USO DEL SISTEMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

UNIDAD DE GESTIÓN DOCUMENTAL

 Objetivo del curso:
• Conocer las funcionalidades del Sistema de Gestión
Documental – SGD, para la emisión de documentos
administrativos y personales, así como la recepción de
documentos.

Insumo:
• El presente material a sido elaborado en base al
Instructivo “Uso del Sistema de Gestión Documental” .
 INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO

Objetivo:
Describir las actividades que el usuario debe seguir para el uso del
Sistema de Gestión Documental – SGD, permitiéndole acceder a cada
una de las opciones de las interfases del mismo; de esta manera el
usuario podrá realizar la emisión de documentos administrativos y
personales, así como la recepción de documentos con la finalidad de
optimizar el proceso de gestión documental.

Responsables:
Todos los servidores de MIGRACIONES, independientemente de su
relación contractual, son responsables de cumplir lo establecido en el
presente instructivo.
 CONTENIDO DEL INSTRUCTIVO
Menú de opciones del SGD

Configuración Documentos Mesa de Partes Consultas

(Para el personal que tiene perfil de Mesa
• Emisión de documentos. de Partes)
• Recepción de
documentos. • Registro de documentos.
• Emisión personal. • Cargo de entrega.
• Consulta documentos externos.
• Seguimiento de documentos
externos.
 CONTENIDO DEL INSTRUCTIVO
1° 2° 3° 4° 5°

Atender /
Resumen de Firmar Recibir
Crear y emitir derivar
documentos documentos. documentos
documentos. documento.
 CONTENIDO DEL INSTRUCTIVO
Comencemos con la revisión del primer punto:

Esta opción permite ver los

documentos que se encuentran en
condición de: Para despacho, En
proyecto, No leídos.
Resumen de
documentos
 RESUMEN DE DOCUMENTOS
Para ingresar a los Módulos se puede presionar en la opción del
resumen o directamente desde el “Menú de Documentos”

Menú Documentos

Resumen
 CONTENIDO DEL INSTRUCTIVO
Segundo:

A continuación veremos una serie

de pasos que nos permitirán crear:
- Nuevos usuarios, en caso el
destinatario no se encuentre
Crear y emitir registrado en el sistema.
documentos. - Nuevos documentos.
 CREAR DESTINATARIO
Para crear un destinatario, seguir los siguientes pasos:
• Se debe proceder a registrar en el menú de opciones CONFIGURACIÓN. Seleccionar “REGISTRO
DE OTROS ORÍGENES”, “REGISTRO DE PERSONA JURÍDICA” o “REGISTRO DE CIUDADANO”, según
corresponda – luego hacer click en “NUEVO…”.
 CREAR DESTINATARIO
Click en “Nuevo origen”.
Completar el registro con los datos del DESTINATARIO que aparecen en el documento, y Guardamos.
 CREAR Y EMITIR DOCUMENTOS
• Nos dirigimos al Botón “Documentos” del Menú de Documentos.
• Hacemos click en el botón “Emisión de Documentos”.
 CREAR Y EMITIR DOCUMENTOS
• Para crear un Nuevo documento presionamos el Botón “Nuevo” de la barra de herramientas.
• Nos muestra una pantalla con datos básicos que debemos completar.
 CREAR Y EMITIR DOCUMENTOS
• Dar clic en TIPO de documento que se quiere generar.
 CREAR Y EMITIR DOCUMENTOS
1° Digitamos el Asunto del Documento.
2° Elegimos el Tipo de Destinatario.

1°

2°
 CREAR Y EMITIR DOCUMENTOS
1° Hacemos clic en el botón “+” y luego clic en la lupa.
2° Elegimos el Destinatario.

2°

1°
 CREAR Y EMITIR DOCUMENTOS
1° Hacemos clic en el botón “+” y luego elegimos el Tipo de Documento.
2° Digitamos el Número del Documento y hacemos clic en la LUPA para buscarlo.

2°
1°
 CREAR Y EMITIR DOCUMENTOS
1° Hacemos clic en el botón “Grabar”.
2° Hacemos clic en el botón “Generar Doc”..

1°

2°
 CREAR Y EMITIR DOCUMENTOS
• Al presionar el botón “Generar Documento” el aplicativo muestra la plantilla del documento en formato
Word, donde se deben realizar cambios. Una vez esté listo el documento, se guarda y convierte a
formato PDF. Cerramos los archivos, y le damos clic a “Cargar Doc.”
 CREAR Y EMITIR DOCUMENTOS
• 1° Hacemos clic en el botón “Cargar Anexos”.
• 2° Clic en el botón “Cargar Anexo”, y elegimos el archivo a adjuntar.
 CREAR Y EMITIR DOCUMENTOS

• Luego cambiar del estado “EN PROYECTO” a “PARA DESPACHO”, para que el documento sea firmado por
el/la responsable del área o encargado.
 CONTENIDO DEL INSTRUCTIVO

Tercero:

Los documentos que se encuentran en el

estado “PARA DESPACHO” son que están
listos para la Firma del encargado o
responsable del área.
Firmar
documentos.
 FIRMAR DOCUMENTOS
• 1° Hacemos clic en el botón “Emisión Personal” para crear un Documento Personal.
• 2° Hacemos clic en el botón “Nuevo”

1°
 FIRMAR DOCUMENTOS
• Una vez llenados todos los datos del documento, y habiendo cargado el
documento en formato PDF, y sus anexos, procederemos a firmar el documento.
• Hacemos clic en el botón “Firmar Doc.”
 FIRMAR DOCUMENTOS
• Nos aparecerá el documento en el aplicativo ONPE, listo para firmar.
• Hacemos clic en el botón “Firmar titular”
 FIRMAR DOCUMENTOS
• Nos aparecerá el siguiente cuadro de diálogo, y le damos clic en Aceptar.
 FIRMAR DOCUMENTOS
• 1° Ingresamos nuestra contraseña, y le damos clic a Permitir.
• 2. Cerramos el aplicativo de FIRMA ONPE
• 3° Hacemos clic en “Emitir Doc.”

3°
2°

1°
 FIRMAR DOCUMENTOS
• De la misma forma se puede firmar documentos sin ingresar al SGD, utilizando el software firma
ONPE, que se encuentra en el escritorio de la PC.
 SOTWARE FIRMA ONPE
• 1° Abrir el archivo donde se encuentra el documento que se desea firmar el cual debe estar
guardado en PDF.
• 2° Colocar el cursor en el botón “Firmar” y hacer clic en el botón “Firmar Avanzada”.

1°

2°
 SOTWARE FIRMA ONPE
• Con el mouse, ubicamos la barra de color rosado en el lugar en el que se colocará la firma
digital. Una vez la barra esté en dicho lugar, hacemos clic.
 CONTENIDO DEL INSTRUCTIVO

Cuarto:
En la pantalla del Menú principal, en
Resumen de documentos (lo que se vio en la
página 7 del presente documento) tenemos
documentos en estado “NO LEIDOS”, significa
Recibir que son documentos que requieren ser
documentos atendidos. A continuación, veremos el
procedimiento para recibir y documentos.
 RECIBIR DOCUMENTOS
• 1° Hacemos clic en el botón “NO LEIDOS”.
• 2° Seleccionamos un documento para atención, en el botón de color verde.

1 2
 RECIBIR DOCUMENTOS
• Se da clic en “Recibir”, y se cambiará el estado del documento a “RECIBIDO”.
 CONTENIDO DEL INSTRUCTIVO

Quinto:
Después de recibir el documento se activará
el botón “Atender / Derivar”, este
botón nos permite crear un documento
nuevo y referenciar el documento recibido,
Atender / con la finalidad de continuar con el proceso
derivar del documento. A continuación veremos los
documento. pasos a seguir.
 ATENDER / DERIVAR DOCUMENTOS
1° Revisar el contenido del documento recibido; si no continúa el proceso documental, hacer click en
“FECHA DE ATENCIÓN “ O “FECHA DE ARCHIVAMIENTO”. Finalmente le damos Grabar, y Cerrar.
2° De continuar con el proceso documental, hacer click en el botón “ATENDER/DERIVAR”, y elegimos si lo
atenderemos con un Documento Administrativo o con un Documento Personal.

2°

1°
 INFORMACIÓN
MÓDULO 1:
Para ampliar la presente información, en la sección Lecturas
obligatorias encontrará los siguientes documentos:
- Guía para el Uso del Sistema de Gestión Documental.
- Instructivo S03.AF.IN.003 Uso del Sistema de Gestión Documental
V01 (el contenido es similar a la Guía).

MÓDULO 2:
Encontrará videos colgados en la página de YouTube de MIGRACIONES;
de no poder acceder a los videos, también se presenta archivos donde
puede observar paso a paso los procedimientos.
Gracias por su atención