ACTA 02

Reunidos en la sede de
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los Ciudadanos
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la Ciudadana
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como el AREA LEGAL, la Ciudadana
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como el AREA TECNICA, y la Ciudadana
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como SECRETARIA, conforman la Comisión de Reorganización Administrativa del
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de analizar la estructura organizativa del
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vigente y en consecuencia de las demás dependencias adscritas a objeto de que las misma se
adecuen a la dinámica que impone la administración municipal de y se garantice la eficiencia y
eficacia en el cumplimiento de los programas y metas en cada periodo fiscal tomando en
consideración especialización del trabajo, departamentalización, cadena de mando, amplitud de
control, centralización y descentralización, y formalización de los procesos. Dejando constancia
igualmente que previamente se realizo reunión con todos los titulares de las distintas Direcciones a
objeto de informales y recibir las propuestas para su análisis en consecuencia se da inicio el día de
hoy a la evaluación y análisis, con el siguiente Orden del día:

1.- Lectura del Acta Nº 1 la Comisión de Reorganización Administrativa de fecha 19 de

Noviembre 2019.
2.- Creación de Departamentos adscritos a la Dirección
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1.- Lectura del Acta Nº 1 la Comisión de Reorganización Administrativa de fecha 19 de
Noviembre 2019. Se procede a dar lectura del acta de reunión Nº 1 la Comisión de Reorganización
Administrativa de fecha 19 de Noviembre 2019.

2.- Creación de Departamentos adscritos a la

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La Dirección de Administración según la evaluación sostenida en fecha 19 de Noviembre 2019,
mediante Acta Nº 1 la Comisión de Reorganización Administrativa, en su estructura organizativa
vigente no cuenta con departamentos necesarios para mayor desenvolvimiento del personal que
conforma dicha Dirección, la misma tiene como funciones según la normativa de Creación del
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(sic)…“
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”…(omissis). Así como la supervisión de la Analista de Talento Humano II (Cargo Existente) y sus
funciones:

DIRECCION DE ADMINISTRACIÓN Y
PRESUPUESTO

DEPARTAMENTO DE
DEPARTAMENTO DE TALENTO
ADMINISTRACION Y
HUMANO
PRESUPUESTO

Su conformación se desglosa de la siguiente manera:

o DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Y PRESUPUESTO: GRADO 13.

El cargo de DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Y PRESUPUESTO, no cuenta con

propuestas de cambios en la Estructura Organizativa vigente, por lo tanto su Registro de
Asignación de Cargos se mantiene, en cumplimiento con elINSTRUCTIVO
REMUNERACIONES CARGOS DE RESPONSABILIDAD DE DIRECCIÓN APN, el Director
asume el Grado 13, en concordancia con la mencionada tabla, siendo el grado propuesto el de
Director de Línea:
 ALTO NIVEL GRADO
COORDINADORES DE AREA
JEFES DE DIVISION
DIRECTORES DE LINEA
DIRECTORES GENERALES
MAXIMA AUTORIDAD DE ORGANOS Y ENTES
ADSCRITOS

Departamento de Talento:
1. Jefe de Departamento de Talento Humano GRADO 10 (CARGO CREADO), el perfil
propuesto es el siguiente:
DESCRIPCIÓN GENERAL:Ejecuta tareas de dificultad promedio, en la coordinación,
supervisión, inspección y control de programas o de la unidad administrativa que está bajo su
responsabilidad, según instrucciones del jefe de la unidad de quien recibe supervisión inmediata,
siguiendo los lineamientos establecidos de acuerdo a las disposiciones legales existentes sobre la
materia, contribuyendo así al logro de los objetivos de la misma.
FUNCIONES:
- Coordina, supervisa, inspecciona y controla el trabajo del personal a su cargo, a fin de que se
cumplan los objetivos; así como establecer parámetros de comportamiento en el desempeño de la
labor.
- Realiza seguimiento de las actividades desarrolladas en la unidad a su cargo o en aquellos
programas o proyectos bajo su responsabilidad, con el fin de agilizar los procesos y dar
respuestas oportunas.
- Responsable de la custodia y manejo de documentos y materiales de carácter confidencial.
- Participa en la elaboración y en el seguimiento del plan operativo anual y el presupuesto de la
unidad a su cargo.
- Realiza análisis diversos según sea el caso.
- Presenta informes técnicos.
- Brinda asesorías en relación al área en la cual se desarrolla.
- Realiza tareas afines según sea necesario.
EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA LABORAL:
a) La posición exige del ocupante ser profesional universitario, en carrera afín al área donde va a
prestar servicio más 2 años de experiencia desempeñando cargos similares.
b) Técnico Superior Universitario en carrera afín al área donde va a prestar servicio más 4 años
de experiencia en cargos similares.
CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: Conocimientos de leyes, decretos,
ordenanzas del área donde va a prestar servicio; capacidad analítica, para coordinar y tomar
decisiones; habilidad para supervisar personal.
2. Analista de Talento Humano II Grado 06 (CARGO EXISTENTE): actualmente
adscrito a la Dirección de Administración y Presupuesto, pasará a ser parte del
departamento propuesto, se mantienen las siguientes funciones:

a. Analiza y ejecuta actividades donde se requieren conocimientos profesionales

según el área donde se desempeñe, tales como selección e ingreso, clasificación y
remuneración de cargos, programas de capacitación y desarrollo, pago de nómina,
prestaciones sociales, administración de beneficios al personal, aportes legales,
entre otros, de acuerdo a normas, leyes, decretos, ordenanzas establecidos en la
materia.
b. Registra y analiza datos en los sistemas de información existentes en materia de
personal y en la formulación y ejecución de presupuesto.
c. Organiza y lleva control sobre la información y documentos generados en los
procesos de su competencia, dando cumplimiento al manual de normas y
procedimientos.
d. Supervisa al personal a su cargo, a través de la revisión y control de las
actividades asignadas.
e. Atiende al público tanto personal como telefónicamente, a fin de dar o solicitar
información inherente al área.
f. Realiza tareas afines según sea necesario.

 Departamento de Administración y Presupuesto:

1. Jefe de Departamento de Administración y PresupuestoGRADO 10(CARGO
CREADO), el perfil propuesto es el siguiente:
a. Coordina, supervisa, inspecciona y controla el trabajo del personal a su cargo, a
fin de que se cumplan los objetivos; así como establecer parámetros de
comportamiento en el desempeño de la labor.
b. Realiza seguimiento de las actividades desarrolladas en la unidad a su cargo o en
aquellos programas o proyectos bajo su responsabilidad, con el fin de agilizar los
procesos y dar respuestas oportunas.
c. Responsable de la custodia y manejo de documentos y materiales de carácter
confidencial.
d. Participa en la elaboración y en el seguimiento del plan operativo anual y el
presupuesto de la unidad a su cargo.
e. Realiza análisis diversos según sea el caso.
f. Presenta informes técnicos.
g. Brinda asesorías en relación al área en la cual se desarrolla.
h. Realiza tareas afines según sea necesario.
2. Analista de Presupuesto II Grado 06 (CARGO EXISTENTE): actualmente adscrito a
la Dirección de Administración y Presupuesto, pasará a ser parte del departamento
propuesto, se mantienen las siguientes funciones:

a. Realiza análisis a la información inherente a la formulación y ejecución del

presupuesto, haciendo las recomendaciones necesarias.
b. Analiza las solicitudes de modificaciones presupuestarias, créditos adicionales,
rectificaciones, sobregiros y traspasos, así como todos los informes financieros.
c. Analiza, elabora y controla las solicitudes de traspaso entre partidas,
rectificaciones, créditos adicionales y sobregiros
d. Ofrece información técnica a las diferentes unidades sobre la materia
presupuestaria.
e. Apoya al organismo en la formulación del Plan Operativo Anual.
f. Registra y transcribe en el sistema información al sistema de presupuesto.
g. Prepara cuadros que reflejan las estimaciones preliminares de ingresos y egresos y
efectúa los ajustes a los gastos en función de los recursos disponibles.
h. Apoya al responsable de la unidad, en el seguimiento y control de los procesos que
se ejecutan en el área, a los fines de garantizar la afectividad de los mismos y
propone mejoras.
i. Periódicamente realiza estudios financieros relacionados con la actividad
presupuestaria.
j. Elabora informes de actividades realizadas.
k. Realiza tareas afines según sea necesario.

3. Analista de Control de Gestión II Grado 06 (CARGO CREADO):se proponen las

siguientes funciones:

a. Analiza y sistematiza información recopilada sobre los logros físicos y financieros

de las diferentes unidades administrativas de la Alcaldía y Entes Descentralizados.
b. Analiza y sistematiza información recopilada a través de encuestas.
c. Hace seguimiento del cumplimiento de las metas y acciones del Plan Operativo,
mediante el análisis de los indicadores de gestión respectivo.
d. Asesora a las diferentes unidades administrativas en la determinación de los
indicadores que permitan medir de manera más efectiva su gestión.
e. Realiza estudios de mediana complejidad de organización y métodos mediante el
levantamiento, análisis y documentación de información relacionada con la
estructura organizacional de las diferentes dependencias administrativas de la
Alcaldía, así como de sus procesos, para lograr la estandarización de actividades, y
proponer alternativas de optimización de recursos y simplificación de trámites
administrativos.
f. Elabora y actualiza los Manuales de Organización y de Normas y procedimientos
de las diferentes dependencias.
g. Supervisa al personal a su cargo, a través de la revisión y control de las
actividades asignadas.
h. Apoya en la elaboración de la Memoria y Cuenta del Alcalde.
i. Elabora informes técnicos e indicadores relacionados con los estudios y análisis
efectuados, y de cualquier otra índole que le sea requerido.
 j. Cualquier otra función que le sea asignada en el marco de su competencia.

4. Analista de Control Financiero Grado 04 (CARGO CREADO):se proponen las

siguientes funciones:

a. Analiza y realiza actividades donde se requieren conocimientos, principios y

técnicas relacionadas con las áreas de administración financiera, según las
normativas legales en la materia.
b. Elabora y registra los cheques emitidos y devueltos en el módulo administrativo
SMART, con la finalidad de que los mismos coincidan al momento de conciliar las
cuentas.
c. Lleva registros actualizados y control de las chequeras y cheques usados y no
usados.
d. Entregan cheques a los respectivos beneficiarios.
e. Verifica los cierres diarios de las cajas recaudadoras del organismo y garantiza el
eficaz envío a los bancos para realización de los depósitos, efectivo y demás
modalidades de cobro.
f. Efectúa la cancelación de las órdenes de pago, correspondientes a las diferentes
nóminas a través del sistema administrativo SMART.
g. Interactúa con los bancos en el cumplimiento de los procesos inherentes al área.
h. Organiza y lleva control sobre la información y documentos generados enlos
procesos de su competencia, así como de su respectiva seguridad y custodia,
dando cumplimiento al manual de normas y procedimientos.
i. Realiza cada tres meses la nómina de ayudas permanentes.
j. Realiza tareas afines según sea necesario.

5. Asistente Administrativo II Grado 04 (CARGO EXISTENTE): actualmente adscrito a

la Dirección de Administración y Presupuesto, pasará a ser parte del departamento
propuesto, se mantienen las siguientes funciones:

a. Recibe, organiza, registra, distribuye y archiva correspondencias y documentos.

b. Recibe, organiza y distribuye materiales de oficina, haciendo los registros
respectivos.
c. Transcribe, registra y actualiza en el computador, correspondencia y demás
información relacionada al área.
d. Atiende al público interno y externo personalmente o vía telefónica, con el fin de
informarle sobre el trámite administrativo de su interés.
e. Llena formatos o planillas inherentes a los procesos de su competencia.
f. Opera equipos de oficina relacionados con computadoras, teléfono, fax,
fotocopiadora, escáner, entre otros.
g. Realiza tareas afines, según sea necesario.

6. Registrador de Bienes Grado 2 (CARGO CREADO):se proponen las siguientes

funciones:

a. Realiza registros sobre características y sitio de ubicación de los bienes muebles e

inmuebles del organismo en el módulo administrativo respectivo, a los fines de
 tener control de los mismos.
b. Realiza control perceptivo de los materiales, suministros y bienes adquiridos, con
su respectivo informe.
c. Realiza el inventario anual de los bienes muebles e inmuebles a los fines de
mantener actualizados los inventarios del organismo.
d. Realiza el movimiento de entrada, salida y transferencia de los bienes muebles
entre las diferentes unidades administrativas de la Alcaldía y entes
descentralizados.
e. Elabora expedientes para la desincorporación de bienes muebles.
f. Organiza y lleva control sobre la información y documentos generados en los
procesos de su competencia, dando cumplimiento al Manual de Normas y
Procedimientos.
g. Atiende público, a fin de dar información en relación al área.
h. Realiza tareas afines según sea necesario.

Realizando análisis de la Normativa sobre la Unidad de Bienes Públicos y el Responsable

Patrimonial de los Órganos y Entes del Sector Públicoordena a los órganos y entes que
conforman el Sector Público, así mismo, ordena la creación de un cargo responsable
patrimonialmente de los Bienes Públicos, se recomienda la Creación de un Registrado de Bienes
Grado 2, adscrito a la Dirección de Administración y Presupuesto del Instituto

7. Asistente de Modulo de Información Grado 2 (CARGO CREADO):se proponen las

siguientes funciones:

a. Maneja la central telefónica, recibiendo y efectuando llamadas.

b. Atiende al público, a fin de dar información sobre el área o persona solicitada.
c. Lleva control de las llamadas recibidas y efectuadas.
d. Recibe, registra y lleva control de la correspondencia recibida y enviada.
e. Realiza tareas afines según sea necesario.

8. Asistente de Seguridad Grado 02 (CARGO EXISTENTE): actualmente adscrito a la

Dirección de Administración y Presupuesto, pasará a ser parte del departamento propuesto,
se mantienen las siguientes funciones:

a. Ejercer la vigilancia y protección de bienes muebles e inmuebles, así como la

protección de las personas que puedan encontrarse en los mismos.
b. Realiza recorridos a las instalaciones para detectar cualquier anomalía que
pudiesen afectar la seguridad de las personas e instalaciones.
c. Controla el acceso y salida de las instalaciones, del público en general, vehículos y
otros bienes.
d. Elabora registros información relativa a las novedades observadas en el
desempeño de sus funciones.
e. Moviliza materiales y documentos y los ubica según instrucciones recibidas.
f. Realiza cualquier otra actividad afín, que le sea asignada
9. Almacenista Grado 02 (CARGO EXISTENTE): actualmente adscrito a la Dirección de
Administración y Presupuesto, pasará a ser parte del departamento propuesto, se
mantienen las siguientes funciones:

a. Recibe materiales y productos que llegan al almacén y los clasifica por tipo.
b. Ubica los materiales en el área de almacén, manteniendo la distribución y
cuidados que le hayan sido indicados.
c. Informa al supervisor cualquier circunstancia que se presente en el desarrollado de
sus actividades.
d. Despacha pedidos según soportes recibidos, e informa a su superior sobre posibles
fallas o la no existencia de productos.
e. Participa en la realización de los inventarios, según instrucciones del supervisor.
f. Asegura la limpieza y orden del área de trabajo.
g. Realiza cualquier otra actividad o tarea afín que le sea asignada en el marco de su
competencia.

10. Asistente de Servicios Generales Grado 2 (CARGO CREADO):se proponen las

siguientes funciones:

a. Recibe, clasifica y ordena materiales y documentos.

b. Elabora registros básicos de información en el área, cuando sea requerido.
c. Siguiendo instrucciones de su supervisor, atiende los servicios requeridos por los
usuarios, en el área de mantenimiento.
d. Moviliza materiales y documentos y los ubica según instrucciones recibidas.
e. Contribuye a mantener en orden y en condiciones óptimas de higiene las áreas de
trabajo, reportando a su supervisor cualquier anomalía en la materia.
f. Lleva el control de los materiales de trabajo entregados para el desempeño de sus
labores.
g. Colabora en la logística de eventos y reuniones a efectuarse en la Institución.
h. Realiza trabajos de fotocopiado según lo requerido por el área.
i. Realiza cualquier otra actividad afín, que le sea asignada.
DIRECCION DE ADMINISTRACION Y PRESUPUESTO
ÍTEMS GRADO DENOMINACIÓN DEL CARGO

1 13 DIRECTOR 1

2 10 JEFE DE DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO 1

3 10 JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Y PRESUPUESTO 1

4 6 ANALISTA DE TALENTO HUMANO II 1

5 6 ANALISTA DE PRESUPUESTO II 1

6 6 ANALISTA DE CONTROL DE GESTIÓN II 1

7 4 ANALISTA DE CONTROL FINANCIERO 1

8 4 ASISTENTE ADMINISTRATIVO II 1

9 2 REGISTRADOR DE BIENES 1

10 2 ASISTENTE DE MODULO DE INFORMACIÓN 1

11 2 ASISTENTE DE SEGURIDAD 1

12 2 ALMACENISTA 1

13 2 ASISTENTE DE SERVICIOS GENERALES 1

TOTAL DE CARGOS 14

La Directora de Administración y Presupuesto (E), manifiesta que es factible la creación de

departamentos y cargos propuestos, en razón considerando que dichos cargos se incluirán en
cálculos necesarios remitidos a ONAPRE mensualmente quien provee los recursos para gastos
del personal. Se acuerda presentar dicha acta a la Máxima Autoridad para su definitiva
aprobación.

No habiendo otro punto a tratar, se deja asentado la próxima reunión será el día 26 de Noviembre
de 2019, a las 08 am, se declara concluida la Reunión, es todo, se leyó y firman en señal de
conformidad.

Comisión de Reorganización Administrativa

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AREA LEGAL
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