Tema 03 CAC

CAC03 Completa.-La comunicación escrita.
1.- La comunicación escrita.
La COMUNICACIÓN ESCRITA es un tipo de comunicación verbal, en la que el código utilizado es el

lenguaje. Se caracteriza, a diferencia de la comunicación oral, en que se desarrolla por medio de la
representación gráfica de signos, es decir, la escritura.
Para interpretar correctamente los mensajes escritos es necesario conocer el código, que ha de ser común al
emisor y al receptor del mensaje.
En la comunicación escrita el lector es el receptor, por lo que no hay posibilidad de servirse del lenguaje no
verbal ni obtener una retroalimentación inmediata.
Nuestras comunicaciones escritas van a transmitir una imagen de nosotros y de nuestra organización,
por lo que debemos cuidar tanto el fondo como la forma de las mismas.
Este tipo de comunicación se consigue una vez adquirido el lenguaje oral y exige algún tipo de soporte que
la mantenga (físico, como el papel; magnético, como el disco duro de un ordenador).
En la empresa, como en cualquier otro entorno, escribimos para ser comprendidos y, sobre todo,
respondidos en la forma que nosotros esperamos. Lamentablemente, no siempre ocurre de esta manera y
seguro que todos hemos sido alguna vez protagonistas de algún malentendido, con mayores o menores
consecuencias para nuestra empresa.
PARA SABER MÁS:
Tomado de: PÉREZ, Héctor (2001). Comunicación Escrita. Editorial Aula Abierta
Según Pérez (2001), basado en la experiencia docente, los estudiantes carecen de un conocimiento que les
permita establecer que la escritura no es únicamente un código sustituto del discurso oral.
Ignoran que su lengua tiene variedades expresivas para distintas funciones y circunstancias y cada una tiene
sus propias características de formalización.
Entre las características de la comunicación escrita destacan:
 Se utilizan signos gráficos. Este rasgo implica el uso correcto de las letras del alfabeto (ortografía),
ausente en la comunicación oral.
 Sustituye la deixis* implícita en la enunciación oral por la descripción detallada del emisor-receptor:
rol, gestos, movimientos del cuerpo, las manos y la cara.
 Utiliza la acentuación y la puntuación para sustituir las pausas y la entonación, es decir, lo que se
denomina código paralingüístico.
 La comunicación escrita está limitada a situaciones reducidas de la vida (alfabetizados), mientras la
comunicación oral es universal.
 La escritura elude la redundancia léxica, sintáctica y semántica como recurso de eficacia y trata de
evitarla al máximo como recurso e comprensión. De ahí que se imponga el uso de sinónimos o la
elipsis como medios anafóricos de cohesión.
 La escritura exige una planificación cuidadosa que involucre la macroestructura, la superestructura*
textual y la formulación de enunciados lingüísticos que orientarán la composición del texto
completo. Tradicionalmente, este aspecto se ha dejado al azar y de ahí las fallas que afectan la
coherencia global.
 Hay exigencia de acatamiento de las reglas sintácticas y semánticas. Se censura socialmente su
violación y se exige un uso óptimo de la lengua de acuerdo con la norma estándar.
 Finalmente, se encuentra el carácter conservador de la escritura. Los cambios que ocurren en la
lengua oral no se admiten en la lengua escrita sino mucho después que la comunidad hablante los ha
aceptado y previa convalidación de la Real Academia de la Lengua.
Cada una de las características nombradas explican en gran parte las dificultades que el hablante normal
tiene para la producción de textos coherentes.
ESTRATEGIAS DE COMPOSICIÓN (El proceso de redacción)
Pensar en el tema y en los lectores: los escritores competentes tienen en cuenta a sus lectores. Esta actitud
determina la manera de tratar el tema, la impresión que desea causar en la audiencia y cómo escoger el
registro apropiado.
Releer: esta acción permite mantener el sentido global del texto, comprobar si los fragmentos escritos
desarrollan las ideas del plan, enlazar las frases escritas con las que vienen después.
Planificar: los escritores experimentados realizan una estructura que guía la redacción y toman nota sobre
cada punto y se plantean objetivos. Los buenos escritores modifican sus planes cuando escriben, a medida
que surgen nuevas ideas.
Corregir: implica editar. Estos retoques realizados mediante la corrección, afectan las ideas expuestas, su
ordenación y deja para más tarde la edición y revisión de la parte formal que involucra la ortografía, la
gramática y el léxico.
Recursividad: la escritura es recursiva, ya que puede interrumpirse en cualquier punto y comenzar de nuevo.
No mantiene un orden taxativo. De esta manera en la versión final pueden aparecer ideas que no estaban en
el primer borrador.
Estrategias de Apoyo: son todos aquellos recursos a los que recurrimos cuando encontramos algún vacío.
Reflexiona
La invención de la escritura nació de la necesidad práctica de registrar inventarios. Los primeros rastros de
sumerio escrito datan del año 3100 a. de C. y son marcas en pequeñas tabletas de arcilla que se sujetaban
como etiquetas a los objetos que nombraban. Los sumerios ricos que poseían grandes depósitos de grano y
rebaños de ganado usaban tabletas grandes, inscritas con pictografías en columnas para sus cuentas.
1.1.- Ventajas e inconvenientes de la comunicación escrita.
La comunicación escrita presenta algunas VENTAJAS, como pueden ser las siguientes:
1. Podemos revisar y corregir el documento antes de enviarlo, pudiendo aportar mayor claridad y
precisión.
2. Es permanente, ya que queda constancia de la misma.
3. Llega con mayor facilidad a un amplio número de receptores con el mínimo esfuerzo (un ejemplo
claro está en el correo electrónico, con un simple clic podemos enviar un mensaje a multitud de
destinatarios).
A diferencia de la comunicación oral, la escrita tiene la ventaja de poder mantener la información

archivada o registrada de forma permanente.
En cambio, la comunicación escrita también encuentra otras DESVENTAJAS, como son:
1. Es más cara y hay que dedicarle más tiempo.

2. Generalmente no tiene respuesta inmediata, por lo que no se puede estar seguro de que se haya
recibido y leído el mensaje.
3. No interfiere la comunicación no verbal en ella, lo cual podría ayudar a su interpretación.
4. Es necesario que el receptor conozca el código usado y sepa leer.
En el ámbito empresarial, las comunicaciones escritas son esenciales. En la siguiente tabla tienes algunas
soluciones a los frenos que nos impiden expresarnos por escrito.
Ventajas e inconvenientes de la comunicación oral.

FRENOS PARA COMUNICARNOS POR ESCRITO
FRENOS PARA ESCRIBIR POSIBLES SOLUCIONES
Me es más cómodo y la gente me entiende Si te acostumbras a escribir mejorará tu capacidad de
mejor si me expreso verbalmente. argumentar y tu expresión verbal se enriquecerá.
Todos tenemos poco tiempo y nos quejamos de
Si el informe está confeccionado en su forma, estilo e hilo
ello, si escribo, el destinatario no tendrá
argumental adecuado, captará la atención del receptor y
apenas tiempo de leer mi informe y prestarle
seguro que tendrá el tiempo necesario para leerlo.
la atención debida.
Es cierto, pero el nivel de compromiso y el contenido de
Hablar es más fácil, más rápido, más claro y lo que se ha hablado, puede ser olvidado, o tergiversado.
puedo controlar mejor los resultados. Sobre el papel, el mensaje queda escrito y sus objetivos
claramente reflejados.
Me es difícil escribir correctamente ya que no Ejercitándote y consultando los manuales adecuados,
domino las reglas de la lengua y la ortografía. mejorará tu capacidad y perderás el miedo.
Autoevaluación
Indica cuál de las siguientes afirmaciones son ventajas de la comunicación escrita:
Existe una prueba, un registro del mensaje.
El receptor puede leer sólo cuando lo recibe.
Requiere más tiempo.
No se produce una respuesta inmediata.
Muy bien, ya que el mensaje se conserva materialmente.
2.- Normas de comunicación y expresión escrita.
El objetivo de toda comunicación escrita debe ser, fundamentalmente, que el mensaje llegue y sea
comprendido correctamente por el destinatario y, de esta forma, podamos conseguir la respuesta más
adecuada.
Para que el mensaje sea entendido adecuadamente es necesario seguir unas normas de expresión escrita, que
se basan en cuatro pilares fundamentales:
 Normas generales de expresión escrita.

 Normas de ortografía, sintaxis y puntuación.
 La forma, estructura y contenido de los escritos.
 Conocimiento de las siglas y abreviaturas.
2.1.- Normas generales de expresión escrita.

La comunicación escrita, dentro de la empresa, debe cumplir una serie de requisitos generales para que el
mensaje sea adecuado y fácilmente entendible por el receptor, algunos de estos requisitos, que debe cumplir
la comunicación son:
 BREVEDAD: las frases largas dificultan la lectura, ya que cuando vamos llegando al final no nos
acordamos del principio de la comunicación. Para conseguir que la comunicación sea breve
debemos:
o Usar frases cortas: para ello podemos poner las ideas en varias frases en lugar de en una
frase más larga o intentar decir lo mismo con menos palabras.
o Evitar los detalles excesivos.
o Evitar palabras inútiles, como pueden ser adjetivos o adverbios.
 SENCILLEZ: ello hará que se nos entienda con mayor facilidad. Para ello podemos:
o Evitar usar palabras complejas o excesivos tecnicismos.
o Usar palabras de uso común.
 DINAMISMO: cuando usamos frases dinámicas nuestro mensaje es más fácil de entender. Para ello
podemos:
o Usar la forma activa en lugar de la pasiva: las frases activas tienen más información, son
más cortas y son más reales que las frases en forma pasiva.
o Usar un estilo hablado y dialogado: en el que se hagan preguntas al interlocutor.
 POSITIVIDAD: es aquella que destaca lo agradable en lugar de lo desagradable, lo favorable sobre
lo desfavorable. Con ello conseguiremos que nuestra comunicación sea más fluida y agradable.
 ORDEN: con un mensaje coherente y bien estructurado. Para ello podemos:
o Construir oraciones que tengan unidad: con sólo una idea principal.
o Construir oraciones siguiendo el orden normal de la frase: sujeto, verbo y complemento.
Autoevaluación
Para conseguir dinamismo en nuestras comunicaciones escritas debemos…
Usar la forma activa.
Usar la forma pasiva.
Usar palabras de uso común.
Usar frases cortas.
Muy bien, las frases en forma activa son más cortas, contienen más información y son más reales que las
frases en forma pasiva.
2.2.- Normas de ortografía.
Cuando redactamos un documento empresarial, la imagen que damos con él es la imagen que el receptor va
a tener de nuestra empresa u organización, por lo que debemos cuidar, con especial esmero, las normas de
ortografía.
Dentro de las normas de ortografía podemos encontrar cuatro aspectos a analizar:
 USO DE LAS MAYÚSCULAS.

 USO DE LAS DISTINTAS LETRAS (por ejemplo: la B, la V, la H, la G o la M).
 ACENTUACIÓN.
 LOS SIGNOS DE PUNTUACIÓN Y OTROS SIGNOS: este punto lo veremos algo más
detalladamente en el siguiente apartado.
2.3.- Normas de puntuación.
En cuanto a la puntuación de los escritos, como ocurría con el resto de normas de ortografía, lo mejor es
consultar algún Manual de Gramática. No obstante, señalamos aquí lo más destacable.
 El punto indica una ruptura en el pensamiento.

 La coma señala una pausa.
 El punto y coma una pausa intermedia entre la coma y el punto, resulta útil para señalar la
separación entre los elementos de una lista.
 Los dos puntos son un intermedio entre el punto y coma y el punto y seguido; establecen una pausa
en la línea de pensamiento, pero no demasiado larga.
 El guión es un signo útil. Puede tener dos significados:
o Se usa, principalmente, para indicar que una palabra termina en un renglón y continúa en el
siguiente y para unir las dos partes de algunas palabras compuestas.
o Texto escrito de manera esquemática que sirve como guía o ayuda para desarrollar una
exposición.
 Los puntos suspensivos indican que el pensamiento no ha finalizado, a pesar, incluso, de que la
frase o el párrafo lo hayan hecho
2.4.- Normas de sintaxis.
La sintaxis es la parte de la gramática que estudia las reglas por las que se combinan palabras o conjuntos de
palabras y se forman las oraciones. Es decir, el orden de las palabras dentro de las oraciones.
Cuando usamos la comunicación oral, es mucho más fácil que nuestro interlocutor interprete correctamente
el mensaje, ya que tenemos la respuesta inmediata, nos servimos del lenguaje no verbal, etc. Sin embargo,
en los textos o documentos escritos sí que pueden aparecer problemas, ya que sólo tenemos las palabras y
los signos de puntuación para conseguir que nuestro mensaje llegue correctamente a su destinatario. Es por
ello por lo que debemos prestar especial atención a la sintaxis.
Aunque usemos las mismas palabras, si las ordenamos de una forma u otra podemos dar lugar a que nuestro
mensaje se interprete de varias formas. Por ejemplo, no es lo mismo o no se interpreta una frase igual si
ponemos el adjetivo delante del sustantivo que si lo ponemos detrás (mujer vieja no se interpreta igual que
vieja mujer).
2.5.- Estructura y contenido de los escritos.
Cuando vamos a redactar un documento, lo primero que debemos hacer, antes de comenzar a escribir, es
preguntarnos una serie de cuestiones como:
 ¿Qué queremos decir? Tenemos que intentar que todo lo que queremos decir aparezca reflejado en
nuestro documento, además que se entienda correctamente. Por ello debemos decirlo de forma clara
y sencilla.
 ¿A quién se lo queremos decir? Quiénes son los destinatarios y cuál es la mejor forma de ponernos
en contacto con ellos, ya que quizás en vez de escribir un documento es más conveniente hacer, por
ejemplo, una llamada telefónica.
 ¿Qué medio voy a usar? Si es mejor redactar una carta comercial, un e-mail o cualquier otro tipo de
documento escrito.
Una vez que hemos contestado a todas las preguntas anteriores y hemos elegido el tipo de documento que
vamos a redactar, tenemos que tener en cuenta la estructura de este.
Aunque en apartados posteriores vamos a ver la definición, estructura y características de algunos de los
principales documentos que se redactan en las empresas, hay que decir que en la estructura de todos ellos
tiene que haber, al menos, las siguientes partes:
 Introducción.
 Cuerpo.
 Conclusión.
AUTOEVALUACIÓN
Siempre forma parte de un documento escrito:
La introducción.
Selección correcta.
El título.
La conclusión.
El cuerpo.
Recuerda que cada tipo de documento tendrá su propia estructura, pero siempre deben tener estas tres partes,
como mínimo.
2.6.- Estilos de redacción.
La Real Academia de la Lengua Española define el estilo de redacción como la manera de escribir o de
hablar peculiar de un escritor o de un orador. El estilo hace que el documento sea único y característico de
cada persona que lo escribe.
El estilo de un escritor dependerá, entre otras cosas de:
 Su forma de ser, estado de ánimo o contexto que le rodea.

 De su experiencia.
 De su visión del mundo.
Las normas de ortografía o sintaxis vienen impuestas, mientras que el estilo es propio de la persona que
redacta el documento. Hay que decir que el estilo también puede hacer referencia a la forma en que se
estructuran los documentos, por lo que, muchas veces, viene impuesto.
2.7.- Siglas y abreviaturas.
En la actualidad, debido al ritmo de vida y de negocios que llevamos, es prioritario economizar recursos,
entre ellos tiempo. Gracias al uso de siglas y abreviaturas podemos cumplir con ese fin, y conseguir mayor
brevedad en nuestros textos.
En el mundo empresarial se usan con mucha frecuencia siglas y abreviaturas, es necesario conocer su
significado para poder interpretar correctamente los documentos que recibimos y también para poder usarlas
cuando la situación lo requiera.
 Una SIGLA es una palabra formada por un conjunto de letras iniciales. Por ejemplo: ARN significa
Ácido Ribonucleico. También se denomina sigla a cada una de las letras que forman dicha palabra.
 Cuando la sigla se pronuncia como suena, se le denomina ACRÓNIMO. Por ejemplo: RAE, que son
las siglas de Real Academia Española.
 Una ABREVIATURA es la representación escrita de una o varias palabras eliminando algunas de
sus letras. Por ejemplo: Sr. en lugar de señor.
Hay dos tipos de abreviaturas:
o CONVENCIONALES: que son de uso común entre la mayoría de las personas. Estas
abreviaturas están más o menos normalizadas y se pueden usar al redactar documentos. Las
abreviaturas convencionales pueden ser, a su vez:
 De uso general: se usa por todos los hablantes de una lengua.
 De uso específico: se usan en un campo o actividad. Por ejemplo: las abreviaturas
comerciales.
o PERSONALES: las que inventa cada uno según sus gustos o las necesidades de lo que
escribe. Estas abreviaturas no están normalizadas y, por tanto, no deben ser usadas en
documentos que deban ser enviados a un destinatario, ya que podría no entenderlas.
3.- Técnicas para la elaboración de una comunicación escrita: análisis de la situación.
A la hora de elaborar un documento escrito debemos tener en cuenta:
 Antes de comenzar a redactarlo, debemos analizar la situación.
Todo texto escrito debe realizarse bajo un plan establecido previamente. En dicho plan se deben dar
respuesta a una serie de preguntas, entre otras:
o ¿Qué quiero comunicar?

o ¿Cuál es el objetivo del mensaje?
o ¿Quién es o quiénes son los destinatarios?
o ¿Por qué prefiero hacerlo por escrito?
o ¿Qué tipo de documento es el más adecuado?
o ¿Qué requisitos exige ese tipo de documento?
o ¿Cómo puedo hacer ese documento atractivo?
 Una vez que hemos analizado la situación debemos establecer la estructura del documento, sabiendo
que, al menos, debe contener las siguientes partes:
o INTRODUCCIÓN: en la que se exponga aquello que se va a decir.
o CUERPO: en el que se desarrolla el tema.
o CONCLUSIÓN: donde se resuma el contenido del documento. La conclusión es decisiva, ya
que si es demasiado larga, poco precisa o demasiado oscura, corre el riesgo de fatigar la
atención del lector.
3.1.- Redacción del documento.
Una vez que hemos analizado la situación y establecido la estructura del documento, tenemos que pasar a la
fase fundamental en la elaboración de un documento escrito: su redacción.
Con la redacción lo que hacemos es establecer el contenido del mensaje. A la hora de redactar un
documento tenemos que tener en cuenta que cumpla, al menos, las siguientes condiciones:
 CLARIDAD. Para ello debemos seguir una serie de recomendaciones:

o Usar frases sencillas y comprensibles.
o Evitar una posible mala interpretación, por ello es aconsejable utilizar verbos concretos y
específicos en lugar de verbos genéricos que puedan generar inexactitud o imprecisión.
o En las ideas complejas incluir metáforas o ejemplos, pero sin abusar.
o Utilizar un vocabulario adaptado al destinatario.
o Exposición ordenada: las ideas deben estar organizadas de forma coherente, cada idea en un
párrafo, pasando de una a otra de forma secuencial y lógica y sin saltos que dificulten la
comprensión.
 CONCISIÓN. Para ello debemos seguir una serie de recomendaciones:
o No repetir.
o No extenderse innecesariamente.
o Oraciones y párrafos cortos.
o Las ideas estarán agrupadas en un solo párrafo; si fueran ideas diferentes es mejor utilizar
párrafos independientes.
o Si se quiere resaltar algo, se utilizarán letras de mayor tamaño, distinto tipo de letra,
intensidad de tinta o subrayado.
o Si se han de tratar varios temas, se deben separar.
o Si son temas muy distintos, quizá deberían utilizarse documentos diferentes.
Autoevaluación
Para conseguir concisión en la redacción de un documento debemos…
Repetir ideas.
Utilizar un vocabulario adaptado al destinatario.
Resaltar las cosas importantes.
Incluir ejemplos.
Muy bien, para ello se pueden usar letras de mayor tamaño, distinto tipo de letra o subrayado.
3.2.- Corrección gramatical.
Como ya hemos indicado en varias ocasiones, la imagen de un documento es la carta de presentación de su

autor y de la empresa u organización a la que este pertenece. Por lo tanto, debemos cuidar con mucho
esmero que todo esté perfecto: ortografía, expresión y presentación.
Para ello, antes de enviar o entregar un documento, debemos hacer una corrección de este para evitar
que se nos haya pasado algo por alto.
A la hora de corregir un documento, tenemos que hacerlo en varias vertientes:
 Corrección gramatical.
 Corrección en la redacción.
 Corrección en la presentación.
En este primer apartado comenzaremos con la corrección gramatical.
Algunas de las principales cuestiones que tenemos que tener en cuenta a la hora de hacer una
CORRECCIÓN GRAMATICAL son las siguientes:
 Respeta las normas ortográficas y sintácticas, los signos de puntuación y la acentuación.

 Debemos comprobar que existe concordancia en género y número.
 Hay que repasar la conjugación verbal.
 No debemos abusar de las mayúsculas (recuerda que, por ejemplo, los días de la semana, las
estaciones del año o los cargos en la empresa, se escriben con minúsculas).
 Evita un vocabulario pedante o palabras innecesarias o ambiguas.
 No utilices expresiones excesivamente coloquiales en un registro formal.
Otro tema interesante a la hora de la corrección gramatical es el uso de HERRAMIENTAS DE

CORRECCIÓN DE TEXTOS. Lo veremos con más detenimiento en el siguiente apartado.
Autoevaluación
Para realizar una buena corrección gramatical necesitamos…
Que exista concordancia entre género y número.
Que usemos muchas mayúsculas.
Evitar un vocabulario pedante.
Respetar las normas de puntuación.
Recuerda que no debemos abusar de las mayúsculas y que también debemos respetar las normas ortográficas
y de sintaxis.
3.3.- Herramientas de corrección de textos.
Hoy en día existen numerosas herramientas que nos ayudan a corregir nuestro documento una vez
que lo hayamos finalizado. Dichas herramientas pueden ser de varios tipos:
 HERRAMIENTAS TRADICIONALES: son herramientas en formato papel que podemos usar

para corregir nuestros textos. Son los DICCIONARIOS. Puede haber diccionarios de muy diverso
tipo, algunos ejemplos son: de la lengua (es el habitual), diccionario de gramática, de idiomas, de
sinónimos o de antónimos.
 HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS: además de los tradicionales diccionarios en formato papel,
en la actualidad, gracias al desarrollo de las tecnologías de la información, se han desarrollado toda
una serie de diccionarios y herramientas de corrección informáticas. Algunos de los principales son:
o Diccionarios on-line: son diccionarios que se pueden consultar usando Internet. Son muy
prácticos ya que sólo tenemos que introducir la palabra a buscar y nos la corrige en el acto y
nos da su significado.
o Programas de corrección automática on-line: son programas, a los que accedemos a través
de Internet, en los que introduces una palabra o frase completa y la corrige o la traduce a otro
idioma.
o Herramientas de corrección de textos incluidas en los distintos procesadores de textos:
los procesadores de textos más usados tienen un corrector automático de textos, que va
subrayando al instante las palabras con faltas de ortografía o frases que no están bien
construidas gramaticalmente. O bien, corrigen el texto al final.
Por ejemplo: en el Word 2007, si nos vamos a la pestaña revisar de la barra de herramientas,
aparece la opción ortografía y gramática, en ella podemos corregir las palabras que no estén
bien escritas.
Hay que decir que no nos debemos fiar al cien por cien de los correctores de texto automáticos, por
ejemplo: si escribiéramos la frase “Me han rallado el coche”, el corrector la daría por buena y no la
corregiría ni marcaría ya que la palabra “rallar” es correcta, aunque no con el significado que aquí queremos
darle (rallar significa restregar algo con el rallador). Aquí deberíamos haber usado rayar, que significa hacer
rayas en una superficie.
3.4.- Corrección en la redacción.
Además de hacer una corrección gramatical, también debemos corregir en nuestro documento la
redacción.
A la hora de hacer una CORRECCIÓN EN LA REDACCIÓN debemos tener en cuenta, entre otras
cuestiones, los siguientes consejos:
 Redactar de forma atractiva, intentando despertar el interés sobre el contenido del mensaje. El
documento ha de invitar a la lectura, manteniendo un aspecto agradable y una estructura en secciones
que facilite la localización de la información deseada.
 Es importante cuidar las palabras elegidas para comunicar el mensaje.
 Si es necesario, debemos buscar la forma de asegurarnos de que el mensaje se ha recibido y se
ha interpretado correctamente por el receptor. Por ejemplo, podemos solicitar la firma del
documento o un acuse de recibo de la carta.
Reflexiona
A continuación tienes una serie de consejos para mejorar tu expresión:
 Lee, al menos, media hora diaria.

 Consulta en el diccionario las palabras de las que no conozcas su significado o su ortografía.
 Escribe diariamente (e-mails, un diario o cartas a tus amigos, por ejemplo).
3.5.- Corrección en la presentación.
Además de revisar y corregir el contenido de nuestros documentos, también debemos prestar mucha
atención a su presentación. Ya que una presentación descuidada puede dar lugar a que piensen que nuestra
empresa no es seria o invita a que el documento no sea leído.
Algunos de los aspectos que debemos cuidar en la CORRECCIÓN DE LA PRESENTACIÓN, son los
siguientes:
 Hay que poner márgenes: oscilan entre 2,5 y 3 centímetros para los márgenes superior, inferior y
derecho, dejando un centímetro más en el margen izquierdo por si hay que encuadernar.
 Hay que distribuir correctamente el texto: cada idea en un párrafo distinto y separando un poco un
párrafo de otro (el comienzo de cada párrafo se hará en mayúsculas y puede ir justificado a la
izquierda o bien con algo de sangría). Además, no debe quedar mucho espacio en blanco en la parte
inferior del documento (para ello debemos intentar centrar el contenido de nuestro documento o que
no esté demasiado desplazado hacia la parte superior).
 Hay que justificar el texto para ambos márgenes.
 Se debe usar un papel adecuado, normalmente se emplean folios de formato DIN A4, en color
blanco y con un peso mínimo de 80 gramos.
 Hay que economizar en lenguaje pero no en espacio.
 Debemos cuidar la limpieza, evitar tachones y manchas, cuidar el tipo de letra y que la
impresión sea de calidad.
Autoevaluación
¿Cuáles son los márgenes que debe tener un documento, de forma general?
Entre 3,5 y 4 centímetros en la parte derecha.
Entre 2,5 y 3 centímetros en la parte derecha.
Entre 3,5 y 4 centímetros en la parte izquierda.
Más de 4 centímetros en la parte izquierda.
Recuerda que los márgenes son iguales en la parte superior, inferior y derecha y un poco mayor en la
izquierda por si queremos encuadernar o archivar el documento.
4.- Recomendaciones para mejorar la forma de escribir.
Si trabajas en una empresa y manejas mucha documentación escrita, nos permitimos hacerte algunas
recomendaciones que ahorran tiempo y dinero a la empresa y harán más eficaces las comunicaciones:
 Utiliza una postura adecuada, con la espalda recta.

 Coloca el documento entre 40 y 50 centímetros de distancia y en un ángulo de 45 grados respecto a
la frontal.
 Cuida la iluminación.
 Utiliza modelos estándar de cartas: formas de saludo, despedida o frases que permiten adaptar su
utilización según el objetivo del escrito que estemos realizando.
 Utiliza los recursos informáticos existentes: procesadores de textos, verificadores ortográficos o
plantillas.
 Consulta diccionarios.
 Relee la versión final del escrito y corrige los últimos errores.
Con todas estas recomendaciones puedes mejorar tu forma de escribir.
Reflexiona
La grafología es un arte cuyo objeto de estudio es la escritura, a través de cuyo análisis y con una
metodología de trabajo que le es propia, nos permite conocer la personalidad de un individuo de forma
integral, pudiendo determinar no sólo características generales de carácter y aspectos de comportamiento,
sino también diagnosticar acerca de su equilibrio mental y fisiológico, naturaleza de sus emociones, tipo de
inteligencia, aptitudes profesionales y en general el grado de salud-enfermedad del que escribe.
5.- Formas más habituales de comunicación escrita.
La carta ha sido tradicionalmente la forma más usada de comunicación escrita. Actualmente, las
nuevas tecnologías han permitido formas de comunicación más avanzadas que han desbancado al
correo postal tradicional. En los siguientes apartados profundizaremos en:
 Comunicación por SMS.

 Comunicación por e-mail.
 Comunicación por mensajería instantánea.
 Otras formas de comunicación a través de Internet.
 Comunicación por fax.
 Comunicación por burofax.
 Comunicación por telegrama.
Además de estudiar este tipo de comunicaciones, estudiaremos la carta comercial y otros documentos que se
usan habitualmente en las empresas.
Reflexiona
La revolución en las comunicaciones que han supuesto las nuevas tecnologías de la comunicación y dentro
de ellas el correo electrónico ha afectado al correo tradicional: al correo físico. Sin embargo, y a pesar de
lo que en un principio parecía, por el momento el efecto ha sido relativo. Los principales bancos y empresas,
que son los grandes generadores de correo en la actualidad, no han sustituido sus envíos físicos por
electrónicos, ya que supondría eliminar una de las formas más importantes de comunicación y vínculo con
sus clientes.
5.1.- Comunicación por SMS.
El servicio de mensajes cortos o SMS (Short Message Service) es un servicio disponible en los teléfonos
móviles que permite el envío de mensajes de texto cortos entre teléfonos móviles y teléfonos fijos.
La limitación del tamaño de los mensajes ha contribuido a que los usuarios del servicio SMS hayan
desarrollado un uso intensivo de abreviaturas (como tq o tk en lugar de te quiero). Esta economía de
caracteres también supone la omisión de vocales (qdms a ls 8 por quedamos a las 8).
Para ayudar al entendimiento y difusión de este lenguaje, se ha creado todo un lenguaje SMS a partir de las
abreviaturas más comunes de palabras del idioma original, e incluso se han editado diccionarios para guiar a
los que no conocen las abreviaturas empleadas en los móviles. En el ámbito empresarial es preferible no
usar este tipo de lenguaje basado en abreviaturas.
La comunicación por SMS es de gran utilidad para las empresas, ya que les permite:
 Ofrecer un nuevo canal de información y atención a clientes.

 Ahorrar costes de comunicación, ya que posee una gran funcionalidad sin tener la necesidad de
realizar grandes inversiones.
 Automatizar procesos de información y comunicación: una plataforma para estar en todo momento
informado de las posibles incidencias en la empresa.
5.2.- Comunicación por e-mail.
El correo electrónico o e-mail consiste en enviar mensajes a través de terminales de ordenadores

conectados a la red. Está siendo cada vez más utilizado en el ámbito personal y laboral.
Presenta como VENTAJAS, algunas de las siguientes:
 La rapidez.
 La confidencialidad.
 El acuse de recibo.
 El ahorro de papel.
 La posibilidad de adjuntar otros documentos escritos, gráficos o sonoros.
Pero también presenta algunos INCONVENIENTES como: el aislamiento del trabajador o el uso personal
durante horas de trabajo.
Te ofrecemos algunas recomendaciones para escribir correctamente el contenido de un e-mail:

 Hay que ser breve. Omite palabras innecesarias.
 Utilizar frases cortas.
 Hay que ser educado: mantener las normas de cortesías habituales en el correo postal.
 Resalta lo importante, para lo que puedes utilizar el subrayado o la negrita.
 Si va destinado en concreto a una persona, de la que conoces su nombre, inicia el e-mail dirigiéndote
a ella, pues personaliza el correo.
 Acaba el mensaje con tu nombre. Esto hace, de nuevo, el correo más personal.
 Suele considerarse innecesario al responder, los saludos de inicio y final del mensaje.
 Con algunos paquetes de programas de correo, puedes crear fácilmente un fichero llamado
"signature" (firma), el cual es añadido automáticamente al final de cada mensaje que envías. Si
utilizas una "signature" ten en cuenta que:
o Tiene que ser breve, debe ser suficiente con menos de 5 líneas (nombre, dirección, teléfono,
correo).
o No incluyas montones de gráficos hechos de letras y otros caracteres, ni listas de todos tus
posibles números de teléfono, tampoco todas las direcciones de correo donde se puede
contactar contigo, ni incluyas tus citas favoritas.
 Por último, antes de enviar un mensaje:
o Ojea todo lo que has escrito.
o Asegúrate de haber dicho todo lo que pretendías.
o Asegúrate de haber usado correctamente la gramática. Puedes usar el corrector ortográfico.
Autoevaluación
Indica la respuesta correcta sobre la signature de los e-mails:

Aparece al inicio del correo electrónico.
Es la firma que pone el remitente al final de un correo electrónico.
Debe ser lo más larga posible para poner toda la información necesaria.
Es bueno incluir una cita favorita.
Muy bien, además se añade automáticamente.
5.3.- Comunicación por mensajería instantánea.
La mensajería instantánea es una forma de comunicación en tiempo real entre dos o más personas
basada en texto. El texto es enviado a través de dispositivos conectados a una red como Internet. Se
diferencia del correo electrónico en que las conversaciones se realizan en tiempo real.
La mayoría de los servicios de mensajería instantánea tienen un aviso de presencia, que indica a nuestra lista
de contactos si estamos conectados o en qué estado estamos (ausentes, disponibles u ocupados) y, a la vez,
nos indica el estado de las personas que tenemos en nuestra lista de contactos.
Las frases se envían cuando se terminan de escribir incluso, a veces, se permite dejar mensajes aunque
la otra parte no esté conectada (a modo de contestador automático).
Los principales servicios de mensajería instantánea o lo más usados son: Messenger, Gmail o Yahoo.
Algunas de las principales FUNCIONES de la mensajería instantánea son:
 Chatear.
 Enviar mensajes a un contacto, aunque no esté conectado.
 Enviar archivos adjuntos.
 En cuanto a la lista de contactos, permite:
o Mostrar su estado: disponible, sin actividad, no disponible, vuelvo enseguida, invisible o no
conectado. Con el estado invisible se puede ver a los demás pero los demás a uno no.
o Mostrar un mensaje de estado: Es una palabra o frase que aparece en las listas de contactos
de tus amigos junto a tu nick.
o Se pueden agrupar los contactos: familia, trabajo, amigos…
o Se puede usar una imagen que le identifique a uno.
 En cuanto a la conversación que se puede mantener a través de estos servicios:
o Puede haber varios tipos de mensajes:
 Aviso: envía un mensaje solo. No es una invitación a mantener la conversación, solo
se quiere enviar una información.
 Invitación a chatear: se invita a mantener una conversación en tiempo real.
 Mensaje emergente: es un aviso que se despliega unos segundos y se vuelve a cerrar.
No requiere atención si no se desea. Sirve como aviso breve que moleste lo mínimo
posible.
o Se pueden hacer charlas grupales.
Para saber más
Una variante del correo electrónico es la mensajería instantánea. Se usa para lo que se conoce como chatear,
es decir, mantener conversaciones en Internet a través de mensajes de texto. Una forma de comunicarse cada
día más popular y muy fácil de usar.
Al igual que ocurre con el correo electrónico, existen multitud de programas gratuitos: MSN Messenger,
Yahoo Messenger, Talk o Skype son los más comunes. Para poder usarlos se necesita tener una cuenta de
correo electrónico (muchas personas prefieren tener una cuenta específica para charlar por Internet).
Su funcionamiento es muy sencillo, por ejemplo:
 Entramos en la página principal de Messenger: www.msn.es

 En la parte superior de la pantalla pinchamos sobre el enlace Messenger.
 Hacemos clic en obtener Windows live, para conseguir todos sus servicios gratuitos, entre ellos el
Messenger.
 Seleccionamos todos los servicios que queremos agregar y pinchamos en instalar.
 Pinchamos en obtener un Windows live ID para registrarnos. El proceso es muy similar al de crear
una cuenta en g-mail: aparece un formulario que debemos rellenar con nuestro nombre de registro y
contraseña.
 Ya podemos chatear.
Si queremos hablar con el Messenger con un nuevo amigo o amiga, tan solo debemos agregarla en nuestros
contactos. Para ello:
 Seleccionamos el enlace de contactos.

 Pinchamos en agregar un contacto y escribimos su dirección de correo electrónico.
 La agregamos.
La principal diferencia de la mensajería instantánea con respecto al correo electrónico es que los mensajes
que se envían no pueden ser muy largos y estos no se almacenan en ningún sitio.
Habla una usuaria de Messenger y esto es lo que dice:
"Gracias a Messenger mantengo contacto con personas que conocí en viajes o con personas que trabajan
fuera. De otra manera me resultaría difícil contactar con ellos".
Una de las ventajas es que no sólo se pueden enviar textos, sino también compartir archivos o crear nuestro
propio blog. Todo un mundo por descubrir.
5.4.- Otras formas de comunicación a través de Internet.
Algunos dicen que Internet es la herramienta que más ha aportado a la comunicación después de la imprenta.
Gracias a Internet tenemos multitud de información y conocimientos a nuestro alcance, pero también
formas de comunicación baratas, rápidas y efectivas.
A continuación te ofrecemos algunos de los medios que, gracias a Internet, tenemos a nuestra disposición
para realizar comunicaciones, son los siguientes (no incluiremos aquí ni el correo electrónico ni la
mensajería instantánea, ya vistos en apartados anteriores):
 CHAT: gracias a los chats estamos en contacto con personas de cualquier lugar del mundo y nos
comunicamos en tiempo real. Los chats son una de las herramientas más usadas en la actualidad,
tanto a nivel personal como empresarial.
 VÍDEOCONFERENCIA: las vídeoconferencias son más usadas por empresas que por particulares,
aunque gracias a la mensajería instantánea cualquier usuario puede realizar vídeoconferencias a
través de Internet. Gracias a este medio, se pueden realizar reuniones o encuentros sin estar en el
mismo lugar físico.
 BLOGS: los blogs son sitios web, periódicamente actualizados, que recopilan cronológicamente
textos o artículos de uno o varios autores, apareciendo primero el más reciente, donde el autor
conserva siempre la libertad de dejar publicado lo que crea pertinente.
 REDES SOCIALES: las redes sociales, debido a su enorme auge en la actualidad, la veremos en el
siguiente apartado.
5.5.- Comunicación a través de las redes sociales.
Una red social es un medio de comunicación que permite a sus usuarios intercambiar fotos, archivos,
enviar mensajes de texto o chatear. Su principal objetivo es que sus participantes estén en contacto
permanente y se envíe y reciba información constantemente, es decir, es una forma de interacción social.
Para formar parte de una red social sólo necesitamos Internet, una cuenta de correo electrónico y, en algunos
casos, ser invitado por alguien que ya forme parte de esa red social. La entrada en una red social es
voluntaria, así como el admitir a personas con las que tener contacto, o la información a la que va a poder
acceder cada persona.
En la actualidad las redes sociales se han convertido en uno de los medios de comunicación más usados,
también por las empresas, ya que gracias a ellas podemos hacer publicidad de nuestro negocio, informar
de nuestros productos, poner noticias, etc. Y todo ello de una forma sencilla y, sobre todo, muy barata.
Los principales tipos de redes sociales son los siguientes:
 Redes sociales horizontales: se dirigen a todo tipo de usuarios y no tienen un contenido concreto.
Buscan la participación libre de todos los usuarios. Las redes horizontales más populares son:
Facebook y Tuenti.
 Redes sociales verticales: tratan sobre un contenido concreto y, por lo tanto, buscan a unos
participantes concretos y no a cualquier participante. Pueden ser profesionales (para que entren en
contacto los miembros de una empresa o trabajadores de un mismo sector) o de ocio. Por ejemplo:
myspace.
5.6.- Comunicación por fax.
El fax es una forma de trasmitir documentos en formato impreso a través del teléfono, bastante
utilizado en las empresas. El fax emisor hace una especie de fotocopia que es impreso por el fax receptor.
Es habitual incluir una cabecera en la que se incluyan algunos datos sobre el documento que se envía, de
forma que ayude a localizarlo y a entender su finalidad.
Un modelo estándar para usar como cabecera cuando se envía un fax es el siguiente:
En la actualidad el uso del fax disminuye en favor de Internet y el correo electrónico (¿para qué imprimir y
enviar por fax un documento, si el fichero de este puede enviarse como adjunto?).
5.7.- Comunicación por burofax.
El burofax es un envío de documentos importantes, de forma urgente y en el ámbito nacional, que se

realiza bajo firma y que tienen carácter de prueba frente a terceros.
El envío de burofax tiene la utilidad de que se certifica tanto el envío a su destinatario (carta certificada
con acuse de recibo), como el contenido de lo enviado, del cual el contratante del servicio guarda una copia
sellada por el funcionario.
Por ese motivo, se usa sobre todo en los comunicados oficiales, como por ejemplo en litigios de abogacía,
dado que ofrece la prueba de cara a un posible juicio de haber enviado esa comunicación concreta en la
fecha establecida.
El burofax lo podemos enviar desde una oficina de correos, rellenando un impreso oficial que podemos
encontrar en sus oficinas. En la siguiente imagen puedes ver el impreso de burofax de Correos:
5.8.- Comunicación por telegrama.
Un telegrama es un mensaje de texto breve que se envía rápidamente, tanto a nivel nacional como
internacional. Se utilizó para transmitir información importante con pocas palabras y de forma rápida
con respecto a una carta.
La característica fundamental del telegrama es que es muy breve, por lo que tenemos que intentar decir lo
que pretendemos usando el menor número de palabras posibles. Esto se debe a que el coste del telegrama
dependerá del número de palabras escritas.
Algunas recomendaciones para escribir un telegrama son:
 Se redacta en mayúsculas o mecanografiado.

 Se suprime el saludo y la despedida.
 No se escriben los artículos, adverbios, preposiciones ni conjunciones.
 Se usan frases simples, pero con sentido.
En la siguiente imagen puedes ver el impreso de telegramas de Correos:
6.- La carta comercial.
Para una empresa es esencial su comunicación con el exterior; con clientes, proveedores, entidades u
organismos públicos, ya que de ello depende el éxito de su negocio.
Actualmente, debido a la existencia de medios más rápidos y directos de comunicación, la carta comercial
ha perdido parte de su importancia, pero a pesar de ello; la carta comercial es una de las formas de
comunicación escritas más usada por las empresas.
Las cartas comerciales tienen una doble finalidad:
 Informar y comunicarse con el exterior.

 Son una tarjeta de presentación de la empresa, transmitiendo una imagen de ésta al receptor.
Por lo tanto, cuando en una empresa se redacta una carta no sólo se debe pensar en transmitir una
información, sino que se tiene que tener muy en cuenta lo que el remitente verá en dicha carta, en su
presentación o en su redacción: la imagen de nuestra empresa. Si queremos dar una buena imagen de
nuestra empresa debemos prestar especial atención a dichos aspectos.
6.1.- Nociones básicas de cartas comerciales.
Antes de empezar a escribir una carta comercial debes tener en cuenta una serie de cuestiones o pasos a
seguir, para que de esa forma el mensaje que queremos transmitir con ella se entienda correctamente y no dé
lugar a malos entendidos. Son los siguientes:
Antes de empezar a escribir una carta es necesario realizar una planificación previa. Para ello debemos:
 Establecer claramente el objetivo que pretendemos conseguir con la carta.

 Tener claro el mensaje que se va a transmitir.
 Organizar los contenidos.
o Cuando vamos a comunicar un mensaje agradable:
 Es conveniente empezar la carta con la idea principal.
 Posteriormente se presentan los datos.
 Se termina con el recordatorio de la idea central.
o Cuando vamos a comunicar mensajes desagradables o negativos:
 Primero debemos exponer las razones que nos han llevado a esa noticia o situación
negativa.
 Posteriormente presentamos los hechos y datos.
 Después la idea principal.
 Terminaremos con una idea positiva.
Autoevaluación
Si en una carta comercial vamos a comunicar un mensaje negativo, debemos…

Comenzar con una idea positiva.
Terminaremos recordando el problema.
Comenzaremos con la idea principal.
Terminaremos con una idea positiva.
Muy bien. De esta forma conseguiremos que el destinatario piense que, aunque hemos cometido un error,
somos capaces de solucionarlo.
6.2.- Exigencias básicas de las cartas comerciales: presentación.
Lo primero que hay que decir es que hoy en día ha cambiado el estilo de los escritos. Las fórmulas
pomposas han dejado hueco a los tratamientos directos y concretos. Además, para la realización de
escritos dentro de una empresa, se usa básicamente el procesador de textos, lo que simplifica
muchísimo el trabajo.
A continuación te mostramos algunas de las exigencias básicas o más importantes a la hora de
redactar una carta comercial:
 Lo más importante a la hora de la realización de cualquier documento comercial es el ASPECTO

VISUAL. Es necesario no sólo que redactemos correctamente (sin faltas de ortografía o con buena
expresión), sino que también el escrito tenga un aspecto que, en un primer vistazo, invite a la lectura.
Además, ello generará una buena imagen de nuestra empresa.
Por lo tanto, la presentación del escrito es fundamental, dentro de ella destacamos:
1. No puede haber tachaduras, erratas o faltas de ortografía y debemos usar correctamente los
signos de puntuación. Será bueno repasar el escrito a su finalización y no fiarnos de los
correctores automáticos.
2. En cuanto a la LETRA: no se deben usar muchos tipos de letras en un mismo escrito, ni
tampoco muchos tamaños. Debe ser un tipo de letra de fácil lectura, los tipos de letras que
más se usan o que se aconseja que se usen son: "Times New Roman" o "Arial", a un tamaño
de 11 ó 12. En cuanto al interlineado dependerá de la longitud del texto; si es corto es mejor
usar un interlineado de 1,5 o doble, si es muy largo, mejor usar el interlineado simple.
3. Se evitará el uso de abreviaturas.
4. Se puede usar el subrayado o la negrita para resaltar alguna parte concreta del texto.
5. No hay que apretar el texto dentro de la página, para ello podemos dejar un espacio entre
un párrafo y otro.
6. Equilibrio entre los márgenes y el contenido del escrito.
7. El texto debe estar centrado y justificado a ambos lados.
8. El dorso o parte trasera de la página del escrito debe ir en blanco y si ocupa más de una
página el membrete sólo lo ponemos en la primera.
6.3.- Otras exigencias básicas de las cartas comerciales.
Además de tener una buena presentación, otras de las exigencias básicas de las cartas comerciales son
las siguientes:
 Exposición con claridad del mensaje que se quiere transmitir, siguiendo una correcta estructura (la
veremos en el apartado siguiente).
 Ya vimos en apartados anteriores los márgenes de los documentos de una forma general. En las
cartas comerciales los márgenes que más se suelen usar son los siguientes:
o De 3 a 4 centímetros en el margen izquierdo.
o De 2 a 3 centímetros en el margen derecho, superior e inferior.
 Hay que dar un aspecto positivo a los escritos, para ello es bueno usar el presente como tiempo
verbal, emplear un tono cordial o la sutileza para negar o rechazar cosas. No se debe usar en exceso
el gerundio.
 Usar un estilo dinámico y fácil de leer, sin usar fórmulas muy rebuscadas, ni muchas frases hechas.
 El FORMATO más comúnmente usado es el de estilo semibloque. En este formato, al inicio de
cada párrafo hay una sangría de 5 a 10 espacios, excepto en los datos y dirección del destinatario y
en el saludo. La fecha y firma van a la derecha. Este será el estilo que nosotros usaremos en la
elaboración de nuestras cartas comerciales.
 Si se usa más de una página, éstas deben ir numeradas en la esquina superior o inferior
derecha. Con el formato: página actual/total de páginas (por ejemplo: 3/4).
 En cuanto a la forma de doblarse una carta: se debe hacer en tres partes iguales, con el texto hacia
el interior y la parte del membrete hacia el exterior.
Para saber más

FORMATOS DE LAS CARTAS COMERCIALES
ESTILO BLOQUE
Todos sus apartados comienzan a la izquierda del texto.
ESTILO BLOQUE MODIFICADO
Es casi igual que el estilo bloque, sólo que la fecha, despedida, antefirma y firma, se sitúan a la derecha.
ESTILO SEMIBLOQUE
Al inicio de cada párrafo hay una sangría de 5 a 10 espacios, excepto en la dirección del destinatario y en el
saludo. La fecha y firma van a la derecha. Es el más usado.
Autoevaluación
Señala la o las respuestas correctas:

Es conveniente no usar muchas abreviaturas en las cartas comerciales.
Los márgenes izquierdos siempre son un poco mayores que los derechos.
El texto debe estar centrado y justificado sólo a la izquierda.
En el formato que más se usa en las cartas comerciales el inicio de cada párrafo debe llevar una sangría
de 5 a 10 espacios, excepto en el saludo.
Recuerda que lo más importante, además del contenido de una carta, es su presentación, ya que representa la
imagen de la empresa.
6.4.- Estructura de la carta comercial.
Supongo que habrás escrito muchas cartas en tu vida, pero, ¿dónde colocas la fecha? ¿Y la dirección del
destinatario? ¿Cómo comienzas la carta?
La carta comercial se compone de numerosas partes, que normalmente siguen unas normas ya definidas.
Aunque estas normas no son de obligado cumplimiento, sí que facilitan tanto el redactar como el leer dicho
documento.
La ESTRUCTURA de la carta comercial es la siguiente:
1. ENCABEZAMIENTO O INICIO.
2. CONTENIDO.
3. CIERRE.
A continuación veremos cada una de estas partes de la carta comercial.
6.5.- Encabezado o inicio.
El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Tiene las siguientes partes:

 MEMBRETE: lo más común es situarlo en la parte superior de la carta (o en el centro o a la
izquierda). Generalmente en él figura el logotipo o imagen identificativa de la empresa, así como el
nombre de la misma, la dirección postal y de correo electrónico y los números de teléfono y fax.
Esta parte de la carta comercial es muy importante, ya que suele transmitir la imagen de la empresa,
por lo tanto, debe prestarse mucho cuidado a la hora de su elaboración.
 FECHA: la fecha se coloca en la parte derecha. Se le suele poner delante el nombre de la localidad,
aunque si éste aparece en el membrete, mejor no repetirlo. Se suele escribir completa y sin abreviar,
y el nombre del mes en minúsculas. Ejemplo: 20 de enero de 2012.
 DESTINATARIO: se coloca en la parte izquierda de la hoja, un poco más bajo que la fecha, aunque
si el sobre es de ventanilla, se situará a la derecha para que cuando metamos la carta en el sobre, el
destinatario se pueda ver con facilidad.
Lleva todos los datos del destinatario: nombre y dirección completa, indicando, si es necesario, a la
persona a quien va dirigido el escrito (para ello usamos A/A y el nombre de la persona a cuya
atención se dirige la carta).
 REFERENCIA: sirve para identificar la carta o hacer referencia a aquella a la que contestamos. Se
sitúa en la parte izquierda, debajo del destinatario. Podemos encontrar las siguientes referencias:
o s/ref.: datos de la carta recibida y que respondemos.
o s/escrito: fecha del escrito al que nos referimos.
o n/ref.: indicación de quién envía la carta.
o n/escrito: fecha del último escrito que hemos enviado referente al tema.
Normalmente, detrás de esas abreviaturas se suele poner las iniciales del responsable de la carta en
mayúsculas, una barra, y las iniciales de quien la redactó en minúsculas.
 ASUNTO: breve resumen del motivo de la carta. Se sitúa en el margen izquierdo, sin sangría.
Autoevaluación
Indica la respuesta correcta:
La fecha se sitúa en la parte derecha de la carta comercial.
La fecha se sitúa en la parte izquierda de la carta comercial.
El destinatario se sitúa en la parte derecha.
El membrete es lo último que aparece en la carta comercial.
Muy bien. Se sitúa bajo el membrete.
6.6.- Contenido.
La siguiente parte dentro de la estructura de una carta comercial es el contenido de dicha carta. El contenido
tiene las siguientes partes:
 SALUDO: al igual que saludamos cuando nos encontramos con alguien, también saludamos cuando
escribimos una carta. El saludo es la fórmula de cortesía dirigida al destinatario y que se emplea
inmediatamente antes del texto de la carta. Se sitúa debajo del asunto, al margen izquierdo, sin
ninguna sangría y seguido de dos puntos. Hay numerosas formas de realizar el saludo, la mayoría
de las veces depende de quién es el emisor y quién es el receptor y del grado de confianza entre
ambos, aunque hay que evitar frases rimbombantes.
Partiendo de que las cartas comerciales han reducido el uso de fórmulas muy clásicas como: "Muy
señor /señores mío/s", "Muy señor/señores nuestro/s", las principales formas de saludo son las
siguientes:
o Señor: dirigido a una persona.

o Señores: dirigido a varias personas o a una organización.
o Estimado señor (o Estimados señores): cuando existe cierto grado de amistad.
o Distinguido señor (o Distinguidos señores): cuando se trata de una persona con categoría
social.
o Distinguido amigo: si a la persona además la conocemos.
o Querido amigo: cuando se tiene bastante relación con la otra parte.
No es conveniente usar Sr. seguido del primer apellido, pues es muy agresivo.
 TEXTO O CUERPO: es la parte más importante, ya que en él se expone lo que se desea comunicar.
Hay que poner cada asunto o idea en párrafos distintos, separados por espacios y usar sangrías de 5 a
10 espacios al comienzo de cada uno. Dentro del texto o cuerpo se distinguen varias partes:
o Introducción: tiene como finalidad captar la atención del destinatario. Consiste en una breve
introducción del tema de la carta. Normalmente se usan frases ya definidas, según el contexto
de la carta. Por ejemplo:
 En respuesta a su carta del....
 En relación a su....
 En referencia a...
 Es de nuestro agrado comunicarles...
 Una vez estudiada su petición, le comunicamos...
 El motivo de nuestra carta es...
o Desarrollo: desarrollo de la idea básica o motivo de la carta. Hay que evitar poner varios
asuntos en una misma carta o, si se hace, que estén relacionados. Hay que evitar párrafos
extensos.
o Conclusión: breve párrafo en el que se resume el contenido de la carta. Debe ser recordatorio
y que convenza al destinatario.
6.7.- Cierre.
La siguiente parte dentro de la estructura de una carta comercial, es el cierre o final de dicha carta. El
cierre tiene las siguientes partes:
 DESPEDIDA: consiste en una frase breve, que debe coincidir con el tono del saludo y del resto de la
carta. Se sitúa a dos espacios de la última línea del texto y usando sangría de 5 a 10 espacios. Detrás
de la despedida se pone una coma. En los últimos tiempos se ha eliminado el uso de fórmulas
pomposas en las despedidas y se usan otras más simples, como las siguientes:
o Atentamente.
o Reciban un cordial saludo.
o Sin otro particular, le saluda atentamente.
o Dándoles las gracias por anticipado, reciban un cordial saludo.
o En espera de sus noticias, le saluda atentamente.
 ANTEFIRMA: se sitúa en la parte derecha de la carta comercial, debajo de la despedida. Cuando
una carta se firma en nombre de una empresa, se incluye la antefirma encima del nombre del
firmante. La antefirma se compone del nombre de la sociedad y también se puede añadir el
cargo del firmante. Se puede incluir debajo de la antefirma las abreviaturas: P.P. (por poder), P.A.
(por autorización) o P.O. (por orden).
 FIRMA: es la rúbrica del responsable del contenido de la carta, aunque no la haya escrito
personalmente. Se sitúa debajo de la antefirma y debajo de ella se escribe la abreviatura Fdo.:
(firmado) y el nombre y apellidos del firmante.
 ANEXOS: se usan cuando se adjuntan a la carta otros documentos escritos, como por ejemplo:
cheques, letras de cambio o facturas. Se sitúa a la izquierda de la carta, escribiendo la palabra Anexo,
seguida de dos puntos y los documentos que se adjuntan. Por ejemplo: Anexo: Cheque nº 2145,
por 500 euros.
 POSTDATA: si se ha omitido algún dato a lo largo de la carta, se puede incluir aquí. Se situará
debajo de los anexos, en la parte izquierda, con la palabra postdata: o P.D.: No conviene usarla ya
que da la sensación de que somos poco efectivos, ya que olvidamos cosas.
Para saber más
LAS PARTES DE UNA CARTA Y SUS FORMATOS
La carta es un medio de comunicación escrito que un emisor (remitente) envía a un receptor (destinatario).
La carta debe ser breve y precisa, escrita con claridad para dar una información completa.
La carta se compone de:
 Encabezado: abarca la parte superior y contiene el membrete con los datos de destinatario, remitente
y fecha.
 El saludo inicial es importante, si es formal se usa la fórmula "Estimado/a señor/a".
 El cuerpo contiene el texto de la carta.
 La despedida es imprescindible y suele usar la fórmula "Atentamente".
 La firma con los datos de la autoría, y sus iniciales.
 Otras partes: anotaciones personales, asunto, anexo, visto bueno, etc.
Hay diferentes formatos:
 En la oficina se usa el estilo bloque, en el que todos los componentes parten desde el margen
izquierdo.
 Estilo modificado, donde la fecha, despedida y forma se colocan en el centro.
 Estilo semibloque, igual que el bloque modificado pero con los párrafos sangrados.
La puntuación de la carta puede ser abierta, eliminando los : y ,
Como conclusión final diremos que es importante que en el momento en que decidas redactar una carta
conozcas que debe tener todas sus partes y comunicar lo que realmente deseas sin que el texto o cuerpo de la
carta sea extenso. Además, debes tomar en consideración el formato a utilizar y la puntuación que ésta ha de
llevar.
6.8.- Tipos de cartas comerciales.
La carta comercial puede tener muchos modelos o tipos distintos según la finalidad que tenga o según
su contenido.
Nosotros vamos a estudiar algunos de los modelos de cartas comerciales que más se usan, como son los
siguientes:
 Cartas de solicitud.
 Cartas de pedido.
 Cartas de reclamación.
 Circulares.
 Cartas de ámbito general.
Veremos cada uno de ellos en los siguientes apartados.
6.9.- Cartas de solicitud.
Mediante este tipo de cartas se solicita información sobre precios, ofertas, catálogos o muestras a los
distintos proveedores. Este tipo de carta es una forma de atraer nuevos clientes, por lo que los destinatarios
las acogen muy bien. La carta de solicitud tiene el objetivo de pedir información a los proveedores para
después seleccionar aquel material que más interese a la empresa que demanda la información.
Deben ser breves, pero conteniendo todos los detalles necesarios de la información que deseamos conocer
(podríamos indicar para qué vamos a usar eso que solicitamos). Debe recoger en el primer párrafo la
pregunta más importante.
Autoevaluación
Señala las respuestas correctas. La carta de solicitud...
La usamos para hacer pedidos.
Debe ser lo más extensa posible.
La usamos para solicitar información sobre precios o artículos.
La pregunta más importante debe aparece en el primer párrafo.
Este tipo de cartas tienen el objeto de pedir información a los proveedores para después hacerles el pedido
que más interese a la empresa.
6.10.- Cartas de pedido.
Mediante este tipo de cartas se solicita a un proveedor que nos envíe unas mercancías determinadas. Es
importantísimo redactarla de forma clara y sin ningún fallo, de forma que no lleve a confusiones.
En ellas hay que detallar todos los aspectos referentes a la venta: artículo (referencia o nombre),
cantidad, colores, precio, forma de pago, plazo de entrega, gastos de envío, etc. La carta de pedido implica
la aceptación por ambas partes de las condiciones de venta.
Es conveniente que sean contestadas. Si se aceptan todas las condiciones de venta el proveedor debería
contestar para confirmar el pedido o bien devolver la misma carta firmada. En caso contrario, también es
necesario contestar para indicar cosas como por ejemplo:
 Las modificaciones o las cuestiones con las que no está de acuerdo.

 Si va a haber algún retraso en la entrega.
6.11.- Cartas de reclamación.
En una empresa se pueden recibir reclamaciones, pero también puede enviarlas. Las cartas de reclamaciones
surgen como consecuencia del incumplimiento de lo pactado.
Cuando hacemos una reclamación hay que especificar lo que reclamamos y por qué. Además, en la
medida de lo posible, debemos indicar una solución al problema que originó la reclamación. Se debe
usar un lenguaje cortés, pero firme.
Cuando en una empresa se recibe una reclamación debemos actuar de la siguiente forma:
 Si tienen razón los reclamantes: se deberá aceptar la reclamación (de una forma indirecta, para no
mostrar que la empresa es demasiado ineficiente), se pedirán disculpas, se explicarán las causas y se
tomarán las medidas oportunas para solucionarla. Hay que comunicar que nunca más se volverá a
producir.
 Si no tienen razón los reclamantes: debemos ser firmes en nuestra respuesta y buscar argumentos
sólidos para indicar en qué están equivocados, pero siempre con mucho tacto.
6.12.- Circulares.
La circular es una forma de correspondencia que se usa cuando un asunto interesa o afecta a varias
personas. Lo que se hace es que se manda el mismo escrito a todas ellas y, de esa forma, se ahorra
tiempo.
Se pueden usar para comunicar, por ejemplo, cambios de horarios, de dirección, cierre por vacaciones o
ventas por correo.
En este tipo de cartas hay que cuidar mucho la presentación, ya que debemos dar la sensación a cada
destinatario, de que la carta ha sido escrita para él.
Debido a que las circulares pueden tratar muchísimos temas, no existe una norma general en cuanto a su
redacción.
Autoevaluación
Señala las respuestas correctas. Las circulares…
Son personales para cada destinatario.
Se usan para hacer pedidos.
Se usan cuando su asunto interesa a muchos destinatarios.
Son iguales para todos los destinatarios.
De esta forma se ahorrará gran cantidad de tiempo al usar la misma redacción para enviar cartas a muchas
personas.
6.13.- Cartas de ámbito general.
¿Qué pondrías en una carta publicitaria? ¿Cómo solicitarías un pago pendiente?
Esta modalidad de cartas abarca todas aquellas que no se relacionan de forma tan directa, como lo hacían las
anteriores, con operaciones de compraventa.
Se recogen cartas como algunas de las siguientes:

 Publicitarias.
 De agradecimiento.
 A entidades de crédito (solicitar cheques, por ejemplo).
 De cobro (para hacer efectivas deudas pendientes).
 De contabilidad (enviando letras de cambio para su aceptación, por ejemplo).
 De acuse de recibo.
7.- El sobre.
Ya hemos visto la estructura de una carta comercial, cómo hay que redactarla y los distintos modelos
más usados, pero ¿qué pasa con los sobres? ¿Crees que es importante la presentación del sobre que
usemos para enviar una carta comercial?
Se pueden usar muchos tipos de sobres para enviar las cartas comerciales, según Correos el tamaño del sobre
(sumando largo y ancho) no puede superar los 90 centímetros y ninguna de esas partes puede exceder los 60
cm. El tamaño más usado de sobre es el rectangular (115 x 220 milímetros).
Los sobres que más se suelen usar son los que tienen ventanilla, ya que al usarlos nos ahorramos tener que
volver a escribir en él la dirección del destinatario. Cuando escribamos un documento debemos tener
cuidado o fijarnos antes donde tiene el sobre la ventanilla, para colocar la dirección del destinatario en el
documento de forma que luego se vea correctamente a través de la citada ventanilla.
Un aspecto muy importante es la distribución de los enunciados en el sobre: si colocamos los datos
correctamente en el sobre, además de dar mejor imagen de nuestra empresa, conseguiremos que la
correspondencia se atienda de forma más rápida.
También tenemos que hablar del sobre pre franqueado: no necesita que le peguemos el sello, ya que
cuando se compra se paga una tarifa postal por él. Son más prácticos, pues no debemos perder el tiempo en
pegar sellos.
Autoevaluación
Los sobres…
Necesitan que se ponga obligatoriamente los datos del destinatario.
Más usados son los de ventanilla.
Todos los tamaños son aceptados.
No hay que cuidarlos, ya que lo importante es la carta.
Los sobres más usados son los de ventanilla porque en ellos no hay que poner los datos del destinatario, ya
que en la ventanilla se sitúan dichos datos que ya pusimos en la carta. La presentación de los sobres, al igual
que la de las cartas, también hay que cuidarla.
8.- Otros documentos básicos en las empresas.
En este apartado vamos a estudiar los documentos realizados por las empresas privadas, además de las cartas
comerciales (que ya vimos en apartados anteriores), que van a utilizar como soporte el papel.
Todos estos documentos tienen por finalidad el cumplir con dos funciones:
 Constancia: se garantiza la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus
efectos y sus posibles errores.
 Comunicación: sirven como medio de comunicación de distintos actos de la empresa. Dicha
comunicación es tanto interna, entre las personas que componen la empresa, como externa, de la
empresa con otros agentes ajenos a ella.
Es muy importante redactar bien los documentos. La redacción de un documento no es una tarea sencilla,
porque éste tiene que reflejar de forma precisa y clara la información de la que deja constancia y pretende
transmitir.
En los siguientes apartados veremos los principales documentos que se redactan en las empresas, recuerda
que son documentos no normalizados, por lo que cada empresa podrá variar el formato de ellos y
adaptarlos a sus necesidades, forma jurídica o actividad a la que se dedique.
8.1.- Saluda.
El saluda es un documento usado, tanto en empresas públicas como privadas, para comunicar asuntos
como: un nombramiento, una toma de posesión de un cargo, invitar a un evento o agradecer algo.
Es un documento que no se usa demasiado, ya que es muy formal. Lo usan las empresas e instituciones con
personas con quienes mantienen (o quieren mantener) una relación amistosa, por lo que se suele cuidar
especialmente la presentación.
Algunas de sus normas de redacción son las siguientes:
 Se suele escribir en formato A4 (210 x 297 milímetros).

 No se firma ni se sella.
 Se redacta en tercera persona.
 Los márgenes suelen ser de 2 centímetros, tanto el derecho como el izquierdo.
Autoevaluación
Indica la o las respuestas correctas:
El saluda no se firma.
El saluda se usa para invitar.
El saluda se redacta en primera persona.
En el saluda se suele usar un tamaño de papel con formato A5.
Selección incorrecta.
Recuerda que el saluda se suele redactar en tercera persona y lo normal es que se escriba en formato A4.
8.2.- Estructura del saluda.
El saluda suele tener las siguientes PARTES:
 INICIO: estará formado por el cargo y los datos profesionales del remitente. Por ejemplo: El
presidente de Andalucía Vende, S.L.
 SALUDA: se pone la palabra Saluda, en un tipo de letra diferente (más grande y de otro tipo) que el
resto del texto, y en párrafo aparte.
 CONTENIDO: en el que se incluye el nombre del destinatario (si es un saluda individual; en el
caso de que sea colectivo, el nombre simplemente se suprime) y se le presenta alguna información o
invitación, motivo real de la misiva. Por ejemplo: y se complace en invitarle, en anunciarle, etc.
 FINAL:
o Si en la parte inicial del saluda no hemos puesto el nombre del remitente, sino que solo
hemos puesto su cargo: ahora pondríamos el nombre y dos apellidos de la persona que lo
emite en el centro de la hoja y en el siguiente renglón y con minúscula una fórmula de
despedida. Un ejemplo de frase de despedida sería: “aprovecha la ocasión para expresarle el
testimonio de su consideración más distinguida”.
o Si en la parte inicial del saluda sí hemos puesto el nombre del remitente: ahora no lo
volveríamos a poner, sólo pondríamos en el centro de la hoja la fórmula de despedida,
iniciándose en mayúsculas.
o En ambos casos, cerraríamos con el lugar de emisión y la fecha (en formato largo).
8.3.- Solicitud o instancia.
Una solicitud o instancia es un documento usado para hacer una petición a una Administración
Pública. También se usa en el ámbito privado pero con menor frecuencia.
Podemos usar una solicitud o instancia a una Administración para solicitar, por ejemplo: becas o ayudas,
pedir certificados, pedir licencias de obras o solicitar la participación en una oposición.
En el ámbito privado se usan dentro de la empresa para solicitar alguna información a un superior.
Cuando la Administración prevé que se van a presentar muchas instancias sobre un mismo tema, lo
normaliza y fija un modelo de solicitud específico. Por ello, la mayor parte de los organismos públicos
disponen de impresos de solicitud para los diferentes aspectos que se pueden demandar. Se debe preguntar
por su existencia y, si no los hay, podemos hacer la instancia nosotros mismos. Por ejemplo, si vamos a
solicitar una beca, hay un modelo normalizado de solicitud; si queremos presentarnos a unas oposiciones,
etc.
8.4.- Estructura de la solicitud o instancia.
La ESTRUCTURA DE UNA SOLICITUD no normalizada, suele ser la siguiente:
 ENCABEZAMIENTO O INICIO: incluye los datos del solicitante:

o Nombre y apellidos.
o DNI, en el caso de una persona física, o CIF, en el caso de una persona jurídica.
o Domicilio (donde recibir una posible respuesta).
o Cualquier otro dato personal necesario cuando la solicitud lo requiera: estado civil, lugar y
fecha de nacimiento, teléfono, etc.
 CUERPO: se compone de dos partes:
o Exposición de motivos.
 Se introduce con la expresión: EXPONE: (si se redacta en tercera persona) o
EXPONGO: (si lo redactamos en primera persona).
 En esta primera parte se exponen los motivos o argumentos que fundamentan la
solicitud. Estos motivos se redactarán en párrafos distintos y se introducirán con la
palabra “Que”.
 Finalizamos esta parte con alguna de estas expresiones: “De acuerdo con lo anterior”,
“y como consecuencia”, “Es por ello que”.
o Solicitud propiamente dicha.
 Se introduce con la siguiente expresión: SOLICITA: (si se redacta en tercera
persona) o SOLICITO: (si lo redactamos en primera persona).
 Indicamos nuestra petición.
 Si es necesario adjuntar algún documento, lo indicamos de la siguiente forma: “A esta
solicitud se le acompañan los siguientes documentos”.
 FINAL:
o Fecha en formato largo (lugar, día, mes y año).
o Firma del solicitante.
o Por último, se hace constar, en mayúsculas, la autoridad y el organismo al que nos
dirigimos, así como la población y provincia en la que se ubica (no se señala la dirección). En
el caso que no sepamos a qué cargo en concreto debemos dirigir nuestra instancia, señalamos
el cargo más alto del organismo.
Autoevaluación
En el final de una solicitud hay que indicar:
La dirección del organismo al que se dirige.
Los datos del solicitante.
La fecha en formato largo.
Lo que se solicita.
Muy bien. Además de la firma del solicitante.
8.5.- Convocatoria.
La convocatoria es un documento mediante el cual citamos, de forma oficial, a un grupo de personas a

tratar un determinado asunto, en un lugar, fecha y hora determinados.
También se usa una convocatoria como una forma de publicación para difundir información de interés
general, proveniente de una Administración Pública, como puede ser: la convocatoria de puestos de trabajo,
convocatoria de becas o convocatoria de oposiciones.
Para que las reuniones sean verdaderamente eficaces y válidas, deben convocarse formalmente y
dirigirse a todos los asistentes, incluyendo la siguiente información:
 Fecha, lugar y hora de reunión.

 Orden del día: relación detallada de los asuntos que se van a tratar.
8.6.- Estructura de la convocatoria.
La estructura o partes que componen una convocatoria, de forma general, son los siguientes:
 INICIO: en el cual debemos incluir:

o Membrete de la empresa.
o La palabra CONVOCATORIA, o la expresión “Se convoca a”
o Indicación de la reunión que se convoca, fecha, hora y el lugar de celebración.
 CUERPO: Estará formado por el orden del día, enumerado en el orden en que serán tratado los
distintos asuntos que lo componen.
 FINAL:
o Lugar y fecha de redacción del documento.
o Firma del Secretario o responsable.
En el modelo presentado encuentras las pautas generales que debe seguir una convocatoria. Recuerda que
son modelos no normalizados, por lo que pueden variar; sobre todo según el tipo de reunión que citen: si
es convocatoria de una empresa o de una comunidad de vecinos.
Autoevaluación
Relaciona cada una de las partes que deben aparecer en una convocatoria con el lugar dónde se deben
situar.
Ejercicio de relacionar
Parte de una convocatoria Relación Lugar en el que se sitúa
Lugar y fecha de redacción. 1 1. Inicio.
Orden del día. 2 2. Cuerpo.
Membrete de la empresa. 3 3. Final.

Tu puntuación es 3/3.
Recuerda que esta es la estructura más habitual, pero no es un formato normalizado.
8.7.- Acta.
El acta es un documento por el que queda testimonio escrito de los hechos o acuerdos tomados en una
reunión o asamblea.
Por tanto, un acta da fe de los hechos desarrollados en reuniones, que previamente han sido convocadas
formalmente, así como de los acuerdos tomados en ellas, que se asientan por escrito y que resulta
importante registrar y conservar.
La anotación de lo acordado se hará siguiendo el orden del día que figurará en la convocatoria a esa
reunión.
Es el secretario, por medio de su firma, el que se encarga de dar fe de ese documento. Igualmente,
deben firmar los restantes miembros que conforman el órgano que convoca la reunión.
También hay que tener en cuenta que las actas deben ser APROBADAS.
 Cuando se trata de una única reunión, el último punto del orden del día recogerá la lectura y
aprobación de la presente acta.
 Lo más usual, es que la reunión obedezca a una secuencia de reuniones. En este caso, en la
siguiente reunión, en el primer punto del orden del día, se recogerá la lectura y aprobación del acta
de la sesión anterior.
8.8.- Estructura del acta.
La estructura de un acta de una reunión es la siguiente:
 INICIO: se recogen:
o El nombre de la empresa.
o Motivo por el que se celebra la reunión o tipo de reunión (por ejemplo: Asamblea General).
o Fecha, hora y lugar donde se ha celebrado la reunión.
o Relación de los asistentes (o bien una relación de asistentes y ausentes). Si el acta es escrita a
mano, se suelen poner en el margen izquierdo; en cambio, si es informatizada, suele formar
parte del cuerpo del acta. Asimismo, se indican los cargos que ocupan dentro de la
organización y se ordenan de mayor a menor jerarquía.
o Orden del día (que será el mismo que se recogió en la convocatoria de la reunión).
 DESARROLLO: recoge el desarrollo de la reunión, es decir, los asuntos deliberados y los
acuerdos tomados:
o Si hay debates, se nombra a los que intervienen y se sintetiza lo que dicen, así como las
conclusiones a las que se llegan.
o Si hay votaciones, se detalla lo que se vota y el resultado de la votación.
o Si hay mociones, se detalla el contenido de cada una y se menciona quién la formuló.
 CIERRE:
o Se usa generalmente una fórmula establecida, como: “Y no habiendo más asuntos que tratar,
se levanta la sesión”.
o Hora en que termina el acto.
o Conformidad de los presentes mediante la firma del presidente y del secretario.
Autoevaluación
En el inicio de un acta de una reunión hay que indicar:
Las votaciones desarrolladas.
La hora en la que termina el acto.
El organismo al que va dirigido.
El orden del día.
Muy bien. Además debe ser el mismo que indicamos en la convocatoria de la reunión de la cual estamos
haciendo el acta.
8.9.- Nota interior.
La nota interior es un documento que se usa en las empresas para su comunicación interna, es decir, entre
sus trabajadores. A través de ella se realizan peticiones, reclamaciones o notificaciones de un trabajador a
otro o de un departamento a otro, de la misma empresa.
La nota interior no debe ser un documento demasiado formal, ya que no pretende dar una imagen de la
empresa al exterior, sino lograr una buena comunicación en su interior, por lo que debe ser cercana.
Su estructura, de forma general, es la siguiente:
 INICIO: en el que aparecerá:

o El nombre de la empresa.
o La fecha de emisión de la nota (en formato corto).
 CUERPO: en el que se indica:
o DE: será el remitente de la nota (nombre y/o cargo y departamento).
o A: indicamos el destinatario (nombre y/o cargo y departamento).
o Asunto: donde indicamos brevemente, el motivo por el que escribimos la nota.
 CONTENIDO: en donde se desarrolla el motivo de la nota. No debe ser muy extenso.
 FINAL:
o Incluimos, si lo creemos necesario, una frase de despedida.
o Firma del remitente.
8.10.- Certificado.
El certificado es un documento emitido por una Administración mediante el cual se puede constatar
un hecho, previa verificación por parte de la persona que lo expide.
Los hechos que suele constatar son, entre otros:
 La asistencia, participación u organización de un curso, jornada o acto.

 Los estudios realizados.
 Los resultados académicos.
 La experiencia profesional en determinado campo.
 La pertenencia a un grupo.
El certificado se emplea tanto en la Administración Pública como en la empresa privada (por ejemplo: para
certificar la realización de unas determinadas actividades por parte del trabajador).
A efectos administrativos y legales, el autor y responsable del certificado es quien lo firma, no quien lo
redacta y lo produce físicamente. Por lo tanto, si se expide un certificado que no es verdadero él será el
responsable.
Autoevaluación
Un certificado…
No se debe nunca firmar.
Es un documento que sirve para la comunicación interna de la empresa.
Constata un hecho.
Se usa tanto por Administraciones Públicas como por empresas privadas.
Pero no olvides que la persona que lo expide, antes de hacerlo, debe verificar el hecho.
8.11.- Estructura del certificado.
La estructura de un certificado es la siguiente:
 INICIO:
o Membrete de la empresa u organismo.
o Nombre y cargo de la autoridad que expide el documento.
 Palabra CERTIFICA.
 CONTENIDO:
o Nombre y apellidos de la persona que recibe el certificado.
o Su D.N.I.
o El hecho que origina el certificado.
 CONSTATACIÓN: Una vez comprobado y verificado el hecho que origina el certificado, se debe
constatar el mismo. Se suele usar la frase: “Y para que conste a los efectos oportunos, expido el
presente certificado, a petición del interesado”.
 FINAL:
o Lugar y fecha de expedición.
o Sello de la institución y firma de quien expide el certificado, que da validez al mismo.
8.12.- Autorización.
Una autorización es un documento a través del cual se permite a una persona realizar aquello que
previamente, por escrito o no, ha solicitado, siempre y cuando cumpla con los requisitos necesarios.
Podemos entender una autorización desde una doble vertiente:
 Como un permiso o licencia que concede el jefe a un empleado, que puede obedecer a varios
motivos, tras haberla solicitado previamente el mismo. No existe un formato o estilo normalizado
para este documento, simplemente hay que expresarlo con claridad, brevedad y concisión.
 Como licencia o representación que se le da a otra persona para que realice un trámite en
nuestro lugar. Junto con este documento debe acompañarse la fotocopia del D.N.I. del autorizante y
su validez se limita a esta solicitud. La autorización debe ir firmada por el autorizante y el acreditado
debe acreditar su identidad.
La estructura de una autorización puede ser la siguiente:
 INICIO:
o Membrete de la empresa u organismo.
o La expresión: Se autoriza a.
o Nombre y apellidos del beneficiario de la autorización.
o D.N.I. del beneficiario.
o a:
 CONTENIDO:
o Cosa o cosas a las que se le autoriza. (Si son varias es mejor ponerlas en párrafos
diferentes).
o Los motivos de la ausencia son: y se describen dichos motivos.
 FINAL:
o Persona y cargo de la persona que autoriza.
o Fecha.
o Firma de la persona que autoriza.
Autoevaluación
Una autorización…
No se debe nunca firmar.
Es un permiso o licencia que se concede a un empleado.
Debe identificar al autorizante.
No se usa en la empresa privada.
También es un permiso que se da a otra persona para que realice un trámite en nuestro nombre.
8.13.- Informe.
Un informe es el documento que contiene información sobre una materia concreta y que refleja el
resultado de una investigación.
Tiene el propósito de dar a conocer algo: presentando hechos y datos, su análisis e interpretación y que
nos lleva a ciertas conclusiones y recomendaciones.
Generalmente, el propósito del informe, como su propio nombre indica, es informar. Sin embargo, los
informes pueden incluir elementos persuasivos, tales como recomendaciones o sugerencias.
Autoevaluación
Un informe…
Tiene el propósito de dar a conocer algo.
Puede incluir recomendaciones.
Autoriza a una persona a hacer algo.
Emite un certificado de un hecho que ha tenido lugar.
Presenta hechos y datos, pero también puede tener conclusiones y recomendaciones.
8.14.- Estructura del informe.
Los informes no tienen una estructura fija, tendrán que adaptarse al contexto, a la persona que los redacta
y al tipo de informe de que se trate.
Unas pautas generales de la estructura de un informe son las siguientes:
1. INICIO:
o Título.
o Nombre de los autores.
o Fecha.
2. ÍNDICE.
3. INTRODUCCIÓN: es un resumen del contenido del informe. Indica, de forma general, lo que
contiene dicho informe.
4. CONTENIDO: es el grueso del informe. Es lo que se ha estudiado y analizado: la información
obtenida, datos, gráficos, etc.
5. CONCLUSIÓN.
6. REFERENCIAS: se detallan las referencias usadas en el informe, nombrando:
o Autor, título del libro, editorial, lugar de publicación y año.
o Autor, revista, volumen, página y año.
8.15.- Memorando.
Es un documento interno, usado por las empresas para intercambiar información entre
departamentos o trabajadores de una misma empresa. Se suele usar para comunicar algo o para, dar
alguna indicación o instrucción.
A la hora de redactar un memorando debemos tener en cuenta, entre otras cosas:
 Debe ser breve y conciso.

 La información se debe indicar sin rodeos.
 No se debe incluir información no necesaria.
 No hay que usar expresiones negativas.
En cuanto a la estructura del memorando, un formato puede ser:
 INICIO:
o Membrete de la empresa.
o Fecha.
o De: seguido del nombre y apellidos del emisor y/o departamento.
o Para: seguido del nombre y apellidos del destinatario y/o departamento.
o Asunto: breve descripción del asunto.
 CUERPO: es el desarrollo del asunto, teniendo en cuenta las anteriores normas en cuanto a su
redacción.
 FINAL:
o Despedida.
o Firma.

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CAC03 Completa.-La comunicación escrita.

1.- La comunicación escrita.

La COMUNICACIÓN ESCRITA es un tipo de comunicación verbal, en la que el código utilizado es el

PARA SABER MÁS:

Entre las características de la comunicación escrita destacan:

ESTRATEGIAS DE COMPOSICIÓN (El proceso de redacción)

1.1.- Ventajas e inconvenientes de la comunicación escrita.

A diferencia de la comunicación oral, la escrita tiene la ventaja de poder mantener la información

En cambio, la comunicación escrita también encuentra otras DESVENTAJAS, como son:

1. Es más cara y hay que dedicarle más tiempo.

Ventajas e inconvenientes de la comunicación oral.

2.- Normas de comunicación y expresión escrita.

 Normas generales de expresión escrita.

2.1.- Normas generales de expresión escrita.

2.2.- Normas de ortografía.

Dentro de las normas de ortografía podemos encontrar cuatro aspectos a analizar:

 USO DE LAS MAYÚSCULAS.

 El punto indica una ruptura en el pensamiento.

2.4.- Normas de sintaxis.

2.5.- Estructura y contenido de los escritos.

2.6.- Estilos de redacción.

El estilo de un escritor dependerá, entre otras cosas de:

 Su forma de ser, estado de ánimo o contexto que le rodea.

2.7.- Siglas y abreviaturas.

Hay dos tipos de abreviaturas:

3.- Técnicas para la elaboración de una comunicación escrita: análisis de la situación.

A la hora de elaborar un documento escrito debemos tener en cuenta:

 Antes de comenzar a redactarlo, debemos analizar la situación.

o ¿Qué quiero comunicar?

3.1.- Redacción del documento.

 CLARIDAD. Para ello debemos seguir una serie de recomendaciones:

3.2.- Corrección gramatical.

Como ya hemos indicado en varias ocasiones, la imagen de un documento es la carta de presentación de su

A la hora de corregir un documento, tenemos que hacerlo en varias vertientes:

En este primer apartado comenzaremos con la corrección gramatical.

 Respeta las normas ortográficas y sintácticas, los signos de puntuación y la acentuación.

Otro tema interesante a la hora de la corrección gramatical es el uso de HERRAMIENTAS DE

3.3.- Herramientas de corrección de textos.

 HERRAMIENTAS TRADICIONALES: son herramientas en formato papel que podemos usar

A continuación tienes una serie de consejos para mejorar tu expresión:

 Lee, al menos, media hora diaria.

3.5.- Corrección en la presentación.

4.- Recomendaciones para mejorar la forma de escribir.

 Utiliza una postura adecuada, con la espalda recta.

Con todas estas recomendaciones puedes mejorar tu forma de escribir.

5.- Formas más habituales de comunicación escrita.

 Comunicación por SMS.

5.1.- Comunicación por SMS.

 Ofrecer un nuevo canal de información y atención a clientes.

5.2.- Comunicación por e-mail.

El correo electrónico o e-mail consiste en enviar mensajes a través de terminales de ordenadores

Presenta como VENTAJAS, algunas de las siguientes:

Te ofrecemos algunas recomendaciones para escribir correctamente el contenido de un e-mail:

Indica la respuesta correcta sobre la signature de los e-mails:

5.3.- Comunicación por mensajería instantánea.

Algunas de las principales FUNCIONES de la mensajería instantánea son:

Para saber más

Su funcionamiento es muy sencillo, por ejemplo:

 Entramos en la página principal de Messenger: www.msn.es

 Seleccionamos el enlace de contactos.

Habla una usuaria de Messenger y esto es lo que dice:

5.4.- Otras formas de comunicación a través de Internet.

5.5.- Comunicación a través de las redes sociales.

Los principales tipos de redes sociales son los siguientes: