ASOCIACIÓN AGROECOLOGICA DEL TOLIMA

Nit. 900.458.959-9
Unidos por el desarrollo ambiental y social del Tolima

ACTA APERTURA DE BUZON

MES DE NOVIEMBRE
Fecha: 13 DE NOVIEMBRE 2020

Lugar de Instalaciones del HI Mi Rinconcito Encantado – Durante la entrega

Ejecución: de RPP

Apertura de buzón de sugerencias del hogar infantil mi rinconcito

Tema encantado durante el plan de contingencia covid 19. Aplicar una
encuentra a los padres de familia con el fin de calificar la atención.
Objetivo: Realizar la apertura del buzón de sugerencias utilizando el medio del
para conocer las novedades, peticiones, quejas denuncias y
sugerencias que se encuentran en el PQR.
Tiempo de 8:00 AM
ejecución:
RECURSOS: Encuesta lapicero.
Capacitador: Agentes educativas Ángela Gabriela Cargo: Auxiliar
arguelles pedagógica

Orden del día.

1. Saludo de bienvenida por los grupos de WhatsApp.
2. Apertura del buzón al finalizar la entrega de RPP.
3. Explicar el objetivo de la actividad.
4. Realizar la apertura del buzón.

DESARROLLO

1. Durante el plan de contingencia covid 19 decretado por el gobierno

nacional, para el hogar infantil y la entidad administrativa del servicio
AETOL, es importante seguir realizando las actividades con los padres
beneficiarios del por tal razón en el presente mes en horas de la tarde,
siendo las 3:20 p.m. se realiza socialización por los grupos de WhatsApp en
las diferentes áreas pedagógicas con el objetivo de indicarles a los padres
de familia que la apertura del buzón de sugerencias se está realizando de
manera virtual para quienes deseen enviar por correo electrónico o llamar a
los números que se comparten en los grupos o de igual manera lo pueden
hacer durante la entrega de los complementos nutricionales RPP a
comienzo de mes, con el objetivo de conocer las quejas, reclamos o

DIRECCIÓN: AVENIDA 2 FRENTE AL HOTEL MINUTO DE DIOS, BARRIO MINUTO DE DIOS II ETAPA LERIDA
TELÉFONO: 3209852495
CORREO ELECTRÓNICO: agro_aetol@hotmail.com
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sugerencias que presentan los padres de familia y talento humano de la

UDS, y así mismo analizar y dar respuesta oportuna a las solicitudes
encontradas para así mejorar los procesos que se llevan a cabo mediante
las llamadas telefónicas, Teniendo en cuenta además que el proceso ya
había sido socializado en por los grupos de WhatsApp a padres de familia,
promoviendo el uso del buzón a la comunidad del H.I.
2. En esta ocasión aprovechando la entrega de RPP de manera aleatoria
se escogieron algunos padres de familia beneficiarios del hogar infantil
con el fin de aplicar una encuesta o punto de vista del proceso que se ha
llevado hasta el momento, y que en los meses anteriores los padres de
familia no han presentado quejas o sugerencias frente al proceso.
Es muy importante obtener la opinión de los padres de familia ya que esto nos
fortalece como personas profesionales y como nuestro rol como agentes
educativas, manipuladoras y todo el equipo que trabaja en pro y desarrollo integral
de los niños y niñas beneficiarios de la modalidad institucional.
De igual manera se obtiene el resultado positivo de la encuesta que se quiso dar a
entender en el proceso de noviembre, donde arroja asertivamente las respuestas,
las cuales son las siguientes:

¿Qué opina usted de la entrega de ración para preparar (RPP) durante la

emergencia por pandemia? La cuál de los diez padres algunos respondieron:

R/: Son de gran ayuda para complementar la alimentación de los niños y niñas.

¿Cómo ha sido el desempeño del personal que labora y hace entrega de las
raciones para preparar (RPP)? La cuál de los diez padres algunos respondieron

R/: Ha sido excelente, muy buena la atención.

¿Escriba alguna sugerencia u opinión, sobre el proceso que se ha venido

realizando en el hogar infantil? La cuál de los diez padres algunos respondieron

R/: Me encanto que el HI haya seguido pendientes de nuestros hijos en todo

momento.

Seguido a ello se hace el análisis de las preguntas que se realizaron a los padres
de familia con el control social y el equipo interdisciplinario de la unidad de
servicio la cual se puede evidenciar que todas las respuestas de los padres de
familia son positivas frente a los procesos que se han venido desarrollando en el
plan de contingencia Covid-19, durante el periodo de vigencia 2020

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3. Durante la entrega de RPP se ubica a visibilidad de los padres usuarios el

buzón de sugerencia con el fin de que los mismos pueden utilizarlo cuando
se requiera, al finalizar la jornada se realiza la apertura del buzón en
compañía de un padre de familia, talento humano y con el veedor del Hogar
Infantil Mi Rinconcito Encantado.

Como se tiene estipulado se ejecuta la presente el último día de cada mes,

reiterando que todas las sugerencias aquí encontradas se les darán una
respuesta oportuna de 8 días hábiles después de la apertura del buzón o
radicada la queja por los medios digitales como WhatsApp, correo
electrónico o como última opción por llamada telefónica.

Por lo tanto, por lo grupos de WhatsApp en donde están todos los padres
de familia beneficiarios, se procede a realizar la pregunta de quién tiene o
presenta alguna inquietud, duda o sugerencia frente a los procesos (buzón),
encontrándose que manifiestan que todo está bien por los grupos de
WhatsApp, por lo cual queda como propuesta promover el uso del buzón
nuevamente en las entregas de RPP, o por los medios digitales, de esta
forma se procede al cierre.

Para finalizar se realiza registro fotográfico.

Conclusiones
Durante el periodo de emergencia sanitaria y durante el mes de noviembre se
puede evidenciar que los padres de familia no presentan quejas ni sugerencias
frente al proceso ejecutado, sin embargo se ha realizado una encuesta de
satisfacción donde arroja positivos resultados.

Se concluye que en la apertura de buzón y en los grupos de WhatsApp y correo

electrónico no se evidencia ninguna clase de queja o sugerencias al respecto.

Continuar con la apertura del buzón mensualmente.

Compromisos:

Seguir fortaleciendo mediante el buzón de sugerencias para obtener opiniones

positivas o negativas o a mejorar frente a los procesos que se ejecutan durante el
periodo a padres de familia y niños beneficiarios.

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Incentivar a los padres de familia para que ante las situaciones que ellos puedan
percibir hagan uso del buzón de peticiones, denuncias, quejas y sugerencias
utilizando las herramientas digitales o durante la entrega de RPP.

Firma del capacitador

EVIDENCIAS FOTOGRAFICAS

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