GUIA DE AUDITORIA INTERNA No.

INVENTARIOS

INDICE

INTRODUCCION

PROPOSITOS DE LA GUIA

CONCEPTO, NATURALEZA Y REGISTRO DE LOS INVENTARIOS

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA INTERNA EN LOS INVENTARIOS

PROCEDIMIENTOS BASICOS DE CONTROL APLICABLES A LOS INVENTARIOS

EVALUACION DE LA ADMINISTRACION DE INVENTARIOS

LOS INVENTARIOS Y LOS SISTEMAS DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS

TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA RECOMENDABLES A LOS

INVENTARIOS

PRESENTACION Y DISCUSION DEL BORRADOR DEL INFORME

INFORME

GUIA DE AUDITORIA INTERNA No. 5

INVENTARIOS

INTRODUCCION

La presente guía de Auditoría Interna de Inventario, emitida por la comisión de auditoría

interna del Instituto Guatemalteco de Contadores Públicos y Auditores tienen como propósito
enfocar la importancia de la evaluación del control, administración y registro de los bienes y
transacciones que afectan los inventarios, dentro de la estructura operativa, contable y
financiera de las entidades.

Uno de los rubros más importantes de las entidades tanto industriales como comerciales, lo
constituyen los inventarios, su adecuada administración y control permite la disminución de
costos innecesarios y el incremento de la eficiencia.

El auditor interno debe conocer a fondo las políticas y procedimientos aplicados en el control,
administrativo y registro de los inventarios, para recomendar la conveniencia de la utilización o
modificación de los mismos.

Se incluyen los propósitos de la guía, el concepto, naturaleza y registro de los inventarios, los
objetivos de la auditoría interna, los procedimientos básicos de control, la evaluación de la
administración de los inventarios, los aspectos relacionados con los sistemas de procesamiento
electrónico de datos, las técnicas y procedimientos de auditoría interna aplicables a los
inventarios y el informe.

PROPOSITOS DE LA GUIA

Los propósitos de esta guía son los siguientes:

Identificar el concepto y naturaleza de los inventarios

Definir los objetivos de la auditoría interna en los inventarios

Determinar la metodología recomendable en la ejecución de la auditoría interna en los

inventarios

Establecer la comunicación del resultado de la auditoría

CONCEPTO, NATURALEZA Y REGISTRO DE LOS INVENTARIOS

Los inventarios son todos los bienes tangibles propiedad de la entidad, disponibles para la
venta y/o  para usarse en la producción de bienes y servicios. Por su naturaleza los inventarios
se claisifican en: materias primas, materiales y suministros, productos en proceso y productos
terminados.

Un aspecto importante en los inventarios, lo constituye su registro contable, cuyo objetivo es

identificar sobre una base uniforme, los valores que deben incluirse en el costo de los bienes
vendidos durante el período contable, los que deben registrarse como inventarios para el
período siguiente y asi obtener una apropiada equiparación entre los costos y las ventas. Los
métodos aceptados para determinar el costo de los inventarios son: el de primeras entradas
primeras salidas (PEPS), últimas entradas primeras salidas  (UEPS), promedio ponderado o
promedio móvil, identificación específica, método del inventario al detalle o por menor y
considerarse otros métodos de valuación reconocidos en industrias específicas.

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA INTERNA EN LOS INVENTARIOS

Los objetivos básicos que persigue la auditoría interna en el rubro de los inventarios son:

Garantizar información financiera confiable y oportuna relacionada con el rubro de inventarios.

Salvaguarda de los inventarios, verificación de la propiedad, existencia física, así como la

adecuada cobertura de los mismos contra diferentes riesgos.

Promover la eficiencia operativa de los inventarios, evaluando las actividades relacionadas con
el uso económico y eficiente de los mismos e identificar deficiencias tales como excesos de
inventarios, baja rotación y obsolescencia.

Cumplimiento de objetivos, planes, políticas, restricciones, procedimientos, leyes y reglamentos

aplicables a los inventarios.

PROCEDIMIENTOS BASICOS DE CONTROL RECOMENDABLES EN LOS INVENTARIOS

El auditor interno para cumplir con la salvaguarda de los inventarios, debe verificar que la
entidad cumpla como mínimo con los siguientes procedimientos de control interno:

En la recepción de los inventarios, verificar que la mercadería ingrese a las instalaciones de la

entidad, que exista requisión, orden de compra o bien el pedido formal, las calidades
requeridas, así como un formulario de ingreso prenumerado, factura del proveedor y su
registro al sistema auxiliar de existencias.

Para las devoluciones sobre compras y de ventas, debe existir notas de débito y crédito,
debidamente prenumeradas, las cuales deben autorizarse por funcionarios responsables.

En el traslado a procesos de producción o a otras bodegas, debe existir un formulario

prenumerado el cual debe contener como mínimo fecha, cantidad, descripción, nombre, firma y
sello de quien entrega y de quien recibe.

En los controles sobre la producción terminada, debe existir un formulario prenumerado para
el traslado a las bodegas de producto terminado, este formulario debe contener como mínimo
fecha, cantidad, descripción, nombres y firmas tanto de las personas que entregan como de las
que reciben.

Deben documentarse las salidas de los inventarios, con formas tales como envíos, requisiciones,
despachos, facturas u otro documento autorizado que compruebe la salida de los mismos, en los
cuales se debe considerar el contenido mínimo descrito en los puntos anteriores.

Para la toma física de los inventarios que se deben realizar periódicamente, se debe contar con
una planificación adecuada que incluya el corte de formularios utilizados en el control, los
procedimientos en la toma física, la identificación de los artículos dañados, de lento
movimiento u obsoletos, su compilación, valuación y su comparación con los registros teóricos y
la justificación de las diferencias establecidas.

EVALUACION DE LA ADMINISTRACION DE INVENTARIOS

El auditor interno al practicar sus pruebas debe evaluar que las políticas y procedimientos
establecidos en la entidad, permitan alcanzar el mayor grado de eficiencia y efectividad en las
operaciones o funciones relacionadas con los inventarios.

Las políticas y procedimientos establecidos en una entidad deben permitir que como mínimo se
logre:

← Que exista una estructura organizativa que permita contar con puestos y personal
capacitado para administrar los inventarios, así como los recursos necesarios y por
consiguiente una adecuada segregación de funciones.
← Procedimientos apropiados que permitan evaluar y aprobar las compras de inventarios
para la venta y/o producción.
 ← Nivel adecuado de inversión, a través del establecimiento de mínimos y máximos, alta
rotación, control de pedidos en tránsito, aplicación de justo a tiempo. etc.

← Minimizar las pérdidas por medio de la identificación de artículos de lento movimiento,

lo cual provocaría obsolescencia o vencimiento de productos perecederos.

← Definir procedimientos de evaluación de los informes relacionados con los inventarios y

los ejecutivos involucrados que participlan en el análisis y toma de decisiones.

← Determinar si se utilizan procedimientos presupuestarios para detectar variaciones,

desviaciones y la forma de corregirlos.

LOS INVENTARIOS Y LOS SISTEMAS DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE

DATOS

Para la realización del trabajo el auditor interno se apoya en los sistemas de procesamiento
electrónico de datos, a través de la utilización de programas (software) de auditoría o el
traslado de datos a hojas electrónicas. Adicionalmente debe conocer y evaluar los siguientes
aspectos del funcionamiento de los sistemas de procesamiento electrónico de datos.

← El organigrama del departamento.

← Definición de los puestos.

← Hardware o equipo utilizado.

← Lenguaje en que se desarrollaron los programas.

← Reportes que se producen.

← Flujograma de los procesos.

← Limitaciones en el acceso al equipo para consulta.

← Operación y correción.

← Manuales de procedimientos del sistema de manejo de inventarios.

← Segregación de funciones.

← Autorización de cambios a programas.

 ← Procedimientos de verificación del registro de las transacciones.

← Métodos de detección de errores o mal funcionamiento del equipo.

← Archivos.

← Llaves de seguridad y otros.

TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA RECOMENDABLES A LOS

INVENTARIOS:

A continuación se incluyen algunas técnicas y procedimientos de que dispone el auditor

específicamente para el área de inventarios.

FAMILIARIZACION

El auditor debe familiarizarse con las operaciones relacionadas con los inventarios,
considerando los siguientes aspectos:

Políticas, manuales de procedimientos específicos en el área de inventarios.

Estrutura organizacional de las áreas o departamentos relacionados con los inventarios.

Características de los inventarios y mercado en que opera.

Revisión de los márgenes de utilidad.

Inspeccionar la ubicación y características de las instalaciones destinadas a las actividades

relacionadas con los inventarios.

ENTREVISTAS Y FLUJOGRAMAS

Mediante las entrevistas y/o flujogramas de las funciones relacionadas con los inventarios, el
auditor interno puede:

Conocer como se llevan a cabo las diferentes actividades relacionadas con la operación de los
inventarios.
Estudiar y evaluar las políticas y procedimientos indicados en los manuales respectivos o bien
entrevistar al personal que ejecuta las actividades relacionadas con los inventarios.

Conocer como se llevan a cabo las diferentes actividades relacionadas con la operación, en base
a la entrevista elaborar los flujogramas de los procesos en las operaciones o funciones.

ANALISIS DE INFORMACION FINANCIERA

El auditor debe obtener la información necesaria para formarse un juicio de los inventarios,
como estadísticas de compras y ventas, costos, composición de las existencias, costos de los
inventarios dañados, obsoletos y de lento movimiento, rotación de inventarios, tendencias y
otras razones financieras.

Realizar revisiones analíticas que incluyan las comparaciones con períodos anteriores y de ser
posible con entidades similares.

EXAMEN DE DOCUMENTACION E INVESTIGACION ESPECIFICA

Con el objeto de verificar los datos obtenidos en el análisis de la información, así como en las
entrevistas o flujogramas, el auditor debe examinar la documentación selectivamente y
realizar las investigaciones específicas que considere necesarias. A continuación se mencionan
algunas de ellas:

Analizar los manuales de políticas y procedimientos, verificando su actualización y

cumplimiento.

Estudiar los registros contables tanto principales, como auxiliares y las formas existentes,
para comprobar su funcionalidad.

Evaluar el contenido, oportunidad, periodicidad, destino y utilidad de los informes relativos a la

actividad de inventarios.

Elaborar en su caso, diagramas de flujo que muestren el recorrido que siguen los procesos en
sus diferentes fases.

Analizar el sistema de costos y el método de valuación de los inventarios que utiliza la entidad,
para establecer las ventajas y desventajas, tanto desde el punto de vista financiero como
fiscal, realizando también comparaciones del costo unitario promedio real cargado al costo de
ventas, costos unitarios, relaciones de mano de obra y gastos de fábrica con períodos
anteriores.
Determinar los costos administrativos del manejo y control de inventarios, así como estudiar la
eficiencia de los recursos humanos.

Investigar las técnicas de almacenaje e identificar excesos o necesidad de espacio para el

movimiento y distribución de los inventarios y comprobar las medidas de seguridad.

Evaluar la cobertura de pólizas de seguros y fianzas para establecer si son suficientes en

casos de siniestros y considerar los endosos de las pólizas y los reclamos.

Realizar los procedimientos de revisión analítica, que incluya la rotación de los inventarios,
comparaciones de costos y unidades, utilidades brutas con los de períodos anteriores. En los
productos elaborados comparaciones de los consumos de materias primas, planillas, informes
de producción e investigar las variaciones significativas.

Establecer el monto de los inventarios dañados, obsoletos y de lento movimiento, así como los
inventarios en exceso, realizando comparaciones de producción, ventas, compras y de ser
posible comparar la experiencia con los patrones de la industria. Lo anterior con el propósito
de crear las reservas de obsolescencia de los inventarios.

Practicar tomas físicas de los inventarios en las instalaciones de la entidad o en consignación y

establecer que se emitan los instructivos para tal fin, que se separen los inventarios de
terceros y que se identifiquen plenamente, las etiquetas o marbetes que sirven de control y
realizar los cortes de formularios y su control.

Revisar la compilación del inventario físico , cruzando los conteos de prueba y las
confirmaciones realizadas cuando existan inventarios de terceros. Lo anterior cotejándolo con
los registros auxiliares y principales de contabilidad.

Si se usan los inventarios en bodega como colateral para obtener préstamos, confirmar los
detalles con las almacenadoras y los bancos.

PRESENTACION Y DISCUSION DEL BORRADOR DEL INFORME

El auditor interno debe presentar un informe de las deficiencias, errores o irregularidades

encontradas, con una cuantificación del costo de la misma y presentar sus recomendaciones, en
borrador y discutirlo con los interesados, a fin de obtener sus puntos de vista, aprovechando
su experiencia.
La discusión permitirá:

Asegurarse que se trate de problemas cuya solución sea factible, en las circunstancias
actuales o en un futuro inmediato.

Cuantificar o estimar el impacto que tienen estos problemas en la operación y resultados de la

entidad.

Relacionar los problemas identificados con los establecidos en otras áreas.

Establecer el costo-beneficio de las recomendaciones de acuerdo a su prioridad.

INFORME

El auditor interno debe presentar por escrito el resultado final de la evaluación del control
interno, como evidencia del trabajo ejecutado y debe consistir en una declaración sencilla.

El informe debe contener una breve descripción del trabajo desarrollado, el período revisado,
la identificación y cuantificación de las debilidades encontradas, asi como las deficiencias en
los procedimientos de control; las justificaciones o comentarios del personal involucrado y
concluyendo con las recomendaciones.

El informe del auditor interno en el área de inventarios debe ser enviado al órgano que
reporta, el cual debe considerar la adopción de las medidas correctivas, siendo importante que
lo descrito en el informe y a las decisiones de la gerencia se les dé el seguimiento respectivo.