Tema: Diseño de organizaciones

Concepto del diseño de organizaciones.

Clasificación de las unidades administrativas: A: Unidades de dirección.
b: Unidades operativas. C: Unidades accesorias. D: Unidades consultivas
E: Unidades auxiliares. F: Unidades de fiscalización y control. (definir y
poner ejemplo de cada 1).

Principales principios para la organización efectiva

A: Autoridad y responsabilidad B: Control C: Ejecución D: Jerarquía E:
División del trabajo F: Especialización G: Excepción H: Planeación I:
Preparación J: Unidad de mando.

Explique en qué consiste el principio de la división del trabajo.

Refiérase al concepto de centralización y explique sus ventajas y
desventajas.
Refiérase al concepto de descentralización, señale sus ventajas y
desventajas.
Comente el concepto de organigrama.
Cuáles son los criterios fundamentales para la preparación de los
organigramas.
Como se clasifican los organigramas.
Refiérase al diseño de los organigramas.
Comente el procedimiento para la preparación y actualización de los
organigramas.
Concepto del diseño de organizaciones.

Clasificación de las unidades administrativas:

A: Unidades de dirección

Las operaciones que tienen un mismo objetivo deben ser dirigidas por un solo
gerente que use un solo plan. Según este principio, cada grupo de actividades
con el mismo objetivo deben tener una cabeza y un plan. Ejemplo: el
encargado en una empresa del departamento finanzas, no tiene que hacer el
trabajo de Recursos Humanos.

b: Unidades operativas

Una unidad operativa es una organización que se usa para dividir el control de
los recursos económicos y los procesos operativos de un negocio. Las
personas de una unidad operativa tienen el deber de optimizar el uso de
recursos escasos, mejorar los procesos y responder de su rendimiento.

C: Unidades accesorias

Se caracteriza por sugerir, dar opiniones y aconsejar a las unidades de línea

sobre diversos temas, pero no tienen potestad para ejecutar acciones
administrativas.

D: Unidades consultivas

Está constituida por expertos en el medio y sector donde actúa la empresa, la

presencia y opiniones de estas personas constituyen a darle prestigio y solides
a la institución.
E: Unidades de fiscalización y control

La Unidad de Fiscalización y Control se encarga de programar, organizar, dirigir

y efectuar las actividades de planeamiento, inspección, fiscalización, control y
verificación del cumplimiento de las normas administrativas; así como del inicio
del procedimiento administrativo sancionador, imponer y ejecutar las medidas
cautelares correspondientes a la infracción detectada, así como realizar
acciones necesarias para esclarecer los hechos; además debe elaborar el
Informe Final de Instrucción y remitirlo al Órgano Sancionador
Correspondiente.

Principales principios para la organización efectiva

A: Autoridad y responsabilidad B: Control C: Ejecución D: Jerarquía E:

División del trabajo F: Especialización G: Excepción H: Planeación I:
Preparación J: Unidad de mando.

A: Autoridad y responsabilidad

Los gerentes tienen que dar órdenes para que se hagan las cosas. Si bien la
autoridad formal les da el derecho de mandar, los gerentes no siempre
obtendrán obediencia, a menos que tengan también autoridad personal
(Liderazgo).

Aquí Fayol descubre que la autoridad y la responsabilidad están relacionadas,

y la segunda es el corolario de la primera de la cual surge. Concibe la autoridad
como una combinación de factores oficiales, derivados de la posición del
gerente, y factores personales, que forman “un compuesto de inteligencia,
experiencia, crecimiento moral, servicio pasado, etc”.
B: Control

Al momento de fijar la organización, se debe tener claro la estructura lineal de

supervisión, la cual debe ser fijada a un determinado grupo con responsabilidad
y compromiso de supervisar a otros.

En este sentido es preciso que esta responsabilidad sea limitada y racional con
un criterio justo al determinar el número de subordinados por supervisor.

C: Ejecución

La ejecución es el proceso dinámico de convertir en realidad la acción que ha

sido planeada, preparada y organizada. Al respecto Ferry dice que “en la
práctica, muchos gerentes creen que la ejecución es la verdadera esencia de la
administración. La ejecución trata exclusivamente con personas.”

D: Jerarquía

Es el principio por el que se distribuye el poder y la autoridad dentro de la

empresa, disco poder debe ser ejercido en beneficio del logro de los objetivos y
metas de la misma.

En tal sentido se debe generar una cadena de mando y toma de decisiones,

que ayude en el control de las actividades en cuanto a la forma en que se
llevan a cabo y los resultados que arrojan.

E: División del trabajo

Es un concepto básico de la teoría administrativa, la división del trabajo en

actividades y tareas especializadas y su organización en distintas unidades
administrativas. La estructura organizativa es el medio principal para lograr las
ventajas técnicas y económicas de la especialización y división del trabajo, el
desempeño del personal en estas condiciones es más eficiente.
F: Especialización

La organización debe ser establecida de tal manera que a cada individuo se le

asigne un deber de acuerdo a sus habilidades y calificaciones, la persona debe
continuar el mismo trabajo para especializarse en su área, de esta manera se
ayudará a aumentar la productividad de la empresa.

G: Excepción

Este principio establece que la alta gerencia debe interferir sólo cuando algo
sale mal, si las cosas se hacen de acuerdo a los planes, entonces no hay
necesidad de que exista interferencia por parte de la alta gerencia, la dirección
debe dejar las cosas rutinarias para que sean supervisadas por cuadros
inferiores, sólo en situaciones excepcionales se llama la atención por parte de
la alta dirección, este principio libera a la alta gerencia de muchas operaciones
que pueden ser delegadas, además también permite que este órgano se
enfoque en la planificación y la formulación de políticas necesarias para el
mejoramiento, no se debe perder el tiempo importante de gestión en la
supervisión evitable.

H: Planeación

En una organización, la planeación es el establecimiento de una estrategia que

permita alcanzar una serie de objetivos preestablecidos. El resultado del
proceso de planeación es un plan que guiará el accionar de la empresa y
ayudará a usar los recursos en la forma más eficiente.

I: Preparación

Seleccionar científicamente a los trabajadores de acuerdo con sus aptitudes y

prepararlos, entrenarlos para producir más y mejor, de acuerdo con el método
planeado.
J: Unidad de mando.

Debe haber una unidad de mando en la organización, una persona debe

responder ante un solo jefe, si un empleado está bajo el control de más de una
persona, entonces puede existir lugar para la confusión y el conflicto, al recibir
órdenes contradictorias de diferentes superiores, este principio debe crear un
sentido de responsabilidad hacia una persona.

Explique en qué consiste el principio de la división del trabajo.

La división del trabajo es la separación de tareas en cualquier sistema

económico para que los participantes se especialicen. Los individuos, las
organizaciones y las naciones están dotados o adquieren capacidades
especializadas y forman combinaciones o intercambios para aprovechar las
capacidades de otros además de los suyos.

Refiérase al concepto de centralización y explique sus ventajas y

desventajas.

Hablamos de centralización cuando los poderes de decisión o de proceso

dentro de una organización cualquiera tienden a converger en una misma
instancia, o dicho de manera más simple, cuando todo el poder o todas las
obligaciones tienden a caer en una misma instancia organizativa, ya sea como
parte de un gobierno, una empresa o un modelo administrativo cualquiera.

Ventajas de la centralización

Toda centralización persigue un aumento del control. Los modelos centralistas

facilitan la vigilancia, la toma de decisiones única, la fiscalización de los
recursos y la especificidad de la organización, dado que se crean núcleos de
decisión o de procesamiento de las distintas tareas, evitando que las labores se
dupliquen, se repitan o se dispersen. Toda centralización genera jerarquías y
establece dinámicas de jefatura, por lo que se trata de un sistema idóneo para
los liderazgos fuertes.
Por ejemplo, los gobiernos centralistas fueron muy importantes durante la
época de la conformación de las naciones latinoamericanas, porque al centrar
todo el poder político y económico en la figura de un presidente, se constituía
más fácilmente la nación y se dejaba mucho menos lugar para la anarquía y el
eventual desmembramiento del país.

Desventajas de la centralización

La centralización puede generar autoridades sobre las que recae todo el

trabajo.

La centralización también tiene sus desventajas, especialmente en lo que

refiere a la dependencia entre el núcleo y la periferia respecto a la toma de
decisiones y proceso de información. Es usual en modelos centralizados que
aparezcan “cuellos de botella”, es decir, dinámicas de embudo en las que el
input de un departamento es muy superior a su capacidad de procesamiento o
de decisión, pero al estar todo centralizado, nadie más puede desahogar el
volumen de trabajo pendiente. Esto ocasiona retrasos y sabotea el tiempo de
productividad.

Otro riesgo de la centralización tiene que ver con el despotismo o el exceso de

rigidez en la jerarquía, pudiendo generarse así autoridades sobre las que recae
todo. Esto reduce al personal subalterno al mero seguimiento de órdenes o
instrucciones, obligándolos a esperar una respuesta de la gerencia que suele
tardar, y que muchas veces se requiere rápidamente, para una toma de
decisiones inmediata. La burocratización suele ser consecuencia de la
centralización excesiva.

Refiérase al concepto de descentralización, señale sus ventajas y

desventajas.

La descentralización es el acto y la consecuencia de descentralizar: delegar

parte del poder que ejercía un organismo central a diferentes entidades o
corporaciones. La descentralización implica una división o un reparto de la
autoridad.
Ventajas de la descentralización

Los altos directivos de una organización o empresa, tienen la libertad de

concentrar la solución de problemas, la estrategia de la compañía, la
coordinación de actividades y la toma de decisiones en los altos niveles.

La descentralización les permite liberarse de los detalles diarios no importantes

de la compañía. Logrando así, delegar correctamente las funciones a otras
personas capacitadas.

La alta dirección puede enfocarse en las decisiones financieras importantes, el

reclutamiento, la capacitación y el mantenimiento de una fuerza de trabajo
productiva, y posicionar a la compañía para que esta, sea un referente en la
industria.

Segunda ventaja de la descentralización

La descentralización provee a los gerentes de bajo nivel la experiencia crucial

en la toma de decisiones. Sin esta experiencia, ellos no estarían preparados
para actuar de forma decisiva cuando sean ascendidos a niveles más altos.

Estas decisiones denominadas de bajo nivel, podrían centrarse en quién en un

cierto departamento participa en qué proyecto o no. O qué trabajadores
cumplieron su turno laboral o no.

Dichas decisiones son importantes, pero no tan cruciales como desarrollar un

criterio para la contratación y despido de empleados. Para ello, se deben
aplicar ciertas estrategias de nivel corporativo que le ayudarán a tomar la mejor
decisión.

Desventajas de la descentralización

Los gerentes de bajo nivel, podrían tomar decisiones sin entender

completamente los efectos que aquellas decisiones podrían tener en la
organización como un todo.
Mientras que los gerentes de alto nivel, pueden tener menos información sobre
las operaciones locales que los de nivel bajo. Ellos generalmente tienen más
información sobre la filosofía de la empresa y deberían comprender mejor la
estrategia de la misma. Ya que aplican las técnicas gerenciales para la toma de
ciertas decisiones.

Por otra parte, los gerentes de bajo nivel no siempre están en una posición en
donde conozcan el impacto de sus decisiones como los de alto nivel. Ya que la
información que en ocasiones suele llegarles en muy poca. No es que sea
culpa de ellos, son solo cosas empresariales.

Segunda desventaja de la descentralización

Los gerentes de nivel bajo podrían tener objetivos y metas que difieran de las
de la organización. Algunos de ellos, podrían estar más interesados en
incrementar los tamaños de sus departamentos en vez de incrementar las
ganancias de la empresa.

Los gerentes de alto nivel deben controlar el dinero y su impacto en la

compañía. Muchos gerentes de bajo nivel no tienen que preocuparse por las
finanzas como los superiores. Es por esa razón, que cada cargo dentro de una
empresa tiene diferentes salarios para cada empleado que opera en la misma.

Concepto de organigrama

Un organigrama es una representación gráfica en la que se describe en un

orden jerárquico la organización de una institución, empresa, o conjunto de
personas que tengan una labor asignada y que esta tarea sea supervisada y
controlada por un superior. En términos gerenciales los diversos niveles
administrativos o departamentos conforman los elementos de un organigrama.

Es imprescindible en una organización bajo la temática expuesta previamente,

la elaboración de una estructura grafica de este tipo, los organigramas
representan puntos claros y precisos de la funcionalidad, jerarquía y respeto de
cada quien por su trabajo o asignación en la institución.
Cuáles son los criterios fundamentales para la preparación de los
organigramas.

Precisión: las unidades administrativas y sus relaciones e interrelaciones

deben establecerse con exactitud.

Sencillez: deben ser lo más simple posible, para representar la/s estructura/s
en forma clara y comprensible.

Uniformidad: en su diseño es conveniente homogeneizar el empleo de

nomenclatura, líneas, figuras y composición para facilitar su interpretación.

Presentación: su acceso depende en gran medida de su formato y estructura,

por lo que deben prepararse complementando tanto criterios técnicos como de
servicio en función de su objeto.

Vigencia: para conservar su validez deben mantenerse actualizados. Es

recomendable que en el margen inferior derecho se anote el nombre de la
unidad responsable de su preparación, así como la fecha de autorización.
Como se clasifican los organigramas

Por su naturaleza.

Este hace referencia a la organización de la cual emana, conforme a este se

pueden distinguir tres tipos.

Micro administrativos.

También conocidos como los más básicos, ya que estos refieren a una sola
empresa.
Macro administrativos.

Estos son los que refieren a más de dos empresas, por lo general, este refiere
cuando ambas organizaciones reconocen una misma figura de liderazgo
(incluimos este término porque en las sociedades organizativas actuales no se
emplea el término jefe).

Por su finalidad.

Estos se deben a al motivo por el cual fueron crearon, tratándose de una

herramienta ilustrativa, el mismo obedece a una razón de ser como veremos a
continuación.

Informativo.

Son aquellos que se realizan con la finalidad de enseñar los puestos de trabajo
y no guardan mayor complejidad, de aquí el lenguaje sencillo que se emplea en
el mismo y su disposición a la vista de todos los empleados y del público en
general.

Analítico.

Como su nombre lo indica el mismo refiere a la exposición de ciertos aspectos

de comportamiento organizacional, con el fin de evaluar la eficacia de los
procesos llevados dentro de la empresa.

Estos solamente colocados a la vista de los conocedores del tema, por lo

general corresponden al departamento de gerencia y al departamento de
recurso humanos.

Formal.

Es aquel que se diseña con el objetivo de estructurar un determinado proceso

que amerite una comprobación legal, de aquí su denotación como formal, ya
que el mismo debe cumplir con una serie de formalismos legales que afectan
su desarrollo, ya que el mismo debe llevar a cabo la aprobación de la
institución correspondiente con la finalidad de que la empresa pueda funcionar.
Cuando el organismo no ha recibido aún la aprobación se considera a este
como informal, hasta tanto al obtenga, sin embargo, sigue siendo de utilidad
informativa.

Por su ámbito.

Generales y específicos.

Más que todo refieren a la estructura en sí misma del organigrama, los

generales refieren a toda la organización en cuanto a los puestos a
desempeñar, mientras que en caso contario los específicos a un departamento.

Refiérase al diseño de los organigramas.

El organigrama es útil y eficaz a condición de que no sea un fin en sí mismo,

sino que forma parte integrante de un manual que recoja claramente los
deberes, objetivos, autoridad, requisitos, responsabilidades, relaciones y
procedimientos de los distintos puestos, quedando integrado en un amplio
programa de acción organizativa, con vistas a mejorar la eficiencia general de
la empresa.

Procedimiento:

Antes de redactar un organigrama es necesario estudiar cómo se desarrollan

en la práctica de la empresa las distintas funciones y relaciones
interpersonales. Ante todo, hay que definir las funciones desarrolladas en la
empresa, para cada grupo principal de funciones, o bien de productos o
servicios, o para cada centro de trabajo. Para ello, se debe entrevistar a los
jefes, preguntando por la denominación y ubicación de su unidad, su
calificación, nombre y calificación de su superior inmediato, numero de
subordinados a su cargo y sus calificaciones, funciones y tareas desarrolladas,
y sus relaciones con el interior y exterior de la empresa.

Luego, integrando y comparando los datos recogidos en las diversas

entrevistas, se podrá redactar el primer borrador del organigrama para después
de contrastarlo debidamente poder ir configurando el organigrama definitivo
con el consenso de la dirección y subordinados.
Simbología:

El organigrama está constituido por rectángulos, cuadrados o círculos, unidos

por líneas horizontales y verticales. Los rectángulos representan los órganos o
cargos de la organización, mientras que las líneas representan los canales de
comunicación o relaciones funcionales o formales. Cuando representan
comunicaciones diferentes (de arriba hacia abajo), los canales de
comunicación indican autoridad; cuando representan comunicaciones
ascendentes (de abajo hacia arriba), indican responsabilidad.

Relaciones de autoridad:

Las relaciones de autoridad están representadas por tres maneras en el

organigrama: Autoridad de línea, autoridad de asesoría (o staff) y autoridad
funcional:

Autoridad de línea o jerárquica:

Confiere al poseedor de derecho de impartir órdenes directas a los

subordinados y delegar directamente parte de su autoridad.

Autoridad funcional:

Permite que un cargo actúe sobre colaboradores no ligados directamente a

ellos, considerando sólo asuntos específicos de su función en la organización.
Las modificaciones propuestas por el órgano que tiene autoridad funcional
deben ser aprobadas antes por el órgano de la línea superior jerárquico del
órgano que debe modificarse.

Autoridad de asesoría (o de staff):

Cuando una persona recibe autorización para realizar investigaciones y

trabajos en áreas específicas o cuando tiene permiso para asesorar en
determinadas cuestiones. En ningún caso debe dar órdenes directas a los
niveles jerárquicos inferiores, ya que sólo puede asesorar a su superior
jerárquico.
Comente el procedimiento para la preparación y actualización de los
organigramas.

Procedimiento para elaborar o actualizar organigramas.

1. Autorización para realizar el estudio.

Esta autorización debe emanar del titular de la organización apoyado por los
niveles de decisión, en especial por el responsable del órgano administrativo.

2. Integración del equipo de trabajo.

La elaboración de organigramas requiere de personal compenetrado con la

materia, por lo que conviene seleccionar equipo realmente preparado. En el
caso de trabajos específicos y de poca complejidad basta con designar a un
solo responsable.

3. Determinación del programa de trabajo.

Se debe elaborar una planeación de actividades que se plasme en un

documento rector que sirva como marco de actuación. Debe contener los
motivos, naturaleza, responsables, acciones y alcance, asimismo debe incluir
una gráfica de Gantt, una red o ambas para dar seguimiento y controlar las
acciones.

4. Captación de información.

Esta etapa se cumple por medio de entrevistas dirigidas con los encargados de
las funciones que se revisan, con los líderes técnicos de las unidades, con el
personal operativo y con los usuarios de los servicios y/o áreas que interactúan
con las unidades estudiadas. También se puede acudir a bases de catos y
archivos en donde se puede recopilar información relativa a la organización,
sus funciones, niveles y relaciones.

La información debe reunir:

• Los órganos que integran las áreas.

• El nivel jerárquico que ocupan en la estructura orgánica.

• Las relaciones que guardan entre ellos.

• La naturaleza de las relaciones.

• Las funciones que realizan y, en su caso, los puestos y números de plazas

que los integran.

• Los beneficios que se espera obtener.

5. Clasificación y registro de la información.

El trabajo de clasificación y registro debe centrarse en formatos que permitan

un manejo ágil y que podrían ordenarse en carpetas como documentos fuente.
Su procesamiento emplea equipos de cómputo, en específico paquetería
especializada para diseño gráfico y/o presentaciones, manejo de gráficos o
bases de datos.

6. Análisis de información.

Es necesario examinar críticamente los datos obtenidos con el fin de detectar

posibles contradicciones, lagunas o duplicidad de funciones.