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Metodología Propuesta Para La Gestión De Proyectos, En La

Organización De Sorsys S.A.S

Presentado Por:
Edgar Andres Krejci Bautista
Luis Ángel Martínez Méndez
Camilo Andres Bonilla Peña

Universidad De Cundinamarca
Chía, Cundinamarca
2020
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Tabla de contenido
Introducción..................................................................................................................................... 3
I. Gestión De La Integración Del Proyecto .......................................................................... 4
Acta de constitución del proyecto ......................................................................................... 4
Plan de la dirección del proyecto .......................................................................................... 7
II. Gestión del Alcance del Proyecto...................................................................................... 9
Planificar la Gestión del Alcance ........................................................................................... 9
Recopilar Requisitos ................................................................................................................. 9
Crear la estructura de desglose del trabajo ........................................................................ 9
Validar el alcance ..................................................................................................................... 11
III. Gestión de la calidad del proyecto .............................................................................. 11
IV. Gestión de los riesgos del proyecto ........................................................................... 14
Planificar la gestión de los riesgos ..................................................................................... 15
Análisis cuantitativo de riesgos ........................................................................................... 17
Bibliografía ..................................................................................................................................... 18
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Introducción
Actualmente nos encontramos en una época llena de cambios constantes con
respecto a las organizaciones, en especial si estas se encuentran estrechamente
relacionadas a todo lo que se conoce como las tecnologías de la información TICS,
siendo también esto conocido como la famosa industria 4.0, esto principalmente a
que muchos procesos organizacionales han mejorado su eficiencia y costos gracias
a la implementación de estas nuevas tecnologías, de tal modo los proyectos de las
mismas son más dinámicos, siendo sometidos a cambios constantes, de tal modo
que surge la necesidad de implementar una metodología no solo se centre en la
gestión de los entregables definidos, sino que también permita gestionar otros
aspectos como lo son la calidad de los mismos, sus costos y riesgos en función de
cada organización.
En el caso de sorsys sas siendo una organización enfocada en la consultoría y
desarrollo de software a la medida ya sea para otras compañías, o para una persona
natural en específico, esta requiere además de la implementación de metodologías
de desarrollo agiles como lo sería la scrum, también se necesita de una mejor
gestión en sus proyectos, principalmente debido a que en muchas ocasiones se
dejan de lado aspectos muy importantes como lo serían los riegos que están
asociados a cada uno de estos, así como el alcance y como este podría afectar en
los involucrados del mismo, es así que para realizar un estudio más riguroso para
cada proyecto con la finalidad de obtener un producto más pulido, confiable y eficaz
se plantea la implementación del PMBOK, para gestionar estos proyectos, en
conjunto con la metodología de desarrollo scrum, de tal modo que cada entregable
definido para cada proyecto cumpla con los estándares de calidad definidos en
función de las diferentes áreas del conocimiento especificadas en el PMBOK, pero
que es exactamente este documento, el PMBOK fue creado por el PMI siendo un
instituto encargado de definir la manera en la cual deberían de gestionarse los
diferentes proyectos que se llevan a cabo en las organizaciones de tal modo que se
obtiene un conjunto de estándares, e ideas que se deben seguir para lograr generar
proyectos rentables que tengan una alta calidad de tal modo que beneficien de una
mejor manera a las organizaciones, siendo este conjunto de actividades y procesos
especificados en el PMBOK.
Con este documento la organización de sorsys sas espera definir qué conjunto de
actividades y procesos debe realizar para así mejorar sus proyectos en función de
los diferentes estándares planteados por el PMBOK, de tal modo que estos sean
más beneficiosos para la organización y así se genere una mayor confianza entre
el cliente y la organización.
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I. Gestión De La Integración Del Proyecto

Para sorsys sas, resulta bastante critico cuidar la integración de sus proyectos en
función de los diferentes cambios y/o condiciones imprevistas que puedan
acontecer durante el desarrollo de este de tal modo que se presenta indispensable
aplicar la gestión de la integración del proyecto según lo planteado por el PMBOK,
para que así durante las diferentes actividades y procesos se puedan identificar,
definir, combinar y unificar estos en los diferentes grupos de procesos y actividades.
Teniendo en cuenta los aspectos anteriormente mencionados resulta indispensable
para la organización de sorsys sas tener bien definidos estos procesos y realizar
sus respectivos cambios según se requiera, todo en función del director encargado
del proyecto, esto es debido a que este debe poseer una visión general del proyecto
en función de los diferentes aspectos asociados del mismo, como lo pueden los
costos o los riegos de este, es así que teniendo en cuenta la vital importancia de
esta visión general, el PMBOK indica que esta integración se debe realizar durante
todo el ciclo de vida útil del proyecto.
Acta de constitución del proyecto
Actualmente la organización realiza solamente los respectivos contratos con las
partes interesadas para la realización del proyecto propuesto, teniendo en cuenta
cual es el objetivo del mismo, así como sus costos y retorno de la inversión para así
dar luz verde a dicho contrato sin embargo, al realizar esto se deja de lado, todo el
proceso previo que debe de ser realizado según el PMBOK, para realizar la
respectiva acta para la constitución del proyecto, de tal modo que no se tienen en
cuenta aspectos claves, como la definición de los casos de negocio, acuerdos y
activos en los procesos organizacionales, siendo vitales a la hora de constituir un
nuevo proyecto entre las dos partes.
Es así como se plantea la implementación de la mencionada acta para constituir un
nuevo proyecto para así determinar, quien será su director, así como sus
respectivos recursos humanos se van a vincular al mismo, siendo estos un factor
clave durante la gestión de la integración debido a la naturaleza de los proyectos de
sorsys sas puesto que estos emplean metodologías agiles, las cuales requieren de
un mayor compromiso de parte de estos, por otro lado a continuación se van a
presentar y explicar los ítems que indica el PMBOK para generar este documento
teniendo en cuenta que solo se van a presentar los ítems que resultan
indispensables y totalmente necesarios para la organización.
De las entradas propuestas por el PMBOK, se van a considerar las siguientes:
 Documentos de negocio: Dentro de esta categoría de entrada se van a
emplear los dos documentos especificados debido a que es necesario
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comprender en que va a estar enfocado el proyecto en términos de su

negocio principal y por otro lado se necesitan considerar los posibles
beneficios de este en caso de ser aprobado.
 Acuerdos: Es necesario también tener a la mano los diferentes acuerdos
que se hayan establecido para el proyecto en función de su caso de negocio
para así determinar cuáles van a ser las intenciones de los involucrados con
el proyecto.
 Factores Ambientales de la empresa: Así mismo es necesario considerar
que disposiciones legales, están definidas para el sector TIC, en función del
tratamiento de datos que se vaya a realizar en los proyectos, así mismo esto
también engloba la política organizacional con respecto a qué tipo de
proyectos de software se realizan en la misma.
Por otro lado, el PMBOK también nos presenta que herramientas se pueden
implementar para así dar un juicio crítico a estos aspectos que son la entrada
para así dar forma al acta de constitución que más adelante se presenta en
consideración de los aspectos indicados por el PMBOK.
 Juicio de expertos: Este juicio está dado con respecto a la experiencia
previa que ha tenido la organización y el director del proyecto, en función
de su área de aplicación y si este es beneficioso para la estrategia
organizacional.
 Recopilación de datos: Esta recopilación de datos está dada en función
de las experiencias previas de la organización, así como de los
requerimientos y acuerdos que se están estableciendo con los
interesados.
 Habilidades interpersonales y de equipo: Este aspecto está
relacionado a la decisión de determinar quiénes van a ser los encargados
de realizar el proyecto, teniendo en cuenta su afinidad con la clase del
proyecto, así como sus relaciones interpersonales.
 Reuniones: Es de vital importancia para sorsys sas, llevar a cabo
reuniones semanales durante la generación del acta para así tener claros
los objetivos y su posible impacto para ambas partes.
Ya después de haber realizado este proceso de la identificación de las entradas y
herramientas que se pueden implementar, para determinar los puntos críticos y
claves para el acta, del proyecto es necesario generar el documento con los puntos
que indica el PMBOK, puesto que es muy relevante tenerlos todos en cuenta puesto
que con esta acta, si están de acuerdo tanto sorsys sas como el interesado del
proyecto inmediatamente se procede a realizar la respectiva contratación para tener
formalmente este compromiso entre ambas partes para realizar este proyecto de la
mejor manera posible.
A continuación, se van a presentar los ítems que debe llevar esta acta en función
de las entradas y procesos mencionados previamente.
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 Propósito del proyecto

 Los objetivos medibles del proyecto y los criterios de éxito asociados
 Los requisitos de alto nivel
 La descripción de alto nivel del proyecto, los límites y los entregables claves
 El riesgo general del proyecto
 El resumen del cronograma de hitos
 Los recursos financieros preaprobados
 La lista de interesados clave
 Los requisitos de aprobación del proyecto
 Los criterios de salida del proyecto
 El director del proyecto, su responsabilidad con el mismo y su nivel de
autoridad
 El nombre y nivel de autoridad del patrocinador del proyecto
Ya cuando el contrato es formalizado después de la respectiva apropiación de la
acta de constitución presentada, se procede a realizar los supuestos del proyecto
según lo indica el PMBOK, esto teniendo en cuenta que para el caso de Sorsys sas,
esta acta de constitución y los supuestos se van a encontrar en un constante cambio
debido a que la gestión de los proyectos se realizan mediante metodologías agiles,
las cuales comprometen a la organización someter cambios constantes en el
proyecto de tal modo que estos se deberán ver reflejados en esta acta.
A continuación, se presenta una tabla con un ejemplo de cómo debe ser el acta de
constitución:

Tabla 1. Elaboración: Fuente Propia, Ejemplo formato acta constitución de

proyectos
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Plan de la dirección del proyecto

Para la organización sorsys sas, es de vital importancia contar con un plan que
define cual va a ser la dirección del proyecto en función de los acuerdos realizados
en el acta de constitución es así que, para monitorear de las áreas del conocimiento
indicadas por el PMBOK, siendo en nuestro caso implementadas cuatro de estas,
se presenta un documento formal adjunto al acta del proyecto, el cual define cuales
con los lineamientos generales, con respecto a su planificación y ejecución de parte
de la organización, en función de las diferentes áreas mencionadas del PMBOK.
A continuación, se adjunta una imagen tomada del PMBOK, la cual presenta los
diferentes aspectos a considerar para generar este plan de dirección, teniendo en
cuenta que sorsys sas actualmente no cuenta con la implementación de este, se
optó por aplicar todo el análisis y herramientas recomendadas por este documento.

Desarrollar plan para la dirección del proyecto

Entradas Herramientas y técnicas Salidas

 Acta de constitución del

 Plan para la dirección
proyecto.  Reuniones con el cliente.
ye  Consultoría de expertos en
del proyecto.
 Contrato del proyecto.
 Lista de posibles
 Disposiciones legales con el núcleo de negocio del
supuestos asociados al
respecto al manejo de la proyecto.
proyecto.
información en los sistemas
informáticos.
 Oportunidades de mejora de
proyectos similares
anteriormente ejecutados

Figura 1. Elaboración: Fuente propia basada en el formato del PMBOK, Ítems

para desarrollar el plan de dirección del proyecto
En consideración con las actividades descritas en la figura 1, siendo varios de estos
aspectos explicados en el acta del proyecto, se desarrolló un plan de dirección del
proyecto, que se define una vez, sin embargo, si es necesario realizar un cambio
bastante grande en el proyecto ya sea por factores ambientales de la organización,
o por cambios en los objetivos y requerimientos del cliente, este documento de
manera análoga que con la respectiva acta del proyecto, se le van a implementar
las actualizaciones necesarias, para así mantener claro el rumbo del proyecto en
función de las tres áreas del conocimiento restantes que se están implementando
en sorsys sas.
A continuación, se presenta el formato requerido para el desarrollo de este plan de
dirección teniendo en consideración el modelo propuesto por Casallas jonathan,
Mejia Cristian y Paez Nelcy de la universidad católica.
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Plan de dirección del proyecto

Versión:

Fecha:

Nombre Del Proyecto:

Ref Acta De Constitución:

Información Del Proyecto:

Equipo Del Proyecto:

Nombre Rol Proyecto Dependencia Firma Fecha

Información del documento

Nombre del documento

Nombre del archivo
Fecha De Creación
Ultima vez guardado

Documentos de las otras Áreas del conocimiento del PMBOK asociadas

Descripción Área Referencia documento Fecha Adición

Tabla 2.
Fuente: Elaboración propia basado en el de la universidad católica.
Formato documento para la dirección del proyecto
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II. Gestión del Alcance del Proyecto

En la gestión de alcance del proyecto vamos a definir todos los procesos que vamos
a tener en cuenta para que nuestros proyectos futuros que desarrollemos en Sorsys
SAS no sufran demoras, fluctuaciones, retrocesos, en ningún ítem. Como su
nombre lo dice vamos a definir hasta donde va a llegar nuestro proyecto, siguiendo
una serie de parámetros para que al final no tengamos ningún inconveniente o algo
que nos lo retrase para su entrega.
Planificar la Gestión del Alcance
En Sorsys SAS nos hemos puesto en la tarea de implementar el PMBOK
correctamente es por eso que para el proceso de la planificación del alcance hemos
definido una serie de Ítems los cuales se deberán llevar a cabo y seguido ejecutarlos
para así saber hasta dónde llegará el proyecto o los proyectos que realizaremos, es
por eso que hemos definido una tabla con tres valores bastantes importantes como
lo son: Entradas, Las herramientas a utilizar y las salidas que será nuestro alcance,
tal como lo muestra la figura 2.

Planificar la gestión del alcance del proyecto

Entradas Herramientas y técnicas Salidas

 Acta de constitución del  Reuniones mensuales con el  Plan del alcance de

proyecto. cliente (para obtener el alcance gestión
ye final).

Figura 2. Fuente: Elaboración propia,

Planificación del alcance de Gestión
Recopilar Requisitos
Si bien, al momento de realizar un nuevo proyecto y aplicando nuestra PMBOK
Sorsys SAS como empresa desarrolladora de software debe saber en qué se
deberá trabajar o cual será el proyecto a realizar, es ahí donde sale la “Recopilación
de Requisitos”, en este apartado vamos definir con el cliente cuáles serán los
requisitos que deberá tener dicho proyecto, generalmente en este punto definiremos
factores como: factores técnicos, factores de seguridad, factores de rendimiento y/o
factores de desempeño con el fin de tener una clara idea de nuestro proyecto a
desarrollar y así al final o el día de la entrega del proyecto final, no hayan sorpresas
de parte y parte. Este parte de requisitos es indispensable tener ya que una vez
tengamos el alcance podremos definir los requisitos y así llevarlos adelante para
que puedan cumplir con lo establecido en la planeación.
Crear la estructura de desglose del trabajo
Crear la estructura de desglose del trabajo o más conocida como: Estructura de
descomposición del trabajo o EDT, básicamente en este punto tanto Sorsys SAS
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como otras empresas deberán desglosar o separar todas las tareas a realizar, es
por ello que desde Sorsys SAS definiremos entregables de trabajo divididos de
acuerdo a los requerimientos que indique el cliente es por ello que dichos
entregables serán entregados y vendrán especificados y detallados para así
informar a cada cliente cómo va el desarrollo del proyecto, este desglose de tareas
es bastante importante ya que de aquí sabremos cómo manejar las tareas
pendientes y como ir solucionando los pendientes para poder entregarle al cliente
un óptimo resultado, básicamente dicha EDT puede considerarse una listado de
tareas a desarrollar no obstante también podremos definir en la EDT las
herramientas y técnicas que vamos a aplicar sobre cada tarea pendiente con eso
podremos tener una línea clara para poder llegar al alcance que es la entrega final
de nuestro proyecto.
Teniendo en cuenta lo anterior, dejando claro la importancia de tener el EDT para
la organización el cual también permite definir y clasificar los entregables en función
de las metodologías agiles de desarrollo como lo es la SCRUM de tal modo que
resulta muy relevante tener este documento a la fecha en consideración de los
cambios que indique el cliente en cada entregable del mismo, es así como a
continuación de presenta un ejemplo de cómo Sorsys sas empleara el EDT de
manera general teniendo en cuenta que esta basado en el presentado por PMBOK.

1. Nombre del proyecto

1.1 Documento con las 1.2 Documento con los 1.3 Desarrollo de los módulos 1.4 Desarrollo de pruebas 1.5 Entrega
solicitudes de las reuniones diseños del proyecto establecidos con el cliente
con los interesados

1.1.1. Requerimientos 1.2.1. Arquitectura 1.3.1. Configuracion 1.4.1. Configuracion del 1.5.1. Creación
funcionales del proyecto ambiente de desarrollo ambiente de pruebas documentación de
entrega del proyecto

1.1.2. Especificación 1.2.2. Herramientas 1.3.2. Modulo 1 1.4.2. Pruebas de caja 1.5.2. Definición
del estilo visual de desarrollo negra del soporte dado al
proyecto

1.2.3 Especificación 1.2.3. Diseño de los 1.3.2. Modulo 2

1.4.3. Pruebas de caja blanca
objetivos claves casos de prueba 1.5.3. Entrega del
proyecto junto con
…. sus manuales

1.3.n Modulo n

Figura 3. Fuente: Elaboración propia. EDT Propuesta para la gestión de proyectos

de software
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Validar el alcance
Sorsys SAS en busca de satisfacer y cumplir la PMBOK validará en conjunto con el
cliente si los entregables divididos y desglosados anteriormente son óptimos y
satisfactorios tanto para el cliente como para nosotros; si las fechas propuestas en
la entrega son acordes con lo que el cliente necesita es por eso que en nuestra
validación de alcance verificaremos puntos como: las Entradas, EDT, Requisitos,
Salidas y Cambios de Fechas que se necesiten hacer a último momento, no
obstante estos cambios deben tener un tiempo ya que se deberá dar prioridad a la
EDT definida anteriormente, en esta parte de la verificación del alcance podremos
actualizar los documentos del proyecto y poder llevar una medición del desempeño
del trabajo realizado y así verificar que se estén cumpliendo los parámetros y los
entregables establecidos anteriormente en la EDT.

III. Gestión de la calidad del proyecto

En nuestra compañía diseñamos un modelo de control de procesos de gestión de
calidad de nuestras diferentes líneas de negocio, basados en el enfoque directo
hacia el cual cada una de estas está dirigida, el área de mercado en el que se
desarrolla, atendiendo así a cada adversidad u oportunidad de aprendizaje durante
el proceso de atención a nuestros clientes.

Planificar la gestión del alcance del proyecto

Entradas Herramientas y técnicas Salidas

 Acta de constitución del  Plan de gestión de la

proyecto.  Reuniones quincenales calidad.
 Plan para la dirección del internos de parte de los  Actualización de los
proyecto. lideres de proyectos para documentos previos
establecer el alcance de sus diseñados para el
 Entregables definidos en
el EDT. respectivos proyectos. proyecto en estudio.
 Contrato del proyecto.  Juicio de expertos
 Otros documentos del  Estados financieros de la
proyecto. organización.

Figura 4. Fuente: Propia, Entradas herramientas y salidas del plan de gestión de

la calidad.
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Tomando como base el formato planteado en el PMBOK diseñamos y desarrollamos

nuestro propio plan de gestión de calidad, estableciendo las entradas, herramientas
y salidas acordes a cada línea de negocio

Figura 5. Fuente: Diseño propio de la compañía SORSYS SAS

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Figura 6. Fuente: Diseño propio de la compañía SORSYS SAS .

Así mismo se plantea que con el crecimiento de la compañía se creen procesos de

calidad con cada línea de negocio, así como buscar la manera de implementar un
Sistema de Gestión de Calidad basado en las normas ISO 9000 e ISO 9001
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IV. Gestión de los riesgos del proyecto

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Planificar la gestión de los riesgos

Como ya se ha mencionado en capítulos anteriores del presente documento, sorsys
sas, es una empresa dedicada al desarrollo de software de todo tipo a nivel general,
de tal modo que se surge en la necesidad de implementar el enfoque ágil para así
desarrollar sus proyectos de manera satisfactoria para sus clientes
organizacionales, por otro lado esto resulta en un alto riesgo según el PMBOK, de
tal modo que la presente gestión de riesgos que se aplicaría a cada proyecto va a
evolucionar iterativamente según cada entregable, para que también este se
aplicaría en enfoque del agilismo a este documento el cual permite identificar y
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salvaguardar de la mejor manera posible los posibles riesgos asociados al proyecto

según su histórico de entregables.
De tal modo que para realizar de manera satisfactoria la planificación de los riesgos
del proyecto, esta fase IV para la gestión de los riesgos, se va a realizar por cada
SPRINT que se defina con el cliente y los interesados del proyecto de tal modo que
se logre actualizar de manera constante la presente gestión de los riesgos, teniendo
en cuenta lo anterior es importante ahora comentar el asunto del artefacto que se
empleara para realizar esta gestión es el de la lista de chequeo el cual es
básicamente un documento de Excel en donde se indica cada riesgo, con una
calificación de 1 a 10 de tal modo que cada riesgo queda clasificado en un rango
definiéndolo como bajo, medio o alto respectivamente, de tal modo que este
documento se clasificarían los riesgos según cada sprint en el que se encuentre el
proyecto, y así mismo en este mismo documento se realizan las posibles propuestas
para controlar dichos riesgos, de tal modo que se obtenga una información total de
estos en conjunto a sus controles.
A continuación de adjunta una imagen del formato en el que se basaría sorsys sas
para generar dicha planificación y análisis:

Tabla 3.
Fuente: Recuperado de LISTA DE CHEQUEO ISO 45001:2018 - SST-SAFEWORK (sst-
safework.com), Formato a implementar para la lista de chequeo de los riesgos de los
proyectos.
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Análisis cuantitativo de riesgos

En nuestra compañía realizamos un análisis de riesgos asumidos en los proyectos
emprendidos en cada una de las líneas de negocios, haciendo análisis de costos
operativos, riesgos económicos, con el fin de verificar si el proyecto emprendido y
diseñado no pone en riesgo la estabilidad de la compañía, basados en el gráfico de
a continuación se tomará la decisión si el proyecto es viable o inviable para los
riesgos que esta dispuestos a asumir la compañía.

Figura 6. Fuente: Tomado de PMBOOK Unal Sector Eléctrico.

Si el riesgo no es aceptable para la compañía se descartará el proyecto, esto con el

fin de mantener la solidez y operatividad de la empresa, considerando también el
riesgo financiero para la misma según las disposiciones del departamento financiero
de sorsys sas.
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Bibliografía
JONATHAN, C., CRISTIAN, M., & MILENA, P. N. (2018). DISEÑO DE UNA
METODOLOGIA DE LOS PROCESOS DE INICIO. Universidad Catolica.
Moreno, G. A. (2013). Project Management Institute en una. Universidad Nacional.
PMI, Project Management Institute. (2017). (P. M. Institute, Editor)