TEMA 03

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN

Subtemas

2.1 La Administración y la toma de decisiones.

2.2 Productividad, eficiencia y eficacia.
2.3 Propósito de la Administración
2.4 Administración ciencia y arte
2.5 Características e importancia de la administración.

Curso: Administración Empresarial

Profesor: Mg. Chapoñan Ramírez Edgard

Lectura 07
Comentario
La toma de decisiones es quizás el proceso más importante dentro de la organización, así lo entendió
el Nobel de Economía Herbert Simón, quien es considerado el autor más reconocido en el área. En
las organizaciones se toman decisiones todo el tiempo, desde las más simples hasta las más
complejas, de forma individual o en grupo, de forma objetiva o subjetiva.

LA TOMA DE DECISIONES ORGANIZACIONALES1

El proceso de toma de decisiones ha sido una de las grandes preocupaciones en la administración
de organizaciones como disciplina, y del administrador de empresas en su desempeño profesional.
Han aparecido cuestionamientos como: ¿se debe o no buscar la participación de los miembros de la
organización en los procesos de toma de decisiones?, o ¿qué tan objetivo se puede y debe ser el
proceso de toma de decisiones?; otras más profundas como ¿hay mejores decisiones que otras?,
¿Existen procesos de retroalimentación en la toma de decisiones?

1Lectura ligeramente resumida y adaptada con fines didácticos tomada de: González-Campo, Carlos & Zapata, Álvaro &
Vargas, Guillermo. (2009). CAPITULO 3: LA TOMA DE DECISIONES ORGANIZACIONALES 3.1 LA TOMA DE DECISIONES EN
LA ADMINISTRACIÓN DE ORGANIZACIONES Borrador Capitulo 3 Toma de decisiones.
https://www.researchgate.net/publication/263594198_CAPITULO_3_LA_TOMA_DE_DECISIONES_ORGANIZACIONALES_
31_LA_TOMA_DE_DECISIONES_EN_LA_ADMINISTRACION_DE_ORGANIZACIONESBorrador_Capitulo_3_Toma_de_decisi
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Como posibles respuestas en la administración han surgido, entonces, diferentes modelos para la
toma de decisiones, algunos descriptivos, otros indican el deber ser; modelos con énfasis en lo
cuantitativo y otros con fundamento en lo cualitativo.

Es importante reconocer que este capítulo, será desarrollado con el objetivo principal del proceso
investigativo que parte de las perspectivas, modelos y herramientas existentes en la actualidad en
el proceso de toma de decisiones. Donde las organizaciones se constituyen en agentes tomadores
de decisiones, estas decisiones puede ser de diferentes tipos: decisiones individuales o decisiones
grupales, decisiones siguiendo un método científico para la elección o decisiones con un alto
componente empírico, en fin decisiones que al ejecutarlas tienen niveles de certeza e incertidumbre
y de riesgo, después de tomadas también es necesario analizar el efecto de las decisiones, las
decisiones también son consecutivas y en algunos casos repetitivas, las pueden tomar los
accionistas, los gerentes, los mandos medios o los miembros del nivel inferior dentro de las
organizaciones, las mismas pueden tener un mayor o menor efecto sobre el global de la organización
o pueden afectar tan solo un departamento o sector de la organización, la industria o la sociedad,
pueden afectar recursos económicos o recursos humanos, pueden afectar relaciones entre varias
empresas o de la empresa con sus clientes, en conclusión la organización es un lugar de decisión
permanente, en la teoría organizacional la toma de decisiones es un aspecto importante de estudio,
diferentes autores como Simón en 1972 o Crozier en 1969, entre otros, han escrito sobre este
proceso y los resultados del mismo, constituyen la teoría de la toma de decisiones, planteando
desde diferentes perspectivas de la toma de decisiones y sus implicaciones teóricas.

Existen dos tipos de decisiones según el número de personas que actúan en el proceso de decisión,
las decisiones individuales donde solo una persona toma la decisión sin ninguna influencia de otra
persona, este tipo de decisiones son recomendables cuando se necesita realizar la toma de
decisiones en un lazo de tiempo muy corto, la decisión no implica un alto riesgo, existen pocas
alternativas y el nivel de importancia de la decisión no es muy alta, cuando la decisión la toman más
de una persona se denominan decisiones grupales o en grupo, básicamente en el proceso de
decisión interactúan dos o más personas, que opinan en todo o parte del proceso de decisión, en
este caso la responsabilidad es de todos los participantes, se recomienda para decisiones
importantes en las organizaciones, decisiones con alto riesgo y que comprometen muchos recursos
de las organizaciones. Se puede decir que las decisiones grupales son más científicas, debido a que
involucran el conocimiento previo de todas las personas que participan en el proceso y la discusión
en la elección.

Las decisiones tienen diferentes niveles de certeza e incertidumbre, y de esto depende la seguridad
del decisor en la toma de las decisiones y el volumen o la calidad de información que posee en el
momento de decidir, tienen un efecto fundamental en el resultado obtenido después de actuar,
cuando existe mayor nivel de incertidumbre, y la decisión involucra recursos importantes de la
organizaciones, estas decisiones deberían ser tomadas por los altos cargos de la organización
quienes tienen mayor nivel de responsabilidad dentro de la misma, las decisiones con mayores
niveles de certeza y que afectan menos recursos pueden ser tomadas directamente por el agente
que interviene en el proceso que necesita la decisión. Es difícil en algunos casos tener claro cuál es
el nivel de certeza e incertidumbre y depende mucho del conocimiento que se tenga del tema
relacionado con la decisión y del entorno de la decisión.

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RACIONALIDADES EN LA TOMA DE DECISIONES

El ser humano antes de actuar debe tomar decisiones entre varias alternativas, se pueden cometer
errores al tomar una decisión, pero solo se puede analizar el resultado después de actuar, el ser
racional nunca toma decisiones para obtener un beneficio negativo, siempre busca maximizar sus
beneficios tomando decisiones “buenas”. El ser humano en todo acto de su vida elige, al satisfacer
sus necesidades contando con recursos escasos y limitados, lo hacen elegir El ser humano en todo
acto de su vida elige, al satisfacer sus necesidades contando con recursos escasos y limitados, lo
hacen elegir entre varias alternativas.

El actuar imprescindiblemente requiere el decidir, no se puede actuar sin decidir, se pueden tomar
decisiones con una sola alternativa, pero de todas formas se ejecuta una decisión, las decisiones
existen dentro de un proceso lógico del actuar, primero se define el problema, se analizan los
criterios de selección, se seleccionan y enumeran las alternativas, se evalúan, se decide y se ejecuta
(actúa), como se puede observar es un proceso de decisión antes de actuar.

Uno de los modelos de racionalidad es el económico, este modelo se plantea desde dos supuestos:
el primero, que asume que las personas que tienen racionalidad económica, siempre busca producir
el máximo y obtener el máximo beneficio posible. El segundo, define que las personas tratan de
maximizar los logros de forma ordenada y lógica. Este modelo ha recibido muchas críticas desde
diferentes perspectivas por definir a los seres humanos con una racionalidad ilimitada. El argumento
fundamental para la crítica, es que este modelo sólo se cumpliría sí todos los individuos fueran
iguales, o compartieran el mismo código de valores. Aunque ha recibido muchas críticas, este
modelo sigue siendo la base de todos los modelos posteriores. Este modelo es el fundamento de
todas las teorías económicas de la época, tanto las microeconómicas como las macroeconómicas,
partiendo de que todo individuo es un ser racional, que busca económicamente obtener el mayor
beneficio posible.

El segundo modelo es el de racionalidad limitada, propuesto por Simón en 1972, se fundamenta en

que las personas, aunque quieran encontrar la solución óptima, no la pueden obtener y se contentan
con una solución satisfactoria debido a la falta de información y porque poseen capacidades
imperfectas para poder procesar toda la información necesaria. El ser humano no tiene
conocimiento ilimitado. El modelo racional es una de las primeras aproximaciones del hombre para
aprehender su realidad se sustenta en la observación de ciertas regularidades que se presentan en
la naturaleza.

El tercer modelo de racionalidad, se denomina modelo de “bolsa de basura” que surge de los
procesos de simulación realizados por computador del proceso decisorio derivando unas
estimaciones estadísticas que proporcionan herramientas necesarias para su instrumentación y
definiendo seis hipótesis explicativas. La clave entonces de este modelo consiste en entender los
procesos decisorios a través de las situaciones de decisión. Es decir, son aquellos momentos en que
se espera de la organización un determinado comportamiento llamado decisión, como si fuesen
“bolsas de basura" donde los individuos y sus coaliciones mezclan los problemas y las soluciones; en
función de la cantidad de bolsas que existan. Las mezclas de problemas que contenga cada bolsa
serán atendidas en función del tiempo disponible por los actores.

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PERSPECTIVAS DE LA TOMA DE DECISIONES

El proceso de la toma de las decisiones se puede analizar claramente desde varias perspectivas o
puntos de vista que han sido formulados por distintas disciplinas. Estos puntos de vista, se relacionan
con la teoría desde donde se analiza el proceso para la toma de las decisiones, el tipo de decisión y
el responsable de la decisión, formulando en algunos casos modelos para explicar el proceso.

La perspectiva psicosociología, fue desarrollada por un grupo de teóricos entre los que se
encuentran Simón y Argyris, la perspectiva Sico-sociológica fundamenta su punto de vista en la
interacción entre los individuos de una organización como tomadores de decisión individuales, cada
uno de los individuos tiene criterios, límites y preferencias propias de sí mismo, que con sus objetivos
individuales pueden interferir en el momento de tomar decisiones organizacionales.

La sociología es la “ciencia que trata de la estructura y funcionamiento de las sociedades humanas”.

Mientras que la psicología, como se expuso en una perspectiva anterior, se encarga del estudio de
los procesos mentales. Ellwood (Citado en Sánchez, 2002, p. 12) afirma que no podemos
comprender al individuo si lo separamos de su grupo, de la misma manera que no podemos
comprender el grupo si lo separamos de naturaleza de los individuos que lo componen. Así, pues, la
dependencia entre Sociología y Psicología es mutua y recíproca. Por tanto, la psicología individual
tiene que buscar en el estudio de la vida grupal la explicación de gran parte de la conducta individual.
Por lo que cabe resaltar que “este ámbito de interacción e intersección entre el individuo y la
sociedad tiene su ubicación natural, aunque no exclusiva, en la psicología social” (Sánchez, 2002, p.
10)

Entonces, la Psicología Social es definida como “el estudio científico de los efectos de los procesos
sociales y cognitivos sobre el modo en que los individuos perciben, influyen y se relacionan unos con
otros” (Smith y Mackie, 1997, p. 3). Bajo este concepto, “los procesos sociales son los modos en que
nuestros pensamientos, sentimientos y acciones, se ven afectados por las aportaciones de la gente
y los grupos que nos rodean” (Smith y Mackie, 1997, p. 5), y “los procesos cognitivos son los modos
en que nuestros recuerdos, percepciones, pensamientos, emociones y motivaciones influyen en
nuestra comprensión del mundo y dirigen nuestras acciones” (Smith y Mackie,1997, p. 5).

En síntesis, la psicología social se ocupa de los procesos de la conducta, los factores causales y los
resultados de la interacción entre personas y grupo. Es posible investigar la interacción como un
acontecimiento en marcha o según los acontecimientos anteriores o subsecuentes. Cualquiera de
estos tipos de acontecimientos puede ser estudiado en tres diferentes niveles o dimensiones: la
conducta individual, la conducta interpersonal y la conducta de grupo. (Lindgren, 1972, p. 20)

Frecuentemente, la toma de decisiones vista desde el ámbito psicosociológico, tiende a referirse a

las decisiones grupales, aunque esta no sea una generalidad; ya que “los organismos están
biológicamente organizados para asociarse” (Lindgren, 1972, p. 37), así como también “... el grupo
social propio es una fuente de significación que sirve como marco de referencia para considerar el
medio circundante” (Lindgren, 1972, p. 47). Y aunque esta necesidad de asociatividad surge como
consecuencia de diversos factores, “decir que asociarse con seres semejantes es instintivo no es más
que señalar que es algo universal y no explica la variedad de la conducta que los individuos de
cualquier especie muestran al asociarse unos con otros. La conducta social del hombre es la que
ofrece mayor diversidad debido, en parte, a su mayor capacidad para aprender...” (Lindgren, 1972,
p. 37).
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Estos son solo algunos de los criterios de la toma de decisiones éticas, todos estos se encuentran
recopilados y explicados de forma específica en los códigos de ética de las organizaciones, con el fin
de proporcionar a los individuos las estructuras éticas apropiadas para llevar a cabo dicho proceso.
Toda esta serie de normas constituirán la política ética de la empresa, necesaria para funcionar de
forma más eficiente y brindar a la sociedad una mejor imagen.

MODELOS PARA LA TOMA DE DECISIONES.

Existen diferentes modelos para la toma de decisiones en las organizaciones, algunos definen un
proceso racional de decisiones organizacionales, otros analizan como variables de decisión el
entorno y su relación con la organización y otros centran su análisis en el individuo tomador de la
decisión su estilo y su responsabilidad en una decisión específica. Entre los modelos más
importantes están: Modelo de Kepner y Tregoe, Modelo de Vroom y Yetton y el Modelo de
Mintzberg, Raisinghani y Theoret.

- Modelo de Kepner y Tregoe

El modelo de Kepner y Tregoe fue desarrollado en su libro The rational manager, editado en
español en 1970 con el título de El directivo racional. A principios de la década actual,
publicaron la versión actualizada con el nombre de The new rational manager, también editada
en español por dicha editorial en 1983 y con el título de El nuevo directivo racional.,
desarrollando un enfoque de análisis imparcial para la solución de problemas en el proceso
de toma de decisiones, haciéndolo de una manera sistemática para analizar riesgos y mejorar
las potencialidades. Este método ayuda a extender y aumentar las habilidades de un
pensamiento reflexivo y crítico, basándose en una forma sistemática de organizar y establecer
la información por un orden prioritario.

Está diseñado para identificar:

- Problemas que deben ser resueltos.

- Decisiones que deben ser tomadas, y
- Eventos futuros que deben ser analizados y planificados.

- El análisis de problemas. Describe el problema, identifica posibles causas, evalúan las

posibles causas y confirma la causa verdadera. Este proceso permite identificar las
relaciones causa - efecto de una situación y entender las correlaciones necesarias
para resolver un problema. La definición de problema presentada por Kepner y
Tregoe, es "el efecto visible de una causa que reside en algún lugar en el pasado." En
general, un problema puede presentarse porque existe desviación actual de un
desempeño esperado o porque espera un desempeño que jamás alcanzado.

- El análisis de decisiones. Clarifica el propósito, evalúa alternativas, valoran los riesgos

y se toma la decisión. Mediante este proceso se puede elegir la opción más acertada
y segura para la toma de decisiones. Requiere que hayan realizado los dos procesos
anteriores, es decir, identificar claramente la situación y las causas que llevaron a ella.

Tiene tres componentes fundamentales:

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- Analizar las razones para la toma de decisión y su propósito.

- Analizar las opciones disponibles para alcanzar el propósito.

- Analizar el riesgo relativo de cada alternativa.

EI proceso de análisis de problemas debe ser seguido por el análisis de decisiones, pues es
fundamental para la implantación de la solución.

- El análisis de problemas potenciales. Se identifican los problemas potenciales, se

identifica las posibles causas, se toma acción preventiva y se elabora un plan de
contingencia. Además, este proceso analiza lo que podría suceder, y contempla
utilizar lo que ya se conoce para evitar consecuencias negativas a futuro. Se debe
tratar de evitar que se presenten problemas. Este análisis involucra el trabajo con
escenarios futuros y anticiparse a situaciones que pueden convertirse en
oportunidades, además de utilizar lo conocido o lo que se presupone para evitar
posibles consecuencias negativas en el futuro. (La Fauci, 1997)

Para determinar las cuatro instancias es correcto seguir unos pasos que permitirán
establecer conclusiones y llegar a la obtención de alternativas:

- Se debe preparar la decisión que contenga tanto la acción como el posible resultado.
- Se establece los requerimientos de la estrategia, los objetivos de la operación y las
restricciones.
- Se establece el rango de los objetivos y se les asigna un peso relativo. Se elabora una
lista de alternativas.
- Se asigna un puntaje relativo por cada alternativa sobre la base de objetivo por
objetivo.
- Se calculan los puntajes con los pesos relativos por cada alternativa y se identifica las
mejores dos o tres.
- Se enumera las consecuencias desfavorables para cada alternativa de alto puntaje y
se evalúa la probabilidad y la severidad siendo estas altas, medias o bajas.
- Finalmente se elige solo entre las alternativas de mayor puntaje.

- Modelo Vroom Y Yetto

El modelo de Victor Vroom y Phillip Yetton, considerado también como el modelo de la

participación del líder, relaciona la participación del líder y el comportamiento en la toma de
decisiones. Desarrollado en los 70s a raíz de los estudios en el comportamiento de la toma de
decisiones por parte del líder, sosteniendo que el comportamiento del líder debe ajustarse
para reflejar la estructura de la tarea, sea esta de carácter rutinario o no rutinario.

El modelo es regido por una serie de reglas que lo convierten en un modelo de carácter
normativo, pues supone que el líder debe de seguir esas normas pares determinar la forma y
la cantidad de participación que tiene en la toma de una decisión, según la situación a la que
se afronta. Los administradores partiendo del modelo de Vroom y Yetton, estudiaron si un
gerente debe tomar una decisión sólo, si debe de tomarla en grupo y que comportamiento
debe asumir.
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Las preguntas que deben utilizar los administradores para conocer el estado de una situación
son (Blank, 1990):

- Si fuera aceptada la decisión, ¿Habría alguna diferencia por el curso de acción adoptado?
- ¿Existe algún requisito de calidad, de modo que una decisión pueda ser mejor que otras?
- ¿Poseo la información suficiente para tomar una decisión de calidad?
- ¿Está el problema estructurado?
- ¿La aceptación de la decisión de los empleados es importante para una
implementación eficaz de la decisión?
- Si me tocara tomar la decisión, ¿sería razonablemente cierto que la decisión sería aceptada
por mi personal?
- ¿Comparten mis empleados los objetivos organizacionales que se van a obtener en la
solución de este problema?
- ¿Hay probabilidades de que surjan conflictos entre los empleados por las
soluciones preferidas?

A partir de las respuestas a estas preguntas Vroom y Yetton, plantearon que ellas ayudan que
el administrador hacer a un diagnóstico de la situación, de tal manera que agotada esta fase
podría escoger el estilo de toma de decisiones apropiado. Los autores mostraron su modelo
como un árbol de decisiones.

Los cinco estilos o alternativas de liderazgo que complementan el modelo de

participación del líder de Vroom y Yetton son:

- Autocrático 1. Se toma la decisión solucionando por sí mismo el problema, o en base a

los hechos que se tengan a disposición.
- Autocrático 2. Se toma la decisión en base a la información recaudada de los
subordinados.
- Consultivo 1. Se comparte la información sobre el problema con los subordinados
importantes, se escuchan las sugerencias, pero la decisión final es solo suya.
- Consultivo 2. Usted toma una decisión en base a las ideas y sugerencias, que surgen
mediante el compartir del problema con los subordinados, en una relación grupal; esta
decisión finalmente puede o no reflejar la influencia de los subordinados.
- Grupo 1. Se comparte el problema con los subordinados en una relación grupal, teniendo
como meta ayudarlos a tomar una decisión donde coincidan las opiniones de la mayoría,
donde la opinión del líder no va a pesar más sobre las otras. (Amorós, 2007)

De ésta manera cuando la calidad de la decisión es importante y los subordinados poseen la

información, los comportamientos Autocrático 1 y Autocrático 2 no son convenientes; de la
misma manera cuando la aceptación de decisión es importante y los subordinados no están
dispuestos a aceptar fácilmente la decisión no es conveniente los comportamiento
Autocráticos; Cuando el líder puede tomar la decisión sin tener en cuenta la información de los
subordinados, comportamientos de toma de decisiones en Grupo 1 no son convenientes; De lo
contrario si la calidad de la decisión es importante, cuando el problemas es no-estructurado y
el líder carece de información o habilidades para tomar la decisión solo, resulta ser muy
conveniente asumir la toma de decisiones utilizando comportamientos de Grupo 1; cuando la
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calidad de la decisión que se debe tomar pueden confluir desacuerdos entre los subordinados
pero resulta importante su participación, no serian convenientes los comportamientos
Autocráticos ni de Consultoría 1; Finalmente los comportamientos de Grupo 1, suelen ser los
mejores en situaciones donde la calidad de la decisión no es tan importante, pero la decisión
de que se acepte es crítica, y también cuando la calidad de la decisión es importante, todos
están de acuerdo con esto y la decisión no es resultado Autocrático, resulta Grupo 1 el mejor.
- Modelo De Mintzberg, Raisinghani Y Theoret

Este modelo desarrollado por Henry Mintzberg, Raisinghani y Theoret fue realizado en 1976,
pertenece al grupo de modelos de proceso, el cual trata de desarrollar las diferentes etapas
por las que un proceso de decisión debe atravesar para escoger la alternativa más conveniente.

Este modelo tiene definidas y claras las metas para lograr los objetivos propuestos, para lo cual
proponen tres fases: identificación, desarrollo y selección, para que las decisiones sean
tomadas por la alta gerencia.

Identificación en la toma de decisiones. Esta fase comprende dos aspectos relacionados con el
reconocimiento de la decisión, es decir la identificación de los problemas, las crisis y las
oportunidades y el otro aspecto el del diagnóstico del problema donde se busca comprender
lo mejor posible los síntomas del problema y las causas del mismo.

Desarrollo. Esta fase es el espacio donde se establecen las posibles alternativas de solución
para un problema específico.

EI juicio: Es decir la elección que una persona hace en su mente, por lo tanto, es personal.

La negociación: Como el nombre lo indica, la selección se realiza tras una serie de propuestas
hechas por un grupo de personas que expresan sus juicios e intereses, escogiendo la que más
se aproxime al beneficio de las partes.

EI análisis: Esta forma de evaluación está a cargo de los tecnócratas, "seguido por una elección
administrativa".

Invitación a reflexionar .

Según la lectura:

1. ¿Qué herramientas necesitas para una buena toma de decisiones?

2. ¿Qué opinas del modelo Kepner y Tregoe?
3. ¿Cuál de los modelos podrías aplicar en una organización?
4. ¿Si en una organización estuvieras a cargo del área de la Gerencia General y tienes
problemas con un grupo de colaboradores que no han cumplido con el trabajo propuesta y
son ellos quienes son el soporte de la empresa, cual sería tu posible solución y medio
utilizarías para tomar la desicion?