Práctica 5

Tema: Alcance y fuentes de un cambio organizacional

1. Concepto reorganización, 2. Sus Fuentes son internas y externas? 3.

Procedimiento general de reorganización Metodología, 4. Visión del
estudio, 5. Planeación del estudio, 6. Recopilación de datos, 7. Análisis de
datos, 8. Formulación de recomendaciones, 9. Implantación, Evaluación.

1. El concepto de organización podemos definirlo como un proceso que parte

de la especialización y división del trabajo para agrupar y asignar funciones a
unidades específicas e interrelacionadas por líneas de mando, comunicación y
jerarquía con el fin de contribuir al logro de objetivos comunes a un grupo de
personas.  En la organización cuando se cambia una estructura se afecta
directamente a toda la organización, ya que sus efectos repercuten en los
niveles horizontal y vertical del organigrama. Por ello, en una propuesta de
reestructuración tienen que fundamentarse sus causas y su área de influencia.

2. Si, sus fuentes son internas y externas:

Internas:
 Necesidad de incrementar la rapidez de respuesta.
 Lentitud en el flujo de recursos económicos.

 Cambio de estrategia.

Externa

 Cambio en la situación del mercado.

 Presión de la competencia.

 Modificación de las condiciones económicas del país.

3. Metodología.

 Planeación: determina los lineamientos generales de la reorganización,

garantizando la cobertura de los factores prioritarios que inciden en el
funcionamiento de la organización.


 Instrumentación: Esta consiste en seleccionar y aplicar las técnicas de

acopio de información viables en función del alcance y la forma de cobertura
de la reorganización, para lo cual deben considerarse las técnicas por
emplear, la forma de integrar la información y la revisión de contenidos de
acuerdo con las prioridades establecidas.

 Análisis de la información: esta examina los componentes

organizacionales según su naturaleza, relación, interdependencia y
ubicación en la estructura.

 Implantación: esta transforma los criterios acordados en acciones

específicas, para poner en práctica opciones viables al cubrir necesidades
en orden y tiempo.

 Seguimiento y evaluación: analiza el comportamiento de los cambios

mediante mecanismos de información que comprueban y cuantifican las
condiciones de desempeño y la calidad de los resultados.

4. Visión del estudio

 Etapa en la cual se logra una aproximación a atributos, competencias y

aplicaciones para dimensionar la naturaleza y propósito del estudio, su razón
de ser y el alcance.
5. Planeación del estudio

Es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado,

teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que
puedan influir en el logro de los objetivos.

6. Recolección de datos

Consiste en obtener información de diferentes áreas de la organización. Esta

información permite descubrir las causas de los problemas organizacionales, así
como identificar pautas para el desarrollo futuro de la empresa.

7. Análisis de datos

El análisis de datos facilita que la organización mejore la información que tiene

disponible para ayudarnos a tomar decisiones. Convertir los datos de la
aplicación en representaciones visuales ayudando a los clientes a describir
conceptos, descubrir oportunidades, explorar opciones y llegar a tomar
decisiones más óptimas, todo llevado a cabo por un medio muy persuasivo.

8. Formulación de recomendaciones

La formulación de recomendaciones es el resultado del análisis de los datos y

de la formulación del diagnóstico, es posible elaborar propuestas de acción
concretas, evaluar sus ventajas y desventajas, y presentarlas a manera de
propuestas o recomendaciones.

9. La implantación

Es un proceso especial de inserción del sistema en la institución, el cual debe ocurrir

en el primer periodo por parte de sus potenciales usuarios. No obstante que la
herramienta adquirida o desarrollada es robusta y probada, no es suficiente para su
inserción en la organización, pues requiere ser utilizada.

Evaluación

Proceso metodológico que permite obtener información acerca del desempeño de una
organización y los factores que lo afectan. La información recabada puede ser
empleada para diagnosticar áreas de posible inversión para el cambio y/o para
demostrar capacidad organizacional.
 Mecanismo de estudio Sector público y privado

1. Instrumentos técnicos de apoyo, 2. Organigramas, 3. Cuadros de

distribución del trabajo, 4. Diagramas de flujo, 5. Cuadros estadísticos, 6.
Estudios de mercado, 7. Diagramas de distribución de espacio, 8. Análisis
de puesto, 9. Estudio del entorno, 10. Manual de organización, 11. Manual
de procedimientos y otros manuales que puedan existir.

2. Organigramas

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa o

cualquier otra organización, que incluye las estructuras departamentales y, en
algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las
relaciones jerárquicas y competenciales de vigor.

3.Cuadro de distribución del trabajo

Es la representación gráfica del conjunto de actividades y tareas que se

realizan en una Unidad en un momento determinado. El Cuadro de Distribución
del Trabajo nos muestra en forma esquemática y sistematizada toda la
información obtenida mediante la Lista de Actividades y la Lista de Tareas
correspondiente a cada puesto de trabajo.

4. Diagramas de flujo

Un Diagrama de Flujo representa la esquematización gráfica de un algoritmo, el

cual muestra gráficamente los pasos o procesos a seguir para alcanzar la
solución de un problema. Su correcta construcción es sumamente importante
porque, a partir del mismo se escribe un programa en algún Lenguaje de
Programación.
5. Cuadros estadísticos

Los cuadros estadísticos representan la síntesis de los pasos de recopilación,

elaboración y análisis de los datos. El cuadro estadístico se estructura desde el
punto de vista de la utilidad que preste al usuario común, es decir, que quien lo
diseña debe colocarse en el lugar del usuario de la información.

6. Estudios de mercado

Un estudio de mercado es una iniciativa elaborada dentro de las estrategias de

marketing que realizan las empresas cuando pretenden estudiar y conocer una
actividad económica en concreto. A través del estudio de mercado, se analiza y
observa un sector en concreto en el que la empresa quiere entrar a través de la
producción de un bien o de la prestación de un servicio.

7. Diagrama de distribución de espacio

Permite suministrar información preliminar sobre las dimensiones necesarias,

los muebles y el equipo utilizados, y una base para comparar la distribución
actual con la nueva.

8. Análisis de puesto

El análisis de puesto es definido como el procedimiento mediante el cual se

determinan los deberes y las responsabilidades de las posiciones y los tipos de
personas (en términos de capacidad y experiencia) que deben ser contratadas
para ocuparlas. Igualmente, se puede definir como el procedimiento de
recolección, evaluación y organización de información sobre un puesto de
trabajo determinado”.

9. Análisis del entorno

El análisis del entorno generalmente se refiere al estudio de las variables que

moldean las oportunidades y presentan riesgos para la empresa. Entre las
cuales se encuentran: La Economía: factor que afecta el poder de compra y el
patrón de gasto de los consumidores. Renta del capital; Crecimiento de la
renta; Tasa de desempleo; Tasa de inflación.

10. Manual de organización

El Manual de Organización y Funciones, más conocido como MOF por sus

siglas, es un documento formal que las empresas elaboran para plasmar parte
de la forma de la organización que han adoptado, y que sirve como guía para
todo el personal. El MOF contiene esencialmente la estructura organizacional,
comúnmente llamada Organigrama, y la descripción de las funciones de todos
los puestos en la empresa. También se suele incluir en la descripción de cada
puesto el perfil y los indicadores de evaluación. Hoy en día se hace mucho más
necesario tener este tipo de documentos, no solo porque todas las
certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, etc.), lo requieran, sino porque su uso
interno y diario, minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades,
divide el trabajo, aumenta la productividad individual y organizacional, etc.

11. Manual de procedimientos

Un manual de procedimientos es una herramienta que permite especificar y

conocer el funcionamiento, la organización, los servicios que presta y las
políticas que lleva adelante una biblioteca. Es un documento que está sujeto a
revisión y cambios cada cierto tiempo que el responsable considere necesario.
Además, para su creación, es necesario el trabajo conjunto entre trabajadores
de la biblioteca y directivos o comisión directiva. En este sentido se considera
que es dinámico y flexible.
 Principios de organización

1.Departamentalización, 2. Especialización, 3. Línea de mando o

autoridad, 4. Autoridad funcional, 5. Unidad de mando, 6. Autoridad y
Responsabilidad, 7. Tramo de control, 8. Comunicación, 9. Delegación, 10.
Des- centralización, 11. Desconcentración.

1. Departamentalización

Consiste en la sectorización de los objetivos, actividades, procesos, personal y

recursos de una organización, a través de la aplicación de la división del trabajo
y la especialización.

Proceso en el cual una organización es dividida estructuralmente combinando

trabajos en departamentos de acuerdo a alguna base o característica
compartida. Departa-mentalizar en un nivel es dividir un conjunto de
actividades en varios subconjuntos; departa mentalización total es la sucesiva
repetición de ese proceso.

2. Especialización

La organización debe ser establecida de tal manera que a cada individuo se le

asigne un deber de acuerdo a sus habilidades y calificaciones, la persona debe
continuar el mismo trabajo para especializarse en su área, de esta manera se
ayudará a aumentar la productividad de la empresa.

3. Línea de mando

Línea de mando o autoridad es cuando el superior ejerce supervisión directa

sobre un subordinado en conclusión la autoridad funcional se da cuando a un
ejecutivo o administrador se le confiere poder ´para supervisar algunas
actividades de un área ajeno a la suya.
4. Autoridad funcional

Su creador fue Frederick Taylor, quien observó que la organización

lineal no propiciaba la especialización; propuso que el trabajo del supervisor
se dividiera entre ocho especialistas, uno por cada actividad principal, y que los
ocho tuvieran autoridad, cada uno en su propio campo, sobre la
totalidad del personal que realizaba labores relacionadas con su función.

La organización funcional consiste en dividir el trabajo y establecer la

especialización de manera que cada nombre, desde el gerente hasta el obrero,
ejecute el menor número posible de funciones. Este tipo de
organización es recomendable para organizaciones medianas o grande.

5. Unidad de mando

La unidad de mando es el principio de gestión que establece que ningún subordinado

en una organización formal debe recibir órdenes e informar a más de un superior.
Tiene como propósito asegurar la unidad de esfuerzo, bajo una persona responsable,
para completar una tarea.

6. Autoridad y Responsabilidad

Autoridad es el derecho o el poder asignado a un ejecutivo o un gerente con el

fin de lograr ciertos objetivos de la organización. Un gerente no será capaz de
funcionar eficazmente sin la debida autorización. La autoridad es la génesis del
marco organizativo. Es un acompañamiento esencial de la tarea de gestión. Sin
autoridad, un administrador deja de ser un gerente, porque no puede hacer que
sus políticas sean llevadas a cabo por medio de otros. La autoridad es una de
las piedras fundacionales de las organizaciones formales e informales. Una
organización no puede sobrevivir sin autoridad. Indica el derecho y el poder de
tomar decisiones, dar órdenes e instrucciones a los subordinados. No basta
con la delegación de autoridad desde arriba, sino que debe ser aceptada desde
abajo, es decir por los subordinados. En otras palabras, la autoridad fluye hacia
abajo.
Responsabilidad indica el cometido asignado a una posición. La persona que
ocupe la posición tiene que realizar la tarea asignada. Es su responsabilidad. El
término responsabilidad se refiere a menudo a la obligación de realizar una
misión específica. En una organización, la responsabilidad es la obligación de
acuerdo con las directrices emitidas.

La responsabilidad es una obligación del individuo para realizar las tareas

asignadas a la medida de sus posibilidades, bajo la dirección de su líder
ejecutivo.” En palabras de Theo Haimann, “La responsabilidad es la obligación
de un subordinado para realizar la función solicitada por su superior”.
McFarland define la responsabilidad como “las funciones y actividades
asignadas a una posición o un ejecutivo”.

7. Tramo de control

El tramo de control es un concepto que se refiere a la cantidad de

departamentos y de personal que puede dirigir un gerente de manera eficiente
y eficaz. Esto principalmente establece el número de gerentes y niveles que va
a poseer una empresa.

8. Comunicación

La organización debe disponer de un flujo de comunicación constante, que sea

fluida y que llegue de arriba a abajo en ambos sentidos. Este principio alberga
conceptos como las políticas empresariales, quejas, sugerencias, programas
de empresa, novedades, reacciones, etc. 

Los canales de comunicación deben ser fluidos y que sirvan como embudo
para eliminar toda aquella información que sea irreverente, genere
controversia, malentendido o incertidumbre. 
9. Delegación

La delegación es la transferencia u otorgamiento de poder legítimo a una

persona o varias de ellas.

La delegación es uno de los aspectos principales del trabajo de un jefe, ya que,

si el mismo no sabe delegar, o no delega adecuadamente, seguramente que
sus resultados no serán los esperados e incluso pesará sobre él una carga
excesiva de funciones y actividades.

10. Descentralización.

Transferencia de autoridad, funciones, recursos, tomar decisiones, de los

niveles superiores de la estructura organizacional hacia los niveles
inferiores.

11. Desconcentración

La desconcentración es un principio organizativo opuesto a la acumulación de

funciones en órganos centrales mediante el que se pretende conseguir un
mayor acercamiento de la Administración al ciudadano. A diferencia de la
delegación, la desconcentración supone el traslado de la titularidad de la
competencia y no sólo del ejercicio de ésta.
La organización funcional
consiste en dividir el
trabajo y establecer la
especialización de manera
que cada nombre, desde el
gerente hasta el obrero,
ejecute el menor número
posible de funciones.
Este tipo de organización
es
recomendable para
organizaciones medianas o
grandes
La autoridad se distribuye de
acuerdo a la cultura y
estructura de la organización.
Para empresas en las cuales
se necesitan diferentes áreas
en las que se realizan
funciones similares se debe
implantar una autoridad
funcional. Esta autoridad es
aquella en la que cada jefe
manda en lo que sabe hacer
mejor, es decir, que en
este tipo de autoridad
los trabajadores se
desenvuelven de acuerdo
a sus
habilidades.