PROPUESTA DE MEJORA PROCESO DE MATRÍCULA

PROCESO OPORTUNIDAD DE MEJORA PROPUESTA

Los estudiantes necesitan identificar • Establecer en el cronograma de
cada semestre en qué etapa del proceso clases (penúltima clase), una clase
de formación se encuentran, teniendo de inducción del proceso de
en cuenta que se realizó un cambio de matrícula para el siguiente
currículo y requiere ser interiorizado de semestre (pago y ruta de
forma continua. (Aún está presente en la formación).
mente de los estudiantes que han hecho
un proceso previo de formación el • Incluir en la publicidad de
currículo antiguo) matrícula, la gráfica de la ruta de
formación, para que los
estudiantes puedan identificar la
etapa en la que se encuentran y a
Publicidad la cual se deben matricular. (La
matrícula publicidad debería iniciar a
socializarse durante el mes de
cierre de semestre)

• Fortalecer la publicidad de
matrícula, la cual sea visualizada
en cultos, MEP, grupos de
cuidado, pagina WEB, radio y
redes sociales. (La publicidad
debería iniciar a socializarse
durante el mes de cierre de
semestre)

Los estudiantes relacionan los pagos de • Establecer en el cronograma de

la Iglesia con Efecty y la referencia 110 y
las escuelas bíblicas cambiaron el
proceso de pago el cual requiere ser
comprendido para mejor organización
de los pagos y evitar el recaudo en otros
medios no autorizados.
Pago de
matrícula
clases (penúltima clase), una clase
de inducción del proceso de
matrícula (pago y ruta de
formación).
• Establecer en cada sede un punto
fijo de pago de matrícula. (Antes
de finalizar el semestre)

• Fortalecer con el área financiera el

recaudo de pagos donde se
establezca un filtro especial para
evitar el recaudo por referencias o
medios no aprobados para
escuelas.
En el momento de legalizar la matricula • Fortalecer entre el área de SEM y
Legalización
algunos estudiantes refieren que la tecnología los códigos o procesos
de matrícula
escuela que aparece para legalizar internos del aula virtual que
 matrícula no es la correcta, por lo que es
necesario enviar la novedad al equipo de
tecnología o ingresar al aula virtual y
hacer el ajuste, esto genera acumulación
de casos para el área SEM y tecnología y
retraso en la legalización de matrícula
por parte de los estudiantes.
El proceso de legalización de matrícula • Fortalecer
finaliza durante el inicio de clases, por lo legalización de matrícula en los
que SEM cuenta con un dato parcial de
matriculados en aula virtual debido a la
dificultad mencionada en el punto de
anterior y a que los estudiantes no
legalizan matricula en los tiempos
establecidos. Lo que genera que los
listados de matriculados no estén
completos y el envío de material se • Establecer una base de datos por
realice al tiempo de inicio de clase y con
datos incompletos de matriculados.
Listado de
matriculados
y envío de
manuales
permita que el sistema se
actualice correctamente cada
semestre y los estudiantes se
matriculen en la escuela que les
corresponde.
• Fortalecer con los maestros el
proceso de cargue de notas en los
tiempos establecidos y bajo los
parámetros de SEM, que permitan
que la información de aprobación
al siguiente curso no se vea
afectado en el aula virtual.
la cultura de
tiempos establecidos, se propone
establecer un punto fijo de
acompañamiento a matriculas en
cada sede donde las personas se
puedan acercar y legalizar su
matrícula previo al inicio de clases.
sede donde cada Pastor junto con
el facilitador puedan hacer
seguimiento a las personas que
pagaron y que deben legalizar la
matricula.
• Dejar un mínimo de un mes entre
la finalización de legalización de
matrículas y el inicio de clases para
garantizar que el envío de material
se realice de forma correcta tanto
por escuela y cantidad. (Este
espacio de tiempo permitirá
también atención a casos con
dificultades de legalización antes
del inicio de clases).

• Continuar con la atención al

estudiante a través del correo de
soporte y el link de atención,
estableciendo fechas límites
(Establecer un responsable de
atención de casos)
Organización El proceso de matriculas al finalizar muy • Dejar un mínimo de un mes entre
de cursos durante el inicio de clases, hace que los la finalización de legalización de
 cursos que no cuentan con una cantidad
mínima de estudiantes deban ser
reestructurados durante el desarrollo de cursos con la cantidad final de
clases, lo cual hace que los estudiantes matriculados. De igual forma
sean trasladados cuando ya han iniciado
su proceso de formación.
Cada semestre hay novedades en la • Se propone que cada semestre
formación pedagógica y/o organización
operativa de SEM, en algunos momentos
estas novedades son informadas a través
de comunicados o por medio del Pastor
y/o facilitador, pero a veces esta
información no sólo requiere ser
socializada sino explicada, por lo que en
el semestre se observa confusión en el • De igual forma establecer un
manejo de algunos procesos.
Inducción
Maestros
Cada semestre hay novedades en la
formación pedagógica y/o organización
operativa de SEM, en algunos momentos
estas novedades son informadas a través
de comunicados o por medio del Pastor
y/o facilitador, quiénes informan a los
maestros pero a veces esta información
Inducción no sólo requiere ser socializada sino
estudiantes explicada, por lo que en el semestre se
observa falta de claridad de algunos
procesos por parte de los estudiantes.
matrículas y el inicio de clases para
que cada sede pueda organizar los
pueda hacer el reporte de
atención a casos con dificultades
en caso de presentarlos.
SEM realice de forma directa a
todos los maestros una reunión de
inducción donde dé a conocer las
novedades y los procesos
pedagógicos y operativos del
semestre.
documento oficial de inducción
(documento escrito y video de
explicación) en caso que un
maestro ingrese durante el
semestre, este insumo permitirá a
la sede contar un documento
oficial de inducción.
• Continuar con la elaboración y
publicación del manual operativo
y pedagógico donde el maestro
encontrará las fechas y
organización pertinente, el cual
podrá consultar en el aula virtual
en cualquier momento durante el
semestre.
• Se propone que cada semestre
SEM realice un vídeo y documento
oficial de inducción donde dé a
conocer a los estudiantes los
procesos pedagógicos y
operativos con los que se van a
encontrar en cada semestre, este
proceso debe ser realizado el
primer día de clases en cada sede,
se sugiere se realice por el Pastor
de sede.
• Se propone la elaboración y
publicación del manual operativo
y pedagógico para el estudiante
con fechas y procesos específicos

SEM es un área con una organización de
carácter educativo, donde se evidencia
un proceso administrativo, operativo y
pedagógico, que están encadenados el
uno del otro, pero con un fin
determinado de forma particular, que
Otros requiere que cada uno de ellos sea
atendido por un responsable que a la vez
responda a un equipo de trabajo.
que el estudiante deba conocer y
tener la claridad durante el
semestre.
• Se propone que SEM se organice
tipo institución educativa:
Dirección General
Coordinación Administrativa
Coordinación Pedagógica
Área operativa y soporte
• De ésta forma el proceso de
atención y formación se puede
organizar con un responsable
directo por proceso pero
coordinado desde un equipo de
trabajo que permitirá mejores
resultados como área.