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Clase 3 Curso Auxiliar Administrativo Contable Compras
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Por definición, el proveedor se encarga de abastecer a terceros de distintos recursos con los
que él cuenta. De manera profesional otorga a terceros dichos recursos para el desarrollo de
actividades comerciales o económicas de estos.
Esta provisión puede tener lugar tanto para bienes o servicios ya transformados y
destinados a su venta, como para materias primas o elementos más elaborados o
transformados destinados a modificaciones posteriores. En ese sentido, podría ser
considerado como proveedor tanto un oferente agrícola de trigo como un mayorista de pan
que ofrece su producto a los puntos de venta finales.
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https://economipedia.com/definiciones/proveedor.html
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Habitualmente suele existir distinción entre estos dos conceptos. La distinción radica en
que los proveedores abastecen de bienes o servicios directamente relacionados con la
actividad económica del comprador. Es el caso de un carpintero que tiene como proveedor
de material a un mayorista especializado en madera.
El caso del acreedor es diferente. El acreedor ofrece bienes y servicios ajenos a esta
relación (financiación, abastecimiento eléctrico o telefónico…). Un ejemplo claro podría
ser una entidad de crédito acreedora que ofrece financiación a una empresa para el
desarrollo de su actividad en cuestión.
Esta diferencia es existente incluso en términos contables. Existiendo, de este modo, una
partida contable para los proveedores y otra partida para los acreedores.
Ejemplo de proveedor
Tenemos una tienda de zapatos. Dicha tienda vende zapatos de todo tipo, desde deportivos
hasta zapatos de tacón. Zapatos para mujeres, hombres y niños. Dado que no somos
productores de zapatos, debemos comprar a alguien los zapatos. Así pues, contactamos con
diferentes empresas que nos puedan abastecer.
Tras contactar con diferentes empresas, por cercanía, precio, disponibilidad y calidad
decidimos quedarnos solo con dos. Estas dos empresas serán nuestros proveedores.
¿Por qué son proveedores? Porque nos abastecen de aquello que conforma nuestra
actividad económica.
Para terminar, debemos tener en cuenta que el proveedor no siempre es el fabricante. Por
ejemplo, si queremos vender zapatos de marca Nike, no tenemos por qué comprar
directamente a Nike. Podemos comprar a otra empresa que a su vez venda zapatos Nike.
Los proveedores son una pieza externa, pero clave dentro del engranaje de cualquier
empresa.
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Clasificación de proveedores2:
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https://www.emprendepyme.net/tipos-de-proveedores.html
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También se pueden clasificar los proveedores según su papel en el proceso de compras. Es
importante este punto porque cualquier compra que realiza una empresa tiene que quedar
contabilizada en su cuenta de proveedores, siempre que tenga una relación directa con el
objeto social de la empresa.
o Mayorista: actúa de intermediario entre productor y detallista. Nunca tienen contacto con
el consumidor final.
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https://www.liderdelemprendimiento.com/logistica-y-distribucion/que-son-los-proveedores/
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Calidad:
Para la evaluación de la calidad se considera los materiales o componentes de los
productos, las características, la durabilidad, los atributos, etc.
Pago:
Siempre se deben buscar las mejores condiciones de pago, financiamiento o el plazo de
crédito sea el más justo o acorde a las necesidades. Mientras mejores condiciones de pago
mejor liquidez. Evita los recargos.
Entrega:
Considera la capacidad de entrega, es decir si tienen la capacidad para cubrir la demanda de
los productos, que sean entregados oportunamente, en tiempo y forma que siempre contaran
con stock o si nos podrían abastecer durante un tiempo determinado.
Servicio de postventa:
Evaluar las garantías que el proveedor entrega. Considera también la capacitación que te
pueden ofrecer por el uso de tus productos, la asistencia técnica, el servicio de
mantenimiento, las políticas de devolución, la posibilidad de cambios, etc.
FACTURAS
NOTAS DE CREDITO
NOTAS DE DEBITO
LIQUIDACIONES
TIQUETS
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https://definicion.de/compra/
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Todas las compras de bienes superiores a un determinado monto deben realizarse por
escrito.
Los orígenes de las solicitudes de compras son dos:
El sector almacenes para la reposición de artículos para los que se mantiene un stock
permanente (pedido de reaprovisionamiento), y cualquier otro sector de la empresa para
productos sin stock (solicitud de compras).
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Pungitore, José Luis, Sistemas administrativos y control interno descripción de operaciones básicas en la
empresa bajo condiciones de control,( 2013), Editorial Osmar de Boyatti.
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Artículos sin stock: Sin embargo, otros sectores pueden necesitar productos de
consumo no habituales (para los cuales la empresa no registra stock) tales casos
pueden ser distintos tipos de bienes de uso, consumos especiales para eventos
determinados, etc. Los distintos sectores emitirán a tal fin el formulario solicitud de
compra (o denominación similar, por ejemplo- Pedido interno de compra-
requisición de compra, pedido de materiales, etc.)
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Garantías
Las compras por montos importantes se organizan bajo la forma de concursos de precios
(en donde la empresa emite un pliego de condiciones, y los proveedores - solo los invitados
en caso de concursos privados- o todos los que deseen presentarse- en el caso de concursos
públicos o licitaciones). Cotizan según los formatos y pautas así establecidos. Las ofertas se
hacen en sobres cerrados (proporcionados por la empresa compradora para que no pueda
identificarse el oferente si no se abre el sobre) que se depositan en una urna o buzón hasta
el momento en que son abiertos (todos al mismo tiempo) en un acto de apertura de ofertas.
Todas las formalidades citadas son de fundamental importancia para cuidar la seriedad del
acto y mostrar que no existe predilección por ningún proveedor en especial. La
adjudicación de la compra a un proveedor que no oferto el menor precio debe estar
plenamente justificada, debiendo esta decisión encontrarse amparada al menos por el
responsable máximo del sector.
La selección de los proveedores a los que se les solicitara cotización generalmente surge de
sus características particulares (y de las del producto que se está solicitando), aunque
también de su comportamiento anterior. Seguramente serán dejados de lado en futuras
consultas los proveedores a los que se les requirió cotización en una gran cantidad de
oportunidades y nunca sus precios resultaron satisfactorios.
1. El proveedor.
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2. El sector contaduría, para que comience a armar el legajo de compras (se utiliza
para el control de la compra), que luego se convertirá en el legajo que amparara el
correspondiente pago.
3. El sector de recepción, de forma tal de poder programar y coordinar la fecha de la
entrega, y también controlar la mercadería a recibir.
4. El propio sector compra (recordemos que es natural que todo sector que emite un
formulario se quede con una copia de el a los fines de control)
En los casos que no se emita orden de compra (aunque la compra sea relativamente
importante) es de destacar la práctica de emitir órdenes de compra internas (O.C.I) para así
comunicar a los sectores intervinientes contaduría y recepción.) las características del
pedido realizado.
Control numérico de las Órdenes de Compra por parte de los sectores receptores:
La pre enumeración de los formularios que intervienen en el circuito permitirá- entre otras
cosas- el control de recepción por parte de los sectores destinatarios.
En el presente modulo se estiman de vital importancia los controles que efectúan los
sectores.
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en el registro de mercadería ingresada (el cual debería también estar firmado por el
sector receptor)
En ambos casos el sector almacenes deja constancia de su intervención en el informe de
recepción, y envía una copia de este más el remito recibido del proveedor al sector
contaduría.
Para
luego proceder al momento de la recepción de la factura del proveedor- a cancelar la cuenta
Provisión y debitar la cuenta de IVA correspondiente cuenta de proveedores por el importe
total de la factura
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Al recibir la factura del proveedor procederá a su control y registración para luego dejar
archivado todo el legajo en un archivo transitorio de cuentas a pagar
El sector de contaduría debería dejar adecuada constancia de la revisión a efectuar sobre las
liquidaciones y o facturas de proveedores, antes de proceder a la confección del legajo de
pago definitivo. El eje del control será la factura del proveedor, cuidando los siguientes
aspectos.
a) Que sus cantidades concuerden con la solicitadas (en la orden de compra) y con las
efectivamente ingresadas a la empresa (informe de recepción y remito del
proveedor)
b) Que la calidad de sus artículos concuerde con lo solicitado (orden de compra y con
lo expresado en el informe de control de calidad informe de recepción)
c) Que sus precios unitarios coincidan con los especificados en la orden de compra
d) Que sus cálculos (multiplicaciones y sumas fundamentalmente) se encuentren bien
realizados
e) Que el IVA y u otros impuestos que graven la operación se encuentren
adecuadamente aplicados y en un todo de acuerdo lo expuesto en la orden de
compra
f) Que las condiciones de pago concuerden con las fijadas en la orden de compra.
Así misma contaduría deberá cuidar que las facturas presentadas por los proveedores
cuenten con los requisitos establecidos por las distintas resoluciones de organismos
estatales de control (en argentina. La AFIP)
Esta recomendación apunta a evitar inconvenientes antes inspecciones por parte de esos
organismos de control, ya que los documentos de respaldo que no cumplan dichos
requisitos podrían ser impugnados de las correspondientes declaraciones juradas de
impuestos.
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Solo una vez que se haya cumplido con los todos los requisitos de control enunciados
precedentemente, se registrara definitivamente la deuda, liberando el legajo de compra para
proceder al pago de la factura a la fecha de su vencimiento.
Aprovechamiento de descuentos:
Análisis financiero: este es uno de los aspectos que a veces es dejado de lado a pesar de
que simplemente consista en evaluar, en el caso de que el proveedor proponga más de una
forma de pago, la alternativa que más convenga a las finanzas de la empresa.
Generalmente este análisis consiste en comparar el costo financiero (explícito o implícito)
que propone el proveedor en cada una de las alternativas de pago, en relación con el que
tendría que abonar la empresa en caso de tomar financiación de otras fuentes del mercado.
Un error tonto pero muy frecuente, que no está de más reiterar consiste en comparar las
tasas de descuento por pronto pago que propone el proveedor, versus las tasas de interés
que cobra una entidad financiera de plaza por préstamo de dinero. Y aquí vale aclarar para
que la comparación sea posible y valida previamente la tasa de descuento ofrecida por el
proveedor debe ser convertida a tasa de interés, utilizando las muy conocidas fórmulas de
equivalencia que nos proporciona la matemática financiera.
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utilizando registros especiales creados a tales efectos, en los que se anota periódicamente
las facturas recibidas, como así también las verificaciones realizadas referentes a la
prestación del servicio.
2. El encargado de compras debe realizar la búsqueda de tres o más proveedores para cumplir
con la especificación del insumo requerido y de ser posible, solicitar referencias
comerciales para obtener mayor información sobre la calidad de los productos.
3. Luego de hacer un proceso de selección por referencias de los proveedores, debe solicitar
los presupuestos. Para que el proveedor gane tiene que cumplir con Precios, tiempos de
entrega, calificado para el pedido. Por ejemplo, el proveedor no puede ser el más barato,
pero cumple con la necesidad de entrega para aprovisionamiento.
4. Una vez recibidos los presupuestos, lo importante de este punto es lograr obtener una buena
relación precio-calidad, siempre tomando en cuenta que la calidad del insumo sea la mejor
para beneficio de la empresa, así como también los plazos de pago para que el sector
financiero esté al tanto de dicha compra y pueda preverla en su flujo financiero.
5. Con la información de los puntos anteriores recopilada, el sector de compras debe emitir
una solicitud de compra adjuntando presupuestos firmados por el jefe de compras. En
algunas empresas se maneja órdenes de compra por sistema SAP que va directamente en
mail PDF al proveedor. En las multinacionales se entran a portales y se validan con
seguimiento
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6. El sector de pago a proveedores emite una orden de pago a nombre del proveedor,
previamente habiendo ingresado todos los datos impositivos en el sistema contable,
cumpliendo con las condiciones de pago pactadas.
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Es importante destacar que esta función No la debe realizar compras, ya que por
oposición de intereses y separación de funciones la debe hacer el departamento contable.
Veremos las partes de una factura de compras y como se contabiliza en XUBIO.
XUBIO es un software en la nube que permite llevar los registros de las operaciones
contables de los contribuyentes y al no ser un ERP que se instala permite ahorrar espacio en
la PC.
En esta sección analizaremos como realizar el análisis de una factura de compra y su
posterior registro.
D. Razón social del comprador: Es quien efectúa la compra puede estar bajo persona
física o como persona jurídica.
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Acceso a Xubio:
Compras > +: Agregar un comprobante.
Completar los datos de conceptos e impuestos en los casilleros a continuación.
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Completar el dato del CUIT y clickear consultar datos en la AFIP y automáticamente se valida ese
proveedor ante AFIP y se completan los demás datos.
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