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Guia de Auditoria Interna No. 03
Guia de Auditoria Interna No. 03
INDICE
INTRODUCCION
DEFINICION
CARTA CONVENIO
PERFIL DE LA ENTIDAD
INFORMACION FINANCIERA
PLANEACION DE LA AUDITORIA
PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
PRUEBAS SUSTANTIVAS
PAPELES DE TRABAJO
INTRODUCCION
DEFINICION
La metodología es la sistematización de todos los pasos de una revisión, de manera que permita
la formulación de conclusiones validas en el menor tiempo posible.
En la realización de una Auditoría Interna la metodología de trabajo debe incluir como mínimo
los siguientes pasos:
Conocimiento de la entidad
Debe tener un conocimiento pleno de la entidad, sus principales actividades, las características
especiales de la rama económica en la cual se desenvuelve, la infraestructura existente, la
estructura administrativa y contable y las principales leyes y reglamentaciones que inciden en
la misma.
Familiarización con los ciclos y/o funciones a auditar. Esta etapa debe incluir entrevistas con
el personal de la empresa que tienen a su cargo las funciones que se van a auditar, así como la
recolección de los principales documentos, formas y el conocimiento de los sistemas
involucrados en dichos ciclos y/o funciones.
Para desarrollar este paso deben utilizarse los siguientes métodos o una combinación de los
mismos:
← Narrativa
← Cuestionarios
← Flujogramas
La principal herramienta en la realización de este paso son las pruebas de cumplimiento; pero
también podrán utilizarse pruebas sustantivas y/o de doble propósito.
Es importante indicar que el auditor interno no se debe limitar únicamente al análisis de lal
información obtenida dentro de la empresa, sino que en aquellos casos que lo amerite debe
apoyar su trabajo con información proporcionada por entidades externas, tales como: Cámaras,
asociaciones económicas, bancos, proveedores, clientes así como economicos gubernamentales.
Resumen de deficiencias.
Este paso debe incluir la descripción del problema y los riesgos derivados del mismo, los
comentarios del personal involucrado en el problema y una recomendación específica.
La responsabilidad del Auditor Interno consiste en informar sobre los problemas detectados y
sugerir posibles soluciones.
Es importante que el Auditor Interno efectúe el trabajo con diligencia profesional, tal como lo
establecen las guías para la practica profesional de la Auditoría Interna.
PROCEDIMIENTOS INICIALES
El Auditor debe presentar una propuesta de servicios profesionales, para la cual previamente
se debe concertar una entrevista personal con los representantes ejecutivos de la entidad, con
el propósito de determinar la naturaleza y alcance del trabajo a realizar y el informe a
entregar. Asimismo contar con los elementos de juicio necesarios para estimar el tiempo
requerido en la realización del trabajo.
Realizada la entrevista con los respresentantes o ejecutivos de la entidad y teniendo claros los
aspectos descritos en el párrafo anterior, el Auditor debe manifestarlo por escrito, por medio
de una propuesta de servicios profesionales que además incluirá conocimiento de los aspectos
siguientes:
c. Areas a examinar.
d. Alcance y período.
f. Que el trabajo se realizará de acuerdo con las guías para la practica profesional de la
Auditoría Interna.
g. Que el trabajo incluirá las pruebas a los registros de contabilidad y los procedimientos
de auditoría que se consideren necesarios de acuerdo con las circunstancias y con los
requisitos del cliente.
CARTA CONVENIO
La carta convenio no es más que un entendimiento claro y por escrito con el cliente acerca del
trabajo a realizar por el Auditor, derivado de lo ofrecido en la propuesta de servicios
profesionales; por consiguiente debe incluir los mismos requisitos mínimos que esta última.
Cuando el Auditor actúe en forma dependiente, debe contar con una carta de autorización de
la administración para efectuar su examen.
← Perfil de la entidad
PERFIL DE LA ENTIDAD
Debe contener los datos más importantes de la entidad, los cuales servirán al Auditor Interno
para conocer mejor su estructura y organización, así como sus principales políticas y
procedimientos.
Como mínimo debe contener la información que se detalla a continuación:
Principales clientes.
Principales proveedores.
Entes fiscalizadores.
Reparos fiscales.
El Auditor Interno por medio de los estados financieros debe analizar la situación financiera,
determinando las áreas de mayor riesgo de la entidad; así como describir en forma general el
trabajo a realizar y el alcance del mismo.
El análisis de riesgo general debe contener como mínimo los siguientes aspectos.
Análisis financiero.
← Balance general comparativo.
← Estado de resultados comparativo.
← Análisis de variaciones.
De acuerdo a las diferentes funciones de una entidad, la clasificación más adecuada de las
cuentas por ciclo es la siguiente:
CICLO DE TESORERIA
← Caja general.
← Fondos fijos y cajas chicas.
← Depósitos bancarios.
← Fondos en tránsito.
← Inversiones.
← Préstamos.
← Capital y reservas.
Cada rubro esta integrado por varias funciones, dentro de las mas comunes de este ciclo se
encuentran las siguientes:
← Custodia física del efectivo y valores incluso la conciliación de saldos de las cuentas.
CICLO DE INGRESOS
← Cheques rechazados.
← Costo de ventas.
Cada rubro esta integrado por varias funciones, dentro de las mas comunes de este ciclo se
encuentran las siguientes:
← Entrada de pedidos.
← Embarque o expedición.
← Facturación.
← Cobranza de efectivo.
CICLO DE EGRESOS
← Depósito en garantía.
← Impuestos por cobrar.
← Pedidos en tránsito.
← Otros activos.
← Proveedores.
← Otros gastos.
Cada rubro esta integrado por varias funciones, dentro de las mas comunes de este ciclo se
encuentran las siguientes:
← Compra.
← Recepción.
← Control de calidad.
← Cuentas a pagar.
← Desembolso de efectivo.
CICLO DE CONVERSION
← Inventarios.
← Inventarios en consignación.
← Pérdidas de capital.
← Costo de producción.
Muchos de los recursos adquiridos por una entidad entran en "una combinación de recursos" en
las cuales ellos se mantienen, convierten, procesan, ensamblan o se usan de otro modo. Las
funciones del Ciclo de Conversión manejan dichas "combinaciones de recursos" tales como
inventarios y propiedad y equipo depreciable. Mediante el proceso de manufactura, que utiliza
la planta y equipo de la compañía, los inventarios son "convertidos" en productos terminados
que luego serán vendidos a los clientes de la compañía.
CICLO DE NOMINAS
← Provisiones laborales.
← Liquidación de Personal.
Cada rubro esta integrado por varias funciones, dentro de las mas comunes de este ciclo se
encuentran las siguientes:
← Selección de personal.
← Informe de la asistencia.
← Contabilidad de la nómina.
← Desembolsos de la nómina.
INFORMACION FINANCIERA
El Ciclo de Información Financiera de una entidad no procesa transacciones. Más bien, obtiene
información de contabilidad y operaciones de otros ciclos. Estonces analiza, evalúa, resume,
concilia, ajusta y reclasifica esa información de modo que pueda ser informada a la gerencia y a
otros. Además la recopilación de datos para su exposición en los Estados Financieros ocurre
dentro de este ciclo. Son funciones típicas:
← La anotación o posteo en le Mayor General.
← La recopilación de datos suplementarios para exposición.
Los procedimientos básicos que se deben observar en la realización de una Auditoría Interna.
← Planeación.
← Métodos para la evaluación de las funciones a auditar.
← Programas de trabajo.
← Pruebas de cumplimiento.
← Pruebas sustantivas.
PLANEACION DE LA AUDITORIA
La planeación de una Auditoría Interna consiste en el desarrollo de una estrategia general para
la conducción del trabajo y la determinación de la oportunidad y alcance de los procedimientos
de auditoría a aplicar, tal como quedo establecido en el numeral 10 de la guía No. 2.
Otros procedimientos que el Auditor puede considerar al planear una Auditoría Interna son los
siguientes:
Discusión de asuntos que puedan afectar el examen con los auxiliares de auditoría.
OBJETIVO
ESTIMACION DE TIEMPO
Consiste en estimar el tiempo en horas hombre que será necesario para la realización del
trabajo de campo y gabinete, desde la planeación hasta la entrega del informe.
Al final de la auditoría debe efectuarse una comparación con el tiempo real, con el propósito de
explicar en los papeles de trabajo las razones de las variaciones importantes.
DISTRIBUCION DEL TRABAJO
SUPERVISION
La supervisión consiste en dirigir el trabajo de los auxiliares para lograr los objetivos del
examen y determinar si se logran los mismos.
DEFINICION
Son los métodos que en forma individual o combinada deben utilizarse, para tener conocimiento
del funcionamiento de la estructura de control interno de una entidad e identificar las
deficiencias de la misma.
← Narrativa
← Cuestionario
← Flujograma
NARRATIVA
CUESTIONARIO
FLUJOGRAMA
Al realizar estos métodos de evaluación preliminar el Auditor Interno asume que los controles
operan como han sido descritos, durante el período sujeto a examen, posteriormente los
probará por medio de pruebas de cumplimiento.
Independencia del método utilizado, durante esta etapa el Auditor Interno debe identificar
las técnicas de control utilizadas, así como aquellas que no están en práctica y que en su opinión
son necesarias.
PROGRAMA DE TRABAJO
DEFINICION
RESPONSABILIDAD
Los programas deben ser el resultado del proceso de planeación de la auditoría y se dividen en
generales y específicos. Los programas generales deben ser preparados por el Auditor
Interno, sin embargo pueden ser preparados por el personal que este a cargo directamente
del trabajo de campo y deben ser aprobados por el Auditor Interno.
El programa general de cada trabajo debe prepararse de conformidad con la planeación y los
requerimientos de la entidad. Este programa incluirá procedimientos de carácter general y
procedimientos específicos que se consideren básicos, según la naturaleza del trabajo.
Los programas específicos deben prepararse en base al programa general, con el propósito de
cubrir áreas específicas en el trabajo de auditoría, tales como las pruebas de cumplimiento.
OBJETIVOS
← Tener un registro escrito en los papeles de trabajo, de que el mismo se cumplió según
lo estipulado en la planeación, incluyendo las razones de las modificaciones si las
hubieran.
FORMA Y CONTENIDO
Los programas de trabajo deben ser suficientemente detallados para evitar confusiones.
Dichos programas no pueden anticipar los problemas que se presentarán en el desarrollo del
trabajo de campo, ser realizados por la persona a cargo del trabajo de campo y con el visto
bueno del Auditor Interno.
Los programas de auditoría, generales y específicos deben incluir como mínimo lo siguiente:
← Objetivos.
← Procedimientos a aplicar.
← Fecha de realización.
PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
OBJETIVO
El Auditor Interno debe tomar en cuenta que la naturaleza y la oportunidad de las pruebas de
cumplimiento están relacionadas entre si; adicionalmente es conveniente que las pruebas de
cumplimiento se efectúen antes de iniciar las pruebas sustantivas.
Los programas de trabajo de las pruebas de cumplimiento pueden elaborarse por la persona
encargada de la ejecución del trabajo de campo, sin embargo podrán elaborarse por los
auxiliares, en ambos casos debe de contarse con el visto bueno del Auditor Interno.
Los programas de trabajo de las pruebas de cumplimiento se efectúan tomando como base las
técnicas de control identificadas en las narrativas, cuestionarios o flujogramas.
PRUEBAS SUSTANTIVAS
OBJETIVO
Verificar la validez, exactitud e integridad de los saldos y transacciones que componen los
estados financieros, para garantizar que la información utilizada por la administración es
confiable.
El Auditor Interno no necesariamente debe probar todos los saldos y trasacciones de los
estados financieros, ya que el alcance con que se realicen las pruebas dependerá de factores
tales como:
Será necesario elaborar programas específicos de trabajo para las pruebas sustantivas, en los
casos en que se estime conveniente.
Son aquellas que se han planeado específicamente para proveer información directa sobre
aspectos tanto de cumplimiento como sustantivos.
PAPELES DE TRABAJO
DEFINICION
Los papeles de trabajo son los registros llevados por el auditor sobre los procedimientos
seguidos, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones a que ha llegado
durante el desarrollo de su examen, de acuerdo con las guías para la practica profesional de la
Auditoría Interna.
Los papeles de trabajo son similares en cualquier tipo de auditoría y únicamente varía el
enfoque de los mismos, según los objetivos que se persigan.
← Proporcionar evidencia del trabajo realizado, constituyendo el soporte del informe del
auditor interno.
CLASIFICACION
Al efectuar su revisión el Auditor Interno prepara una serie de papeles de trabajo los cuales
se clasifican así:
← Archivo permanente.
← Archivo continuo.
ARCHIVO PERMANENTE
Contiene información que se requiere para tener un coocimiento permanente sobre las
actividades y operaciones de la entidad examinada. Este archivo puede ser utilizado en
trabajos subsecuentes.
ARCHIVO CONTINUO
Esta compuesto por todos aquellos papeles que elabora el Auditor Interno derivado de su
examen y que respaldan su informe.
CONTENIDO
Los papeles de trabajo varían de acuerdo con las circunstancias específicas de cada auditoría,
sin embargo generalmente deben incluir lo siguiente:
Archivo permanente
← Contratos de arrendamiento.
← Organigrama.
← Políticas escritas.
← Puntos de actas.
← Otros contratos.
Archivo continuo
← Indice.
← Programa general de trabajo.
← Perfil de la entidad.
← Informe de auditoría.
← Correspondencia.
← Indice.
← Narrativas, cuestionarios o flujogramas, tomados en la valuación de control interno.
← Indice.
← Programas generales y específicos para cada prueba de cumplimiento a realizar.
← Cédulas analíticas.
← Indice.
← Balance General.
← Estado de Resultados.
REQUISITOS MINIMOS
← Nombre de la entidad.
← Ciclo y/o función a examinar.
← Fecha de la auditoría.
← Fecha de preparación.
← Firma de hecho.
← Firma de revisado.
Los papeles de trabajo deben estar protegidos tanto durante como después de finalizada la
auditoría, los mismos deben ser custodiados por el Auditor Interno.