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Todo empresario como usted, que quiera incrementar las ganancias de su empresa, debe
iniciar por hacerse la siguiente pregunta:
¿Qué estoy haciendo bien en mi empresa y en qué puedo mejorar?
Es probable que usted crea tener la respuesta al cuestionamiento anterior, pero en realidad,
tal vez esa respuesta no está a simple vista.
El diagnóstico a su vez, es el punto de partida para diseñar y llevar a cabo un programa para
elevar la productividad de su empresa y obtener más ganancias.
Contar con un diagnóstico le ahorrará mucho dinero. Al realizarlo, usted tendrá elementos
para enfocar sus esfuerzos y recursos en resolver, principalmente, aquellos problemas que
afectan la productividad de su negocio.
2.Para que usted conozca cuáles son los problemas que limitan el incremento de la
productividad, así como las causas que los originan.
3. Para que usted conozca las causas que, en su caso, han hecho posible que la
productividad de su empresa crezca.
Ese grupo de trabajo debe conformarse por personal de todas las áreas de la empresa.
Dichas áreas no se refieren a los espacios físicos donde trabajan, sino a las personas que
realizan cada actividad. Para el caso de la panadería existe:
Las actividades que realiza un área en particular, por ejemplo producción, son diferentes a
aquellas que realizan otras áreas. Por eso es importante que en el grupo de trabajo participe
personal de toda la empresa. Normalmente quienes conocen los problemas y en ocasiones
sus causas, son los propios trabajadores.
Si en lugar de integrar un grupo de trabajo para realizar el diagnóstico, una sola persona lo
hace sin ayuda de los demás, lo más probable es que el diagnóstico no considere aspectos
importantes que sólo conocen quienes día a día realizan las actividades del negocio.
No basta con que una empresa tenga la intención de realizar un diagnóstico de
productividad y que para ello forme un grupo de trabajo, además es necesario que los
integrantes de ese grupo sepan lo que van a hacer (un diagnóstico), el objetivo de esa labor
y la responsabilidad que implica.
Cuando usted orienta a los trabajadores para que realicen un diagnóstico de su empresa y
les indica los pasos a seguir presentados en este módulo, capacita a sus trabajadores.
Para el caso de la panadería del módulo 1, vamos a medir paso a paso la productividad:
Como ejemplo, consideraremos medir la productividad cada mes, a partir de julio de 2014.
Paso 2. Calcular el valor de la producción o ventas.
Para simplificar los cálculos que realizaremos en este ejercicio, consideraremos que la
panadería trabaja todos los días del año, y se vende la totalidad de su producción.
• En julio, la panadería produjo 1,500 bolillos diarios que vendió en $2.00 cada uno, por lo
que obtuvo $3,000.00 de ingreso cada día.
• En agosto, la panadería produjo 1,300 bolillos diarios que vendió en $2.00 cada uno, por
lo que obtuvo $2,600.00 de ingreso cada día.
Como en el paso 1 dijimos que mediremos la productividad cada mes, entonces tenemos
que multiplicar el ingreso diario por el número de días en el mes.
Paso 3. Calcular el costo de todos los recursos que se requirieron para generar el valor
de la producción o ventas.
Para el caso de la panadería, recordemos los siguientes datos:
Esa cantidad representa el costo de todos los recursos que se requirieron para generar el
valor de la producción o ventas, en este caso, de julio de 2014.
Paso 4. Dividir el valor de la producción o ventas entre el costo de todos los recursos
que se requirieron para generar el valor de la producción o ventas.
En el paso 2 calculamos el valor de la producción o ventas:
En el paso 3 calculamos el costo de todos los recursos que se requirieron para generar el
valor de la producción o ventas:
Por tanto, en este paso hacemos las siguientes divisiones:
Por cada peso de costos genera $1.01 de ventas. Esto significa que restando los costos a las
ventas, es decir:
Cuando la productividad va a la baja como en este caso, lo que sigue es investigar las
causas que generan esa pérdida de productividad o que impiden que ésta crezca.
Cuando la productividad crece regularmente, es importante también conocer las causas que
hacen posible ese crecimiento para fomentar que la empresa siga por esa ruta.
Comúnmente, los problemas que limitan el crecimiento de la productividad de su empresa
no son evidentes. Lo que se nota con mayor facilidad son los síntomas.
Un síntoma es una señal que indica que hay algún problema, pero no es el problema mismo.
Tal cual se presentó en el módulo 1, puede ser que un síntoma de su empresa sea una
disminución de ganancias.
Luego de que el grupo de trabajo que desarrolla el diagnóstico tiene clara la diferencia entre
síntomas y problemas, es necesario que se genere una lista de todos aquellos síntomas que
se presentan en su empresa. Por ello es tan importante que participe personal de todas las
áreas, para que todos los síntomas sean identificados.
Cuando los síntomas que se manifiestan en su empresa ya han sido identificados, es
necesario realizar un análisis más profundo para detectar las causas que generan esos
síntomas.
• Disminución de ganancias
Para detectar las causas que generan una disminución de ganancias en la empresa, es
necesario hacer preguntas como las siguientes:
• ¿Cuáles son las razones por las que la empresa obtiene menos ganancias que antes?
• ¿La disminución de ganancias depende de la empresa o es causa ajena a la misma?
Las causas de la disminución de ganancias pueden ser:
1. Que la instalación del gas del horno en el cual se elabora el bolillo no haya recibido
mantenimiento y presente fugas.
3) Que los trabajadores no han recibido capacitación y por ello no pueden realizar su
trabajo de manera óptima, obteniendo menor producción por persona.
Después que usted y su equipo de trabajo identifiquen el problema como tal, tendrán
resuelto el 50% de ese problema; el otro 50% tiene que ver con las acciones que, con base
en el programa de productividad, realice su empresa para eliminar o reducir ese problema.
¡No lo olvide, los síntomas que se presentan en su empresa pueden deberse a múltiples
causas. Al resolver los problemas que lo ocasionan, el síntoma desaparece!
En esta fase se debe hacer una lista ordenada de los problemas identificados, colocando al
inicio aquellos que son más importantes para la empresa.
Todos los problemas deben resolverse, pero en ocasiones no es posible resolverlos todos al
mismo tiempo, por lo que su empresa deberá seleccionar lo que además de importante,
resulta urgente.
Para hacer la lista referida, le sugerimos integrar una tabla como la siguiente que será de
utilidad cuando defina su programa de productividad:
El orden numérico le permitirá saber qué problemas es necesario resolver primero, es decir,
primero resolvemos el 1, luego el 2 y así sucesivamente.
Luego de identificar los síntomas y los problemas que hay detrás de esos síntomas, así
como clasificar dichos problemas y asignarles un orden de importancia, el paso siguiente
consiste en proponer soluciones iniciando por el problema 1.
Cada problema puede ser resuelto de diferentes maneras, por lo que es necesario considerar
todas las posibles soluciones que la empresa defina.
Después de contar con una lista de las posibles soluciones de cada problema, es necesario
realizar un análisis profundo para determinar cuál de estas soluciones es la más viable para
cada caso. Esa evaluación debe ser realizada en términos de calidad y cantidad, es decir,
hacer más bolillos y además hacerlos mejor.
En el módulo 3 usted conocerá los elementos básicos para el diseño de un programa de
productividad a través del cual las soluciones que se determinen en dicha fase serán
implementadas.
Qué es un Sistema de Control de Gestión
Es un proceso compuesto de diferentes elementos que implican a toda la organización cuyo objetivo final es
dar información para poder controlar la gestión de la empresa.
Debe permitir conocer cómo, cuándo y dónde se han empleado todos los recursos de la empresa puestos a
disposición de los diferentes responsables para poder obtener unos resultados concretos en función de los
objetivos previstos. Para ello la empresa debe tener un sistema organizativo basado en áreas o
departamentos de responsabilidad muy bien definidos mediante las funciones y tareas a realizar por cada
responsable. Conocer los componentes mínimos y necesarios para que un sistema de control de gestión
funcione es un requisito importante para poder evaluar el estado del mismo.
El Controller o el responsable del control de gestión deben valorar cuál es el estado y la eficacia de los
previamente fijados.
En la actualidad las empresas se mueven en un entorno empresarial más competitivo, más dinámico, con
mayor complejidad y muy cambiante. Por ello, el sistema de control de gestión debe estar preparado para
evolucionar e ir adaptándolo a los diferentes cambios.
En épocas de crisis como la que estamos viviendo, no disponer de un adecuado sistema de control de
gestión, puede llevar a una organización a tener problemas mucho más rápido en su rentabilidad, su
productividad, su volumen de ventas y su tesorería.