Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
GUA
AUDITORAS
INTERNAS DE
CALIDAD
rea de Calidad y Mejoramiento
Oficina de Planeacin y Desarrollo
Institucional Ciudad Universitaria
Melndez
Edificio 301- Oficina 3016 3er. Piso
Telfono Fax: 321 22 23
Consltelo en http://gicuv.univalle.edu.co
DEFINICIN....................................................................................................................... 2
ROLES Y RESPONSABILIDADES EN LA AUDITORIA.................................................... 3
Actividades y responsabilidades del equipo auditor............................................................... 3
Actividades y responsabilidades adicionales al auditor jefe................................................. 4
Actividades y responsabilidades de los guas y observadores............................................. 4
Sobre los expertos tcnicos....................................................................................................... 5
CICLO PHVA AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD...................................................... 6
Gestin del programa de auditorias.......................................................................................... 6
Actividades de la auditora: plan............................................................................................... 8
Actividades de la auditora: preparacin.................................................................................. 9
Actividades de la auditora: ejecucin de las auditorias internas de calidad.....................11
Actividades de la auditora: informe de auditora.................................................................. 14
Actividades de la auditora: reunin de cierre....................................................................... 17
Actividades de la auditora: evaluacin de desempeo del auditor................................... 17
Actividades de la auditora: establecimiento de acciones correctivas, preventivas y de
mejora......................................................................................................................................... 19
Actividades de la auditora: seguimiento............................................................................... 19
Actividades de la auditora: informe final para la alta direccin.......................................... 19
LAS PRACTICAS DEL BUEN AUDITADO....................................................................... 20
Preparar la auditoria................................................................................................................. 20
Atender la auditoria................................................................................................................... 21
Participar en el cierre de la auditora, recibir el informe y aplicar las acciones requeridas
..................................................................................................................................... 23
Desarrollar el tratamiento de las debilidades u oportunidades, analisis de causas,
ejecucin y seguimiento de las acciones............................................................................... 24
Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera
Proceso de autoevaluacin y mejoramiento continuo, que obedece a un ejercicio independiente, sistemtico, de
La palabra auditora proviene del latn auditorios, que significa or. Si bien se
puede considerar que se trata de un ejercicio de escucha, tambin es vlido decir
que necesariamente incluye otro sentido esencial: la vista. Teniendo en cuenta
estos dos aspectos, es posible afirmar que la auditora es un ejercicio en el que se
combinan audicin y visin dentro de un marco de anlisis.
Se suele afirmar que la auditora proviene de tiempos antiqusimos, tanto que
algunos se atreven a sostener que el primer libro en donde se hace referencia a
ella es la Biblia, en el Gnesis, en especial cuando Dios terminaba una de sus
magnficas obras y vea que era buena
obtener conclusiones.
Ser sensible a cualquier influencia que se pueda ejercer sobre su juicio
mientras lleva a cabo una auditora.
Documentar las observaciones.
Tratar la informacin confidencial con discrecin.
Reportar las debilidades encontradas.
Verificar la implantacin de las acciones correctivas, preventivas y de
mejora.
Reportar cualquier obstculo importante encontrado al ejecutar la auditora.
Realizar reunin de cierre con el auditado, dndole a conocer los
resultados de la auditora.
Realizar el seguimiento y cierre de las acciones correctivas tomadas por los
procesos auditados para subsanar las debilidades detectadas durante a la
auditora. Esta funcin solamente aplica para el auditor jefe.
Responsable de encabezar al equipo auditor. El auditor jefe prepara el plan de la auditora, conduce las reunion
Organizacinquees
Persona designada por el auditado para
corresponde al proceso
asistir al equipo auditor.
objeto del ejercicio de au
Persona que aporta conocimientos o experiencia especficos al equipo auditor. El conocimiento o experiencia es
Actividades de auditora
Gestin del programa de auditoraInicio de la auditora.
Establecimiento del programa de
auditoras (alcance, objetivos,
recursos, procedimientos, etc).
P
H
V
A
Implementar (Competencia
el programa
de auditores,
actividades de auditora).
P
HV
A
Revisin de la
documentacin.
Preparacin de actividades en
sitio.
Realizacin de actividades en sitio.
Preparacin, aprobacin y
distribucin del informe.
Resultados acordes al programa. Suficiencia de recursos. Finalizacin de la auditora.
A P
V H
las
Cambios organizacionales.
Implantacin de nuevos procesos o subprocesos.
Cambios coyunturales (normativos, reestructuracin de personal).
La priorizacin del programa de auditora se realiza con base:
El estado del proceso y subproceso (Indicadores de gestin, PQRS
encuesta de satisfaccin anterior)
La importancia de los procesos y subprocesos (riesgo para la organizacin,
solicitud del responsable, impacto en la satisfaccin del usuario).
Los resultados obtenidos en auditoras previas (tiempo desde la ltima
auditora, resultados de auditoras anteriores y su seguimiento, acciones
correctivas, preventivas y de mejora no planteadas).
En cada ciclo de auditoras anual se priorizarn, de los procesos del nivel central,
de las Facultades, Institutos Acadmicos y de las Sedes Regionales, los
subprocesos a auditar, cubriendo todos los procesos del GICUV durante el ciclo.
RECTORA
Oficina de Planeacin y Desarrollo
Institucional
PROGRAMA DE AUDITORAS
Ciclo No.
FECHA DE ELABORACIN
DA
MES
AO
SUBPROCESO
FECHA
PROGRAMADA
FECHA
REAL
EQUIPO AUDITOR
AUDITADO
OBSERVACIONES
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Auditor Lder
Representante de la Direccin
F-03-MP-13-01-01
V-03-2010
AP
V H
AP
V H
Manuales de procedimientos
Pgina web
Matriz de riesgos del proceso
Plan de accin
Resultados de auditoras anteriores
PQRS del proceso
Normatividad del proceso /subproceso
Encuestas de satisfaccin
Otros
RECTORA
Oficina de Planeacin y Desarrollo
Institucional
rea de Calidad y Mejoramiento
LISTA DE VERIFICACIN
FECHA DE ELABORACIN
DA
MES
AO
PROCESO:
SUBPROCESO:
REQUISITO
PREGUNTAS
DOCUMENTOS Y
REGISTROS
COMENTARIOS / OBSERVACIONES
/CONCLUSIONES
F-05-MP-13-01-01
V-05-2010
AP
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra
V informacin
H
que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables.
el auditoras
contexto deinternas
las auditoras internas
En el contexto deEnlas
calidad
de la aUniversidad,
de
de calidad de la Universidad
corresponde
una situacin que potencialmente puede afectar al GICUV o que puede a
corresponde
alincumplimiento de un
requisito de ISO 9001.
lanorma NTCGP1000 o
Reunin de apertura:
La reunin de apertura tiene como propsitos:
La presentacin de los participantes, incluyendo
los observadores y los guas.
Una descripcin general de las funciones del
equipo auditor.
Ratificar el objeto y alcance de la auditora,
Definir la metodologa a emplear para el
desarrollo de la misma.
Resolver posibles dudas de los auditados
Confirmar los canales de comunicacin entre el
equipo auditor y el auditado, Aclarar el proceso
de presentacin del informe.
Aclarar cualquier aspecto delicado o
confidencial.
Determinar aspectos o requisitos relacionados con la seguridad.
Visita de Campo:
Mediante las entrevistas con los auditados, observacin
directa del desarrollo de las actividades, verificacin de
registros, sistemas de informacin, revisin de bases de
datos y pginas web se renen las evidencias objetivas
que permiten verificar y/o comprobar el desarrollo de las
actividades previstas y/o planificadas, y que se estn
EVIDENCIAS
Documento
Revisin Documental
Entrevista
Declaracin de
hechos
Encuesta
Personas
Muestra
N confiable
Observacin
Visita en sitio
Entorno
Recorrido
Inspeccin
CRITERIOS
Ley
Partes
Interesadas
Ms graves
Norma
Organizacin
Todo resultado obtenido en el desarrollo de una auditora debe ser corroborado en
el sitio de trabajo donde fue encontrado con evidencia clara y objetiva, la claridad
en las evidencias permitir que las causas de las situaciones a mejorar sean ms
fcilmente identificables.
OBJETIVO
Qu se quiere?
CRITERIOS
EVIDENCIAS
Qu se debe hacer?
RESULTADOS
Comparacin
POSITIVOS
POR MEJORAR
CONFORMIDAD FORTALEZA
No se redactan en el
informe
DEBILIDADES
OPORTUNIDAD
SEGUIMIENTO
Si en el desarrollo de una auditora, un equipo auditor detecta
dificultades para el logro de los objetivos inicialmente propuestos, debe
informar las razones al auditado para solucionarlas o comunicarlas al
auditor lder.
Preguntas durante la auditora
Los auditores participativos no solamente hacen preguntas que involucran al
auditado, sino que tambin adoptan un estilo o tono que se ajusta a la intencin de
sus preguntas.
Un auditor hace preguntas de manera que:
El auditado sienta que el auditor est interesado sinceramente en la
respuesta.
Es amable, amistoso y no es arrogante ni condescendiente.
Es metdico y profesional, sin ser frio ni indiferente.
Da tiempo al auditado para elaborar su respuesta, en vez de disparar
preguntas rpidamente una detrs de otra, lo que puede dar la sensacin
de un interrogatorio.
AP
V H
establecidos
y
todas
las
debilidades
oportunidades de mejora de la auditora.
Documento en donde
se
depositan
las
conclusiones
de
la
FORTALEZA
(Qu situacin?)
BENEFICIO
(Por qu?)
RIESGO
BENEFICIO CONDICIONAL
(Qu situacin?)
Redaccin de Debilidades
Una debilidad debe expresar la situacin que presenta desviacin frente a los
criterios establecidos, cul es el criterio del GICUV que se est incumpliendo y qu
evidencia clara y objetiva soporta la decisin de establecer una debilidad.
CRITERIO INCUMPLIDO
(Se observ, se encontr, se evidenci, se identific)
(Incumple, no se hizo,
fallo)
DECLARACIN
EVIDENCIA
(Dnde, cundo,
cunto)
La redaccin de los resultados de auditora son consignados en el formato Informe de Auditora, F-07-
RECTORA
Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional
rea de Calidad y Mejoramiento
Informe Preliminar
INFORME DE AUDITORA
FECHA DE LA AUDITORIA
DA
MES
AO
Informe Final
OBJETIVO
ALCANCE
EQUIPO AUDITOR
PROCESO
SUBPROCESO
DOCUMENTOS EXAMINADOS
FORTALEZAS
No.
DESCRIPCIN
OBSERVACIONES
Debilidades
Oportunidades
Equipo Auditor:
F-07-MP-13-01-01
V-05-2012
Auditado:
Cada auditor jefe deber entregar al auditor lder todos los soportes y
registros de la auditora llevada a cabo conjuntamente con el informe de
la auditora.
A P
V H
AP
V H
RECTORA
Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional
rea de Calidad y Mejoramiento
Ciclo de Auditoras:
Fecha de Inicio:
Fecha de Finalizacin:
Auditor Evaluado:
Por favor califique de 1 a 5 los aspectos relacionados.
No.
1
ASPECTO
3
4
tica e imparcialidad
Mente abierta
Expresin verbal
Capacidad de escucha
10
11
12
13
No
aceptable
CALIFICACION AUDITADO
1
Malo
TOTAL
Aceptabl
e
Bueno
Muy
bueno
TOTAL
PROMEDIO
Conocimiento tcnico
Relacin con el auditado (amabilidad,
atencin, etc.)
Puntualidad
OBSERVACIONES
Firma Evaluador
(Auditado):
Firma Evaluador
(Auditor jefe/lder):
Proceso Auditado:
F-06-MP-13-01-01
V-06-2013
A P
V H
de
los
las
las
los
Desempeo previo
El responsable del proceso auditado logra asegurar que su equipo de trabajo
(segn se requiera):
Conozca y tenga claro el comportamiento previo de su proceso en cuanto
Conozca y tenga claro los indicadores del proceso con sus respectivas
Los documentos
El responsable del proceso auditado logra asegurar que su equipo de trabajo
(segn se requiera):
Ubique, conozca, domine, tenga actualizados y
Los registros
El responsable del proceso auditado logra asegurar que su equipo de trabajo
(segn se requiera):
Tenga organizados, archivados y disponibles los registros que
evidencian la conformidad y el desempeo adecuado del
proceso.
Cumpla las disposiciones adoptadas con respecto a los registros
en cuanto a tiempos de retencin, ubicacin, disposicin final y
proteccin.
En la apertura
El responsable del proceso auditado:
Participa en el momento de la apertura y
Demuestran con evidencias objetivas que para la mejor gestin del proceso
se identifican y analizan los riesgos, y se toman acciones preventivas que
se anticipan a la ocurrencia de las fallas disminuyendo la magnitud de los
riesgos.
Tienen conocimiento y demuestran con evidencias objetivas las acciones
de mejora emprendidas para el proceso, considerando adicionalmente los
indicadores de desempeo que muestran sus tendencias y logros.
Con respecto
oportunidades
al
tratamiento
inmediato
dado
las
debilidades