DOCUMENTACIÓN QUE DEBE TENER UNA EMPRESA DESDE SU CONSTITUCIÓN .

Hoy en día, en el país, hay cada vez más requisitos que cumplir con el estado y con terceros para
poder mantener una empresa en marcha, por eso queremos dejar para ti una lista de chequeo con
la que puedas verificar si cumples con los requerimientos mínimos para poder salir ileso de
cualquier fiscalización sorpresa.
Documentos:
• ACTA CONSTITUTIVA
Acta de Asamblea Ordinaria con la Aprobación o no de los estados financieros y gestión anual
Acta de Asamblea Extraordinaria. 
• PUBLICACIÓN DE Las ACTAS
• RIF (Registro de Información Fiscal)
*Cada modificación del acta constitutiva ante el Registro o Acta de Asamblea Extraordinaria
debe ser publicada y Notificada ante el Seniat.
LIBROS LEGALES OBLIGATORIOS:
• Libro Diario.
• Libro Mayor.
• Libro de Inventario.
• Libro de Accionistas o Socios según el caso.
• Libro de Actas.
• Libro de Junta de Administradores.
*Estos Libros deben estar sellados por el Registro Mercantil donde se constituyó la empresa
INSCRIPCIONES OBLIGATORIAS:
• IVSS (Instituto Venezolano de los Seguros Sociales)
• INCES (Instituto Nacional de Capacitación y Educación Socialista)
• FAOV (Fondo de Ahorro Obligatorio de Vivienda)
• RNET (Registro Nacional de Entidades de Trabajo)
• INPSASEL (El patrono debe escribirse ante el INPSASEL para la notificación de accidentes
en línea)
• MINDEPORTE (Fondo Nacional Del Deporte):
Ámbito de aplicación de la ley. Artículo 7. Las disposiciones de la presente Ley son de orden
público y serán aplicables a la Administración Pública Nacional, estadal y municipal, a las
organizaciones del Poder Popular, así como a todas las personas naturales o jurídicas de
derecho público o privado que se dediquen a realizar cualquier actividad relacionada con la
práctica, promoción, organización, fomento, administración o alguna actividad económica
vinculada con el deporte, la actividad física o la educación física.
Registro de las entidades productoras y comercializadoras de bienes y servicios Artículo 63.
Las empresas productoras de bienes y servicios asociados a la actividad física y el deporte,
deberán inscribirse y mantener actualizados sus datos en el Registro Nacional del Deporte, la
Actividad Física y la Educación Física, y tienen el deber de suministrar la información que les
sea requerida por el Instituto Nacional de Deportes.
Creación del Fondo Nacional para el Desarrollo del Deporte, la Actividad Física y la Educación
Física Artículo 68. Se crea el Fondo Nacional para el Desarrollo del Deporte, la Actividad
Física y la Educación Física, el cual estará constituido por los aportes realizados por empresas
u otras organizaciones públicas y privadas que realicen actividades económicas en el país con
fines de lucro; por las donaciones y cualquier otro aporte extraordinario que haga la República,
los estados, los municipios o cualquier entidad pública o privada y por los rendimientos que
dichos fondos generen. El fondo principalmente será utilizado para el financiamiento de
planes, proyectos y programas de desarrollo y fomento de la actividad física y el deporte, así
como para el patrocinio del deporte, la atención integral y seguridad social de los y las atletas.
El aporte a cargo de las empresas u otras organizaciones indicadas en este artículo, será el
uno por ciento (1%) sobre la utilidad neta o ganancia contable anual, cuando ésta supere las
veinte mil Unidades Tributarias (20.000 U.T); y se realizará de acuerdo con los parámetros
que defina el Reglamento de la presente Ley o en normas emanadas del Ministerio del Poder
Popular con competencia en materia de deporte, actividad física y educación física. Este
aporte no constituirá un desgravamen al Impuesto Sobre la Renta. Se podrá destinar hasta el
cincuenta por ciento (50%) del aporte aquí previsto para la ejecución de proyectos propios del
contribuyente, propendiendo al desarrollo de actividades físicas y buenas prácticas, y para el
patrocinio del deporte, con sujeción a los lineamientos que al respecto emita el Instituto
Nacional de Deportes. Los lineamientos indicados en el párrafo anterior deberán ser
actualizados cada dos años y deberán promover sistemáticamente la inversión en actividades
físicas y deportes en todas las disciplinas, así como en deportes ancestrales para la
masificación deportiva a nivel nacional.
• SUNDEE (Registro Único de Personas que Desarrollan Actividades Económicas RUPDAE)
• CONAPDIS (Consejo Nacional para las Personas con Discapacidad)
• SNC (Servicio Nacional de Contrataciones) (Solo para Contribuyentes que tengan o quieran
licitar con las empresas del Estado).
• INSCRIPCION En la alcaldía respectiva 
• RACDA (Registro de Actividades Susceptible de Degradar el Ambiente)
Las empresas que deben solicitar el RACDA son:
• Las empresas que realizan actividades que generan emisiones atmosféricas, consideradas
como fuentes fijas de contaminación. Estipulado en el Decreto 638. Normas sobre la Calidad
del Aire y Control de la Contaminación Atmosférica. G.O Nº 4.899 Ext. del 19/05/1995.
• Las empresas que realizan actividades que generan efluentes líquidos residuales. Estipulado
en el Decreto 883. Normas para la Clasificación y el Control de la Calidad de los Cuerpos de
Agua y Vertidos o Efluentes Líquidos. G.O.Nº 5.021 Ext. del 18/12/1995 y el Decreto 3.219.
Normas para la Clasificación y el Control de la Calidad de las Aguas de la Cuenca del Lago de
Valencia. G.O. 5.305 Ext. del 01/02/1999.
• Las empresas que realizan actividades que generen desechos peligrosos y empresas
manejadoras de sustancias, materiales y/o desechos peligrosos estipulados en la Ley sobre
sustancias, materiales y desechos peligrosos (O. N° 5.554 Ext. del 13/11/01) y Decreto Nº.
2.635. Normas para el Control de la Recuperación de Materiales Peligrosos y el Manejo de los
Desechos Peligrosos. (G.O. Nº 5.245 Ext. del 03/08/1998).
• Las empresas que distribuyen y venden sustancias agotadoras de la Capa de Ozono y
empresas del sector servicio que instalen, reparen o hagan mantenimiento de sistemas y
equipos de refrigeración y de aire acondicionado. Definido en el Decreto Nº 4.335. Normas
para Regular y Controlar el Consumo, la Producción, Importación, Exportación y el Uso de las
Sustancias Agotadoras de la Capa de Ozono – G.O. Nº 38.392 del 07/03/2006).
• SIGESIC (Sistema Integral de Gestión para las Industrias y el Comercio)
En la Gaceta oficial Nro. 39.887 del 20 de marzo de 2012 fue publicada la Resolución
Ministerial Nº 058 de fecha 13 de marzo de 2012, con la cual se crea el SIGESIC (Sistema
Integral de Gestión para las Industrias y el Comercio). 
El SIGESIC es un registro único de información conformado por varios tipos de registros:
Unidad Económica, Ente Gubernamental, Cámara y Personal Natural. Conforme lo indica el
ente rector del sistema, dicho registro busca obtener información del sector industrial del país,
que permitan realizar estudios y análisis estratégicos que cooperen en la formulación, diseño,
implementación y evaluación de políticas, planes y proyectos destinados a impulsar y
consolidar su desarrollo industrial. Además el sistema busca agilizar de manera progresiva los
procesos de trámites, emisión de certificados y otros documentos que se gestionan ante este
Ministerio.
SADA 
S I C A – S A D A – S U N A G R O: Control de Alimentos
Control de inventarios de Alimentos. Caracas.
Empresas deben registrarse para poder recibir y expender alimentos como carnes, pollos sus
derivados y que estén relacionados con el ramo, mataderos, almacenes, frigoríficos.
El control gubernamental de los inventarios de alimentos o materias primas son conocidos por
el Ejecutivo a través de las guías de movilización emitidas a través del Sistema Integral de
Control Agroalimentario (SICA), que le permite saber con exactitud dónde se encuentra cada
gramo producido o importado en el país.
El SICA es la plataforma tecnológica donde todos los integrantes de la cadena agroalimentaria
(productores, distribuidores, comerciantes e importadores) deben inscribirse y proporcionar la
información exacta sobre sus rubros.
• ONA (Oficina Nacional Antidrogas)
*Estas inscripciones dependen para cada tipo de empresa de acuerdo a la cantidad de
trabajadores, ingresos anuales y otras condiciones.
PERMISOS:
• Permiso de Bomberos.
• Permiso de Habitabilidad.
• Inscripción Militar Obligatoria.
• Conformidad Sanitaria de Habitabilidad.
• Permiso Sanitario del Local.
• Permiso de Manipulación de Alimentos (Trabajadores).
• Certificado de Salud (Trabajadores y Accionistas).
LIBROS ADICIONALES OBLIGATORIOS:
• Libro Auxiliar de Compras Mensual.
• Libro Auxiliar de Ventas Mensual.
• Libro de Control de Timbres Fiscales.
• Libro de Entradas y Salidas de Inventarios.
• Libro de Control de Horas Extras.
• Libro de control de Vacaciones.
FACTURACIÓN:
• Maquina Fiscal.
• Facturas Pre-impresas.
Notas de Crédito 
Notas de Débito
*Dependiendo de su objeto se identifica cual de las anteriores es su manera principal de
facturación y, obligatoriamente debe llevar un Talonario de Contingencia, excepto para las que
su manera de facturación sea con Facturas Pre-impresas.
DECLARACIONES
• IVA Impuesto al Valor Agregado
• Declaración de Ajuste Inicial por Inflación
• ISLR Impuesto Sobre La Renta
• Declaraciones Retenciones de IVA (Solo las realizan los Contribuyentes Especiales)
• Declaraciones Retenciones mensuales de ISLR
• Declaración Estimada de ISLR
• Declaraciones Trimestrales MINPPTRASS a través del RNET
Declaración de Impuesto Municipal (Depende de la Ordenanza Municipal a la cual este inscrita
la empresa y la zona a la cual pertenezca)
• Declaraciones Retenciones del Impuesto de Actividades Económicas. (Depende del
municipio donde esté ubicada la empresa)
CONTENIDO DE LA CARTELERA FISCAL:
• Registro de Información Fiscal Actualizado
• Declaración de IVA
• Declaración de ISLR
• Declaración de Retención de ISLR
• Licencia de Actividades Económicas.
• Constancia de Declaración de Ingresos Brutos.
• Recibos de Pago de Impuestos Municipales.
• Certificado de Uso Conforme.
• Permiso de Bomberos.
• Inscripción en todos los Organismos anteriormente mencionados y sus respectivas
solvencias si aplica.
• Solvencia Municipal
• Documentos relativos al IVSS de acuerdo a la providencia 003 emitida por el mismo:
- Forma 14-01 Cedula del Patrono IVSS o Registro Tiuna
- Forma 14-02 Registro de Asegurado
- Forma 14-03 Participación de Retiro del Trabajador 
- Forma 14-133 Convenio de Pago (Cuando aplique )
- 3 últimos Orden de Pago con su correspondiente depósito bancario .
- Nómina de Trabajadores, la cual debe contener la siguiente información:
o Nombres y Apellidos
o Número de cédula 
o Cargo
o Salario que devenga (Diario, Semanal y Mensual )
o Fecha de ingreso de cada uno de los trabajadores correspondiente a los tres últimos años.
- Declaración Trimestral ante el Ministerio del Trabajo de los 3 últimos ejercicios fiscales. 
- Copia del Impuesto Sobre la Renta 
- Acta Constitutiva y ultimas actas de Asamblea 
- Registro Patronal de Asegurados la cual debe contener la siguiente información :
o Nombre, apellido y dirección
o Número de registro de Seguro Social
o Fecha de ingreso
o Salario devengado (diario, semanal o mensual ) 
o Ocupación 
o Cotización Semanal del Trabajador
o Fecha de retiro
o Cualquier otro dato que estime de interés el Instituto 
- Estados Financieros de los 3 últimos ejercicio fiscales y libros contables 
- Cualquier documento público o privado que demuestre el cese de operaciones. 
- Copia de recibos de pago de servicios 
- Contrato de arrendamiento 
- Copia de la cédula de identidad del empleador 
- En caso de Organismos, Entes y Empresas : 
o Nómina de Jubilados
o Formulación Presupuestaria de la partida 401 Gastos de Personal 
o Balance de Comprobación y Estado de Resultado.
AVISOS OBLIGATORIOS:
• No Fume.
• No a la Discriminación.
• Prohibido Portar Armas.
• Registro de los índices de accidentes y enfermedades Ocupacionales (Inpsasel).OTROS:
• Horario de Trabajo (Minpptrass).
• Mapa de Evacuación y Riesgos.
• Extintor y su Señalización.
• Lámparas de Emergencia.
• Lista de Precios (Sundee).
Podría ser que necesites evaluar y chequear para cerciorarte que tengas al día todos estos
documentos, las inscripciones y solvencias. Recuerda que es una lista general y habrá puntos
que no aplican a la empresa que deseas fundar o en la que participarás.
DEBERES FORMALES:
Los deberes formales establecidos en el Código Orgánico Tributario (2014), en su artículo
155, refieren a la obligación de:
(a) Llevar en forma debida y oportuna los libros y registros especiales, conforme a las normas
legales y los principios de contabilidad generalmente aceptados, referentes a actividades y
operaciones que se vinculen a la tributación y mantenerlos en el domicilio o establecimiento
del contribuyente y responsable, tal es el caso de los libros de compras y ventas para los
contribuyentes del IVA o el libro de ajustes fiscales para los contribuyentes del ISLR;
(b) Inscribirse en los registros pertinentes, aportando los datos necesarios y comunicando
oportunamente sus modificaciones, tal es el caso del RIF y el NIT; 
(c) Colocar el número de inscripción en los documentos, declaraciones y en las actuaciones
ante la Administración Tributaria, o en los demás casos en que se exija hacerlo;
(d) Solicitar a la autoridad que corresponda permisos previos o de habilitación de locales; 
(e) Presentar, dentro del plazo fijado, las declaraciones que correspondan; 
(f) Emitir los documentos exigidos por las leyes tributarias especiales, cumpliendo con
los requisitos y formalidades en ellas requeridos, dentro de los cuales incluimos las facturas y
los comprobantes de retención;
(g) Exhibir y conservar en forma ordenada, mientras el tributo no esté prescrito, los libros de
comercio, los libros y registros especiales, los documentos y antecedentes de las operaciones
o situaciones que constituyan hechos imponibles;
(h) Contribuir con los funcionarios autorizados en la realización de las inspecciones y
fiscalizaciones, en cualquier lugar, establecimientos comerciales o industriales, oficinas,
depósitos, buques, aeronaves y otros medios de transporte;
(i) Exhibir en las oficinas o ante los funcionarios autorizados, las declaraciones, informes,
documentos, comprobantes de legítima procedencia de mercancías, relacionadas con hechos
imponibles, y realizar las aclaraciones que les fueren solicitadas; 
(j) Comunicar cualquier cambio en la situación que pueda dar lugar a la alteración de su
responsabilidad tributaria, especialmente cuando se trate del inicio o término de las
actividades del contribuyente;
(k) Comparecer ante las oficinas de la Administración Tributaria cuando su presencia sea
requerida y
(l) Dar cumplimiento a las resoluciones, órdenes, providencias y demás decisiones dictadas
por los órganos y autoridades tributarias, debidamente notificadas.