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Promoción Interna al Cuerpo Auxiliar de la

Administración de Castilla y León

TEMA 8
Promoción Interna al Cuerpo Auxiliar Tema 08 GRUPO II 2 2
de la Administración de Castilla y León

INDICE

1. ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA. ............................................................................................................ 3


1.1. CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA .................................................................................. 3
1.2. EL MARCO NORMATIVO DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA ......................................................... 4

2. SEDE ELECTRÓNICA. ................................................................................................................................. 8


2.1. CONCEPTO DE SEDE ELECTRÓNICA........................................................................................................ 8
2.2. LOS CONTENIDOS DE LA SEDE ELECTRÓNICA ...................................................................................... 10
2.3. EL PORTAL DE INTERNET ...................................................................................................................... 12

3. LOS SISTEMAS DE IDENTIFICACIÓN Y FIRMA. ..........................................................................................13


3.1. LOS CONCEPTOS DE IDENTIFICACIÓN Y FIRMA ................................................................................... 13
3.2. EL MARCO NORMATIVO ...................................................................................................................... 14
3.3. LOS SISTEMAS DE IDENTIFICACIÓN ADMITIDOS EN LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS ................... 15
3.4. LOS SISTEMAS DE FIRMA ADMITIDOS EN LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS ................................... 16
3.5. SISTEMAS DE IDENTIFICACIÓN Y FIRMA DE LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS ................................ 17

4. EXPEDIENTE ELECTRÓNICO Y ARCHIVO ELECTRÓNICO. ...........................................................................19


4.1. EL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO ............................................................................................................. 19
4.2. EL ARCHIVO ELECTRÓNICO .................................................................................................................. 21

5. REGISTRO ELECTRÓNICO GENERAL. ........................................................................................................22


5.1. ANTECEDENTES NORMATIVOS ............................................................................................................ 22
5.2. DEFINICIÓN DEL REGISTRO ELECTRÓNICO GENERAL .......................................................................... 22
5.3. FUNCIONES DEL REGISTRO ELECTRÓNICO GENERAL........................................................................... 24
5.4. CONDICIONES PARA LA CREACIÓN DEL REGISTRO ELECTRÓNICO GENERAL ...................................... 25
5.5. EL REGISTRO ELECTRÓNICO EN LA ADMINISTRACIÓN DE LA COMUNIDAD DE CASTILLA Y LEÓN ...... 25

6. COPIA AUTENTICADA. .............................................................................................................................27


Tema 01tema
Promoción Interna al Cuerpo Auxiliar Tema 08 GRUPO II 3
de la Administración de Castilla y León

LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA: SEDE


ELECTRÓNICA, SISTEMAS DE IDENTIFICACIÓN
Y FIRMA. EXPEDIENTE ELECTRÓNICO Y
ARCHIVO ELECTRÓNICO ÚNICO. REGISTRO
ELECTRÓNICO GENERAL. COPIA
AUTENTIFICADA.

La constante penetración de las nuevas tecnologías, el acceso a internet y el auge de la


sociedad de la información han supuesto un cambio fundamental en la manera de entender las
relaciones entre la Administración y los ciudadanos. Las Administraciones Públicas ya desde hace años
comenzaron un proceso de modernización, adoptando e invirtiendo en las herramientas necesarias para
dar respuesta a estas necesidades.

Es en este contexto en el que surge la administración electrónica. La “e-Administración” o


“Administración electrónica” hace referencia a la incorporación de la tecnologías de la información y las
comunicaciones en dos vertientes: desde un punto de vista intraorganizativo transformando las oficinas
tradicionales, convirtiendo la tramitación de los procedimientos en papel en procesos electrónicos, y
desde una perspectiva de la relaciones externas, habilitando la vía electrónica como un nuevo medio
para la relación con el ciudadano y las empresas.

1. ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA.

1.1. CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA

Hay muchas definiciones sobre administración electrónica, sin embargo existe una unanimidad
en la definición dada por la Comisión Europea de la UE en su comunicación “The Role of eGovernment
for Europe´s Future (2003).

“La administración electrónica es el uso de las tecnologías de la Información y Comunicación


(TIC) en las AAPP, combinado con cambios organizativos y nuevas aptitudes, con el fin de mejorar los
servicios públicos y los procesos democráticos y reforzar el apoyo a las políticas públicas”.

Esta definición nos aporta, por un lado, los objetivos de la administración electrónica:

 Mejorar los servicios públicos


 Mejorar las políticas públicas
 Mejora de los procesos democráticos
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Y los medios de los que disponemos para alcanzarlos son:

 El uso de las TIC


 Cambios organizativos
 Adquisición de nuevas habilidades en los empleados públicos

Las principales ventajas que tiene la Administración electrónica vienen dadas por:

- Disponibilidad: Se puede interactuar con las organizaciones las 24 horas del día. No es
necesario ceñirse a un horario de oficinas, ni a días laborables.

- Facilidad de acceso: Ya no es necesario acudir a la oficina presencial de la organización para


realizar las gestiones, se puede hacer desde cualquier parte del mundo. Las oficinas están
disponibles para los usuarios en cualquier lugar.

- Ahorro de tiempo: Se puede realizar una gestión desde casa o desde cualquier otro sitio, sin la
necesidad de tener que desplazarse a la oficina presencial, esperar para ser atendido, etc.

1.2. EL MARCO NORMATIVO DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA

La Ley 30/1992, de 26 de noviembre, del Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y


del Procedimiento Administrativo Común1, se propuso aprovechar las posibilidades de la informática en
las actividades administrativas. Mucho antes incluso, la Ley de Procedimiento Administrativo de 1958
avanzó tales previsiones, teniendo presentes las rudimentarias técnicas de su momento histórico.

Por otra parte, hace una década se aprobó la Ley 11/2007, de 22 junio, de acceso electrónico
de los ciudadanos a los Servicios Públicos (en adelante LAESP)2, pero su desarrollo reglamentario
principal se demoró dos años, y otro más para la aprobación de normas tan necesarias como los Reales
Decretos de Seguridad e Interoperabilidad, cuyas instrucciones técnicas llegarían después. En total, casi
un lustro para tener completo el marco normativo elemental.

Si bien, la mencionada Ley 11/2007, de 22 de junio, estableció el derecho de los ciudadanos a


relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas, así como la obligación de éstas de
dotarse de los medios y sistemas necesarios para que ese derecho pudiera ejercerse, era necesario
disponer de un instrumento jurídico que considerara la tramitación electrónica no como una forma
especial de gestión de los procedimientos, sino que debía constituirse como la actuación habitual de las
Administraciones Públicas.

Por otra parte, la regulación de esta materia venía adoleciendo de un problema de dispersión
normativa y superposición de distintos regímenes jurídicos, no siempre coherentes entre sí. Ante este
escenario legislativo resultaba clave contar con una nueva Ley que sistematizara todo lo referente al
procedimiento administrativo, integrando la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de
las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, con la Ley 11/20017, de 22 de
junio, profundizando así en la agilización de los procedimientos con un pleno funcionamiento
electrónico.

1 Derogada por la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las
Administraciones Públicas.
2 Derogada por la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las

Administraciones Públicas.
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Esta nueva Ley ha sido la 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común
de las Administraciones Públicas (en adelante LPAC).

En el preámbulo de la Ley 39/2015 se dice:

“…La tramitación electrónica no puede ser todavía una forma especial de gestión de los
procedimientos sino que debe constituir la actuación habitual de las Administraciones. Porque una
Administración sin papel basada en un funcionamiento íntegramente electrónico no sólo sirve mejor a
los principios de eficacia y eficiencia, al ahorrar costes a ciudadanos y empresas, sino que también
refuerza las garantías de los interesados...”

Al mismo tiempo que la Ley 39/2015, de 1 de octubre, se aprobó también la Ley 40/2015, de 1
de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público (en adelante LRJSP), que en materia de
administración electrónica se centra en el uso de las TIC en la vertiente intra, es decir, las actuaciones
dentro de la Administración.

Las Leyes 39/2015 y 40/2015 asientan la utilización de medios electrónicos como una forma
habitual en el funcionamiento las Administraciones Públicas, lo que favorece la transformación digital de
las mismas. Varios aspectos de estas Leyes han sido desarrollados en el Real Decreto 203/2021, de 30 de
marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por
medios electrónicos.

1.2.1 EL MARCO NORMATIVO DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA EN LA


ADMINISTRACIÓN DE LA COMUNIDAD DE CASTILLA Y LEÓN
Nuestra Administración viene desarrollando numerosas iniciativas para conseguir una
Administración cercana, transparente y accesible. Ya desde el primer Plan de Atención al Ciudadano, se
adoptaron medidas para adaptarse a una sociedad cambiante buscando ofrecer una mejora
permanente en los servicios públicos.

Las iniciativas normativas en la materia arrancan del Decreto 193/2001, de 19 de julio, por el
que se regula el servicio teléfono 012 (en vigor) estableciendo ya entonces entre sus funciones la
posibilidad de realizar determinados trámites administrativos cuando los avances tecnológicos lo
permitieran.

Posteriormente, el Decreto 2/2003, de 2 de enero, por el que se regulan los servicios de


información y atención al ciudadano y la función de registro en la Administración de la Comunidad de
Castilla y León (en vigor), introducía en su artículo 14 el concepto de documento transmitido por medio
electrónicos, y en el artículo 26 la posibilidad de crear registros llamados entonces telemáticos.

A su vez, el Decreto 118/2002, de 31 de octubre, por el que se regulan las transmisiones por
telefax (en vigor) establece el régimen jurídico para la presentación de documentos en los registros
administrativos por medio del telefax, abriendo en aquel entonces, un cauce de acceso administrativo
permanente durante las 24 horas del día, que se hizo extensible al ámbito electrónico con la Orden
PAT/136/2005, de 18 de enero, por la que se creó el registro telemático 3 (derogada).

3 La Orden PAT/136/2005, de 18 de enero, por la que se crea el registro telemático de la


Administración de Castilla y León y se establecen criterios generales para la presentación telemática
de escritos, solicitudes y comunicaciones de determinados procedimientos administrativos ha sido
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Sin embargo, ya en el año 2005, se consideró que esto no era suficiente, optándose por una
solución global que:
 Pudiera integrar el conjunto de elementos habilitantes de la administración electrónica.
 Permitiera la información y tramitación telemática de los distintos procedimientos
administrativos.
 Diera soporte a los canales presencial y telefónico, consiguiéndose así la atención integral al
ciudadano.

Como consecuencia de esta decisión se elaboró el DECRETO 40/2005, de 19 de mayo, por el que se
regulaba la utilización de técnicas de administración electrónica por la Administración de la Comunidad
de Castilla y León, hoy derogado por el Decreto 7/2013, de 14 de febrero, de utilización de medios
electrónicos en la Administración de la Comunidad de Castilla y León, que veremos más adelante.
Por otra parte, la publicación de la Ley 2/2010, de 11 de marzo, de Derechos de los Ciudadanos en
sus relaciones con la Administración de la Comunidad de Castilla y León y de Gestión Pública,
incorporaba en su articulado los derechos reconocidos en la Ley 11/2007 (LAESP). En este sentido el
Título II de la Ley está dedicado a la gestión pública y a las medidas de modernización y mejora de la
Administración de la Comunidad Autónoma.

Con estos antecedentes se aprobó el 15 de febrero de 2013, el Decreto 7/2013, de 14 de febrero,


de utilización de medios electrónicos en la Administración de la Comunidad de Castilla y León (en vigor).
Su aprobación supuso dar soporte jurídico al conjunto de las actuaciones que ya se estaban realizando
desde el punto de vista técnico, además incorporaba de manera efectiva los derechos que la Ley 2/2010,
de 11 de marzo, y la 11/2007, de 22 de junio, otorgaban a los ciudadanos para relacionarse con la
Administración de la Comunidad de Castilla y León, a través de medios electrónicos.

En este Decreto 7/2013, de 14 de febrero, se establecen además las condiciones necesarias para la
definición y coordinación de las políticas de la Junta de Castilla León, en los ámbitos de las tecnologías
de la información y comunicaciones, y de la modernización y mejora administrativa, adoptando
soluciones corporativas con plataformas, sistemas, módulos o elementos funcionales, que integrados
conjuntamente redundarán en una eficacia y eficiencia de los servicios públicos.

Para la consecución de estos objetivos, este Decreto establece las siguientes medidas y soluciones:

Política de seguridad y protección de datos.

Reutilización de sistemas de información y transferencia de tecnología

Sede electrónica.

Tablón de Anuncios electrónico

Sistema de sello electrónico.

Sistema de Código Seguro de Verificación como sistema de firma.

derogada por el Decreto 7/2013, de 14 de febrero, de utilización de medios electrónicos en la


Administración de la Comunidad de Castilla y León
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Firma electrónica de autoridades y personal al servicio de la Administración de la Comunidad de


Castilla y León.

Identificación electrónica de los ciudadanos.

Registro electrónico de representantes.

Identificación y autenticación de ciudadanos por personal funcionario.

Registro electrónico.

Comunicaciones y notificaciones electrónicas.

Expedición de copias electrónicas.

Archivo electrónico: Depósito de Originales Electrónicos.

Acceso de las personas interesadas al estado de la tramitación de los procedimientos gestionados


electrónicamente.

Herramientas para la gestión electrónica de los expedientes

Por último, cabe destacar las disposiciones que para el ámbito electrónico se derogan con la aprobación
del mismo:

 El Decreto 40/2005, de 19 de mayo de 2005, que regula la utilización de técnicas de


administración electrónica por la Administración de la Comunidad de Castilla y León.

 La Orden PAT/136/2005, de 18 de enero, por la que se crea el registro telemático de la


Administración de Castilla y León y se establecen criterios generales para la presentación
telemática de escritos, solicitudes y comunicaciones de determinados procedimientos
administrativos

 La Orden ADM/2272/2009, de 16 de septiembre, por la que se establece la sede electrónica de


la Administración de Comunidad de Castilla y León.

Más recientemente, hay que destacar dos Acuerdos que han contribuido al impulso de la
administración electrónica:
 El Acuerdo 22/2014 por el que se aprobaron las medidas para la Reforma de la
Administración de la Comunidad de Castilla y León, en el que se detallan 65 medidas en
cuatro apartados:
o Medidas institucionales y organizativas
o Medidas de coordinación y reducción de duplicidades
o Medidas de modernización administrativa (medidas de administración electrónica)
o Medidas de reestructuración del Sector Público

 El Acuerdo 21/2016, de 28 de abril, de la Junta de Castilla y León, por el que se aprueban


medidas de reducción de cargas administrativas para la dinamización empresarial, que se
estructura en cuatro programas específicos:
o Programa de teletramitación.
o Programa de simplificación administrativa.
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o Programa de acompañamiento
o Programa de colaboración, apoyo y seguimiento.

Especial interés tiene el primero de ellos (programa de teletramitación), en el que se adoptan


las actuaciones necesarias para que todos los procedimientos que tienen relación con las empresas
incorporen la posibilidad de remitir notificaciones electrónicas. Con esta medida se cumple con lo
establecido en La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las
Administraciones Públicas, que en su artículo 14.2 4 establece la obligatoriedad de que las relaciones
entre las Administraciones Públicas y las personas jurídicas (además de otros colectivos), se realicen por
medios electrónicos.

2. SEDE ELECTRÓNICA.

2.1. CONCEPTO DE SEDE ELECTRÓNICA

Una de las novedades que introdujo la LAESP consistió en el establecimiento de un régimen


jurídico específico para la oficina virtual de las Administraciones Públicas, que se denominó sede
electrónica. Testigo que ha sido recogido en las disposiciones contenidas en la Ley 40/2015, de 1 de
octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público (LRJSP).

La actual Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, se refiere a ella
como (Artículo 38):

4“2. En todo caso, estarán obligados a relacionarse a través de medios electrónicos con las
Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento
administrativo, al menos, los siguientes sujetos:

a) Las personas jurídicas.

b) Las entidades sin personalidad jurídica.

c) Quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria, para
los trámites y actuaciones que realicen con las Administraciones Públicas en ejercicio de dicha
actividad profesional. En todo caso, dentro de este colectivo se entenderán incluidos los notarios y
registradores de la propiedad y mercantiles.

d) Quienes representen a un interesado que esté obligado a relacionarse electrónicamente con la


Administración.

e) Los empleados de las Administraciones Públicas para los trámites y actuaciones que realicen
con ellas por razón de su condición de empleado público, en la forma en que se determine
reglamentariamente por cada Administración.

3. Reglamentariamente, las Administraciones podrán establecer la obligación de relacionarse con


ellas a través de medios electrónicos para determinados procedimientos y para ciertos colectivos de
personas físicas que por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros
motivos quede acreditado que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios.”
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“La sede electrónica es aquella dirección electrónica, disponible para los ciudadanos a través de
redes de telecomunicaciones, cuya titularidad corresponde a una Administración Pública, o bien a una o
varias organismos públicos o entidades de derecho Público en el ejercicio de sus competencias.”

En efecto, la sede electrónica no es más que una prolongación de naturaleza virtual de las
tradicionales oficinas administrativas de atención a los ciudadanos.

Las principales diferencias entre ambas modalidades de oficinas administrativas radican, por un
lado, en la automatización de la actuación que se lleva a cabo por medios electrónicos, puesto que la
atención al ciudadanos no recae, por lo menos de forma directa, en el personal al servicio de las
Administraciones Públicas, sino en sistemas de información, aplicaciones, servidores y otros medios
informáticos; y, de otro lado, en que se ofrece la posibilidad de acceder a la información y los servicios
administrativos más allá de las limitaciones propias de las oficinas presenciales que tienen un horario
limitado.5

En este sentido, el art. 38 de la LRISP fija una serie de principios que habrán de ser observados
por las sedes electrónicas:

Transparencia, publicidad, responsabilidad, calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad,


neutralidad e interoperabilidad, identificación del órgano titular de la Sede y medios para la
formulación de quejas y sugerencias.

Al mismo tiempo, ha consagrado el principio de responsabilidad del titular de la sede respecto a


la integridad, veracidad y actualización de la información y los servicios que contenga.

Por otra parte, las Sedes electrónicas utilizan para identificarse y garantizar una comunicación
segura certificados reconocidos o cualificados de autenticación de sitio web o medio equivalente.

El certificado de sede es el sistema de firma electrónica que garantiza la identificación de la


sede, es decir, que el ciudadano se encuentra realmente en un sitio de la Administración y nadie ha
realizado una suplantación de páginas. Además, garantiza el establecimiento de conexiones seguras
para que exista la confidencialidad necesaria en los datos que se intercambien los ciudadanos con las
sedes. El certificado de sede no sirve para la firma electrónica de documentos y trámites, es válido para
proporcionar canales de comunicación confidenciales y seguros, así como para identificar
fehacientemente a la sede electrónica de cada Administración.

Aun cuando la navegación por la sede sea bajo protocolo https, se permitirá navegar al
ciudadano por la misma sin autenticarse o identificarse. La autenticación o identificación se exigirá en el

5 Javier Guillén Caramés. La administración electrónica: ¿Mito o realidad para los ciudadanos del
siglo XXI? Centro PwC & IE del Sector Público. 2010
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momento de la firma electrónica o identificación del ciudadano tras la realización de un determinado


trámite.

En nuestro caso la sede electrónica de la Administración de la Comunidad de Castilla y León


está disponible en la dirección https://www.tramitacastillayleon.jcyl.es.

Esta es la pantalla de inicio a nuestra sede electrónica:

2.2. LOS CONTENIDOS DE LA SEDE ELECTRÓNICA

El Capítulo III del Decreto 7/2013, de 14 de febrero, de utilización de medios electrónicos en la


Administración de la Comunidad de Castilla y León (artículos 7 a 10), especifica los requisitos de la sede
electrónica, la responsabilidad de la información que se ofrece y los contenidos mínimos que forman
parte de la misma, de tal manera que tiene que contener:

 Identificación de la sede y su titular.6

 La relación actualizada de los servicios y trámites administrativos que pueden


realizarse por medios electrónicos7.

6Art. 7.4 del Decreto 7/2013, de 14 de febrero: “La titularidad de la sede corresponde a la
Administración de la Comunidad de Castilla y León.”
7 Si como hemos dicho en una Sede hay trámites y servicios electrónicos, esto implicará recepción y
remisión de documentos a través de un registro electrónico. El artículo 16.1 de la LPAC dice al
respecto: “Las disposiciones de creación de los registros electrónicos se publicarán en el diario oficial
correspondiente y su texto íntegro deberá estar disponible para consulta en la sede electrónica de
acceso al registro…
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 Información necesaria para la correcta utilización de la sede, incluyendo tanto el mapa


de la sede electrónica o información equivalente, así como la inclusión de aviso legal,
si procede, sobre propiedad industrial e intelectual y jurisdicción competente.

 Fecha y hora oficial de la sede electrónica.

 La normativa de aplicación a la sede electrónica.

 Servicios de asesoramiento electrónico al usuario, de acuerdo con lo que establezca la


normativa específica de información al ciudadano.

 Sistema de verificación de los certificados de sede, que estará accesible de forma


directa y gratuita.

 Relación de sistemas de firma electrónica que sean admitidos en la sede electrónica.

 Servicio de verificación de sellos electrónicos empleados en el ámbito de esta


Administración.

 Servicio de comprobación de autenticidad e integridad de los documentos electrónicos


empleados por la Administración de la Comunidad de Castilla y León, así como el
acceso al Depósito de Originales Electrónicos.

 Medios disponibles para la formulación de quejas y sugerencias.

 Acceso al «Boletín Oficial de Castilla y León».

 Acceso al Catálogo de simplificación documental.

 Buzón electrónico del ciudadano.

 Acceso al Tablón de anuncios electrónico.

 Acceso al servicio de información sobre la fase o trámite en la que se encuentran los


procedimientos electrónicos tramitados por la Administración de la Comunidad de
Castilla y León.

 Perfil de Contratante

Mención destacada merece el artículo 8 respecto a la responsabilidad de los contenidos


publicados en la Sede:

“1. Dentro del ámbito de la Administración de la Comunidad de Castilla y León, las consejerías,
organismos autónomos y entes públicos de derecho privado, éstos últimos en cuanto ejerzan potestades
públicas, serán responsables, en el ámbito de sus respectivas competencias, de la veracidad y
actualización de los datos publicados y de los servicios que incluyan información sobre el estado de
tramitación de los procedimientos puestos a disposición de los ciudadanos en la sede electrónica.

… En la sede electrónica de acceso a cada registro figurará la relación actualizada de trámites que
pueden iniciarse en el mismo”.
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2.- En el caso de que la sede electrónica de la Administración de la Comunidad de Castilla y León


contenga un enlace o vínculo a una sede electrónica cuya titularidad corresponde a otra administración
pública, esta última será la responsable de la integridad, veracidad y actualización de la información a la
que se acceda.”

Por tanto, una sede electrónica es un sitio web que está a disposición de la ciudadanía en
internet y del cual es titular una Administración Pública encargada de gestionarla, por medio de la cual
los ciudadanos y las empresas pueden acceder a la información, a los servicios y trámites electrónicos de
una Administración en cualquier momento y cualquier lugar, con las mismas garantías que si lo hicieran
presencialmente.

2.3. EL PORTAL DE INTERNET

No debe confundirse sede electrónica con el portal de internet de cada una de las
Administraciones Públicas. El portal de internet está definido en el artículo 39 de la LRJSP:

“Se entiende por portal de internet el punto de acceso electrónico cuya titularidad corresponda
a una Administración Pública, organismo público o entidad de Derecho Público que permite el acceso a
través de internet a la información publicada y, en su caso, a la sede electrónica correspondiente”

Vista del Portal de internet de la Junta de Castilla y León.

https://www.jcyl.es/web/jcyl/Portada/es/Home/1246890364336/_/_/_

En los portales de internet se destacan noticias y eventos además de enlaces a las principales
redes sociales para su interacción y comunicación con la ciudadanía, contenidos estos que no están
incluidos en las sedes electrónicas.

Normalmente los portales de internet informan en sus avisos legales de textos parecidos a este:

“A través de este portal, la Junta de Castilla y León pretende fomentar el acceso del público a la
información relativa a sus servicios e iniciativas y facilitar a los ciudadanos sus relaciones con la
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Administración de la Comunidad de Castilla y León. El objetivo es velar por la actualidad y exactitud de


dicha información si bien este extremo no puede ser plenamente garantizado.”8

A la vista de lo expuesto cabe preguntarse si es lo mismo sede electrónica y portal de internet


referido a una Administración Pública. La respuesta viene dada principalmente por la responsabilidad
que asume el titular de la sede respecto a la integridad, veracidad, y actualización de los contenidos que
ofrece, requisitos estos, que no tienen su reflejo en los portales de internet.

3. LOS SISTEMAS DE IDENTIFICACIÓN Y FIRMA.

3.1. LOS CONCEPTOS DE IDENTIFICACIÓN Y FIRMA

La identificación, en términos jurídicos, puede definirse como la acreditación de la personalidad del


interviniente. En cambio, la firma no consiste únicamente en una constatación de tal personalidad sino
en la acreditación fehaciente de la voluntad manifestada como atribuible a un sujeto particular. Si bien
entrañan conceptos diversos, lo cierto es que la firma lleva en buena lógica la identificación del
interesado.9 De hecho el artículo 10.5 de la LPAC especifica lo siguiente:

“Cuando los interesados utilicen un sistema de firma de los previstos en este artículo, su identidad se
entenderá ya acreditada mediante el propio acto de la firma.”

La firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos que acompañan o que están asociados a
un documento electrónico y cuyas funciones básicas son:

 Identificar al firmante de manera inequívoca.

 Asegurar la integridad del documento firmado.

 Asegurar el no repudio del documento firmado. Los datos que utiliza el firmante para realizar la
firma son únicos y exclusivos y, por tanto, posteriormente, no puede decir que no ha firmado el
documento.

La Ley 59/2003 de 19 de diciembre de firma electrónica, en su artículo 3 la define como:

“El conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que
pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante”.

No obstante, la Ley de Firma electrónica no regula un único tipo de firma electrónica. Distingue en
su artículo 3 entre la firma electrónica simple, la avanzada y la reconocida.

8 Aviso legal de la página https://www.jcyl.es

9 Economic & Jurist. Artículos Jurídicos


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Con el término identificación se hace referencia a la comprobación de la identidad del firmante,


mientras que la firma se relaciona con el documento, que en el caso de documentos emitidos por las
AA.PP. se asocia al ejercicio de la competencia del órgano actuante.

La firma electrónica, entendida en sentido amplio, cumple ambas exigencias:

 Queda comprobado que el firmante electrónico es quien dice ser,


 y se constata que su voluntad es la plasmada en el documento electrónico.

De este modo, en función del concreto tipo de operación que desee realizarse por medios
electrónicos, se necesitará mostrar la identidad o, además, autenticar la voluntad mediante la firma
electrónica.

Esta diferencia será necesariamente uno de los criterios que se tengan en cuenta a la hora de
determinar el tipo de sistema de identificación y firma exigibles en cada procedimiento concreto. Desde
la perspectiva del acceso a las Administraciones Públicas, no es lo mismo que para la sustanciación del
trámite simplemente se necesite conocer la identidad de quien quiere realizarlo, a que sea preciso,
además, manifestar la propia voluntad. La razón de la diferenciación radica en permitir a las
Administraciones una mayor flexibilidad a la hora de determinar el nivel de seguridad que van a exigir
para la gestión del trámite o del procedimiento, en función de la entidad del mismo y de las
consecuencias que puedan derivarse, todo ello en aplicación del principio de proporcionalidad. 10

En esta línea, la propia Ley 39/2015, de 1 de octubre, establece en su artículo 11 que con carácter
general será suficiente identificarse, requiriéndose el uso obligatorio de la firma para:

 Formular solicitudes.
 Presentar declaraciones responsable o comunicaciones.
 Interponer recursos.
 Desistir de acciones.
 Renunciar a derechos.

3.2. EL MARCO NORMATIVO

En 2003, España promueve la primera legislación sobre firma electrónica con la publicación de la
Ley 59/2003, de 19 de diciembre, para regular la firma electrónica, su eficacia jurídica y la prestación de
servicios de certificación.

Dos años después se crea el DNI electrónico (DNIe) para ofrecer a los ciudadanos la posibilidad
de realizar consultas y operaciones de manera digital. Ha sido necesaria una regulación específica para
este nuevo DNI, el Real Decreto 1553/2005, de 23 de diciembre, por el que se regula la expedición del
Documento Nacional de Identidad y sus certificados de firma electrónica, que al describir su naturaleza y
funciones afirma en el artículo 1.4:

“El Documento Nacional de Identidad permite a los españoles mayores de edad y que gocen de
plena capacidad de obrar la identificación electrónica de su titular, así como realizar la firma electrónica
de documentos, en los términos previstos en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica.”

10 . Isaac Martín. Algunos aspectos problemáticos de la nueva regulación del uso de los medios
electrónicos por las administraciones públicas. Universidad de Castilla-la Mancha
Tema 01tema
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Por otra parte, en el año 2014, se publica el Reglamento europeo de identificación electrónica
(eIDAS, entró en vigor el 1 de julio de 2016, a excepción de algunas disposiciones) 11. Este reglamento
europeo establece un marco jurídico para la interacción segura en el entorno digital. Entre otros
aspectos regula la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones
electrónicas en el mercado de la Unión Europea.

El Reglamento (eIDAS) de modo similar a la Ley de firma electrónica (Ley 59/2003, de 19 de


diciembre), aunque con distinta nomenclatura, reconoce tres tipos de firma electrónica según el nivel de
seguridad:

 Firma electrónica simple


 Firma electrónica avanzada
 Firma electrónica cualificada

Pero es con la publicación de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo


Común de las Administraciones Públicas, cuando se introduce como dijimos anteriormente una de las
novedades más importantes en esta materia: la separación entre identificación y firma electrónica.

Se busca con la nueva LPAC adaptar nuestro ordenamiento jurídico, en lo referente a la


identificación y autenticación ante las Administraciones Públicas, a lo previsto en el Reglamento (UE)
910/2014, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio, relativo a la identificación electrónica y
los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior.

Examinaremos a continuación las principales cuestiones al respecto abordadas por la LPAC con
inclusión de los detalles que los interesados necesitan para sus relaciones electrónicas con la
Administración.

La identificación y firma de los interesados en el procedimiento administrativo se regula en los


artículos 9 al 12 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre. 12

3.3. LOS SISTEMAS DE IDENTIFICACIÓN ADMITIDOS EN LAS


ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

La LPAC estable en su artículo 9.1 la obligación de las Administraciones Públicas de verificar la


identidad de las personas interesadas en el procedimiento administrativo. Para ello se comprobará el

11 REGLAMENTO (UE) No 910/2014 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 23 de


julio de 2014 relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones
electrónicas en el mercado interior y por la que se deroga la Directiva 1999/93/CE
12 Algunos apartados de los artículos 9 y 10, han sido modificados por el Real Decreto-ley 14/2019, de

31 de octubre, por el que se adoptan medidas urgentes por razones de seguridad pública en materia de
administración digital, contratación del sector público y telecomunicaciones
Tema 01tema
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de la Administración de Castilla y León

nombre, apellidos o denominación o razón social que conste en el DNI o documento identificativo
equivalente.

Cada Administración Pública determinará qué sistema de identificación admite de entre los
siguientes: (Art. 9.2)

“a) Sistemas basados en certificados electrónicos cualificados de firma electrónica expedidos por
prestadores incluidos en la ‘‘Lista de confianza de prestadores de servicios de certificación’’.

b) Sistemas basados en certificados electrónicos cualificados de sello electrónico expedidos por


prestadores incluidos en la ‘‘Lista de confianza de prestadores de servicios de certificación’’.

c) Sistemas de clave concertada y cualquier otro sistema, que las Administraciones consideren válido
en los términos y condiciones que se establezca, siempre que cuenten con un registro previo como
usuario que permita garantizar su identidad, previa autorización por parte de la Secretaría General de
Administración Digital del Ministerio de Política Territorial y Función Pública….”

Aunque cada Administración pude determinar qué sistema de identificación admite, siempre
deberá garantizar la utilización de uno de los sistemas previstos en las letras a) y b), aun cuando se
admita para ese mismo procedimiento alguno de los dispuestos en la letra c).

3.4. LOS SISTEMAS DE FIRMA ADMITIDOS EN LAS ADMINISTRACIONES


PÚBLICAS

En el artículo 10 de la LPAC se recogen los sistemas de firma electrónica, los cuales conllevarán la
autenticación de los interesados, es decir, la acreditación de la voluntad y consentimiento del mismo,
además de la inalterabilidad e integridad del documento que se esté firmando, como señala
literalmente el apartado 1.

En general, bastará con identificarse ante la Administración, no obstante si se quiere llevar a cabo
determinadas gestiones o trámites se exigirá la firma electrónica (artículo 11), puesto que hay
actuaciones que requieren una mayor exigencia desde la perspectiva de la seguridad técnica y jurídica.

Las actuaciones del interesado que requieren firma electrónica son:

«Formular solicitudes, presentar declaraciones responsables o comunicaciones, interponer


recursos, desistir de acciones y renunciar a derechos”

A efectos de firma se considerarán válidos los siguientes sistemas (art. 10 LPAC):

a) Sistemas de firma electrónica cualificada y avanzada basados en certificados electrónicos


cualificados de firma electrónica expedidos por prestadores incluidos en la ‘‘Lista de confianza de
prestadores de servicios de certificación’’.
Tema 01tema
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de la Administración de Castilla y León

b) Sistemas de sello electrónico cualificado y de sello electrónico avanzado basados en certificados


electrónicos cualificados de sello electrónico expedidos por prestador incluido en la ‘‘Lista de confianza
de prestadores de servicios de certificación’’.

c) Cualquier otro sistema que las Administraciones Públicas consideren válido en los términos y
condiciones que se establezca, siempre que cuenten con un registro previo como usuario que permita
garantizar su identidad, previa autorización por parte de la Secretaría General de Administración Digital
del Ministerio de Política Territorial y Función Pública…”

Al igual que ocurría con la identificación, cada Administración pude determinar qué sistema de
firma admite, aunque siempre deberá garantizar la utilización de uno de los sistemas previstos en las
letras a) y b) para todos los procedimientos en todos sus trámites. Adicionalmente se podrá permitir
alguno de los contemplados en la letra c).

Además, la LPAC establece una obligación adicional en materia de identificación y firma


electrónica en el procedimiento de aquellos interesados que, por no venir obligados a relacionarse por
medios electrónicos, carezcan de medios para ello. En este caso, la Ley prevé que su identificación o
firma electrónica en el procedimiento administrativo pueda ser válidamente realizada por un
funcionario público mediante el uso del sistema de firma electrónica del que esté dotado para ello.
(Artículo. 12).13

Y de ahí nace la siguiente obligación: Mantener actualizado un registro, u otro sistema


equivalente, donde constarán los funcionarios habilitados. Estos registros o sistemas deberán ser
plenamente interoperables y estar interconectados con los de las restantes Administraciones Públicas, a
los efectos de comprobar la validez de las citadas habilitaciones. En ellos, al menos, constarán los
funcionarios que presten servicios en las oficinas de asistencia en materia de registros. (Artículo. 12)

3.5. SISTEMAS DE IDENTIFICACIÓN Y FIRMA DE LAS


ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Los diferentes sistemas de identificación electrónica de las Administraciones se recogen en la Ley


40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Púbico. En dicha Ley se regula entre otros
aspectos, el funcionamiento interno de cada Administración, y de las relaciones entre ellas,
estableciendo los principios generales de actuación y las técnicas de relación entre los distintos sujetos
públicos.

Para el tema que nos ocupa el artículo 3 hace una mención expresa al principio general de
actuación por el que tienen que regirse las Administraciones Públicas:

“Las Administraciones Públicas se relacionarán entre sí y con sus órganos, organismos públicos y
entidades vinculados o dependientes a través de medios electrónicos, que aseguren la interoperabilidad

13 En este caso, será necesario que el interesado que carezca de los medios electrónicos necesarios se
identifique ante el funcionario y preste su consentimiento expreso para esta actuación, de lo que
deberá quedar constancia para los casos de discrepancia o litigio.
Los funcionarios habilitados también lo estarán para la presentación de solicitudes a través del
registro electrónico general y obtención de copias auténticas.
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y seguridad de los sistemas y soluciones adoptadas por cada una de ellas, garantizarán la protección de
los datos de carácter personal, y facilitarán preferentemente la prestación conjunta de servicios a los
interesados”

Para hacer posible esas relaciones electrónicas, al igual que ocurría con los interesados, las
Administraciones deben disponer de medios para identificar y firmar sus actuaciones y los documentos
que de ella emanen. (Artículos 40 a 45 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre).

Sistemas de identificación de las Administraciones Públicas

 Un sello electrónico basado en un certificado electrónico reconocido o cualificado que reúna los
requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica. Estos certificados electrónicos incluirán el
número de identificación fiscal y la denominación correspondiente, así como, en su caso, la
identidad de la persona titular en el caso de los sellos electrónicos de órganos administrativos14

Sistemas de firma de las Administraciones Públicas

 Sistemas de firma electrónica para la actuación administrativa automatizada 15 indicándose el


órgano que debe ser considerado responsable a efectos de impugnación. En el ejercicio de la
competencia en la actuación administrativa automatizada, cada Administración Pública podrá
determinar los supuestos de utilización de los siguientes sistemas de firma:

o Sello electrónico de Administración Pública, órgano, organismo público o entidad de


derecho público.
o Código seguro de verificación vinculado a la Administración Pública, órgano, organismo
público o entidad de Derecho Público16

 Firma del personal a servicio de las Administraciones Públicas. 17 La voluntad de la


Administración quedará acreditada mediante la firma electrónica del titular del órgano o del
empleado público competente.

14 La relación de sellos electrónicos utilizados por cada Administración Pública, incluyendo las
características de los certificados electrónicos y los prestadores que los expiden, deberá ser pública y
accesible por medios electrónicos. Además, cada Administración Pública adoptará las medidas
adecuadas para facilitar la verificación de sus sellos electrónicos.
15 Se entiende por actuación administrativa automatizada, cualquier acto o actuación realizada
íntegramente a través de medios electrónicos por una Administración Pública en el marco de un
procedimiento administrativo, y en la que no haya intervenido de forma directa un empleado público.

16 El código seguro de verificación permite la comprobación del documento en la sede electrónica de la


administración, órgano o entidad correspondiente. Es útil tanto para la administración como para el
ciudadano. Es un código que aparece en los documentos emanados de la Administración Pública y
firmados electrónicamente. Para comprobar la validez hay que entrar en la Sede Electrónica del
Organismo correspondiente.

17Cada Administración Pública determinará los sistemas de firma electrónica que debe utilizar su
personal, los cuales podrán identificar de forma conjunta al titular del puesto de trabajo o cargo y a la
Administración u órgano en la que presta sus servicios. Por razones de seguridad pública los sistemas
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Por otra parte, en el artículo 26.3 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, se especifica que documentos
no tienen que firmarse:

“No requerirán de firma electrónica, los documentos electrónicos emitidos por las Administraciones
Públicas que se publiquen con carácter meramente informativo, así como aquellos que no formen parte
de un expediente administrativo. En todo caso, será necesario identificar el origen de estos”

Especial mención requieren las transmisiones de las comunicaciones en entornos cerrados de


comunicación a las que la Ley 40/2015, de 1 de octubre dedica el artículo 44.

Así los documentos transmitidos en estos entornos entre Administraciones Públicas, órganos,
organismos públicos y entidades de derecho público, serán considerados válidos a efectos de
autenticación e identificación de los emisores y receptores en las condiciones siguientes:

 Cuando los participantes en las comunicaciones pertenezcan a una misma Administración Pública,
ésta determinará las condiciones y garantías por las que se regirá que, al menos, comprenderá la
relación de emisores y receptores autorizados y la naturaleza de los datos a intercambiar.

 Cuando los participantes pertenezcan a distintas Administraciones, las condiciones y garantías


citadas en el apartado anterior se establecerán mediante convenio suscrito entre aquellas.

 En todo caso deberá garantizarse la seguridad del entorno cerrado de comunicaciones y la


protección de los datos que se transmitan.

4. EXPEDIENTE ELECTRÓNICO Y ARCHIVO ELECTRÓNICO.

4.1. EL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

Toda resolución administrativa va precedida de un procedimiento administrativo, siendo el


procedimiento administrativo el conjunto ordenado de trámites y actuaciones formalmente realizadas,
según el cauce legalmente previsto, para dictar un acto administrativo o expresar la voluntad de la
Administración.

Por tanto, todo procedimiento debe finalizar, como regla general, con una resolución tal y como
así se reconoce implícitamente en el artículo 21.1 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre (LPAC):

“La Administración está obligada a dictar resolución expresa y a notificarla en todos los
procedimientos cualquiera que sea su forma de iniciación”

de firma electrónica podrán referirse sólo al número de identificación profesional del empleado
público.
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Todo ello formará parte de lo que denominamos expediente administrativo. La LPAC, consciente
de la importancia del mismo, dedica un artículo específico en el capítulo relativo a la "Ordenación del
procedimiento". El artículo 70.1 de la LPAC entiende por expediente administrativo:

“El conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la


resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla”

Pero es que además, de acuerdo con lo dispuesto en la LPAC, los expedientes tendrán formato
electrónico y se formarán mediante:

1. Índice numerado, cuando se remitan.18

2. La agregación ordenada de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos,


notificaciones y demás diligencias deban integrarlos.

3. Copia electrónica certificada de la resolución adoptada.

La LPAC además de indicar que documentos y actuaciones forman parte del expediente
administrativo, establece que no formará parte del expediente administrativo (Art. 70. 4):

"…la información que tenga carácter auxiliar o de apoyo, como la contenida en aplicaciones,
ficheros y bases de datos informáticas, notas, borradores, opiniones, resúmenes, comunicaciones e
informes internos o entre órganos o entidades administrativas, así como los juicios de valor emitidos por
las Administraciones Públicas",
Pero añade:

"salvo que se trate de informes, preceptivos y facultativos, solicitados antes de la resolución


administrativa que ponga fin al procedimiento".

De la lectura del artículo 70 se desprende por tanto, qué forma parte del expediente administrativo,
pero además la LPAC hace referencia en diferentes artículos a otros documentos que también deben
integrarse en el citado expediente electrónico:

Artículo 5.5: (...) deberá incorporar al expediente administrativo la condición de representante y de


los poderes que tiene reconocidos en dicho momento.

Artículo 16.5: Los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones
Públicas, (...) para su incorporación al expediente administrativo electrónico...

18 Además esta remisión se hará de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de


Interoperabilidad y en sus correspondientes normas técnicas, garantizándose la integridad del
expediente electrónico y su recuperación siempre que sea preciso, pudiendo un mismo documento
formar parte de distintos expedientes electrónicos. Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría
de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de
Expediente Electrónico.
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de la Administración de Castilla y León

Artículo 27.4: Asimismo, las Administraciones Públicas estarán obligadas a expedir copias
auténticas electrónicas de cualquier documento en papel que presenten los interesados y que se vaya a
incorporar a un expediente administrativo.

4.2. EL ARCHIVO ELECTRÓNICO

Ya la Ley 11/2007, de 22 de junio (LAESP), fue la primera norma de rango legal dentro del ámbito
del derecho administrativo reciente que reconocía la posibilidad de que existiera un archivo electrónico
de documentos generados en el transcurso de la tramitación administrativa, pero será el Real Decreto
1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de
acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, el que establecerá la necesidad y, por
tanto, obligatoriedad, de conservación de los documentos administrativos electrónicos en un archivo
que, además de almacenarlos, debe gestionarlos conforme a unos criterios de carácter eminentemente
jurídico19 .

Este mandato ha sido recogido por las leyes de Procedimiento Administrativo Común (LPAC) y de
Régimen jurídico del Sector Público (LRJSP), que establecen entre otros objetivos, la existencia de un
archivo electrónico único para cada Administración Pública, en sus artículos 17 y 46, respectivamente.

De esta manera el archivo electrónico de documentos en las Administraciones Públicas deberá


responder al mandato legal del qué se archiva —documentos y expedientes administrativos electrónicos
definitivos, cerrados y creados de conformidad con el Esquema Nacional de Interoperabilidad— y del
cómo se conserva y gestiona lo que se archiva, a partir de las directrices aprobadas en la Política de
gestión de documentos de cada organismo o Administración pública, en cumplimiento de la Norma
Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos.20

En nuestra Administración el archivo electrónico de documentos está regulado en el artículo 40 del


Decreto 7/2013, de 14 de febrero, de utilización de medios electrónicos, especificándose lo siguiente:

“…la Administración de la Comunidad de Castilla y León deberá conservar en el Depósito de


Originales Electrónicos todos los documentos electrónicos utilizados en actuaciones administrativas que
formen parte de un expediente administrativo, así como aquellos otros que no formando parte de un
expediente tengan valor probatorio de las relaciones entre los ciudadanos y la Administración.

2. El Depósito de Originales Electrónicos21 que será único para toda la Administración de la


Comunidad de Castilla y León, garantizará la calidad y protección de los documentos almacenados, así
como su integridad, disponibilidad y conservación en el tiempo”

19 Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, de desarrollo reglamentario aplica únicamente a los


organismos de la AGE.
20 Rosa Martín Rey “El archivo electrónico: concepción e implantación”
21 En abreviatura DOE
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de la Administración de Castilla y León

Para poder acceder al DOE se deberá tener en cuenta todo lo relativo a la legislación de protección
de datos, asegurando la identificación de los usuarios y el control de los accesos.

5. REGISTRO ELECTRÓNICO GENERAL.

5.1. ANTECEDENTES NORMATIVOS

En la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Púbicas y


del Procedimiento Administrativo Común (derogada), se instaba a las AAPP a promover la incorporación
de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas en el desarrollo de su actividad y en ejercicio de sus
competencias.

Posteriormente diversas disposiciones habilitaron la posibilidad de crear registros telemáticos,


estableciendo el contenido mínimo que debían contener las disposiciones de creación de los mismos.

Ya en esos años, con la publicación del Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo, por el que se
regulaba la presentación de solicitudes, y el régimen de las oficinas de registro (actualmente derogado),
los registros tenían la consideración de órganos administrativos al tener atribuidas funciones con
efectos jurídicos frente a terceros.

Sin embargo, el gran salto cualitativo vino de la mano de la publicación de la Ley 11/2007, de 12
de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos (LAESP, derogada),
estableciendo el derecho de todos los ciudadanos a relacionarse electrónicamente con las
Administraciones Púbicas.

En este contexto convivían los registros presenciales donde acudíamos con nuestras solicitudes,
escritos y comunicaciones, y el registro, ya con el término electrónico, que cada Administración había
habilitado, y al que se accedía desde la sede electrónica de cada Administración.

Llegados a este punto, podemos empezar por preguntarnos qué es un registro electrónico.

5.2. DEFINICIÓN DEL REGISTRO ELECTRÓNICO GENERAL

En las relaciones del administrado con la Administración, hay que destacar especialmente dos
cuestiones: el registro electrónico y las notificaciones.

Dos cuestiones que si bien precisamente fueron los aspectos por donde se comenzó en gran
medida la implantación de la Administración electrónica, lo cierto es que las dificultades que entrañan
hacen que incluso en la nueva Ley de procedimiento administrativo común de las Administraciones
Públicas (LPAC) se postergue su entrada en vigor hasta el 2 de abril de 2021. 22

22 (LPAC) Disposición final séptima. Entrada en vigor.

La presente Ley entrará en vigor al año de su publicación en el “Boletín Oficial del Estado”.
Tema 01tema
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de la Administración de Castilla y León

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, no ofrece una definición, pero podemos considerar que el
registro electrónico está soportado en una herramienta cuya función principal se resume en la recepción
y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones con plenas garantías jurídicas.

Aunque se mantienen muchas de las reglas ya contenidas en la LAESP, lo cierto es que también
hay importantes novedades que pasaremos a estudiar, así frente al enunciado abierto del art.24.1 de la
LAESP «Las Administraciones Públicas crearán registros electrónicos para la recepción y remisión de
solicitudes, escritos y comunicaciones», el art.16.1 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre concreta la
obligación de cada Administración de disponer de un Registro Electrónico General.

“Cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General, en el que se hará el


correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o que se reciba en cualquier órgano
administrativo, Organismo público o Entidad vinculado o dependiente a éstos. También se podrán anotar
en el mismo, la salida de los documentos oficiales dirigidos a otros órganos o particulares.”

Los Organismos públicos vinculados o dependientes de cada Administración podrán disponer de su


propio registro electrónico plenamente interoperable e interconectado con el Registro Electrónico
General de la Administración de la que depende.

El Registro Electrónico General de cada Administración funcionará como un portal que facilitará el
acceso a los registros electrónicos de cada Organismo...”

Por otra parte, se especifica que la creación de los registros electrónicos deberá cumplir una serie
de garantías y medidas de seguridad:

“… cumplirán con las garantías y medidas de seguridad previstas en la legislación en materia de


protección de datos de carácter personal”.

En cierta manera, si la creación de un registro electrónico general es obligatorio para todas las
AA.PP. los registros presenciales como los veníamos entiendo hasta ahora, desaparecerían. Sin
embargo, lo cierto es que, dado que no todos los ciudadanos están obligados a relacionarse
electrónicamente con la Administración, no puede consumarse estrictamente esa desaparición, si no
que las tradicionales oficinas de registros presenciales vienen a ser sustituidas por las oficinas de
asistencia en materia de registros, donde se digitalizan los documentos que presentan los ciudadanos
para incorporarlos al expediente una vez registrados a través del registro electrónico; por tanto, la
Administración ya no se queda con los papeles que se presentan (salvo excepciones). En este sentido el
artículo 17.5 de la LPA nos dice:

“ Los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones Públicas, deberán
ser digitalizados, de acuerdo con lo previsto en el artículo 27 y demás normativa aplicable, por la oficina
de asistencia en materia de registros en la que hayan sido presentados para su incorporación al

No obstante, las previsiones relativas al registro electrónico de apoderamientos, registro


electrónico, registro de empleados públicos habilitados, punto de acceso general electrónico de la
Administración y archivo único electrónico producirán efectos a partir del día 2 de abril de 2021.
(modificación efectuada por el Real Decreto-ley 28/2020, de 22 de septiembre, de trabajo a distancia).
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de la Administración de Castilla y León

expediente administrativo electrónico, devolviéndose los originales al interesado, sin perjuicio de


aquellos supuestos en que la norma determine la custodia por la Administración de los documentos
presentados o resulte obligatoria la presentación de objetos o de documentos en un soporte específico
no susceptibles de digitalización.

Reglamentariamente, las Administraciones podrán establecer la obligación de presentar


determinados documentos por medios electrónicos para ciertos procedimientos y colectivos de personas
físicas que, por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos quede
acreditado que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios”23

5.3. FUNCIONES DEL REGISTRO ELECTRÓNICO GENERAL

A lo largo del artículo 16 de la LPAC se establecen cuáles son las funciones del registro electrónico:

 Anotación del correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o que se reciba
en cualquier órgano administrativo, Organismo público o Entidad vinculado o dependiente a
éstos. También se podrán anotar en el mismo, la salida de los documentos oficiales dirigidos a
otros órganos o particulares.

 Los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los


documentos, e indicarán la fecha del día en que se produzcan. Concluido el trámite de registro,
los documentos serán cursados sin dilación a sus destinatarios y a las unidades administrativas
correspondientes desde el registro en que hubieran sido recibidas.

 Garantizará la constancia, en cada asiento que se practique, de un número, epígrafe expresivo


de su naturaleza, fecha y hora de su presentación, identificación del interesado, órgano
administrativo remitente, si procede, y persona u órgano administrativo al que se envía, y, en
su caso, referencia al contenido del documento que se registra.

 Además, se emitirá automáticamente un recibo consistente en una copia autenticada del


documento de que se trate, incluyendo la fecha y hora de presentación y el número de entrada
de registro, así como un recibo acreditativo de otros documentos que, en su caso, lo
acompañen, que garantice la integridad y el no repudio de los mismos.

 También, podrán hacerse efectivos mediante transferencia dirigida a la oficina pública


correspondiente cualesquiera cantidades que haya que satisfacer en el momento de la
presentación de documentos a las Administraciones Públicas, sin perjuicio de la posibilidad de
su abono por otros medios.

23Relacionado con el artículo 14. Derecho y obligación de relacionarse electrónicamente con las
AA.PP. (LPAC)
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de la Administración de Castilla y León

5.4. CONDICIONES PARA LA CREACIÓN DEL REGISTRO ELECTRÓNICO


GENERAL

Dada la importancia de esta herramienta su creación y puesta en funcionamiento tiene que cumplir
una serie de requisitos (artículo 16 de la LPAC):

 Se deberán respetar las garantías y medidas de seguridad previstas en la legislación en materia


de protección de datos de carácter personal.
 Las disposiciones de creación de los registros electrónicos se publicarán en el diario oficial
correspondiente y su texto íntegro deberá estar disponible para consulta en la sede electrónica
de acceso al registro.
 Especificarán el órgano o unidad responsable de su gestión, así como la fecha y hora oficial y los
días declarados como inhábiles.
 Además, en la sede electrónica de acceso a cada registro figurará la relación actualizada de
trámites que pueden iniciarse a través del registro electrónico.
 Los registros electrónicos de todas y cada una de las Administraciones, deberán ser plenamente
interoperables, de modo que se garantice su compatibilidad informática e interconexión, así
como la transmisión telemática de los asientos registrales y de los documentos que se
presenten en cualquiera de los registros.
 No se tendrán por presentados en el registro aquellos documentos e información cuyo régimen
especial establezca otra forma de presentación.
 Las Administraciones Públicas deberán hacer pública y mantener actualizada una relación de las
oficinas en las que se prestará asistencia para la presentación electrónica de documentos.

5.5. EL REGISTRO ELECTRÓNICO EN LA ADMINISTRACIÓN DE LA COMUNIDAD


DE CASTILLA Y LEÓN

En nuestra Administración la primera referencia a la transmisión por medios electrónicos y


telemáticos de documentos la encontramos en el Decreto 2/2003, de 2 de enero, por el que se regulan
los servicios de información y atención al ciudadano y la función de registro. Este Decreto introdujo
como novedad importante en la función de registro, un concepto amplio de documento que abarcaba
no solo los emitidos en papel, sino también los emitidos por medios electrónicos (entonces llamados
telemáticos).

Ya en este Decreto se hablaba del sistema de registro único en su artículo 16, especificando que
la función de registro se llevará a cabo por medios informáticos, constituyéndose el Sistema de Registro
Único de la Administración de la Comunidad de Castilla y León.

Posteriormente, mediante Orden PAT/136/2005, de 18 de enero, se creó el registro telemático,


estableciendo los criterios generales para la presentación telemática de escritos, solicitudes y
comunicaciones. Esta Orden esta derogada expresamente por el Decreto 7/2013, de 14 de febrero, de
utilización de medios electrónicos en la Administración de la Comunidad de Castilla y León, pero supuso
un primer intento de regulación para la presentación de documentación ante la Administración
mediante un canal plenamente electrónico.

El capítulo V del Decreto 7/2013, de 14 de febrero integraba el registro electrónico (creado en


la Orden PAT/136/2005) en el Sistema de Registro Único de la Administración de la Comunidad de
Tema 01tema
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de la Administración de Castilla y León

Castilla y León (creado en el Decreto 2/2003, de 2 de enero), determinándose los documentos que
pueden ser admitidos en el registro electrónico (artículo 21 del Decreto 7/2013):

a) Documentos electrónicos normalizados o formularios correspondientes a procedimientos,


servicios y trámites que se especifiquen en la sede electrónica.

b) En la medida que se dispongan de los medios técnicos, cualquier documento distinto a los
mencionados en la letra a) dirigido a cualquier unidad administrativa, organismo o ente público de la
Administración de la Comunidad de Castilla y León.

2. La presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones podrá realizarse en el Registro


electrónico todos los días del año durante las veinticuatro horas del día”

A su vez, en el artículo 22 se determinan que garantías de la presentación de los escritos y


comunicaciones tienen los ciudadanos y empresas que utilicen este sistema, especificándose como debe
ser el reguardo acreditativo de la presentación:

“Dicho resguardo estará integrado, al menos por:

a) Una copia auténtica de la solicitud, escrito o comunicación presentada que incluirá la fecha y
hora de presentación y número de entrada de registro.

b) Un resumen acreditativo de la presentación de la solicitud y de los documentos que, en su


caso, acompañen a la solicitud, escrito o comunicación, en el que se indicará:

– Información de registro electrónico: fecha y hora de presentación, número de


entrada de registro electrónico.

– Identificación de la unidad administrativa o del centro al que se dirige la solicitud,


escrito o comunicación.

– Identificación de la persona que ha presentado la documentación.

– Identificación de la solicitud, escrito o comunicación.

– En su caso, enumeración y denominación de los documentos adjuntos, seguida del


identificador de cada uno de ellos, que permita garantizar su autenticidad e integridad.

– Información, en su caso, del plazo máximo establecido normativamente para la


resolución del procedimiento y notificación de la resolución, cuando sea
automáticamente determinable, así como de los efectos que pueda producir el silencio.

2. El resguardo de la presentación se entregará de manera automática por medios electrónicos


al interesado, estará firmado electrónicamente y podrá ser impreso en papel o archivado
electrónicamente. Dicho resguardo tendrá la consideración de recibo acreditativo de la fecha y
hora de presentación de la solicitud, escrito o comunicación y de la documentación que en su
caso se acompañe.”

Como se comentó al principio del tema una de las características de la administración


electrónica es el concepto de disponibilidad. En este sentido el registro electrónico permite que la
presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones se pueda realizar todos los días del año durante
las 24 horas del día.24

Actualmente la Junta de Castilla y León, ha puesto en funcionamiento en las oficinas de


asistencia en materia de registro autonómicas una nueva aplicación de registro, SIRCYL, que da soporte

24 Para supuestos excepcionales ver el art. 21.4 del Decreto 7/2013, de 14 de febrero
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al sistema de Registro Único de esta Comunidad cumpliendo así lo que establece la Ley 39/2015, de 1 de
octubre.

SIRCYL además de realizar el registro permite nuevas funcionalidades:

 Anexar documentos electrónicos con validez de copia autentica.


 Cotejo y firma electrónica por el empleado público del registro.
 Devolución de los originales al ciudadano y recibo acreditativo de su
presentación.

Gracias al SIRCYL los registros presenciales autonómicos pasan a ser oficinas sin papeles, ya que
desde la propia ventanilla, salvo excepciones justificadas, se digitaliza la documentación que presenta el
ciudadano y se envía electrónicamente a su destino, bien sea de nuestra Administración, o bien de
cualquier otra Administración a nivel nacional, de manera sencilla, al instante y con plena validez
jurídica.

Las ventajas que este sistema puede suponer para los ciudadanos y empresas de nuestra
Comunidad, dadas su dimensión y características, y para nuestra propia Administración, son notables:

• Cercanía de la Administración autonómica al ciudadano.

• Reducción sustancial de la brecha digital entre zonas rurales y grandes núcleos de población.

• Reducción de plazos de recepción de la documentación registrada de semanas a segundos.

• Supresión de los costes de envío para nuestra administración (tanto postales como de
logística).

• Seguridad jurídica y transparencia. 25

6. COPIA AUTENTICADA.

En el artículo 27 y 28 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre se regula el régimen de validez y eficacia de


las copias, se definen los requisitos necesarios para que una copia sea auténtica, las características que
deben reunir los documentos emitidos por las Administraciones Públicas para ser considerados válidos,
así como los que deben aportar los interesados al procedimiento.

El artículo 27.2 de la LPAC establece que copias tienen la consideración de auténticas:

“Tendrán la consideración de copia auténtica de un documento público administrativo o privado


las realizadas, cualquiera que sea su soporte, por los órganos competentes de las Administraciones
Públicas en las que quede garantizada la identidad del órgano que ha realizado la copia y su contenido.

Las copias auténticas tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales”.

De la lectura de los primeros apartados del artículo 27 se desprende que:

 Las copias auténticas realizadas por una Administración Pública tendrán validez en las
restantes Administraciones.

25Información jcyl.es
https://intranet.jcyl.es/web/es/intranet/otra-documentacion-solicitudes/sircyl.html
Tema 01tema
Promoción Interna al Cuerpo Auxiliar Tema 08 GRUPO II 28
de la Administración de Castilla y León

 Cada Administración Pública determinará los órganos que tengan atribuidas las
competencias de expedición de copias auténticas de los documentos públicos
administrativos o privados.
 Se podrán realizar copias auténticas mediante funcionario habilitado o mediante actuación
administrativa automatizada.

Requisitos de las copias auténticas (Art. 27.3):

Para garantizar la identidad y contenido de las copias electrónicas o en papel, y por tanto su
carácter de copias auténticas, las Administraciones Públicas deberán ajustarse a lo previsto en el
Esquema Nacional de Interoperabilidad, el Esquema Nacional de Seguridad y sus normas técnicas de
desarrollo, así como a las siguientes reglas:

“a) Las copias electrónicas de un documento electrónico original o de una copia electrónica
auténtica, con o sin cambio de formato, deberán incluir los metadatos 26 que acrediten su condición
de copia y que se visualicen al consultar el documento.

b) Las copias electrónicas de documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico


susceptible de digitalización27, requerirán que el documento haya sido digitalizado y deberán incluir
los metadatos que acrediten su condición de copia y que se visualicen al consultar el documento.

c) Las copias en soporte papel de documentos electrónicos requerirán que en las mismas figure la
condición de copia y contendrán un código generado electrónicamente u otro sistema de
verificación28, que permitirá contrastar la autenticidad de la copia mediante el acceso a los archivos
electrónicos del órgano u Organismo público emisor.

d) Las copias en soporte papel de documentos originales emitidos en dicho soporte se


proporcionarán mediante una copia auténtica en papel del documento electrónico que se encuentre
en poder de la Administración o bien mediante una puesta de manifiesto electrónica conteniendo
copia auténtica del documento original.

A estos efectos, las Administraciones harán públicos, a través de la sede electrónica


correspondiente, los códigos seguros de verificación u otro sistema de verificación utilizado.”

Además el artículo 27.4 de las LPAC, establece el régimen jurídico sobre la emisión por las
AA.PP. de las copias de documentos, así desde la perspectiva de los derechos de los ciudadanos en
sus relaciones con la Administración establece:

26El ANEXO. Glosario de términos del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el
Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica define el
Metadato de gestión de documentos como “Información estructurada o semiestructurada que hace
posible la creación, gestión y uso de documentos a lo largo del tiempo en el contexto de su creación.
Los metadatos de gestión de documentos sirven para identificar, autenticar y contextualizar
documentos, y del mismo modo a las personas, los procesos y los sistemas que los crean, gestionan,
mantienen y utilizan.”

27La digitalización es un proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o
en otro soporte no electrónico en uno o varios ficheros electrónicos que contienen la imagen codificada,
fiel e íntegra del documento.

28 El Código Seguro de Verificación es un término que designa al código único que identifica a un
documento electrónico. Garantiza la integridad del documento mediante el cotejo en la sede
electrónica del organismo que generó dicho documento.
Tema 01tema
Promoción Interna al Cuerpo Auxiliar Tema 08 GRUPO II 29
de la Administración de Castilla y León

“los interesados podrán solicitar, en cualquier momento, la expedición de copias auténticas de


los documentos públicos administrativos que hayan sido válidamente emitidos por las
Administraciones Públicas…..”

Asimismo, las Administraciones Públicas estarán obligadas a expedir copias auténticas


electrónicas de cualquier documento en papel que presenten los interesados y que se vaya a
incorporar a un expediente administrativo.”

Por último, en el artículo 28 se establece además que con carácter general las Administraciones
Públicas no requerirán documentos ya aportados por los interesados, elaborados por las
Administraciones Públicas o documentos originales29, salvo las excepciones contempladas en la Ley. Por
tanto, el interesado podrá presentar con carácter general copias de documentos, ya sean digitalizadas
por el propio interesado o presentadas en soporte papel y digitalizadas por las Oficinas de asistencia en
materia de registro30.

Solo Excepcionalmente, por exigencias del procedimiento o porque existan dudas derivadas de la
calidad de la copia, las Administraciones podrán solicitar al interesado de manera motivada el cotejo de
las copias mediante a exhibición del documento original.31

29 Artículo 53. 1 c) Derechos del interesado en el procedimiento administrativo.

..”A no presentar documentos originales salvo que, de manera excepcional, la normativa


reguladora aplicable establezca lo contrario. En caso de que, excepcionalmente, deban presentar un
documento original, tendrán derecho a obtener una copia autenticada de éste.”

30 Artículo 16. 1. 3 Registros. (LPAC)

De los documentos que se registran el Registro electrónico “…emitirá automáticamente un recibo


consistente en una copia autenticada del documento de que se trate, incluyendo la fecha y hora de
presentación y el número de entrada de registro, así como un recibo acreditativo de otros documentos
que, en su caso, lo acompañen…”

31 Artículo 28.7 (LPAC): “Los interesados se responsabilizarán de la veracidad de los documentos que
presenten.”
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Promoción Interna al Cuerpo Auxiliar Tema 08 GRUPO II 30
de la Administración de Castilla y León

NORMATIVA Y REFERENCIAS

 Ley 39/2015, de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

 Ley 40/2015. De 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Publico

 Decreto 193/2001, de 19 de julio, por el que se regula el servicio teléfono 012

 Decreto 2/2003, de 2 de enero, por el que se regulan los servicios de información y atención al ciudadano
y la función de registro en la Administración de la Comunidad de Castilla y León

 Ley 2/2010, de 11 de marzo, de Derechos de los Ciudadanos en sus relaciones con la Administración de la
Comunidad de Castilla y León y de Gestión Pública

 Decreto 7/2013, de 14 de febrero, de utilización de medios electrónicos en la Administración de la


Comunidad de Castilla y León

 Real Decreto 1553/2005, de 23 de diciembre, por el que se regula la expedición del Documento Nacional
de Identidad y sus certificados de firma electrónica

 Real Decreto 414/2015, de 29 de mayo, por el que se modifica el Real Decreto 1553/2005, de 23 de
diciembre, por el que se regula la expedición del documento nacional de identidad y sus certificados de
firma electrónica

 REGLAMENTO (UE) No 910/2014 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 23 de julio de


2014 relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones
electrónicas en el mercado interior y por la que se deroga la Directiva 1999/93/CE

 Javier Guillén Caramés. La administración electrónica: ¿Mito o realidad para los ciudadanos del
siglo XXI? Centro PwC & IE del Sector Público. 2010

 Isaac Martín Delgado. Algunos aspectos problemáticos de la nueva regulación del uso de los
medios electrónicos por las administraciones públicas. Universidad de Castilla-la Mancha

 Rosa Martín Rey “El archivo electrónico: concepción e implantación”


www.eclap.jcyl.es

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