarrollo de proyectos pilotos y sandboxes o areneras
regulatorias que ayuden a definir las normas sobre aplicación de las Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones en la operación, funcionamiento de las Notarías.
Estas normas pueden referirse a la creación del estatuto del documento electrónico
notarial, el desarrollo del protocolo digital, la creación de un sistema único o plataforma
de información del Notariado, uso de blockchain y contratos inteligentes en el

136
Notariado, lineamientos de oficina sin papel en las Notarías y explotación de datos (Big
Data) en el Notariado.
Conclusión 8: Tecnológicamente hablando, los modelos organizacionales y de gestión
de tecnología hoy en día están centrados en la información y los datos y no tanto en las
aplicaciones y los documentos. Es decir, que al momento de implementar proyectos de
tecnología lo importante es planear muy bien la captura del dato, su almacenamiento,
su procesamiento y cómo se convierte en nuevos servicios. Se ha pasado de un
esquema en que los documentos eran guardados para cumplir las políticas de archivo
a uno donde los datos que se encuentran en los documentos es lo relevante pues allí
es donde se genera valor a los usuarios a las organizaciones. Sobre estas
consideraciones, las Notarías tienen un potencial enorme para mejorar su gestión si
logran organizar muy bien sus procesos alrededor de los datos, más que en los
documentos.
Recomendación 9: Se recomienda que en los nuevos proyectos de tecnología las
Notarías adopten una visión de servicios y gestión alrededor de los datos. Esto implica
gestionar todas las variables que se identificaron durante los ejercicios de ideación con
137
los equipos de emprendimiento para construir o gestionar los datos y sobre todo,
adelantar proyectos de uso y aprovechamiento de los datos con dos propósitos
fundamentales: mejorar la toma de decisiones y optimizar los servicios a los usuarios.
Conclusión 9: Siguiendo con la línea tecnológica, a las organizaciones de hoy en día
les resulta más eficiente tercerizar ciertas actividades o servicios, en especial aquellos
relacionados con la gestión de infraestructura. La pandemia generada por el COVID19
ha mostrado que tener centros de datos propios, por ejemplo, no es una ventaja. Por el
contrario, las oficinas de tecnología deben estar al servicio de lo estratégico e ir
tercerizando actividades operativas que alguien más las puede hacer, en mejores
condiciones y con menor riesgo.
De otra parte, el desarrollo de aplicaciones hoy en día es mucho más inteligente,
flexible y rápido y los proyectos de desarrollo ya no deben ser pensados como única
pieza sino como microservicios. En tal sentido, el modelo de nube no solo ofrece
servicios de almacenamiento o procesamiento, sino que allí se encuentran todas las
herramientas, aplicaciones, licenciamiento, soporte y demás componentes tecnológicos
para soportar la gestión TI de una organización. Dicho esquema es más flexible,

138
seguro, económico y fácil de usar que la tradicional fábrica de software, por ejemplo.
Adicionalmente, ya tiene incorporadas herramientas y servicios de Inteligencia Artificial,
Blockchain, Analítica, Internet de las Cosas y demás, lo que convierte este modelo en
el más óptimo.
Recomendación 10: Se recomienda que los proyectos nuevos desarrollados por las
Notarías, en especial aquellos de gran impacto sean soportados en modelos de nube,
sobre todo pública, de manera que puedan ejecutarlos de manera más rápida, bajo el
acompañamiento y orientación de expertos y aprovechando todo el potencial de los
servicios y tecnologías que ofrecen.
Conclusión 10: Una de las premisas importantes de los proyectos de innovación y
transformación digital es que se debe trabajar con el ecosistema, es decir, con toda la
cadena de actores que participan en la entrega de los servicios. En tal sentido, las
notarias tienen un conjunto diverso de actores con los cuales pueden trabajar para
hacer alianzas que resulten benéficas. Entidades públicas del orden nacional y local,
constructores, entidades de certificación, empresas de tecnología, Startups de

139
Gobierno (GovTech), universidades, entre otros, pueden apalancar el diseño, ejecución
y sostenibilidad de los proyectos propuestos.
Recomendación 11: Se recomienda explorar al menos las siguientes alianzas:
Proveedores de Servicios de Nube Privada y Pública: Las soluciones tecnológicas
pueden crearse a partir de desarrollos propios o con el apoyo de terceros. En el caso
de terceros, éstos pueden ser de diversa índole, desde emprendimientos o empresas
pequeñas, pasando por empresas tradicionales en desarrollo de software. Sin
embargo, dada la naturaleza y alcance de las soluciones, particularmente para los retos
de analítica y escritura, se recomienda establecer contacto y adelantar acciones
puntuales con los proveedores de nube pública y sus partners en Colombia.
En la actualidad, para el caso del sector gobierno, están habilitados para proveer
servicios de nube pública los segmentos de Amazon, Microsoft, Google y Oracle. Cada
uno de estos segmentos tiene una serie de aliados que son quienes desarrollan las
actividades concretas con las entidades. En el siguiente cuadro aparecen las empresas
habilitadas para proveer los servicios de nube, por cada uno de los segmentos:
140
Las ventajas de trabajar con este sector son las siguientes:
− Tienen el conocimiento en tecnologías emergentes como Inteligencia Artificial
y Blockchain que pueden usarse dentro de los retos planteados.
− Pueden desplegar infraestructura de almacenamiento y procesamiento de
datos, de manera rápida y flexible.
− Pueden apoyar el diseño de soluciones innovadoras ya que sus productos y
servicios ya tienen integrados modelos, algoritmos y otras facilidades.
− Pueden desarrollar de manera rápida soluciones automatizadas de flujos de
procesos, formularios, tableros de visualización, formularios, entre otros.
− Pueden desarrollar proyectos piloto a cero costos para las organizaciones.
− Cuentan con equipos de trabajo y expertos en arquitectura de datos,
inteligencia de negocio, desarrolladores, científicos de datos y otros
requeridos para proyectos innovadores a través de tecnologías emergentes.
− Pueden ofrecer soluciones a problemas de manera rápida ya que su
infraestructura y servicios son escalables, seguras y a la medida de las
necesidades de los clientes.
− El pago de los servicios depende del nivel de consumo de los mismos.

141
Centro para la Cuarta Revolución Industrial: Este Centro puede ser de gran ayuda para
las notarias, en especial para tener un acompañamiento de expertos sobre mejores
prácticas y modelos en la adopción de tecnologías emergentes como Inteligencia
Artificial y Blcokchain. Adicionalmente puede apoyar la generación de capacidades
para todos los Notarios en temas regulatorios y riesgos.
Ministerio TIC: Es importante que se establezca una cercanía con el Ministerio con el
fin de organizar una ruta de trabajo para dos temas particulares: por un lado el modelo
de interoperabilidad y por el otro, el modelo de autenticación digital.
Frente al primero, las notarias pueden aprovechar el acompañamiento a las entidades
públicas en la implementación del modelo X-Road y vincularse para consumir servicios
de entidades públicas como la Suprintendencia de Notariado y Registro quien ya viene
adelantando tareas de alistamiento para compartir información con otras entidades.
Para el caso de la autenticación digital, con la expedición del Decreto 620 de 2020 las
Notarías podrián convertirse en uno de los provedores de este servicio, no solo para las
actividades notariales sino para otros sectores públicos y privados. La recomendación

142
en este caso es que desarrolle esta línea de negocio ya que tiene las Notarías tienen
las siguientes facilidades:
− Tiene usuarios enrolados a través de mecanismos biométricos, es decir, ya
tienen una avance importante, frente a alguien que quiera iniciar.
− Hacen parte de uno los proveedores de firmas digitales quienes son uno de los
actores relevantes en el ecosistema planteado en el Decreto 620 de 2020.
− Tienen alianza con la Registraduría Nacional del Estado Civil lo cual facilita la
interlocución y coordinación de acciones, en especial para la cédula de
ciudadanía digital y el intercambio de información de identidad de las personas.
La prestación de este servicio por parte de la organización notarial, puede convertirse
en una nueva línea de negocio, ayudando a generar recursos que permitan apalancar
otros proyectos y actividades tecnológicas.
Superintendencia de Notariado y Registro: Con esta entidad, es importante continuar
trabajando de manera conjunta ya que uno de los retos (Desconcentración del trámite
registral) está siendo liderado por dicha entidad. Igualmente, la Superintendencia tiene
dentro de sus proyectos, el desarrollo de nuevas soluciones y aplicativos transversales

143
que pueden apalancar la labor de las Notarías.
Finalmente, la Superintendencia puede apoyar la implementación del modelo de
interoperabilidad mencionado en el Decreto 620 de 2020, integrando también a las
Notarías y orientando la configuración de los diferentes componentes tecnológicos. La
actividad notarial puede convertirse en un nodo temático o sectorial, tal como existe en
otros sectores como salud, transporte, educación o tierras.
CAMACOL: Dado que las soluciones a implementar han sido pensadas desde la
generación de valor a los usuarios de los servicios notariales, CAMACOL se convierte
en un actor importante dentro del ecosistema pues allí se concentra gran parte de los
usuarios de la construcción. Con ellos se pueden desarrollar dos tipos de alianzas:
− Por un lado, las empresas de construcción pueden servir para testear los nuevos
servicios que se desarrollen, implementar pilotos y recibir sugerencias.
− De otra parte, conviene integrar las soluciones tecnológicas que han
desarrollado, a los proyectos digitales de las Notarías. En este sentido, el
proceso debe ser visto desde su inicio hasta su terminación, es decir, desde
antes que un usuario se acerque a una notaria para realizar su escritura, por
144
ejemplo, luego el proceso al interior de las Notarías y, finalmente, las actividades
y pasos que deben surtirse ante las oficinas de registro.
Conclusión 11: La cuarentena actual ha sido uno de los factores más
importantes que ha acelerado el uso de medios digitales en las
distintas organizaciones. Muchos prejuicios, miedos o resistencia
hacia el uso de medios digitales se han resuelto de manera inesperada
y no hubo tiempo de planear las acciones o proyectos de la manera
tradicional. Lejos de ser un problema, las empresas han visto que
muchos de esos miedos eran infundados y que si es posible desarrollar
actividades como el teletrabajo o eliminar la presencialidad en la
prestación de la gran mayoría de servicios. Así mismo, se ha visto
que la productividad de las personas puede ser superior y que, en todo
caso, aquellas buenas prácticas, medidas y resultados positivos que
son resultado de la pandemia, deberían mantenerse en el largo plazo.
Esto puede aplicar también para los Notarios quienes pueden aprovechar
el actual escenario para planear actividades de corto, mediano y largo
plazo que permitan adoptar mecanismos digitales para innovar en la

145
prestación de sus servicios.
Recomendación 12: A partir del contenido propuesto del proyecto de Decreto para
fortalecer los servicios notariales durante la emergencia sanitaria
también se propone un cronograma para implementar las diferentes
acciones y proyectos allí contenidos, de manera que la organización
notarial puede hacer una planeación a su interior (Ver el Anexo de este documento).
Dicho
cronograma tiene un horizonte de dos años y es el siguiente:
Las actividades están organizadas de las más sencillas a las más
complejas de implementar. Para el año 1 se propone adelantar todo lo
relacionado con la mejora de la información y la habilitación de
nuevos canales de interacción con los usuarios como la recepción y
envío de documentos a través de correo electrónico o de la sede
electrónica. Así mismo, se propone implementar los servicios
electrónicos más sencillos como el pago electrónico, el uso de firma
digital para la firma de documentos, constancias y certificaciones que

146
pueden ser enviadas a través de correo electrónico o accedidas a
través de la sede electrónica. Finalmente, se considera que la
posibilidad de obtener copia de la escritura electrónica a través de
internet, también se puede hacer en el primer período.
Para el segundo año se propone adelantar los proyectos más complejos
como la creación de la Entidad de Certificación Digital, la escritura
pública electrónica, el sistema de electrónico de información notarial
y toda la explotación de datos a través del uso de inteligencia
artificial y otras tecnologías emergentes.
Los proyectos relacionados con la mejora de la información y la
habilitación de herramientas de interacción pueden ser desarrolladas
al interior de las Notarías, con el apoyo de la Unión Colegiada del Notariado,
particularmente con el área de tecnología de la organización. En el caso de los
proyectos de transformación, se requiere alianzas con otros actores públicos y
privados pues el conocimiento, capacidad técnica y recursos económicos
son sustanciales.
147
VI.GLOSARIO
Algoritmo
Conjunto de reglas establecidas en la programación de un sistema de gestión
orientadas a la consecución de los objetivos previamente definidos.
Big Data
Datos masivos procesados por varios sistemas en paralelo y tecnologías relacionadas
y métodos de análisis. Por extensión, incluye los procesos de extrapolación, análisis y
correlación de datos heterogéneos, estructurados o no estructurados, destinados a
descubrir los vínculos entre diferentes fenómenos y anticipar desarrollos futuros.
Blockchain
Red de recursos informáticos compartidos por una comunidad de usuarios, destinados
a crear una base de datos común y extremadamente segura.
Bot
Tipo de robot o programa que opera automáticamente sin la intervención humana. En
Internet, los bots más comunes son los spiders o crawlers, que acceden a los sitios
web y reúnen referencias de su contenido para los índices de los buscadores.

148
Centennials
Son los representantes de Generación Z, posmilénica o centúrica, que es la cohorte
demográfica que sigue a la generación milénica. Los centennials nacen entre la mitad
de la década de 1990 y mediados de la década de 2000. La mayoría de personas
pertenecientes a la generación Z han utilizado internet desde muy joven y se siente
cómoda con la tecnología y los medios sociales.
Chatbot
Son bots especializados y creados para mantener conversaciones y ofrecer respuestas
preconcebidas.
Cloud Computing
Tecnología que permite utilizar, a través de un servidor remoto, recursos de software y
hardware (como, por ejemplo, almacenamiento masivo), cuyo uso es ofrecido como un
servicio de un proveedor, casi siempre mediante suscripción.
Colaboración Social
149
Método basado en tecnologías digitales y de colaboración que permite mejorar la
calidad y la eficiencia en los procesos de trabajo de la organización, simplificando la
comunicación y los flujos de trabajo.
Compliance
Concepto que identifica la adhesión de los diversos componentes de los sistemas de
información a las leyes nacionales e internacionales, en particular la legislación sobre la
privacidad y normas de la empresa.
CRM – Gestión de relaciones con los clientes
Metodología vinculada al concepto de retención del cliente, que puede implementarse a
través de un software útil para organizar la información de contacto y gestionar las
relaciones e interacciones con los clientes actuales, potenciales y otros contactos.
Cultura digital
Este concepto establece que la tecnología e Internet configuran significativamente la
forma en que interactuamos, nos comportamos, pensamos y nos comunicamos como
seres humanos en un entorno social.
Cultura de Innovación
150
Consiste en desarrollar habilidades y destrezas para generar nuevos productos,
servicios o procesos en los diferentes ámbitos de la sociedad. La cultura de la
innovación se percibe como aquellos procesos de transformación y de cambio que se
implementan en el entorno, en la sociedad, en la cultura, en la ciencia, y cómo se
aplican a través del reconocimiento de todas las capacidades y las experiencias
del ciudadano del común, para vincularlos desde su manera de pensar.
Data o Dato
Información de perfiles de usuarios conforme a una clasificación previamente
estructurada.
Data Analysis o Análisis de datos
Proceso que se ocupa de analizar, interpretar y procesar datos con el objetivo de
resolver problemas de negocios y definir nuevas estrategias basadas en datos útiles.
Disrupción Digital
151
Es el cambio generado por las tecnologías digitales y los modelos de negocio
asociados con estas tecnologías, que afecta sensiblemente el valor de los productos y
de los servicios existentes.
ERP
Software de gestión que integra todos los procesos comerciales relevantes de una
empresa, como ventas, compras, gestión de inventario y contabilidad. A diferencia de
un software de gestión de CRM, un ERP es una parte integral de los flujos
organizativos de la empresa: los controla, los gestiona y propone también las
actividades a realizar y el tiempo relativo, qué y cuándo comprar, desde qué tipo de
proveedores, cómo y cuándo lanzar la producción.
Experiencia de Usuario
Conjunto de emociones, percepciones y reacciones que una persona experimenta al
interactuar con un producto o servicio digital o analógico.
Innovación
152
Este concepto se refiere a aquel cambio que introduce alguna novedad o varias.
Cuando alguien innova aplica nuevas ideas, productos, conceptos, servicios y prácticas
a una determinada cuestión, actividad o negocio, con la intención de ser útiles para el
incremento de la productividad.
Inteligencia Artificial
Rama de la informática cuyo objetivo es la implementación de cálculos matemáticos
que, a través de un mecanismo de auto-aprendizaje, simula la capacidad analítica y de
toma de decisiones típica de los seres humanos.
Internet de las Cosas
Integración de las propiedades típicas de Internet (comunicación, interactividad,
almacenamiento de datos) en objetos tradicionalmente analógicos como dispositivos,
equipos, instalaciones y sistemas, materiales y productos tangibles, obras y bienes y
máquinas.
Iteración
Significa repetir varias veces un proceso con la intención de alcanzar una meta
deseada, objetivo o resultado. Cada repetición del proceso también se le denomina una
153
"iteración", y los resultados de una iteración se utilizan como punto de partida para la
siguiente iteración.
Machine Learning
Métodos de inteligencia artificial que permiten a la máquina aprender y hacer
predicciones sobre un conjunto de datos.
Metodología ágil
Proceso iterativo durante el cual la idea inicial y la forma del proyecto se modifican y
adaptan en función de los comentarios de los usuarios. Originalmente utilizado en el
desarrollo de software, hoy también se aplica a los procesos de negocios.
Millennials
Son los representantes de la Generación Y, también conocida como generación del
milenio que es la cohorte demográfica que sigue a la generación X y precede a la
generación Z y que nacieron durante los primeros años de la década de 1980 y
mediados de la década de 1990 a principios de la de 2000.
Notario
154
Es el funcionario público o particular que tiene la autorización para controlar y servir de
testigo frente a la celebración de contratos, testamentos y otros actos extrajudiciales. El
Notario, por lo tanto, concede carácter público a documentos privados por medio de su
firma.
Objetivo
Es el fin al que se desea llegar o la meta que se pretende lograr.
Open Innovation
Enfoque a la innovación empresarial basada en ideas, recursos y habilidades
tecnológicas provenientes de fuentes externas, en particular de startups, universidades,
instituciones de investigación, proveedores y consultores.
Realidad Aumentada
Tecnología que enriquece la percepción de la realidad, superponiendo información
artificial y virtual.
Riesgo
155
El término hace referencia a la proximidad o contingencia de un posible daño. La
noción de riesgo suele utilizarse como sinónimo de peligro.
Risk Management
Proceso mediante el cual se miden o evalúan los distintos tipos de riesgos
empresariales y, posteriormente, se desarrollan estrategias para controlarlos.
Robótica
Rama de la ingeniería mecatrónica que fusiona disciplinas humanísticas y científicas:
estudia y desarrolla métodos que permiten a un robot realizar tareas específicas,
reproduciendo automáticamente el trabajo humano.
Stakeholders
Este concepto se refiere a todas aquellas personas u organizaciones afectadas por las
actividades y las decisiones de una organización.
Transformación Digital
Conjunto de cambios culturales, sociales, creativos y de gestión que producen un
nuevo enfoque para la creación de negocios a través de la tecnología y de la
innovación.
156
TIC
Acrónimo inglés que significa Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Es
el conjunto de métodos y tecnologías que realizan la transmisión, recepción y
procesamiento de información esencial para las organizaciones.
Valor Público
El concepto de valor público se encuentra referido al valor creado por el Estado a
través de la calidad de los servicios que presta a la ciudadanía, las regulaciones que
gestiona para el bienestar de toda la sociedad y el ejercicio de creación de políticas
públicas que buscan satisfacer necesidades propias de la población.
VII. ANEXOS
I La escritura pública es el instrumento que contiene declaraciones en actos jurídicos, emitidas ante el Notario, con los requisitos previstos en la Ley y que se
incorpora al protocolo. El proceso de su perfeccionamiento consta de la recepción, la extensión, el otorgamiento y la autorización. (Artículo 13 del Decreto 960 de
1970).
II Decreto 960 de 1970. Artículo 4.
III Decreto 960 de 1970. Artículo 14.
IV Decreto 960 de 1970. Artículo 14.
V La firma digital es un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del
iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido
modificado después de efectuada la transformación ( Artículo 2 c) de la Ley 527 de 1999).
VI El Decreto 1413 de 2017 establece los lineamientos generales para el uso y operación de los servicios ciudadanos digitales, que los define como el conjunto
de servicios que brindan capacidades y eficiencias para optimizar y facilitar el adecuado acceso de los usuarios a la administración pública a través de medios
electrónicos. Estos servicios se clasifican en básicos y especiales . El Decreto 1413 de 2017 esta en proceso de modificación por parte del gobierno nacional.
VII El Decreto 1413 de 2017 define el servicio de carpeta de ciudadana como aquel que permite el almacenamiento y conservación electrónica de mensajes de
datos en la nube para las personas naturales o jurídicas, en donde éstas pueden recibir, custodiar y compartir de manera segura y confiable la información
157
generada en su relación con el Estado a nivel de trámites y servicios. En ningún caso la carpeta ciudadana hará las veces de sistema de gestión de documentos
electrónicos de archivo.
VIII El Decreto 1413 de 2017 define el servicio de autenticación electrónica como aquel que permite validar a los usuarios por medios electrónicos, en relación
con un mensaje de datos y provee los mecanismos necesarios para firmarlos electrónicamente, en los términos de la Ley 527 de 1999 y sus normas
reglamentarias sin perjuicio de la autenticación notarial.
IX La ley 588 de 2000 establece que las notarías y consulados podrán ser autorizados por la Superintendencia de Industria y Comercio como entidades de
certificación, de conformidad con la Ley 527de 1999 y que podrán transmitir como mensajes de datos, por los medios electrónicos, ópticos y similares a los que
se refiere el literal a) del artículo 2o. de la Ley 527 de 1999, a otros notarios o cónsules, copias, certificados, constancias de los documentos que tengan en sus
archivos, así como de los documentos privados que los particulares quieran transmitir con destino a otros notarios y cónsules o personas naturales o jurídicas.
Dichos documentos serán auténticos cuando reúnan los requisitos técnicos de seguridad que para transmisión de mensajes de datos que establece la Ley 527 d e
1999.
X Ley 527 de 1999. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se
establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

XI Decreto 2364 de 2012. Por medio del cual se reglamenta el artículo 7° de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones.
XII Decreto 333 de 2014. Por el cual se reglamenta el artículo 160 del Decreto-Ley 19 de 2012.
XIII http://www.uncitral.org
XIVLa tecnología de la información más conocida como por su significado en inglés, information technology es la aplicación de ordenadores y equipos de
telecomunicación para almacenar, recuperar, transmitir y manipular datos.

XV “Entre los medios de comunicación recogidos en el concepto de “comercio electrónico” cabe citar las siguientes vías de transmisión basadas en el empleo de
técnicas electrónicas: la comunicación por medio del EDI definida en sentido estricto como la transmisión de datos de una terminal informática a otra efectuada en
formato normalizado; la transmisión de mensajes electrónicos utilizando normas patentadas o normas de libre acceso; y la transmisión por vía electrónica de
textos de formato libre, por ejemplo, a través de la Internet. Se señaló también que, en algunos casos, la noción de “comercio electrónico” sería utilizada para
referirse al empleo de técnicas como el télex y la telecopia o fax.” Ley Modelo de la CNUDMI sobre Comercio Electrónico Guía para su incorporación al derecho
interno con el nuevo artículo 5 bis aprobado en 1998. 1996. Página 18.
XVI “Cabe señalar que, respecto de todas esas funciones, la documentación consignada por medios electrónicos puede ofrecer un grado de seguridad
equivalente al del papel y, en la mayoría de los casos, mucha mayor fiabilidad y rapidez, especialmente respecto de la determinación del origen y del contenido
de los datos, con tal que se observen ciertos requisitos técnicos y jurídicos. Ahora bien, la adopción de este criterio del equivalente funcional no debe dar lugar a
que se impongan normas de seguridad más estrictas a los usuarios del comercio electrónico (con el consiguiente costo) que las aplicables a la documentación
consignada sobre papel.” Ley Modelo de la CNUDMI sobre Comercio Electrónico Guía para su incorporación al derecho interno con el nuevo artículo 5 bis
aprobado en 1998. 1996. Página 21.
XVII Ley 527 de 1999. Artículo 2o. Definiciones. Para los efectos de la presente ley se entenderá por: (…)
a) Mensaje de datos. La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser,
entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax;
XVIII Corte Constitucional, Sentencia C-831 de 2001, M.P. : Álvaro Tafur Galvis.
XIX Decreto 1413 de 2017. Artículo 2.2.17.1.3. Definiciones generales. Para efectos de lo establecido en este título, se tendrán en cuenta las siguientes
definiciones: (…) 7. Documento electrónico. Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada a través de medios electrónicos.
XX Decreto 1413 de 2017. Artículo 2.2.17.1.3. Definiciones generales. Para efectos de lo establecido en este título, se tendrán en cuenta las siguientes
definiciones: (…) 8. Documento electrónico de archivo. Es el registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos,
que permanece en estos medios durante su ciclo de vida; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme con
los principios y procesos digitales archivísticos.
158
XXI Decreto 1413 de 2017. Artículo 2.2.17.1.3. Definiciones generales. Para efectos de lo establecido en este título, se tendrán en cuenta las siguientes
definiciones: (…) 9. Escritura pública electrónica. Es el equivalente funcional de la escritura pública, la cual debe cumplir las normas sustanciales relativas a las
diferentes actuaciones Notariales que ella contiene y de los preceptos de derecho Notarial, conforme al Decreto-ley 960 de 1970 y demás normas concordantes.
XXII Decreto 960 de 1970. Reconocimiento de firmas y del contenido de documento privado.Quienes hayan suscrito un documento privad o podrán acudir ante el
Notario para que este autorice el reconocimiento que hagan de sus firmas y del contenido de aquel. En este caso se procederá a extender una diligencia en el
mismo documento o en hoja adicional, en que se expresen el nombre y descripción del cargo del Notario ante quien comparecen; el nombre e identificaciones de
los comparecientes; la declaración de estos de que las firmas son suyas y el contenido del documento es cierto, y el lugar y fecha de la diligencia, que terminará
con las firmas de los declarantes y del Notario quien, además estampará el sello de la Notaría.
XXIII “6. Así pues, la Ley Modelo sigue un nuevo criterio, denominado a veces “criterio del equivalente funcional”, basado en un an álisis de los objetivos y
funciones del requisito tradicional de la presentación de un escrito consignado sobre papel con miras a determinar la manera de satisfacer sus objetivos y
funciones con técnicas del llamado comercio electrónico. Por ejemplo, ese documento de papel cumple funciones como las siguientes: proporcionar un
documento legible para todos; asegurar la inalterabilidad de un documento a lo largo del tiempo; permitir la reproducción de un documento a fin de que cada una
de las partes disponga de un ejemplar del mismo escrito; permitir la autenticación de los datos consignados suscribiéndolos con una firma; y proporcionar una
forma aceptable para la presentación de un escrito ante las autoridades públicas y los tribunales. Cabe señalar que, respecto de todas esas funciones, la
documentación consignada por medios electrónicos puede ofrecer un grado de seguridad equivalente al del papel y, en la mayoría de los casos, mucha mayor
fiabilidad y rapidez, especialmente respecto de la determinación del origen y del contenido de los datos, con tal que se observen ciertos requisitos técnicos y
jurídicos. Ahora bien, la adopción de este criterio del equivalente funcional no debe dar lugar a que se impongan normas de seguridad m ás estrictas a los
usuarios del comercio electrónico (con el consiguiente costo) que las aplicables a la documentación consignada sobre papel.” Ley Modelo de la CNUDMI sobre
Comercio Electrónico Guía para su incorporación al derecho interno con el nuevo artículo 5 bis aprobado en 1998. 1996. Página 21.
XXIV Ley 527 de 1999. Artículo 2o. Definiciones. Para los efectos de la presente ley se entenderá por: a) Mensaje de datos. La información generada, enviada,
recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambi o Electrónico de Datos (EDI),
Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax.
XXV Decreto 2364 de 2012. Por medio del cual se reglamenta el artículo 7° de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones.
Artículo 1. Definiciones. Para los fines del presente decreto se entenderá por: (…) 3) Firma electrónica: Métodos tales como, códigos, contraseñas, datos
biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea
confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente.
XXVI Ley 527 de 1999. Artículo 7o. Firma. Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma,
en relación con un mensaje de datos, se entenderá satisfecho dicho requerimiento si:
a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación;
b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado
Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén
consecuencias en el caso de que no exista una firma.
XXVII Ley Modelo de la CNUDMI sobre Comercio Electrónico Guía para su incorporación al derecho interno con el nuevo artículo 5 bis aprobado en 1998. 1996.
Página 41.
XXVIII“54. Cabe observar que, junto con la firma manuscrita tradicional, existen varios tipos de procedimientos (por ejemplo, estam pillado, perforado), a veces
denominados también “firmas”, que brindan distintos grados de certeza. Por ejemplo, en algunos países existe el requisito general de que los contratos de
compraventa de mercaderías por encima de cierto monto estén “firmados” para ser exigibles. Sin embargo, el concepto de la firma adoptado en ese contexto es
tal que un sello, un perforado o incluso una firma mecanografiada o un membrete puede considerarse suficiente para satisfacer el requisito de la firma. En el otro
extremo del espectro, existen requisitos que combinan la firma manuscrita tradicional con procedimientos de seguridad adicionales como la confirmación de la
firma por testigos.” Ley Modelo de la CNUDMI sobre Comercio Electrónico Guía para su incorporación al derecho interno con el nuevo artículo 5 bis aprobado en
1998. 1996. Página 40.
XXIX Decreto 2364 de 2012. Artículo 7. Firma electrónica pactada mediante acuerdo. Salvo prueba en contrario, se presume que los mecanismos o técnicas de
identificación personal o autenticación electrónica según el caso, que acuerden utilizar las partes mediante acuerdo, cumplen los requisitos de firma electrónica.
159
Parágrafo. La parte que mediante acuerdo provee los métodos de firma electrónica deberá asegurarse de que sus mecanismos son técnicamente seguros y
confiables para el propósito de los mismos. A dicha parte le corresponder probar estos requisitos en caso de que sea necesario.
XXX Meneses, M, Alvarez S. (2020). Sitio web Hay Derecho. Documentos Notariales por videoconferencia? El COVID-19 y la inmediación a distancia.Recuperado
el 17/05/2020 en: https://hayderecho.expansion.com/2020/04/17/documentos-Notariales-por-videoconferencia-el-covid-19-y-la-inmediacion-a-distancia/
XXXI IDEM.
XXXIIConclusiones del Tema II: La escritura pública electrónica y la digitalización de los procedimientos: retos técnicos y jurídicos y recomendaciones a las
camaras nacionales y consejos nacionales de los Notariados miembros de la UINL. 28 Congreso Internacional del Notariado Paris, Francia 19-22 de Octubre de
2016. Unión Internacional del Notariado.
XXXIIIhttps://www.rik.ee/et/muud-teenused/e-notar
XXXIVOficina Notarial permanente de Intercambio Internacional ONPI. 2020. Lituania: Actos Notariales de forma remota. Recuperado el 17/05/2020 en:
https://onpi.org.ar/lituania-actos-Notariales-de-forma-remota/
XXXV Oficina Notarial permanente de Intercambio Internacional ONPI. 2020. Acto Notarial por medios tecnológicos: ya tiene aprobación gubernamental.
Recuperado el 17/05/2020 en: https://onpi.org.ar/quebec-acto-Notarial-por-medios-tecnologicos-se-otorga-la-aprobacion-del-gobierno/

XXXVIMedina, G. (2020). Revista del Notariado. Una nueva forma de probar la firma: certificados Notariales remotos. La puesta a punto de los escribanos con los
nuevos tiempos tecnológicos. Recuperado el 17/05/2020 en: http://www.revista-Notaríado.org.ar/2020/05/una-nueva-forma-de-probar-la-firma-certificados-

Notariales-remotos-la-puesta-a-punto-de-los-escribanos-con-los-nuevos-tiempos-tecnologicos/?fbclid=IwAR3Zzu-
MlFPO5tvmmbF_psE_HsvhT1xSJBMmf9YEQjxeVdh3QsCSB7tWscg#_ftn7
XXXVII Ley 1564 de 2012. Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones.
XXXVIII Ley 1563 de 2012. Por medio de la cual se expide el Estatuto de Arbitraje Nacional e Internacional y se dictan otras disposiciones.
XXXIX Conclusiones del Tema II: La escritura pública electrónica y la digitalización de los procedimientos: retos técnicos y jurídicos y recomendaciones a las
camaras nacionales y consejos nacionales de los Notariados miembros de la UINL. 28 Congreso Internacional del Notariado Paris, Francia 19-22 de Octubre de
2016. Unión Internacional del Notariado.
XL Conclusiones del Tema II: La escritura pública electrónica y la digitalización de los procedimientos: retos técnicos y jurídicos y recomendaciones a las camaras
nacionales y consejos nacionales de los Notariados miembros de la UINL. 28 Congreso Internacional del Notariado Paris, Francia 19-22 de Octubre de 2016.
Unión Internacional del Notariado.
XLI Decreto Nº 2016-1673, de 5 de diciembre de 2016, relativo a la fiabilidad de las copias y adoptado para la aplicación del artículo 1379 del C ódigo Civil. Ver en:
https://www.legalis.net/legaltech/numerisation/#_ftn2
XLII Cifra tomada de: https://www.asuntoslegales.com.co/consumidor/se-realizaron-mas-de-14-millones-de-autenticaciones-con-biometria-en-linea-en-2019-
2953527. Fecha de Consulta: 2020-05-16.

XLIIIXLII Ibid
i Ley 527 de 1999. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se
dictan otras disposiciones.
iiLey 588 de 2000. Por medio de la cual se reglamenta el ejercicio de la actividad notarial.
iii Decreto 2106 de 2019. Por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública.
iv Decreto 620 de 2020, a través del que se subroga el título 17 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1078 de 2015, para reglamentarse parcialmente los artículos 53, 54, 60, 61 Y 64 de la Ley 1437 de 2011, los
literales e, j y literal a del parágrafo 2 del artículo 45 de la Ley 1753 de 2015, el numeral 3 del artículo 147 de la Ley 1955 de 2019, y el artículo 9 del Decreto 2106 de 2019, estableciendo los lineamientos
generales en el uso y operación de los servicios ciudadanos digitales".
v Decreto 960 de 1970. Por el cual se expide el estatuto del Notariado

Documento Fase II UEC I Notarios

Cargado por

Información del documento

Descripción original:

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Documento Fase II UEC I Notarios

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

1

FASE DOS: PROYECTO DE INNOVACIÓN EN EL NOTARIADO COLOMBIANO

RESULTADOS Y CONCLUSIONES DE LA ITERACIÓN CON LOS EQUIPOS

EMPRENDEDORES DEL NOTARIADO

Acuerdo Especial para la formulación del plan de acción – normativo y técnico - de

Bogotá D.C. mayo de 2020

II. LOS RETOS DEL NOTARIADO ............................................................................................ 9

PRIMER RETO: ESCRITURA PÚBLICA ELECTRÓNICA .......................................................................................... 12

SEGUNDO RETO: MASIFICACIÓN DE LA FIRMA ELECTRÓNICA ........................................................................... 23

TERCER RETO: DESCONCENTRACIÓN DEL TRÁMITE REGISTRAL EN LAS NOTARÍAS ............................................. 39

CUARTO RETO: ANALÍTICA APLICADA A ESCRITURACIÓN ................................................................................. 44

III. PROPUESTA DE AJUSTE NORMATIVO PARA EL USO DE MEDIOS ELECTRÓNICOS EN LA

1. Principio del Equivalente Funcional ........................................................................................................ 50

2. Principio de Inmediación ....................................................................................................................... 57

3. Escritura Pública Electrónica .................................................................................................................. 75

4. Copias Electrónicas ................................................................................................................................ 86

IV. OPORTUNIDADES DE DESARROLLO DE NUEVAS LÍNEAS DE NEGOCIO .................................. 93

1. Servicios Ciudadanos Digitales ............................................................................................................... 94

2. Analítica de Datos ............................................................................................................................... 102

V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................................................ 126

VI.GLOSARIO ...................................................................................................................... 147

VII. ANEXOS........................................................................................................................ 156

La Universidad Externado de Colombia y la Unión Colegiada del Notariado Colombiano

suscribieron un acuerdo general para el desarrollo de actividades académicas en

febrero de 2018. En desarrollo de este acuerdo se suscribió un convenio especial para

la formulación en tres fases como se muestra en la imagen del plan de acción

normativo y técnico de innovación en los servicios del Notariado Colombiano a través

legal del Notariado Colombiano y el papel insustituible del Notario en el proceso de

Imagen 1. Fases del Proyecto de Innovación del Notariado

Fuente: elaboración propia.

A partir de los resultados de la Fase Dos del Proyecto o Etapa de diagnóstico de

mejores prácticas nacionales e internacionales para la formulación del plan de acción

de innovación en los servicios del Notariado, se identificaron cuatro problemas o retos

que el Notariado colombiano debe superar frente a los avances, normatividad y

procesos asociados con las tecnologías de la llamada Cuarta Revolución Industrial -

como internet de las cosas, el cloud computing, el blockchain, la robótica y la

inteligencia artificial - y se diseñó la primera iteración o proceso de descubrimiento de

negocios digitales del sector notarial en Colombia.

hipótesis y suposiciones que el sector notarial tiene para innovar en su operación y

servicios utilizando las tecnologías de la Cuarta Revolución Industrial y segundo, una

vez identificados los problemas reales, generar valor a partir de la construcción de

desarrollo de la iteración con los equipos de emprendimiento del Notariado:

1. Metodologías de emprendimiento: Utilizar la metodología de la Fase de

Descubrimiento de Negocios Digitales del Programa Apps.co del Ministerio de

Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para la identificación de los

problemas reales o retos del Notariado y la construcción de soluciones digitales

que tengan un impacto innovador en el Notariado colombiano.

Cabe precisar que al aplicar metodologías de emprendimiento en el sector notarial e

independientemente de las dinámicas o políticas de uso de la tecnología dadas en el

contemplarse como empresa emergente o startup.

2. Normatividad: definir las propuestas de norma durante la iteración, que permita

la implementación de las soluciones digitales que resuelven los retos

3. Tecnología: definir soluciones digitales que respondan de manera eficiente y

confiable para atender los retos de innovación identificados durante la iteración.

En este contexto, en el presente documento se desarrollan los resultados y

conclusiones de la primera iteración con los equipos de emprendimiento del Notariado

Imagen 2. Hoja de ruta de la iteración de los equipos de emprendimiento del Notariado

Fuente: elaboración propia.

Las siguientes fueron las etapas de la iteración de emprendimiento digital realizadas

con los equipos emprendedores del Notariado:

1. Etapa de ajuste del problema y la solución

problema y una posible solución.

2. Etapa de ajuste del producto